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1 Canadian Payments Association Association canadienne des paiements O Connor Ottawa, Ontario K1P 6L2 (613) Fax: (613) RETENUE DE FONDS SUR LES CHÈQUES : Une question de gestion du risque Révisé: janvier 2002

2 Retenue de fonds sur les chèques : Une question de gestion du risque I Introduction Le système canadien de compensation et de règlement des chèques est l un des plus efficaces au monde. Tout près de 1.5 milliard de chèques par année passent par la compensation au Canada; dans presque tous les cas, les Canadiens reçoivent le jour même le crédit des chèques déposés dans leur compte et les fonds commencent à porter intérêt immédiatement un avantage qui n existe pas dans la plupart des autres pays industrialisés. Cependant, parce qu elle n a souvent aucun lien avec la personne qui a écrit le chèque (le payeur), l institution financière (IF) qui accepte un chèque en dépôt (l IF de négociation) n a aucun moyen de vérifier si le chèque risque d être refusé dû à une insuffisance de provision, une opposition de paiement, une signature contrefaite, ou pour une autre raison. Seule la succursale de l IF du payeur qui détient le compte sur lequel le chèque est tiré peut prendre cette décision en recevant le chèque de l institution de négociation. Étant donné qu environ six millions de chèques passent chaque jour par le système de compensation, il n y a pas de moyen pratique pour que l IF du payeur fasse immédiatement savoir à l institution de négociation si le chèque a été accepté ou non. En cas de refus, l IF du payeur retourne plutôt, via le système de compensation, le chèque papier à l institution de négociation. L institution de négociation demeure donc incertaine de la valeur d un chèque jusqu au moment où le risque d un refus ou d un retour expire. Elle peut donc décider de retenir les fonds représentés par le chèque. Malgré tout, dans l intérêt de leurs bonnes relations avec leurs clients, les IF ont pris des mesures pour limiter les conséquences de ces retenues. Selon les données reçues des IF qui ont participé à la préparation de ce rapport, moins de 1% des comptes de dépôts sont sujets à des retenues de fonds pendant un jour donné. Puisque chaque IF établit ses propres politiques et pratiques relatives aux retenues de fonds, les règles de l Association canadienne des paiements ne traitent donc pas de ce sujet. Cependant, l échéancier associé à l acheminement d un chèque par le système de compensation jusqu à la succursale qui détient le compte sur lequel le chèque est tiré (et potentiellement retourné) est un facteur important dont les IF tiendront compte dans l établissement de leurs politiques de retenue de fonds. Le présent texte décrit le système de compensation et de règlement, explique la raison des retenues de fonds, donne un aperçu des activités courantes destinées à améliorer la compensation des chèques et propose des solutions aux clients que la question préoccupe. Révisé : Janvier 2002 Page 1 de 9

3 II Vue d ensemble du processus de compensation et de règlement des chèques Cette section explique le parcours d un chèque dans le système de compensation et de règlement. La compensation est le processus d échange et de rapprochement des effets de paiement et le calcul des montants nets dus aux membres 1 ou par eux avant le règlement. Le règlement est le processus de reconnaissance et d extinction des obligations entre membres suite à l échange d effets de paiement entre eux. Bien que ces processus se déroulent généralement dans la journée qui suit le dépôt, les chèques et les autres effets de paiement peuvent passer un temps considérable en transit après la compensation et le règlement. Comme on le verra plus loin dans cette section, ce «temps de transit» joue un rôle important dans les décisions des institutions financières touchant le retenue des fonds. (i) Le processus de compensation et de règlement Au Canada, 12 institutions financières, appelées adhérents, effectuent la compensation et le règlement des effets de paiement pour leurs clients, ainsi que pour les clients de l une des quelques 100 autres institutions financières de dépôt au Canada (appelées sous-adhérents). La plupart des chèques au Canada sont compensés au cours de la nuit. Ainsi donc, un chèque qui est déposé aujourd hui à la succursale d une IF sera envoyé à un centre informatique pour ce soir et sera compensé (c.-à-d. livré) avant minuit au centre informatique qui représente l IF détentrice du compte à débiter. Avant même d avoir la certitude qu il y a de fonds suffisants pour couvrir l effet, la succursale de négociation (celle où le chèque est déposé) accorde généralement un crédit provisoire immédiat à son client pour l effet en question, et les fonds commencent à porter intérêt le jour même du dépôt. Dans certaines circonstances, les chèques ne peuvent être compensés le soir même. C est le cas des chèques qui ne peuvent être traités par un matériel automatisé et doivent l être à la main le lendemain. De même, parce que l activité de compensation des chèques a lieu les jours ouvrables ordinaires, les chèques déposés à une succursale un samedi ne sont pas compensés avant le lundi soir. L activité de compensation est également retardée dans le cas des chèques déposés pendant les heures d affaires prolongées et pour certains dépôts effectués dans les guichets automatiques (GA). La question des dépôts GA fera l objet d un plus détaillé à la section IV ci-après. Grâce aux comptes qu ils maintiennent à la Banque du Canada, les adhérents «règlent» ou éteignent leurs obligations mutuelles de paiement le matin suivant les échanges de compensation des chèques du soir. Chaque sous-adhérent effectue le règlement le jour même avec son adhérent, 1 «Membre» signifie membre de l Association canadienne des paiements (p. ex., banque, société de fiducie, centrale de coopératives de crédit, etc.). Révisé : Janvier 2002 Page 2 de 9

4 à travers un compte spécial qu il maintient auprès de l adhérent. Il est important de noter que la finalité du paiement n est pas implicite dans le règlement intermembres. Si un chèque doit être retourné parce qu il ne peut être payé (p. ex., insuffisance de provisions, opposition au paiement), l IF qui détient le compte sur lequel il est tiré se fait rembourser le montant du chèque par l institution de négociation, dans le cadre du processus de règlement. (ii) Acheminement à la succursale du compte Une fois le chèque compensé, le centre informatique qui le reçoit doit déterminer la succursale du compte sur lequel le chèque est tiré et enclencher l acheminement de l effet vers cette succursale, qui décide d accepter ou de retourner le chèque (ce qui s appelle communément la décision «de payer ou de ne pas payer»). Si l effet est tiré sur un sous-adhérent, le centre informatique destinataire achemine l effet à cette IF. Si la succursale du compte se trouve dans une autre province, le chèque peut être envoyé par messagerie aérienne ou de surface à un centre informatique qui se trouve ailleurs 2. Lorsque le chèque arrive à la succursale du compte, conformément aux règles de l ACP, la succursale a jusqu au jour ouvrable suivant pour décider d accepter ou de refuser l effet 3. S il est refusé, l IF du payeur doit mettre en marche le retour du chèque à la succursale qui l a accepté en dépôt dans l espace d «un jour ouvrable», delai permis par le processus. Le voyage de retour se déroule à l inverse du parcours initial et, de la même manière, peut durer plusieurs jours. Autrement dit, la succursale de négociation n apprend qu un chèque a été refusé que lorsqu il lui revient. Les annexes 1 et 2 donnent des exemples des parcours d un chèque dans des conditions optimales. Il y a de nombreuses variables à prendre en compte pour évaluer combien de temps un effet peut passer en transit (p. ex., le temps nécessaire pour que l effet arrive là où se prend la décision de payer ou de ne pas payer et son retour à l institution de négociation) après la compensation. Cette période dépend de facteurs comme : le nombre d IF en cause dans l opération (p. ex., y a-t-il à la fois des adhérents et des sous-adhérents?) les emplacements géographiques de la succursale de négociation et de la succursale sur laquelle le chèque est tiré (l effet devra-t-il être transporté dans un autre coin du pays?) l état physique de l effet (l effet est-il déchiré ou mutilé ou doit-il être traité à la main, ce qui ralentit le processus de présentation?) 2 3 L activité de compensation a lieu dans six villes au Canada : Vancouver, Calgary, Winnipeg, Montréal, Toronto et Halifax Selon les Règles de l ACP, la succursale du compte de l IF du payeur a jusqu au jour ouvrable suivant pour décider de payer ou de ne pas payer l effet. Cependant, certaines IF ont pour politique de retourner les effets le jour même de leur présentation pour paiement, ce qui accélère le processus de retour. Révisé : Janvier 2002 Page 3 de 9

5 III Gestion du risque La gestion du risque dans le secteur des services financiers, et particulièrement dans le système de paiement, est une considération importante pour les IF canadiennes, tant au Canada qu au niveau international. On s emploie constamment à promouvoir et à maintenir la sécurité et la viabilité du système de paiement et sa stabilité d ensemble. La retenue des fonds d un chèque est une forme de gestion du risque pour les IF individuelles. Les IF doivent mettre leurs déposants et leurs actionnaires à l abri des pertes imputables à la négociation de chèques sans valeur 4. L IF de négociation qui donne accès immédiat aux fonds avant même la compensation et le règlement du chèque, ou qui libère les fonds avant un délai suffisant pour permettre le retour de l effet, accepte le risque que l institution sur lequel le chèque est tiré ne couvre pas les fonds qu aurait déjà retirés le client de l institution de négociation. Compte tenu de ce risque, la décision quant au moment où les fonds sont mis à la disposition du client se prend souvent au cas par cas pour les raisons énumérées dans la section qui suit. IV Facteurs déterminant les retenues de fonds Lorsqu un chèque est accepté en dépôt, l IF de négociation estime la date la plus éloignée à laquelle l effet pourrait revenir pour débit au compte. Ce temps de transit peut déterminer la période de retenue, le cas échéant, dont le chèque fera l objet. Parmi les autres facteurs qui peuvent avoir une incidence sur la retenue des fonds, il y a : l historique du déposant (combien de chèques sont revenus impayés?); le solde moyen au compte du client (y a-t-il suffisamment de fonds au compte pour effectuer le débit, si nécessaire?); le temps depuis lequel le déposant est client de l IF (la règle générale «connaître son client» peut s appliquer); la relation du client avec la succursale (le déposant est-il un client de la succursale ou d une autre succursale de la même IF?); la valeur de l effet; les lignes directrices internes de l IF pour le nombre de jours que durera la retenue; le moment du dépôt (s agit-il d un dépôt de fin de semaine? d un dépôt après les heures ouvrables? d une fin de semaine avec jour férié?); le type de chèque (est-ce un chèque personnel ou un chèque d entreprise?); une activité inusitée au compte. Essentiellement, le nombre de jours de retenue d un effet est une décision d affaires individuelle de la part de l IF de négociation et peut varier d une institution à l autre et d un client à l autre. 4 Une institution financière a indiqué que, par la retenue de fonds et d autres moyens de détection des fraudes, elle évite pour environ 8 millions de dollars de pertes possibles chaque année. Révisé : Janvier 2002 Page 4 de 9

6 Dépôts GA Pour des raisons de commodité, un nombre considérable de chèques sont déposés aux guichets automatiques (GA). Puisqu il n y a aucun moyen d en vérifier immédiatement les détails, dans la plupart des cas, le dépôt GA est considéré comme plus risqué pour une IF et la période de «retenue des fonds» pourrait être plus longue que si le chèque avait été déposé à travers le caissier. D autres éléments d incertitude augmentent le risque dans ces circonstances : Le montant que le client dit déposer est-il bien celui du chèque? L enveloppe de dépôt est-elle vide? Parce que les dépôts GA ne sont pas nécessairement vérifiés en succursale, la réponse à ces questions n arrive que lorsque les enveloppes sont acceptées et traitées au centre informatique. C est alors seulement que la période de retenue des fonds peut être rajustée compte tenu de la nature du dépôt. Les GA sont vidés périodiquement de leur contenu, qui est envoyé à un centre informatique pour en soirée. Cependant, le dépôt qui serait effectué peu après la levée des dépôts demeurerait dans le GA jusqu au service suivant, qui peut être le lendemain. La période de transit de ces dépôts est plus longue. V L expérience nord-américaine Comme on l a déjà vu, la décision de retenir les fonds appartient à chaque IF. Les politiques des IF canadiennes se comparent favorablement à celles de pays, comme les État-Unis, qui se sont donné des règles pour régir la disponibilité des fonds déposés et le temps qu une l IF peut retenir un chèque. Par comparaison avec les exigences fixées dans l Expedited Funds Availability Act (EFAA) des États-Unis, les IF du Canada dépassent les normes américaines pour la disponibilité des fonds. Ainsi, alors que les consommateurs canadiens ont généralement accès le même jour ouvrable aux dépôts en espèces ou par virement électronique, l EFAA précise que les clients américains devraient avoir accès à la majorité de ces types de paiement le jour ouvrable suivant. Si elle impose un délai pour la libération de fonds aux déposants pour les chèques locaux et non locaux, l EFAA prévoit aussi un certain nombre de circonstances où ces délais normaux de disponibilité ne s appliquent pas. Ces «exceptions de protection» comprennent : nouveaux comptes de dépôt, gros chèques, chèques qui ont été retournés impayés et sont redéposés, comptes de dépôt qui ont souvent été à découvert, et circonstances où l institution de dépôt a un motif raisonnable de croire que le chèque est irrécouvrable de l institution de dépôt d origine. Révisé : Janvier 2002 Page 5 de 9

7 Ces exemptions à l échéancier «normal» de disponibilité saisissent les types des circonstances où les IF de dépôt canadiennes ne suivent pas la pratique consistant à donner accès immédiat aux fonds déposés, préférant retenir les fonds. VI Amélioration du système de compensation et de règlement des chèques Il y a moins de 10 ans, plus de 85 % de toutes les opérations de paiement étaient faites sur papier. Suite au gain de popularité des options de paiement électronique depuis une décennie, les opérations de papier ne représentent plus que 35 % de toutes les opérations de compensation (à la fin de 2000). Comme prévisible, les opérations électroniques éliminent la nécessité d une partie du manuel associé aux chèques, si bien qu elles peuvent être acheminées et retournées avec une plus grande efficience (c.-à-d. le «temps de transit» constitue un facteur moins important pour ces effets). Pour ce qui est du des effets papier, un comité de l ACP a consacré beaucoup de temps et d efforts à examiner le temps que les chèques passent en transit et à tâcher de le quantifier pour établir une norme de «modèle de temps de transit» ou d échéancier de bout en bout. À la longue, on prévoyait que les IF pourraient se servir de ces échéanciers pour établir leurs propres politiques en matière de retenue des fonds, vu qu ils aideraient à déterminer la période d exposition éventuelle au risque. La tâche est complexe, compte tenu de la multiplicité des facteurs qui peuvent jouer sur le temps de transit, y compris les considérations géographiques, le nombre d IF intervenant à une opération et l état physique de l effet. D autres facteurs à prendre en compte sont de nature opérationnelle. Par exemple, le groupe de travail a étudié le temps de transit supplémentaire requis pour les effets qui se sont égarés avant d atteindre le point où se prend la décision de payer ou de ne pas payer et pour les «recréer» aux fins de la poursuite du processus de compensation. Plus récemment, les membres de l ACP se sont intéressés particulièrement aux possibilités de la présentation électronique des chèques (PEC) comme moyen d accroître l efficacité du et d abréger le temps de transit. Par la PEC, les données essentielles d un chèque seraient saisies électroniquement par l IF de négociation et transmises à l institution sur laquelle le chèque est tiré, où se prendrait la décision de payer ou de ne pas payer. Des images de chèque pourraient être mises à la disposition de l IF du payeur pour vérification et du client qui fait le chèque comme moyen de faciliter la tenue des registres. En cas de refus d un chèque, l institution tirée pourrait potentiellement informer l IF de négociation par voie électronique, dans un délai déterminé. Mais il y a actuellement des obstacles législatifs qui empêchent les IF de passer à la noncirculation intégrale des chèques ou à l élimination du mouvement des chèques papier. La Loi sur les lettres de change précise qu un chèque doit être dûment présenté pour paiement. Cela signifie que le chèque doit être physiquement présenté à l institution tirée. Cette disposition a pour objet de donner à l institution tirée la possibilité de décider en toute connaissance de cause d honorer le chèque ou de le refuser, et de permettre de vérifier le droit au paiement. Des modifications à la Loi sur les lettres de change pourraient permettre aux IF de développer des Révisé : Janvier 2002 Page 6 de 9

8 moyens électroniques pour transmettre l information sur les chèques et d éliminer la nécessité de transporter la grande majorité des effets papier. VII Politiques des institutions financières sur la retenue des fonds et statistiques Les politiques sur la retenue des fonds sur les chèques varient d une institution à l autre, mais on observe néanmoins certains principes généraux dans l ensemble de l industrie. Par exemple : Avant d accepter une opération qui peut être sujette à une retenue, les IF obligent généralement les caissiers d informer le client de la politique de l institution sur les chèques ainsi que des délais possibles d accès aux fonds. La politique de retenue des fonds est souvent expliquée en outre au moment de l ouverture du compte, ou fait partie de la convention du titulaire du compte. La règle générale pour de nombreuses IF est qu il faut «connaître son client». Un client de longue date aura une meilleure cote interne que celui qui vient d ouvrir un compte. Le client ayant la meilleure cote pourrait profiter d une politique de non-retenue des fonds. Pour certaines IF, il est pratique courante d établir un montant seuil pour les retraits de fonds provenant de chèques qui peuvent être en transit, de telle manière que, si le seuil est dépassé, une partie seulement des fonds en dépôt seraient retenus. Les dépôts GA sont habituellement retenus pour plus longtemps (dans certains cas, la retenue peut durer deux jours de plus), parce qu ils peuvent être en transit plus longtemps. Les retenues pour les effets transfrontaliers en devises américaines ou étrangères sont typiquement beaucoup plus longs que pour les effets en dollars canadiens. Dans ces cas-là, les retenues peuvent durer de 20 à 30 jours ouvrables. Cela tient compte d une période de transit encore plus longue, étant donné le nombre accru d intervenants à l opération et les différences de réglementation entre les pays. Pour mesurer le volume des retenues de fonds sur les chèques au sein de leur institution, on a demandé aux adhérents de recueillir des statistiques sur la question. Un bref examen a révélé ce qui suit : Trois adhérents ont pu déterminer le nombre de comptes dans lesquels des fonds étaient retenus dans leur institution. Ils ont constaté que des fonds étaient retenus dans moins de 1 % des comptes à tout moment, en moyenne. Moins de 1 % des plaintes reçues des centres de relations avec la clientèle pour trois adhérents avaient trait aux retenues de fonds. Plus particulièrement, les adhérents ont fait état des statistiques suivantes : 0.06 %, % et 0.33 %. Dans le dernier cas, plus de la moitié des plaintes relatives à la retenue de fonds étaient le résultat d un dépôt GA ou d un effet en devise étrangère. Révisé : Janvier 2002 Page 7 de 9

9 VIII Le rôle du client La relation entre un client et son IF se construit au jour le jour, et une saine activité au compte aide l IF à évaluer le risque d accepter des dépôts et de libérer des fonds au profit d un client particulier. Le client dont les fonds font l objet de retenues aurait intérêt à discuter du cas avec son directeur de succursale. Cela renforcerait la relation bancaire et aiderait à mieux comprendre la nécessité des retenues de fonds dans le compte. Le directeur de succursale pourrait offrir diverses options pour réduire ou éliminer les retenues (p. ex., maintenir un solde minimum dans un compte de chèques ou établir une marge de crédit). Pour les paiements de grande valeur, le directeur peut recommander le chèque certifié ou le virement électronique comme moyen d éviter la retenue des fonds. Un excellent mode de paiement, qui écarte toute possibilité de retenue de fonds, est le dépôt direct. Les clients auraient intérêt à songer aux solutions de dépôt direct lorsqu elles leur sont proposées (p. ex., pour la paiement de salaires). Ces opérations sont des crédits au compte du client et les fonds sont certains, contrairement à ceux d un chèque, qui est un instrument de débit et une quantité inconnue. Par conséquent, les fonds de dépôt direct sont accessibles immédiatement, le jour même du dépôt. IX Effets du gouvernement Les chèques du gouvernement fédéral sont traités de façon distincte et sont envoyés à la Division du contrôle du remboursement des chèques (DCRC), à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, à Matane (Québec). L IF qui retient les fonds d un chèque du gouvernement le fait généralement parce qu elle a des craintes au sujet d une activité inusitée au compte ou d une possibilité de fraude. Les bénéficiaires de chèques du gouvernement fédéral qui ont des préoccupations au sujet de la retenue de leurs fonds gouvernementaux devraient demander le dépôt direct. Le gouvernement fédéral a mis en œuvre un des régimes de dépôt direct qui connaît le plus de succès au pays. X Conclusion Chaque IF de négociation part du principe que le chèque qui n est pas retourné dans un délai donné a été accepté. Les retenues de fonds aident les IF à gérer le risque entre-temps et à limiter les pertes pour toutes les parties (c.-à-d. les IF, les déposants, les actionnaires) causées par les retours d effets. Lorsqu une retenue est jugée justifiée, un des facteurs clés déterminant sa durée est le temps estimé que l effet peut passer en transit. Chaque institution a une politique de retenue des fonds qui lui est propre, et qui dépend de ses processus internes et de ses critères de gestion du risque. Révisé : Janvier 2002 Page 8 de 9

10 Les clients qui estiment que leurs chèques sont retenus pour un temps indu sont incités à demander plus d information au personnel de leur succursale d IF. La construction de bonnes relations est un élément important des opérations au jour le jour. En outre, les IF ont des procédures bien établies pour répondre aux demandes de renseignements et aux plaintes des clients qui n obtiennent pas satisfaction au niveau de la succursale. Les membres de l ACP continueront d examiner les moyens d améliorer le des effets papier, dans l espoir d abréger le temps de transit, et d apporter les changements nécessaires aux règles de compensation. Les membres conseillent aussi d intensifier la migration aux opérations électroniques, en raison de la rapidité et de l efficacité des échanges de compensation. Révisé : Janvier 2002 Page 9 de 9

11 Annexe 1 Processus de compensation d un chèque tiré sur l et encaissé à l (Adhérent à adhérent) TORONTO VANCOUVER Jour 0 Compensation (Jour 0 - soir) Jour 1 Jour 2 Succursale d encaissement informatique informatique informatique Succursale tirée Retour - Jour 3 Succursale d encaissement informatique informatique informatique Jour 5 Jour 4 Compensation (Jour 3 - soir)

12 Annexe 2 Processus de compensation d un chèque tiré sur l et encaissé à l Sous-adhérent à sous-adhérent (via deux adhérents faisant fonction d agents de compensation) TORONTO VANCOUVER Jour 0 Compensation (Jour 0 - soir) Jour 1 Jour 2 Jour 3 Succursale d encaissement du sous-adhérent informatique de l agent de compensation de l informatique de l agent de compensation de l informatique de l agent de compensation de l Sous-adhérent Succursale tirée du sous-adhérent Retour - Jour 4 Succursale d encaissement du sous-adhérent informatique de l agent de compensation de l informatique de l agent de compensation de l informatique de l agent de compensation de l Sous-adhérent Compensation Jour 6 Jour 5 Jour 4 (Jour 4 soir)

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