Loi canadienne anti-pourriel

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1 Mai 2015 Loi canadienne anti-pourriel Guide à l intention des organismes communautaires et sans but lucratif Une initiative du :

2 Table des matières Mise en contexte Définition de «messages électroniques commerciaux» Si on désire envoyer un MEC, que doit-on faire? Obtenir le consentement du destinataire S identifier clairement Offrir un mécanisme de désabonnement Demande de consentement sur un site Internet Les autres cas : médias sociaux, messagerie instantanée et installation de logiciels dans des appareils Les médias sociaux La messagerie instantanée L installation de logiciels dans l appareil d une autre personne Les pénalités Les instances et mécanismes de surveillance Foire aux questions Conclusion

3 Mise en contexte En vigueur depuis le 1 er juillet 2014, la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) interdit les messages électroniques commerciaux si les destinataires n ont pas consenti à les recevoir et si les expéditeurs ne se sont pas pleinement identifiés dans le message. Cette loi concerne autant les courriels que la messagerie instantanée, les messages en privée sur les réseaux sociaux et l installation de logiciels dans des appareils. Ces derniers cas seront abordés brièvement à la fin du présent document. Les organismes communautaires et sans but lucratif n ont que très peu le sentiment d être concernés par cette nouvelle loi, laquelle attache une grande importance à l univers dit «commercial». Toutefois, il apparaît que les dispositions de la LCAP s appliquent bel et bien aussi aux activités des organismes à but non lucratif. Étant donné sa complexité, plusieurs questionnements subsistent et une certaine confusion a depuis émergé dans le milieu communautaire. C est devant ce constat que le Centre d action bénévole Bellechasse - Lévis - Lotbinière a décidé de se pencher sur la question en effectuant un travail de fond en collaboration avec un bénévole expert de Bénévoles d Expertise. Le présent guide a été conçu afin de fournir une interprétation plus précise de la LCAP ainsi que des conseils pouvant aider les organismes sans but lucratif à s y conformer. Bien qu il soit considérablement étoffé, ce guide ne garantit pas pouvoir répondre à toutes les questions que soulève la LCAP et ne constitue pas un avis juridique en soi. Cependant, il offre des conseils judicieux afin d orienter les démarches d adaptation des organisations. Ce guide pourrait évoluer selon la Loi, les règlements et les décisions qui seront rendues. Il est donc primordial de s assurer de détenir la version la plus à jour possible lorsqu on s y réfère. Notez que le Centre d action bénévole Bellechasse - Lévis - Lotbinière ne se porte pas responsable de l utilisation que les gens feront des conseils dans ce guide, et ce dernier n équivaut pas aux conseils d un expert en la matière à qui il est toujours préférable de se référer. Si, suite à votre lecture, des interrogations demeurent, n hésitez pas à nous contacter au

4 1. Définition de «messages électroniques commerciaux» Un message électronique commercial (MEC) consiste en tout message qui favorise la participation à une activité commerciale. Selon la LCAP, un MEC ne concerne pas seulement les activités des entreprises qui visent uniquement à faire des profits. Elle s applique également à tout type d organismes qui désire diffuser des messages courriels afin de valoriser ou faire la promotion de services, d activités, d événements ou bien pour valoriser l image de l organisation. La LCAP s applique seulement au Canada. Ce faisant, elle régit les MEC en provenance de l étranger et ciblant les Canadiens, mais elle n est pas applicable pour les MEC provenant du Canada et destinés ailleurs dans le monde. 2. Les cas d exclusion Afin de bien comprendre le sens que donne la LCAP aux messages dits «commerciaux», voici les situations qui ne sont PAS visés par cette loi ou qui sont une exception particulière à la loi ou au règlement. 2.1 Lorsque le message désire seulement informer, sensibiliser ou éduquer. Attention toutefois de ne pas y glisser une invitation pour participer à une activité ou un événement ni vendre un produit ou un service. De plus, le message d information ne doit pas contenir d hyperliens vers un site Internet, ni valoriser des services. L utilisation des logos des commanditaires ne doivent pas s y retrouver si le but est de faire de la publicité pour ceux-ci. 2.2 Lorsque le message vise à confirmer une inscription, une adhésion ou une transaction. Encore une fois, il ne faut pas que le message comprenne de la publicité pour un produit ou un service. 2.3 Lorsque le message consiste en une simple question ou interrogation adressée au destinataire. 2.4 Lorsque le message répond à une question ou demande de renseignements de la part d une personne. 2.5 Lorsque le message désire faire un rappel concernant un abonnement, une adhésion, un prêt ou autre relation de ce type. 4

5 2.6 Lorsque le but du message est de collecter des fonds pour l organisme. Par contre, si la manière de collecter des fonds consiste en la participation à un événement et que de la vente de produits s effectuera sur place, le message courriel ne doit pas faire la promotion de cette vente de produits. S il s agit d un moitié-moitié, il faut que l argent récolté serve à financer l organisme ou bien l activité de financement en cours. De plus, l organisme doit être enregistré au sens de la Loi de l impôt sur le revenu pour bénéficier de cette exception à la loi. 2.7 Lorsque le but du message est d inviter à un événement communautaire pour une cause et tout à fait gratuitement. Par contre, si sur place, les gens sont sollicités pour acheter des produits ou services, tel que spécifié au point 2.6, il ne faut pas le mentionner dans l invitation courriel. S il y a un doute sur l événement organisé en question, il est préférable de le traiter comme un MEC tel que stipulé par cette loi spéciale (voir section 3). 2.8 Communication verbale (de vive voix ou au téléphone). 2.9 Communication par télécopieur Publication à tous les abonnés sur les réseaux sociaux. Il est possible de faire de la publicité sur Facebook, Twitter, LinkedIn, etc. si le message est publié sur la page de l organisme, et non envoyé en privé au destinataire via la messagerie instantanée (voir section 5) S il y a des liens personnels ou familiaux avec le destinataire. 3. Si on désire envoyer un MEC, que doit-on faire? Votre message courriel sera considéré «commercial» si vous faites de la promotion pour votre organisation et ses services payants ou gratuits. À ce sujet, la LCAP permet de diffuser des messages commerciaux par courriel. Toutefois, il faut respecter trois conditions particulières. Ces conditions sont : 3.1 Obtenir le consentement du destinataire 3.2 S identifier clairement 3.3 Offrir un mécanisme de désabonnement 5

6 3.1 Obtenir le consentement du destinataire La LCAP permet présentement deux types de consentement : TACITE et EXPRÈS Consentement TACITE (ou implicite) : Il s agit d un consentement communément appelé «par défaut». Nous l interprétons comme un consentement, même s il n a pas été explicité verbalement ou par écrit. Par exemple, si un individu donne son adresse courriel à un organisme, on peut en déduire qu il accepte de recevoir les courriels envoyés par l organisme en question, peu importe leur contenu, même s il n a pas signé un document formel à cet effet. Voici les quatre situations où la LCAP permet le consentement TACITE : Les bénévoles de l organisme qui sont présentement actifs ou qui l ont été il y a moins de 2 ans. Les membres de l organisation (bénévoles et organismes) qui ont payé une cotisation ou qui ont été membres il y a moins de 2 ans. Les partenaires ou collaborateurs en cours ou qui l ont été il y a moins de 2 ans. Les donateurs actuels ou qui l ont été il y a moins de 2 ans. Note 1 : Pour ces situations, il est possible de démontrer le consentement tacite dans les listes de membres de l organisme, les registres de dons, etc. Il est important de documenter les consentements obtenus, au cas où il y aurait des vérifications effectuées par le CRTC. Note 2 : Ne pas oublier de respecter les deux autres conditions : s identifier clairement (section 3.2) et offrir un mécanisme de désabonnement (section 3.3) dans le message courriel. IMPORTANT : Le consentement tacite est permis par la LCAP pendant 3 ans. À partir du 1 er juillet 2017, il est possible que seul le consentement exprès soit permis. Il vaut alors mieux obtenir le consentement exprès de tous d ici cette date. 6

7 3.1.2 Consentement EXPRÈS (ou explicite) : Il s agit d un consentement formel, écrit ou verbal, du destinataire. Dans ce cas, on demande au destinataire d agir pour indiquer son consentement. On ne peut pas se fier sur le simple fait que l individu a fourni son adresse courriel pour prouver son consentement à recevoir un MEC. Lorsque l on demande le consentement exprès, il est préférable de préparer un document dans lequel le destinataire pourra donner son accord pour recevoir des MEC. Le document pour la demande de consentement doit comprendre les éléments suivants : Les raisons de la demande du consentement; Le nom de l organisme au complet; L adresse postale de l organisme; Le numéro de téléphone, l adresse courriel ou le site Internet de l organisme. Note 1 : Il faut que ces informations soient valables pendant 60 jours. Cela veut dire qu au moment de la demande de consentement, l organisme ne doit pas avoir à modifier son adresse ou ses coordonnées dans les 60 jours qui suivent. Note 2 : Si la demande de consentement est effectuée de vive voix, il faut mentionner au destinataire tous les points présentés ci-haut, ce qui peut être laborieux. De plus, aux fins de preuves, il est préférable d obtenir un consentement écrit. Note 3 : Il est interdit d effectuer la demande de consentement par courriel, sauf à ceux dont le consentement tacite (ou implicite) est permis (voir la section 3.1.1). En effet, ce type de message courriel doit être traité comme un MEC en soi depuis le 1 er juillet Note 4 : Le consentement exprès n est pas valide s il est une condition pour participer à un concours ou un tirage. Ainsi, ce consentement ne peut être jumelé avec aucun autre type de consentement. Il doit donc être complètement distinct. 7

8 3.2 S identifier clairement Qu on ait obtenu un consentement tacite ou exprès, le MEC envoyé doit chaque fois comprendre les éléments suivants : Le nom de l organisme au complet (le logo seul n est pas suffisant); L adresse postale de l organisme; Le numéro de téléphone, l adresse courriel ou le site Internet de l organisme; Un mécanisme de désabonnement (voir section 3.3). 3.3 Offrir un mécanisme de désabonnement Un mécanisme de désabonnement consiste en une méthode simple et rapide que le destinataire peut utiliser pour aviser l organisme qu il ne désire plus recevoir de MEC. Une fois que le destinataire a exprimé le souhait de ne plus recevoir de tels messages, l organisme a 10 jours ouvrables pour s y conformer. Ce mécanisme doit être clairement explicité dans le message courriel. Il existe présentement deux types de mécanisme de désabonnement couramment utilisés : 1. Lien cliquable : Généralement en bas du message courriel, un lien est ajouté avec la mention «Pour vous désabonner, cliquer ici». Lorsque la personne clique sur ce lien, un message automatique est envoyé au destinateur. Celui-ci retire ensuite dans l immédiat de sa liste d envoi l adresse courriel de la personne. 2. Message de réponse : Un message clair et concis est inclus dans le courriel. Ce message avise le destinataire que, pour se soustraire à liste d envoi, il doit envoyer un message courriel de retour à l adresse courriel indiqué pour signifier vouloir se désabonner. Note : Les internautes préfèrent le premier mécanisme de désabonnement étant donné sa simplicité d action. 8

9 4. Demande de consentement sur un site Internet Si l organisation offre sur son site Internet une section où l internaute peut s inscrire pour obtenir le bulletin d information ou l infolettre de l organisation, certaines règles sont à respecter. Dans ce cas-ci, comme il s agit d un envoi courriel, il faut obtenir le consentement EXPRÈS de l internaute, d autant plus que ce dernier n est pas toujours un bénévole ou un membre de l organisation. Dans la section d inscription à l infolettre sur le site Internet, l internaute doit retrouver les éléments suivants : Une case qui stipule que si elle est cochée, l internaute consent à recevoir l infolettre (Cette case ne doit pas être préalablement cochée.). Le nom au complet de l organisme qui fait la demande de consentement et ses coordonnées (voir section 3.2). Exemple de consentement via un site Internet : En cochant, je consens à recevoir par courriel des informations, des offres et des promotions sur les produits et services diffusés par l organisme XYZ. Adresse et numéro de téléphone de l organisme. Adresse courriel : Cet exemple est aussi accepté (sans case à cocher) En fournissant mon adresse courriel, je consens à recevoir par courriel des informations, des offres et des promotions sur les produits et services diffusés par l organisme XYZ. Adresse et numéro de téléphone de l organisme. Mon adresse courriel est : 9

10 5. Les autres cas : médias sociaux, messagerie instantanée et installation de logiciels dans des appareils Il importe de mentionner que la Loi canadienne anti-pourriel s étend au-delà de l envoi de messages courriels. En effet, les messages «électroniques» commerciaux renvoient à tout type de message envoyé «électroniquement». En somme, cela comprend les messages envoyés sur les médias sociaux, la messagerie instantanée et l installation de logiciels dans des appareils informatiques. Sont ici présentées brièvement les dispositions prévues par la LCAP dans ces trois cas spéciaux. 5.1 Les médias sociaux La Loi canadienne anti-pourriel s applique également aux messages envoyés en privé à quelqu un via les médias sociaux tels que Facebook, Twitter, LinkedIn, etc. Il faut donc traiter ces messages privés sur les réseaux sociaux comme les messages courriels, en vertu de la LCAP. Ainsi, tout message envoyé en privé à un destinataire pour faire la promotion de son organisation est considéré comme un MEC. Ces messages peuvent être : demande d amitié Facebook à la page de l organisme, sollicitation à participer à un événement, promotion de produits et services, valorisation de son organisation, etc. Ainsi, si nous souhaitons faire de la promotion via les réseaux sociaux, la meilleure avenue possible consiste à publier sur la page publique de son organisation. Ce type de diffusion n est pas touché par la LCAP. 5.2 La messagerie instantanée La messagerie instantanée, ce que nous appelons communément «message texte», est également assujettie à la loi anti-pourriel. Cela veut dire que tout message envoyé instantanément à quelqu un par un numéro de téléphone cellulaire, à l instar des messages privés sur les médias sociaux, doit être traité comme un MEC potentiel. Ce faisant, les mêmes conditions s appliquent que pour les messages envoyés par courriel. 10

11 5.3 L installation de logiciels dans l appareil d une autre personne La LCAP demande également d obtenir le consentement lorsque vous installez un programme d ordinateur dans l appareil de quelqu un d autre. La seule exception est lorsque vous exécutez une ordonnance d un tribunal. Cette loi concerne l installation de programmes et d applications sur les ordinateurs, les portables, les tablettes et les téléphones cellulaires. Elle entre en vigueur le 15 janvier Une période transitoire de 3 ans est prévue pour les logiciels installés avant le 15 janvier. Lors de l obtention du consentement, si l un ou l autre des cas suivants s appliquent, il faut l indiquer dans le consentement et ailleurs que dans le contrat de licence : 1. Si le programme recueille des renseignements personnels; 2. S il entrave le contrôle de l appareil par le propriétaire; 3. S il modifie des paramètres ou des préférences à l insu du propriétaire; 4. S il modifie des données, en empêchant l accès de ces données par le propriétaire; 5. S il permet la communication de l appareil avec une autre personne à l insu du propriétaire; 6. S il installe d autres logiciels qui peuvent être activés par un tiers. 11

12 6. Les pénalités S il y a violation de la LCAP, les pénalités sont très sévères. Un particulier peut obtenir une amende pouvant aller jusqu à 1 million de dollars, tandis que les entreprises et organismes peuvent recevoir une amende de 10 millions de dollars. C est à l organisation que revient le fardeau de la preuve du consentement. Notez que les plaignants bénéficient de 3 années pour intenter un recours. 7. Les instances et mécanismes de surveillance Il existe trois instances qui se partagent la responsabilité de l application de la loi anti-pourriel, ainsi qu un outil de veille. En voici une description sommaire. 1. Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications (CRTC) Il s agit de l organisme en charge de recevoir les plaintes des Canadiens qui reçoivent des courriels indésirables. Le CRTC est un organisme public indépendant chargé de réglementer et de superviser la radiodiffusion et les télécommunications canadiennes. 2. Commissariat à la protection de la vie privée du Canada Cette instance défend la protection de la vie privée des Canadiens en travaillant à empêcher la collecte d information personnelle à l insu des personnes. 3. Bureau de la concurrence Dans la lutte contre les pourriels, cette instance cherche à contrer les formes les plus dommageables, fausses, frauduleuses et trompeuses de pourriels qui nuisent aux entreprises et aux citoyens canadiens. 4. Centre de notification des pourriels Il s agit d un outil de vigie auquel les consommateurs, les entreprises et autres organisations peuvent signaler des MEC mensongers ou trompeurs, ou envoyés sans le consentement du destinataire. 12

13 8. Foire aux questions Le bandeau publicitaire ou promotionnel dans les courriels, faut-il l enlever complètement? Non si, en cliquant sur le bandeau, le destinataire n est pas renvoyé à de la promotion sur un site Internet. De plus, notez qu il est également permis que l adresse Internet de votre organisme se retrouve dans votre signature courriel. Cet élément a la fonction de donner une coordonnée supplémentaire à votre internaute lui permettant de retracer votre organisation. Si nous avons reçu des consentements exprès par courriel, sont-ils valides en cas de poursuite? Oui si vous aviez déjà un consentement tacite valide pour ces gens (bénévoles, collaborateurs, etc.). Il faut aussi que le consentement exprès comprenne : la raison de la demande du consentement, le nom au complet de l organisme, l adresse postale de l organisme, le numéro de téléphone OU l adresse courriel OU le site Internet. Le consentement exprès doit être suffisamment clair pour que la personne comprenne bien ce que prévoit son consentement. Une fois le consentement obtenu, faut-il renouveler les demandes de consentement? Non. Le consentement est toujours valide jusqu à ce que la personne manifeste vouloir s exclure de la liste d envoi. L organisation dispose alors de 10 jours ouvrables maximum pour s y conformer. Est-ce que l envoi du renouvellement annuel du membership est considéré comme un message électronique commercial? Non. Tout rappel concernant un abonnement, une adhésion ou un prêt n est pas touché par la LCAP, à condition que le courriel de rappel n inclue pas de promotion ou de publicité. 13

14 Conclusion La Loi canadienne anti-pourriel demande aux organisations d établir des procédures particulières qui peuvent sembler laborieuses. Toutefois, une période de transition permet aux organismes de s y adapter graduellement jusqu au 1 er juillet Grâce au consentement tacite qui demeure reconnu jusqu à cette date, les organismes communautaires et sans but lucratif peuvent continuer à communiquer par courriel avec leurs bénévoles, collaborateurs, partenaires et donateurs, et ceux qui l ont été dans les deux dernières années, comme ils en avaient l habitude. Cette période de trois ans permet aux organisations de disposer d un certain temps pour aller chercher le consentement explicite de tous d ici le 1 er juillet En outre, contrairement au secteur privé, le milieu communautaire bénéficie d une exemption spécifique concernant ce que l Agence du revenu du Canada considère comme une «activité de financement». Les messages courriels envoyés par un organisme de bienfaisance enregistré ne sont pas soumis à la LCAP si leur but unique est d amasser des fonds pour cet organisme. Ainsi, tout message électronique commercial qu envoie un organisme qui n a pas trait au financement devrait respecter les exigences de la LCAP. Telle est la ligne que nous vous conseillons fortement de tracer si vous rencontrez une difficulté à trancher à savoir si votre courriel comporte du contenu «commercial» ou non. Afin d obtenir plus de renseignements sur les spécificités reliées aux organismes de bienfaisance enregistrés, nous vous invitons à consulter la foire aux questions du CRTC à l adresse suivante : 14