Je veux être. télésecrétaire!

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1 Devenir télésecrétaire : les clés du succès Nathalie Crépin Je veux être télésecrétaire! Petit guide à l'usage de celles qui souhaitent s'installer comme secrétaire à domicile... 1

2 Devenir télésecrétaire : les clés du succès Avertissement Ce livre est protégé par les droits d auteur et est la propriété de Nathalie Crépin et l association DEFIS de fille. Toute reproduction totale ou partielle est interdite. Vous n avez pas l autorisation de diffuser gratuitement ou de vendre cet ebook, sans l accord de l auteur ou de l éditeur. 2

3 Devenir télésecrétaire : les clés du succès Tous nos rêves peuvent devenir réalité, si nous avons le courage de les poursuivre. Walt Disney 3

4 Devenir télésecrétaire : les clés du succès 1. INTRODUCTION : Pourquoi ce dossier? Table des matières 1. INTRODUCTION : Pourquoi ce dossier? Qui suis-je? Mon parcours Ce que ces expériences m ont apporté Mon activité de télésecrétaire Le télésecrétariat Définitions Le marché du télésecrétariat en France L activité de (télé)secrétaire indépendante Les télésecrétaires d aujourd hui Pourquoi devient-on télésecrétaire? Profil type des télésecrétaires Concurrence contre solidarité Pouvez-vous devenir télésecrétaire? Faire le point sur vos compétences Les qualités et compétences requises Comment vous y prendre? CONCLUSION : Annexe 1 : LE TÉLÉSECRÉTARIAT ET LA CRISE Annexe 2 : POUR ALLER PLUS LOIN :

5 Devenir télésecrétaire : les clés du succès 1. INTRODUCTION : Pourquoi ce dossier? 1. INTRODUCTION : Pourquoi ce dossier? Le télésecrétariat est actuellement et depuis plusieurs années très à la mode. Il y a d ailleurs de fortes chances pour que ce soit le terme que vous avez tapé dans votre moteur de recherche. En effet, la démocratisation de l informatique dans les foyers français, la révolution d internet et des nouvelles technologies rendent beaucoup de choses possibles, et de «nouvelles» activités émergent. Je mets «nouvelles» entre guillemets car s il y a déjà 10 ou 20 ans que des secrétaires exercent en indépendantes depuis leur domicile, on assiste depuis quelques années à un véritable essor! Comme tout ce qui est à la mode, le télésecrétariat fait l objet de rumeurs, de confusions et d idées reçues. En effet, cette activité - telle qu elle est décrite dans certains articles - ressemble parfois à un eldorado, à l alternative parfaite à une période prolongée de chômage, à une activité à laquelle n importe quelle personne souhaitant travailler à domicile, peut accéder. On y décrit parfois des femmes au foyer, travaillant sur un coin de table, avec un bébé sur les genoux, tapant un courrier entre un biberon et la confection du repas. Cela ne reflète en rien la réalité! Chacun y va de son avis personnel sur la viabilité d une telle activité. Il y a les personnes qui n y connaissent rien, qui n ont AUCUNE idée de la réalité du télésecrétariat et qui sont persuadées que tout est facile : un ordinateur, une connexion internet et hop, on s installe télésecrétaire indépendante pour taper des courriers pour les médecins ou les artisans. Il y a aussi les personnes, étouffées par leur pessimisme, qui essaieront de vous convaincre qu il n y a aucun avenir, que le marché est saturé ou encore que «faire son trou» est difficile, voire impossible. La réalité n est ni toute noire, ni toute rose. Il y a des réussites, de très belles réussites. Mais il y a aussi énormément de désillusions, de cuisants échecs et des déceptions qui laissent des traces. Toutes les personnes qui ont su tirer leur épingle du jeu et ont réussi à créer leur activité, ont au moins un point commun : elles ont su s entourer des bonnes personnes, ont fait preuve d un professionnalisme à toute épreuve. Elles ont su se remettre en question et admettre leurs éventuelles erreurs Pour apprendre Pour avancer. Enfin, elles n ont pas essayé de créer une «activité au rabais» en rechignant sur les investissements. Elles ont su saisir les opportunités qui se présentaient à elles et n ont pas hésité à faire des sacrifices. Certains vous diront aussi qu il est facile de s installer et qu il ne vous en coûtera rien du tout, pour peu que vous ayez déjà un minimum de matériel informatique, c est-à-dire un ordinateur, une imprimante et une connexion internet. Je suis tombée, il y a quelques temps, sur un livre électronique qui prétendait expliquer comment créer une entreprise de télésecrétariat avec ZERO euro d investissement. 5

6 Devenir télésecrétaire : les clés du succès 2. Qui suis-je? Cela ne reflète pas la réalité non plus! Autant vous dire tout de suite que ce n est pas possible... Et ce n est d ailleurs pas souhaitable. Oui, vraiment il se dit et il s écrit beaucoup de choses sur le télésecrétariat indépendant, par tout le monde et par n importe qui. Il est donc temps de tordre le cou aux idées reçues. Si vous lisez aujourd hui ces quelques lignes, c est que vous envisagez de créer votre activité de télésecrétariat, ou du moins que vous en avez entendu parler et que l idée vous a séduite, n est-ce pas? Avant de vous lancer dans les démarches ou les investissements, il est bien légitime de chercher à en savoir plus sur cette activité et de vérifier si elle est faite pour vous. C est le but de ce dossier. 2. Qui suis-je? Je vous disais tout à l heure qu il s écrivait un peu tout et n importe quoi sur le télésecrétariat, par tout le monde et par n importe qui... Souvent par n importe qui. Rien de péjoratif dans mes propos, j entends par «n importe qui», des personnes qui, en fait, ne connaissent rien à la réalité du télésecrétariat et s en font leur propre idée mais parfois fausse. Le problème, avec les idées fausses, c est quand elles se mettent à être relayées un peu partout. Mais alors qui suis-je donc pour prétendre vous donner de BONNES informations? Je m appelle Nathalie Crépin. Je me suis intéressée au télésecrétariat pour la première fois en août J étais alors au chômage et mes indemnités allaient bientôt prendre fin. Il me fallait un travail mais je n en trouvais pas dans le domaine qui m intéressait, le juridique. 2.1 Mon parcours. En 1991, après un baccalauréat littéraire, j ai commencé des études de droit. J étais «tombée amoureuse» du métier d avocat vers l âge de 15 ans. Puis un jour, alors que je devais encore valider deux oraux pour obtenir mon DEUG de droit, j ai décidé de ne pas m y présenter et d abandonner. C était la toute première fois de ma vie que j envisageais d arrêter mes études. Je n aurais jamais imaginé prendre un jour une telle décision. Depuis quelques semaines, je m étais prise de passion pour un livre écrit par un navigateur : Tamata & l Alliance de Bernard Moitessier. 6

7 Devenir télésecrétaire : les clés du succès 2. Qui suis-je? Tamata et l Alliance est le récit de l aventure d une vie. Sous le regard attentif des dieux de son Asie natale, Bernard Moitessier nous emmène d abord à travers une jeunesse magique passée en Indochine. Dans son village du Golfe du Siam qui a laissé en lui une empreinte indélébile, il entend pour la première fois l appel de la mer. Puis vient une guerre fratricide entre Français et Vietnamiens, le déchirement, le refus du «Travail Famille Patrie», le départ du pays de ses racines vers l immense horizon avec sa jonque Marie- Thérèse. Commence alors une aventure maritime et humaine à multiples facettes, celle d un pionnier, jalonnée de luttes continuelles pour conquérir et préserver ses choix fondamentaux. Passé la quarantaine, ce sera la «la longue route», stupéfiante navigation de dix mois sans escale en solitaire, dont il sortira différent pour toujours. Après ce tournant majeur et durant les vingt-cinq années qui suivront, il s efforcera de transmettre (en Polynésie, en Amérique et en Europe) ce que la vie lui a enseigné d essentiel : participer à l évolution du monde par la transformation de nos rêves en actes créateurs. Une révélation! Une envie de partir, de naviguer, voyager, profiter de la vie. Je ne pensais plus qu à ça! Ras le bol de la banlieue parisienne, ras le bol des gens. Je m ennuyais dans ma vie de monsieur et madame tout le monde. Ayant mis mes parents devant le fait accompli, ces derniers n ont donc pas eu d autre choix que de me soutenir dans ma nouvelle orientation professionnelle - naviguer autour du monde n étant pas un métier, il était donc entendu que je passerais des diplômes pour enseigner la voile. S ensuivit donc un parcours professionnel plutôt atypique : croisières, monitorat, enseignement, encadrement régate. 7

8 Devenir télésecrétaire : les clés du succès 2. Qui suis-je? Puis formation à la plasturgie pour apprendre à construire des bateaux, et enfin des postes dans des chantiers navals. En 2003, en couple depuis un an et demi, j aspirais à autre chose - le besoin de me poser et d avoir une vie plus stable et plus compatible avec une vie de famille m a alors poussée à quitter le milieu nautique. Nouveau revirement professionnel. C est là que commence ma période de chômage, durant laquelle j ai renoué avec mes premières amours - le droit - en suivant une formation par correspondance de secrétaire juridique. En août 2003, grosse déception, je dois me rendre à l évidence. Je vis en Vendée, ce n est pas le meilleur bassin d emploi et les juristes n attendent pas que moi. Ils embauchent comme assistantes des diplômées avec Bac + 4! Suite à une émission télévisée, j ai commencé à réfléchir à l idée de créer mon propre emploi à domicile. A partir de là, je m emballe, je m enthousiasme. Travailler chez moi, coûte que coûte, est devenu ma motivation première. Très vite, je me suis orientée vers le télésecrétariat, plus par élimination que par véritable vocation, je dois l avouer. Si vous souhaitez en savoir plus sur mon parcours, vous pouvez écouter des morceaux de l interview qu ont faite de moi trois télésecrétaires en 2008 : Ce que ces expériences m ont apporté. Si mon parcours professionnel paraît un peu décousu et légèrement atypique, il a en réalité été très riche d enseignements pour ma création d activité. En effet, je pense que chacune des étapes de ma vie professionnelle a été un maillon indispensable dans le processus qui m a menée à travailler à domicile pour mon propre compte. Ainsi, mes études de droit m ont donné le goût de la rigueur et des choses carrées. Je pense aussi, avec du recul, que toute mon expérience dans la voile m a apporté beaucoup de choses dont je me sers maintenant et qui font peut-être ce que je suis aujourd hui. 8

9 Devenir télésecrétaire : les clés du succès 2. Qui suis-je? Ce sont des années qui ont été très enrichissantes au niveau humain. Le milieu dans lequel on évolue est également très formateur sur le plan personnel. Sur un bateau, les éléments, parfois hostiles, le mal de mer, la promiscuité, les différents caractères des membres de l équipage etc. requièrent une grande capacité d adaptation, aussi bien aux personnes qu aux conditions météo. J ai donc appris à tempérer et à gérer mes émotions, surtout lorsque j ai pris le rôle de chef de bord et que j avais alors un équipage sous mes ordres mais surtout sous ma responsabilité. Mais même dans ces situations, il faut apprendre à déléguer et faire confiance aux autres membres de l équipage. C est important également pour un chef d entreprise! Autre enseignement important : la mer apprend à être humble et conscient de ses limites et de ses lacunes. Ainsi, je pense que chacune de mes expériences personnelles ou professionnelles m a servie à devenir chef d entreprise, à créer une entreprise de télésecrétariat, même si je n avais ni diplôme ni expérience de secrétaire! Extrait de mon interview : «Un chef d entreprise, c est comme un capitaine de bateau. Il peut avoir la responsabilité de plusieurs personnes. Il doit à la fois être très rigoureux pour que tout fonctionne bien, il doit savoir s imposer, faire en sorte que les décisions soient respectées, mais il doit également composer avec les spécificités de chacun pour ne pas brusquer ou braquer quelqu un. Comme un capitaine de bateau, un chef d entreprise doit pouvoir s adapter très vite aux circonstances, au marché pour prendre les décisions qui s imposent ; il doit savoir faire confiance pour déléguer certaines tâches, afin de se consacrer au plus important. S il veut mener son bateau à bon port, il doit respecter certaines règles, il doit faire le point régulièrement et accepter de rectifier le cap ou d admettre qu il s est trompé d option, il doit refaire des calculs, des prévisions. Et parfois, il doit savoir changer complètement son programme, en quelques minutes, pour s adapter aux nouvelles conditions extérieures et circonstances.» 2.3 Mon activité de télésecrétaire Comme je le mentionnais au début de ce chapitre, lorsque je me suis intéressée au télésecrétariat, il n existait pas grand-chose pour les gens comme moi, pour les aider à trouver des informations, faire des choix, répondre à leurs questions. Il a donc fallu que je me débrouille par moi-même Cela m a pris 18 mois pour mettre en place mon projet. 18 mois pendant lesquels j ai forcément appris énormément de choses, mais 18 mois où j ai aussi perdu beaucoup de temps et parfois de motivation. Mais j ai tenu bon car j étais vraiment animée par UNE volonté : réussir à travailler à domicile. J étais sûre que ce projet allait me procurer une qualité de vie exceptionnelle Chose dont je suis toujours persuadée avec toutes ces années de recul. 9

10 Devenir télésecrétaire : les clés du succès 3. Le télésecrétariat C est en février 2005 que j ai réellement commencé à exercer comme télésecrétaire. J ai commencé par prospecter les médecins. Forte du taux de retour plutôt bon de mon mailing, j ai pris confiance en moi et en mes compétences. J ai trouvé mon premier client relativement vite. Puis l un après l autre, les suivants sont arrivés. Je travaillais chez moi et je m étais installé un petit coin bureau! J avais créé mon propre emploi! En juin 2005, d abord pour rompre l isolement, j ai créé un lieu d échange pour les télésecrétaires qui, comme moi, peinaient à mettre en place leur projet. Mon site a été le premier site d entraide pour télésecrétaires et je suis fière de dire que grâce à ce site et ce forum, une véritable synergie s est créée. Il n y avait plus de concurrence, comme j avais pu le constater auparavant. Les télésecrétaires sont devenues des partenaires les unes des autres, n hésitant pas à s entraider. Au bout d un an d activité de télésecrétariat, je gagnais correctement ma vie mais je me suis rendu compte que le télésecrétariat n était pas forcément l activité la plus épanouissante pour moi. Je travaillais à domicile et c était le bonheur total. Mais je voulais encore plus de liberté. Et peut-être d avantage de possibilités de faire avancer les choses pour les autres. Comme je conseillais déjà des télésecrétaires et que j avais écrit le Guide de la Secrétaire Indépendante (devenu ensuite Devenir Télésecrétaire : les clés du succès), j ai choisi de changer de voie, quitte à tout reprendre à nouveau à zéro. En juin 2006, j ai donc créé Pas A Pas, une entreprise de conseil, formation et édition internet. Comme vous le constatez, mon parcours professionnel n a pas forcément été des plus classiques mais cela ne m a pas empêchée de réussir. Avant de voir si vous-même pouvez prétendre réussir dans le télésecrétariat, voyons tout d abord en quoi cela consiste et si cela vous plairait, tout simplement. 3. Le télésecrétariat Avant d entrer dans le détail de l activité de télésecrétaire, je vais tout d abord revenir sur quelques définitions, afin que les choses soient bien claires. 3.1 Définitions. Vous entendrez souvent parler de «télétravail», «télésecrétariat», «secrétariat indépendant» ou encore «travail à domicile». Bien souvent, ces termes sont mal employés, mal compris et finalement, par extension, on les utilise les uns à la place des autres A tort. Télétravail : littéralement télé-travail signifie travail à distance. De la même façon, télé-secrétariat signifie secrétariat à distance. 10

11 Devenir télésecrétaire : les clés du succès 3. Le télésecrétariat A ce stade-là, le terme télésecrétariat ne donne aucune information sur le statut salarié ou indépendant. Un télétravailleur est une personne qui ne travaille pas au sein même de l entreprise qui lui donne du travail, que cette entreprise la salarie ou bien fasse appel à elle en tant que prestataire indépendant. Un ou une télésecrétaire est donc une personne qui exécute des tâches de secrétariat, à distance de son donneur d ordre, que ce donneur d ordre soit un employeur (statut de salarié) ou un client (statut d indépendant). Pour résumer, un télétravailleur - au sens strict du terme - peut être salarié ou indépendant. Intervient ensuite la notion de «travail à domicile». On a souvent tendance à assimiler télétravailleur et travailleur à domicile. Ce n est pas tout à fait juste. Un travailleur à domicile est forcément un télétravailleur. Mais tous les télétravailleurs ne travaillent pas pour autant à domicile. Ils peuvent en effet travailler à distance de leur donneur d ordre (ils sont télétravailleurs) mais sans travailler de chez eux. Ils peuvent, par exemple, avoir un bureau dans ce qu on appelle un télécentre, dans un centre d affaires ou encore tout simplement en louant un local. Parmi les termes les plus fréquemment utilisés, vous rencontrerez également «secrétaire indépendante» ou «secrétaire libérale». Une secrétaire indépendante peut être une télésecrétaire mais pas forcément. Elle peut en effet exercer à son compte mais effectuer ses missions sur site, au sein de l entreprise de ses clients. Elle ne télétravaille donc pas. Vous le constatez, il peut donc y avoir une multitude de combinaisons. Pourtant, par méconnaissance ou volonté de simplifier les choses, certains termes sont parfois amputés d une partie de leur définition et employés avec une mauvaise signification. Gardez donc bien à l esprit les explications données plus haut pour vous y retrouver car vous constaterez que, la plupart du temps, lorsque l on parle de «télésecrétaire» on parle en réalité de «secrétaire indépendante», que celle-ci travaille à domicile, dans un local ou directement chez ses clients. De la même façon, lorsque l on vous parlera de télétravail, le plus souvent ce sera en fait pour désigner du travail à domicile. 3.2 Le marché du télésecrétariat en France. Mais qu en est-il du marché du télésecrétariat? C est certes une activité en vogue, mais peut-on actuellement en vivre? N y a-t-il pas déjà trop de télésecrétaires? Est-il vraiment possible de convaincre des professionnels de confier leurs tâches de secrétariat à des indépendants exerçant, le plus souvent, de chez eux? Alors qu une étude nationale est en cours pour, notamment, recenser les télésecrétaires indépendantes sur notre territoire, les derniers chiffres connus font état d environ entreprises 11

12 Devenir télésecrétaire : les clés du succès 3. Le télésecrétariat de télésecrétariat en France. A ce chiffre, il faut ajouter toutes les télésecrétaires qui travaillent en portage et qui n apparaissent pas dans les statistiques INSEE, puisque n ayant pas créé d entreprise. En 2002, ce nombre était d un peu plus de D après une étude Indiceco, le nombre d entreprises enregistrées sous le code NAF 748F, c est-àdire secrétariat et traduction, a augmenté de près de 128 % entre 2004 et 2005! Mieux, le chiffre d affaires de ces entreprises a enregistré une progression de plus de 24 %, toujours entre 2004 et Depuis la création du statut auto-entrepreneur en 2009 et l extrême simplification de la création d entreprise, cette augmentation est encore plus flagrante. Croyez-vous que nous puissions alors dire que le télésecrétariat n est pas une activité viable?? Il y a certainement beaucoup d échecs car une partie de ces créateurs se lancent dans cette activité avec pour seul objectif de travailler à domicile Sans savoir exactement de quoi il retourne et - passez-moi l expression - sans savoir dans quoi ils s embarquent Sans avoir les compétences ou les qualités nécessaires pour s installer et réussir Sans avoir bien conscience de ce que représente la création d activité, voire d entreprise. On assiste donc à un important turn-over, des entreprises naissent, d autres meurent dans les deux ou trois ans et le marché semble alors, à tort, ne pas être porteur. Mais alors, pour ces entreprises actuelles, qu en est-il? La question qui revient légitimement - le plus souvent - est celle de la possible rémunération. «Vais-je pouvoir en vivre?» «Combien puis-je prétendre gagner par mois?» N en déplaise aux pessimistes, ma réponse est claire : oui, il est possible de gagner sa vie grâce au télésecrétariat, et même très bien! La même étude, citée plus haut, réalisée par Indiceco fait état d un chiffre d affaires global de plus d 1 million d euros. MAIS il n est bien sûr pas dans mon intérêt de vous mentir et de vous laisser espérer n importe quoi. Je ne vais donc pas vous cacher que cela ne se fera pas en jour, en claquant des doigts. Percer dans le métier peut être difficile, cela demande en tous cas patience, persévérance et professionnalisme. Voici ce que m écrivaient quelques télésecrétaires : Nelly : «Ma création date du dernier trimestre 2006 et l année dernière a été on ne peut plus catastrophique. J ai failli tout arrêter mais c est à ce moment-là que j ai commencé à avoir mes premières missions, ainsi que d autres contacts pour Cette nouvelle année ne démarre pas trop mal, avec en plus, de belles espérances.» Stéphanie : «Mon chiffre d affaires du mois de janvier 2008 devrait atteindre les 2500 euros.» Pourtant fin novembre 2007, elle écrivait aussi : «Je viens de perdre un client dont l activité va mal. Je ne sais pas si je vais pouvoir continuer car mes autres clients ne me font pas encore vivre. 12

13 Devenir télésecrétaire : les clés du succès 3. Le télésecrétariat J ai plein de doutes, je ne sais pas si je dois continuer ni comment je vais gérer tout cela financièrement.» Agnès : «Mon entreprise a un an et, surtout, est prête à commencer sa deuxième année. Hier, j ai conclu un nouveau contrat de permanence téléphonique, cela me booste, même si je sais qu il faut se battre tous les jours pour avancer. C est long mais finalement je me retrouve avec 6 contrats permanents en un an.» En effet, il serait faux de croire que les clients vous attendent, le téléphone à la main, et vont venir sonner à votre porte dès qu ils auront pris connaissance de votre installation. Il serait également faux de croire que vous gagnerez 2000 euros nets dès le premier mois! Je vous l avoue, je n étais pas loin de cette idée lorsque j ai, pour la première fois, décidé de m orienter vers le secrétariat à domicile! Il faut dire que j avais acheté un petit livre sur le télétravail et que tout me paraissait facile et idyllique. Je me disais qu avec mon ordinateur datant de deux ans, ma petite imprimante et ma connexion adsl fraichement souscrite, il ne me fallait plus qu un petit site internet rapidement en ligne pour bientôt révolutionner le secrétariat de bien des médecins, artisans et grosses entreprises! Très rapidement, au fur et à mesure que j avançais dans mon projet et que j approfondissais la question, j ai bien sûr réalisé que les choses ne se feraient pas aussi facilement, ni aussi rapidement que je le pensais. J ai alors revu mes objectifs... L important est d être réaliste. Les débuts sont difficiles, la mise en place de projet nécessite du temps, de l implication, de la méthode. Peut-être même aurez-vous envie de baisser les bras à plusieurs reprises, mais si vous persévérez, les résultats seront là. «La persévérance est la noblesse de l obstination» Adrien du Courcelle Il vous faudra compter, en moyenne, un minimum de 6 mois de prospection pour décrocher vos clients Et en général une bonne année pour prétendre vivre de votre activité. Bien sûr, il ne s agit là que de moyennes, tel que j ai pu le constater dans mon travail auprès des télésecrétaires. Certaines ont très vite vu leurs affaires décoller Alors que d autres stagnent encore un an et demi après leurs débuts. Mais chaque cas est personnel et, comme nous l avons vu précédemment, beaucoup de paramètres entrent en jeu. Il ne faut pas oublier non plus que s installer à son compte comme télésecrétaire, c est avant tout devenir indépendant(e), voire chef d entreprise! Toute entreprise nécessite un certain temps de démarrage : pourquoi en serait-il différemment pour vous? Si vous vous investissez dans votre projet et savez vous entourer, vous faire conseiller par les bonnes personnes Si vous croyez en ce que vous faites et vous donnez les moyens de réussir, 13

14 Devenir télésecrétaire : les clés du succès 3. Le télésecrétariat je peux vous assurer que le métier de secrétaire indépendante a de beaux jours devant lui et que vous pouvez très bien en profiter. Je ne suis pas la seule à penser que les échecs que l on peut constater actuellement dans le télésecrétariat n ont pas pour cause une absence de marché. Au contraire, les mentalités commencent à s ouvrir dans ce domaine, et externaliser tout ou partie de son secrétariat ne parait plus chose impossible aux entreprises françaises! Voici deux témoignages, que j ai recueillis il y a déjà cinq ans : Caroline - 27 ans Bordeaux Quand as-tu débuté? J ai commencé il y a 5 mois tout juste, en portage, par de la permanence téléphonique. Quelles démarches as-tu effectuées et auprès de qui? J ai reçu de l aide uniquement de ma famille, dans un premier temps financier (pour l achat d un PABX et de deux standards téléphoniques) et d un grand soutien moral par la suite. As-tu une spécialisation? Oui je fais essentiellement de la permanence téléphonique et de la gestion d agendas. Quelles prestations proposes-tu, et à qui? De la permanence téléphonique aux médecins et tout le secteur médical. Je cible également les artisans, ainsi que les PME-TPE pour du secrétariat et de la téléprospection. De quelle façon as-tu décroché tes premiers contrats? Mes premiers contrats étaient de la permanence téléphonique en sous- traitance (c est-à-dire que c était une télésecrétaire qui m avait re sous-traité des missions). Travail de 11 heures non stop : très fatigant nerveusement, surtout quand on a décidé de s installer pour être libre de ses horaires. Vu qu à cause de ces missions, j étais complètement bloquée chez moi, j ai décidé de décrocher le téléphone pour MOI. J ai donc débuté ma prospection toute seule et j ai trouvé mes quatre premiers vrais clients. Puis ça s est enchaîné très rapidement par le bouche à oreille. J ai même, du coup, été obligée de sous-traiter mes appels à mon tour. Quel est ton bilan depuis ton installation? Très positif! Bien sûr, je gagne moins depuis que je sous-traite mes appels. Mais maintenant, je ne fais plus vraiment le même travail : je m occupe de gérer l ensemble et de chercher de nouveaux clients! Quel revenu arrives-tu à dégager par mois? Je gagne actuellement 1150 euros nets par mois uniquement avec les commissions de permanence téléphonique, puisqu en fait, je fais réaliser tout le travail par d autres télésecrétaires. Avec les quelques travaux de secrétariat divers et de prospection, j arrive à 1700 euros nets par mois en moyenne, en ayant sorti tous les frais divers. 14

15 Devenir télésecrétaire : les clés du succès 3. Le télésecrétariat Christine - 42 ans - Dans le Doubs Quand as-tu débuté? Cela fait maintenant 15 mois. Quelles démarches as-tu effectuées et auprès de qui? Je me suis inscrite tout de suite comme indépendante tout en gardant mon emploi salarié mais à temps partiel. Je n ai bénéficié d aucune aide de mon entourage qui ne croyait pas en ce projet, mais d un ami, ancien chef d entreprise, qui m a dit de foncer, m a conseillée et m a apporté son soutien. As-tu une spécialisation? Non, aucune réelle spécialisation. Quelles prestations proposes-tu et à qui? Au début, je suis partie un peu dans tous les sens en privilégiant tout de même les secteurs que je connaissais bien : bureaux d étude, architectes, artisans. Comment as-tu décroché ton premier contrat? J ai commencé à faire un peu de téléprospection pour mon ami, l ex chef d entreprise, qui est maintenant agent commercial. Ensuite, en allant manger dans une nouvelle pizzeria, j ai proposé au patron de lui organiser un mailing pour faire connaître sa carte et son établissement à toutes les entreprises de la région. Ensuite, ce sont les clients qui m ont contactée suite aux offres de service et aux plaquettes envoyées, et aussi grâce à ma présence dans les Pages Jaunes. Quel est ton bilan depuis ton installation? Que du positif! Si c était à refaire, je retenterais l expérience sans hésiter, et sans rien changer, ou presque! Avec le recul, si j avais un conseil à donner, ce serait celui de bien préparer son projet. J ai eu de la chance, je suis débrouillarde, j ai beaucoup de bagout et je sais vendre mon beefsteak Mais pour la personne qui n a pas la fibre commerciale c est dur dur de commencer toute seule! Autant se faire bien accompagner. Et ton «Guide de la secrétaire Indépendante» est, à mon avis, un très bon outil pour ça Quel revenu arrives-tu à tirer par mois? Chiffre d affaire mensuel de presque 4000 euros, sans travailler à plein temps. Si vous êtes intéressée par des témoignages de réussite, vous pouvez consulter quelques parcours ici : 15

16 Devenir télésecrétaire : les clés du succès 3. Le télésecrétariat En 2007, j ai eu l envie de regrouper sur un CD audio les témoignages de quelques télésecrétaires dont je trouvais le parcours particulièrement intéressant. (Les transcriptions PDF de ces interviews sont maintenant offertes en bonus aux personnes achetant la version papier du livre Devenir Télésecrétaire : les clés du succès ) 3.3 L activité de (télé)secrétaire indépendante. Mais alors en quoi consiste l activité exactement? Que fait une télésecrétaire? Comment se passent ses journées? Quelles tâches ses clients peuvent-ils lui demander? De façon générale, une secrétaire indépendante a pour mission de réaliser des tâches de secrétariat. En réalité, le terme «secrétariat» est souvent un peu réducteur au regard des prestations que proposent toutes ces télésecrétaires à leurs clients et futurs clients. Plus que des secrétaires, ces personnes se présentent le plus souvent sous le terme d assistantes. Certaines débutantes me contactent parfois un peu paniquées car elles ne savent pas maîtriser tel logiciel ou qu elles n ont aucune expérience pour telle tâche et qu elles ont peur de ne pas être à la hauteur etc. Il faut savoir qu il n y a aucune prestation type à proposer obligatoirement. Si vous détestez réaliser certaines tâches, personne ne vous oblige à les proposer à vos clients. De même - et a fortiori - pour les tâches que vous ne maîtrisez pas parfaitement. Si un client venait néanmoins à être demandeur d un tel service, vous avez plusieurs solutions : Lui dire que cela ne fait pas partie de vos compétences, que vous ne proposez habituellement pas ce service mais que, pour l arranger, vous acceptez de vous y coller Mais sans aucune garantie de résultat. Lui dire que vous ne proposez personnellement pas ce service, mais que l un des collègues avec lesquels vous êtes en étroit partenariat est tout à fait qualifié. Vous acceptez donc la mission, mais en confiez la réalisation à une autre personne. Refuser la mission (dernière option car il n est jamais recommandé de dire NON à un client) Bref, sous le terme «télésecrétaire», il n est pas rare de retrouver, en fait, de nombreux autres métiers que celui de «simple» secrétaire. Ainsi, vous pouvez proposer : de la permanence téléphonique et de la gestion d agenda de la frappe de documents divers de la saisie au kilomètre ou de la mise en page de la mise en forme avancée de la relecture de la correction orthographique et grammaticale de la création de tableaux ou de graphiques 16

17 Devenir télésecrétaire : les clés du succès 3. Le télésecrétariat du marketing direct de la téléprospection de la prise de rendez-vous, de la qualification de fichiers de la traduction de la transcription audio de l organisation d événementiel de l assistance administrative ou commerciale du conseil en organisation du classement, de l archivage de la formation en bureautique de la rédaction de documents de la création graphique du publipostage, de la mise sous pli de la gestion de messagerie électronique de la domiciliation de l édition de factures et de devis etc. La palette de prestations peut être très large et n a de limites que votre imagination et surtout, vos compétences. Quoiqu il en soit, c est VOUS qui décidez. Vous ne souhaitez pas être «prisonnière» à votre bureau à toute heure? Ne vous lancez pas dans la permanence téléphonique. Ainsi, un sondage que j ai réalisé il y a quelques années, révélait que sur 66 télésecrétaires, 74% ne proposait pas de permanence téléphonique contre 8% pour lesquelles la permanence téléphonique représentait 100% de l activité. Vous n avez pas le contact téléphonique facile? Ne tombez pas dans la facilité en proposant des prestations de téléprospection, cela vous rendrait malheureuse. C est en effet une prestation très demandée par les prospects mais pas forcément aussi aisée qu il n y paraît. 62% des télésecrétaires interrogées n en proposent pas du tout et ne se sentent pas à l aise avec cette prestation, contre seulement 3 qui en font leur activité principale. Pour 15% des télésecrétaires interrogées, la téléprospection ne représente que 1 à 5% de leur activité. A ce propos, Audrey, ex-gérante d AB2L Secrétariat, spécialisée à l époque dans la téléprospection, met d ailleurs en garde : «Il y a beaucoup d offres de téléprospection, mais il faut aussi faire très attention. Parfois, elles émanent d indépendants, par exemple, qui vont chercher une télépro, qui ne vont la payer qu au rendez-vous, qui n ont d ailleurs aucune notion des tarifs qui sont vraiment pratiqués et qui vont donc vouloir payer au rabais. Il y a quand même une quantité importante d offres telles que celle-ci qui existent. 17

18 Devenir télésecrétaire : les clés du succès 4. Les télésecrétaires d aujourd hui Il faut donc faire attention! Il y a une véritable offre dans ce domaine, un vrai marché, mais à prendre avec des pincettes. Je pense qu il faut être expérimenté, pour trouver les offres qui sont vraiment cohérentes.» Mieux qu un grand discours, voici les résultats d un sondage mené auprès d une soixantaine de télésecrétaires environ : IMPORTANT : Si la profession de secrétaire n est pas réglementée et ne nécessite donc aucun diplôme particulier pour être exercée en indépendant, il n en est pas de même avec la comptabilité. Si vous vous installez comme indépendante, vous ne pourrez pas réaliser, pour vos clients, de prestations de comptabilité, qui restent de l exclusivité des experts-comptables, c est- à-dire des personnes en possession d un diplôme d expertise comptable et inscrites au tableau de l Ordre des Experts comptables. En cas d infraction, vous risquez d être poursuivie pour exercice illégal de la profession d expertcomptable et être alors passible d une peine d emprisonnement d un an et à plus de euros d amende. Seuls les travaux de saisie pure sont autorisés, il ne doit pas y avoir imputation de comptes. 4. Les télésecrétaires d aujourd hui 4.1 Pourquoi devient-on télésecrétaire? Un sondage que j avais lancé, il y a quelques années, révèle que 46 % des télésecrétaires ont choisi cette activité afin de mieux concilier leur vie professionnelle et leur vie de famille, 40 % par réelle volonté de créer leur propre activité. Dans les différents parcours observés, il est à noter que, bien souvent, c est une perte d emploi suivie d une période de chômage qui est à l origine de la décision de s installer à son compte comme secrétaire indépendante à domicile. Une fin de congé parental ou un événement de la vie sont également souvent des périodes de remise en question, de chamboulement des priorités et des aspirations professionnelles. En effet, les avantages invoqués pour le travail à domicile sont une plus grande souplesse dans l organisation personnelle. Si travailler pour soi et à domicile ne signifie pas ne pas travailler, il est quand même bien plus simple d adapter ses horaires à sa vie de famille afin, par exemple, de se 18

19 Devenir télésecrétaire : les clés du succès 4. Les télésecrétaires d aujourd hui rendre disponible pour les enfants à la sortie de l école. Pour la très grande majorité des télésecrétaires, travailler à domicile procure une qualité de vie indéniable, qu il ne leur était pas possible d obtenir en étant salariées. Vous apprécierez bien sûr également de ne plus avoir de supérieur, d organiser votre travail comme bon vous semble et de réaliser uniquement les tâches que vous souhaitez accomplir. Quant au fait de travailler à domicile, au-delà des avantages «organisationnels», cela permet également de limiter bien des coûts et pertes de temps, ne serait-ce que ceux du transport! Les télésecrétaires d aujourd hui sont quasi unanimes : elles ne renonceraient pour rien au monde à leur nouveau statut, même si - il ne faut pas se leurrer - s installer à son compte et chez soi présente aussi certains inconvénients dont il faut savoir également tenir compte. Au premier rang de ces derniers, l incompréhension fréquente de l entourage. C est ainsi qu à 35%, les télésecrétaires avouent que leur entourage a du mal à comprendre que, bien que chez elles, elles TRAVAILLENT! 41 % des télésecrétaires interrogées répondent qu il leur est impossible de travailler à la maison tout en gérant leurs enfants et que, dès lors, un mode de garde s impose. Cela n empêche pas la souplesse, pour garder un enfant malade par exemple, mais cela doit rester exceptionnel. 37 % réussissent, elles, à concilier parfaitement vie professionnelle et vie familiale et à gérer leurs enfants. Il semble que les choses soient nettement plus faciles lorsque les enfants sont en âge d être scolarisés, ce qui laisse tout de même du temps libre pour travailler au calme (indispensable pour rendre aux clients un travail de qualité). En revanche, aux heures où les enfants ne sont pas à l école, elles se rendent complètement disponibles, quitte à se remettre au travail le soir. 4.2 Profil type des télésecrétaires Toujours selon un sondage mené auprès de télésecrétaires, il semble que certaines tranches d âge soient plus favorables à un tel revirement professionnel. Bien qu il ne soit pour le moment pas possible d en déduire des généralités, les télésecrétaires se situent, à 26 %, dans une fourchette d âge compris entre 30 et 35 ans et à 26 % entre 40 et 45 ans. Il ne s agit bien entendu que de moyennes, et les plus de 50 ans ne sont d ailleurs pas en reste. Après une expérience très riche de plusieurs dizaines d années en entreprise, c est d ailleurs souvent pour elles la seule solution pour rester dans le monde du travail après la perte d un emploi salarié. En effet, au-delà de 45 ans, les secrétaires ne sont plus forcément la cible privilégiée des recruteurs. Alors si nous devions dresser un portrait type des télésecrétaires d aujourd hui, voici ce que cela donnerait : Une femmes entre 30 et 45 ans, en couple et avec au moins un enfant à charge. Elle a obtenu un diplôme supérieur dans le domaine du secrétariat et de la bureautique mais ce n est pas le plus déterminant. Elle a la plupart du temps été secrétaire ou assistante en entreprise pendant de nombreuses années (au moins 10 ans). Elle est déterminée et prête à faire des sacrifices pour mener à bien son projet. Elle n hésite pas à se former, voire à s auto-former pour mettre toutes les chances de son côté et s épanouir 19

20 Devenir télésecrétaire : les clés du succès 4. Les télésecrétaires d aujourd hui professionnellement. La plupart du temps, elle travaille depuis son domicile, même si elle exécute parfois quelques missions sur site, directement chez ses clients. Le parcours est souvent difficile, semé d écueils, mais la grande majorité se déclare prête à recommencer s il le fallait. En moyenne, il faut compter 6 mois à 1 an pour concrétiser son projet, entre le moment où l idée d être indépendante surgit et le moment de la réelle installation. Plus précisément, voici les résultats d un sondage réalisé auprès de télésecrétaires : 34% ont commencé leur activité par le portage, 66% se sont directement lancées dans la création d entreprise. Parmi ces dernières, la majorité (54%) a choisi l inscription à l URSSAF, comme profession libérale, alors que 30 % relèvent du statut d artisan. Pour ce qui est des clients, toutes les professions peuvent être intéressées par des travaux de secrétariat ou d assistance. Certaines d entre elles se retrouvent peut-être un peu plus souvent, mais il n y a pas de règle Artisans, médecins et juristes arrivent en tête mais vos clients peuvent également être des commerçants, des entreprises du bâtiment, des agences immobilières. Quelques exemples auxquels vous n auriez peut-être pas pensé, a priori : coach sportif esthéticienne agriculteur expert-comptable bibliothèque écrivain centre de formation consultant association architecte administration imprimerie maison d édition laboratoires université Le point commun de toutes ces télésecrétaires : la plupart ne renoncerait pour rien au monde à ce privilège d être indépendante, voire de travailler à domicile, même si cela nécessite quelques aménagements niveau organisation et quelques sacrifices. Toutes répondent qu elles 20

21 Devenir télésecrétaire : les clés du succès 5. Pouvez-vous devenir télésecrétaire? recommenceraient la même chose si c était à refaire et regrettent même parfois de ne pas s être lancées plus tôt! 4.3 Concurrence contre solidarité D aucuns vous diront que le marché va vite être saturé, avec toutes ces nouvelles télésecrétaires, toutes ces nouvelles entreprises qui se créent Et que la concurrence va être rude. Pas forcément! Je crois que, depuis quelques années, les télésecrétaires ont compris qu elles pouvaient être partenaires les unes des autres, et surtout, qu elles ont tout intérêt à le faire! Fin 2005, nous avions mené une enquête dans le cadre d un projet de création de réseau. Le constat était clair : 18% seulement des télésecrétaires étaient membres d un «réseau» dont 16 % qui voulaient en changer, n étant pas satisfaites. 30 % des télésecrétaires interrogées n appartenant à aucun réseau donnaient comme raison qu elles n en connaissaient aucun! A 89 %, les télésecrétaires ont également répondu que ce qu elles recherchaient, à travers un réseau, était des échanges de conseils. 53 % recherchaient l appartenance à une profession. 67 % recherchaient des infos sur la profession. 76 % y voyaient surtout l intérêt d élargir leurs connaissances sur leur activité. Enfin, 64 % recherchaient des relations amicales. Il ressortait donc déjà à cette époque que les télésecrétaires manifestaient leur volonté de se regrouper et de s entraider. Aucune télésecrétaire n a exactement les mêmes compétences, les mêmes cibles en matière de clientèle, aucune n a les mêmes objectifs pour son activité. La complémentarité et les bons partenariats sont une des clés du succès. Aider une autre prestataire ne signifie pas s enlever des chances à soi-même de réussir et ne fait pas perdre des clients! Aujourd hui, les télésecrétaires s entraident, se conseillent, se soutiennent dans les moments difficiles, s échangent ou se confient mutuellement des missions qu elles ne pouvaient assumer et rompent l isolement dont pourrait a priori souffrir une personne travaillant seule à son domicile. C est également un énorme «plus» pour leurs clients qui, à tout moment, peuvent compter sur quelqu un de compétent. 73 % des télésecrétaires interrogées sont en effet pour la sous-traitance à des télésecrétaires partenaires. Mais alors, et vous? Pourriez-vous créer votre propre activité de télésecrétaire? 5. Pouvez-vous devenir télésecrétaire? A ce stade du dossier, vous y voyez certainement plus clair sur l activité en elle-même et vous savez maintenant si oui ou non vous envisagez, pour vous-même, un tel avenir professionnel. Dans l affirmative, et si vous décidez un jour de vous lancer, le guide Devenir Télésecrétaire : les clés du succès pourra vous aider dans la mise en place de votre projet - nous le verrons dans la dernière partie de «Je veux être TÉLÉSECRÉTAIRE». 21

22 Devenir télésecrétaire : les clés du succès 5. Pouvez-vous devenir télésecrétaire? Mais avant toute chose, il vous faut encore vous soumettre à quelques vérifications importantes. Même si le télésecrétariat vous attire et semble convenir à vos attentes, les choses ne sont pas encore gagnées pour autant : il vous reste à savoir si votre caractère, vos compétences, vos ambitions sont compatibles avec une telle activité. 5.1 Faire le point sur vos compétences Je le disais au début de ce dossier, vous lancer dans une nouvelle activité professionnelle sans en avoir mesuré les conséquences, sans en avoir apprécié les avantages et les inconvénients peut vous rendre, au final, très malheureuse. Ce n est pas parce que des centaines et des centaines de personnes s épanouissent au quotidien dans une activité de télésecrétariat qu il en sera forcément de même pour vous. Vous envisagez donc de devenir secrétaire indépendante Depuis quand? Pourquoi? Savezvous si vous serez capable de mener ce projet à terme? Si vous serez assez forte pour faire face aux difficultés ou aux périodes de doute? La connaissance de soi est une étape essentielle, à laquelle tout créateur a l obligation de se soumettre. Devenir télétravailleur (devenir indépendant d une façon générale!) implique que vous puissiez faire face à une multitude de situations. Vous devez pouvoir compter sur vous- même : diriger votre entreprise, c est prendre des décisions et assumer des responsabilités. Personne ne le fera à votre place! Il va vous falloir gérer, négocier, vendre vos services, anticiper, vous confronter à des problèmes inattendus, résister aux périodes de doute Il est important que vous puissiez apprécier l adéquation entre votre personnalité et votre projet! La première question à vous poser est : ma personnalité correspond-elle au profil d un entrepreneur? En guise d exercice pratique, voici un petit test pour savoir si vous avez l étoffe d un patron. 1. Lorsque l on parle de vous, dit-on plutôt : A Que vous préférez être seule et êtes plutôt réservée? B Que vous avez le sens du contact mais parfois des difficultés à vous faire comprendre? C Que vous vous sentez à l aise en public et écoutée quand vous parlez? 2. En général, vos amis ou collègues : A Vous demandent rarement votre avis? B Apprécient la valeur de vos jugements? C Vous consultent systématiquement avant chaque décision? 22

23 Devenir télésecrétaire : les clés du succès 5. Pouvez-vous devenir télésecrétaire? 3. Lorsque survient une difficulté passagère : A Pas de panique! Les problèmes ont tendance à se résoudre d eux-mêmes? B Vous prenez une décision immédiate, car vous ne supportez pas de rester dans l incertitude? C Vous prenez conseil et vous ne tardez pas à décider d une conduite à tenir? 4. Comment considérez-vous l organisation : A Pourquoi faire un planning? Il y a toujours des imprévus! B Vous faites confiance à un proche ou un collègue pour vous rappeler votre rendez- vous? C Votre agenda est systématiquement mis à jour chaque matin? 5. Vous commencez votre journée : A En passant des coups de fil pour organiser votre repas ou votre sortie du soir? B En vous débarrassant des choses secondaires pour vous libérer l esprit? C En profitant de votre énergie matinale pour aller à l essentiel dans votre travail? 6. Vous êtes invitée à une soirée par un(e) ami(e) : A Vous lui demandez de vous présenter lui-même les gens qu il connaît? B Vous faites connaissance avec le reste des invités en faisant le clown, c est plus convivial? C Vous vous présentez individuellement à chacun à expliquant ce que vous faites? 7. Le matin, pour vous mettre en forme : A Vous lisez votre horoscope? B Vous pratiquez la pensée positive, en vous persuadant que la chance sera au rendez-vous C Vous vous levez une heure avant tout le monde pour aller travailler, car vous estimez que la chance se mérite? 8. Vous commettez une erreur : A Vous recherchez qui d autre a pu vous entraîner à la commettre? B Vous ne décolérez pas contre vous-même? C Vous appréciez les personnes qui vous la font remarquer, et vous en discutez avec eux? 9. L argent, ça sert à quoi : A Ça n a aucune importance : d ailleurs, vous ne faites jamais vos comptes? B C est important pour vous, car vous aimez changer souvent de voiture? C Ça sert avant tout à faire fonctionner votre entreprise? 23

24 Devenir télésecrétaire : les clés du succès 5. Pouvez-vous devenir télésecrétaire? 10. Un ami vous sollicite pour un conseil : A Vous n avez pas pour habitude de vous mêler de problèmes que vous maîtriser mal : vous l orientez vers quelqu un qui est compétent dans le domaine? B Vous l aidez et le faites savoir autour de vous? C Vous lui prêtez main-forte sans hésiter, après vous être renseignée sur son activité? 11. Au cours de vos précédents emplois : A Vous n accordiez que peu d importance à ce que les autres pensaient en général? B Vos actions avaient souvent tendance à provoquer autour de vous des réactions intenses et passionnées? C Vous aviez le don d influencer l avis (la vie?) de ceux qui vous entouraient, et vous le faisiez avec un certain succès? 12. Lors d une randonnée, vous vous trouvez face à un passage périlleux : A Face au danger, pas de risque inutile : vous contournez l obstacle! B Pas de sport sans risque : vous passez coûte que coûte! C Le danger vous stimule, à condition de ne pas faire courir de risques aux gens qui vous accompagnent! Totalisez vos points : «A» est majoritaire : Vous êtes en permanence sur vos gardes, aussi bien en situation de travail que dans les relations humaines. D ailleurs le sens du contact n est pas votre fort ; ce qui peut constituer un handicap pour vos futures responsabilités, où vous devrez diriger, rencontrer des personnes fort différentes. Au travail, vous semblez apprécier davantage les directives que les initiatives périlleuses. Lorsque vous prenez une décision, elle se fonde plutôt sur une intuition que sur une étude détaillée de la situation. Vous avez intérêt à cultiver votre esprit d organisation et de conquête, et à développer votre goût du risque. Vous devez conserver toutefois votre prudence, car elle vous sera utile. «B» est majoritaire : Vous faites incontestablement partie des fonceurs. Le goût du risque vous anime. Vous êtes plutôt impulsive, et votre personnalité ne laisse pas votre entourage indifférent ; votre sens du contact guide votre esprit d entreprise. 24