RTS Lausanne - Service Documentation et Archives (D+A) Rapport de stage (partie A) Anne-Clémence Bosson

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1 RTS Lausanne - Service Documentation et Archives (D+A) Rapport de stage (partie A) Anne-Clémence Bosson Haute école de gestion de Genève Information documentaire Novembre 2011

2 Présentation de l institution La radio télévision suisse (RTS) a été créée début Elle regroupe la Télévision suisse romande (TSR) et la Radio suisse romande (RSR) en une seule société, dont les bâtiments se trouvent à Genève et à Lausanne. Faisant partie du groupe Société suisse de radiodiffusion et télévision SSG SSR, elle produit quatre chaînes de radio, deux chaînes TV, ainsi que plusieurs plates-formes interactives. La Radio Suisse Romande (RSR) est le secteur de la RTS qui a pour mission de produire et de diffuser les programmes radiophoniques de la Suisse romande. Les quatre chaînes qu elle diffuse ont chacune leurs spécificités : La Première, dont la programmation ne se limite pas à un domaine particulier mais propose des émissions d informations, de musique et de culture. Espace 2, une chaîne culturelle s intéressant à divers sujets tels qu artistiques, socio-politiques, scientifiques, philosophiques etc. Elle diffuse avant tout de la musique classique, mais aussi du jazz et de la musique traditionnelle. C est elle qui organise notamment la Schubertiade, plus grand festival de musique classique en Suisse romande. Couleur 3, la radio «jeune», propose une programmation musicale originale et diversifiée (pop, rock, hip-hop, électro, reggae, etc.) ainsi que des émissions informatives, décalées et sarcastiques. Option musique, dont le programme musical est composé essentiellement de variété francophone populaire et diffusant aussi bien les vieux tubes que ceux d aujourd hui. Présentation du service Le service Documentation et Archives (D+A) de la RTS Lausanne est composé de 3 secteurs : - la Documentation écrite («Doc presse», «Doc écrite») - la Documentation sonore («Doc son») - les Archives sonores Une vingtaine de personnes y travaillent et les bureaux sont regroupés au même étage, ce qui favorise grandement les contacts et la communication entre les collaborateurs des trois secteurs. La Doc écrite : sa mission principale est d assister les journalistes et les collaborateurs dans leurs recherches d information. Elle met à disposition des utilisateurs un certain nombre d outils :

3 - une base de données interne SMD (Schweizer Mediendatenbank) contenant l essentiel des titres de la presse suisse et donnant également accès aux archives d agences ATS/AP (à noter que D+A contribue à alimenter cet outil) - des accès réservés vers la plupart des titres majeurs de la presse mondiale ainsi qu à des revues spécialisées - un fonds de livres de référence dans tous les domaines, accessible au Desk D+A - une bibliothèque d ouvrages traitant de la musique (biographies etc.), de périodiques musicaux et de partitions référencés dans Alexandrie - un coin lecture avec les derniers titres de la presse et des revues - un ancien fonds de coupure de presse - des accès réservés vers des bases de données contenant les principaux titres de la presse suisse et internationale (Europresse, Factiva etc.) - une «bourse aux idées» contenant une sélection d articles originaux pouvant faire l objet de reportages ou d émissions - une sélection de liens internet par thèmes (Chronos+, sites de médias traditionnels ou alternatifs) - une base de données d événements, d éphémérides : Chronos+ - une base de données d interlocuteurs/experts La Doc écrite fournit également les prestations suivantes : - recherches documentaires personnalisées au Desk : les documentalistes effectuent un tournus afin qu il y ait toujours une personne présente à l accueil durant les heures d ouverture (9h-18h) - veille documentaire pour les demandes spéciales : sujets suivis dans la presse à la demande des utilisateurs - achat de livres - prêt inter-bibliothèques - constitution de dossiers thématiques sur demande - formation aux outils (bases de données etc.) sur demande La Doc son s occupe pour sa part de tous les documents commerciaux (cds) de musique, de parlé et de bruitage. Il y a un ou plusieurs documentalistes pour chaque catégorie de musique : classique, jazz, variété (qui inclut la pop, le rock et la musique ethnique/folklorique), les bruitages ainsi que la musique de film et de TV. Ils sont chargés notamment de sélectionner les disques et de les cataloguer dans SIRANAU, une base de données multimédia. Une indexation minutieuse de ces supports audio permettra à l utilisateur d effectuer des recherches via l interface «Strip». D+A met à disposition des collaborateurs de la radio une phonothèque en accès libre, comportant une grande collection de cds qu ils peuvent emprunter à l interne. Environ cds sont achetés par an. Les archives sonores sont chargées d archiver et d indexer les émissions les plus intéressantes dans le but, entre autres, de les réutiliser par la suite dans d autres émissions produites par la RSR. Une des missions cruciales de ce service est la numérisation des 78 tours, des bandes magnétiques et autres supports anciens, ainsi que

4 la mise en valeur de ces fonds. Les archives collaborent avec d autres institutions, tel que Memoriav, une association suisse qui a pour mission de sauvegarder le patrimoine audiovisuel du pays. Les usagers du Service D+A sont en grande majorité des collaborateurs internes : journalistes, assistants, animateurs radio, producteurs, réalisateurs et documentalistes. Mais il arrive aussi que des personnes externes (étudiants, chercheurs etc.) fassent appel au service. Description du travail accompli J ai effectué mon stage au sein du service Documentation et Archives (D+A) de la RTS Lausanne. J ai également passé un jour et une matinée à la RTS Genève, où j ai participé à une présentation de la «Doc presse» et de la «Doc actu». Mes principales missions à D+A Lausanne étaient l inventaire d un fonds spécifique d archives, le traitement quotidien des «demandes spéciales» (veille d actualité), ainsi que le catalogage et d autres tâches dont je parlerai plus bas. Voici donc une description du travail effectué : Veille d actualité pour les demandes spéciales (DS) Cela consiste en un dépouillement quotidien d articles de presse destinés à des journalistes de la radio, selon des thèmes et des domaines définis avec eux et se traduisant par une liste de sujets régulièrement mise à jour, à suivre quotidiennement. Les documentalistes utilisent SMD, une base de données dédiée à la presse suisse ainsi qu Europresse, une base de données couvrant toute la presse européenne. J ai trouvé cette tâche particulièrement intéressante car il faut rapidement survoler la presse tout en étant capable de repérer les articles susceptibles d intéresser les journalistes. C est aussi l occasion de se tenir soi-même au courant de l actualité et de pouvoir mieux répondre à certaines requêtes. La principale difficulté était d arriver à faire le tri dans la masse d information et à bien cerner les sujets. Il pouvait s agir, entre autres, de tendances de consommation ou de société, tout comme de la mobilité en Suisse ou encore des médias. Cette liste comprend une trentaine de sujets à suivre. Inventaire d un fonds d objets Couleur 3 Ce mandat consistait à répertorier et organiser des objets Couleur 3, en vue d une exposition au Musée de design et d arts appliqués contemporains (Mudac) qui aura lieu en 2012, et afin de rendre ce fonds utilisable. La chaîne n a jamais pris de mesures visant à conserver, organiser et stocker ce type d archives. Elle a donc réuni, par le biais notamment de ses auditeurs et de ses collaborateurs, une multitude d objets en tous genres ayant servi pour la plupart à la promotion de la chaîne (t-shirt, pin s, autocollants, briquets, affiches, stylos etc.). Mais il y avait également un assez grand nombre de photos, prises dans les studios ou lors de soirées Couleur 3 et d évènements spéciaux, qu il a fallu identifier à l aide d un ancien collaborateur.

5 J ai donc, dans un premier temps, regroupé ces objets par catégorie afin de me faire une idée globale du fonds, puis j ai constitué une liste Excel qui m a permis de faire l inventaire et la description de chaque objet. La plus grosse difficulté était de trouver la meilleure façon de décrire ces objets, sans pour autant aller trop en profondeur. Une fois cette tâche terminée, j ai rangé les différents objets dans des cartons et des armoires. Par la suite, j aurais souhaité intégrer dans cette liste des fichiers photo représentant chaque objet, mais j ai rapidement dû y renoncer pour des raisons de temps. Catalogage Le Service D+A met à disposition de ses utilisateurs un petit fonds d ouvrages de référence dans divers domaines et traitant de l actualité. Ces livres sont accessibles au Desk et peuvent bien sûr être empruntés. Suite à une formation au logiciel Alexandrie, j ai pu de temps à autre cataloguer et indexer des ouvrages récemment acquis. Participation à l alimentation de la base de données Chronos+ Chronos+ est une plate-forme d informations prévisionnelle mise au point par D+A. Elle permet aux journalistes de se tenir au courant des divers évènements, commémorations et naissances en Suisse romande ou ailleurs dans le monde. La personne chargée de s occuper de Chronos+ m a présenté l outil et expliqué en quoi consistait cette tâche. J ai pu ensuite, quand je le souhaitais, faire la saisie d évènements de mon choix, parmi ceux retenus lors de la veille. Chronos+ s adresse prioritairement aux journalistes de la RSR mais est toutefois consultable via Internet : Participation à l alimentation de la base de données «Experts» Le guide des experts, dont l accès est pour le moment limité, est un outil de référence créé par D+A à l intention des journalistes et des recherchistes. Lorsqu ils traitent les demandes spéciales, les documentalistes mettent aussi de côté des articles faisant référence à des spécialistes d un domaine spécifique. Une sélection de ces experts est ensuite faite, puis on les intègre dans la base de données par le biais du logiciel Alexandrie ou on complète la notice si elle existe déjà. Les journalistes peuvent alors s y référer lorsqu ils cherchent des spécialistes dans divers domaines de la connaissance, susceptibles d intervenir à l antenne. Suite à une petite formation, la personne responsable de cet outil m a proposé de faire de la saisie d experts lorsque j avais du temps. Recherche documentaire Un des tâches importantes de la Doc écrite et de la Doc son consiste à s occuper des recherches personnalisées au Desk. Il peut s agir aussi bien de recherches simples que de dossiers thématiques à constituer dans des délais très courts. Ce travail peut en effet s avérer stressant car les journalistes doivent souvent se documenter dans l urgence et ont donc besoin de l information rapidement. Je n ai pas travaillé directement au Desk mais j ai toutefois eu l occasion de faire quelques exercices de recherche déjà effectuées, et ainsi de m entraîner à l utilisation des outils SMD et Europress qui m avaient été présentés préalablement et que j utilisais aussi pour les demandes spéciales.

6 Prêt inter-bibliothèques J ai eu l occasion à plusieurs reprises d assister au déroulement du prêt interbibliothèques sur ILL Rero. Présentation de la Documentation sonore Durant les dernières semaines, j ai eu la chance de pouvoir passer un moment avec trois documentalistes de la Doc son. Ils m ont expliqué leur travail respectif et j ai pu cataloguer quelques Cds avec le logiciel SIRANAU. J ai pu voir notamment la manière dont se fait la sélection de Cds/fichiers numériques à travers divers bases de données, sites web, agrégateurs de musique et réseaux spécialisés, puis l on m a expliqué le déroulement des commandes etc. J ai également pu assister aux tâches effectuées au Desk, à la réception de documents acquis, et à la sélection de Cds de musique de film. Archivage Info Petite formation reçue par la personne responsable de l archivage Info, puis exercices de recherche d enregistrements parlés dans l interface STRIP (SIRANAU). Participation à des séances J ai pu à deux reprises participer à la séance mensuelle Interpole Lausanne. Lors de ces réunions, toute l équipe D+A, à savoir un peu plus d une vingtaine de personnes, se réunit avec les responsables des deux secteurs ainsi que la directrice du service. Divers sujets sont abordés durant ces séances, tels que la formation, les projets en cours, les nouveaux mandats, la numérisation, les codes et absences, les statistiques, les problèmes liés à la fusion TSR-RSR etc. J ai également assisté à des petites séances Doc écrite qui permettent de régulièrement échanger sur le travail effectué ou de discuter des horaires, de l organisation et de la répartition du travail. Participation aux débriefings de l Info Tous les matins, l équipe de l Info se réunit avec les rédacteurs en chef afin de discuter et émettre des critiques (positives ou négatives) sur la matinale du jour et les infos de la veille. Il y a toujours la présence d un documentaliste de la Doc écrite à ce débriefing, ce qui permet de se tenir au courant et d être en contact avec les collaborateurs de l Info. J ai à plusieurs reprises accompagné mes collègues à cette réunion. Participation à des émissions de radio Vers la fin de mon stage, j ai eu l occasion de participer à la préparation et au direct du 12:30 de l info, qui traite de l actualité et des sujets forts du moment. Au côté d une présentatrice, j ai pu observer les différentes étapes menant au direct : plusieurs séances permettent d évaluer les sujets du jour, les conférences de presse, les thèmes qui seront choisis ou refusés, selon la place, l importance et le temps à disposition. C est durant cette préparation que se fait le choix de l ordre des sujets, des invités ainsi que les choix rédactionnels. J ai également eu la chance de participer à l émission Dare-Dare d Espace 2, qui présente et discute les évènements et enjeux de la scène culturelle.

7 Visite de D+A Genève Suite à une présentation du service et du fonds image RTS, nous avons été formés à Gesibweb, l interface grand public de Gesima II (outil de travail principal des collaborateurs D+A servant au catalogage, à l indexation et à la description des documents) destinée aux collaborateurs non-documentalistes, et qui permet notamment l accès à certaines vidéos en streaming. Nous avons également eu la chance de pouvoir visiter les archives où une personne nous a expliqué les mesures entreprises face à la dégradation des vieux supports due, notamment, au syndrome du vinaigre. Enfin, nous avons assisté à l étape du visionnage, lors du traitement des défauts de bandes magnétiques dans un processus de numérisation. Un documentaliste du pôle «Sport» m a également présenté son travail quotidien. Au cours de ce stage, j ai donc pu me familiariser avec les différentes activités des documentalistes et archivistes travaillant à D+A Lausanne. Ces petites formations étaient très instructives et m ont permis de mieux comprendre le fonctionnement global du service. Conclusion Les objectifs fixés au début de mon stage ont pu en grande partie être atteints. L équipe de D+A m a extrêmement bien accueillie et j ai eu un réel plaisir à travailler dans ce service. J ai été particulièrement bien encadrée, tout en ayant la possibilité de prendre des initiatives et le sentiment de faire partie de l équipe. J ai aussi pu me rendre compte de l importance de la communication au sein d un service et du fait qu un climat agréable et une bonne dynamique de groupe sont une grande source de motivation. Enfin, j ai particulièrement apprécié chez mes collègues leur envie de partager un métier qui leur tient à cœur ainsi que la disponibilité de chacun.