Partie 1. Présentation d Excel 2 : Fonctions et formules dans Excel. I.2. Utilisation de formules. I.2. Utilisation de formules

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1 Présentation d Excel 2 : Fonctions et formules dans Excel Partie 1 Sandra Michelet Département Informatique Pédagogique Université Stendhal, Grenoble III Utilisation de fonctions et de formules dans un document Excel 1 2 I.1. Introduction L un des avantages d Excel est l automatisation des calculs. En effet, l utilisation de formules et de fonctions peut vous aider à analyser les données contenues dans une feuille de calcul. Vous pouvez réaliser des opérations, telles que des additions, des multiplications et des comparaisons de valeurs figurant dans une feuille de calcul. I.2. Utilisation de formules Les formules commencent toujours par le signe = Elles utilisent les références des cellules (par exemple D3) Elles sont visibles et modifiables dans la barre de formule lorsque la cellule contenant la formule est sélectionnée Toute modification en cours est validée par le bouton de validation et annulée par le bouton d annulation 3 4 I.2. Utilisation de formules I.2. Utilisation de formules Opérateurs arithmétiques : 5 6

2 I.3. Utilisation de fonctions I.3. Utilisation de fonctions La syntaxe d une formule est =NomFonction(Argument1, Argument2, ) où les arguments sont les éléments sur lesquels le calcul s opère. Il faut faire attention à : ne pas mettre d espace entre = et le nom de la fonction ne pas mettre d espace entre le nom de la fonction et la 1ère parenthèse Le symbole ; se lit «et» : =somme(b3;c3;d3) se lit : «on somme la cellule B3 et la cellule C3 et la cellule D3 Le symbole : se lit «à» : =somme(b3:d3) se lit : «on somme de la cellule B3 à la cellule D3 7 8 I.4. Insertion de fonctions préexistantes Insertion de fonction pré-existantes Sélectionnez une cellule où la formule sera insérée, puis au choix : Appuyez sur le bouton Insertion / Fonction I.4. Insertion de fonctions préexistantes Pour insérer une fonction : 1. Soit rechercher une fonction par son nom ou soit sélectionner une cat égorie 2. Choisir une fonction 3. Cliquer sur OK 9 10 I.4. Insertion de fonctions préexistantes I.5. Exemple Voici ce que l on a tapé : Voici ce que l on obtient : 11 12

3 I.5. Exemple Fonction Argument Somme(champ) Calcule la somme des cellules du champ Moyenne(champ) Calcule la moyenne des cellules du champ Produit(champ) Calcule le produit des cellules du champ Max(champ) Détermine la plus grande valeur du champ Min(champ) Détermine la plus petite valeur du champ Maintenant() Affiche la date suivie de l heure Partie 2 Références relatives / Références absolues II.1. Référence absolue : le cas des constantes II.1. Référence absolue : utilisation de $ On écrira donc dans notre formule non pas «E2» mais : La cellule du prix de l unité sera donc toujours la même (mêmeligne, même colonne, ici E2) dans notre formule. Ainsi, pour la désigner, on utilisera une référence absolue II.1. Référence absolue : Nommer une cellule Il est possible de baptiser les cellules en leur donnant un nom. (Prix unitplus lisible que $E$2) Pour nommer une cellule : Sélectionnez-la Menu Insertion / Nom / Définir Vous pourrez ensuite utiliser le nom que vous avez donné à la cellule au lien d en donner les coordonnées. Les noms de cellule sont absolus : ils font référence à une même cellule, quel que soit l endroit d où ils sont appelés. II.2. Référence relative : quand les formules ont un point commun 17 18

4 II.2. Référence relative : quand les formules ont un point commun Pour écrire ces 3 formules, ne taper que la formule de Janvier dans la cellule C2 et grâce à la poignée de recopie, faites glisser la formule dans les cellules en dessous pour obtenir un calcul juste. Remarque : Le point commun à nos cellules peut être donc la colonne, mais aussi la ligne. Dans ce cas, on utilise la poignée de recopie vers la droite. Partie 3 Fonctions =Et(), =Si(), =Ou() III.1. Opérateurs logiques Les opérateurs logiques (ou opérateurs de comparaisons) permettent de comparer deux valeurs et génèrent la valeur logique VRAI ou FAUX. III.1. Opérateurs logiques III.2. Fonction =SI() Principe : La fonction =SI() permet d'exécuter une opération si la condition est remplie et une autre si cette condition n'est pas remplie. Si la moyenne annuelle d un élève en 1ère année est supérieure à 10 alors il passe en 2ème année, sinon il redouble. III.2. Fonction =SI() Syntaxe : =SI(Condition; Opération à effectuer si VRAI; Opération à effectuer si FAUX) La condition est toujours soit vraie, soit fausse. Les ; séparent les différentes parties de la fonction

5 III.2. Fonction =SI() III.3. Fonction =ET(), =OU() La réponse d Excel aux fonctions ET() et OU() est VRAI ou FAUX. Elles se construisent de la façon suivante : = ET(condition1; condition2; ) =OU(condition1 ; condition2 ; ) La fonction ET() renvoie VRAI si toutes les conditions sont vraies La fonction OU () renvoie VRAI si au moins une condition est vraie III.3. Fonctions imbriquées Il se peut que votre condition de la fonction SI comporte des ET ou des OU, ou alors d autre SI. On parle de fonction imbriquée si à l intérieure d une fonction, vous utilisez une autre fonction. Exemples : =SI(A1=A2 ; B3; Moyenne(A1:A5)) =SI(C2="bonjour" ; SI(C3="madame" ; "bonjour madame" ; "bonjour monsieur") ; "au revoir") =SI(ET(A1=4 ; A2=B2) ; B1;C2) =SI(ET(D2="Oui" ; E2="Oui") ; C2+7; SI(OU(D2="Oui" ; E2="Oui") ; C2+5; C2)) III.4. Appeler des cellules d une feuille à une autre On a un feuille de calcul : Salaires On veut appeler des cellules de la feuille Salaire dans la feuille Bilan Sélectionnez la(s) cellule(s) de la feuille Salaire Ecrire (Salaire!blocAInsérer) Dans la cellule B2 de la feuille Bilan, on souhaite faire la somme des cellules J1 à J14 de la feuille Salaire, dans cette cellule on aura donc la formule : =somme(salaire!j1 :J14) Partie 4 Fonction =RechercheV(), = RechercheH() IV.1. Principe Les fonctions =RechercheV() (V pour Verticale, c est-à-dire basée sur les colonnes) et =RechercheH() (H pour Horizontale, c est-àdire basée sur les lignes) vous permettent de : chercher un élément du tableau piocher des éléments d un autre tableau pour les intégrer au vôtre 29 30

6 IV.2. Syntaxe La fonction =RechercheV() a la syntaxe suivante (la fonction =RechercheH() a la même) : =RechercheV(Argument1 ; Argument2 ; Argument3 ; Argument4) où : Argument1 est l élément de la 1ère colonne connu Argument2 est la sélection du tableau entier qui sera balayé pour trouver l information recherchée à partir de la colonne 1 Argument3 est le numéro de la colonne (de la ligne dans le cas de =RechercheH())du résultat cherché Argument4 est l autorisation de valeur approchée. Argument4 a pour valeur oui (=VRAI) ou non (=FAUX) IV.2. Attention aux arguments! Remarque : Concernant la fonction =RechercheV(), le 1ère colonne du tableau balayé doit être trié par ordre croissant. Cette remarque ne s applique pas dans le cadre de la fonction =RechercheH() Avec Argument2 vous définissez le tableau sur lequel va porter la recherche. La 1ère colonne de ce tableau aura pour numéro 1. De ce fait, Argument3 est la colonne de ce nouveau tableau et pas du tableau initial IV.2. Attention aux arguments! =RECHERCHEV(G2 ;B1:E4; 4 ; VRAI) Décortiquons la formule: On recherche la valeur 20 (valeur de G2) dans le tableau B1 :E4. le résultat sera pris dans la 4ème colonne de ce tableau (soit dans la colonne E et non pas dans la colonne D). Comme on veut on valeur approchée, la valeur la plus proche de 20 est 15. Ainsi, le résultat de la formule renvoie «Terre» (car le r ésultat est la valeur d une cellule appartenant à la colonne E) IV.2. Attention aux arguments! Argument4: Par défaut, c est-à-dire si vous n écrivez rien, cet argument est codé avec la valeur VRAI. Cet argument demande si on souhaite une valeur approch ée (dans ce cas VRAI) ou non (FAUX). Si on considère l exemple précédent, dans la formule =RECHERCHEV(G2 ;B1:E4; 4 ; VRAI), on accepté de prendre une valeur approché de la valeur de G2 (la valeur la plus proche). Maintenant, si on écrit à la place =RECHERCHEV(G2 ;B1:E4; 4 ; FAUX), Excel va rechercher dans le tableau B1:E4, la valeur 20. Comme elle n existe pas, Excel ne pourra pas faire la recherche et va renvoyer le message: #N/A 33 34