Archives produites par les Centres publics d Action sociale en Région wallonne Tableau de tri

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1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 66 Archives produites par les Centres publics d Action sociale en Région wallonne Tableau de tri [2011] par Laurent HONNORÉ et Michel NUYTTENS COORD. Brussel Bruxelles 2011

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3 ARCHIVES PRODUITES PAR LES CENTRES PUBLICS D ACTION SOCIALE EN RÉGION WALLONNE TABLEAU DE TRI [2011]

4 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 66 ISBN : Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume D/2011/531/045 Bestelnummer Numéro de commande : Publ Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck 1000 Brussel Bruxelles

5 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 66 Archives produites par les Centres publics d Action sociale en Région wallonne Tableau de tri [2011] par Laurent HONNORÉ et Michel NUYTTENS coord. Brussel Bruxelles 2011

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7 TABLE DES MATIÈRES Avant-propos... 7 Introduction... 9 Qu est-ce qu un tableau de tri?... 9 Le contexte de la publication... 9 La structure du tableau de tri L utilisation du tableau de tri La procédure à suivre pour l élimination des archives Le dépôt aux Archives de l État Des conseils sur la gestion des archives Tableau de tri A. Documents relatifs à l organisation et à la gestion du CPAS A.1. Direction et organes de concertation A.2. Administration générale A.3. Affaires juridiques et assurances A.4. Gestion informatique A.5. Gestion des ressources humaines. Personnel A.6. Prévention et protection du travail A.7. Gestion financière A.8. Gestion du patrimoine et des biens. Travaux, achats et logistique B. Documents relatifs aux missions et aux pôles d activité du CPAS B.1. Aide sociale B.2. Gestion des maisons de repos et de soins, homes pour enfants, institutions pour personnes handicapées et autres structures d accueil liées au CPAS Annexe. Liste des services des Archives de l État compétents en matière de surveillance en Région wallonne

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9 AVANT-PROPOS La réalisation de ce tableau de tri est le résultat d une collaboration entre les Archives de l État et l Association des Archivistes francophones de Belgique (AAFB). Le groupe de travail constitué spécifiquement au sein de cette association pour les archives de CPAS était formé des personnes suivantes : Nancy Geuzaine (CPAS d Uccle) Carine Gouvienne (CPAS de Charleroi) David Guilardian (CPAS de Bruxelles) Claude Honoré (CPAS de Liège) Serge Maurin (CPAS de Molenbeek) Nancy Ricaille (CPAS de La Louvière) Ahn-Sook Verniers (CPAS d Uccle) Les auteurs remercient toutes les personnes qui, par leurs remarques et suggestions, ont contribué à l élaboration de ce tableau de tri, en particulier Madame Rosette Andreani (CPAS de Mons). Le document est également consultable sur les sites internet des Archives de l État ( et de l AAFB ( 7

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11 INTRODUCTION QU EST-CE QU UN TABLEAU DE TRI? Un tableau de tri est une liste systématique de toutes les catégories de documents d archives produits, c est-à-dire créés ou reçus, par une institution, quels que soient le support, le contenu ou la nature de ces documents. Il ne s applique donc pas seulement aux documents papier mais aussi aux archives produites sous un format électronique. Pour chaque type de document, le tableau de tri mentionne deux éléments essentiels : d une part le délai pendant lequel les documents doivent être conservés en raison de leur utilité ou de leur valeur juridique pour le fonctionnement du CPAS ; d autre part la destination définitive des documents, c est-à-dire soit l élimination, soit la à des fins historiques. La mise en œuvre d un tableau de tri présente trois avantages majeurs : 1. Le tableau de tri permet d identifier les documents qui doivent être conservés et ceux qui peuvent être éliminés. Il permet donc de se défaire dans un délai raisonnable des documents qui n ont plus d intérêt pour la politique de gestion de l institution. Il est dès lors possible de réduire la masse des archives conservées et de diminuer les coûts liés à la des documents. Il y a donc gain de place et d équipement. 2. Il contribue à l amélioration de la gestion des archives. Le tri et l élimination d une partie des archives facilitent le traitement des archives qui restent, c est-à-dire d une part celles dont l institution a régulièrement besoin dans l exercice de ses missions et d autre part celles qui doivent être conservées à long terme. Les gestionnaires au sein de l institution peuvent ainsi retrouver plus facilement et plus rapidement les documents dont ils ont besoin. Il en résulte un gain de temps appréciable dans les procédures de travail, une amélioration de la communication interne et externe et un renforcement de l image de l organisation. 3. Il permet de répondre aux exigences légales en matière de d archives, tout en préservant les documents ayant une valeur historique. LE CONTEXTE DE LA PUBLICATION Le tableau de tri des archives des Centres publics d action sociale (CPAS) présenté dans les pages qui suivent constitue une adaptation et une mise à jour du tableau de tri publié en Ce dernier a été largement diffusé dans les CPAS des trois régions du pays. Il a été présenté lors de journées d information organisées sur l initiative des Archives de l État à destination des secrétaires de CPAS 2. Il a suscité de nombreuses remarques et propositions 1 L. HONNORÉ, M. LIBERT et M. NUYTTENS, Archives produites par les Centres publics d action sociale. Plan de classement et tableau de tri, Bruxelles, 2005 (Archives générales du Royaume et Archives de l État dans les provinces. Tableaux de gestion et tableaux de tri, 2). 2 Conservation empirique ou gestion cohérente? Les secrétaires de CPAS confrontés aux archives. Actes de la journée d information relative aux archives des CPAS organisée par les Archives de l État à Mons en collaboration avec la Section provinciale du Hainaut de l Association wallonne des secrétaires de CPAS. Mons, 16 juin 2003, édités par Laurent HONNORÉ et Marc LIBERT, Bruxelles, 2004 (Archives générales du Royaume et Archives de l État dans les provinces. Miscellanea archivistica. Studia, 157). 9

12 d améliorations formulées par des secrétaires et employés de CPAS, notamment lors de campagnes d inspection menées dans les arrondissements judiciaires de Liège, Charleroi et Mons 3. Le SPP Intégration sociale a également transmis ses observations. Enfin, le tableau de tri de 2005 a fait l objet d un examen approfondi de la part d un groupe de travail constitué au sein de l Association des Archivistes francophones de Belgique (AAFB). Par ailleurs, les données rassemblées dans le cadre de l élaboration d un tableau de tri des archives de CPAS par la Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek- Archief- en Documentatiewezen (VVBAD) ont aussi été exploitées 4. Sur cette base, le tableau de tri a été revu à la fois sur la forme et sur le fond. Sur la forme, la présentation et la terminologie utilisées ont été simplifiées afin de réaliser un instrument facilement utilisable y compris par des personnes sans formation archivistique préalable. Sur le fond, les principales modifications apportées sont les suivantes : 1. Le tableau de tri fait désormais l objet de trois versions pour chacune des trois régions bruxelloise, flamande et wallonne, en raison de l introduction progressive d une législation et d une réglementation régionales depuis la réforme institutionnelle de La structure du tableau de tri a été revue. Le tableau de tri de 2005 reposait sur un modèle structurel, c est-à-dire qu il cherchait à refléter une division en services. En raison de la grande diversité des organigrammes dans les CPAS, ce modèle a été abandonné au profit d un tableau de tri de type fonctionnel. Dès lors, la subdivision du tableau de tri reflète désormais les domaines d activité dans lesquels les CPAS sont ou ont été actifs : les documents produits dans le cadre de l exécution d une tâche ou d un type d activités sont classés dans une seule subdivision du tableau. Le tableau pourra ainsi être aisément mis à jour pour tenir compte de l évolution des compétences des CPAS. 3. Les bases légales qui permettent de déterminer le délai ont été systématiquement précisées dans tous les cas où une référence légale a pu être identifiée. 4. Les délais de et les règles de tri ont été partiellement revus dans un souci de simplification et pour tenir compte des espaces limités que les CPAS peuvent consacrer à la de leurs archives. La principale modification concerne les dossiers sociaux (code B de la nouvelle version du tableau de tri). Le délai a été ramené à 15 ans après la date de la clôture du dossier. Les règles de tri ont été précisées afin de tenir compte des divers types de classement de ces dossiers par les CPAS. 5. Les archives produites par les hôpitaux n ont plus été reprises dans la mesure où peu de CPAS gèrent encore aujourd hui des hôpitaux. En outre, les documents produits par les hôpitaux sont nombreux et complexes et justifient la réalisation d un tableau de tri spécifique, actuellement en cours d élaboration par les Archives de l État. 3 S. DUBOIS, Les archives des Centres publics d action sociale (CPAS) de l arrondissement judiciaire de Liège. Rapport d inspection, Bruxelles, 2009 (Archives générales du Royaume et Archives de l État dans les provinces. Miscellanea archivistica. Studia, 179) ; L. HONNORÉ et P.-J. NIEBES, Les archives des Centres publics d action sociale (CPAS) des arrondissements judiciaires de Charleroi et de Mons, Bruxelles, 2010 (Archives générales du Royaume et Archives de l État dans les provinces. Miscellanea archivistica. Studia, 189). 4 Selectielijst OCMW's, opgemaakt door de subwerkgroep Selectielijst OCMW's (VVBAD vzw) en goedgekeurd door de Algemeen Rijksarchivaris op 17 augustus

13 LA STRUCTURE DU TABLEAU DE TRI Le tableau de tri est désormais constitué de deux grandes subdivisions. La première (identifiée par la lettre A) concerne les documents relatifs à l organisation et à la gestion du CPAS. On y énumère les documents produits dans le cadre du fonctionnement administratif général du CPAS. Les huit rubriques suivantes ont été distinguées : A.1. Direction et organes de concertation A.2. Administration générale A.3. Affaires juridiques et assurances A.4. Gestion informatique A.5. Gestion des ressources humaines. Personnel A.6. Prévention et protection du travail A.7. Gestion financière A.8. Gestion du patrimoine et des biens. Travaux, achats et logistique La seconde subdivision (identifiée par la lettre B) traite des documents relatifs aux missions spécifiques et aux pôles d activité des CPAS. Les deux rubriques suivantes ont été distinguées : B.1. Aide sociale B.2. Gestion des maisons de repos et de soins, homes pour enfants, institutions pour personnes handicapées et autres structures d accueil liées au CPAS L UTILISATION DU TABLEAU DE TRI Le tableau de tri est composé de cinq colonnes, qui reprennent systématiquement les données suivantes : 1. Le code de la série qui permet d identifier aisément celle-ci. Ce code est composé des éléments suivants : - une lettre (A ou B) correspondant aux grandes subdivisions du tableau ; - un ou deux chiffres correspondant aux rubriques, parfois elles-mêmes divisées en sousrubriques ; - un chiffre correspondant à la série. 2. Le type de documents qui constituent la série. 3. Le délai qui définit la période de temps pendant laquelle les documents doivent être conservés par le CPAS en raison de l utilité que ces documents présentent pour l institution dans l exercice de ses fonctions ou activités. Ce délai est fixé soit par des textes législatifs ou réglementaires, soit par la coutume ou la tradition. Quand il n y a pas de délai légal, les archives sont conservées aussi longtemps qu elles sont utiles au CPAS au plan administratif. Aucun délai n a été mentionné lorsque tous les documents constituant la série doivent de toute façon être conservés définitivement. Les délais de sont toujours des délais minimums : ils peuvent être étendus si cela est justifié par les nécessités du fonctionnement de l institution. 4. L action à définit la destination définitive réservée aux archives : soit l élimination immédiate, soit la à titre définitif, éventuellement précédées d un tri, de façon à séparer dans un ensemble d archives les documents qui méritent d être conservés indéfiniment des documents qui 11

14 peuvent être éliminés. Cette quatrième colonne porte donc selon les cas les mentions «éliminer», «trier» ou «conserver». Le tri ne peut se faire qu après expiration du délai de minimum mentionné dans le tableau. Les archives à conserver définitivement sont : - Celles qui conservent une utilité à long terme parce qu elles prouvent les droits du CPAS (par exemple les titres de propriété des biens immobiliers). - Celles qui présentent un intérêt historique : les archives des CPAS et de leurs prédécesseurs en droit (bureaux de bienfaisance, commissions d assistance publique) constituent une source essentielle pour l histoire sociale. Elles permettent notamment de documenter l histoire de la pauvreté et des politiques d assistance aux 19 e et 20 e siècles. 5. Les remarques : cette colonne donne des informations complémentaires sur les règles de. Lorsqu elles existent, on y mentionne en particulier les bases légales qui justifient le délai. Si les archives doivent être triées, la colonne «remarques» précise les règles de tri à appliquer. C est aussi dans cette colonne que figurent des éléments explicatifs relatifs à la nature des documents constituant les séries, aux précautions à prendre avant d éliminer les documents ou encore aux méthodes de classement préconisées dans certains cas. LA PROCÉDURE À SUIVRE POUR L ÉLIMINATION DES ARCHIVES Au sein du CPAS, c est le secrétaire qui est légalement responsable des archives d après la loi organique du 8 juillet 1976 (article 45, 1, alinéa 4) 5. Lorsque le délai est écoulé et que le tableau de tri porte la mention «éliminer», le secrétaire du CPAS est légalement tenu de transmettre à l archiviste de l État dont il dépend (voir la liste en annexe) une demande d autorisation d élimination. En effet, l élimination des archives ne peut se faire qu avec l accord écrit préalable des Archives de l État et ce conformément à l article 5 de la loi sur les archives du 24 juin 1955 revue le 6 mai 2009 et à l arrêté royal du 18 août La demande d autorisation d élimination doit toujours être accompagnée d une liste précise des documents à éliminer comprenant la description des séries, leurs dates extrêmes et leur métrage linéaire. Ce n est qu après avoir reçu l autorisation des Archives de l État que le secrétaire du CPAS pourra faire procéder à la destruction effective des archives par une firme spécialisée. Les archives contiennent en effet souvent des données confidentielles. Les documents à éliminer ne peuvent donc jamais être jetés avec le vieux papier ou avec les ordures ménagères car cela représenterait un risque pour la sécurité de l information. Il est possible de consulter et de télécharger sur le site internet des Archives de l État ( un formulaire standard de demande d autorisation d élimination (rubrique «Conseils sur la gestion des archives»). Pour tous les documents qui ne figurent pas dans le tableau de tri ou en cas d hésitation, le secrétaire du CPAS ne doit pas hésiter à consulter le service des Archives de l État de son ressort. 5 Moniteur belge du 5 août Moniteur belge du 23 septembre 2010, p

15 Le classement et l inventoriage des archives par une firme privée ne libèrent pas le secrétaire du CPAS de sa responsabilité en matière de et ne suppriment pas le droit de contrôle des Archives de l État, conformément à la loi sur les archives. L autorisation des Archives de l État reste obligatoire avant toute élimination d archives. Avant de conclure un contrat avec une firme privée, le CPAS a toujours intérêt à demander le passage d un archiviste des Archives de l État, qui pourra donner des conseils utiles et repérer, parmi les documents qui ont perdu toute utilité, ceux qui présentent un intérêt sur le plan historique. Pour l élimination des doubles et des copies, il n est pas nécessaire de demander une autorisation aux Archives de l État. Il s agit, en effet, de documents qui ne contiennent aucune information unique ou nouvelle LE DÉPÔT AUX ARCHIVES DE L ÉTAT Les CPAS qui le souhaitent peuvent déposer aux Archives de l État les archives historiques qu ils détiennent. Un contrat est alors conclu entre le CPAS et les Archives de l État. Ce contrat stipule notamment que le CPAS reste propriétaire des archives déposées et garde le droit de les consulter gratuitement et même de les emprunter, en se conformant aux conditions émises par les Archives de l État à ce sujet. Les modalités des transferts d archives aux Archives de l État sont réglées par un arrêté royal du 18 août DES CONSEILS SUR LA GESTION DES ARCHIVES Pour obtenir des informations complémentaires sur la gestion des archives, consultez le site internet des Archives de l État ( Vous y trouverez de nombreux conseils, ainsi que des directives et des brochures, y compris en matière d archivage numérique. Vous pouvez également prendre contact avec la section «Surveillance» des Archives de l État (inspect@arch.be) ou avec le service des Archives de l État de votre ressort (voir la liste en annexe). 7 Moniteur belge du 23 septembre 2010, p

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17 TABLEAU DE TRI Code A. DOCUMENTS RELATIFS À L ORGANISATION ET À LA GESTION DU CPAS A.1. DIRECTION ET ORGANES DE CONCERTATION A.1.1 Organigrammes A.1.2 Délibérations, procès-verbaux, registres des ordres du jour et compte rendu des séances du conseil de l action sociale, du bureau permanent et des comités spéciaux (y compris les pièces annexes) A.1.3 Dossiers relatifs aux organes de gestion (conseil de l action sociale, bureau permanent, comités spéciaux) : composition, compétences, installation et prestation de serment des membres, dossiers relatifs à la démission d un membre ou à l interruption d un mandat 7 ans (durée de la mandature plus 1 an) Trier Règle de tri - : Les registres ou listes de présence. Les documents qui contiennent des informations qui ne se trouvent pas dans les procès-verbaux et les délibérations du conseil de l action sociale, du bureau permanent et des comités spéciaux (par exemple : prestations de serment, documents photographiques). 15

18 - Les autres documents peuvent être éliminés. A.1.4 A.1.5 A.1.6 A.1.7 Dossiers relatifs à l organisation des réunions des organes de gestion : lettres de convocation, agendas, ordres du jour et projets de décisions, brouillons des procès-verbaux de réunions, registres et listes de présences Rapports des instances de négociation entre les organes de gestion du CPAS et les représentants du personnel (comités de concertation et syndicats) Rapports des réunions des chefs de service et des comités de direction Procès-verbaux, rapports, avis et décisions des comités et commissions informels, temporaires ou occasionnels Par exemple : le comité de concertation commune-cpas, la commission «Fraudes», la commission «Patrimoine», les comités spéciaux créés pour la construction ou l extension 7 ans Trier Règle de tri - les documents qui contiennent des informations qui ne se trouvent pas dans les procès-verbaux et les délibérations du conseil de l action sociale, du bureau permanent et des comités spéciaux (par exemple : les annexes ou la documentation fournies par les services afin d appuyer une décision du conseil de l action sociale). - Les autres documents peuvent être éliminés. 16

19 d un bâtiment ou d un service, les réunions avec les inspecteurs du pouvoir régional de tutelle. A.1.8 Documents relatifs aux institutions dans lesquelles le CPAS est partie prenante (associations, fédérations, intercommunales, sociétés de logement) : création, statuts, adhésion, délégation de représentants, projets particuliers Par exemple : association des secrétaires de CPAS, association des receveurs de CPAS. 17

20 A.2. ADMINISTRATION GÉNÉRALE A.2.1 A.2.2 Rapports annuels sur l activité du CPAS, notes de politique générale Règlements généraux et particuliers internes au CPAS et dossiers relatifs à l exécution de ces règlements A.2.3 Ordres de service et notes de service 2 ans Trier Règle de tri - les documents qui portent sur la modification d un règlement ou d une procédure de travail. - Les autres documents peuvent être éliminés. A.2.4 Correspondance générale entrée et sortie classée par ordre chronologique ou thématique (isolée ou reliée en volumes) À fixer en fonction de l utilité pour le CPAS Trier Règle de tri - les documents originaux. - Les doubles peuvent être éliminés immédiatement, ainsi que la correspondance routinière : notes accompagnant un envoi («transmis»), accusés de réception, convocations à des réunions, faire-part et demandes d extraits d actes, reçus et avis de distribution, invitations et autres documents similaires. La correspondance contenue dans un dossier constitué et permettant de comprendre ce dossier ne doit pas être traitée comme de la correspondance isolée, mais comme une partie intégrante du dossier. Le délai à respecter 18

21 pour cette correspondance sera alors le délai d utilité du dossier dans lequel elle est conservée. A.2.5 Indicateurs de correspondance À fixer en fonction de l utilité pour le CPAS Trier Règle de tri - les indicateurs de correspondance qui contiennent des informations significatives en matière de contenu ou qui peuvent servir de clé d accès à la correspondance. - Les autres indicateurs de correspondance peuvent être éliminés. A.2.6 Tableaux et statistiques relatifs à l activité du CPAS ou d un service particulier 6 ans Trier Règle de tri - les tableaux et statistiques. - Les documents de travail ayant servi à l élaboration des statistiques peuvent être éliminés. A.2.7 Instruments de recherche : répertoires ou inventaires sous la forme de registres ou de fichiers À fixer en fonction de l utilité pour le CPAS Trier Règle de tri - les instruments de recherche utiles, c est-à-dire ceux dont les pièces correspondantes sont conservées. - Les instruments de recherche dont les pièces correspondantes ne sont pas conservées peuvent être éliminés. 19

22 A.2.8 Dossiers préparés par les services à l appui des décisions des organes de direction (dossiers de gestion interne produits au sein des services) 15 ans Trier Règle de tri - les documents qui contiennent des informations qui ne se trouvent pas dans les procès-verbaux et les délibérations du conseil de l action sociale, du bureau permanent et des comités spéciaux (par exemple : les annexes ou la documentation fournies par les services afin d appuyer une décision du conseil de l action sociale). - Les autres documents peuvent être éliminés. A.2.9 Documents relatifs à la gestion et à la des archives du CPAS À fixer en fonction de l utilité pour le CPAS Trier Règle de tri - les plans de classement successifs, les documents décrivant les procédures internes d archivage, la correspondance avec les autorités de tutelle et les Archives de l État, les autorisations d élimination d archives, les attestations (conventions) de dépôt d archives aux Archives de l État, les attestations de transfert dans tout autre service d archives (par exemple communal) et les bordereaux de versement. - Les autres documents peuvent être éliminés (par exemple : les accusés de réception des boîtes à archives par les services). 20

23 A.2.10 Dossiers relatifs aux manifestations officielles, aux festivités et aux célébrations À fixer en fonction de l utilité pour le CPAS Trier Règle de tri - Éliminer les documents relatifs à des manifestations dans lesquelles le CPAS n est pas directement impliqué ou associé, ainsi que les documents relatifs à l organisation pratique des événements. - les autres documents (par exemple : un exemplaire de l invitation, la liste des invités, les discours prononcés, le menu du repas). A.2.11 Séries de publications officielles imprimées reliées (Moniteur belge, Mémorial administratif de la province, bulletins de ministères ou d administrations, etc.) et exemplaires isolés de lois, arrêtés, circulaires, règlements, instructions, publications imprimées officielles À fixer en fonction de l utilité pour le CPAS Éliminer Les publications imprimées ne sont pas des archives. Elles peuvent être éliminées sans autorisation préalable des Archives de l État. Toutefois, lorsque des publications imprimées font partie intégrante d un dossier, elles doivent être conservées dans le dossier. 21

24 A.3. AFFAIRES JURIDIQUES ET ASSURANCES A.3.1. AFFAIRES JURIDIQUES A A Dossiers constitués à propos de lois, arrêtés, décrets, circulaires et règlements Dossiers contentieux Par exemple : dossiers de recours auprès des tribunaux et des juridictions s contre les décisions prises par le CPAS ; dossiers relatifs à des actions intentées par le CPAS ; dossiers relatifs aux procédures de conciliation et aux accords à l amiable devant la Justice de Paix ; dossiers de contentieux administratif (recours au Conseil d État, annulation de dispositions réglementaires) ; dossiers en matière de recouvrement pour le non-paiement de sommes dues ; dossiers relatifs à des avis juridiques donnés aux organes de gestion du CPAS, aux services du CPAS et aux usagers du CPAS. 30 ans Trier légal : l article 2262 du Code civil prévoit que «toutes les actions réelles sont prescrites par trente ans». Règle de tri - les dossiers qui ont fait l objet d un jugement et ceux qui présentent une valeur de précédent juridique (par exemple les dossiers qui ont donné lieu à une jurisprudence des cours et tribunaux). - Les autres dossiers peuvent être éliminés. Les délais ne commencent qu à la clôture définitive du dossier après épuisement de toutes les procédures de recours. 22

25 A.3.2. ASSURANCES A Dossiers relatifs aux polices d assurance 10 ans après l expiration de la police Éliminer légal : la loi sur le contrat d'assurance terrestre du 25 juin 1992 (Moniteur belge du 20 août 1992), prévoit (article 34) un délai de prescription de 5 ans à partir du fait générateur du dommage. Toutefois, lorsque la personne lésée prouve qu elle n a eu connaissance de son droit envers l assureur qu à une date ultérieure, le délai ne commence à courir qu à cette date, sans pouvoir excéder 10 ans à compter du fait générateur du dommage. La prescription (article 35) ne court pas contre l'assuré, le bénéficiaire ou la personne lésée qui se trouve par force majeure dans l'impossibilité d'agir dans les délais prescrits. Certaines polices d assurance couvrent selon le principe de «la survenance du dommage» ce qui signifie qu elles garantissent non seulement le dommage survenu lors de la période de la couverture de la police, mais garantissent également les réclamations formulées après la fin du contrat, pour autant que ces réclamations soient en relation avec des dommages survenus pendant la période de couverture. Il se peut donc que des réclamations soient encore formulées après l expiration de la police. Il est recommandé de séparer le dossier d assurance (police, sinistre sans contentieux) du dossier contentieux. A Dossiers concernant les accidents de travail ou survenus sur le chemin du travail 30 ans ou, en cas d invalidité permanente, aussi longtemps que l indemnité est payée Éliminer 23

26 A Dossiers concernant les sinistres aux biens 10 ans à compter du dommage légal : voir le code A A Dossiers relatifs à des dommages causés aux véhicules ou au domaine public du CPAS ainsi qu aux biens des agents du CPAS 20 ans à partir du jour qui suit celui où s est produit le fait qui a provoqué le dommage Trier légal : l article 2262 bis du Code civil prévoit que «les actions [en réparation d'un dommage fondées sur une responsabilité extra-contractuelle] se prescrivent ( ) par vingt ans à partir du jour qui suit celui où s est produit le fait qui a provoqué le dommage». Règle de tri - les dossiers qui ont une valeur de précédent juridique (par exemple les dossiers qui ont donné lieu à une jurisprudence des cours et tribunaux). - Les autres dossiers peuvent être éliminés. 24

27 A.4. GESTION INFORMATIQUE A.4.1 Documents de travail internes À fixer en fonction de l utilité pour le CPAS Éliminer A.4.2 Inventaire du matériel hardware et software Jusqu à l établissement d une nouvelle version de l inventaire Éliminer A.4.3 Licences du matériel hardware et software Jusqu à l adoption d une nouvelle licence Éliminer A.4.4 Notices explicatives et manuels Aussi longtemps que le matériel correspondant est utilisé Éliminer 25

28 A.4.5 Back-up À fixer sur la base de la stratégie de interne adoptée Éliminer A.4.6 Documents relatifs à la gestion du système informatique, du réseau informatique et du site web À fixer en fonction de l utilité pour le CPAS Éliminer 26

29 A.5. GESTION DES RESSOURCES HUMAINES. PERSONNEL A.5.1. DOCUMENTS GÉNÉRAUX CONCERNANT LE PERSONNEL A Registres du personnel A A A A Index, fichiers, tableaux et autres clés d accès aux dossiers du personnel Rapports de synthèse et statistiques concernant le personnel Réglementation, prescriptions et directives internes : règlements de travail, organigrammes, dispositions statutaires, statuts administratifs et pécuniaires, fonds de pension, conditions de travail (formation, congés, maladies, horaires, habillement) Dossiers constitués à l occasion de faits particuliers (épuration civique, grèves, revendications, etc.) 27

30 A Dossiers relatifs aux associations du personnel : rapports annuels, journaux ou bulletins du personnel A Copie du cadre comptable des déclarations trimestrielles à l ONSS 10 ans Éliminer Le délai légal est de 5 ans à partir de la date limite d envoi de la déclaration en vertu de l arrêté royal du 20 décembre 1996 (Moniteur belge du 31 décembre 1996) modifiant l arrêté royal du 28 novembre 1969, article 33, 2, 3 e alinéa (Moniteur belge du 5 décembre-1969) pris en exécution de la loi du 27 juin 1969 concernant la sécurité sociale des travailleurs. Toutefois, le délai d utilité est porté à 10 ans en raison du délai nécessaire à l enregistrement des données par l ONSS. A Dossiers relatifs aux formations internes 5 ans à partir de la date de la fin de la formation Trier Règle de tri - : Les listes des formations internes. Les brochures destinées aux membres du personnel et aux nouveaux collaborateurs. Les listes des participants. - Les autres documents peuvent être éliminés (par exemple : syllabus de cours, contrats avec les instituts de formation). 28

31 A Documents destinés à informer les volontaires (bénévoles) sur leurs droits et leurs obligations Les informations à fournir sont énoncées par l article 4 de la loi du 19 juillet 2006 (Moniteur belge du 11 août 2006) portant modification de la loi du 3 juillet 2005 (Moniteur belge du 29 août 2005) relative aux droits des volontaires. Elles peuvent être communiquées de quelque manière que ce soit. La charge de la preuve incombe à l organisation. A.5.2. DOCUMENTS RELATIFS AUX RECRUTEMENTS, AUX EXAMENS ET AUX PROMOTIONS A Annonces de recrutement et conditions d entrée en fonction A Listes des candidats et points obtenus A Questions posées A Copies d examen de recrutement ou de promotion Jusqu à l échéance du délai de recours (60 jours après la notification de la décision) ou du délai de validité de la réserve de recrutement si ce dernier est supérieur au délai de recours Éliminer légal : article 30 des lois coordonnées sur le Conseil d État du 12 janvier 1973 (Moniteur belge du 21 mars 1973). 29

32 A Procès-verbaux de la commission ou du jury d examen A Décisions du conseil de l action sociale ou du bureau permanent A Documents relatifs à l organisation matérielle des examens Jusqu à l échéance du délai de recours (60 jours après la notification de la décision) ou du délai de validité de la réserve de recrutement si ce dernier est supérieur au délai de recours Éliminer légal : article 30 des lois coordonnées sur le Conseil d État du 12 janvier 1973 (Moniteur belge du 21 mars 1973). 30

33 A Correspondance avec les membres du jury et avec les candidats Jusqu à l échéance du délai de recours (60 jours après la notification de la décision) ou du délai de validité de la réserve de recrutement si ce dernier est supérieur au délai de recours Éliminer légal : article 30 des lois coordonnées sur le Conseil d État du 12 janvier 1973 (Moniteur belge du 21 mars 1973). A Documents relatifs aux candidats qui n ont pas réussi, n ont pas été désignés ou ne sont pas entrés en service au terme des examens de recrutement Jusqu à l échéance du délai de recours (60 jours après la notification de la décision) ou du délai de validité de la réserve de recrutement si ce dernier est supérieur au délai de recours Éliminer légal : article 30 des lois coordonnées sur le Conseil d État du 12 janvier 1973 (Moniteur belge du 21 mars 1973). 31

34 A Lettres de candidatures spontanées et curriculum vitae À fixer en fonction de l utilité pour le service Éliminer A.5.3. DOCUMENTS INDIVIDUELS CONCERNANT LE PERSONNEL A Dossier individuel de base des membres du personnel (y compris les personnes engagées par le CPAS sous contrat «article 60» et dans le cadre de formules d aide à l emploi émanant des autorités fédérales et régionales) comprenant au minimum les documents suivants : - les documents permettant l engagement (copies des diplômes, CV, certificat de milice, certificat médical d aptitude, certificat de bonnes vie et mœurs) - la décision d engagement - le contrat de travail - le certificat de chômage remis au travailleur lorsque prend fin le contrat de travail (formulaires C4) 110 ans après la date de naissance de la personne concernée Trier Règle de tri - : Les dossiers de membres du personnel dirigeant : secrétaires, receveurs, directeurs. Les dossiers ayant fait l objet d un contentieux. Les dossiers de figures marquantes au plan politique, économique, social, culturel. Les dossiers de membres du personnel engagés ou révoqués à la suite de circonstances exceptionnelles - Les autres dossiers peuvent être éliminés 110 ans après la date de naissance de la personne concernée. Les documents qui ne font pas partie du dossier individuel de base peuvent être éliminés après l expiration du délai mentionné dans les règles qui suivent (A à A ). Ces documents sont parfois conservés à part, en dehors du dossier individuel. S ils sont conservés dans le dossier individuel, il est conseillé au CPAS de tenir des sous-dossiers à l intérieur du dossier individuel, afin de repérer facilement les documents qui 32

35 - les documents relatifs à la pension - les documents concernant les décisions relatives à l évolution de la carrière de l agent peuvent être éliminés. Par exemple : adaptations du contrat de travail, changements de statut, changements de fonction, fixations du traitement, évaluations, nominations, promotions, mutations, décorations, sanctions disciplinaires, pauses carrière, travail à temps partiel, congés politiques, changements de volume de travail, démission, etc. A Comptes individuels annuels 50 ans à partir de l année à laquelle se rapporte le compte Éliminer Le délai légal est de 5 ans en vertu de l article 4 de l arrêté royal n 5 du 23 octobre 1978 (Moniteur belge du 2 décembre 1978) et de l article 25 de l arrêté royal du 8 août 1980 (Moniteur belge du 27 août 1980) relatif à la tenue des documents sociaux, modifié par l arrêté royal du 29 novembre 2002 (Moniteur belge du 20 décembre 2002). Toutefois, le délai d utilité est porté à 50 ans car ces documents peuvent servir au calcul de la pension des membres du personnel statutaire. 33

36 A Documents relatifs aux salaires : fiches de salaires mensuelles, documents relatifs au paiement d arriérés, aux prestations exceptionnelles, au travail de nuit et le week-end 5 ans Éliminer légal : arrêté royal n 5 du 23 octobre 1978 (Moniteur belge du 2 décembre 1978) et article 25 de l arrêté royal du 8 août 1980 (Moniteur belge du 27 août 1980) relatif à la des documents sociaux. A A Documents relatifs au paiement et au remboursement de compléments de salaires, d indemnités, d états de frais, de revenus de remplacement et d allocations sociales Par exemple : prestation d heures supplémentaires, exercice d une fonction supérieure, indemnités de logement, frais de déplacement, de voyage et de séjour, frais d habillement, d équipement et d études, indemnités pour les personnes qui viennent travailler en vélo, etc. Documents relatifs au paiement de revenus de remplacement et d allocations sociales Par exemple : maintien du salaire dans certaines circonstances, mise en disponibilité, allocations en cas de maladie, d accident, de congé de maternité, allocations familiales, etc. 5 ans Éliminer légal : arrêté royal n 5 du 23 octobre 1978 (Moniteur belge du 2 décembre 1978) et article 25 de l arrêté royal du 8 août 1980 (Moniteur belge du 27 août 1980) relatif à la des documents sociaux. 5 ans Éliminer légal : arrêté royal n 5 du 23 octobre 1978 (Moniteur belge du 2 décembre 1978) et article 25 de l arrêté royal du 8 août 1980 (Moniteur belge du 27 août 1980) relatif à la des documents sociaux. 34

37 A A Documents relatifs aux indemnités forfaitaires accordées aux personnes occupées dans le cadre de la loi du 3 juillet 2005 (Moniteur belge du 29 août 2005) relative aux droits des volontaires modifiée par la loi du loi du 19 juillet 2006 (Moniteur belge du 11 août 2006) Documents justificatifs des jours de présence, des horaires prestés et des jours d interruption de travail Par exemple : cartes et relevés de pointage, états des prestations quotidiennes, bons de congé, documents relatifs aux vacances annuelles, au congé parental, à l accomplissement de devoirs civiques, d un mandat public, d une mission syndicale, documents concernant la participation à des cours, stages ou journées d études, etc. 5 ans Éliminer légal : arrêté royal n 5 du 23 octobre 1978 (Moniteur belge du 2 décembre 1978) et article 25 de l arrêté royal du 8 août 1980 (Moniteur belge du 27 août 1980) relatif à la des documents sociaux. 5 ans Éliminer légal : article 21 2 de l arrêté royal du 30 mars 1967 (Moniteur belge du 6 avril 1967) déterminant les modalités générales d exécution des lois relatives aux vacances annuelles des travailleurs salariés. 35

38 A Dossier médical des membres du personnel 15 ans à dater du départ du membre du personnel Éliminer légal : article 85 de l arrêté royal du 28 mai 2003 (Moniteur belge du 16 juin 2003) relatif à la surveillance de la santé des travailleurs. Si le membre du personnel a été exposé à des agents cancérigènes ou mutagènes, le délai de du dossier médical est de 40 ans après l exposition selon l arrêté royal du 2 décembre 1993 (Moniteur belge du 29 décembre 1993) concernant la protection des travailleurs contre les risques liés à l'exposition à des agents cancérigènes et mutagènes au travail. A Attestations de maladie 5 ans Éliminer A Fiches d examens médicaux (les 3 plus récentes), formulaires d évaluation de santé (les 3 plus récentes) et fiches de vaccination (les 3 plus récentes) Aussi longtemps que le membre du personnel est occupé au sein du CPAS Éliminer s légaux - Article 146 bis du règlement général pour la protection du travail du 11 février 1946 (Moniteur belge du 3 avril 1946). - Article 55 de l arrêté royal du 4 août 1996 (Moniteur belge du 1 er octobre 1996) concernant la protection des travailleurs contre les risques liés à l'exposition à des agents biologiques au travail. - Article 54 de l arrêté royal du 28 mai 2003 (Moniteur belge du 16 juin 2003) relatif à la surveillance de la santé des travailleurs. Il est conseillé au CPAS de tenir ces documents dans un dossier séparé à l intérieur du dossier individuel. 36

39 A Dossiers relatifs aux formations suivies par le membre du personnel Jusqu à ce que le membre du personnel concerné ait atteint l âge de la pension Éliminer Justification du délai En cas de changement d employeur, le membre du personnel peut être amené à fournir la preuve des formations qu il a suivies. Il est conseillé au CPAS de tenir ces documents dans un dossier séparé à l intérieur du dossier individuel. A Dossiers des étudiants jobistes, des stagiaires, des bénévoles et des autres statuts réduits 5 ans à partir du jour qui suit la fin de l exécution du contrat Éliminer légal : article 4 de l arrêté royal n 5 du 23 octobre 1978 (Moniteur belge du 2 décembre 1978) et article 25 de l arrêté royal du 8 août 1980 (Moniteur belge du 27 août 1980) relatif à la des documents sociaux. 37

40 A.6. PRÉVENTION ET PROTECTION DU TRAVAIL 8 A.6.1 Rapports du service prévention et protection du travail Jusqu à la rédaction du rapport annuel Trier Règle de tri - les rapports annuels. - Les autres rapports (mensuels, trimestriels) peuvent être éliminés. A.6.2 Dossiers thématiques constitués par le conseiller en prévention, contenant notamment des éléments de jurisprudence et des copies de réglementation A.6.3 Inventaire des produits, matières et machines conservés sur les lieux de travail qui peuvent présenter un danger pour les travailleurs A.6.4 Plan de prévention global A.6.5 Plans annuels d action du service prévention et protection du travail 8 Dispositions de la loi du 4 août 1996 relative au bien-être des travailleurs lors de l'exécution de leur travail (Moniteur belge du 18 septembre 1996) et de l arrêté royal du 27 mars 1998 relatif à la politique du bien-être des travailleurs lors de l'exécution de leur travail (Moniteur belge du 31 mars 1998). 38

41 prévention et protection du travail A.6.6 Analyses de risques Jusqu à la réalisation d une nouvelle version A.6.7 Plans d urgence interne Jusqu à la réalisation d une nouvelle version Éliminer Éliminer A.6.8 A.6.9 Liste des postes de sécurité, des postes de vigilance, des activités à risque défini et des activités liées aux denrées alimentaires Liste nominative des travailleurs soumis obligatoirement à la surveillance de santé ; liste nominative des travailleurs soumis aux vaccinations obligatoires ou aux tests tuberculiniques ; liste nominative des travailleurs qui souhaitent faire l'objet d'une surveillance de santé à intervalles réguliers 5 ans Éliminer légal : arrêté royal du 28 mai 2003 relatif à la surveillance de la santé des travailleurs (Moniteur belge du 16 juin 2003), articles 6 et 9. 5 ans Éliminer légal : arrêté royal relatif à la surveillance de la santé des travailleurs (Moniteur belge du 16 juin 2003), articles 5, 6 et 9. 39

42 A.6.10 Dossiers relatifs à la sécurité des bâtiments Par exemple : plans, implantation des pictogrammes, instructions en cas d incendie, rapports des pompiers, rapports périodiques de conformité, rapports de visite Aussi longtemps que le bâtiment est occupé Trier Règle de tri - les plans du bâtiment. - Les autres documents peuvent être éliminés. A.6.11 Rapports d exercice d évacuation Jusqu à l exercice d évacuation suivant Éliminer A.6.12 Rapports d inspection par des organismes externes Aussi longtemps que le bâtiment est occupé Éliminer A.6.13 Comité pour la prévention et la protection du travail : règlement d ordre intérieur et documents en rapport avec la composition du comité Voir à ce propos l arrêté royal du 3 mai 1999 (Moniteur belge du 10 juillet 1999) relatif aux missions et au fonctionnement des comités pour la prévention et la protection au travail. A.6.14 Procès-verbaux des réunions du comité pour la prévention et la protection du travail A.6.15 Rapports annuels du comité pour la prévention et la protection du travail 40

43 A.6.16 Registre dans lequel les travailleurs peuvent inscrire leurs propositions, remarques et avis A.6.17 Avis et propositions du comité pour la prévention et la protection du travail sur la politique du bien-être des travailleurs lors de l'exécution de leur travail, sur le plan global de prévention et le plan annuel d'action établis par l'employeur, leurs modifications, leur exécution et les résultats obtenus Jusqu à la révision du plan global de prévention et du plan annuel d'action Éliminer 41

44 A.7. GESTION FINANCIÈRE A.7.1. COMPTABILITÉ ANTÉRIEURE À 1947 A Documents relatifs à la comptabilité antérieurs à 1947 Trier Règle de tri - Les documents suivants peuvent être éliminés : Les extraits de comptes chèques postaux. Les extraits de compte du Crédit communal et des comptes bancaires. Les livres journaliers auxiliaires pour les mouvements de chèques postaux, du Crédit communal et des comptes bancaires. Les états de situation mensuels. Les procès-verbaux de vérification de caisse. - Tous les autres documents doivent être conservés. 42

45 A.7.2. COMPTABILITÉ DU SERVICE DES FINANCES À PARTIR DE A Budgets, documents préparatoires, annexes et modifications budgétaires L exemplaire du budget à conserver est celui qui est revêtu de l approbation de la députation permanente (députation provinciale). A Sommier des valeurs de portefeuilles A Dossiers relatifs aux emprunts contractés A Grand livre du secrétaire 10 ans Éliminer légal : l article 2262 bis du Code civil prévoit que «toutes les actions personnelles sont prescrites par 10 ans». Ce document doit cependant être conservé si le grand livre du receveur n existe plus pour les années correspondantes. A Livre aux mandats : registre des doubles des mandats de paiement ordonnés par le conseil de l action sociale ou le bureau permanent et transmis au receveur 10 ans Éliminer légal : l article 2262 bis du Code civil prévoit que «toutes les actions personnelles sont prescrites par 10 ans». 9 Date de mise en œuvre du Règlement général sur la comptabilité communale approuvé par arrêté du Régent du 10 février 1945 (Moniteur belge du 31 mars 1945). Ce règlement a été abrogé pour les CPAS en Région wallonne par un arrêté du Gouvernement wallon du 5 juillet 2007 (Moniteur belge du 22 août 2007) portant le règlement général de la comptabilité communale, en exécution de l'article L du Code de la démocratie locale et de la décentralisation. 43

46 A A Livres d appoint des recettes et des dépenses des établissements et des services Dossiers constitués pour des raisons de gestion (pour suivre l avancement des affaires) et qui se composent de copies d originaux conservés par le receveur ou dans un autre service (par exemple, dossiers de travaux) 10 ans Éliminer légal : l article 2262 bis du Code civil prévoit que «toutes les actions personnelles sont prescrites par 10 ans». 10 ans Éliminer légal : l article 2262 bis du Code civil prévoit que «toutes les actions personnelles sont prescrites par 10 ans». Avant d éliminer, il convient de vérifier que les originaux sont bien conservés par le service compétent. Si ce n est pas le cas, ces dossiers doivent être conservés par le service des finances. A Doubles des documents dont les originaux sont conservés par le receveur Par exemple : journaux-caisses, extraits de compte, bons de commande, factures, etc. À fixer en fonction de l utilité pour le CPAS Éliminer A Autres documents relatifs à la comptabilité du secrétaire ou du service des finances 30 ans Trier À voir au cas par cas en concertation avec le receveur du CPAS, le secrétaire du CPAS et l archiviste de l État du ressort 44

47 A.7.3. COMPTABILITÉ DU RECEVEUR À PARTIR DE A Grand livre du receveur A A États de situation mensuels ou annuels du grand-livre (articles 64, 84, 121, 156 et 167 du Règlement général sur la comptabilité communale du 10 février 1945) Livre-journal caisse centralisateur, livres-journaux caisse auxiliaires et extraits (journaliers ou hebdomadaires) éventuels des livresjournaux caisse (articles 161 et 162 du Règlement général sur la comptabilité communale du 10 février 1945) 30 ans Éliminer s légaux - Article 167 du Règlement général sur la comptabilité communale approuvé par arrêté du Régent du 10 février 1945 (Moniteur belge du 31 mars 1945). - Articles 35 et 88 de l arrêté du gouvernement wallon du 5 juillet 2007 portant le Règlement général de la comptabilité communale (Moniteur belge du 22 août 2007). 30 ans Éliminer s légaux - Article 167 du Règlement général sur la comptabilité communale approuvé par arrêté du Régent du 10 février 1945 (Moniteur belge du 31 mars 1945). - Articles 35 et 88 de l arrêté du gouvernement wallon du 5 juillet 2007 portant le Règlement général de la comptabilité communale (Moniteur belge du 22 août 2007). 10 Date de mise en œuvre du Règlement général sur la comptabilité communale approuvé par arrêté du Régent du 10 février 1945 (Moniteur belge du 31 mars 1945). 45

48 A A A États de situation de l encaisse d après le livre-journal caisse (article 164 du Règlement général sur la comptabilité communale du 10 février 1945) Balance mensuelle entre le livrejournal de caisse et le grand-livre (article 164 du Règlement général sur la comptabilité communale du 10 février 1945) Procès-verbaux de vérification de caisse (article 171 du Règlement général sur la comptabilité communale du 10 février 1945) 30 ans Éliminer s légaux - Article 167 du Règlement général sur la comptabilité communale approuvé par arrêté du Régent du 10 février 1945 (Moniteur belge du 31 mars 1945). - Articles 35 et 88 de l arrêté du gouvernement wallon du 5 juillet 2007 portant le Règlement général de la comptabilité communale (Moniteur belge du 22 août 2007). 30 ans Éliminer s légaux - Article 167 du Règlement général sur la comptabilité communale approuvé par arrêté du Régent du 10 février 1945 (Moniteur belge du 31 mars 1945). - Articles 35 et 88 de l arrêté du gouvernement wallon du 5 juillet 2007 portant le Règlement général de la comptabilité communale (Moniteur belge du 22 août 2007). 30 ans Éliminer s légaux - Article 167 du Règlement général sur la comptabilité communale approuvé par arrêté du Régent du 10 février 1945 (Moniteur belge du 31 mars 1945). - Articles 35 et 88 de l arrêté du gouvernement wallon du 5 juillet 2007 portant le Règlement général de la comptabilité communale (Moniteur belge du 22 août 2007). 46