Cahier de mise en candidature Association-Hôte. Congrès de la FFAPAMM 4, 5 et 6 juin 2015

Transcription

1 Cahier de mise en candidature Association-Hôte Congrès de la FFAPAMM 4, 5 et 6 juin 2015 Date limite pour soumettre votre candidature : 17 janvier 2014

2 Congrès 2015 /4, 5 et 6 juin Mise en candidature d une association-hôte (Information à fournir pour l analyse du dossier.) Association-Hôte Dépôt d une demande officielle provenant du conseil d administration de l association désireuse de recevoir le congrès de la FFAPAMM (à insérer dans le dossier de mise en candidature). Noms des personnes responsables de l organisation. Compléter le canevas de travail pour la programmation. Inclure une brève présentation de votre vision concernant la programmation incluant les thèmes et conférenciers potentiels, le volet social ainsi que les attractions touristiques. Élaborer un budget provisoire et établir un coût unitaire par inscription (voir modèle cijoint). L offre de services de l Hôtel sélectionnée doit contenir toutes les informations suivantes (Hébergement, salles, audiovisuel, restaurations) : A. Hébergement Confirmation des disponibilités pour les dates du congrès soit, les 4, 5 et 6 juin Confirmation de la capacité d accueil (bloc de chambres). Date d arrivée : 3 juin 2015 Date de départ : 6 ou 7 juin Date de relâche du bloc de chambre : 15 mai Bloc de chambres : 3 juin : 100 chambres 4 juin : 150 chambres 5 juin : 190 chambres 6 juin : 50 chambres Tarif par nuitée (occupation simple ou double). À TITRE GRACIEUX Une (1) suite pendant la durée de l événement. Deux (2) certificats cadeaux valides un (1) an pour tirage durant le congrès. Une (1) salle utilisée pour votre secrétariat pendant la durée de votre événement. Stationnement intérieur et extérieur. Vingt (20) nuitées seront offertes à titre gracieux durant l événement de juin Elles font partie du bloc prévu au contrat et seront être utilisées durant la période de l événement en juin 2015.

3 B. Salles Confirmation de la disponibilité et la capacité d accueil pour : le secrétariat; l assemblée générale (200 personnes); les ateliers (12 salles); Cocktail (250 personnes); Souper spectacle (350 personnes excluant une scène de 10 x 20). Fournir le plan des salles et les coûts de location. C. Audiovisuel Nom de la compagnie spécialisée dans les équipements audiovisuels et le montage des salles. Fournir la liste des prix. D. Restauration (tarifs) Coût unitaire Petit-déjeuner (Buffet américain). Petit-déjeuner (Continental). Déjeuner (Lunch 3 services ou buffet). Dîner banquet 4 services. Pause-café : 2/3 cafés 1/3 jus (pas de jus de pamplemousse). Vin au litre. Cocktail (bière, verre de vin, boisson gazeuse ou eau minérale) Restauration disponible en tout temps. Accessibilité Train Avion Voiture/autobus Bateau Coût unitaire (approximatif)

4 Budget provisoire et estimation des coûts d inscription pour les participants (précongrès, congrès, cocktail et souper) Remplir le formulaire en pièce jointe (format Excel). Important Important Important Important Important Important Votre budget provisoire doit être basé sur un taux de participation de 300 personnes, mais dont seules 250 personnes devront payer les frais d inscription, et ce, en raison que les nominés au Prix Gruman Poirier bénéficient d une inscription gratuite pour la durée globale de l événement. Par ailleurs, les conférenciers n ont pas à défrayer les coûts d inscription (précongrès et congrès). Canevas pour la programmation provisoire Brève présentation du projet Précongrès 9 h 30 à 12 h et de 13 h à 16 h 30 : reprise des formations Formations (thèmes potentiels) Groupe cible Thème Conférencier Formation A : Formation B : Formation C : Formation D : Dîner et soirée libre

5 Vendredi 8 h 30 à 11 h 30 AGA 11 h 45 à 13 h Dîner 13 h à 13 h 30 Ouverture du congrès 13 h 30 à 16 h 30 Panel et/ou thèmes d ateliers potentiels (9) Groupe cible Thème Conférencier Cocktail (style d animation) Groupe cible Thème Soirée (concept) Groupe cible Thème (exemple)

6 Samedi A.M. Déjeuner (avec ou sans activité)? Ateliers [Exemple - 13 thèmes potentiels 8 ateliers de 1 h ½ et 5 ateliers de 3 h) Groupe cible Thème Conférencier Conférencier Ateliers d information [1 h 1/2] Groupe cible Thème Conférencier Conférencier Ateliers de formation [3 h] Dîner-conférence (exemple) Groupe cible Thème Conférencier