Note. Créteil, le 2 avril 2015

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1 Direction générale des services UPEM Direction générale des services UPEC Rédacteurs : Bintou Diarra, Tony Ruellan Version du document : v4 Note Objet : Guide pratique organisation de réunions UPEC/UPEM Destinataire(s) : Ensemble des collaborateurs Nouvelle université Créteil, le 2 avril 2015 Guide pratique du travail collaboratif UPEC/UPEM Le projet de construction de la Nouvelle université est entré en phase opérationnelle. Dans le but de faciliter les rencontres de travail, les deux universités proposent dans cette note des éléments pratiques facilitant le travail en commun des équipes des deux universités. 1 Pour organiser une réunion À l UPEC Réservation de salles Salles I1 223*, I1 233* et salle des thèses* : David Courtinard (courtinard@u-pec.fr). Salle I3 316* : Lucile Porlon (lucile.porlon@u-pec.fr). Salles I2 405*, I3 402** et bureaux vacants 4 e étage I2 : Anaïs Ramos / Estelle Ruffon (cab.presidence@upec.fr) ou Stéphanie Guernet (dgs@u-pec.fr). Salles du Mail des mèches : Mohamed Benguerar (benguerar@u-pec.fr). Salle 108*** IUT Créteil-Vitry : Nelly Lacam (lacam@u-pec.fr). Amphithéâtres* : David Courtinard (resamphis@u-pec.fr). * => projection possible. ** => équipée pour visio-conférence. *** => équipée pour videoprojection et visio-conférence. Réservation de vidéoprojecteur Campus centre : France Barbe (fm.barbe@u-pec.fr) Mail des mèches : Mohamed Benguerar (benguerar@u-pec.fr). Visioconférence Contacter Denis Moueza (moueza@u-pec.fr) 2 jours avant la réunion prévue. Nécessité de connaître l adresse IP du destinataire. 1/7

2 À l UPEM Réservation de salles Salles 201*, 202*, B04*, 104* UFR Sciences Economiques et de Gestion : Véronique Lehdili (veronique.lehdili@u-pem.fr) ou Stéphanie Cotte (stephanie.cotte@u-pem.fr) Salle A212**: Christian Vanalderweireld (christian.vanalderweireld@u-pem.fr) / (resa.amphis@u-pem.fr) * => projection. ** => visio-conférence. Visioconférence Procédure : effectuer une demande de travaux au campus numérique (ddt.u-pem.fr) quelques jours avant. Salles disposant d un système de visioconférence fixe : Bâtiment du Bois de l'etang : salle A212 Bâtiment Erasme : salle 120 Salles disposant d un système de visioconférence mobile : Bâtiment Copernic Bâtiment Lavoisier Bâtiment IFI Bâtiment de l'iut site de Meaux Bâtiment de l'iut site de Champs 2 Web conférence Pour les web conférences, le CRI de l UPEM et la DSI de l UPEC travaillent à la compatibilité des solutions déployées dans les deux universités. Les conférences par téléphone (Call Conference) ne sont pas possibles entre les deux établissements. 3 Connexion Wifi Les agents de l UPEC et de l UPEM ont la possibilité de se connecter sur le réseau eduroam. Prendre contact avec la DSI (UPEC) ou le CRI (UPEM) pour tout problème de paramétrage. 2/7

3 4 Restauration À l UPEC Horaires d ouverture des sites du CROUS de Créteil situés sur le campus centre ou à proximité : - Pointe jaune : du lundi au vendredi de 11h30 à 13h45, - L'Archipel : du lundi au vendredi de 10h30 à 16h, - «Grande cafét» : du lundi au jeudi de 8h30 à 17h30 ; le vendredi de 8h30 à 16h, - Cafétéria du Mail des mèches : du lundi au vendredi de 8h30 à 15h30. Les points de restauration à proximité se trouvent : - Galerie du Palais : 61, avenue du Général de Gaulle Créteil (face campus centre), - Mail des mèches : Place de la Lévrière Créteil (face maison des langues). Sandwicheries : - Galerie du Palais : Paul ; Boulangerie Palais délice oriental ; Subway. - Mail des mèches : Boulangerie Lévrière. Restauration rapide : - Galerie du Palais : Panini Rock ; Istambul Bosphore. - Mail des mèches : Miam s ; Campus Break ; Mc Donald s : 129, avenue du Maréchal Foch Créteil Restaurants : - Galerie du Palais : Brasserie du Palais (cuisine généraliste) ; Majestic (cuisine asiatique) ; Baoyung Song (cuisine asiatique) ; Bentoya (cuisine japonaise). À l UPEM Horaires d ouverture des sites du CROUS de Champs situés à proximité de l UPEM: - Le CROUS club : du lundi au vendredi de 11h30 à 14h15, - L Arlequin : du lundi au vendredi de 11h30 à 14h, - Lavoisier express : du lundi au vendredi de 10h à 16h, - La cafétéria de l IUT de Champs : du lundi au vendredi de 10h à 14h, - La cafétéria de l IFI : du lundi au vendredi de 10h à 14h, Les points de restauration à proximité se trouvent : - Espace Descartes : Boulevard Descartes, Champs-sur-Marne - Espace Ampère : Avenue Ampère, Champs-sur-Marne Sandwicheries : - Espace Descartes : Class croûte, CROUS club, Arlequin, Lavoisier Express, la cafétéria de l IUT de Champs, la cafétéria de l IFI - Espace Ampère : Boulangerie avenue Ampère Food trucks (camions proposant des plats et sandwichs à emporter) situés au sein de l Espace Descartes 3/7

4 Restaurants: - Espace Descartes : Class croûte (cuisine généraliste), CROUS club (restaurant universitaire), Arlequin (restaurant universitaire) - Espace Ampère : Kushi-Yaki (cuisine asiatique), Chez Bruno-Hôtel Ibis (cuisine généraliste) 5 Transports Aller à l UPEC Transports en commun Métro 8 station «Créteil Université». RER D gare «Le Vert de Maison» puis prendre bus 181 direction «Créteil la Gaîté». BUS 181 et 281 arrêt «Université». BUS TVM arrêt «La Haye aux Moines». Réservation d un véhicule Les demandes de réservation de véhicules doivent être formulées auprès du service campus : France Barbe (poste ou sur l adresse générique campus@u-pec.fr). Un délai d une semaine est à prévoir entre la demande et l utilisation du véhicule. Pour toute utilisation de véhicule, le demandeur doit avoir préalablement fourni une copie de son permis de conduite et remplir - un ordre de mission sans frais, disponible sur le site intranet de l UPEC, - un document d autorisation de conduite de véhicule, - une attestation sur l honneur. Aller à l UPEM Transports en commun RER A gare «Noisy-Champs» puis prendre le bus soit 312 (ligne circulaire) ou 213 direction «Lognes le village». BUS 312 et 213 arrêt «Bois de l Etang Université». BUS optile 100 arrêt «Crous». 4/7

5 Réservation d un véhicule Une convention entre l UPEM et Mopeasy est en cours pour le covoiturage et l abonnement à une voiture électrique. Mutualisation des voitures : quelques voitures de l UPEM peuvent être mises à disposition temporairement. Les demandes de réservations de véhicules doivent être formulées auprès de la Direction du Patrimoine Immobilier et Logistique (DPIL) : Florence Martin (poste ou florence.martin@u-pem.fr ) Détail des trajets UPEM/UPEC par bus Optile 100 BUS Optile 100 de «Crous» jusqu à «Créteil l Echat M8». Passage toutes les 1/2h aux heures de pointe et toutes les heures le reste de la journée. Temps de trajet : 20mn Horaires de passage du bus Optile 100 CROUS (UPEM) : 06h08 06h42 07h12 07h42 08h12 08h42 09h11 09h35 10h35 11h35 12h35 13h35 14h35 15h35 16h35 17h39 18h09 18h39 19h08 19h35 20h05 20h35 21h05 21h35 Créteil l Echat (UPEC) : 06h45 07h19 07h49 08h19 08h49 09h19 09h28 09h52 10h52 11h52 12h52 13h52 14h52 15h52 16h52 18h01 18h30 19h01 19h25 19h52 20h22 20h52 21h22 21h52 RER A «Cité Descartes Champs sur Marne» jusqu à «Paris Gare de Lyon» puis RER D jusqu au «Vert de maison». Temps de trajet : 60mn 6 Remboursement des frais de déplacement S'inscrivant dans le cadre du projet de construction de la NoU, les agents d'une université appelés à participer régulièrement aux réunions de travail organisées dans l'autre université, se voient appliquer les principes de gestion suivants : 1. au-delà des transports en commun, le principe de base est bien d'utiliser de manière prioritaire les moyens de transports (véhicules de service) et audiovisuels (visio-conférence) mis à disposition respectivement par les deux universités. Dans le cas de l'usage des véhicules de service, le plus grand soin doit être porté sur l'utilisation la plus mutualisée possible, en veillant à regrouper au mieux les déplacements. 2. à défaut seulement, c'est l'usage du véhicule personnel auquel il peut être fait appel. Dans ce cas comme dans le précédent, tous les ordres de mission nécessaires doivent avoir été réalisés afin de couvrir administrativement les déplacements concernés. 3. s'agissant plus particulièrement des déplacements par véhicules personnels, en veillant toujours à regrouper au mieux les déplacements, ils pourront faire l objet d un remboursement des frais selon la procédure en vigueur dans chacune des universités. Les tickets de transports en commun seront également remboursés de la même manière. 5/7

6 7 Stationnement Pour l UPEC 61, avenue du Général de Gaulle Créteil Les parkings du Campus centre sont gratuits. Le parking des galeries du Palais est gratuit 3h. Deux badges d accès au parking fermé du campus centre ont été transmis à la Présidence de l UPEM. Ils sont réservés à l usage exclusif des agents de l UPEM. 6/7

7 Pour l UPEM 5 Boulevard Descartes, Champs-sur-Marne La Cité Descartes compte plusieurs parkings notamment un parking couvert gratuit au bâtiment du Bois de l Etang (Bâtiment présidence). Code accès parking UPEM Bois de l Etang : 2017 Cinq badges d accès au parking Rabelais ont été transmis à la Présidence de l UPEC. Ils sont réservés à l usage exclusif des agents de l UPEC. 8 L équipe de direction opérationnelle de la fusion La Direction Opérationnelle est composée de trois personnes : le directeur opérationnel (DOP), son adjoint(e) et un(e) assistant(e) en charge de l organisation matérielle et logistique des travaux. L équipe sera implantée sur les deux sites principaux des universités : Campus Centre à Créteil (Bureau 446, bâtiment I2) et Cité Descartes à Marne-la-Vallée (Bureau A216, Bois de l Etang). Les 3 missions de la Direction opérationnelle du projet sont : - Elaborer et déployer la méthodologie du projet NoU (production de documents, appui à l animation des réunions, respect du calendrier et des délais ) - Accompagner les deux établissements, communiquer et informer sur le projet : produire et diffuser les comptes rendus, enrichir le site internet et l espace collaboratif - Consulter, écouter et relayer : la DOP participera à informer sur le projet et à recueillir la parole des personnels des deux établissements (permanence sur les 2 sites principaux, animation de rencontres avec les deux vice-présidents aux Evolutions institutionnelles sur tous les sites universitaires, ). 7/7