Sommaire. Créez votre compte entreprise et gagnez du temps! Qui connaît bien protège bien

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2 Qui connaît bien protège bien Sommaire Créez et gérez votre compte... 3 I. Créez votre Compte «Entreprises»... 3 II. Créez votre Compte «Experts Comptables»... 5 III. Déléguez votre gestion à un cabinet comptable ou à un tiers... 8 IV. Actualisez vos coordonnées... 9 V. Retrouvez nos échanges sur votre messagerie10 VI. Vous avez perdu votre de mot de passe? Consultez vos informations I. Vos taux de cotisations II. Votre situation comptable III. Vos appels de cotisations IV. Vos opérations de gestion effectuées en ligne. 14 V. Vos coordonnées bancaires VI. Votre liste de salariés VII. Vos remboursements prévoyance Effectuez vos formalités I. Mettre en place un mandat de prélèvement SEPA II. Déclarez et payez vos cotisations III. Mettez à jour la situation de vos salariés (affiliation, radiation, ) IV. Déclarez l arrêt de travail d un salarié V. Complétez votre Déclaration Annuelle des salaires (DNAS) Accédez à votre espace Solidarité - Prévention Le groupe IRP AUTO met à votre disposition un service entièrement gratuit de consultation et de gestion de vos opérations en ligne. Confidentiel et sécurisé, il vous permet d effectuer en temps réel les formalités relatives à la protection sociale de vos salariés. Ce guide décrit dans le détail l ensemble des opérations mises à disposition de votre entreprise depuis la création de votre compte, jusqu aux déclarations en ligne. Grâce à ce service, vous pouvez : mettre à jour les informations de votre entreprise : adresse, téléphone, consulter vos données de gestion : taux de cotisations, liste de salariés, effectuer vos déclarations en toute sécurité : déclarer un arrêt de travail, effectuer la déclaration annuelle des salaires de votre entreprise Vous avez également la possibilité de déléguer la gestion de votre compte à votre cabinet comptable. Il pourra ainsi réaliser en ligne les opérations de gestion de votre entreprise. La Bourse à l emploi Créez votre compte entreprise et gagnez du temps! Page 2

3 Créez et gérez votre compte I. CREEZ VOTRE COMPTE «ENTREPRISES» 1. Cliquez sur «Mon compte», puis sur «Compte Entreprises». 2. Cliquez sur «Vous n êtes pas encore inscrit?» pour dérouler le formulaire. Puis, complétez les champs et validez. Page 3

4 3. Une fenêtre de confirmation d inscription s affiche. 4. Vous recevrez votre mot de passe provisoire par courrier postal. 5. À réception, connectez-vous à votre Compte «Entreprise» pour le personnaliser. Saisissez votre numéro SIRET et votre mot de passe provisoire puis validez. Indiquez votre identité et votre mot de passe définitif en remplacement de votre mot de passe provisoire. Sélectionner les autres services dont vous souhaitez bénéficier. 6. Cliquez sur en bas à droite de l écran pour valider vos informations ainsi que les services choisis. Page 4

5 II. CREEZ VOTRE COMPTE «EXPERTS COMPTABLES» 1. Cliquez sur «Mon compte» puis sur «Compte Experts Comptables». 2. Cochez «Je suis expert comptable», puis cliquez sur «Vous n êtes pas encore inscrit?» pour dérouler le formulaire. Complétez les champs et validez. Page 5

6 3. Complétez les champs suivants : 4. Cliquez sur en bas à droite de l écran pour valider définitivement votre inscription. 5. Une fenêtre de confirmation d inscription est alors affichée. 6. Vous recevrez votre mot de passe provisoire par courrier postal. 7. À réception, connectez-vous à votre Compte «Entreprise» pour le personnaliser en cochant «Je suis expert comptable». Saisissez votre numéro SIRET et votre mot de passe provisoire puis validez. Page 6

7 8. Lors de votre premier accès, complétez les champs suivants : Saisissez votre adresse et votre mot de passe définitif. Saisissez un mot de passe pour accéder au télépaiement Cochez les rubriques auxquelles vous souhaitez accéder. 9. Cliquez sur en bas à droite de l écran pour valider votre abonnement. Page 7

8 III. DELEGUEZ VOTRE GESTION A UN CABINET COMPTABLE OU A UN TIERS À noter : le cabinet comptable doit être abonné au site (Cf. Paragraphe «Créez cotre Compte «Expert Comptables»). En fonction de votre situation, deux options sont possibles : Option 1 : vous avez un Compte Entreprises 1. Connectez-vous à votre «Compte Entreprise» depuis la rubrique «Mon compte». 2. Cliquez sur puis sur Saisissez le numéro SIRET de votre expert comptable. Choisissez les accès que vous souhaitez donner à votre expert comptable. 3. Vérifiez les informations et cliquez sur 4. Votre expert comptable apparait dans la liste des profils de délégation. Code Expert comptable XXX 5. Votre expert comptable peut dès à présent effectuer des opérations de gestion pour votre entreprise. Page 8

9 Option 2 : vous n avez pas de Compte Entreprises 1. Connectez-vous à 2. Dans la boîte à outils, cliquez sur «Kiosque d informations» puis sur «Visiter le Kiosque d informations». 3. Dans la zone 4. Indiquez : délégation internet d une entreprise à un cabinet comptable 5. Téléchargez le document et imprimez-le. 6. Complétez et retournez le formulaire à : IRP AUTO 8, rue P. A. Chadouteau CS ANGOULEME Cedex 9 IV. ACTUALISEZ VOS COORDONNEES 1. Connectez-vous à votre espacé sécurisé «Mon Compte». 2. Cliquez sur, puis sur Page 9

10 V. RETROUVEZ NOS ECHANGES SUR VOTRE MESSAGERIE 1. Connectez-vous à votre espacé sécurisé «Mon Compte». 2. Cliquez sur, puis sur Cliquez sur «Écrire un message». Sélectionnez le thème de votre demande. Sélectionnez l objet de votre demande. Vous pouvez joindre des pièces à votre message. 3. Cliquez sur 4. Un accusé réception vous confirmera la prise en compte de votre demande. Page 10

11 VI. VOUS AVEZ PERDU VOTRE DE MOT DE PASSE? 1. Cliquez sur «Mon compte» puis sur le profil correspondant à votre situation. Choisissez «Compte Entreprises» ou «Compte Experts Comptables». 2. Choisissez votre profil puis cliquez sur «Vous avez perdu votre mot de passe». 3. Remplissez le formulaire de demande de rappel de mot de passe 4. Suivez les écrans proposés. Page 11

12 Consultez vos informations Pour tout ce qui concerne la consultation de vos données personnelles, vous devez au préalable vous connecter à votre espace sécurisé «Mon Compte». I. VOS TAUX DE COTISATIONS Cliquez sur, puis sur En cliquant sur «Cotisations appelées par IRP AUTO», vous obtenez la liste des salariés liée à ces cotisations. II. VOTRE SITUATION COMPTABLE Cliquez sur, puis sur Page 12

13 III. VOS APPELS DE COTISATIONS Cliquez sur, puis sur Affinez votre recherche par période déclarative Cliquez sur le numéro de facture pour obtenir le détail de l appel de cotisations Page 13

14 IV. VOS OPERATIONS DE GESTION EFFECTUEES EN LIGNE Cliquez sur, puis sur Cliquez sur une opération pour en obtenir le détail La colonne «Etat» indique l avancement du traitement de chaque action : Brouillon : opération non finalisée et conservée 7 jours, En attente : demande validée et en attente de traitement par nos services. Tant que votre demande est en attente, vous pouvez encore la modifier. Traité : demande traitée par nos services Vous pouvez imprimer ou de télécharger une copie au format PDF Page 14

15 V. VOS COORDONNEES BANCAIRES Cliquez sur, puis sur XXXXX XXXXX XXXXXXXXXXX XX Page 15

16 VI. VOTRE LISTE DE SALARIES L interface «Liste des salariés» a été aménagée dans le but de vous donner la possibilité d extraire dans un fichier, la liste de vos collaborateurs selon certains critères détaillés. Cette fonctionnalité est accessible via le menu «MES SALARIES». 1. Cliquez sur, puis sur xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx NOM NOM NOM NOM 2. Sélectionnez dans la liste «Etablissement courant» 3. Sélectionnez ensuite par type(s) de contrat(s) souscrits auprès d IRP AUTO Cette sélection offre la possibilité d affiner la liste en ne sélectionnant qu un ou plusieurs contrats (Retraite, Prévoyance et Frais Médicaux) Page 16

17 Sélectionnez également par catégories de salariés Seules les catégories présentes à votre contrat sont affichées. Il est également possible d afficher plus de critères de sélection en cliquant sur «Afficher plus de critères» Définitions des autres critères : Les Dossier(s) Les dossiers sont ceux qui apparaissent sur vos bordereaux de cotisations.ils permettent de réunir au sein d un même groupe les salariés qui cotisent à des garanties identiques. Les Sous-catégorie(s) et Sous-nature(s) : Certaines catégories de personnel nécessitent d être d avantage détaillées que d autres. Ces deux zones permettent donc d affiner au mieux les différentes fonctions de vos collaborateurs. Recherche d un salarié Cette option vous permet de procéder à une recherche alphabétique de vos collaborateurs afin d en extraire le résultat sous forme de fichier (exemple : «RE» donne en résultat tous les salariés dont le nom commence par «RE») 4. Pour extraire le fichier, actualisez impérativement la liste des salariés en cliquant sur le bouton : Page 17

18 5. Sélectionnez un des trois formats proposés pour la restitution de vos fichiers : 6. L écran suivant apparait. Sélectionnez le type de liste que vous souhaitez obtenir parmi les 3 choix suivants : Cliquez sur le bouton «Exporter la liste» La liste des salariés est déposée dans votre messagerie soit immédiatement soit en différée en fonction du nombre de salariés. 7. Pour y accéder cliquez sur : Cliquez sur l onglet MES INFOS Puis sur Ma messagerie IRPA AUTO 8. Cliquez sur le message en question : Cliquez pour ouvrir le message Page 18

19 QUELQUES PRECISIONS SUR LES CHOIX DES LISTES PROPOSEES Renseignements généraux Ce type de liste est affiché par défaut. Elle concerne les données propres au salarié (le n SS, le nom et prénom, la date de naissance, la date d entrée, la catégorie, sous-catégorie, sous-nature) Contrats Ce sont les informations relatives aux différents contrats du salarié (le dossier, les dates de début et de fin de couverture, les références du contrat, le produit Retraite, Prévoyance, Frais Médicaux le libellé du contrat, etc ) Bénéficiaires A noter : la sélection du type de liste «Bénéficiaires» induit automatiquement celle des «contrats» mais aucun bénéficiaire n est indiqué sur la liste extraite. IMPORTANT La liste des salariés extraite à partir de la sélection Frais Médicaux ne fait état que des salariés couverts par le contrat santé de l entreprise Page 19

20 VII. VOS REMBOURSEMENTS PREVOYANCE Cliquez sur, puis sur Sélectionnez l exercice pour affiner. Consultez, téléchargez ou imprimez les bordereaux d indemnisation prévoyance versés pour les arrêts de travail de vos salariés. Page 20

21 Effectuez vos formalités I. METTRE EN PLACE UN MANDAT DE PRELEVEMENT SEPA Vous pouvez depuis votre compte éditer ou signer en ligne un mandat de prélèvement SEPA en renseignant/modifiant vos coordonnées bancaires. 1. Cliquez sur, puis sur ************** Coordonnées bancaires (CB) déjà connues Cette partie permet à l entreprise de rajouter une nouvelle coordonnée bancaire (CB) Page 21

22 Après avoir sélectionné vos coordonnées bancaires, vous pouvez : 1. Signer en ligne votre mandat Indiquez votre nom, prénom, adresse mail, numéro de portable de la personne décisionnaire Le portail Keynectis s ouvre et vous devrez donner votre bon pour accord pour le mandat de prélèvement SEPA ainsi que le code signature reçu par SMS Signez Un mail de confirmation vous est envoyé ************** Page 22

23 2. Imprimer, signer et retourner votre mandat SEPA par courrier à : IRP AUTO Opération SEPA BOBIGNY CEDEX 9 xxxxxxxxxxx Page 23

24 II. DECLAREZ ET PAYEZ VOS COTISATIONS Cliquez sur, puis sur Cliquez sur le numéro de facture de la période à déclarer Saisissez les bases salariales. Pour le règlement de vos cotisations, nous vous recommandons d utiliser le télépaiement. Pratique et sécurisé, c est un ordre de paiement transmis à votre banque. Il n y a pas de transfert d argent via internet. Quelle que soit la date à laquelle vous effectuez vos déclarations, vous avez la certitude que vos cotisations seront prélevées à la date limite de paiement. Le paiement par chèque bancaire est également possible. Un coupon envoyé dans la messagerie de votre espace abonné est à joindre au règlement. Page 24

25 III. METTEZ A JOUR LA SITUATION DE VOS SALARIES (AFFILIATION, RADIATION, ) Cliquez sur, puis sur Renseignez les zones non-complétées pour mettre à jour la situation de vos salariés IV. DECLAREZ L ARRET DE TRAVAIL D UN SALARIE Cliquez sur, puis sur Vous pouvez également joindre vos pièces justificatives en ligne. Page 25

26 V. COMPLETEZ VOTRE DECLARATION ANNUELLE DES SALAIRES (DNAS) Votre déclaration doit être transmise en ligne sur au plus tard le 31 janvier. Cliquez sur, puis sur Sélectionnez le centre de facturation correspondant à l année concernée (État «À saisir») En fonction de votre situation, deux options sont possibles : Option 1 : Vous avez des salariés à déclarer Si tous vos salariés sont présents dans la liste Cliquez sur la ligne du salarié Modifiez les données pré-renseignées si nécessaire : adresse, catégorie, Bornez la période de déclaration. Complétez les zones salaires. À noter : lorsqu un salarié change de catégorie au cours de l année, bornez la première période puis créez une nouvelle période Cliquez sur pour valider et revenir à la liste des salariés. Page 26

27 Si un ou des salarié(s) n apparaî(ssen)t pas dans la liste Cliquez sur la ligne «Nouveau salarié» Complétez le formulaire vierge A noter : en cliquant sur le bouton «Brouillon», vous pouvez sauvegarder vos données saisies jusqu à l envoi définitif. Lorsque vous avez saisi tous vos salariés, cliquez sur pour valider votre DNAS. Option 2 : vous n avez pas de salariés à déclarer Cochez cette case et cliquez sur «envoyer». Page 27

28 Accédez à votre espace Solidarité - Prévention Votre espace Solidarité - Prévention, vous permettra d'accéder à toutes les informations et fonctionnalités proposées aux entreprises dans le cadre de la Solidarité et Prévention. Vous y trouverez notamment des informations sur les principaux risques professionnels encourus par vos salariés par type de métier, les démarches à effectuer, sans oublier les services IRP AUTO mis à votre disposition, tels que l'assistance suite à un décès, l'aide aux aidants, les formations et interventions Prévention. Pour accéder à toutes ces informations, connectez-vous à votre espace sécurisé «Mon Compte». Cliquer sur puis MES sur SALARIÉS ESPACE PRÉVENTION IMPORTANT : Si une personne est en charge de la Prévention dans votre entreprise, pensez à lui donner accès à l «espace Prévention» de votre «Compte Entreprises» Il suffit de lui créer un profil de délégation spécifique à partir de «Mon compte» > «Mes Autorisation d Accès». En cochant simplement «liste des salariés», comme indiqué ci-contre, l utilisateur pourra consulter les seules informations concernant la Solidarité et la Prévention. Retrouvez toutes les informations sur la délégation de votre compte dans le chapitre DELEGUEZ VOTRE GESTION A UN CABINET COMPTABLE OU A UN TIERS en page 8 de ce guide. Page 28

29 La Bourse à l emploi Ce service proposé par le groupe IRP AUTO met en relation les entreprises des services de l'automobile et les personnes en recherche d emploi. UN SERVICE GRATUIT, SIMPLE & SÉCURISÉ POUR : Créer un espace recruteur Déposer et gérer vos annonces Réceptionner les candidatures Consulter des profils et contacter les candidats Gérer vos alertes Rendez-vous sur : Rubrique «Gérez vos salariés» Une fois dans la Bourse à l emploi Cliquez sur l espace «Recruteurs» et inscrivez-vous. Pour plus d information, consultez le Guide d utilisation espace Recruteur. (téléchargeable sur le site internet Page 29

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