Module 22 : Les tableaux croisés dynamiques* contenu de 2010*

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1 Module 22 : Les tableaux croisés dynamiques* contenu de 2010* 22.0 Introduction On aurait pu appeler ce module Résumer rapidement les données. Excel possède un outil puissant qui permet de résumer les données sous forme de tableaux, et de changer rapidement l organisation et les détails du résumé. Les Tableaux croisés dynamiques ont de très nombreuses fonctions, et sont donc un outil très avancé d Excel, mais avec les quelques points essentiels, vous pouvez faire des miracles, et c est ce que va vous apprendre ce module. C est un outil pour lequel de très nombreuses fonctions supplémentaires ont été ajoutées dans la version 2010, voir le point Qu est-ce-qu un Tableau croisé dynamique? Les tableaux croisés dynamiques résument une base de données, il s agit juste de données sous forme de tableau dont la première ligne est l en-tête, et les autres lignes contiennent soit des catégories soit des valeurs : EN-TÊTES CATÉGORIES VALEURS La façon dont sont résumées les données est flexible, mais en général, les données des tableaux croisés dynamiques seront additionnées à partir de certaines ou de toutes les 2010 Excel dans le Business 1 Module 22 : Les tableaux croisés dynamiques

2 catégories de la base de données. Donc par exemple, avec les données ci-dessus, nous pouvons rapidement créer un tableau croisé dynamique : Ce type de résumé peut être réalisé à partir de la fonction SOMME.SI (traitée dans Module 21 : Résumer les données), mais les avantages des tableaux croisés dynamiques sont : (i) (ii) (iii) (iv) La vitesse. Le tableau ci-dessus a été produit à partir de données et en sept clics de souris. Facilité. Le tableau ci-dessus a été produit sans utiliser une seule fonction ou formule d Excel, juste en sept clics. Flexibilité. Par exemple, avec quelques clics supplémentaires, on peut changer les données affichées dans les dépenses nominales, ou réduire le nombre d années affichées. Accès à des données dynamiques. Les tableaux croisés dynamiques peuvent être reliés directement à des sources de données externes telles que des bases de données ou un système comptable, et les résultats peuvent être mis à jour automatiquement Créer des tableaux croisés dynamiques : la recette Organiser vos données source Vos données source doivent être formatées comme une base de données, comme on l a dit plus haut, cela signifie qu elles doivent avoir une ligne supérieure avec en-têtes au-dessus d un tableau en colonnes qui contiennent soit des catégories soit des valeurs. Pour créer le tableau croisé dynamique, il faut juste sélectionner toute la base de données, puis aller dans l onglet Insertion et cliquer sur Tableau Croisé Dynamique : 2010 Excel dans le Business 2 Module 22 : Les tableaux croisés dynamiques

3 Une fenêtre apparait pour confirmer la sélection des données source, et régler d autres options, vous avez déjà ajusté les données source, vous n avez qu à cliquer sur OK : A partir de là, si une des colonnes de votre base de données n a pas d en-tête, le tableau croisé dynamique ne peut se crée et le message d erreur suivant apparaitra : Si ladite colonne est importante (si vous comptez l utiliser soit comme catégorie, soit comme valeur dans votre tableau croisé dynamique), alors assurez-vous que son en-tête est correcte. Si vous n avez pas l intention d utiliser cette colonne, soit vous devez la supprimer, soit vous entrez un texte inutile en en-tête (n importe lequel) pour que le tableau croisé dynamique se charge correctement. (C est également une bonne idée de vérifier que les en Excel dans le Business 3 Module 22 : Les tableaux croisés dynamiques

4 têtes sont uniques, s il y a des doublons, le tableau croisé dynamique se chargera mais les en-têtes vous embrouilleront). Choisir les données que vous voulez afficher Après les étapes ci-dessus, vous pourrez voir une fenêtre comme celle-ci : Sur la gauche de la feuille de données, on voit une fenêtre qui est votre tableau croisé dynamique vide. Sur la droite, la fenêtre «Liste de champs du tableau croisé dynamique» vous permet de choisir quelles données de votre base de données vous voulez résumer (si vous ne voyez pas cette fenêtre, faites un clic gauche dans le tableau croisé dynamique sur la gauche, et elle apparaitra). Vous devez sélectionner les valeurs que vous souhaitez ajouter et les catégories que vous voulez résumer. Les données de l exemple ci-dessus contiennent les dépenses du gouvernement britannique par année et par fonction. Si je veux voir le total (termes réels) des dépenses par année, je dois sélectionner «Year» (année) et «Expenditure» (dépenses) (Milliard de, réel) dans la fenêtre de contrôle : 2010 Excel dans le Business 4 Module 22 : Les tableaux croisés dynamiques

5 Cela permet de construire automatiquement le tableau croisé dynamique sur la gauche. Changer l organisation Les étapes ci-dessus ont produit un tableau croisé dynamique qui a cette apparence Excel dans le Business 5 Module 22 : Les tableaux croisés dynamiques

6 La dernière étape du processus, c est de changer l organisation du tableau à volonté. On peut le faire aisément et de manière intuitive à partir de la fenêtre de contrôle sur la droite. Par exemple, en faisant glisser le champ «Year» (année) des «Etiquettes de ligne» aux «Etiquettes de colonne», cela fera apparaitre la catégorie des années comme colonne et non plus comme en-tête, alors le tableau s étend à travers la page : Résumé de la méthode Pour résumer le processus ci-dessus : Assez-vous que vos données source sont dans une base de données. Sélectionnez toute la base de données, cliquez sur l icône Tableau croisé dynamique dans le ruban, puis sur Ok dans la fenêtre qui apparait. Cochez les cases dans la fenêtre de la liste des champs de tableau croisé dynamique pour sélectionner quelles données sont incluses dans le tableau croisé dynamique, soit en tant que «valeurs» à additionner soit en tant que «catégories» dans lesquelles les données sont réparties Excel dans le Business 6 Module 22 : Les tableaux croisés dynamiques

7 Utilisez une autre fois la liste des champs de tableau croisé dynamique, pour faire glisser les champs de la manière qui vous convient, n hésitez pas à faire des essais et à vous tromper! 22.3 Quelques astuces avancées et pièges Changer l endroit où s insère le tableau croisé dynamique Dans l exemple ci-dessus, le tableau croisé dynamique s est créé tout seul dans sa propre nouvelle feuille. Vous avez peut-être remarqué une option dans la fenêtre qui apparait quand on clique sur l icône tableau croisé dynamique : En sélectionnant «Feuille de calcul existante», vous pouvez créer la tableau croisé dynamique dans la feuille de votre choix. Vous devez faire attention à ce que le tableau ne recouvre pas ce que vous avez déjà entré dans cette feuille, la forme et la taille du tableau change en fonction des catégories que l on inclut dans le tableau, il faut donc réserver de l espace pour cela. Nous vous recommandons d utiliser une feuille à part pour le tableau croisé dynamique à moins qu il y ait une raison particulière. Je n arrive pas à voir la liste des champs du tableau croisé dynamique Il est possible de cacher cette fenêtre. Si vous ne pouvez pas la voir quand vous faites un clic gauche dans le tableau croisé dynamique, faites un clic droit sur le tableau pour voir ce menu : 2010 Excel dans le Business 7 Module 22 : Les tableaux croisés dynamiques

8 Puis sélectionnez «Afficher la liste de champs». Filtrer l ensemble du tableau L une des options de la liste de champs de tableau croisé dynamique permet de filtrer tous les résultats du tableau avec une catégorie. Cette option est le Filtre de rapport entouré cidessous Excel dans le Business 8 Module 22 : Les tableaux croisés dynamiques

9 On comprend mieux son utilité avec un exemple. Si dans le cas ci-dessus, le champ «Function» (fonction) est ajouté au rapport et ce champs est glissé dans le filtre de rapport, un menu déroulant apparaitra dans le tableau croisé dynamique qui sélectionne uniquement les dépenses d une fonction particulière dans les résultats du tableau croisé dynamique : 2010 Excel dans le Business 9 Module 22 : Les tableaux croisés dynamiques

10 Notez que le tableau croisé dynamique qui apparait additionnera la valeur totale de la catégorie du filtre choisi uniquement maintenant («4. Economic affairs dans cet exemple) Slicers ou segments (Excel 2010 uniquement) Un Slicer permet de filtrer un tableau croisé dynamique par toutes les valeurs d un champ particulier. Nous avons sélectionné ci-dessous une cellule de notre tableau croisé dynamique et choisi «Insérer un Slicer» dans le groupe de filtres de l onglet Insertion. Nous avons choisi le champ Pays («Country») dans la liste des champs disponibles dans les données de notre tableau croisé dynamique. Ceci ouvre une boîte de dialogue avec des cases à cocher pour chaque pays. Cochez l une des cases pour afficher les données de ce pays uniquement dans notre tableau croisé dynamique. Jusque là, rien de bien nouveau il était possible d ajouter le champ Pays comme filtre sans le nouvel outil Slicer. Les Slicers permettent en revanche de faciliter l interaction avec les tableaux croisés dynamiques et rendent l affichage des tableaux croisés dynamiques plus compréhensible. Si vous ne sélectionnez qu un seul pays, le filtre affichera le nom du pays, mais si vous sélectionnez plusieurs pays, vous verrez s afficher «articles multiples», ce qui rend difficile la lecture du tableau croisé dynamique d un seul coup d œil. Ici, nous avons déplacé notre Slicer de pays sous notre tableau croisé dynamique et utilisé l onglet contextuel des outils Slicer pour modifier son nombre de colonnes afin qu il s ajuste correctement à l espace donné. Nous avons ensuite maintenu la touche Control enfoncée et cliqué sur les différents pays sélectionnés. Contrairement au rapport de filtre, le Slicer affiche clairement quels pays sont sélectionnés Excel dans le Business 10 Module 22 : Les tableaux croisés dynamiques

11 De multiples objets peuvent être sélectionnés dans le Slicer grâce aux techniques standards de Windows comme Control + Clic pour sélectionner plusieurs objets individuellement, Shift + Clic pour sélectionner un bloc entier et Control + Faire glisser avec la souris. L apparence du Slicer peut être modifiée grâce aux différents styles proposés. L augmentation de la visibilité et de la facilité d utilisation des filtres d un tableau croisé dynamique avec les Slicers est importante mais pas forcément fondamentale. En revanche, ils deviennent plus impressionnants quand plusieurs sont utilisés en même temps ou quand ils sont créés pour plusieurs tableaux croisés dynamiques. Nous avons ci-dessous trois Slicers : pays («Country»), date de commande («OrderDate») et nom de produit («ProductName»). Tandis que des cases sont cochées dans un Slicer, les autres Slicers sont mis à jour et affichent les options sans données à la fin de la liste. Enfin, nous nous intéressons à la création d un Slicer pour plusieurs tableaux croisés dynamiques. Nous avons ici créé trois différents tableaux croisés dynamiques, tous basés sur les données de nos factures Northwind. Nous avons un tableau de classement des 10 meilleures ventes par pays, un graphique montrant les ventes par vendeur et un autre graphique représentant les ventes par dates de commande. Nous avons ensuite créé un Slicer basé sur le nom de produit. Afin de connecter ce Slicer à tous les tableaux croisés dynamiques, nous cliquons sur les «Connexions de tableaux dynamiques» dans l onglet contextuel des outils Slicer. Ceci nous permet de sélectionner quels tableaux croisés dynamiques du tableau Excel nous voulons connecter. Une fois les trois tableaux croisés dynamiques connectés, les choix sélectionnés dans le Slicer s appliqueront aux filtres de tous les tableaux croisés dynamiques connectés. Cela signifie qu il est possible de créer une présentation interactive de toutes les données sans avoir à créer une seule formule ou ligne de code : 2010 Excel dans le Business 11 Module 22 : Les tableaux croisés dynamiques

12 22.5 Répétition des étiquettes (Excel 2010 uniquement) PowerPivot et les Slicers sont les améliorations principales de 2010 dans ce domaine mais un autre ajout vaut la peine d être cité. Pour tous ceux qui utilisent les tableaux croisés dynamiques pour trier des données traitées et mises en forme ultérieurement, cette option pourrait faire gagner beaucoup de temps. Quand vous ajoutez plusieurs champs dans la colonne d un tableau croisé dynamique, les colonnes les plus à gauche n afficheront que le titre de la première ligne de chaque section. Voici un exemple pour plus de clarté : Ici, nous avons inclus les titres de colonnes à la fois pour les pays et les clients. Les valeurs pour chaque client sont regroupées dans le pays mais le nom du pays n est affiché que sur la 2010 Excel dans le Business 12 Module 22 : Les tableaux croisés dynamiques

13 première ligne de chaque section. Avec Excel 2010, il existe une nouvelle option dans le menu déroulant de la Disposition du rapport de l onglet Outils du tableau croisé dynamique. «Répéter toutes les étiquettes d élément» affichera le nom du pays sur chaque ligne comme illustré ci-dessous : 22.6 PowerPivot (Excel 2010) PowerPivot est un complément à Excel gratuit conçu pour effectuer des analyses de données puissantes. PowerPivot pourrait devenir l une des plus grandes évolutions présentées par Excel car il incorpore un ensemble de fonctionnalités pour la gestion des bases de données et offre une autre manière de travailler avec les formules d Excel. Données Microsoft affirme que PowerPivot peut gérer des millions (ou même des centaines de millions) de données. Afin de tester objectivement cette fonction, nous allons tricher un peu et créer environ deux millions de factures en utilisant une requête cartésienne i.e. qui comporte deux tableaux non joints. L idée est de reproduire chaque ligne d un tableau pour un nombre de lignes dans l autre tableau. Nous avons donc 2157 détails de commande et un autre tableau avec 1001 lignes, ce qui nous donne 2157 * 1001 = lignes. Si nous créons une requête Création de tables, nous avons plus de deux millions de détails de commandes à lire dans notre tableau PowerPivot (quoi qu il y ait 1001 copies de la même donnée!) 2010 Excel dans le Business 13 Module 22 : Les tableaux croisés dynamiques

14 Une fois le complément PowerPivot téléchargé depuis et installé, l onglet PowerPivot s ajoute au ruban excel. Depuis cet onglet, cliquez sur le bouton de la fenêtre PowerPivot pour démarrer PowerPivot : Fenêtre PowerPivot Sur l onglet Accueil de la fenêtre PowerPivot, la rubrique «Obtenir des données externes» comporte des boutons pour accéder à des données depuis une variété de sources ainsi qu un bouton Actualiser. Le bouton «À partir de la base de données» affiche les options pour SQL Server, Access et Analysis Services. Nous avons choisi Access puis utilisé le bouton «Parcourir» pour localiser la base de données contenant nos deux millions d archives. Dans notre cas, nous avons déjà un tableau prêt à fournir les données que nous souhaitons utiliser dans PowerPivot afin de choisir l option de sélectionner notre tableau ou requête. Alternativement, nous pouvons effectuer une requête depuis PowerPivot pour récupérer les données dont nous avons besoin. Nous pouvons choisir de multiples tables et demander à PowerPivot d effectuer une Détection de relations puis d afficher un aperçu et filtrer chaque table Excel dans le Business 14 Module 22 : Les tableaux croisés dynamiques

15 L option filtre affiche un aperçu des données de manière similaire à une feuille de calcul Excel 2010 et avec les mêmes options de filtrage avancées accessibles à partir des menus déroulants sur chaque titre de colonne : Une fois que vous avez les données que vous désirez analyser, cliquez sur «Terminer». Un écran avec le progrès de l importation des tables de données apparaitra dans PowerPivot : Une fois les données importées, chaque table apparaitra sur une feuille différente dans la fenêtre PowerPivot. Les données sont affichées également comme un tableau Excel 2010 avec des filtres de titres. Les Options sur l onglet Accueil du ruban PowerPivot permettent de formater chaque colonne individuellement : 2010 Excel dans le Business 15 Module 22 : Les tableaux croisés dynamiques

16 La fenêtre PowerPivot fonctionne presque comme sa propre application de base de données, ou comme une version améliorée de Microsoft Query. Les données peuvent être importées depuis une grande variété de sources dont des fichiers texte et des feuilles de calcul Excel ainsi que des produits standards de bases de données. L onglet Conception comprend des outils pour créer et gérer les relations entre différentes tables. Rapports L étape finale est de transformer votre collection de millions de lignes de données en un ensemble de rapports ou graphiques intelligibles. Depuis l onglet Accueil de la fenêtre PowerPivot, cliquez simplement sur le menu déroulant du Tableau Croisé dynamique dans les Rapports pour découvrir la gamme de rapports et graphiques disponibles : Nous choisirons Quatre graphiques. Nous pourrons ensuite décider de les placer sur une nouvelle feuille de calcul ou sur la feuille existante. Avec notre option «Quatre graphiques», quatre feuilles additionnelles seront créées, chacune comportant les données pour un des graphiques Excel dans le Business 16 Module 22 : Les tableaux croisés dynamiques

17 Initialement, vous verrez quatre tableaux croisés dynamiques vides. Cliquez simplement sur chaque graphique et sélectionnez les champs que vous désirez que le graphique représente pour créer un ensemble de graphiques. Vous pouvez ensuite ajouter un Slicer en faisant glisser le champ des critères vers la région verticale ou horizontale et il sera automatiquement connecté aux quatre tableaux croisés dynamiques qui contiennent les données de vos graphiques Excel dans le Business 17 Module 22 : Les tableaux croisés dynamiques