Circulaire 1/2017 Information de l'autorité de surveillance

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1 A l'attention de nos fondations classiques Janvier 2017 Circulaire 1/2017 Information de l'autorité de surveillance Madame, Monsieur, Nous vous présentons nos plus sincères remerciements pour l'agréable collaboration au cours de l'année écoulée. Par la présente, nous souhaitons attirer votre attention sur un certain nombre de points importants concernant les fondations classiques. 1 Sondage auprès de la clientèle Nous avons réalisé pour la première fois un sondage auprès de notre clientèle en janvier Il s'adressait aux 759 fondations classiques qui sont sous notre surveillance. 196 d'entre elles ont participé. Avec 26 % de réponses, le taux de retour était donc bon. L'objectif de ce sondage était de mesurer la satisfaction de notre clientèle par rapport à ses contacts avec l'abspf 1, aux prestations de l'abspf en termes d'information ainsi qu'à l'accomplissement des tâches (notre travail). Les clients avaient en outre la possibilité de communiquer leurs besoins à l'abspf. Dans l'ensemble, ce premier sondage a donné un résultat réjouissant, mais a aussi mis en exergue certains points à améliorer et quelques institutions isolées ont par ailleurs formulé des remarques négatives sur le montant des émoluments. Nous avons été heureux d'apprendre que 76 % de nos clients trouvent que l'abspf remplit très bien ou plutôt bien ses devoirs. 71 % des sondés se sont dits très satisfaits ou plutôt satisfaits des contacts avec l'abspf dans leur ensemble. Les prestations d'information ont été jugées à 66 % très bonnes ou plutôt bonnes. La préoccupation la plus importante de nos clients est l'amélioration de notre temps de réaction par écrit. 1 Les résultats de l enquête qui ont été présentés se rapportent au domaine des fondations classiques de l ABSPF

2 2/5 Ils souhaitent également que la priorité soit donnée à l'amélioration des modèles de documents, des mémentos d'information et des formulaires. Le nombre globalement peu élevé de remarques ou d'observations critiques nous a fortement réjouis. Ces réactions ont bien entendu elles aussi bénéficié de l'attention nécessaire et ont été analysées et discutées à l'interne. Sur la base des résultats du sondage, nous avons décidé de mettre en place les mesures suivantes : Depuis la création de l'abspf, nous n'avons cessé d'améliorer notre temps de réaction par écrit, mais il est vrai que celui-ci n'était pas satisfaisant au début en raison de la réforme structurelle et des travaux d'autonomisation. Nous continuerons à améliorer les processus concernés et à exercer des contrôles internes plus stricts pour le respect des objectifs. Dans le cadre du remaniement de notre site web, nous avons veillé à mettre en place une structure plus logique et conviviale. De plus, notre nouveau site web sera désormais «responsive» (adapté aux smartphones). Les modèles de document, les mémentos d'information et les formulaires seront régulièrement réévalués et adaptés au besoin en fonction des situations. La forte participation qu a connue notre premier sondage 2016 auprès de la clientèle et les résultats obtenus nous réjouissent particulièrement et sont pour nous une incitation à faire notre possible pour optimiser constamment nos prestations. Les voix critiques sont également prises au sérieux! Si, en dépit de nos efforts, vous deviez faire des expériences négatives à l avenir, n'hésitez pas à nous le signaler. Nous tenons à remercier sincèrement toutes les fondations pour leurs précieux commentaires. 2 Remise des rapports annuels à l'abspf Nous vous remercions pour les rapports informatifs détaillés que vous nous avez fait parvenir l année passée et qui nous ont offert une vue d ensemble complète des activités et des conditions financières de vos fondations. En application des normes de la comptabilité commerciale et de la présentation des comptes annuels, nous vous prions aussi pour cette année de bien vouloir nous remettre les documents suivants, au plus tard six mois après la clôture des comptes annuels (art. 3 OSFI 2 ): Rapport de gestion signé, comprenant les comptes annuels avec bilan et compte d'exploitation (y compris les chiffres de l'année précédente), l'annexe selon l'article 959c CO 3 (contrôle ordinaire: des informations supplémentaires dans l'annexe aux comptes annuels, un tableau des flux de trésorerie, un rapport de gestion, évtl. des états financiers selon une norme comptable reconnue); Annexe signée, conformément à l'article 3 OSFI; 2 Ordonnance du 21 octobre 2009 sur la surveillance des fondations et des institutions de prévoyance (OSFI, RSB ) 3 Loi fédérale du 30 mars 1911 complétant le Code civil suisse (Livre cinquième: code des obligations, CO, RS 220)

3 3/5 Rapport de l'organe de révision (les fondations dispensées de l'obligation de désigner un organe de révision: confirmation des comptes annuels par le Conseil de fondation); Procès-verbal de l'approbation du rapport de gestion, signé par le Conseil de fondation; Rapport de gestion ou rapport annuel signé des activités du Conseil de fondation (respect du but de la fondation) ainsi que sur les événements importants au sein de la fondation. Nous vous saurions gré de bien vouloir indiquer séparément les éventuelles indemnités versées aux membres du Conseil de fondation. Veuillez également indiquer dans l'annexe, conformément à l'article 3 OFSI, les noms, fonctions et adresses complètes des membres du Conseil de fondation. Le rapport de gestion doit être rédigé et soumis pour approbation au Conseil de fondation dans un délai de 6 mois après la fin de l'exercice comptable (art. 958, al. 3 CO). La grande majorité des 760 fondations environ soumises à notre surveillance terminent leur exercice comptable le 31 décembre (p. ex. le 31 décembre 2016). Ces fondations doivent nous remettre leurs documents et rapports jusqu'au 30 juin de l'année suivante (en l'occurrence le 30 juin 2017) au plus tard. Notre mission de vérification annuelle des rapports et ce délai de remise imposé par la loi impliquent que nous recevons la plupart de vos dossiers en l espace de peu de temps. Nous sommes ensuite tenus de les vérifier jusqu'au 30 juin de l'année suivante (30 juin 2018 dans notre exemple), puisque c'est le délai de remise des rapports pour le prochain exercice comptable (p. ex. 2017). Dans ce contexte, il peut arriver que vous deviez attendre jusqu'à 12 mois nos commentaires sur vos rapports annuels. Nous comprenons naturellement que vous trouviez ce temps de réaction écrite très long. Nous vous remercions de bien vouloir comprendre que notre temps de réaction dépend essentiellement des procédures expliquées plus haut et est donc largement influencé par le système. Veuillez prendre note que nous pouvons traiter votre dossier en priorité si vous nous faites une demande motivée. N'hésitez donc pas à nous contacter le cas échéant. Veuillez noter que le délai de remise des rapports peut être prorogé de deux mois au maximum mais uniquement sur la base d'une demande justifiée. Les rappels sont soumis à des frais. Veuillez donc nous informer à temps si vous ne pouvez respecter ce délai. 3 Règlement fixant les émoluments de l'abspf La LABSPF 4 prévoit que l'abspf remboursera le capital de dotation mis à disposition du canton de Berne lors de sa création dans un délai de 20 ans (art. 19 LABSPF) et la constitution d'un fonds de réserve dans un délai de 15 ans (art. 20 LABSPF). 4 Loi du 17 mars 2014 sur l'autorité bernoise de surveillance des institutions de prévoyance et des fondations (LABSPF; RSB )

4 4/5 L'ABSPF tient le cap en ce qui concerne le respect de ces engagements. Nous sommes heureux de pouvoir réduire nos émoluments pour cette raison. Lors de sa séance du 15 novembre 2016, le conseil de surveillance de l'abspf a révisé le règlement fixant les émoluments 5, qui est entré en vigueur le 1 er janvier Le nouvel émolument annuel de base se compose comme par le passé d'un montant de base fixe de CHF 180 et d'un montant variable réduit déterminé en fonction du total du bilan (art. 9 et art. 10 REmo ABSPF). Montant variable : Total du bilan en CHF CHF bis bis bis bis bis bis bis bis À partir de Site web de l'abspf Le nouveau site web de l'abspf est mis en ligne depuis décembre Vous trouvez celui-ci sous l'ancienne adresse: Notre page permet maintenant grâce au système dit «Responsive Design» de lire et naviguer plus aisément pour les appareils mobiles avec des écrans de taille réduite. Nous sommes naturellement ouverts à toute proposition d'amélioration ou informations sur les données erronées, informations importantes. Il vous suffit d'utiliser notre formulaire de contact. Sur le site web, vous avez accès à nos rapports annuels, circulaires, formulaires, mémentos d'information ainsi que divers documents. 5 Soirées d information Fondations classiques 2017 Nous avons le plaisir de vous inviter à nos soirées d information Fondations classiques 2017 qui auront lieu les 21 et 23 mars 2017 au vatter Business Center de Berne. 5 Règlement du 20 août 2014 fixant les émoluments de l Autorité bernoise de surveillance des institutions de prévoyance et des fondations (REmo ABSPF, RSB )

5 5/5 Vous trouverez en annexe notre invitation avec les détails du programme. Pour vous inscrire, nous vous prions d'utiliser le formulaire d'inscription également annexé ou de nous envoyer un . Nous nous réjouissons d ores et déjà de vous accueillir personnellement à cette occasion. Nous vous souhaitons une année 2017 couronnée de succès et sommes à votre disposition pour d'éventuels renseignements ou entretiens. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées. Hansjörg Gurtner Directeur Sandra Anliker Cheffe du département Fondations classiques et caisses d'allocations familiales