Lettre circulaire No juin 2015

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1 F 4 ALBERT EMBANKMENT LONDRES SE1 7SR Téléphone : +44 (0) Télécopieur : +44 (0) Lettre circulaire No juin 2015 Destinataires : Tous les États Membres et Membres associés de l'omi Gouvernements contractants à la Convention visant à faciliter le trafic maritime international, 1965, telle que modifiée, qui ne sont pas membres de l'omi Organisation des Nations Unies et institutions spécialisées Organisations intergouvernementales Organisations non gouvernementales dotées du statut consultatif Mouvements de libération Objet : Quarantième session du Comité de la simplification des formalités (4-8 avril 2016) 1 Le Secrétaire général a l'honneur d'inviter les gouvernements et les entités susmentionnés à se faire représenter à la quarantième session du Comité de la simplification des formalités (FAL 40) qui se tiendra du lundi 4 au vendredi 8 avril 2016 au Siège de l'omi, 4 Albert Embankment, Londres SE1 7SR. 2 Conformément aux dispositions de l'article VII de la Convention FAL de 1965, les Gouvernements contractants à la Convention qui ne sont pas membres de l'organisation sont invités à participer à l'examen et à l'adoption de tout amendement qu'il pourrait être proposé d'apporter au texte. 3 L'ordre du jour provisoire de la quarantième session (FAL 40/1) est joint à la présente lettre circulaire. D'autres documents, y compris l'ordre du jour annoté et un calendrier provisoire, seront diffusés en temps opportun. Compte tenu du succès remporté par l'initiative "PaperSmart" (économie de papier) qui avait été lancée à titre expérimental au C 109, il est envisagé de tenir la présente session en mode "économie de papier" également, dans la mesure du possible. Veuillez consulter la lettre circulaire No 3325 du 13 novembre 2012 pour de plus amples renseignements sur cette initiative. Soumission des documents 4 Conformément aux Directives sur l'organisation des travaux et les méthodes de travail du Comité de la simplification des formalités (FAL.3/Circ.210), les dates limites fixées pour soumettre les documents destinés à la session et la méthode correspondante à suivre sont indiquées au premier paragraphe des Notes se rapportant à l'ordre du jour provisoire du FAL 40 (FAL 40/1). On trouvera un modèle à utiliser pour la présentation des documents sur le site Web IMODOCS. *** I:\C_L\Circular letter No doc

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3 Lettre circulaire No 3553 Annexe, page 1 ANNEXE Pouvoirs, inscription aux réunions de l'omi et procédures régissant l'appui apporté par l'omi pour les demandes de visa Pouvoirs L'attention des Membres de l'organisation et des autres participants est appelée sur l'article 7 du Règlement intérieur du Comité de la simplification des formalités, qui prévoit que chaque Membre ou, le cas échéant, chaque autre participant transmet au Secrétaire général les pouvoirs de son représentant et, le cas échéant, ceux des suppléants, ainsi que les noms des autres membres éventuels de sa délégation. Les pouvoirs émanent du chef de l'état, du chef du gouvernement, du ministre des affaires étrangères ou de toute autre autorité compétente dûment désignée à cet effet par l'un d'entre eux. Lorsque les pouvoirs émanent d'une autorité autre que l'une de ces trois personnes, il doit y être indiqué que ladite autorité a été habilitée à les délivrer par le chef de l'état, le chef du gouvernement ou le ministre des affaires étrangères. Le Secrétaire général serait extrêmement reconnaissant aux gouvernements de lui communiquer les pouvoirs pertinents le vendredi 1er avril 2016 au plus tard. Inscription aux réunions de l'omi Ainsi qu'il est indiqué dans la lettre circulaire No 3463 du 14 juillet 2014, les Gouvernements Membres, les organisations intergouvernementales et les organisations non gouvernementales doivent envoyer la liste de leurs représentants, y compris leurs représentants permanents, chef de délégations, suppléants, conseillers ou observateurs à l'avance, en utilisant le Système d'inscription en ligne aux réunions de l'omi (OMRS). Cela facilitera leur entrée dans le bâtiment et permettra l'établissement de la liste des participants. Une fois la procédure d'inscription en ligne terminée, les délégués se verront délivrer, sur place, un badge électronique qui leur permettra de franchir les portillons de sécurité. Pour permettre la fabrication de ce laissez-passer, les délégués seront tenus de présenter à leur arrivée une pièce d'identité portant leur photographie, par exemple un passeport, une carte d'identité ou un permis de conduire. Les délégués pourront également être invités à présenter une pièce d'identité à n'importe quel moment pendant qu'ils se trouveront dans le bâtiment sur demande du personnel de sécurité de l'omi. Vu les dépenses importantes qu'occasionne la fabrication des badges, les délégués auxquels il en a déjà été délivré un sont priés de bien vouloir l'apporter aux fins de sa réactivation. Toute question sur l'utilisation de l'omrs devrait être envoyée à l'adresse suivante : Unité des inscriptions Section du service des réunions et de l'interprétation Courriel : onlineregistration@imo.org Aucun délégué ne sera inscrit s'il ne peut prouver qu'il est autorisé à assister à la réunion par son coordonnateur de délégation OMRS. Un badge sera délivré aux nouveaux délégués dont le nom est inscrit dans l'omrs. Les délégués dont le nom ne figure pas sur la liste de l'omrs seront priés de contacter leur coordonnateur de délégation OMRS; ce dernier devra faire le nécessaire pour qu'ils soient autorisés à assister à la réunion. Il est conseillé aux délégués d'arriver tôt le premier jour de la réunion pour accomplir les formalités requises, qu'il sera possible d'effectuer dès 8 heures le lundi 4 avril 2016 au comptoir prévu à cet effet. I:\C_L\Circular letter No doc

4 Lettre circulaire No 3553 Annexe, page 2 Les délégués trouveront des renseignements généraux sur les questions administratives et pratiques liées aux réunions de l'omi dans un dépliant d'information téléchargeable à partir du site IMODOCS, qu'ils peuvent se procurer également aux comptoirs des documents et du service des réunions situés respectivement au rez-de-chaussée et au deuxième étage. Les délégués sont priés de se familiariser avec les informations qui figurent dans ce dépliant. Procédures régissant l'appui apporté par l'omi pour les demandes de visa Les délégués invités par l'organisation qui ont besoin d'un visa d'entrée au Royaume-Uni devraient, en premier lieu, déposer une demande de visa auprès de l'ambassade ou du consulat du Royaume-Uni le plus proche et obtenir un numéro de référence. Les documents nécessaires, tels qu'un exemplaire du programme des réunions de l'omi habituellement diffusé chaque année en décembre/janvier, l'original de la lettre d'invitation officielle de l'omi habituellement diffusée environ six mois avant la date de la réunion qui doit se tenir à l'omi, ou la lettre de désignation et la note verbale du Ministère des affaires étrangères, doivent être joints aux demandes de visa d'entrée au Royaume-Uni. Les délégués doivent être désignés par le Ministère des transports (ou tout autre ministère compétent) ou par l'administration maritime nationale. La lettre de désignation devrait être transmise au Ministère des affaires étrangères afin que ce dernier rédige une note verbale à l'intention de l'ambassade/du haut-commissariat du Royaume-Uni. Si, après avoir suivi les procédures susmentionnées, les délégués rencontrent encore des problèmes pour obtenir un visa, le Ministère des affaires étrangères, le Ministère des transports ou l'administration maritime nationale devrait communiquer, sur papier à en-tête, les renseignements ci-après au Chef du Bureau des relations extérieures de l'omi, en demandant une assistance pour obtenir un visa et en indiquant les raisons pour lesquelles l'ambassade/le haut-commissariat du Royaume-Uni a refusé ou pourrait refuser de le délivrer. i Prénom : Nom : Profession : Date de naissance : Lieu de naissance : Type de passeport : Numéro de passeport : Lieu de délivrance : Date de délivrance : Date d'expiration : Numéro de référence de la demande de visa : Date et lieu de la demande de visa : ii But de la visite : iii Durée du séjour prévu au Royaume-Uni : Cette formalité doit être accomplie au moins six semaines avant la date à laquelle la réunion commence pour que l'organisation soit en mesure d'appuyer les demandes de visa et que les visas puissent être délivrés en temps voulu. * * Toute demande d'assistance concernant les visas devrait être envoyée à l'omi par télécopieur au ou par courriel à l'adresse visa@imo.org. I:\C_L\Circular letter No doc

5 F COMITÉ DE LA SIMPLIFICATION DES FORMALITÉS 40ème session Point 1 de l'ordre du jour FAL 40/1 24 juin 2015 Original: ANGLAIS ORDRE DU JOUR PROVISOIRE de la quarantième session du Comité de la simplification des formalités, qui se tiendra au Siège de l'omi, 4 Albert Embankment, Londres SE1 7SR, du lundi 4 avril 2016 à 9 h 30 au vendredi 8 avril 2016 Ouverture de la session et élection du Président et du Vice-Président pour Adoption de l'ordre du jour; rapport sur les pouvoirs des représentants 2 Décisions des autres organes de l'omi 3 Examen et adoption des propositions d'amendements à la Convention 4 Révision approfondie de la Convention FAL 5 Application du principe du guichet unique 6 Prescriptions relatives à l'accès aux certificats et documents que les navires sont tenus d'avoir à bord, y compris les registres, ou à leur version électronique 7 Mesures visant à assurer la sécurité des personnes secourues en mer 8 Examen et analyse des rapports et renseignements sur les personnes secourues en mer et les passagers clandestins 9 Directives sur les questions de facilitation liées à la protection du réseau des transports maritimes contre les cybermenaces 10 Directives concernant les normes minimales de formation et d'enseignement applicables au personnel des services d'amarrage 11 Examen de la publication conjointe OMI/OACI consacrée aux signes internationaux destinés aux usagers des aéroports et des gares maritimes 12 Activités de coopération technique relatives à la facilitation du trafic maritime 13 Relations avec d'autres organisations 14 Application des Directives du Comité I:\FAL\40\FAL 40-1.doc

6 FAL 40/1 Page 2 15 Programme de travail 16 Élection du Président et du Vice-président pour Divers 18 Examen du rapport du Comité sur les travaux de sa quarantième session Notes : 1 Conformément aux Directives sur l'organisation des travaux et les méthodes de travail du Comité (FAL.3/Circ.210) :.1 les documents devraient parvenir au Secrétariat dans les délais suivants 1 :.1 les documents contenant des propositions relatives à de nouveaux résultats ou à des résultats non prévus, le vendredi 1er janvier 2016 au plus tard (soit au moins 13 semaines avant la session);.2 les documents (y compris les documents d'information) comportant plus de six pages de texte (documents volumineux 2 ), le vendredi 1er janvier 2016 au plus tard (soit au moins 13 semaines avant la session);.3 les documents non volumineux y compris les documents d'information (six pages ou moins) et les documents d'information volumineux soumis sous forme électronique, le vendredi 29 janvier 2016 au plus tard (soit au moins neuf semaines avant la session); et.4 les documents contenant des observations relatives aux documents mentionnés aux alinéas.1 à.3 ci-dessus, qui comporte quatre pages ou moins, le vendredi 12 février 2016 au plus tard (soit au moins sept semaines avant la session) (voir également le paragraphe des Directives);.2 par souci d'économie, les documents devraient être présentés en simple interligne et être aussi concis que possible; en outre :.1 tous les documents devraient contenir un bref résumé établi de la manière indiquée au paragraphe des Directives susmentionnées;.2 les documents de fond devraient se terminer par un résumé des mesures que le Comité est invité à prendre; et 1 Les documents autres que les documents d'information et les rapports de sous-comités, groupes de travail, groupes de rédaction, groupes de travail par correspondance et autres groupes et du Secrétariat, qui comportent plus de 20 pages, ne seront pas traduits dans leur intégralité dans toutes les langues de travail, conformément au paragraphe 6.11 des Directives des Comités. Ces documents devraient comprendre un résumé ne comportant pas plus de quatre pages, qui sera traduit, et leur partie technique devrait figurer en annexe dans la langue utilisée par les groupes de travail (c'est-à-dire l'anglais). 2 Dans le cas des documents de plus de 50 pages, les dispositions du paragraphe des Directives des Comités s'appliquent. I:\FAL\40\FAL 40-1.doc

7 FAL 40/1 Page 3.3 les documents d'information devraient se terminer par un résumé des renseignements qu'ils contiennent;.3 afin d'harmoniser la présentation des documents, il conviendrait d'utiliser le format suivant : - police de caractères : Arial; - taille des caractères : 11; - texte : justifié; - marges : haut, 2 cm; bas, gauche et droite, 2,5 cm. Un modèle à utiliser pour la présentation des documents est disponible sur le site Web IMODOCS. Pour faciliter le traitement des documents, il faudrait que ceux-ci soient envoyées par courriel en Microsoft Word à l'adresse électronique de l'omi info@imo.org. 2 Le Comité a recommandé d'observer rigoureusement les dispositions des Directives susmentionnées, qui prévoient notamment que le Secrétariat devrait appliquer strictement les règles concernant la présentation des documents et ne pas accepter les documents soumis tardivement par des gouvernements ou des délégations. I:\FAL\40\FAL 40-1.doc