Transformation des espaces à la bibliothèque: Défis, opportunités et leçons apprises. CMD atelier 42

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1 Transformation des espaces à la bibliothèque: Défis, opportunités et leçons apprises CMD atelier 42 Sylvain Champagne Bibliothèque Myriam et J.-Robert Ouimet Congrès des milieux documentaires du Québec 1 er au 3 décembre 2014

2 Vision, planification et réalisation du projet

3 L édifice «Côte-Sainte-Catherine» Construit en1996 Architecte: Dan Hanganu Fenestration abondante Utilisation de matériaux bruts de type industriel Prix d excellence en architecture institutionnelle de l ordre des architectes du Québec en EETC en

4 La bibliothèque en chiffres ( ) mètres carrés (560 X 150 pieds) 710 places assises 42 postes informatiques monographies titres de périodiques visiteurs 32 employés 4

5 La bibliothèque en quelques images 5

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8 8

9 Déficit d espace et de places assises Superficie et capacité d accueil de la bibliothèque par le nombre d étudiants équivalents à temps complet (EETC) mètres carrés par EETC (7 857) EETC (7 857) par place assise 1 11,1 10,3 10,4 0,8 8,7 0,6 0,6 UDM HEC POLY CREPUQ UDM HEC POLY CREPUQ Source: CREPUQ - Tableau 13, Statistiques générales des bibliothèques universitaires québécoises

10 Résultats du sondage LibQUAL+ 2007, 2010 et 2013 Bibliothèque comme lieu Écart de supériorité Commentaires des étudiants 0-0,2-0,4-0,6-0,8-1 -1,2-1,4-1, ,57-0,58-0,65-0,81-0,78-0,76-0,89-1,05-1,46 LP2 (quiet space/individual activities) LP5 (community space) Average (LP1-LP5) Pas assez de prises électriques Pas assez de places assises durant les périodes de pointe Pas assez de salles de travail en équipe La bibliothèque est bruyante 10

11 Le rêve Le plan directeur en 2010 Projet de $7M en collaboration avec atelier TAG + jlp Utilisation de rayonnage compact Augmentation de 35% du nombre de places assises Une place, une prise! Intégration des services, espaces collaboratifs, café 24/7, etc. 11

12 Modernisation de la bibliothèque Ce projet est un rêve. C est la bibliothèque du futur! Attention mon ami. Face à la réalité, ton rêve peut devenir un cauchemar! Célébrités de notre exposition en cours: L Encyclopédie de Diderot et D Alembert 12

13 Démarrage du projet au printemps 2013 Phase I (mai 2013 à janvier 2014) Élagage et déplacement des collections Installation du rayonnage compact Phase II (février à septembre 2014) Poursuite de l élagage et du déplacement des collections Déménagement de locaux Réaménagement des espaces dans la section nord-ouest 13

14 Plan de la bibliothèque en

15 Plan de la bibliothèque pour

16 Phase I Installation du rayonnage compact Avril 2014 Janvier 2014 Août 2013 Décembre 2013 Élagage et déménagement des collections Retirer le rayonnage Installation des systèmes et tests Élagage, mise en boîte et déménagement temporaire des collections 813 boîtes en entrepôt 16

17 Phase II Tâches préliminaires au chantier Mai 2014 Janvier/février 2014 Élagage et mise en boîte des collections Vider la salle des journaux et déplacer ces documents ailleurs Mars/avril 2014 Élagage et mise en boîte des collections Intégrer les collections dans le rayonnage compact Construire 3 bureaux pour les bibliothécaires Déménagement: bibliothécaires, appareils et équipements d impression Retirer les derniers rayonnages vides et meubles 5 mai: début des travaux 17

18 Phase II Conception des nouveaux espaces Octobre 2014 Mai 2014 Mars/avril 2014 Chantier prévu jusqu à la fin août Décembre 2013 à février 2014 Estimé, plans préliminaires Appel d offres Activité de co-design Groupe de discussion Analyse des besoins Planification fonctionnelle et technique 18

19 Plan d aménagement 19

20 Les défis: Un budget de $1,3M Utilisation de matériaux existants: tablettes tapis et tuiles acoustiques du plafond portes et quincaillerie Alimentation électrique le long des murs seulement Panneaux de verre standard 20

21 Les défis: L aspect architectural Respect du langage architectural Harmonisation des couleurs et des matériaux Planifier selon les prochaines phases d aménagement Éviter l effet «patchwork»! 21

22 Les défis: Un échéancier serré Mai 2013 à septembre 2014 Travaux durant les sessions académiques Pas de fermeture de la bibliothèque Retards inévitables Phase I: 2 mois Phase II: 1 mois Mobilier plus tard 22

23 Les défis: Un programme d élagage ambitieux Collections (tablettes) (prévu) % 2014 (septembre) Collection générale % % Périodiques % % BANQ % 584-6% SOC % % PGO % % Reference % % Statistique Canada Total % % Notes: Les thèses et mémoires de HEC Montreal (258 t) ont été déplacées dans la collection de référence. L élagage de la collection PGO collections sera complété en Collections mises en boîtes dans un entrepôt temporaire: Statistique Canada (600), index (140) et autres (+/- 50) % 23

24 Les défis: Un programme d élagage ambitieux Implique plusieurs processus et l ensemble du personnel Pas de politique écrite de développement des collections Stratégie prudente et conservatrice LES RÉSULTATS Monographies: +/- 60,000 livres retirés (+/- 1 sur 6) Périodiques: +/- 750 titres retirés et 18 abonnements cessés 24

25 Les défis: Nos ressources humaines Peu de ressources supplémentaires affectées au projet Coordination Mobilisation des employés Informer informer Offrir de la reconnaissance Ce projet doit devenir leur projet 25

26 Les imprévues: Poussière et rayonnage incompatible 26

27 Les opportunités: Un entrepôt Un entrepôt temporaire à l édifice Decelles a permis de rencontrer les délais prévus Plus de 800 boîtes de documents peu utilisés Service de livraison 24 heures pour les documents entreposés Entrepôt permanent? 27

28 Les opportunités: Nos collections Connaissance plus approfondie de nos collections Critères d élagage Politique de développement et de gestion des collections Meilleur équilibre entre collections électroniques et collections imprimées 28

29 Les opportunités: Un atelier de co-design 1 journée pour repenser la bibliothèque comme espace physique et virtuel (9 décembre 2013) Participants: Architectes, professeurs, étudiants et employés de HEC Montréal 29

30 Idées générées en co-design Déséquilibre entre les espaces dédiés aux collections et ceux dédiés aux usagers Besoin de différents types d espace Proximité et mobilité Améliorer l expérience-usager Plus de technologie Café 24/7 Portail intégré personnalisé 30

31 Les opportunités: Améliorer les espaces de travail des étudiants Des tables de 24 pouces de profondeur Ce n est pas suffisant! 31

32 Les opportunités: De nouvelles technologies Technologie sans-fil «Air Media» 1 ou 4 écrans affichés simultanément 32

33 Les opportunités: Tester du nouveau mobilier 33

34 La communication auprès des parties prenantes Personnel de la bibliothèque Une douzaine de bulletins d information Plusieurs présentations sur l avancement du projet Étudiants et associations Contacts réguliers Campagne sur Facebbok Professeurs et personnes clés de l École Visites du chantier 34

35 Plusieurs billets sur Facebook 35

36 Plusieurs billets sur Facebook 36

37 Facteurs de succès Suivi quotidien du projet Garder en tête les objectifs à moyen et à long terme Être flexible sur les détails mais ferme sur les enjeux plus importants Établir et conserver de bonnes relations avec tous les partenaires du projet Communiquer régulièrement avec toutes les parties prenantes et adopter un message simple 37

38 Objectifs et réalisations du projet Objectifs Augmenter le nombre de places assises Améliorer la qualité d éclairage Offrir des surfaces de travail mieux adaptées Ajouter des espaces de travail collaboratif et des salles d étude pour les étudiants des cycles supérieurs Changer la localisation du poste Bloomberg Offrir un espace différent et plus informel pour les étudiants Réalisations +/- 230 places supplémentaires (+32%) Meilleur système d éclairage Plus de lumière naturelle Tables plus profondes de 6 pouces Alimentation électrique + recharge USB 12 salles (6 places) avec écran et technologie sans-fil 5 nouvelles salles + 1 espace salon Salle fermée pouvant accueillir 2 postes Bloomberg «l Espace Création» 38

39 Démantèlement de la cloison temporaire le 27 août 2014 Avant Après 39

40 Dégagement des fenêtres et ajout de places assises Avant Après 40

41 Un système d éclairage amélioré Avant Après 41

42 Salles de travail collaboratif 42

43 Salles de travail collaboratif 43

44 Salles de travail collaboratif 44

45 Salles de travail collaboratif Commentaires des étudiants «Enfin de nouvelles salles de travail collaboratif dans l École. Elles sont toujours occupées! «C est pratique on a pas besoin d adaptateur quel que soit l appareil qu on utilise, Mac ou PC» «Le verre semble encourager la productivité des équipes dans les salles» 45

46 Salles de travail individuel (2 e et 3 e cycles) 46

47 «l Espace Création» Créer partager évoluer Un espace différent dans la bibliothèque et dans l École Une grande pièce (+/- 12 places) et 2 salles petites adjacentes (6 places) Pas de technologie Murs pour écrire Mobilier flexible Concept à développer 47

48 Activités dans «l Espace Création» Remue-méninges 48

49 Activités dans «l Espace Création» Lancement de livre 49

50 «l Espace Création» Commentaires des étudiants «C est plus accueillant et plus agréable» «On aime parler dans la bibliothèque!» «C est très pratique de pouvoir écrire directement sur les murs» «Moins formel, plus cool pour le travail en groupe» «On l utilise pour nos réunions d associations étudiantes» 50

51 Nouveaux sièges au bureau de la référence 51

52 Impact sur le nombre de visiteurs Nombre de visiteurs - session d automne septembre octobre novembre

53 Taux élevé d utilisation des salles avec réservation 100% Du lundi au vendredi 90% 86,70% 88,87% 80% 70% 60% 63,40% 67,70% 58,10% 66,55% 73,07% 72,50% 50% 40% 30% 20% 10% 4,90% 6,58% 0% octobre 2014 novembre 2014 Toutes (22) travail collaboratif (12) Étude-3e (5) Étude-2e (4) Bloomberg (1) 53

54 Et la suite Réception et installation du mobilier Campagne promotionnelle inauguration vidéo sur You-Tube Etc. Ajustements à apporter signalisation zones de silence/bruit entretien ménager: nettoyage des vitres et murs poubelles et récupération campagne de sensibilisation Phase III bientôt? 54

55 Merci de votre attention! 55