Complément IRF pour Microsoft Office Word. Guide utilisateur

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1 Complément IRF pour Microsoft Office Word Guide utilisateur

2 Table des matières Table des matières... 2 Installation... 5 Préambule... 6 Première utilisation... 7 Présentation de la barre d'outil IRF... 8 Menu Général / Connexion... 8 Menu Document / Créer Menu Informations / Version Créer une Publication Financière Récupérer les Rubriques fiscales Volet de paramétrage Importer un document existant Créer un nouveau document Calculer la plaquette Créer un document Paie Récupérer les Rubriques de paie Volet de paramétrage Insérer une formule Insérer une rubrique Le menu contextuel Insertion de Champs Insertion de Rubriques / Formules Insertion de Groupes de rubriques Insertion de Compteurs Insertion de données de type Autres Complément Ibiza pour Microsoft Office Excel Page 2

3 Insertion d'informations contextuelles Supprimer le paramétrage Modifier le document final Gestion des documents Menu Document / Ouvrir Menu Document / Enregistrer Menu Document / Supprimer Version du complément IRF Problèmes d'utilisation Vérifier la bonne installation du complément IRF Perte de l'onglet IRF Le bouton "Paramétrage" n'est pas visible Connexion impossible Complément Ibiza pour Microsoft Office Excel Page 3

4 Ce document présente les différentes fonctionnalités du Complément IRF pour Microsoft Word. Complément Ibiza pour Microsoft Office Excel Page 4

5 Installation Se reporter au guide utilisateur pour procéder à l'installation du Complément IRF pour Microsoft Word. L'ensemble des ressources sont disponibles en téléchargement sur le site téléchargement IRF L installation de ces composants doit être effectuée par un utilisateur disposant des privilèges Administrateur et depuis Internet Explorer exclusivement. Rappel : Sur certains systèmes, seuls certains composants devront être installés. Il s agit notamment des composants Office. Les autres éléments peuvent être déjà intégrés à votre système. Complément Ibiza pour Microsoft Office Excel Page 5

6 Préambule Tout au long de ce document, les termes "Application", "plateforme", "site" seront utilisés ; il s'agit de l'application web ibiza, rrh ou Fidgi. On parlera d' "utilisateur" pour toute personne (collaborateur, client,...) authentifiée et connectée sur la plateforme depuis le complément IRF. Le terme "champ" ou "champ de fusion" caractérise les éléments issus de la plateforme Ibiza. La notion de "maquette" ou de "document modèle" sera utilisée pour définir tout document personnalisé permettant d'être fusionné pour créer des documents finaux. Complément Ibiza pour Microsoft Office Excel Page 6

7 Première utilisation Lorsque l'installation du Complément IRF s'est correctement effectuée, un nouvel onglet est ajouté au ruban : Ce ruban contient l'ensemble des fonctionnalités du Complément IRF. Dans le cas ou l'onglet IRF n'est pas présent dans le ruban, se reporter à la partie "Résolution des erreurs" de ce guide. Complément Ibiza pour Microsoft Office Excel Page 7

8 Présentation de la barre d'outil IRF Par défaut, l'onglet IRF contient les fonctions suivantes : Il s'agit du mode "non connecté". C'est à dire que l'utilisateur n'est pas connecté à la plateforme et ne pourra pas récupérer de données. Menu Général / Connexion Ce bouton permet de connecter l'utilisateur au site. Lorsque l'utilisateur clique sur cette option, la fenêtre d'identification est affichée : Les données à saisir sont les suivantes : - Adresse du serveur de connexion ; il s'agit du site à partir duquel l'utilisateur va récupérer les données. En général, il s'agit du site de l'application Ibiza. Pour une configuration en mode SaaS, l'adresse à renseigner est " Complément Ibiza pour Microsoft Office Excel Page 8

9 - Utilisateur / Mot de passe : il s'agit des identifiants de l'utilisateur pour se connecter à la plateforme. - Afficher les caractères : permet d'afficher le mot de passe en clair afin de s'assurer de son exactitude. - Mémoriser mon identifiant : cette option permet de stocker les informations de connexion saisies afin de ne pas avoir à les saisir à nouveau lors d'une future utilisation. - Connexion automatique au démarrage de l'application : une fois cochée, cette option connecte automatiquement l'utilisateur à la plateforme à chaque démarrage de Word. Attention, la sélection de cette option ralentira le démarrage de Word ; aussi, il est déconseillé de cocher cette option sauf si l'utilisation de Word se limite exclusivement à l'usage du Complément IRF. Cliquer sur pour connecter l'utilisateur à la plateforme. Si la connexion s'est effectuée avec succès, un indicateur de couleur verte dans le bouton "Connexion" indique que l'utilisateur est connecté à la Plateforme. Par ailleurs, un bouton "Ouvrir" est ajouté au groupe "Document". Cette option est décrite dans la partie "Gestion des documents" de ce guide. Lors de la première utilisation, le complément IRF doit récupérer de la plateforme certaines données de base. Le fenêtre suivante est affichée : Si l'utilisateur réponds OUI, les éléments sont récupérés depuis le serveur. Attention, le traitement peut être long. Durant le traitement de récupération, l'écran de patience suivant est affiché : Complément Ibiza pour Microsoft Office Excel Page 9

10 Si l'utilisateur réponds par NON, les éléments ne sont pas récupérés. Dans ce cas, certaines fonctionnalités de produit ne seront pas disponibles. Il s'agit notamment de tout ce qui a trait à l'utilisation des rubriques. Menu Document / Créer Cette option permet de créer un document IRF. Dans la version actuel du Complément IRF, deux types de documents peuvent être créés : - Pour la partie Fiscale, une publication financière, - Pour la partie Paie, un document standard. Se reporter à la partie "Créer une publication financière" et "Créer un document Paie" de ce manuel. Menu Informations / Version Cette option permet de consulter la version du produit. Complément Ibiza pour Microsoft Office Excel Page 10

11 Créer une Publication Financière La création d'un document de type "Publication financière" n'est possible que si l'utilisateur s'est connecté à la plateforme. Pour créer une publication financière, cliquer sur le bouton "Créer / Fiscalité / Publication financière", puis sélectionner le type de modèle que vous souhaitez utiliser. Trois types de modèles sont disponibles : Modèle Standard, Modèle Eden, Modèle Jade. Chaque modèle apportera des styles spécifiques : Ils reprennent les caractéristiques des modèles déjà utilisés dans l'application Web d'ibiza : Modèle Standard : Modèle Eden : Modèle Jade : Complément Ibiza pour Microsoft Office Excel Page 11

12 Le choix de cette option va créer un nouveau document Word disposant de propriétés spécifiques. Ce sont ces propriétés qui permettent de définir si le document est de type IRF ou non. Le ruban IRF est modifié : Dans le groupe "Document", les options "Enregistrer" et "Supprimer" sont ajoutées ; Ces options sont décrites dans la partie "Gestion des documents" de ce guide. Un nouveau bouton "Modifier \ Paramétrage " affiche l'écran de paramétrage du document. Un nouveau bouton "Paramètres \ Actions \ Rubriques" permet de récupérer la liste des rubriques disponibles. Il faut impérativement récupérer la liste des rubriques pour concevoir un document ne résultant pas d'une plaquette (voir ci-dessous). Ceci est nécessaire seulement si les données de base n'ont pas été récupérées. Récupérer les Rubriques fiscales Cette option permet de récupérer la liste des rubriques fiscales à partir de la plateforme. Ces rubriques pourront être utilisées dans le paramétrage. Volet de paramétrage En cliquant sur l'option "Modifier \ Paramétrage ", le "volet Office" est affiché sur la droite de la zone de saisie du document : Complément Ibiza pour Microsoft Office Excel Page 12

13 Cet écran contient l'ensemble des options qui vont permettre à l'utilisateur de choisir les caractéristiques du paramétrage - Dossier et Exercice : il s'agit du contexte définissant les données auxquelles l'utilisateur va pouvoir accéder. Le choix du contexte se fait en cliquant sur le bouton dans la zone "Contexte". La fenêtre suivante est affichée : Complément Ibiza pour Microsoft Office Excel Page 13

14 La liste des dossiers auxquels l'utilisateur a accès est affichée ; lorsqu'un dossier est sélectionné, la liste des exercices est proposée dans la zone correspondante. Cliquer sur "Valider". Une fois le contexte précisé, le volet de paramétrage est enrichi par les données associées au contexte : - La liste des plaquettes disponibles, et pour chaque plaquette, les documents qui la constitue, et pour chaque document sélectionné, la liste de ses rubriques : Complément Ibiza pour Microsoft Office Excel Page 14

15 - La liste des rubriques. La zone "Afficher la description des rubriques" permet d'afficher le libellé (si coché) ou le code de la rubrique (si décoché). Une zone "Détail" permet d'afficher les caractéristiques de la rubrique sélectionnée. Importer un document existant Cette option permet de convertir un document existant dans la plaquette d'origine en tableau dans Word. Complément Ibiza pour Microsoft Office Excel Page 15

16 Cliquer sur le bouton ; Il est alors possible d'importer tous les documents de la plaquette, ou seulement le document sélectionné. Lors de cette importation, un tableau est créé à la position du curseur dans le document. L'assistant d'importation appliquera le style au tableau en fonction du type de modèle utilisé (Standard, Eden ou Jade). En fonction des ressources de votre système, cette phase peut être longue et consommatrice en ressources mémoire. Aussi, il est préférable d'importer unitairement les documents. En fin de traitement, un message informe l'utilisateur du bon déroulement de l'importation. Exemple de résultat obtenu après l'importation d'un Bilan Actif : Ce tableau contient des zones réservées IRF qui permettront d'insérer les données finales lors du calcul de la plaquette : Exemple : Complément Ibiza pour Microsoft Office Excel Page 16

17 ATTENTION! Ces éléments ne doivent en aucun cas être modifiées par l'utilisateur sous peine d'empêcher le calcul de la plaquette. Ces zones seront remplacées dans le document final par les valeurs calculées. Créer un nouveau document Dans le cas ou le document n'existe pas dans les documents de la plateforme, l'utilisateur peut créer un nouveau document. Il peut s'agir de synthèses, de récupération de chiffres clés, de réalisation de graphiques, etc... Cette insertion se fait en double-cliquant sur la rubrique ; elle sera insérée dans le document à la position du curseur. Exemple : L'utilisateur peut également choisir la valeur qui sera utilisée lors de la fusion du document ; pour une rubrique, on peut faire afficher : - le descriptif de la rubrique, - la valeur de l'exercice N,N-1 et N-2 Ce choix est accessible en faisant un clique-droit sur la liste des rubriques ; le menu contextuel suivant apparait : Cliquer alors sur la valeur souhaitée. Complément Ibiza pour Microsoft Office Excel Page 17

18 Le document sera alors enrichit par une spécifique de la façon suivante : Exemple pour l'affichage de la description de la rubrique N1329AC0000?? AB2 : Ce mode de création permet de réaliser tout type de document, sous réserve que les données soient dans des rubriques. Lorsque des zones à calculer sont dans le document, le ruban IRF est enrichit de deux nouvelles options : - Menu "Modifier / Supprimer le paramétrage" ; se reporter à la partie "Supprimer le paramétrage" de ce guide. - Menu "Données / Calculer la plaquette" ; se reporter à la partie "Calculer la plaquette" de ce guide. Calculer la plaquette Cette option permet de remplacer les champs dans le document, par leurs valeurs récupérées dans la base du dossier. Lorsque cette option est sélectionnée, la fenêtre suivante est affichée : Complément Ibiza pour Microsoft Office Excel Page 18

19 Cette fenêtre permet de sélectionner le contexte à partir duquel il faut récupérer les données. Il faut choisir le contexte (Dossier puis Exercice) et la plaquette depuis laquelle récupérer les données. Lors du calcul de la plaquette, les zones réservées IRF sont remplacées par les valeurs extraites de la plaquette sélectionnée. Le document final généré est un document classique Word ; il ne contient plus de spécificités IRF. C'est le document "final". Une option "Conserver les liens actifs avec les données" permet de calculer les zones réservées IRF présentes dans le document, de les prendre en comptes (récupération de la valeur), mais de conserver le paramétrage. Le document est toujours identifié comme un document IRF modèle, qui pourra être recalculé ultérieurement. Ce mode opératoire est utile si l'utilisateur souhaite modifier le document alors que les données finales ne sont pas encore connues. (saisie d'une écriture ultérieurement, par exemple). L'utilisateur s'assurera que la plaquette aura été recalculée depuis l'application Ibiza afin de disposer des valeurs à jour. Dans le cas contraire, les données récupérées sont les dernières calculées. Pour prendre en compte les nouvelles données, il faudra recalculer le document. Complément Ibiza pour Microsoft Office Excel Page 19

20 Créer un document Paie Pour créer une publication financière, cliquer sur le bouton "Créer / Paie / Nouveau document". La création d'un document de type "Nouveau document Paie" n'est possible que si l'utilisateur s'est connecté à la plateforme. Le choix de cette option va créer un nouveau document Word disposant de propriétés spécifiques. Ce sont ces propriétés qui permettent de définir si le document est de type IRF ou non. Le ruban IRF est modifié : Dans le groupe "Document", les options "Enregistrer" et "Supprimer" sont ajoutées ; Ces options sont décrites dans la partie "Gestion des documents" de ce guide. Deux nouveaux boutons sont ajoutés au ruban IRF ; il s'agit de l'option "Paramètres / Actions / Rubriques" et de l'option "Modifier / Paramétrage". Récupérer les Rubriques de paie Cette option permet de récupérer la liste des rubriques de paie à partir de la plateforme. Ces rubriques pourront être utilisées dans le paramétrage. Volet de paramétrage En cliquant sur l' option "Modifier / Paramétrage", le "volet Office" est affiché sur la droite de la zone de saisie du document : Complément Ibiza pour Microsoft Office Excel Page 20

21 Le volet de paramétrage contient l'ensemble des données disponibles. Ces données peuvent être insérées dans le document IRF. L'insertion d'un champ dans le document se fait en double cliquant dans la liste sur le champ a insérer. Le champ est alors inséré dans le document à la position du curseur. Il est également possible d'insérer des formules ou des rubriques. Insérer une formule Pour insérer une formule depuis le volet de paramétrage, cliquer sur le bouton suivante apparaît : ; la fenêtre Complément Ibiza pour Microsoft Office Excel Page 21

22 Insérer une rubrique Pour insérer une rubrique depuis le volet de paramétrage, cliquer sur le bouton suivante apparaît : ; la fenêtre Le menu contextuel Il est également possible de paramétrer le document en passant par le menu contextuel associé au document Paie. Dans le corps du document, faire un clique-droit. Dans le menu contextuel affiché, l'utilisateur trouvera un menu "rrh Software" : Complément Ibiza pour Microsoft Office Excel Page 22

23 Ce menu propose l'ensemble des données pouvant être insérées dans un document de type Paie. A la différence du volet de paramétrage, ce menu contextuel permet d'ajouter dans le document les informations suivantes : Insertion de Champs Cette option reprend la liste des champs accessibles depuis le volet de paramétrage Insertion de Rubriques / Formules Ce menu fait afficher la fenêtre suivante : Complément Ibiza pour Microsoft Office Excel Page 23

24 Insertion de Groupes de rubriques Cette option permet d'afficher des groupes de rubriques définies. Il s'agit par exemple des rubriques de congés payé, de DIF, etc. Lors de la fusion du document, toutes les rubriques identifiées comme faisant partie du groupe à traitées seront récupérées et affichées dans le document final sous forme de tableau. Insertion de Compteurs Divers compteurs sont disponibles. Ils sont automatiquement calculés Insertion de données de type Autres Il s'agit de rubriques ne faisant pas partie des thèmes précédents. Insertion d'informations contextuelles Il s'agit d'informations liées au contexte d'utilisation au moment de la fusion du document : nom de l'utilisateur, date de fusion, date de la demande, date du jour, etc... Supprimer le paramétrage Cette option permet de supprimer toutes les zones de calcul présentes dans le document. Complément Ibiza pour Microsoft Office Excel Page 24

25 Répondre "Oui" pour supprimer les zones, "Non" pour annuler la suppression. Complément Ibiza pour Microsoft Office Excel Page 25

26 Modifier le document final Une fois calculé, le document obtenu est un document Word à part entière. Il peut donc être modifié comme tout document Word. Il n'est plus relié aux fonctionnalités IRF. Le ruban IRF n'affiche plus les fonctionnalités associées aux documents IRF. Complément Ibiza pour Microsoft Office Excel Page 26

27 Gestion des documents Lorsque l'utilisateur est connecté à la plateforme, et que le document actif est un document IRF, le ruban Office contient les options suivantes : Ces options permettront de stoker et de gérer les documents IRF depuis la plateforme. C'est à dire que l'ensemble des utilisateurs pourront accéder à l'ensemble des documents. Menu Document / Ouvrir Cette option permet d'ouvrir un document IRF existant sur la plateforme. La fenêtre suivante est affichée : Complément Ibiza pour Microsoft Office Excel Page 27

28 Cette fenêtre permet de sélectionner un dossier (base modèle ou dossier client) puis de sélectionner le document IRF auquel on souhaite accéder. La liste des documents disponibles est affichée dans la partie droite de la fenêtre. Menu Document / Enregistrer Cette option permet d'enregistrer le document IRF sur la plateforme. Soit dans la base modèles, soit dans un dossier client. La fenêtre suivante est affichée : L'utilisateur sélectionnera le dossier (base modèle ou dossier client) et saisira le nom du document à enregistrer. L'option "Remplacer le document sélectionné" permet d'enregistrer le document actif sur un document existant. Attention, le document remplacé sera perdu. Menu Document / Supprimer Cette option permet de supprimer définitivement de la base de données le document IRF actif. Un message de confirmation permettra à l'utilisateur d'annuler la suppression. Complément Ibiza pour Microsoft Office Excel Page 28

29 Cliquer sur "Non" pour annuler la suppression. Attention, la suppression est définitive. Complément Ibiza pour Microsoft Office Excel Page 29

30 Version du complément IRF Cliquer sur le bouton "Version" du groupe "Information" du ruban IRF. La fenêtre suivante apparaît : Cette fenêtre renseigne sur les versions des composants utilisés par le Complément IRF. Complément Ibiza pour Microsoft Office Excel Page 30

31 Problèmes d'utilisation Vérifier la bonne installation du complément IRF Aller dans les Options de Word : menu "Fichier / Options Word". Cliquer sur le menu "Compléments" ; dans la liste des éléments actifs affichés, le complément avec le label "Complément IRF pour Microsoft Office Word" doit être affiché. Perte de l'onglet IRF Ce problème peut être rencontré, si Word rencontre un problème au démarrage ou si la mise à jour automatique du complément IRF a rencontré un problème. Une solution peut être de désinstaller puis réinstaller le complément IRF depuis la page de téléchargement IRF. Le bouton "Paramétrage" n'est pas visible Si ce problème est rencontré et que le complément IRF est correctement installé, il faut s'assurer que le document actif est bien un document de type IRF. Connexion impossible Vérifier l'identifiant et le mot de passe saisis. Assurez-vous que ceux-ci correspondent à un utilisateur actif sur la plateforme. Si vous ne trouvez pas de solution aux problèmes que vous rencontrez, vous pouvez contacter l'assistance Ibiza Software par mail à l'adresse suivante : support@ibizasoftware.fr Complément Ibiza pour Microsoft Office Excel Page 31