Introduction à l'utilisation pratique du tableur Excel 5 sur ordinateur Macintosh

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1 Faculté des Sciences Université Libre de Bruxelles Année académique Introduction à l'utilisation pratique du tableur Excel 5 sur ordinateur Macintosh notes rédigées par Eddy Kestemont

2 Table des matières I. Introduction...5 A. Démarrage...5 B. Edition de la cellule active validation...6 C. Aide...8 II. Feuille de calcul...11 A. Cellules Contenu...11 a. Texte...11 b. Nombres...12 c. Fonction Adressage...12 a. Colonne-ligne...12 b. Par nom...12 B. Déplacements dans la feuille de calcul...12 C. Sélection d'une cellule, d'un groupe de cellules...13 D. Copier - Couper...14 E. Déplacement d'une sélection...15 F. Effacement...16 III. Sauver un document - imprimer un document...16 IV. Exemples simples d'utilisation...17 A. Tableur Données Formules simples...18 B. Graphiques simples...20 V. Cellule active et déplacements...24 A. Cellule active...24 B. Références Absolue-Relative Dénomination de cellule(s)...28 C. Déplacements et changement de cellule active Atteindre Rechercher Sélectionner la dernière cellule Afficher la cellule active...32 VI. Formatage de l'information...32 A. Attributs généraux...32 B. Attributs spécifiques Types de caractères (police, taille) dans une cellule ou dans un groupe de cellules Encadrements - bordures Alignement - Position Formats...36 a. Nombres entiers et décimaux...36 b. Dates...37 c. Formats particuliers...37 i. Monnaies, pour-cents...37 ii. Formats personnalisés...38 C. Mise en forme automatique de tables...40 D. Mise en forme du texte...41 E. Le plan...42 F. Barres d'outils...44 VII. Insertion - Suppressions - Effacement...45 A. Insertions-suppressions Insertions de lignes ou colonnes Cellule(s)...46 EK - ii - Excel 18/09/98

3 3. Suppressions...47 B. Effacements...47 VIII. Séries...48 A. Généralités...48 Pas...48 B. Autres exemples...49 C. Séries: tendance...51 IX. Tris...53 A. Généralités...53 B. Sélection de la clé...54 C. Annulation d'un tri...56 D. Concaténation...56 E. Clés multiples...57 X. Fonctions...59 A. Assignations...59 B. Expressions...60 C. Feuilles liées...60 D. Formules matricielles...63 E. Fonctions prédéfinies Coller une fonction Exemples...66 a. MAINTENANT...66 b. ALEA...66 c. ARRONDI...67 d. LOG e. SI...67 F. Fonctions utilisateurs - Visual Basic Feuille Module Exemple de fonction Utilisation Quelques structures de programmation...72 a. Alternative...72 b. Boucle...73 i. argument tableau...73 ii. produit scalaire - moyenne pondérée...74 iii. autre exemple: factorielle...74 c. Récursivité...75 d. Utilisation des fonctions de l'application...75 i. somme...75 ii. épure...75 XI. Listes...76 A. Introduction Enregistrement Champ Définition automatique d'une Liste - Filtre Création et suppression d'une liste...78 B. Sélections dans la liste Recherche parmi les valeurs Critères personnalisés...79 C. La grille Consultation Ajout - suppression Critères...82 D. Filtre élaboré...82 E. Utilisation statistique: sous-totaux...84 F. Tableaux dynamiques...86 XII. Base de données...89 A. Définition d'une base de données...89 EK - iii - Excel 18/09/98

4 B. Utilisation des bases de données La grille Zone de critères...91 a. Généralités...91 Nom des champs...91 Définition...91 b. Critères...92 Simples...93 Combinés...93 "et"...93 "ou"...93 c. Cartes "joker" ("wild cards")...95 XIII. Tables...95 A. Simple entrée...95 B. Double entrée...97 C. Base de données XIV. Quelques applications scientifiques A. Fonctions statistiques Droite de régression Régression logarithmique et exponentielle B. Importation et exportation de données Importation Exportation C. Préparation de données - simulations XV. Quelques autres possibilités d'excel A. Protection Verrouillage Masquage B. Annotation C. Mise en page et impression EK - iv - Excel 18/09/98

5 I. Introduction Il est souvent utile de traiter des informations chiffrées ou textuelles sous forme de tables, le texte ou les nombres étant disposés en lignes et colonnes. On doit pouvoir facilement classer, trier les informations, les modifier (multiplication de prix de base par le taux de TVA,...), les combiner (sommes, bilans,...). Ce type d'opérations, bien que possible de manière limitée dans certains logiciels de traitement de texte évolués tel "Microsoft Word" est l'apanage d'applications extrêmement sophistiquées tels "Excel". L'application "Excel" de Microsoft est à la fois un tableur 1 permettant de traiter des textes, des valeurs numériques, mais également un programme qui permet la représentation graphique de données chiffrées. Il permet la programmation des tâches répétitives par ses possibilités d'écriture de "macro" instructions. Enfin, des possibilités d'utilisation comme base de données sont à signaler. Ce programme très puissant surtout conçu pour des applications commerciales, comptables, présente un grand nombre de caractéristiques qui le rendent utile aux scientifiques également 2. A. Démarrage Lorsqu'on démarre l'ordinateur, le logiciel Excel de Microsoft apparaît généralement dans un dossier spécifique (soit sur le disque dur personnel, soit sur un serveur). Le type et le nombre d'icônes visibles dépendent des configurations choisies. Par exemple, dans notre cas: L'application est accompagnée de fichiers d'aide 3. Pour démarrer, on sélectionne l'application Microsoft Excel en cliquant à l'aide du pointeur lié à la souris, puis on sélectionne Ouvrir dans le menu Fichier ou bien on clique deux fois successivement (et rapidement!) sur l'icône de l'application. D'autres icônes peuvent être présentes soit dans ce dossier particulier, soit encore dans d'autres dossiers: elles correspondent à des feuilles de calcul que l'on a sauvées à des graphiques ou encore les feuilles macro. Nous verrons plus loin quels sont leurs symboles. Dès l'ouverture apparaît un panneau de copyright, puis une feuille de calcul. 1 "Spreadsheet" en anglais, ou feuille de calcul. 2 Signalons l'apparition toute récente sur le marché d'une version très complète pour machines IBM compatibles. 3 Il se peut que l'icône Excel soit différente de celle-ci car elle dépend des versions, mais le nom du logiciel est le même. EK Excel 18/09/98

6 Comme tous les programmes bien conçus pour l'ordinateur Macintosh, apparaît après le lancement du programme, une nouvelle barre des menus qui reprend néanmoins les trois menus standards: le menu, le menu Fichier et le menu Edition. La barre des menus complète ainsi que la feuille de calcul telle qu'elle est dessinée à l'écran est représentée ci-dessous. En fait, le document créé est un ensemble de feuilles de calcul (notées Feuil1, Feuil2, etc. sur les onglets du bas de l'écran), feuilles de calcul regroupées dans un Classeur1 comme l'indique le nom de la fenêtre. La feuille de calcul est constituée de cases, de cellules, rangées en lignes et colonnes. B. Edition de la cellule active validation La cellule active est celle dans laquelle seront placées les informations qui seront tapées au clavier, ou celle sur laquelle porteront les modifications. On ne peut modifier que la cellule active (une seule cellule à la fois donc) 4. On la distingue des autres par le fait qu'elle est entourée d'un rectangle plus épais. Dans l'image d'écran ci-dessous, c'est la cellule A1. Remarquons que son adresse (sa référence) est reprise immédiatement sous la barre de menus à gauche. Dès qu'un caractère est tapé au clavier, son contenu est transcrit d'une part dans la cellule active, d'autre part dans la fenêtre d'édition. Celui-ci recule alors d'une place vers la droite. Puis prennent place les caractères suivants. 4 Sauf effacement ou formatage. EK Excel 18/09/98

7 Un point d'insertion clignotant est apparu dans la cellule active à droite du dernier caractère tapé. La croix permet en cliquant d'annuler l'insertion que l'on vient de réaliser 5, le "V" dès qu'il est cliqué VALIDE le contenu de la cellule (en d'autre terme, celui-ci est considéré comme étant dans sa forme définitive et est mémorisé). Si le texte tapé déborde à droite, la fenêtre d'édition s'agrandit automatiquement vers le bas. Ce texte (ou ces nombres) entrés dans la cellule active peuvent être édités de la manière habituelle: on peut utiliser la souris pour sélectionner une partie du texte et le remplacer, le couper, mais également les touches curseurs pour se déplacer dans le texte. L'édition peut s'effectuer au niveau de la zone d'édition (sous la barre de menu) comme ici: On distingue le point d'insertion à droite du nombre et la sélection qui a été effectuée normalement en cliquant-glissant le pointeur. Le contenu de la cellule est considéré pendant cette opération comme un texte qui est traité de la même manière que dans un traitement de texte classique. On peut notamment sélectionner tout un mot par double clic, comme dans L'édition du contenu de la cellule active peut également se faire directement AU SEIN de la cellule en y glissant le pointeur lorsqu'elle est encore en cours d'édition 6 Si le contenu de la cellule a été validé, il faut cliquer deux fois sur celle-ci pour pouvoir éditer au sein de la cellule, ou cliquer une fois sur la cellule pour la sélectionner et une fois dans la zone d'édition. 5 Et de revenir ainsi au contenu précédent de la cellule 6 Remarquez que le pointeur prend la forme d'un point d'insertion de texte dès qu'il est placé dans une zone éditable (comme c'est la règle sous MacOS) EK Excel 18/09/98

8 La validation se fait C. Aide soit en sélectionnant une nouvelle cellule active à l'aide de la souris soit en appuyant sur la touche "Entrée" du pavé numérique 7 (la cellule dont le contenu est ainsi validé reste néanmoins la cellule active) soit en appuyant sur la touche "Retour" (dans ce cas, la nouvelle cellule active est celle qui se trouve dans la même colonne mais une ligne plus bas) soit en cliquant sur le petit "v" symbolique: ceci est l'équivalent de l'utilisation de la touche "Entrée". Le menu présente une série de rubriques concernant Excel, une présentation rapide et des exemples. La signification des différents éléments d'excel, tant de la feuille de calcul que les menus ou leurs rubriques ainsi que les différentes icônes qui sont affichées peuvent être explicitées en employant les bulles d'aides qui sont activées dans le menu du système 7 et suivant du système d'exploitation du Macintosh (MacOS). Excel donne une très brève explication ou une information sur les éléments affichés lorsqu'on place le curseur sur l'un ou l'autre bouton (sous forme d'icône) se trouvant sous la barre des menus. Voici par exemple ce que l'on obtient en pointant simplement le curseur sur un élément typique: Une information plus complète est obtenue en utilisant les bulles d'aide: Tous les éléments peuvent être ainsi "explicités" par le biais des bulles d'aide. 7 Le clavier complémentaire est toujours numérique dans Excel. EK Excel 18/09/98

9 Si on sélectionne la rubrique d'aide de Microsoft Excel en y faisant glisser le pointeur et en lâchant ensuite le bouton de la souris, un panneau s'ouvre qui permet de choisir le sujet sur lequel on désire des explications. Lorsqu'on sélectionne "Informations générales", on obtient la liste de rubriques illustrée ci-dessous: L' aide est construite sous forme d'une série de liens imbriqués. On obtient de l'aide en cliquant sur un de ces liens. Plaçons par exemple le pointeur 8 sur la ligne Commandes de menus. La machine affiche à présent 8 Qui à ce moment change de forme et prend l'aspect d'un index (le doigt!) EK Excel 18/09/98

10 On consultera la suite des explications sur le sujet choisi en faisant défiler le texte dans la fenêtre. La liste alphabétique permet un accès direct à l'aide recherchée. Cliquant sur le bouton De A à Z il vient ainsi qu'une liste des premières rubriques. L'accès alphabétique à la rubrique cherchée est immédiat. Les rubriques correspondantes à la lettre choisie ou des liens vers celles-ci sont alors affichées. L'aide en ligne, bien que relativement importante, n'est cependant pas complète: renvoi est parfois fait aux pages des manuels de référence. On quitte les fenêtres d'aide en fermant simplement la fenêtre 9. 9 Cliquer dans le petit carré blanc en haut à gauche de celle-ci... EK Excel 18/09/98

11 Il est possible d'obtenir une aide directe concernant un ordre particulier, un article d'un menu par exemple, simplement en appuyant simultanément sur la combinaison de touches? (commande-majuscule-?) qui transforme le curseur en ; il suffit alors de le positionner sur l'objet, la rubrique souhaitée et cliquer pour obtenir des explications 10, 11. II. Feuille de calcul A. Cellules 1. Contenu Chaque feuille de calcul comprend 256 colonnes et lignes, représentant un total de cases (ou cellules). Chacune de ces cellules peut contenir du texte (maximum 256 caractères), des nombres (maximum 14 chiffres), des dates, des fonctions... Attention: il est évidemment exclu d'utiliser toute une feuille de calcul: complètement emplie de texte, elle nécessiterait un gigabyte 12 de mémoire soit de l'ordre de cent fois plus que la mémoire de l'ordinateur! a. Texte Les textes entrés dans les cellules de la feuille de calcul ont a priori tous la même police de caractères. Cette police peut être choisie dans le menu Options du menu Outils de même qu'une foule d'autres options (auxquelles on accède éventuellement en cliquant sur les différents onglets du panneau de dialogue). La taille des cellules est adaptée automatiquement à la taille des caractères choisis. De plus, cette taille de cellules peut être fixées tant en largeur qu'en hauteur, la seule restriction étant que toutes les cellules d'une même ligne ont même hauteur. Nous y reviendrons plus loin. On peut choisir librement, cellule par cellule, le type (police) et les attributs de caractères: gras, italique, etc... Au sein d'une cellule, un ou des mots peuvent se voir attribuer des styles particuliers. 10 On peut annuler l'opération (revenir au curseur standard) en appuyant sur la combinaison de touches commandemajuscule-point. 11 Remarquons que ce procédé est identique à celui utilisé dans Microsoft Word. 12 Un giga-octet ou encore un milliard de caractères. EK Excel 18/09/98

12 Les textes sont cadrés à gauche dans la cellule (par défaut). Si le contenu de la cellule déborde, le texte est néanmoins affiché à l'écran (et éventuellement imprimé) si la (ou les) case(s) suivante(s) à droite est (sont) vide(s). Toutes combinaisons de lettres et de chiffres, ou bien, des chiffres combinés à des points 13 et d'autres symboles de ponctuation sont considérés comme des textes. b. Nombres Les nombres sont constitués des chiffres de 0 à 9, de la virgule pour séparer la partie décimale, éventuellement de la lettre "E" qui est la notation scientifique habituelle des exposants. Les possibilités de formatage de Excel sont cependant tellement étendues, que l'on pourra voir figurer d'autres symboles textuels, tels "FR", "%", etc... On pourra même définir ses propres attributs de nombre. Parmi les notations chiffrées que le programme utilise dans des calculs, il faut citer les dates (dans de nombreux formats). Nous y reviendrons en détail. c. Fonction Une fonction est identifiée par Excel par le fait que le contenu de la cellule commence par un signe "=", ce symbole étant suivi par des nombres, des références à des contenus de cellules, à d'autres fonctions, etc.. 2. Adressage On aura besoin de faire référence au contenu des différentes cellules, si on désire faire des opérations sur celui-ci (dans ce paragraphe, nous envisageons seulement quelques généralités qui seront étudiées en détail plus tard). Excel permet plusieurs types de références, d'adressages. a. Colonne-ligne Remarquons tout d'abord sur la feuille de calcul, que les colonnes sont marquées A, puis B, et ainsi de suite jusque Z 14, suivi de AA, etc. jusque IV Les lignes sont numérotées de 1 à L'adresse d'une cellule est simplement constituée de la lettre qui repère la colonne suivie du nombre qui repère la ligne. La première cellule (en haut à gauche de la feuille de calcul) est donc repérée par la combinaison A1. La cellule K7 est celle qui est à l'intersection de la onzième colonne et de la septième ligne. b. Par nom Il est parfois plus aisé de donner un nom, baptiser une cellule ou un groupe de cellules. Il est en effet évidemment plus commode 15 de définir un "solde" qui serait le résultat de la différence des "recettes" et des "dépenses", plutôt que de décider que A6 est le résultat de la différence de J6 et de I6. B. Déplacements dans la feuille de calcul Il est possible de se déplacer dans la feuille de calcul en utilisant les barres de défilement horizontale et verticale. Notons en passant que l'utilisation du carré blanc de la barre de défilement vertical fait apparaître à la place de la référence de la cellule active, le numéro de la ligne courante. 13 Dans la version française que nous utilisons. Dans la version anglo-saxonne, remplacez point par virgule! 14 Pour "regarder" les cellules à droite de l'écran, on peut utiliser la barre de défilement horizontal qui se trouve au bas de la fenêtre. 15 En tout cas plus explicite. EK Excel 18/09/98

13 Si on déplace le carré blanc jusqu'au bas de la barre de défilement, on aura accès à la dernière ligne utilisée par la feuille de calcul. Ne perdons pas de vue que "cliquer" dans la partie grisée d'une barre de défilement permet de progresser d'un écran entier vers la droite ou la gauche (barre de défilement horizontale), d'un écran vers le haut ou vers le bas (barre de défilement verticale). On peut bien sûr se déplacer plus loin dans la feuille en cliquant sur les petites flèches qui se trouvent aux extrémités des barres de défilement (on se déplace dans la feuille dans le sens de la flèche). Si on veut progresser au-delà des lignes ou colonnes affichées à l'écran, on appuie sur la touche majuscule en cliquant sur les flèches de défilement. Lors de ces déplacements, la cellule active reste inchangée. Si on désire changer de cellule active, on dispose de la souris: on positionne le pointeur correspondant à la souris sur la case que l'on désire rendre active et on clique ou bien, on utilise les touches curseurs du clavier (flèches vers la gauche, la droite, le haut, le bas) ou encore la touche "retour" qui permet de sélectionner comme cellule active celle qui se trouve sous la cellule active courante. En partant de A1, après avoir poussé deux fois sur la touche "retour": puis deux fois sur la touche "curseur" vers la droite: On remarque que la référence de la cellule active a été ajustée (C4) Dès qu'une nouvelle cellule active est ainsi déterminée, son adresse s'écrit dans la case gauche sous la barre des menus. C. Sélection d'une cellule, d'un groupe de cellules La sélection d'une cellule se fait simplement en l'activant (soit en cliquant, soit en se déplaçant dans la feuille de calcul à l'aide des quatre touches curseurs vers la cellule souhaitée). EK Excel 18/09/98

14 La sélection d'un groupe de cellules se fait comme dans toutes les applications Macintosh, en cliquant sur une première cellule 16 et, tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, en faisant glisser le curseur vers la fin de la zone. La cellule active reste la première cellule sélectionnée. Les autres cellules apparaissent inversées (le texte qui s'y trouve éventuellement est blanc sur fond noir) à l'écran. Exemple: On remarque dans le coin supérieur gauche la mention 3L x 2C pour "trois lignes - deux colonnes". D. Copier - Couper Comme toujours dans le monde Macintosh, on peut utiliser les possibilités Couper, Copier et Coller du menu Edition 17 pour modifier le contenu de la cellule ou pour transporter le contenu d'une cellule vers une autre cellule. Dans l'exemple ci-dessous, on veut recopier le contenu de la cellule B3 vers la cellule C4 La cellule active est "sélectionnée". Il suffit donc de copier pour obtenir dans le pressepapiers une copie du contenu. On sélectionne ensuite la cellule destinataire souhaitée (ici C4) 16 Qui devient la cellule active! 17 Ou leur équivalent "clavier" qui se trouve écrit à côté. EK Excel 18/09/98

15 soit en cliquant dessus, soit en utilisant les touches curseurs droite et vers le bas ensuite on colle Pendant toute l'opération, ce qui a été copié est resté entouré d'un rectangle pointillé comme on peut le voir sur les images d'écran ci-dessus. Il en est de même si on coupe; ce qui est coupé ne disparaît qu'après l'opération coller. On peut bien entendu sélectionner plus d'une cellule. L'opération de copie ou de coupe porte sur toute la sélection comme d'habitude. E. Déplacement d'une sélection Lorsqu'on désire déplacer sur la feuille de calcul une ou plusieurs cellules, on peut travailler de la même manière, en coupant et en collant à l'endroit désiré. Il existe un autre procédé qui consiste à "prendre" la sélection et à la déplacer directement à l'aide de la souris. On procède de la manière suivante: on sélectionne, puis on approche le pointeur de la sélection. Il prend alors la forme classique de la petite flèche vers le haut (au lieu de la croix qui est sa forme normale sur la feuille de calcul. Il suffit alors de cliquer et glisser l'ensemble vers l'endroit désiré (voir ci-dessous: de gauche à droite et de haut en bas). Remarquons que dans une sélection de plusieurs cellules, la cellule active reste "noir sur fond blanc" alors que les autres cellules sont en vidéo-inverse. EK Excel 18/09/98

16 F. Effacement On efface le contenu d'une ou plusieurs cellules après les avoir sélectionnées, en choisissant Effacer dans le menu Edition ou plus exactement une des rubriques du sous-menu Effacer, (ou le raccourci clavier ) ou encore, s'il s'agit d'une seule cellule, en supprimant le contenu de la cellule avec la touche "retour arrière", et en validant ce nouveau "contenu". III. Sauver un document - imprimer un document Tout ce qui concerne l'enregistrement (la sauvegarde) ou l'impression d'un document se trouve comme à l'accoutumée dans le menu Fichier. On y retrouve différentes rubriques habituelles 18. Nouveau crée un nouveau classeur (document qui contient éventuellement plusieurs feuilles de calcul, graphiques, etc. nous y reviendrons). Ouvrir permet de charger en mémoire des documents déjà existants sur disquettes ou sur disque dur. L'option Imprimer imprime soit la feuille de calcul sur laquelle on travaille, soit toutes les feuilles sélectionnées (voir plus loin). Le panneau complet dépend du type d'imprimante utilisée. Une zone de sélection est affichée: On dispose sous la rubrique Aperçu avant impression de la possibilité de voir à l'écran le résultat de la mise en page avant impression et aussi, par le biais d'une série de boutons, 18 Rappelons que les rubriques suivies de trois petits points renvoient à un autre panneau de dialogue qui apparaît après sélection de la rubrique. EK Excel 18/09/98

17 de gérer marges, pied de page et en-tête, agrandissement, réduction, etc. Ces mêmes possibilités peuvent être rendues accessibles directement en sélectionnant la rubrique Mise en page du menu Fichier Les onglets permettent de changer les réglages spécifiques 19. IV. Exemples simples d'utilisation Il est plus simple d'étudier les différentes possibilités d'excel grâce à des exemples. Nous basant sur ce qui a été vu ci-dessus, nous allons considérer quelques manipulations simples de données, en faisant référence si nécessaire aux différentes rubriques des menus. A. Tableur Comme nous l'avons vu, il suffit de lancer le programme, pour que se dessine à l'écran une vue de la feuille de calcul 20. Nous avons évidemment la possibilité d'accéder à une seconde feuille de calcul si nécessaire, par l'intermédiaire des onglets au bas de la fenêtre du Classeur1. On peut si nécessaire créer de nouveaux classeurs par le biais de la rubrique Nouveau du menu Fichier. Le classeur actif présente des lignes horizontales dans la barre de titre. On peut, si on le désire, le déplacer en cliquant dans cette zone, et, tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, faire glisser celui-ci. Lors d'une toute première utilisation, on voit apparaître également, sous la feuille de calcul, une zone de message qui explicite les opérations possibles 21. Le contenu de cette "barre d'état" dépend du type d'opération en cours. Le classeur et donc la feuille de calcul 22 affichée peut être agrandi ou rétréci soit à l'aide du double petit carré en bas à droite de la fenêtre (en cliquant et glissant la souris) soit en cliquant deux fois successivement et rapidement dans la barre titre de la feuille active; cette dernière 19 Comme on le voit, les possibilités d'excel sont vraiment très étendues dans tous les domaines y compris l'impression. On essayera sans complexe les différentes possibilités en se rappelant que l'ordinateur lui ne risque rien! 20 Le nom "feuille de calcul 1" est un nom par défaut. Dès que le document sera sauvé sous un autre nom, ce nom deviendra celui de la feuille de calcul et apparaîtra en haut de la fenêtre. 21 Cette zone peut être supprimée si on le désire Et également les feuilles graphiques et les feuilles macro. EK Excel 18/09/98

18 opération permet de passer d'une fenêtre complètement ouverte, remplissant tout l'écran, à une taille réduite antérieurement à l'aide de la souris. 1. Données Une fois la feuille de calcul ouverte, nous pouvons y insérer des données. Par exemple: Pour entrer les données, nous avons simplement sélectionné (en cliquant) la cellule B2 comme cellule active, puis entré chaque nombre en validant l'entrée par l'utilisation de la touche "retour". On peut bien entendu compléter le tableau par une colonne qui reprend le nom des différentes rubriques. 2. Formules simples Prenons un autre exemple: on a entré les données suivantes: On désire ajouter une ligne qui reprend les totaux de chacune des colonnes. Plaçons-nous tout d'abord en B9 (en cliquant, ou en se déplaçant avec les touches curseurs). EK Excel 18/09/98

19 Nous désirons entrer une formule dans la cellule active. Toute formule commence par le signe égal. Après avoir appuyé sur la touche correspondante, nous tapons B5, puis la touche "+", puis B6. La feuille se présente alors de la manière suivante: A ce stade, nous n'avons pas encore validé la formule car elle est incomplète. Entrons encore le signe "+", puis B7 23 au clavier, et enfin validons la formule soit en poussant sur la touche "retour", ou comme ici, en cliquant sur le petit symbole de validation: Comme on peut le voir dans la zone d'édition, la formule entrée correspond bien à la somme des contenus des trois cases de la colonne B. Le résultat est affiché dès la validation de la formule. Remarquons que ce résultat est recalculé immédiatement si dans une des cases B5 à B7 sont entrés d'autres nombres. On peut bien entendu recopier cette formule par exemple par Copier - Coller. Dans notre exemple, nous désirons effectuer la somme des cases C5, C6 et C7 et placer le résultat en C9. Autre procédure simple: on sélectionne B9 et on étend la sélection aux cases (dans ce cas-ci à la case) dans lesquelles on veut recopier la formule. On choisit ensuite dans le menu Edition l'option Recopier A droite La formule est alors recopiée à droite, et en même temps modifiée! Excel (ou plutôt les analystes qui l'ont conçu) a prévu que nous nous intéresserions à des références relatives, c'est-à-dire des adresses de cases dont seule la position relative à celle de la case résultat est importante. 23 Si on se contente de cliquer successivement sur les cases B5, puis B6, puis B7, Excel introduit automatiquement un signe "+" entre les références des cellules. EK Excel 18/09/98

20 La feuille de calcul est devenue (après avoir choisi C9 comme cellule active): et le tableau est ainsi complété. Toute cette procédure peut encore être simplifiée en utilisant la souris. Dès que la cellule B9 est sélectionnée, on peut déplacer le coin inférieur droit de la cellule vers la droite, ce qui provoque immédiatement la recopie vers la droite en C9 souhaitée. Comme on peut le voir, le curseur, pendant cette opération a encore changé de forme! Dès qu'on lâche le bouton de la souris, le résultat s'affiche. B. Graphiques simples L'ordinateur peut porter en graphique toute zone sélectionnée, dans un format par défaut. La création d'un graphique est particulièrement simple. Après avoir sélectionné les valeurs à porter en graphique, on sélectionne la rubrique voulue dans le menu Insère (parfois résumé en Ins.) Le graphique peut soit être affiché sur la feuille courante, soit constituer une nouvelle feuille du classeur. EK Excel 18/09/98

21 Sélectionnons par exemple l'option Sur cette feuille. Le curseur change une fois de plus de forme et nous permet de tracer un rectangle qui contiendra le graphique. La forme du curseur est apparentée à l'icône qui permet également de créer directement un graphique sur la feuille de calcul. Une fois le rectangle dessiné (en tenant le bouton de la souris enfoncé jusqu'à ce que la taille adéquate soit atteinte 24 ). Suivent alors une série de panneaux de dialogue créés par l'assistant graphique d'excel qui nous aident à préciser les caractéristiques du graphique souhaité Si nous nous reportons à une feuille de calcul qui ne contient qu'une colonne de nombres, nous pouvons sélectionner la colonne puis créer un graphique ce qui donne immédiatement Pas à pas on peut maintenant préciser ce qu'on souhaite. Si dès le premier panneau, on clique sur Fin, Excel construit un graphique standard: Simultanément est apparue une barre d'outils graphiques qui permettra de modifier le graphique si nécessaire. Excel dessine un graphique en "barres" en considérant cinq catégories (numérotées par défaut de 1 à 5). Les échelles ont été automatiquement ajustées. Si l'on agrandit le graphique en cliquant sur un des points d'ancrage de la périphérie et en glissant la souris, il est redessiné aussitôt. C'est aussi le cas si on modifie une des données (de la colonne de valeurs). 24 On pourra toujours ultérieurement modifier les caractéristiques du graphique, taille, type,...) EK Excel 18/09/98

22 Regardons ce qui se passe dans le cas où on reprend non seulement la colonne de nombres, mais aussi une colonne qui se trouve à gauche et qui reprend les noms de rubriques (voir plus haut): On voit que le programme attribue à présent le nom des dites rubriques aux différentes catégories représentées sur le graphique (pour autant que ces catégories soient interprétées comme du texte par Excel) 25. On peut encore raffiner la présentation. Considérons la feuille de calcul qui reprend notre budget et nos dépenses en livres, copies, etc... Nous allons d'abord supprimer une ligne 26 : on clique dans la colonne à l'extrême gauche au niveau de la ligne à supprimer (ici, la ligne 4). On obtient: La ligne étant sélectionnée, on choisit Supprimer dans le menu Edition 27. La ligne en question est alors enlevée; les numérotations de lignes sont correctement ajustées. Sélectionnons à présent tout le tableau (sauf les sommes!): Ensuite, ouvrons un nouveau graphique, après quoi choisissons Fin: on obtient le graphique 25 Il se peut que tous les noms de catégories ne soient pas affichés si le graphique est trop petit Pour supprimer une ligne (ou insérer une ligne avant une ligne) on clique sur le numéro de la ligne et on supprime ou on insère. Pour supprimer une colonne (ou insérer une colonne avant une autre colonne) on clique sur la lettre référence de colonne puis on supprime ou on insère. 27 Pour insérer, il faut choisir Ligne dans le menu Insère. EK Excel 18/09/98

23 On peut choisir une autre représentation dans la barre d'outils graphiques 28, et par exemple une représentation en "secteurs" pour la première colonne de nombres. En sélectionnant le "modèle" voulu, on obtient: Les possibilités d'excel sont énormes. Mais leur exploitation nécessite parfois quelques détours. Considérons par exemple le menu Format. Il se présente sous la forme ci-dessous Par contre, dès qu'on clique deux fois sur le graphique, il devient Dans le sous-menu Format automatique du menu Format, si on choisit le modèle n 7 28 Si cette barre d'outils graphiques n'est pas affichée, on peut la faire apparaître par le biais du menu Affichage rubrique Barre d'outils EK Excel 18/09/98

24 qui donne Par le biais de ce menu, on a ainsi, par simple choix du type de graphique, une représentation en pourcentages des différents postes prévus au budget, ceci sans aucun calcul de notre part. On voit que les possibilités sont innombrables. Nous vous suggérons de les essayer en sélectionnant les différentes formes de graphiques. V. Cellule active et déplacements Rappel : Les informations de la feuille de calcul se trouvent disposées dans des cellules. Les cellules sont disposées en lignes et colonnes et repérées soit par la combinaison de lettre(s) pour la colonne et de chiffres pour la ligne, soit par une référence chiffrée à la ligne et une référence chiffrée à la colonne. A. Cellule active Une cellule particulière, dite cellule active peut être éditée (modifiée) grâce à une fenêtre d'édition placée sous la barre des menus. Le résultat de la modification peut être validé soit en rendant une autre cellule active (par déplacement dans la feuille à l'aide des touches "curseurs", ou de la touche "retour", ou déplacement et pression sur le bouton de la souris), soit encore en cliquant sur le signe de validation, ou en appuyant sur la touche "Entrée" du pavé numérique 29 La modification peut être annulée en cliquant sur la croix d'annulation à gauche du symbole de validation, au niveau de la fenêtre d'édition. B. Références 1. Absolue-Relative Nous avons vu que chaque cellule a une référence spécifique. Celle-ci peut être absolue (c'est-àdire spécifier la position de la cellule sur la feuille de calcul), soit relative, c'est-à-dire la position de la cellule par rapport à une autre cellule. 29 Dans ce cas la cellule modifiée reste la cellule active. EK Excel 18/09/98

25 Deux types de notations sont à notre disposition: la notation abrégée de type C5 pour spécifier la troisième colonne, cinquième ligne, ou, de manière équivalente L5C3 Les références 30 se notent respectivement $E$4 équivalent à L4C5 si on utilise dans une formule l'une ou l'autre de ces notations, c'est du contenu de la cellule située à l'intersection de la quatrième colonne et de la cinquième ligne qu'il s'agit. E$4 colonne relative, ligne absolue $E4 colonne absolue, ligne relative E4 colonne et ligne relative Lorsqu'on recopie une formule d'une cellule dans une autre, la référence sera ajustée pour tenir compte de l'aspect relatif ou absolu de ses constituants. Ainsi, si par exemple une formule contenant D4 se trouve dans la cellule E5, cette formule recopiée dans la cellule Z7 contiendra Y6 (une colonne avant, une ligne avant) dans E5 dans Z7 commentaire D4 Y6 Y précède Z comme D précède E, et 6 précède 7 comme 4 précède 5. D$4 Y$4 Y précède Z comme D précède E, mais $4 est une référence absolue $D4 $D6 6 précède 7 comme 4 précède 5, mais $D est une référence absolue $D$4 $D$4 la référence de ligne et la référence de colonne sont absolues Considérons à titre d'exemple la feuille de calcul suivante qui regroupe des informations sur les nombres d'étudiant(e)s inscrits dans différentes sections. Le problème que nous nous posons est de calculer le pourcentage d'inscrit(e)s section par section. Nous aurons donc à déterminer le nombre total d'étudiants et d'étudiantes puis effectuer une règle de trois(!). 30 Si on entre E4 et qu'on appuie sur la combinaison de touches T, la référence se modifie en $E$4; une autre pression donne E$4, puis $E4 et à nouveau E4. EK Excel 18/09/98

26 De gauche à droite et de haut en bas: on entre les données; dans la case B15 on introduit la formule permettant de calculer la somme de la colonne B en tapant un signe égal suivi du nom de la fonction ("somme"), on tape la parenthèse ouvrante, puis on sélectionne à l'aide de la souris la zone B6 à B13 en glissant (tout en maintenant le bouton enfoncé). Une fois la sélection effectuée, on tape la parenthèse fermante. Enfin on valide la formule en poussant sur la touche "retour". Le résultat s'affiche dans la cellule B15. Remarque: on aurait pu entrer directement la fonction somme en cliquant sur le symbole se trouvant dans la barre d'outil: Dans l'exemple ci-contre, la sélection des cellules au-dessus est immédiate: De la même manière si les nombres sont disposés horizontalement: EK Excel 18/09/98

27 On suit facilement les différentes étapes en consultant la zone d'édition des différentes fenêtres. Calculons à présent les pourcentages à l'aide d'une formule: on sélectionne la cellule C6 et on y introduit (en cliquant et en utilisant le clavier suivant le cas) la formule =B6*100/$B$15 En effet, nous avons besoin d'une référence absolue au total des inscrits pour effectuer notre opération quel que soit la section envisagée. on tape le signe égal (signalant qu'il s'agit d'une formule), on clique sur B5, on tape "*100/", on clique sur B15 qu'on transforme en référence absolue en appuyant sur l'équivalent clavier T 31. On valide la formule. L'expression est automatiquement évaluée et on obtient: on recopie la formule vers le bas, soit en sélectionnant la cellule et en étendant la sélection, puis en sélectionnant la rubrique voulue dans le menu Edition 31 On peut également taper soi-même les signes $ si on préfère! EK Excel 18/09/98

28 ou bien, plus simplement, en cliquant sur le coin inférieur droit de la cellule initiale et en "tirant" vers le bas: Excel ajuste alors les références relatives (en d'autres termes B6 devient successivement B7, puis B8,...sur les différentes lignes) sans modifier la référence absolue qui reste $B$15. On obtient immédiatement la colonne des pourcentages. Une mise en forme donne le tableau final32 2. Dénomination de cellule(s) Une cellule, ou une plage (un ensemble de cellules connexes) peut porter un nom. La référence à la cellule se fera alors simplement par nom. Il faut évidemment respecter quelques règles! Le nom doit commencer par une lettre (ou \ ou encore _) Il peut comprendre au maximum 255 caractères Il ne peut pas y avoir d'espaces dans le nom Il ne peut pas y avoir d'ambiguïté possible avec les références de cellules Il doit être unique Pour nommer une cellule (ou une plage) on la sélectionne, puis on choisit la rubrique adéquate du menu Insère. A titre d'exemple, nous allons donner le nom "début" à la cellule $A$1 en sélectionnant la rubrique Nom Définir dans le menu Insère, après avoir sélectionné la cellule que l'on désire baptiser. 32 Nous examinerons les problèmes de mise en forme des nombres, les formats, ci-dessous! EK Excel 18/09/98

29 qui donne une fenêtre de dialogue dans laquelle nous entrons le nom "début": après quoi on clique sur Ajouter. En fait le nom "début" n'apparaît dans la liste qu'après cette opération! Appliquons cette technique à notre exemple de calcul de pourcentage. Dénommons la case B15: nous la sélectionnons et lui attribuons un nom à l'aide du menu Insère comme vu ci-dessus. Excel propose comme nom le mot se trouvant dans la case à gauche de la cellule sélectionnée, dans notre cas "TOTAL". Ce nom nous satisfait donc nous validons simplement (bouton OK ou pression sur la touche "retour"). Le nom de la cellule B15 est ainsi défini. Retournons à présent à la case C6 où nous avions introduit la formule de calcul du pourcentage, faisant référence à la cellule (en référence absolue) $B$15. Dans le but de montrer l'utilisation des noms de cellules, réintroduisons le début de notre formule "=B6*100/" et à ce stade avant de valider nous collons un nom (rubrique Coller dans Nom... du menu Insère. Le panneau suivant apparaît avec la liste de tous les noms définis dans ce classeur. Par double-clic ou sélection puis OK le nom "TOTAL" est transféré dans la formule. EK Excel 18/09/98

30 Ensuite, on valide, on recopie la formule vers le bas et on obtient le même résultat final33 C. Déplacements et changement de cellule active Indépendamment des possibilités de déplacement à l'aide des touches curseurs et "retour", et également des déplacements à l'aide de la souris grâce aux barres de défilement, il existe une possibilité plus agréable, lorsque la feuille de calcul sur laquelle on travaille devient importante. 1. Atteindre Grâce à cette commande (ou son équivalent clavier), toute cellule ou plage qui a un nom peut être atteinte immédiatement. Il suffit de préciser dans le panneau de dialogue, le nom de la zone à atteindre. Ainsi, si la cellule $A$1 porte le nom "début", en choisissant la rubrique Atteindre dans le menu Edition, on obtient le panneau de dialogue avec la liste des noms identique à celui vu ci-dessus. Il suffit alors de cliquer sur "début" puis OK ou alternativement appuyer sur la touche "retour" pour que la cellule active soit celle dont le nom est "début" 34. On peut également atteindre une cellule ou une plage de cellules qui portent un nom (nom que nous lui avons attribué). Les noms définis au sein d'une feuille de calcul sont repris sous forme d'un menu dans la zone de référence des adresses: Si on clique sur le petit triangle de droite (à côté de la référence A2 dans notre exemple) on obtient la liste des noms Il suffit de choisir un nom dans la liste pour que la (ou les) cellule(s) correspondantes soient activées. "liste_pourcentages" est le nom de la plage de cellules C6:C13: 33 heureusement! 34 Il existe un équivalent clavier: A donne accès à la zone de dialogue ensuite on tape le nom de la case, dans notre cas "début", et le tour est joué! EK Excel 18/09/98

31 2. Rechercher... La rubrique Rechercher... du menu Sélection permet également d'atteindre une cellule particulière. Grâce au panneau de dialogue, on précise ce qui doit être recherché en précisant de plus si la recherche doit se faire par ligne d'abord ou par colonne. On peut rechercher soit dans les formules, soit dans les valeurs (résultats affichés après évaluation de la formule) ou encore dans les annotations (voir plus loin) Combiné aux possibilités de la rubrique Remplacer 35 du même menu, on dispose ici d'un moyen de modification, d'édition des cellules en plus d'une simple recherche. 3. Sélectionner la dernière cellule Dans le panneau qui apparaît après sélection de Atteindre dans le menu Edition, il est possible de choisir d'accéder directement à la dernière cellule. 35 Soit en la sélectionnant directement dans le menu Edition, soit en cliquant sur le bouton remplacer du panneau de recherche. EK Excel 18/09/98

32 On se déplace alors immédiatement jusqu'à la dernière cellule de la feuille de calcul (la plus bas, la plus à droite). Cette dernière cellule ne correspond pas nécessairement à une cellule utilisée. Il peut se faire que, par le jeu des insertions et des suppressions, la feuille de calcul comporte une grande zone "blanche". Cette zone sera en fait neutralisée lors d'un sauvetage ultérieur de la feuille de calcul, Excel redéfinissant à ce moment-là la "dernière cellule". 4. Afficher la cellule active Si on veut retrouver immédiatement, quel que soit l'endroit où on se trouve dans la feuille de calcul la cellule active, il suffit de pousser sur la touche Entrée du pavé numérique. VI. Formatage de l'information L'ensemble du tableau, ou certaines zones particulières, ou certaines cellules, peuvent se voir fixer des attributs particuliers. Le menu Format permet de sélectionner les parties de feuille, les lignes ou colonnes auxquelles il faut attribuer les caractéristiques voulues. A. Attributs généraux Certaines options générales, applicables à toute la feuille se trouvent dans la rubrique Options du menu Outils. Le panneau de dialogue (quelque peu complexe!) permet de fixer les options: EK Excel 18/09/98

33 En cliquant sur les différents onglets situés au dessus du panneau, on peut choisir les différents paramètres d'utilisation d'excel. Ci-dessus, c'est l'onglet Général qui est sélectionné, nous permettant de fixer la police de caractères par défaut (ici Geneva) et la taille de caractères (ici 10 points) applicables à toute la feuille36. B. Attributs spécifiques 1. Types de caractères (police, taille) dans une cellule ou dans un groupe de cellules On peut choisir, à n'importe quel moment la police de caractères que l'on désire utiliser. Les noms des polices disponibles dans le système que l'on emploie, sont affichés dans le panneau de dialogue Cellule du menu Format onglet Police de même que la taille, le style. Les choix sont appliqués aux cellules sélectionnées. 36 Les applications Microsoft récentes se distinguent (!) par une multiplication des options présentées sous forme de panneaux de dialogues à onglets qui rendent assez souvent la configuration difficile. La logique de regroupement des options n'est pas toujours très évidente. On le voit notamment dans le panneau ci-dessus où on trouve à la fois des informations concernant les polices de caractères, le codage des adresses (A7 ou L7C1), Résume, etc rubriques sans liens entre elles. EK Excel 18/09/98

34 Ou bien, à partir des menus déroulants de la barre d'outils, police et taille de caractères peuvent être assignés directement et même la couleur du texte d'une ou plusieurs cellules: On peut appliquer les paramètres à toute la feuille si celle-ci est complètement sélectionnée ce qui peut se faire en cliquant dans la case en haut à gauche (au croisement des étiquettes de lignes et des étiquettes de colonnes) On peut également assigner des attributs spécifiques à une cellule ou à un groupe de cellules, ou à leur contenu. accessibles par les mêmes panneaux de dialogue ou par les outils des barres d'outils. 2. Encadrements - bordures Les possibilités d'encadrement sont multiples: elles s'appliquent soit à une cellule, soit à un ensemble de cellules. On peut marquer (faire apparaître) les bords de la sélection un par un, ou bien tout le contour et on peut choisir l'épaisseur de la bordure. EK Excel 18/09/98

35 Si avant l'affichage du panneau de dialogue ci-dessus, certaines cellules étaient déjà dotées d'une bordure ou encadrées, les zones correspondantes à gauche (Bordure) peuvent être grisées. Pour dé sélectionner, il suffit de cliquer sur la case voulue, éventuellement deux fois. A partir de la barre d'outil 37, il suffit de sélectionner la mise en forme souhaitée (qui se présente dans un sous menu graphique) 3. Alignement - Position Se retrouvent ici les possibilités de centrage, d'alignement à gauche ou à droite de l'information dans la cellule active ou dans les cellules sélectionnées. On peut évidemment décider que l'option choisie doit s'étendre par exemple à toute une colonne. Il suffira de la sélectionner auparavant. 37 Ces barres d'outils sont complètement personnalisables. EK Excel 18/09/98

36 Il faut noter les possibilités d'orientation du titre d'une colonne. L'option Renvoi à la ligne automatique permet de placer dans une cellule un texte comprenant plusieurs lignes (de texte, pas de tableau!) comme par exemple qui se présente ainsi si la cellule voisine n'est pas vide Ou bien, si on a activé le renvoi à la ligne automatique. 4. Formats On dispose de nombreuses possibilités de formatage des nombres entiers, décimaux, pour-cents, mais aussi de dates, heures. De plus, il est parfaitement possible de moduler le formatage en fonction de la valeur des nombres. a. Nombres entiers et décimaux Le menu Format, rubrique Cellule permet d'accéder à ces différentes possibilités par l'intermédiaire de l'onglet Nombre Soit on choisit un format dans la liste (les catégories sont détaillées, mais tous les formats prédéfinis sont accessibles dans la catégorie Tous) ou bien on crée son propre format, comme dans l'exemple ci-dessus. Le format choisi est appliqué comme d'habitude à la cellule ou aux cellules sélectionnées 38. Nous donnons ci-dessous quelques exemples d'application. 0,00 Excel affichera deux décimales, et au moins un chiffre avant la virgule: 13,456 est affiché 13,46 38 On peut sélectionner des cellules non adjacentes en sélectionnant une première cellule (ou plage de cellules) puis, en appuyant sur la touche commande, en sélectionnant une deuxième plage. EK Excel 18/09/98

37 # ### permet de séparer les milliers des centaines, dizaines et unités est affiché # ##0,0 est une combinaison des deux formats précédents: 1256,44 est affiché 1256,4 0,12 est affiché 0,1 Dans le bas de l'écran de sélection du format, le logiciel affiche sous forme d'exemple, le contenu de la cellule active dans le format choisi. b. Dates De nombreux formats de dates sont prédéfinis: "j" concerne les jours, "m" les mois, etc... Une seule lettre permet d'afficher le numéro du jour, du mois. Trois lettres correspondent à l'affichage des trois premières lettres du jour, du mois. Quatre lettres identiques provoquent l'affichage du mot entier correspondant39. j/m/aa 1/12/88 est affiché tel quel 1 déc 1988 est affiché 1/12/88 j-mmm 12/6/88 est affiché 12-jui jjjj 29/5/88 est affiché dimanche jjjj j mmmm aaaa 1/4/90 est affiché dimanche 1 avril 1990 jjjj jj mmmm aaaa 1/12/88 est affiché jeudi 01 décembre 1988 c. Formats particuliers i. Monnaies, pour-cents Les différentes rubriques permettent de mentionner les "francs" sous forme de F inclus dans le format. Notons que l'adjonction de ce caractère n'empêche pas Excel de calculer correctement. 39 Une fois le format choisi, on peut entrer les données dans n'importe quel format légal: l'affichage est automatiquement réalisé correctement. EK Excel 18/09/98

38 L'option "%" permet de manipuler des taux sous forme explicite, tout en permettant à Excel de tenir compte correctement des valeurs dans les calculs: 25% sera utilisé sous la forme 0,25 dans les calculs 40. Enfin, il existe une multitude de possibilités, notamment l'option Monétaire qui affiche les nombres négatifs en rouge, comme dans l'exemple ci-dessous: ii. Formats personnalisés Pour les monnaies autre que le franc, mais également pour l'adjonction de toute forme de texte complétant les nombres insérés dans les cellules, on dispose de la possibilité de personnaliser le formatage. Tout caractère (ou série de caractères41) que l'on désire introduire dans le format doit être entouré de guillemets. A titre d'exemples, nous avons défini quelques formats particuliers pour construire la feuille de calcul suivante: Dans la colonne A nous avons entré le format: Tout nombre entré comprendra au moins deux chiffres après la virgule et sera suivi du mot "piastres" précédé d'un blanc (inclus dans la chaîne!). Attention, laisser un blanc après 0,00 a une toute autre signification. Ainsi, avec le format personnalisé on obtient des kilo-piastres, les nombres affichés étant divisés par 1000: 40 On peut, dans une cellule, taper un nombre, par exemple 25, immédiatement suivi du signe "%". Le formatage appliqué par Excel sera immédiatement celui des pourcentages et l'affichage sera 25%. Si ultérieurement, on modifie le formatage en choisissant par exemple "0,00", le nombre sera affiché sous la forme 0, Y compris les blancs éventuels EK Excel 18/09/98

39 Dans la cellule active, en dixième ligne, se trouve une formule: la somme des différentes cellules de la colonne. On constate que le résultat est correct, "en dépit" de l'affichage qui comprend du texte! Insistons sur le fait que seul l'affichage est modifié. Le contenu de la cellule ne change nullement et, en particulier pour la dernière cellule, il est le nombre 305. Il est possible, dans le format, de préciser des écritures différentes suivant le type de conditions rencontré. Considérons le format suivant: C'est le format que nous avons utilisé dans la feuille de calcul ci-dessus, dans la colonne G. Le contenu réel des cellules de la colonne G a été écrit dans la colonne F aux fins de comparaison. On voit que les nombres supérieurs ou égaux à 0 sont affichés normalement, alors que les nombres négatifs sont remplacés par le texte "absent". Il est à remarquer (cfr. les cases F5 et G5) que le résultat de la somme des contenus des cellules tient compte des valeurs négatives bien que celles-ci ne soient pas affichées. Ce type de format variable peut être étendu au cas où on veut traiter différemment les valeurs positives, nulles et négatives. Dans le format général, c'est le premier sous-format qui est attribué aux valeurs positives, le second aux valeurs négatives et le troisième aux valeurs nulles. Les trois sous-formats sont séparés par des ";". Ici encore, la feuille de calcul ci-dessus nous fournit un exemple; le format utilisé dans la colonne D est le suivant: Tout nombre positif sera écrit avec au moins un chiffre après la virgule, et précédé du mot "actif"; tout nombre négatif sera écrit en valeur absolue, mais précédé du mot "passif". Enfin, les valeurs nulles seront remplacées par le mot "nul".(pour permettre une comparaison aisée, les contenus de la colonne D sont reproduits dans la colonne C). Ici également, les fonctions sont évaluées avec la vraie valeur du contenu des cellules, et non pas avec les valeurs ("textuelles") affichées, comme on peut le voir dans les sommes, dans les cellules C5 et D5. Notons en passant que dans l'exemple ci-dessus, nous avions sélectionné les deux colonnes Fet G pour leur donner la même largeur, par l'intermédiaire du sous-menu Colonne du menu Format. EK Excel 18/09/98

40 qui affiche, si on choisit le sous-menu Largeur la zone de dialogue suivante: où l'on peut modifier la largeur des colonnes sélectionnées, largeur exprimée en nombre de caractères. Une opération similaire peut être exécutée pour ajuster la hauteur des lignes. Notons qu'il y a de multiples mises en forme possibles: en particulier, Ajustement automatique comme son nom l'indique fixe la largeur de la colonne (ou la hauteur de la ligne) de telle manière que tout le contenu de la cellule la "plus occupée" soit visible. L'opération d'ajustement peut également se faire graphiquement: on sélectionne les lignes dont on veut modifier la largeur; ensuite, à l'aide de la souris qui prend la forme d'une petite barre verticale complétée de deux flèches, on déplace la ligne verticale qui marque le bord de colonne Dès que le curseur est déplacé, la largeur de la colonne apparaît dans la case supérieur gauche, à la place de l'adresse de la cellule active Toutes les colonnes sélectionnées se voient attribuer la même largeur 42. Mentionnons également le fait que si au texte d'une cellule, on attribue de nouveaux attributs, la hauteur de ligne est automatiquement ajustée. Par exemple, un texte en 10 points devient en 24 points C. Mise en forme automatique de tables Excel permet la mise en forme automatique de tableaux suivant une série de modèles. 42 Rappelons une fois de plus que les sélections (de colonnes ou de lignes) ne doivent pas être connexes: on utilisera la touche commande pour effectuer plusieurs sélections. EK Excel 18/09/98

41 La rubrique Format automatique du menu Format affiche une liste de possibilités avec un exemple: Partant de on obtient automatiquement, par exemple, D. Mise en forme du texte Considérons la table suivante Sélectionnons les deux cellules de titres et activons le Format de Cellule ; de plus, nous choisissons l'onglet Alignement EK Excel 18/09/98

42 Comme on peut le voir, un très grand nombre de possibilités nous sont offertes, tant en ce qui concerne les alignements horizontaux et verticaux qu'en ce qui concerne l'orientation du texte dans la cellule. Les autres onglets nous permettent d'ajuster la Police, les encadrements (Bordure), les Motifs etc. Dans l'exemple ci-dessus, il n'est pas difficile d'arriver à: ou à E. Le plan Il est souvent utilse de synthétiser un document, c'est-à-dire de masquer certaines colonnes ou lignes pour le rendre plus lisible. C'est le cas lorsque lignes ou colonnes contiennent le détail d'opérations qu'il faut pouvoir consulter mais qu'on ne désire pas nécessairement afficher ou imprimer. Un moyen simple est de donner une largeur (une hauteur) nulle aux colonnes (lignes) que l'on veut masquer. Ce procédé rend cependant parfois difficile la consultation temporaire de l'information sous-jacente. Excel permet de gérer ce problème par l'introduction du plan 43. Considérons par exemple la table ci-dessous: 43 Vocable qui ne nous paraît cependant pas spécialement bien choisi, même si on utilise le terme de niveaux pour désigner les différents ordres de consultation d'un tableau. EK Excel 18/09/98

43 La colonne E contient une formulle donnant la somme des éléments des trois colonnes précédentes. Sélectionnons dans le menu Données la rubrique Plan automatique. Notre table se présente à présent sous la forme Excel a automatiquement construit un plan à deux niveaux, marqués 1 et 2, plan construit en se basant sur le détail de la formule de la colonne E. Si on clique sur le symbole du plan (ou sur le numéro de niveau) on peut à loisir faire apparaître ou disparaître le détail de la feuille: De la même manière, on peut grouper par sélection de lignes ou de colonnes des ensembles d'informations. Plusieurs niveaux imbriqués peuvent être réalisés de la sorte. Il n'est pas nécessaire qu'une formule soit présente pour permettre le regroupement de lignes (ou de colonnes). Si par exemple dans une colonne se trouve une série d'informations, on peut simplement, la cellule active faisant partie de ce groupe d'informations, choisir la sousrubrique Grouper de la rubrique Grouper et créer un plan pour obtenir le même effet (ou encore, sélectionner les lignes à regrouper et appuyer sur la combinaison de touche commande-majuscule D). L'exemple ci-dessous EK Excel 18/09/98

44 peut être développé en cliquant sur le numéro de niveau 1 en qui lui-même est la synthèse de Nous avons créé ce plan 44 en sélectionnant le groupe de lignes de chaque série et en demandant à Excel de placer les lignes de synthèses au-dessus des lignes groupées. Cette option se trouve dans le panneau de dialogue accessible à partir du sous-menu Options de la rubrique Grouper et créer un plan du menu Données. F. Barres d'outils Plusieurs de ces options de formatage sont disponibles dans les barres d'outils. Nous donnons cidessous les deux barres d'outils les plus habituelles, la barre d'outils Standard et la barre d'outils Format. 44 A l'aide de la combinaison de touches citée plus haut (et dont le complément, l'inverse est commande-majuscule B) EK Excel 18/09/98

45 On choisit les barres d'outils par le biais du menu Format, rubrique Barre d'outils en cochant les options souhaitées. Les Bulles d'aide du système d'exploitation MacOS ou l'aide en ligne de Excel permettent d'expliciter les différentes possibilités offertes par les barres d'outils. La Barre d'état qui se trouve au bas de l'écran donne également des informations sur l'action de l'outil sur lequel est pointé le curseur ou sur l'action en cours. Cette Barre d'état peut être affichée ou non à l'intermédiaire du menu Affichage. Si l'on est en train d'éditer la formule en C15, la barre d'état affiche Entrer. VII. Insertion - Suppressions - Effacement Lors de l'élaboration d'une feuille de calcul, on est souvent amené à modifier la présentation en ajoutant ou supprimant des rubriques ou des colonnes ou des lignes d'informations (nombres, textes, etc...). Il est extrêmement facile, dans Excel, d'ajouter des lignes, des colonnes, voire des cellules, et également de les supprimer 45 ou de les effacer. 45 Attention prudence dans les suppressions! EK Excel 18/09/98

46 A. Insertions-suppressions. 1. Insertions de lignes ou colonnes Pour insérer une ligne, on sélectionne la ligne au-dessus de laquelle on souhaite en insérer une ou plusieurs. Ensuite, on sélectionne Ins. (Insérer), rubrique Ligne (ou l'équivalent clavier I). Une ligne blanche est ajoutée; toutes les références sont correctement modifiées par Excel dans toutes les formules de la feuille de calcul. Si l'on désire insérer plusieurs lignes, on appuie à nouveau sur la même combinaison de touches le nombre de fois voulu, ou, plus simplement, on sélectionne plusieurs lignes avant d'activer I, on insère alors un nombre de lignes égal au nombre de lignes sélectionnées. Sélection de deux lignes en cliquant sur l'en-tête de ligne 5 et en glissant sur la ligne 6, bouton de souris enfoncé: Commande d'insertion résultat suivant: I, qui donne le La procédure à utiliser pour les colonnes est identique, le menu Ins. étant en fait modifié en conséquence. 2. Cellule(s) En ce qui concerne les cellules, la procédure est équivalente: on sélectionne une ou plusieurs cellules. Excel demande, par l'intermédiaire d'une zone de dialogue, comment doivent être déplacées les cellules voisines. L'utilisatrice ou l'utilisateur a alors le choix d'un déplacement latéral ou vertical. Le dialogue se présente comme suit EK Excel 18/09/98

47 Sélection de deux cellules Insertion avec déplacement vers le bas Remarquez que les cellules de la colonne B contiennent une formule (A 2 *3), de même que la colonne C (2*B+1) Les calculs sont restés corrects car les adresses relatives ont été modifiées la cellule B5 contient la formule (A3) 2 *3 la cellule C3 contient la formule 2*B Suppressions Les suppressions de lignes, colonnes ou cellules se font de la même manière que les insertions, avec essentiellement les mêmes dialogues, l'équivalent "clavier" étant simplement U. On prendra garde cependant au fait que si une formule fait référence par exemple à la somme des contenus des cellules 1 à 25 d'une colonne D, et que l'on supprime la ligne 5 par exemple, Excel modifie la formule et la somme ne portera plus que sur 24 lignes. B. Effacements Effacer se fait par l'intermédiaire du menu Edition, et porte sur la ou les cellules sélectionnée(s). On peut au choix effacer tout, rien que les formats, les formules ou les annotations46 46 On peut associer à chaque cellule un commentaire non visible normalement, commentaire qui peut servir d'aide mémoire par exemple (rubrique Annotation dans le menu Ins.). EK Excel 18/09/98

48 VIII. Séries Il est souvent utile de créer des listes de nombres ou de dates, a priori. Il existe un utilitaire: la Série dans la rubrique Recopier du menu Edition 47. A. Généralités Pour générer une série, plusieurs méthodes coexistent dans Excel. La plus générale consiste à demander la création de la série par le biais du menu vu ci-dessus. On place dans la cellule active la valeur de départ 48, puis on effectue la sélection de la rubrique Série qui fait apparaître le panneau de dialogue: On dispose de la possibilité de créer des séries en ligne ou en colonne. Le type Linéaire correspond à une progression arithmétique, on a une possibilité de progression géométrique et Chronologique est basé sur l'utilisation du calendrier; lorsque ce dernier choix est fait, les options complémentaires Jour, Jour ouvré, Mois et Année deviennent actives. Pas La valeur du pas est arbitraire: choisir un pas de 4 avec la valeur de départ égale à 2 donne une série de valeurs49 dont les premiers termes sont 2, 6, 10, 14, etc...si le type choisi est "linéaire", par contre, on obtiendra 2, 8, 32, 128, etc...pour une progression géométrique. 47 Pourquoi les concepteurs du programme ont-ils été enterrer là cette fonctionnalité? 48 Il faut une valeur de départ! 49 On place d'abord une valeur de départ dans la première cellule de la série et on valide cette entrée. EK Excel 18/09/98

49 A partir de Les options (Linéaire, en colonne, pas 3, dernière valeur 14) donnent Remarquons qu'on peut créer plusieurs séries simultanément, sur des sélections éventuellement non-connexes. Si on sélectionne plus d'une cellule au départ, la série sera construite d'office dans les cellules sélectionnées, dans la direction choisie (ligne ou colonne). Par exemple: donne, en progression géométrique avec un pas 2 (la "raison" de la progression) En résumé: le domaine de variation dans lequel on veut trouver les valeurs de la série peut donc être défini de deux façons; on commence par fixer la valeur initiale, en l'entrant dans la cellule de départ, puis - si l'on désire limiter la série à un certain nombre de cellules à partir de la cellule active, on sélectionne la zone, à partir de celle-ci, puis on choisit le type de série et le pas dans le panneau de dialogue. - une autre possibilité consiste, après avoir entré la valeur de départ, à choisir dans le panneau de dialogue, non seulement la valeur du pas, mais aussi la dernière valeur: la série sera construite jusqu'à un dernier terme tel que si on progressait encore d'un terme dans la série on dépasserait la dernière valeur. Par défaut, l'écriture de la série se fait en ligne: on n'oubliera donc pas de sélectionner l'option "colonnes" si on le souhaite, avant de créer une série. B. Autres exemples Insérons dans une nouvelle feuille de calcul, dans les cases B1 à D1, l'information 1/1. De plus, attribuons le format "mmmm" à la colonne B, et le format "j mmmm" à la colonne C et le format jjjj j mmmm aux cellules de la colonne D. Dans la colonne B, sélectionnons une zone de quelques cellules (vers le bas!). EK Excel 18/09/98

50 Ensuite, dans la rubrique Série nous cliquons sur Chronologique et Mois. Nous obtenons alors: La même séquence d'opérations, mais avec la colonne C, en sélectionnant les options Chronologique et Jour d'une part et avec la colonne D en sélectionnant Jour ouvré d'autre part donne finalement : On voit que l'on dispose d'un grand nombre de possibilités de création de séries de rubriques, de numérotation ou de datage! Toutes ces opérations ont été effectuées à l'aide du panneau de dialogue. Il existe cependant une méthode directe de création de série, pour autant que deux termes au moins soient entrés dans les cellules. Entrons par exemple les mots "lundi" et "mardi" dans deux cellules contiguës. Ensuite, sélectionnons les deux cellules. Lorsqu'on approche la souris du coin inférieur droit, le pointeur prend l'aspect d'une croix. Si on étend à présent la sélection à partir de ce point, la série est automatiquement créée. Il s'agit d'une série "incrémentée" comme on peut également la réaliser par sélection adéquate dans le panneau de dialogue. L'incrémentation peut porter sur une grande variété de termes. EK Excel 18/09/98

51 La série créée à partir des deux cases suivantes donne par contre, à partir de on obtient C. Séries: tendance Dans l'outil série, il existe une possibilité de demander à la machine de calculer, à partir d'une série de données, quelles seraient les valeurs si le pas était constant, en d'autres termes, quelles seraient ces valeurs si la progression était arithmétique. Prenons un exemple. On dispose des valeurs suivantes, numérotées de 1 à 10 (nous avons donné les titres "x" et "y" aux colonnes) Sélectionnons les 4 premières valeurs des y et recopions les dans la colonne voisine. Ensuite, dans cette colonne, étendons la sélection: Sélectionnons à présent, dans le panneau de dialogue du menu Edition, rubrique Recopier, sous-rubrique Série, l'option Tendance. Il vient Que s'est-il passé? Sur base des quatre premières valeurs, Excel a calculé des valeurs "théoriques" qui représentent une progression linéaire "raisonnable". En fait, ce que Excel calcule, ce sont les valeurs correspondant à la droite de moindres carrés (régression linéaire). Ceci se voit mieux sur le graphique y=y(x) et ycalc=ycalc(x) obtenu de la manière suivante: on sélectionne tout le tableau (les trois colonnes et les titres). Ensuite, on clique sur l'outil "graphique" dans la barre d'outils graphique x, y) et on trace le cadre du graphique sur la feuille (option: nuage de points, EK Excel 18/09/98

52 Comme on peut le voir, les points calculés se mettent en ligne droite. On aura remarqué que les quatre valeurs initiales fournies ont été modifiées par Excel. Cet outil permet de déterminer la tendance de l'évolution d'une grandeur, et en particulier "prédire" ce que l'on obtiendrait pour d'autres points (correspondants par exemple à x=20, ou 30, ). Ne pas perdre de vue que, pour que ceci ait un sens, il faut que l'hypothèse d'un comportement linéaire puisse être formulée sur base d'autres considérations que purement numériques et cela reste, en tout état de cause une hypothèse. Mise en garde: Aurions-nous fourni à l'outil Tendance d'autres points, le résultat eut été différent. A titre d'exemple, dans la table et dans le graphique ci-dessous se trouvent les courbes obtenues par ce procédé avec les 3 premiers points, 5 points et l'ensemble des 10 points connus: la table obtenue est et le graphique correspondant Un dernier exemple de l'utilisation de cet outil, avec d'autres valeurs, en utilisant les cinq premiers points pour calculer la tendance. et le graphique EK Excel 18/09/98

53 On voit bien dans cet exemple que l'outil graphique est une aide précieuse pour infirmer l'hypothèse d'un comportement linéaire! Nous verrons plus loin qu'excel offre de multiples manières de faire des ajustements de courbes calculées sur base de données, allant même jusqu'à fournir explicitement les équations correspondantes (régression linéaire, exponentielle, polynomiale, ). IX. Tris On est bien souvent amené à trier des informations. Pour ce faire, Excel dispose de l'option Trier dans le menu Données. A. Généralités Le tri est alphabétique. Il peut être croissant ou décroissant. Le tri se fait sur base d'une table de collationnement spécifique à l'ordinateur ou à l'application, table qui définit l'ordre des caractères. Pour les lettres, c'est l'ordre alphabétique qui est utilisé. Il faut noter que la lettre majuscule "A", la lettre minuscule "a", ainsi que toutes les versions accentuées ont la "même valeur" en ce qui concerne les tris (au sein d'une telle famille, la minuscule vient en tête, puis la majuscule, puis le caractère accentué). Les chiffres sont évidemment classés du plus petit au plus grand et précèdent les lettres dans la séquence ordonnée. N'oublions pas que pour un ordinateur, un caractère "blanc" est également un caractère "normal". Il a donc sa place dans la table50. De la même manière, les signes de ponctuations sont placés dans la table. Ceci nous mène à une difficulté des tris par ordinateurs: les chaînes de caractères "du pont" et "dupont" ne sont évidemment pas équivalentes, la première comprenant sept caractères, alors que la deuxième n'en compte que six. Le caractère "blanc" précédant les autres dans la table, le premier "du pont" sera placé après le second dans un tri décroissant. Comme nous l'avons dit ci-dessus, le tri peut se faire en lignes ou en colonnes. Le tri porte sur des "enregistrements", c'est-à-dire dans le cas qui nous occupe sur la zone sélectionnée. Si par exemple nous sélectionnons une colonne, un tri ne modifiera que l'ordre des éléments de la colonne, sans aucune influence sur le contenu des autres cellules des lignes affectées. On devra donc être très prudent et veiller à sélectionner l'ensemble de la zone qui doit être triée. 50 En l'occurrence, ici, avant tous les autres caractères. EK Excel 18/09/98

54 Considérons à nouveau la petite table vue cidessus. Sélectionnons l'ensemble des lignes à trier Ensuite, dans le menu Données, la rubrique Trier affiche le panneau de dialogue qui permet de spécifier le type de tri souhaité (croissant, décroissant) et aussi la rubrique sur laquelle doit s'effectuer le tri. On remarquera que le programme Excel a identifié le nom en tête de la première colonne de la zone sélectionnée et propose d'utiliser cette colonne comme clé de tri. Cette référence correspond à la première cellule en haut, à gauche de la sélection. Remarquons également qu'excel propose par défaut de considérer qu'il s'agit d'une table avec une Ligne de titres (voir en bas à gauche dans le panneau) Cliquant simplement sur le bouton OK, on obtient la table triée par nom croissant (par ordre alphabétique croissant) B. Sélection de la clé Plus généralement, la clé proposée par Excel correspond à l'en-tête de la colonne dans laquelle se trouve la cellule active. S'il n'y a pas de titres au-dessus des colonnes, il faut utiliser les menus déroulants pour fixer la colonne sur laquelle s'effectue le tri 51. On est évidemment maître du choix de la clé de tri. Prenons un exemple. 51 On se trouve ici devant un bel exemple de régression dans l'évolution des programmes. Dans la version précédente, Excel 4, on pouvait sélectionner la clé de tri simplement en cliquant, à l'aide de la souris, sur la colonne souhaitée. Si la EK Excel 18/09/98

55 Dans une feuille de calcul, entrons trois colonnes reprenant les noms, les prénoms et les cotes (sur 20!) d'une série d'étudiant(e)s. Pour trier sur le nom, nous sélectionnons la plage de cellule de A3 à C9 (il est important que chaque étudiant garde sa cote!). A3 étant la cellule de départ servira par défaut de clé de tri. Remarquez que, comme la ligne de titre n'est pas immédiatement voisine de la zone à trier, Excel ne propose pas de clé "nommée", mais plutôt un nom de colonne, ici A. Si on veut changer de clé de tri, on clique sur la petite flèche vers le bas qui indique un menu déroulant Gardons la présélection A. Nous obtenons alors directement, après sélection de Trier : Si, dans la zone de dialogue, nous avions remplacé la référence par B le tri aurait été effectué sur le prénom, donnant zone à trier était très grande (en largeur), il était possible de faire défiler la feuille de calcul pour identifier la colonne choisie et cliquer dedans. Dans Excel 5 (cette version-ci), si on a oublié à quelle colonne devait correspondre la clé, on est obligé de fermer le panneau de sélection, faire défiler la feuille, et ré-ouvrir le panneau de sélection! De plus, la présélection des en-têtes de colonnes, lorsqu'il y en a, est une fausse amélioration, comme le fonctionnement de bien des "assistants" dont les concepteurs de programme actuels truffent leurs applications et qui sont pour l'utilisatrice et l'utilisateur souvent des freins à l'utilisation efficace et rapide tout en n'offrant qu'une aide extrêmement limitée aux débutant(e)s. EK Excel 18/09/98

56 C. Annulation d'un tri Il n'est pas toujours facile d'annuler un ou des tris successifs. L'annulation du dernier tri effectué s'opère à l'aide de la rubrique Annuler Trier du menu Edition. Pourtant il arrive que l'on ait besoin de revenir ultérieurement à l'ordre initial des enregistrements 52. La seule possibilité qui nous est offerte est de numéroter ces enregistrements à l'aide de l'option Série du menu Edition, rubrique Recopier avant de commencer le tri. Par exemple, après avoir inséré une colonne en tête du tableau: Cette opération doit être effectuée tout au début, sous peine de ne pas pouvoir revenir en arrière 53. Il est alors facile de revenir à la situation de départ après un tri! Il suffit de re-trier sur la nouvelle première colonne. Si on sélectionne une seule colonne du tableau, Excel affiche l'alerte suivante 54 D. Concaténation On remarquera dans les exemples ci-dessus que la présence de blancs (ou d'ailleurs de n'importe quel signe autre que les lettres ou les chiffres) pose problème. La seule solution consiste à supprimer ces caractères spéciaux, en plaçant côte à côte les parties relevantes des noms, en les concaténant. Idéalement, on crée une colonne supplémentaire contenant la même information que celle sur laquelle on veut trier, à l'exception des signes spéciaux. Cette colonne supplémentaire peut éventuellement être masquée en lui donnant une largeur nulle. Dans l'exemple ci-dessus, en insérant une colonne entre la colonne B et la colonne C, et en y plaçant les noms ainsi modifiés. Les opérations sont successivement: sélectionner la colonne C, insérer une colonne, sélectionner les cellules contenant les noms: 52 Dans le cas présent, des lignes. 53 Dans notre exemple, nous avions justement oublié de l'effectuer avant de générer la succession d'images. Il nous est du coup impossible de revenir à la situation initiale sauf en déplaçant les lignes l'une par rapport à l'autre manuellement! 54 Ceci est une vraie amélioration par rapport à la version précédente. Dans celle-là en effet, le tri avait lieu de toute façon provoquant éventuellement une désorganisation complète du tableau. EK Excel 18/09/98

57 Recopier les noms dans la colonne C (ce qui peut se faire simplement en déplaçant la sélection en gardant la touche alt (option) enfoncée) puis supprimer les signes spéciaux (ici les espaces entre les parties de nom 55 ) On peut ensuite masquer la colonne C qui contient les noms "compactés". Il nous reste alors, pour effectuer un tri "correct" 56 à choisir comme rubrique de tri, la colonne C: on obtient E. Clés multiples On souhaite sans doute que "dupont, jean" soit classé après "du pont, gilles" à l'issue du tri alphabétique croissant. Mais, après concaténation, les deux clés "du pont" et "dupont" sont égales. Excel donne la possibilité de trier sur plusieurs clés, option utile dans ce cas où deux ou 55 Il faudrait faire de même s'il y avait des "-" ou des apostrophes "'". 56 En tous cas "habituel". EK Excel 18/09/98

58 plusieurs premières clés sont identiques. Il suffit de donner, dans le panneau les deux (ou au maximum trois) références aux rubriques sur lesquelles on souhaite effectuer le tri. Dans l'exemple ci-dessus, non seulement nous allons trier sur le nom (dans sa version "concaténée") mais aussi sur le prénom. Le problème qui se pose est que pour la seconde clé nous pourrions avoir des prénoms composés tels Jean Claude et Jean-Claude, qui du point de vue de nos tris alphabétiques devraient se trouver à la même place. On peut évidemment utiliser le même procédé que pour les noms: créer une colonne supplémentaire, y recopier les prénoms, modifier ceux-ci par suppression des caractères spéciaux, masquer la colonne et l'utiliser comme seconde clé de tri 57. Le résultat, correct sera, après le tri: Ces opérations de copie de colonne puis de suppression de caractères spéciaux peut se faire manuellement, mais peut aussi être effectuée à l'aide des outils de remplacement (Remplacer dans le menu Edition). Il faudra veiller à faire tous les remplacements: espace remplacé par "rien" (c'est-à-dire supprimé) - idem ' idem Ceci peut être simplifié à l'aide d'une fonction. Nous verrons plus loin comment. Un dernier mot concernant les tris de listes de noms et prénoms. Pour n'avoir qu'une seule colonne sur laquelle effectuer un tri correct, il est utile de créer une colonne, éventuellement masquée, contenant à la fois le nom et le prénom, séparés par une virgule. En supprimant, dans cette colonne construite à partir des noms et des prénoms les caractères spéciaux, on obtient un tri correct. Ceci est assez facile à réaliser à l'aide des fonctions prédéfinies agissant sur les contenus de cellules qui sont du "texte" (voir ci-dessous). On peut également "calculer" une colonne en utilisant l'opérateur de concaténation "&". Par exemple: dans la colonne E se trouve le nom et dans la colonne D est écrit le prénom. La formule placée en colonne F fournit comme résultat le nom suivi d'une virgule suivie du prénom. Cette colonne ainsi construite pourra être copiée et collée (par valeur seulement) et ensuite modifiée si nécessaire pour supprimer les ca- 57 D'accord, dans notre exemple, ceci est totalement inutile! EK Excel 18/09/98

59 ractères spéciaux, espace, trait d'union et autre apostrophe. La position de la virgule dans la table de collationnement permet alors d'obtenir un tri alphabétique correct sur le nom et le prénom. X. Fonctions Ainsi que nous l'avons vu, les cellules du tableur peuvent contenir différents éléments d'information, du texte, des nombres, des fonctions. Rappel: Excel considère qu'une cellule contient une fonction si le premier caractère de la cellule est un signe "=" A. Assignations On peut assigner à une cellule, le contenu d'une autre cellule. Ainsi, il suffit de placer par exemple en cellule B5 le texte "=A4" pour que le contenu de B5 soit effectivement celui entré en A4. Evidemment, toute modification du contenu de A4 se répercutera sur l'affichage de la cellule B5. On n'est nullement obligé de se limiter à une simple référence. Ces références peuvent être combinées les unes aux autres, ou encore avec des constantes de même type grâce à l'utilisation d'opérateurs. Voici quelques exemples: contenu affichage contenu affichage contenu affichage contenu affichage contenu affichage contenu affichage contenu affichage Contenu de A3 Contenu de B3 Contenu de C3 5 7 = A3 + B = A3 +(10*B3) 75 jul ie = A3&B3 julie 5 7 = A3>B3 FAUX 5 7 = A3<B3 VRAI dupant artens = A3>B3 VRAI dupant ="a"&a3 = A3<B3 FAUX Comme nous l'avons vu précédemment, copier une cellule (ou une plage de cellules) puis coller en un autre endroit de la feuille de calcul, transfère non seulement les constantes éventuelles (les valeurs qui se trouvent dans la cellule), mais également le format d'affichage. De plus, les références à d'autres cellules qui se trouveraient dans la cellule copiée sont éventuellement ajustées en tenant compte de leur caractère de référence relative ou absolue Dès que la manipulation est effectuée, et compte tenu des ajustements de références, le calcul et l'affichage est automatiquement effectué par Excel, sauf si, l'option Calcul sur ordre a été choisie dans l'onglet Calcul de la rubrique Options du menu Outils (ouf!). Ceci se révélera particulièrement intéressant si la feuille de calcul devient EK Excel 18/09/98

60 Remarque: on n'oubliera pas que si l'on désire transférer les valeurs affichées et non les formules, il est nécessaire de passer par "Collage spécial...". B. Expressions Lorsque dans une cellule se trouve une formule, celle-ci est évaluée avant affichage du résultat. Cette évaluation se fait de gauche à droite en respectant les règles de priorité des opérateurs. Ainsi, l'expression * 3 est évaluée comme 5 + (4 * 3) dont la valeur est 17 et non comme (5 + 4) * 3 dont la valeur est 27. Les règles de priorité d'excel sont les règles habituelles. Sans entrer dans le détail mentionnons néanmoins qu'il est souvent utile d'entourer les sous-expressions de parenthèses pour éviter toute ambiguïté, le contenu des parenthèses étant évalué d'abord. Les opérateurs peuvent être binaires (un opérande, un opérateur puis un deuxième opérande) ou unaires. De ce point de vue, il est intéressant de regarder l'exemple suivant 59 : Le symbole ^ signifie "élever à la puissance..." Dans la première formule, "-" est un opérateur binaire, alors que dans la seconde, c'est un opérateur unaire. Les règles de priorités sont telles que dans la case B2 ce qui est effectué réellement est l'opération (-10)^2. Les résultats affichés par les deux formules dans Excel sont donc très différents comme on peut le voir en affichage normal: La leçon est triple: en cas de doute, utilisez des parenthèses ayez toujours une idée de la valeur du résultat à trouver et vérifier vos calculs sur quelques exemples bien choisis ne faites jamais aveuglément confiance à un ordinateur. Il ne fait que ce pourquoi il a été programmé. S'il a été programmé d'une manière que vous ne comprenez pas (et que de toute façon vous ne contrôlez pas) ou s'il a été mal programmé, les résultats seront éventuellement aberrants. C. Feuilles liées Jusqu'à présent, nous n'avons envisagé que des références à d'autres cellules sur la même feuille de calcul. Il est bien évident que nous pouvons également faire référence à des cellules particulières d'autres feuilles de calcul ouvertes, références qui peuvent également être de type $C$4 ou par nom. Considérons par exemple un classeur contenant les feuilles Bilan, Trim1, Trim2, Trim3, Trim4 60 très importante, les temps de calcul pouvant alors atteindre plusieurs secondes (voire minutes!) et rendre l'entrée de données difficile. Si l'option "sur ordre" a été choisie, on pourra entrer toutes les données, puis donner l'ordre de calcul. 59 Obtenus en demandant l'affichage des formules, pas des valeurs (voir menu Outils rubrique Options ) 60 On peut donner un nom à chaque feuille. Le plus simple, c'est en cliquant deux fois sur l'onglet repérant la feuille. Un panneau de dialogue permet alors de dénommer celle-ci. EK Excel 18/09/98

61 Il est parfaitement possible d'insérer dans la feuille de calcul BILAN, en cellule C3, la référence TRIM1!$A$1. Le contenu de C3 sera alors en fait celui de la cellule $A$1 de la feuille de calcul dont le nom est TRIM1. En d'autres termes, la référence complète d'une cellule est constituée du nom de la feuille de calcul sur laquelle elle se trouve complétée de sa référence dans cette feuille. Les combinaisons deviennent évidemment innombrables, étant donné que le nombre de feuilles que l'on peut manipuler en même temps est seulement limité par la mémoire disponible. De plus, on peut parfaitement faire référence à un autre classeur! Pour élaborer une formule simple, nous avons vu que nous disposions de deux possibilités: soit taper explicitement la formule que nous désirions placer dans la cellule, soit faire référence aux cellules dont nous voulions insérer la référence dans la formule en cliquant sur celle-ci à l'aide de la souris. De la même manière, on peut enregistrer dans une formule une référence à une cellule d'une autre feuille de calcul simplement en cliquant dans la bonne case (sur une autre feuille) en cours d'élaboration de la formule. Dans l'image ci-dessous, nous avons procédé comme suit: le Classeur1 étant actif, nous avons demandé la création d'une Nouvelle fenêtre dans le menu Ecran. Dans ce cas, Excel appelle la première fenêtre Classeur1:1 et la deuxième Classeur1:2. Ensuite, nous avons créé un nouveau classeur, le Classeur2 par le biais du menu Fichier rubrique Nouveau. Enfin, nous avons sélectionné la rubrique Réorganiser du même menu Ecran. Nous avons, dans cette deuxième fenêtre cliqué sur l'onglet Trim1 pour afficher celui-ci. Cliquons sur la cellule C4, puis, après avoir entré le signe "=", on clique sur la feuille Trim1(deuxième fenêtre du Classeur1) et on clique sur la cellule A1. Cette succession d'opérations entre la formule =Trim1!$A$1 dans la cellule C4 de Bilan de Classeur1. Il suffit de valider pour obtenir EK Excel 18/09/98

62 Par des opérations semblables, nous avons modifié la feuille Bilan et nous y avons rajouté au dessus des cellules "transférées" le texte de la formule, pour illustrer notre propos. A titre exemplatif, on trouvera dans l'image écran ci-dessous, le bilan des recettes et dépenses de trois trimestres, recettes correspondant aux feuilles de calcul "trim 1", "trim 2" et "trim 3" et les dépenses aux feuilles "dépenses 1", "dépenses 2" et "dépenses 3", l'ensemble étant repris sur une feuille de calcul "contrats". EK Excel 18/09/98

63 La cellule B2 du Classeur3 (feuille "contrats") contient la formule ='trim 1'!$B$12 qui fait référence à la feuille trim 1. En C2, la référence est 'dépenses 1'!$C$1, etc On remarquera les apostrophes délimitant les noms de feuilles liées. Comme nous l'avons déjà mentionné en note de bas de page, elles sont uniquement nécessaires dans le cas où les noms contiennent des blancs. Les manipulations effectuées ci-dessus sont évidemment les mêmes pour des plages de cellules 62 référencées par exemple par ou des références par nom 63 au sein du même classeur. D. Formules matricielles Il peut être utile de manipuler plusieurs cellules, des plages de cellules simultanément. Considérons l'exemple simple suivant: dans deux colonnes A et B d'une feuille de calcul sont repris des nombres que l'on veut multiplier deux à deux. 61 Il se fait que dans notre exemple, toutes les feuilles trim et toutes les feuilles dépenses sont des classeurs indépendants. Toutes ces feuilles auraient pu se trouver dans le Classeur3 bien entendu. 62 On fait référence à une plage de cellule en validant à l'aide de la touche Entrée avec la touche commande enfoncée. Cette opération fait apparaître dans la formule les accolades signalant qu'il s'agit d'une formule vectorielle. 63 Attention: les noms sont définis et doivent être uniques dans tout un classeur. EK Excel 18/09/98

64 On peut simplement taper la formule =A1*B1 dans la cellule C1 puis recopier vers le bas pour obtenir les trois produits souhaités. Si, ultérieurement, on désire modifier la formule, on procède de la même manière sans oublier de recopier vers le bas la cellule modifiée. Excel nous donne d'autres possibilités, utilisables chaque fois qu'il faut faire une opération sur un ensemble de données donnant un ensemble de résultats. Sélectionnons les 3 cellules C1, C2 et C3 qui vont contenir les résultats. Tapons à présent une formule dans C1, d'abord le signe "=", puis en sélectionnant avec la souris, la plage A1:A3, le signe de multiplication "*", et enfin, avec la souris, la plage B1:B3: On valide la formule en appuyant sur la combinaison de touche majuscule - entrée. Excel effectue les calculs après avoir noté qu'il s'agit d'une formule matricielle en entourant la formule d'accolades. On peut modifier la formule, simplement en sélectionnant une des cellules des résultats et en l'éditant dans la zone d'édition. Dans notre exemple, nous allons éditer la cellule C2 en y ajoutant 1000: dès que l'on clique dans la zone d'édition les accolades disparaissent. L'édition terminée, on valide avec. Tous les résultats sont correctement recalculés. Nous verrons d'autres exemples d'utilisation de formules matricielles dans l'utilisation de fonctions prédéfinies qui renvoient plus d'un résultat, DROITEREG notamment. E. Fonctions prédéfinies On dispose dans Excel, sous la rubrique Fonction du menu Ins. d'un énorme ensemble de fonctions prédéfinies regroupées par catégories. Dans chaque catégorie, elles sont classées par ordre alphabétique. On accède directement aux fonctions d'une liste en tapant simplement l'initiale. Le panneau de dialogue est celui de l'assistant Fonction: EK Excel 18/09/98

65 1. Coller une fonction Pour les utiliser, il suffit de cliquer sur le nom de fonction choisi, et Excel affichera dans la cellule active, un signe "=" et le nom de la fonction. Les fonctions sont toujours suivies d'une parenthèse ouvrante et d'une parenthèse fermante. Le panneau de dialogue permet d'utiliser l'assistant si nécessaire 64. On peut aussi, immédiatement cliquer sur le bouton Fin pour se retrouver immédiatement dans la feuille de calcul. Certaines fonctions n'ayant pas de paramètres 65, on peut immédiatement valider le contenu de la cellule, et le calcul est effectué. Par contre, d'autres nécessitent des paramètres. Lors du "collage" de la fonction, le point d'insertion dans la fenêtre d'édition se trouve entre les deux parenthèses, pour faciliter le travail d'édition. Il suffit de compléter la formule en tapant immédiatement les valeurs ou les références 66. Si on souhaite avoir une description des fonctions, on clique sur le bouton correspondant. Ci-dessous, le type d'aide que l'on obtient pour la fonction ABS(): 64 La structure et le mode de fonctionnement des assistants de Microsoft Excel n'est pas toujours une aide très claire dans l'utilisation des fonctions. Il est souvent plus intéressant de faire appel à l'aide pour avoir des explications sur ce que fait la fonction et quels sont ses paramètres. On y trouve de plus des exemples. 65 Il n'y a pas de valeur(s) à fournir à la fonction pour qu'elle puisse être évaluée. 66 Soit en les tapant au clavier, soit en cliquant à l'aide de la souris. EK Excel 18/09/98

66 2. Exemples Dans la feuille de calcul ci-dessous, nous avons créé quelques exemples d'applications. La cellule C1 contient 67 la formule "=MAINTENANT()". Les cellules de la colonne A contiennent la formule "=2*ALEA()-1" affichées à l'aide d'un format "0,000000". Sous les différentes colonnes, on trouve les formules qui ont été utilisées. a. MAINTENANT MAINTENANT() est une fonction sans argument. Dans une cellule, elle affichera simplement la date du jour. Il faudra évidemment ajuster le format d'affichage en conséquence. b. ALEA ALEA( ) est également une fonction sans paramètre qui fournit des valeurs aléatoires distribuées uniformément dans l'intervalle 0 à 0, On l'emploiera pour générer tous nombres aléatoires désirés. On remarquera qu'à chaque modification de la feuille de calcul, les 67 La valeur affichée est celle du jour où ces notes ont été modifiées! EK Excel 18/09/98

67 nombres au hasard sont re-déterminés, sauf si on a choisi l'option Calcul sur ordre dans le menu Outils, rubrique Options, onglet Calcul. Cette fonction sera très utilisée dans toutes les simulations qu'on sera amené à faire pour tester des modèles, générer des données pour d'autres programmes (par exemple ceux écrits dans des langages de programmation tels Pascal, C ou Fortran ). Nous en verrons quelques exemples plus tard. c. ARRONDI ARRONDI(référence ou valeur; nombre de chiffres à retenir) permet d'arrondir vers le haut ou vers le bas suivant la valeur du premier chiffre non retenu. Ainsi, ARRONDI(1,49;0) donne la valeur 1, tandis que ARRONDI(1,59;1) donne la valeur 1,6. Attention: il ne faut pas confondre l'utilisation de la fonction ARRONDI avec les possibilités de formatage de l'information présente dans les cellules, bien que l'effet "visuel" puisse être le même. Si on utilise le format "0,0" pour afficher la valeur "1,49" on verra "1,5" mais la "vraie" valeur reste 1,49. Par contre, l'utilisation de ARRONDI(1,49;1) donne le même affichage, mais la "vraie" valeur du contenu de la cellule est cette fois celle qui est affichée et c'est cette valeur qui sera utilisée dans les calculs faisant référence à cette cellule! d. LOG10 LOG10( ) est une fonction qui calcule le logarithme à base 10 du nombre entier ou réel (positif) qui est fourni comme argument68 e. SI SI est une fonction à deux ou trois arguments qui permet de modifier le calcul, ou l'affichage suivant la valeur d'une condition de test. On peut désirer afficher telle valeur lorsqu'une condition est réalisée, une autre valeur si elle ne l'est pas. La condition peut elle-même être une référence ou une fonction, pour autant que les deux seules valeurs qu'elle puisse prendre soient VRAI ou FAUX. Lorsque la condition est réalisée, elle prend en fait la valeur VRAI. La syntaxe est la suivante: SI(condition;branche 1; branche 2) La branche 1 est exécutée (une instruction ou une assignation) si la condition est "vraie"; la branche 2 sera exécutée si elle est "fausse". Exemple: dans une cellule C1 on place la formule "=SI(B1>0;B1/2;B1+5)" si la cellule B1 contient +5, B1 est plus grande que 0, donc B1>0 est "vrai", donc la première branche est "exécutée" et donc dans la cellule C1 sera affichée la valeur 5/2 soit 2,5. par contre, si on place -2 dans la cellule B1, la condition B1>0 est fausse, et on effectue la deuxième branche soit B1+5: on affiche donc "-2+5" soit 3 68 Ou toute référence ou fonction qui a une valeur "légale" soit entière soit réelle. Si la valeur n'est pas légale, Excel donne un message d'erreur. EK Excel 18/09/98

68 On peut évidemment avoir comme branche 1 ou branche 2 une autre fonction SI, et ainsi réaliser un arbre de tests successifs. Prenons l'exemple d'une série de cotes (supposées entières) et on désire spécifier le grade associé à chacune d'elle. On devrait obtenir le résultat suivant: Rien de plus facile (!!!). Le test s'écrit comme on peut le voir ci-dessus de la manière suivante: =SI(D2>17;"la plus grande distinction";si(d2>15;"grande distinction"; SI(D2>13;"Distinction";SI(D2>9;"Satisfaction"; SI(ESTVIDE(D2);"Absent(e)";"Ajourné(e)"))))) Et on a recopié cette formule dans toute la colonne C. D2>17 est faux, donc on choisit la deuxième branche (du premier SI!). Cette deuxième branche est un SI, mais ici aussi, D2>15 est faux, donc on choisit la deuxième branche (du deuxième SI!). Cette deuxième branche (du deuxième SI!) est un SI, mais ici également D2>13 est faux donc on se dirige vers la deuxième branche (du troisième SI) qui est encore un SI mais cette fois D2>9 est vrai et on exécute la première branche (du quatrième SI) qui consiste à placer la valeur textuelle "Satisfaction" dans la case E2 69. Remarquons encore que nous avons inséré un cinquième test pour isoler le cas où la cellule D2 est vide en utilisant la fonction prédéfinie ESTVIDE() qui prend la valeur FAUX si la cellule référencée en argument contient "quelque chose", un nombre ou du texte ou une autre fonction F. Fonctions utilisateurs - Visual Basic On n'est nullement limité aux fonctions prédéfinies de Excel. L'utilisateur, l'utilisatrice peut parfaitement définir ses propres fonctions grâce aux feuilles Module. Nous verrons ci-dessous une utilisation simple. Puis nous approfondirons notre étude des possibilités de macro-instructions Feuille Module Sous la rubrique Macro du menu Ins. (ou Insérer) on peut demander à Excel de créer une feuille Module qui contiendra un programme, l'ensemble des instructions à faire exécuter par Excel. Ces ensembles se présentent sous forme de Fonction ou sous forme de Procédure. Dans les deux cas, il s'agit de programmes commençant par un en-tête contenant le nom de la 69 Ou plutôt à assigner à la fonction la valeur "Satisfaction". 70 Les feuilles Macro étaient la seule manière d'écrire des fonctions ou des procédures personnalisées dans les versions antérieures de Microsoft Excel. Le langage de programmation et sa syntaxe était extrêmement lourd. Ces feuilles macro n'étaient praticables que grâce aux outils d'enregistrement automatique et à l'utilisation massive des manuels de référence! EK Excel 18/09/98

69 fonction ou de la procédure et une liste de paramètres, puis des instructions déclaratives (on "déclare" les objets, nombre, chaîne de caractères, etc. avec lesquels on va travailler) puis la partie "exécutable" qui contient les instructions proprement dites. Enfin, la fonction ou la procédure est clôturée par une fin. Une fonction prend une valeur et à ce titre sera utilisée comme les autres fonctions (prédéfinies) d'excel. Une procédure est un ensemble d'instruction qui sera exécuté (souvent par appel de son nom au sein d'une fonction ou d'une autre procédure). L'environnement de programmation est basé sur le langage Visual Basic adapté, complété pour le rendre utilisable dans le cadre de l'ensemble des applications Microsoft Office. Il est exclu de passer ici en revue tant l'art d'écrire des algorithmes 71 que la syntaxe complète de Visual Basic. Pour celles et ceux qui seront amenées à programmer en Visual Basic, l'aide en ligne fournit des informations de première main! Nous nous contenterons (!) dans cette première approche d'examiner quelques exemples simples. 2. Exemple de fonction Après avoir ouvert une feuille Module, nous allons entrer les informations suivantes: tout d'abord, en première ligne le mot magique 72 Fonction suivi du nom que nous désirons attribuer à notre fonction personnalisée. Par exemple "doublecarré". Comme c'est le cas pour les fonctions prédéfinies, nous insérons entre parenthèse le nom d'un argument: il s'agit du nom d'une case mémoire dans laquelle sera emmagasinée la valeur avec laquelle les calculs devront être fait lorsque nous emploierons effectivement notre fonction. Nous avons intentionnellement tapé le mot "fonction" avec une minuscule. Dès que la ligne sera validée (en appuyant sur la touche "retour chariot" CR, Excel va interpréter cette ligne de texte et reconnaître le mot réservé. Ceci se manifeste alors par l'apparition d'une majuscule, et dans l'environnement où ces notes sont écrites, le texte est affiché en bleu! Dans cet exemple, "x" ne représente pas encore une valeur, mais seulement un paramètre "formel". Sous le nom, nous tapons une instruction qui fait référence au paramètre x: doublecarré = 2 * x ^ 2. Lors de l'utilisation, lorsque la fonction sera exécutée, la machine prendra la valeur contenue dans la case mémoire x, l'élèvera au carré et multipliera le résultat par 2. Le résultat de cette évaluation de l'expression dans le membre de droite sera placé dans la case mémoire "doublecarré" qui est aussi le nom de la fonction. C'est cette valeur qui sera affichée (prise par la fonction) lors de l'utilisation. 71 Ensemble des instructions qui partant de données permettent de décrire le chemin logique fournissant le résultat souhaité 72 et réservé en d'autres termes, on ne peut l'utiliser que pour définir une fonction. EK Excel 18/09/98

70 On termine enfin par l'instruction "Fin Fonction" pour signaler à Visual Basic que le programme est terminé: L'écriture de notre fonction personnalisée est maintenant terminée. 3. Utilisation Retournons dans une feuille de calcul "normale" et entrons une série de nombres. Dans la colonne voisine, entrons une fonction par sélection de la rubrique Fonction du menu Ins. Dans le panneau de dialogue, dans la catégorie des Fonctions Personnalisées apparaît maintenant la fonction que nous venons de définir: Cliquons sur doublecarré puis sur Fin et nous obtenons Comme précédemment, l'argument est présélectionné. Il suffit de le remplacer par la référence voulue, ici B2 puis valider. EK Excel 18/09/98

71 Nous recopions enfin la formule vers le bas et obtenons finalement qui est bien le résultat souhaité. Lorsque la cellule contenant la fonction est validée, Excel effectue l'ensemble des opérations décrites dans la définition de la fonction, de manière séquentielle, en remplaçant le paramètre formel x par sa valeur actuelle, c'est-à-dire le contenu de la cellule B2 pour la fonction en C2, B3 pour la fonction en C3, etc. Au sein des fonctions et des procédures, on peut utiliser différents types de variables: les nombres, entiers, les réels, les caractères. Plus généralement, des variables pourront si on le souhaite contenir des variants, c'est-à-dire que le contenu de la case mémoire correspondant à la variable n'est pas déterminé a priori mais peut être librement choisi en cours d'exécution. Les expressions se construisent de la même manière que dans les cellules d'excel. les opérateurs d'excel sont utilisables de la même manière. dans l'exemple ci-dessous: la fonction addition a été définie dans la feuille Module comme suit: C'est une fonction à deux paramètres. les arguments de la fonction sont séparés par le signe ";". L'expression du membre de droite est évaluée de gauche à droite en tenant compte des priorités d'opérateur, comme c'est le cas au sein des cellules d'excel. Le résultat est assigné à la fonction ("mis dans la case mémoire correspondante") et passé à l'appel de fonction pour permettre éventuellement la suite des opérations d'évaluation comme dans On sera très attentif aux règles de priorité; l'un ou l'autre petit test sur des valeurs connues sera d'une aide précieuse. Rappelons-nous le problème dans les cellules d'excel avec l'expression -10^2 + 10^2 ou plus généralement =-E4^2+F4^2 qui donnait la valeur 200 car l'opérateur unaire "-" est prioritaire. Dans le cas de Visual Basic les concepteurs ont semble-t-il changé d'avis: en effet EK Excel 18/09/98

72 ou la fonction est définie de la même manière que les expressions ci-dessus: On le voit, la cohérence n'est pas le fort de cet ensemble d'applications! Néanmoins la puissance de cet outil, la grande variété des opérations possibles sont absolument ahurissantes et le rendent irremplaçable en dépit de ses défauts. 4. Quelques structures de programmation Pour faciliter la gestion des données passées aux fonctions et aux procédures, on dispose d'instructions plus complexes évidemment que la simple assignation. Nous allons ici en regarder quelques-unes sans trop entrer dans les détails. Quelques exemples nous permettrons d'y voir plus clair. a. Alternative Nous l'avons vu dans la feuille de calcul, la fonction SI permet, suivant la valeur (logique) d'une condition, d'évaluer une ou l'autre condition. La même structure existe en Visual Basic. Elle s'écrit Si condition alors expression_1 sinon expression_2 fin si Notre exemple d'attribution de "grade" correspondant à une cote devient: qui donne EK Excel 18/09/98

73 Nous n'avons pas, dans cet exemple, traité différemment des autres l'étudiante Amélie qui n'avait pas de cote comme nous l'avions fait précédemment. Il faudrait ajouter un test sur la nature du contenu de la variable cote pour effectuer un test supplémentaire. La structure SI SinonSi... Fin Si illustrée ci-contre donne le même résultat: qui peut encore s'écrire à l'aide de la structure Selon Cas Remarquons que cette structure est plus souple que le Si. On pourrait encore l'écrire b. Boucle Dans de nombreuses situations, on doit effectuer des opérations de manière répétitive. Le cas le plus simple est celui où on veut connaître la somme de plusieurs nombres entrés dans la fonction sous forme d'une série d'arguments. Ne perdons cependant pas de vue que, au sein des feuilles de calcul d'excel, on peut utiliser directement la fonction Somme! Ce que nous faisons ici a surtout un but d'illustration. Parmi les structures répétitives, il faut mentionner la boucle Pour... Suivant. Voyons un exemple où nous passerons le tableau des valeurs en argument à la fonction i. argument tableau La fonction a deux arguments: x qui est un tableau, c'est-à-dire une plage de cellule dans Excel (du type A3:A17); n est le nombre d'éléments sur lesquels il faut faire la somme. Une variable s est initialisée à zéro. Ensuite, pour toutes les valeurs de i allant de 1 à n par pas de 1 : i est initialisé à 1, comparé à la dernière valeur, ici n; s'il est plus petit ou égal à celle-ci l'instruction de la boucle est exécutée. A l'ancienne valeur de s (d'abord 0) est additionnée la valeur contenue dans la case x(i) pour i égal à 1, c'est-à-dire la première case du tableau. Le résultat est placé dans la case s où il écrase le contenu précédent. Et l'opération est EK Excel 18/09/98

74 recommencée pour toutes les valeurs de i. A la fin des opérations, on a dans s la somme des éléments du tableau x. s est ensuite assignée à sommevec. Ce qui donne ii. produit scalaire - moyenne pondérée Un exemple courant en science est le calcul de produit scalaire: on a deux vecteurs et il s'agit de faire la somme des produits des composantes de même nom (ou de même indice si on préfère). C'est la même opération que celle qui consiste à calculer un prix total à partir de différentes quantités de produits de prix unitaires différents ou encore le calcul d'une moyenne pondérée. La fonction ci-dessous réalise l'opération souhaitée: Deux paramètres de type tableau et un paramètre n qui donne la dimension des tableaux L'utilisation pour le calcul d'une moyenne pondérée serait par exemple: iii. autre exemple: factorielle La factorielle du nombre 5 (qui s'écrit 5!) est donnée par le produit 1*2*3*4*5. Ceci s'écrit extrêmement facilement sous forme d'une fonction dont l'utilisation donne EK Excel 18/09/98

75 c. Récursivité Visual Basic permet la récursivité. En d'autres termes, une fonction ou une procédure peut s'appeler elle-même. Prenons le cas de la factorielle évoquée ci-dessus: il est clair, d'après la définition que n! = n * (n-1)! Donc, pour calculer la factorielle de n, il suffit de multiplier n par la factorielle de n-1. Dans la pratique, on écrira, par exemple en Visual Basic Lorsque nécessaire, la fonction se rappelle elle-même avec le nouvel argument (ici x - 1). Attention: il faut prévoir une condition de sortie. Dans notre cas, dès que x (ou plutôt le dernier x dans la succession des x) prend la valeur 1, il n'y a plus d'appel à la fonction et la valeur de factor peut être renvoyé à la version de la fonction qui venait de l'appeler, permettant ainsi le calcul de factor(2) puis de proche en proche factor(3) etc. jusqu'au x voulu. d. Utilisation des fonctions de l'application Il peut être utile, nécessaire, rentable d'utiliser les fonctions de l'application. Celles-ci rencontrent déjà un très grand nombre de situations et apportent des solutions efficaces aux opérations que l'on souhaite effectuer. Comment opère-t-on? Il suffit de précéder le nom de la fonction de Excel par exemple du mot Application suivi d'un point. Nous allons examiner deux exemples simples. i. somme La fonction sommevec_2 a comme paramètre le tableau y. La fonction Excel prédéfinie Somme renvoie la somme des éléments du tableau. Ensuite, ce résultat est assigné à la fonction sommevec_2 ii. épure Considérons à nouveau un tableau formé d'une liste de prénoms et de noms. Pour effectuer un tri alphabétique des individus répertoriés dans la liste, comme nous l'avons vu, nous avons intérêt à créer une nouvelle information combinant pour chaque personne le nom et le prénom. Ceci permettra d'obtenir une classification correcte des informations moyennant le fait que nous réglions le problème des caractères spéciaux. Nous allons écrire une fonction en Visual Basic faisant appel aux fonctions prédéfinies. Le tableau est constitué comme suit: En colonne B nous avons les prénoms, puis en C les noms, en D, une formule qui concatène nom, une virgule et un espace puis le prénom (B1&", "&C1). EK Excel 18/09/98

76 On peut évidemment recopier cette colonne et l'épurer en supprimant manuellement les espaces, traits d'union et autres apostrophes. Ou bien on emploie les fonctions prédéfinies. Par exemple la fonction SUBSTITUE(texte;"essai";épreuve") remplace dans tout le texte toutes les occurrences du mot "essai" par le mot "épreuve. Ceci donne, pour la suppression des trois caractères spéciaux: =SUBSTITUE(SUBSTITUE(SUBSTITUE(D2;" ";"");"-";"");"'";"") où le texte se trouve en D2. C'est cette formule qui est utilisée en colonne F. Par contre, en colonne E nous avons utilisé la fonction épure définie comme suit La structure de cette fonction est nettement plus compréhensible que la structure imbriquée utilisée en colonne F. Si nécessaire, des ajouts ou des modifications peuvent se faire beaucoup plus simplement dans épure. Ces quelques exemples ne font qu'effleurer les possibilités de programmation dans Excel. Nous n'avons pas abordé les nombreuses structures de données, matrices, variant, booléen ni les autres structures de programmation existantes. Visual Basic permet de manipuler des objets, fenêtres boutons, feuilles, dialogues qui permettent de construire de véritables applications personnalisées. Il semble que la dernière version du logiciel Excel (incluse dans Office 98) perde la possibilité de programmer dans un dialecte français de Visual Basic et que seul le dialecte anglais soit utilisable. Néanmoins, l'utilisation des fonctions personnalisées en français reste possible car elles sont "traduites" automatiquement dans Office 98. XI. Listes Excel permet de traiter une partie ou toute une feuille de calcul comme une base de données simple. Dans la version la plus simple (et la plus "automatisée"), il y est fait référence sous le nom de Liste. A. Introduction Une base de données est formée d'un groupe structuré d'informations (les enregistrements), chaque enregistrement est constitué de zones d'informations (les champs). Toute base de données permet un ensemble d'actions: la mise à jour, la consultation, la gestion, l'extraction d'informations, la suppression. 1. Enregistrement Dans Excel, un enregistrement est une ligne du tableur (ou une fraction de ligne). Il y a donc un maximum théorique de enregistrements par feuille de calcul. 2. Champ Un champ est une zone de l'enregistrement, zone qui doit porter un nom. Chaque enregistrement peut être constitué au maximum de 256 champs différents correspondant aux 256 colonnes de la feuille de calcul. Chaque champ d'un enregistrement peut, comme nous l'avons vu précédemment, contenir des nombres, des formules, des textes (avec un maximum de 255 caractères par case, c'est-à-dire par champ). Dans chaque enregistrement de la base, on a nécessairement le même nombre de champs, même si certains de ceux-ci peuvent être vides dans l'un ou l'autre enregistrement. EK Excel 18/09/98

77 3. Définition automatique d'une Liste - Filtre Pour Excel, une liste est constituée d'une ligne 73 qui contient les noms des champs, et des lignes successives qui reprennent les différents enregistrements. En l'occurrence, c'est Excel lui-même qui définit la liste dès qu'il identifie un tableau dont la première ligne pourrait être interprétée comme une série de noms de champs d'une base. Prenons un exemple: le tableau suivant reprend les résultats de deux étudiants pour différents cours Une ligne de titres est suivie d'une série de lignes, les enregistrements de la base. Chaque enregistrement est constitué de trois champs "nom", "cote" et "cours". L'utilisation des outils de Liste ou de bases de données intégrés à Excel va nous permettre d'effectuer des recherches dans la base, de sélectionner des enregistrements, d'extraire des enregistrements, d'en ajouter, bref, de filtrer la base. On clique n'importe où dans le tableau; du coup, la cellule active en fait partie, ce qui permettra à Excel de définir la liste sur laquelle s'effectueront les opérations. Une fois la cellule active sélectionnée dans le tableau, on choisit dans le menu Données, rubrique Filtre, la sous-rubrique Filtre automatique Automatiquement, la table est transformée en liste, ce qui se manifeste par la transformation de la liste des champs en menus déroulants. 73 La première. EK Excel 18/09/98

78 Ces menus vont nous permettre de rechercher, sélectionner les éléments de la base. A titre de premier exemple d'utilisation, sélectionnons les fiches correspondantes à un étudiant particulier. Cliquons sur le menu correspondant à "nom" et glissons le pointeur sur la valeur de la rubrique égale à "jean" Dès qu'on relâche le bouton de la souris, la liste est filtrée et ne laisse plus apparaître les fiches dont le champ "nom" est différent de "jean". Ce filtrage se fait par masquage des lignes non désirées comme on peut le constater en regardant les numéros de lignes. Nous envisagerons plus loin les différentes possibilités de sélection et de gestion des listes. 4. Création et suppression d'une liste Comme nous l'avons vu, c'est Excel qui définit la liste lors de la sélection du filtre. La liste ainsi définie contient toutes les cellules jointives de la plage dans laquelle se trouve la cellule active. De plus, la première ligne du tableau est d'office considérée comme contenant les noms des champs. Ceci peut donner lieu à des difficultés si on n'est pas attentif. Considérons le tableau La sélection de Filtre automatique donne ce qui n'a sans doute pas beaucoup de sens! Par contre, si on assigne des noms aux champs et si de plus, on sélectionne d'abord la plage voulue, l'ambiguïté est levée: devient et la liste se limite à des enregistrements à deux champs. EK Excel 18/09/98

79 On ne peut définir et donc manipuler qu'une seule liste par feuille de calcul. On désactive la liste en cours en resélectionnant la rubrique Filtre automatique. Ensuite, si on le désire, on peut travailler sur une autre liste. B. Sélections dans la liste La recherche dans la liste se fait par sélection de la valeur que doit prendre chaque champ. 1. Recherche parmi les valeurs Les sélectionnons effectuées dans des champs différents correspondent à des ET logiques. En d'autres termes, les fiches (les lignes, les enregistrements à qui seront sélectionnés doivent rencontrés tous les critères formulés. Dans notre petite table, nous complétons la sélection "jules" du nom par "mathématique" pour le cours, pour obtenir 2. Critères personnalisés Comme on peut le voir dans un menu déroulés, toutes les valeurs prises par la rubrique sont mentionnées une fois. En plus de ces valeurs figurent quatre possibilités: (Tout) qui évidemment permet de supprimer tout critère pour le champ correspondant (Personnalisé ) qui permet d'édicter des critères plus élaborés (Vides) qui affichera uniquement les enregistrements dont le champ correspondant sera vide (Non-vides) le complémentaire du choix précédent Notons que l'on peut demander l'affichage de la liste initiale complète (c'est-à-dire supprimer tout critère de sélection) par le biais de la rubrique Afficher tout de la rubrique Filtre du menu Données. Lorsqu'on choit d'effectuer une recherche sur base de critères personnalisés, Excel affiche un panneau de dialogue dont l'utilisation est relativement évidente (!). par exemple en choisissant (Personnalisé ) dans la rubrique cote il vient EK Excel 18/09/98

80 On dispose ainsi pour la rubrique "cote" d'une liste d'opérateurs de comparaison et d'une liste de valeurs. De plus, des critères utilisant la conjonction logique ET ou bien OU peuvent être construits. Un exemple typique de sélection personnalisée peut être construit de la manière suivante: qui donne la liste des enregistrements pour lesquels la cote est soit supérieure à 15 soit inférieure à 12 ATTENTION: une cote ne peut pas simultanément être plus petite que 15 et plus grande que 16! Lorsque les recherches et sélections portent sur du texte, on disposent de caractères spéciaux de recherche souvent dénommés joker ou wildcard dans le "milieu" des bases de données. Dans la liste la recherche suivant le critère personnalisé sur le "nom" donne EK Excel 18/09/98