GENESYS MEETING CENTER. Guide d Utilisation

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1 GENESYS MEETING CENTER Guide d Utilisation

2 BIENVENUE SUR GENESYS MEETING CENTER Genesys Meeting Center est votre nouvel outil de communication à distance. Simple et performant, il intègre les fonctions d'audio et de web conférence sur une même interface, transformant ainsi votre PC en une véritable salle de réunion virtuelle. Vous pouvez désormais présenter des documents PowerPoint, partager une application, soumettre un vote ou un questionnaire en ligne, faire une session de questions-réponses avec un maximum d'interactivité. Vos réunions seront plus fréquentes et plus productives, sans les inconvénients liés aux déplacements. Quand utiliser Genesys Meeting Center? Présentation commerciale Formation à distance Séminaire marketing Lancement de produits Travail collaboratif Gestion de projets Communication interne, etc. Conseils pratiques pour des réunions réussies! Voici quelques conseils pour garantir l'efficacité de votre réunion Genesys Meeting Center. Préparez - Pour éviter d'éventuelles pertes de temps en cours de réunion, prenez le temps de créer ou de télécharger à l'avance les ressources que vous utiliserez en réunion (PowerPoint, questionnaires, vote ). Programmez votre réunion et envoyez des invitations à vos participants pour qu'ils disposent de toutes les informations nécessaires à la connexion Genesys Meeting Center. Ouvrez votre salle de réunion à l'avance, pour que les participants puissent se connecter à l'heure prévue. Pour garantir une bonne qualité sonore, évitez d'actionner la touche "main-libre" de votre téléphone. Nous vous recommandons d'utiliser un casque téléphonique pour plus deconfort. Si votre réunion ne nécessite pas d'interactivité, coupez le micro des participants pour éviter les bruits de fond. Les participants ne disposent pas toujours des mêmes vitesses de connexion. Si c'est le cas, n'hésitez pas à temporiser entre les pages PowerPoint. Pour optimiser le partage d'applications, réduisez les fenêtres ouvertes au minimum. Prenez en compte la résolution d'écran des PC de vos participants. Cochez la résolution appropriée avant de télécharger une présentation et centrez votre écran en cours de partage d'applications. Utilisez les annotations, le vote ou le questionnaire pour accompagner votre discours et favoriser l'interactivité. Pour faciliter la lecture de vos présentations, limitez à 6 le nombre de lignes par page. Les participants doivent effectuer le "Test du navigateur" (inclu dans l'invitation) pour s'assurer que leur configuration est adaptée à Genesys Meeting Center.

3 AUDIO CONFERENCE Si vous n'avez pas de documents à partager, utilisez simplement la réunion par téléphone Démarrer / Rejoindre la réunion Animateur : 1- Composez votre numéro de réunion. Remarque LocalConnect : 1- Composez le numéro LocalConnect le plus proche, puis votre numéro de réunion (précédés et suivis de la touche étoile ). 2- Entrez votre code d'accès à 4 chiffres (précédé et suivi de la touche étoile ). Note : S'il en a fait la demande au préalable, l'animateur peut allouer à chaque conférence un code de facturation ou de projet. Celui-ci est composé de 1 à 16 chiffres et devra être inséré après le code d'accès (précédé et suivi de la touche ). Pour faire activer cette option, contactez le Service Clients. Participants: Les participants composent votre numéro de réunion. Option LocalConnect : Permet à un animateur et à ses participants de se connecter à une audioconférence en composant un numéro local, disponible dans 27 villes en Europe et en Amérique du nord. Consultez le Service Clients pour plus d'informations. Appeler un participant Composez le numéro de téléphone de votre participant (précédé et suivi de la touche étoile ). National : Numéro à 10 chiffres International: 00 + code pays + téléphone Déconnectez le dernier numéro appelé : 2 Recomposez le dernier numéro : 3 Contrôler l'accès L'animateur peut fermer l'accès à tout instant. Ouvrez la salle de réunion en fermant l'accès : Code d'accès + 7 Ouvrez ou fermez l'accès : 7 Faites entrer les participants un par un : 1 Comptabilisez le nombre de participants présents : bips sonores vous informent qu'un participant souhaite rejoindre la salle de réunion. Code de réunion Le code de réunion apporte une sécurité supplémentaire dans l'accès à votre salle d'audioconférence. L'animateur définit un code à 4 chiffres en composant 4xxxx (xxxx étant les 4 chiffres du code de réunion) L'animateur compose 70 pour activer / désactiver le code de réunion. L'animateur peut également activer le code de réunion en ouvrant la salle : il compose PIN70 Lorsque le code de réunion est activé par l'animateur, les participants sont invités à composer le code à 4 chiffres (précédé et suivi de la touche étoile ) pour accéder à la salle d'audioconférence. Les participants composent xxxx Fonction Annonce des participants Cette fonction permet d enregistrer le nom de chaque participant entrant en salle de réunion. Activez / Désactivez la fonction : 74 L animateur dispose également des options suivantes : Définition du mode d annonce d entrée et de sortie : 73 Annonce le nombre de participants présents en salle de réunion ainsi que leur nom : 007 Enregistrement du nom des participants entrés en réunion avant que la fonction *74* n'ait été activée : 78 Prise de parole Activez / Désactivez la prise de parole des participants : 51 Si plusieurs participants sont situés dans un environnement bruyant, demandez leur de désactiver leur ligne : ils composent : 6 Activez / désactivez les bips sonores d'entrée et de sortie : 73 Enregistrement et réécoute Activez / désactivez la fonction enregistrement : 17 Un code de rediffusion à 6 chiffres vous est communiqué. Démarrez l'enregistrement : 0 L'enregistrement peut être écouté à tout moment en composant le Composez ensuite le code de rediffusion à 6 chiffres. Terminez l'écoute en raccrochant. Terminer la réunion Déconnectez les participants et fermez la salle : 9 Assistance Clients L'animateur peut appeler le Service Clients en cours de réunion : 10 Contactez le Service Clients en dehors de la réunion : (France). Depuis l'étranger :

4 WEB CONFERENCE Utilisez ce guide pour vos réunions en audio et web conférence. DEMARRER UNE REUNION Programmer une réunion Avec Genesys Meeting Center: 1- Allez sur et cliquez sur "Animateur - Démarrer" sous la rubrique Genesys Meeting Center. 2- Entrez votre numéro de réunion et votre code d'accès (sans étoile ) puis cliquez sur "Connexion". 3- Cliquez sur "Programmer une réunion" et suivez les 5 étapes. 4- Cliquez sur "Terminer" et vos participants recevront une invitation mentionnant les informations relatives à la réunion. Avec Microsoft Outlook : 1- Dans le calendrier Microsoft Outlook, cliquez sur "Action" et sélectionnez "New Meeting Center Event". 2- Sélectionnez vos participants, la date et mentionnez votre numéro de réunion et votre code d'accès (celui-ci ne sera pas envoyé aux participants). 3- Cliquez sur "Envoyer". Les participants recevront une invitation via Microsoft Outlook avec les informations relatives à votre réunion audio et web. Note : Pour activer le Contrôle du Calendrier Outlook, utiliser le menu "Outils" dans le menu principal de l'espace Réunion. Démarrer et rejoindre une réunion Animateur : 1- Allez sur et cliquez sur "Animateur - Démarrer". 2- Entrez votre numéro de réunion et votre code d'accès (sans étoile ) puis cliquez sur "connexion". 3- Si vous avez programmé votre réunion, elle apparaîtra en page principale. Cliquez directement sur "Démarrer". Sinon, cliquez sur "Ouvrir" sous la fonction "réunion immédiate". 4- Une fois dans votre salle de réunion "web" vous devrez vous connecter en audio conférence. Participants: 1- Si la réunion a été programmée, les participants cliquent sur le lien mentionné sur l'invitation Dans le cadre d'une réunion immédiate, les participants vont sur et cliquent sur "Participants REJOINDRE". Ils entrent le numéro de réunion de l'animateur puis leur nom. 3- Arrivés en salle Genesys Meeting Center, ils se connectent en audioconférence. Un message affiché à l'écran leur précise le numéro d'audioconférence et d'identification qu'ils doivent composer. Réunion immédiate Vous pouvez démarrer une réunion en un instant. Avec Genesys Meeting Center: 1- Allez sur et cliquez sur "Animateur - Démarrer". 2- Entrez votre numéro de réunion et code d'accès. 3- Dans le menu principal, cliquez sur "Ouvrir" sous la fonction "Réunion immédiate".

5 PILOTAGE DE L AUDIO CONFERENCE VIA INTERNET Appeler des participants 1- Cliquez sur l'icône "Appel", sélectionnez "Appel participants" puis entrez le nom et le numéro de la personne à contacter. 2- Cliquez sur "Ajouter participant", sélectionnez le nom du nouveau participant (dans la fenêtre droite) puis cliquez sur "Appel". Contrôler l'accès à la réunion L'animateur peut filtrer l'arrivée des participants grâce à la "Salle d'attente"et autoriser ou refuser l'accès en salle de réunion. Depuis la barre d'outils, cliquez sur "Fermer l'accès" pour ouvrir ou fermer la salle de réunion. Note : L'accès à la réunion est toujours ouvert par défaut. Vous pouvez choisir de fermer systématiquement l'accès à votre salle de réunion. Depuis le menu principal de l'espace Réunion, cliquez sur "Préférences" et cochez la case "Toujours commencer les réunions porte verrouillée". Icônes d'audio conférence L'animateur peut gérer la prise de parole des participants via l'interface web. Icônes : Icône Audio : représente la connexion en audio conférence. Prise de parole : le participant a pris la parole (ou émet un bruit de fond). Mode secret : le participant écoute mais ne peut intervenir. Salon d'aparté : le participant, ou l'animateur, est situé dans la salon d'aparté. Déconnexion : le participant a quitté la salle de réunion Activer / Désactiver la prise de parole 1- Cliquez sur l'icône audio du participant auquel vous souhaitez retirer la prise de parole. 2- Vous pouvez désactiver la prise de parole pour tous les participants à la fois. Cliquez sur "couper la parole" dans la barre d'outils.

6 Questions & Réponses L'animateur peut lancer une session de Q&R à tout moment. Les participants appuient sur la touche "étoile" de leur téléphone pour demander la parole. 1- Cliquez sur l'icône Q&R dans la barre d'outils. Les participants seront informés que la prise de parole est désactivée. 2- Demandez à vos participants d'appuyer sur la touche "étoile" pour poser leur question. 3- Cliquez sur la main "levée" pour donner la parole au participant. Note : Le premier participant à avoir posé une question aura une "main levée" surlignée. Terminer la réunion 1- Cliquez sur la croix ("Fermer ) en haut du Menu ou sur "Fichier - déconnexion et fermeture". Les participants sont alors déconnectés de la réunion audio et / ou web. 2- Confirmez que vous souhaitez terminer la réunion. PRESENTATION, PARTAGE & AUTRES FONCTIONS Présentation PowerPoint Avant la réunion 1- Dans les Menus de l'espace Réunion, sélectionnez "Ressources", puis "Présentation". 2- Cliquez sur "charger une présentation". 3- Donnez un nom au document puis sélectionnez la présentation que vous souhaitez télécharger. 4- Choisissez une résolution d'écran puis cliquez sur "charger une présentation". Note : Vous pouvez accéder au menu "Présentation" en cours de réunion en cliquant sur l'icône PowerPoint. Cliquez ensuite sur l'icône "Actualiser". Assistance Clients 1- Cliquez sur "appel" puis sélectionnez "Service Clients"(pour l'animateur). 2- Cliquez sur "Appel Service Clients". En cours de réunion Depuis votre salle de réunion Genesys Meeting Center, sélectionnez votre présentation dans le menu déroulant "Présentations". Elle s'affichera automatiquement. 1- Cliquez sur les boutons de navigation pour faire défiler votre présentation. 2- Cliquez deux fois sur le titre d'une diapo pour y accéder directement.

7 Partager une application Cliquez sur l'onglet "Partage". 1- Cochez les applications que vous souhaitez partager. Vous devez avoir ouvert, au préalable, le ou les documents concernés. 2- Vous pouvez cliquer sur "partager l'ordinateur" et ensuite aller chercher directement le document à partager. Note : En cours de partage d'application, la barre de contrôle est dissimulée par votre document. Enquête / Questionnaire / Vote 1- Pour créer une enquête (idem Questionnaire / Vote), ouvrez la rubrique Ressources dans l'espace Réunion. 2- Cliquez sur "Créer une enquête". 3- Durant la réunion, allez dans "Fichier" puis "Enquête" pour envoyer votre enquête. 4- Après la réunion, allez consulter les résultats de l'enquête dans la rubrique "Rapports d'activité" de l'espace Réunion. Afficher une image ou un logo 1- Dans le menu "Ressources", cliquez sur "Images". 2- Cliquez sur "Télécharger une image" et suivez les indications. 3- Durant la réunion, cliquez sur "fichier" puis sur "image" pour afficher l'image de votre choix. Connectez votre webcam pour plus de convivialité. Cochez l'option "Vidéo" sous la fonction "Réunion immédiate", ou choisissez l'option "Vidéo" dans le menu "Programmer une réunion". Note : consultez le Service Clients pour activer l'option Vidéo sur votre compte. Enregistrement (Archive) Depuis votre salle de réunion en ligne, cliquez sur "Fichier" puis sur "Enregistrement". 1- Nommez l'archive et cliquez sur "Démarrer". L'enregistrement démarre dans un délai maximum de 30 secondes. 2- Vous pouvez réduire la fenêtre d'enregistrement pendant la réunion. 3- Pour terminer l'enregistrement, cliquez sur le champ "enregistrement" apparaissant en rouge en bas de la barre d'outils. 4- Cliquez sur "Arrêt". 5- Dans un délai maximum de 4h après votre réunion, l'enregistrement sera accessible, sous la rubrique "Archive". Note : la réécoute a un coût supplémentaire. Rapports d'activité Genesys Meeting Center met à votre disposition un rapport des réunions effectuées, avec de nombreuses informations telles que : date et durée des réunions, liste des participants présents, résultats des enquêtes, etc Le menu "Rapport d'activité" est situé dans la barre de menu de l'espace Réunion.

8 GENESYS MEETING CENTER Service Clients Australia +61 (0) Belgium +32 (0) Denmark +45 (0) East Europe +49 (0) Finland +358 (0) France +33 (0) Germany +49 (0) Hong Kong India +44 (0) Italy Netherlands +31 (0) Norway Portugal S&Central America Singapore Spain Sweden +46 (0) UK/Ireland +44 (0) USA Numéros de réécoute Australia +61 (0) Belgium/Lux +32 (0) Denmark Finland +358 (0) France +33 (0) Germany +49 (0) Hong Kong Ireland +44 (0) Israel +44 (0) Italy Japan Netherlands +31 (0) New Zealand +61 (0) Norway Portugal Russia +44 (0) Singapore South Africa +44 (0) South America Spain Sweden +46 (0) Switzerland +49 (0) UK +44 (0) USA/Canada Contacter le Service Clients