Manuel d utilisation BE

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1 Manuel d utilisation BE Version 1.0 Juin 2007 Bucom

2 Table des matières 1. Généralités De quoi s agit-il? Quel est le rôle du client belge? Où se trouve l application Limosa? Rendez-vous sur le site de la sécurité sociale Sélectionnez votre catégorie Entrez dans la section Limosa Description de la section Limosa Lancer l application Limosa Comment obtenir un accès à l application Limosa? Procédure d accès normale Système simplifié La déclaration Déclaration préalable de personnes Justificatif de déclaration manquant Première étape : Déclarer le client belge Deuxième étape : Lieu d occupation Troisième étape : La déclaration des personnes étrangères Quatrième étape : Déclaration de l entreprise étrangère Cinquième étape : Aperçu Nous vous apportons notre aide Vocabulaire /41 BUCOM

3 Table des images Figure 1 : Folder de la déclaration Limosa...4 Figure 2 : Site portail de la sécurité sociale choix de la langue...6 Figure 3 : Site portail de la sécurité sociale choix de la catégorie...7 Figure 4 : Site portail de la sécurité sociale section Limosa (entrée par le menu)...8 Figure 5 : Page d accueil de la section Limosa...9 Figure 6 : Lancer l application Limosa...10 Figure 7 : Ecran d identification pour l application Limosa...11 Figure 8 : Synthèse des procédures d accès...12 Figure 9 : Procédure d accès normale...12 Figure 10 : Procédure d accès normale Obtention d un accès sécurisé...13 Figure 11 : Procédure d accès simplifiée...14 Figure 12 : Deux types de déclaration (préalable ou justificatif)...15 Figure 13 : Déclaration préalable de personnes étrangères...16 Figure 14 : Justificatif de déclaration manquant...17 Figure 15 : 1 Client belge...18 Figure 16 : 2 Lieu(x) d occupation...20 Figure 17 : 2 Lieu d occupation : déclarer un chantier...20 Figure 18 : 2 Lieu d occupation : un chantier déclaré...22 Figure 19 : 3 Personnes...24 Figure 20 : 3 Personnes : déclarer une personne...25 Figure 21 : 3 Personnes : résultat(s) trouvé(s)...28 Figure 22 : 3 Personnes : déclarer une personne à l aide du numéro d identification...30 Figure 23 : 4 Entreprise/institution...31 Figure 24 : 4 Entreprise/institution : déclarer une nouvelle entreprise/institution...32 Figure 25 : 4 Entreprise/institution : rechercher via d autres données...33 Figure 26 : 4 Entreprise/institution : données de l entreprise...34 Figure 27 : 4 - Entreprise/institution : rechercher via le numéro d identification...35 Figure 28 : 4 - Entreprise/institution : confirmation...35 Figure 29 : 5 Aperçu /41 BUCOM

4 Figure 1 : Folder de la déclaration Limosa 4/41 BUCOM

5 1. Généralités Quel est le but de cette application? A qui s adresse-t-elle? Que devez-vous faire? 1.1. De quoi s agit-il? A partir du 1 er avril 2007, les travailleurs, indépendants et stagiaires venant travailler en Belgique temporairement ou partiellement doivent être déclarés préalablement auprès de l Etat. Nous nous référons ici aux entreprises, indépendants ou personnes «étrangers». Ceci est correct pour la plupart des cas mais il peut également s agir d entreprises belges ou d indépendants ou de personnes de nationalité belge. Avec le projet Limosa, l Etat belge souhaite obtenir une meilleure vue sur l occupation en Belgique de personnes non soumises à la sécurité sociale belge (quelle que soit leur nationalité). C est pourquoi ce type d occupation doit être déclaré au moyen d une application électronique. La libre circulation des services et des travailleurs en Europe sera ainsi mieux garantie. En outre, un cadre de travail correct est créé, ce qui est dans l intérêt de chacun. Vous trouverez, décrites dans ce manuel, les fonctionnalités offertes par l application web Limosa Quel est le rôle du client belge? Vous êtes une entreprise ou un indépendant belge et des entreprises ou des indépendants étrangers viennent effectuer des missions chez/pour vous? des stagiaires viennent suivre un stage chez vous? Vérifiez alors, avant le début de la mission, que tous les travailleurs, indépendants et stagiaires étrangers disposent d une preuve de déclaration Limosa (formulaire Limosa-1). Si ce n est pas le cas : vous ou votre mandataire êtes tenus de le signaler à l administration avant le début de toute activité. Vous pouvez facilement et rapidement le faire grâce à l application web Limosa. 5/41 BUCOM

6 2. Où se trouve l application Limosa? Vous désirez démarrer l application, visualiser les différents écrans, entrer dans l application? 2.1. Rendez-vous sur le site de la sécurité sociale Pour accéder à l application Limosa, vous devez d'abord aller sur le portail de la sécurité sociale, en vous rendant sur l URL : Choisissez votre langue Figure 2 : Site portail de la sécurité sociale choix de la langue 6/41 BUCOM

7 2.2. Sélectionnez votre catégorie Après avoir choisi votre langue, rendez-vous dans votre catégorie du site de la sécurité sociale. Choisissez votre catégorie Figure 3 : Site portail de la sécurité sociale choix de la catégorie 7/41 BUCOM

8 2.3. Entrez dans la section Limosa Dès sélection de votre catégorie, cliquez, dans le menu de gauche, sur «Limosa Déclaration obligatoire». Figure 4 : Site portail de la sécurité sociale section Limosa (entrée par le menu) 8/41 BUCOM

9 2.4. Description de la section Limosa Vous voyez maintenant s afficher la page d accueil de la section Limosa. Avant de commencer votre déclaration, il est utile de noter les données dont vous avez besoin pour l effectuer. Pour plus d infos à ce sujet, cliquez sur «Pour introduire une déclaration». Figure 5 : Page d accueil de la section Limosa Cliquez sur «A propos de la déclaration obligatoire» pour avoir plus d infos sur les personnes devant être déclarées ou non, les données de la déclaration, la validité, Cliquez sur «Docuthèque» pour consulter la brochure. Vous pouvez également consulter les «Instructions aux employeurs». Cliquez sur «Faire une déclaration» pour lancer l application Limosa. Cliquez sur «Consulter une déclaration» pour visualiser une déclaration que vous avez introduite. 9/41 BUCOM

10 Pour plus d infos sur la législation Limosa, vous pouvez consulter la «Loi», l «Arrêté Royal» ou les «Exposés des motifs» Lancer l application Limosa Pour lancer l application Limosa, cliquez sur : Figure 6 : Lancer l application Limosa 10/41 BUCOM

11 3. Comment obtenir un accès à l application Limosa? Vous désirez obtenir l accès à l application? Vous êtes novice ou connaissez déjà les applications sécurisées? Dès que vous avez lancé l application Limosa, vous devez vous identifier sur l environnement sécurisé. Il est possible de vous annoncer grâce à votre carte d identité électronique. Figure 7 : Ecran d identification pour l application Limosa Il existe différentes façons d obtenir un accès à l application Limosa. Soit vous disposez d un accès «usermanagement entreprises» (procédure d accès normale), soit vous avez reçu un mot de passe et un login via le site web Limosa (voir point 3.2. système simplifié) 11/41 BUCOM

12 Qui Employeur ONSS Employeur ONSSAPL Autre entreprise Profession libérale Déclaration non urgente Déclaration urgente (délais de +/- 5 jours) (délais de +-/ 15 minutes) Procédure d accès normale Système simplifié (recommandée) Système simplifié Figure 8 : Synthèse des procédures d accès 3.1. Procédure d accès normale Si vous possédez déjà un accès sécurisé aux applications de la sécurité sociale, vous pouvez effectuer votre déclaration Limosa au moyen de celuici. Introduisez vos : - nom d utilisateur - mot de passe puis cliquez sur «Login» Figure 9 : Procédure d accès normale 12/41 BUCOM

13 Si vous ne possédez pas encore un accès sécurisé aux applications de la sécurité sociale, vous pouvez en faire la demande en suivant la procédure reprise sur le site de la sécurité sociale. Cette procédure d accès prend en moyenne 5 jours ouvrables. Elle vous permet d accéder non seulement à l application Limosa, mais aussi à toutes les autres applications de la sécurité sociale. Cliquez ici pour une explication détaillée de la procédure (normale) à suivre pour obtenir un accès sécurisé. Figure 10 : Procédure d accès normale Obtention d un accès sécurisé 13/41 BUCOM

14 3.2. Système simplifié Le système simplifié permet de créer un accès en 2 à 3 minutes. Toutefois, cet accès ne permet que de faire des déclarations Limosa et ne donne pas accès à la totalité des applications de la sécurité sociale. Cliquez ici pour une explication détaillée de la procédure (simplifiée) à suivre pour obtenir un accès sécurisé. Figure 11 : Procédure d accès simplifiée 14/41 BUCOM

15 4. La déclaration Vous désirez passer à l action? Introduisez votre déclaration ou signalez le justificatif de déclaration manquant Limosa-1. Le client belge peut effectuer 2 types de déclaration : une déclaration préalable de personnes un justificatif de déclaration manquante Figure 12 : Deux types de déclaration (préalable ou justificatif) 15/41 BUCOM

16 4.1. Déclaration préalable de personnes En suivant cette procédure, vous déclarez les personnes (travailleurs, indépendants ou stagiaires) avant qu elles n arrivent en Belgique pour y travailler. Figure 13 : Déclaration préalable de personnes étrangères Ce faisant, vous remplissez la déclaration Limosa au nom de la personne étrangère qui vient travailler en Belgique. Vous remplissez les obligations que la déclaration Limosa impose aussi bien pour vous que pour l employeur étranger ou l indépendant. Pour plus d infos sur cette procédure, référez-vous au manuel Limosa «Etranger». 16/41 BUCOM

17 4.2. Justificatif de déclaration manquant Vous accueillez des personnes étrangères qui ne sont pas en mesure de vous présenter un justificatif de déclaration? En effectuant cette notification, vous régularisez uniquement votre situation en tant que client belge. Figure 14 : Justificatif de déclaration manquant 17/41 BUCOM

18 Première étape : Déclarer le client belge Comme vous possédez un mot de passe et un nom d utilisateur, vous êtes automatiquement reconnu par le système (si vous avez un accès normal). Figure 15 : 1 Client belge La mention dans le coin supérieur gauche de votre écran vous permet de savoir à tout moment à quelle étape de la procédure vous vous trouvez. Sous «Etapes», vous trouverez les 5 étapes qui doivent être suivies. L étape actuelle est marquée en gras (ici : 1 Client belge). Pour obtenir plus d info sur l écran en ligne. Sous «Numéro d identification», vous trouverez le BCE. Il s agit du numéro de la Banque Carrefour des Entreprises. C est un numéro unique permettant d'identifier les entreprises auprès des administrations belges. 18/41 BUCOM

19 Sous «Nom», vous trouverez le nom du client belge qui a été déclaré. Quand une étape est terminée, passez à la suivante. Dès qu une étape est terminée, elle est soulignée et marquée par un 19/41 BUCOM

20 Deuxième étape : Lieu d occupation La seconde étape consiste à déclarer le lieu d occupation, c est-à-dire indiquer l endroit où les personnes vont travailler en Belgique. Figure 16 : 2 Lieu(x) d occupation Cliquez sur «Une entreprise» si le travail s effectue dans une entreprise (coordonnées complètes). Cliquez sur «Un chantier» lorsque le travail s effectue dans un lieu qui n a pas de coordonnées complètes. Cliquez sur «Une région» si vous ne connaissez pas de lieu d occupation concret ou si les activités sont exercées dans plusieurs lieux d une région. 20/41 BUCOM

21 Cliquez sur «Lieux déclarés précédemment» pour visualiser les lieux d occupation mentionnés précédemment. Vous ne devez plus les réencoder et vous pouvez simplement les sélectionner. A tout moment, vous pouvez revenir à l étape précédente afin de pouvoir effectuer des modifications. Figure 17 : 2 Lieu d occupation : déclarer un chantier Quand une étape est terminée, passez à la suivante. Cliquez sur «Annuler» pour revenir à la page précédente sans enregistrer les modifications sur la page en cours. 21/41 BUCOM

22 Maximum 5 lieux peuvent être déclarés à la fois. Figure 18 : 2 Lieu d occupation : un chantier déclaré 22/41 BUCOM

23 Dans la colonne «Nom» figure le nom du lieu d occupation mentionné précédemment. Dans la colonne «Type» figure le type du lieu d occupation mentionné précédemment (entreprise, chantier ou région). Dans la colonne «Actions», vous pouvez : o : adapter le lieu d occupation. o : l effacer. Vous pouvez déclarer un lieu d occupation supplémentaire en réitérant le processus. Quand vous avez déclaré tous les lieux d occupation, cliquez sur «Etape suivante» pour continuer. 23/41 BUCOM

24 Troisième étape : La déclaration des personnes étrangères La troisième étape consiste à déclarer la ou les personne(s) venant travailler en Belgique. Figure 19 : 3 Personnes Trois types de personnes peuvent être déclarés : Cliquez sur «Nouveau travailleur» pour déclarer un travailleur qui vient effectuer une mission pour/chez vous. Cliquez sur «Nouvel indépendant» pour déclarer un indépendant qui vient effectuer une mission pour/chez vous. 24/41 BUCOM

25 Cliquez sur «Nouveau stagiaire» pour déclarer un stagiaire qui vient effectuer son stage chez vous, dans le cadre d'un programme d'étude ou d'une formation professionnelle à l'étranger. Cliquez sur «Étape précédente» si vous souhaitez revenir à l étape 2 «Lieu(x) d occupation». Dès que vous avez sélectionné le type de personne que vous souhaitez déclarer, vous pouvez préciser ses coordonnées. 1 2 Figure 20 : 3 Personnes : déclarer une personne 25/41 BUCOM

26 Pour ce faire, deux possibilités vous sont offertes : 1 Soit vous la déclarez grâce à ses données. 2 Soit vous déclarez cette personne grâce à son numéro d identification belge (numéro de sécurité sociale, numéro de registre national, numéro bis), s il en possède un. Le Numéro de registre Bis est créé lors de votre première déclaration, de sorte que vous puissiez l utiliser lors d une prochaine déclaration. Vous pouvez retrouver ce numéro sur l accusé de réception «Déclaration avec justificatif de déclaration manquant». Il est préférable de toujours utiliser ce numéro si vous devez à nouveau faire appel au même travailleur étranger. 1 Cochez cette option si la personne étrangère travaille en Belgique comme mandataire (administrateur, administrateur délégué ou gérant) d une société. Dans la partie «Données de la personne», complétez les informations relatives à la personne qui vient travailler en Belgique. Les champs marqués d un astérisque doivent impérativement être remplis. 26/41 BUCOM

27 Dans la partie «Adresse», complétez les informations relatives à l adresse de la personne qui vient travailler en Belgique. Les champs marqués d un astérisque doivent impérativement être remplis. Si vous ne connaissez pas le nom de la rue, sélectionnez «Bureau de poste». Dans la partie «Numéro d identification», mentionnez un numéro qui permet d identifier la personne qui vient travailler en Belgique. Vous devez mentionner un des numéros suivants : o Son numéro national (du pays d origine). o Son numéro de passeport. o Son numéro de sécurité sociale (du pays d origine). o Son numéro de pension (du pays d origine). Vous pouvez, à chaque fois, choisir le pays dans la liste déroulante. Cliquez sur «Déclarer» pour déclarer la personne étrangère et passer à l étape suivante. Cliquez sur «Annuler» pour revenir à la page précédente Vous devez absolument mentionner un numéro d identification. 27/41 BUCOM

28 Figure 21 : 3 Personnes : résultat(s) trouvé(s) 28/41 BUCOM

29 Si la personne déclarée possède un numéro de registre Bis, celui-ci sera mentionné dans la colonne «Numéro d identification». Si elle n en possède pas encore, il sera créé et y sera mentionné. Vous retrouverez dans la colonne «Nom» le nom de la personne déclarée. Vous retrouverez dans la colonne «Type» une icône représentant le type de personne déclarée (travailleur, indépendant ou stagiaire ). Vous pouvez supprimer la personne déclarée en cliquant sur l icône dans la colonne «Action». Vous pouvez déclarer une personne supplémentaire en cliquant sur «Nouveau travailleur», «Nouvel indépendant» ou «Nouveau stagiaire». Cliquez sur «Etape précédente» pour revenir à l étape 2 (Lieu(x) d occupation). Cliquez sur «Etape suivante» pour passer à l étape 4 (Entreprise/institution). 29/41 BUCOM

30 2 Figure 22 : 3 Personnes : déclarer une personne à l aide du numéro d identification Cochez cette option si la personne étrangère travaille en Belgique comme mandataire (administrateur, administrateur délégué ou gérant) d une société. Le «Numéro d identification» vous permet de vous identifier auprès de la sécurité sociale belge. Il s agit du numéro de registre Bis. Ce numéro d identification est unique et est attribué aux personnes qui ne sont pas de nationalité belge. Vous pouvez déclarer maximum 30 personnes par déclaration. 30/41 BUCOM

31 Quatrième étape : Déclaration de l entreprise étrangère Vous déclarez l entreprise (employeur ou indépendant) ou l institution pour laquelle travaillent les personnes concernées par cette déclaration. Si vous avez déjà déclaré cette entreprise ou cette institution précédemment, sélectionnez-la dans la liste «Entreprises/Instituti ons déclarées précédemment» Figure 23 : 4 Entreprise/institution Cliquez sur «Nouvelle entreprise/institution» pour déclarer l entreprise ou l institution pour laquelle travaillent les personnes concernées par cette déclaration. 31/41 BUCOM

32 1 2 Figure 24 : 4 Entreprise/institution : déclarer une nouvelle entreprise/institution Il existe deux possibilités pour déclarer une nouvelle entreprise ou une nouvelle institution : 1 2 Soit vous la déclarez grâce à d autres données. Soit vous la déclarez via le numéro le numéro d identification. 32/41 BUCOM

33 1 Figure 25 : 4 Entreprise/institution : rechercher via d autres données Indiquez le «Nom de l entreprise/institution», ainsi que le «Code postal» ou la «Localité» où elle est établie. Cliquez ensuite sur «Go>». 33/41 BUCOM

34 Le système a lancé une recherche et a trouvé un résultat. Les données de l entreprise sont affichées. Conservez ce Numéro FEE afin de pouvoir identifier rapidement cette institution/entreprise à l avenir. Figure 26 : 4 Entreprise/institution : données de l entreprise 34/41 BUCOM

35 Le Numéro FEE de l entreprise/institution sera affiché. S il n existe pas encore, il sera généré par le système et vous le retrouvez ici. Si le résultat de votre recherche ne vous convient pas encore, cliquez sur «Nouvelle recherche». Vous reviendrez ainsi à l écran précédent. Vous pourrez alors modifier vos critères et effectuer une nouvelle recherche. Cliquez sur «Modifier» pour adapter les données qui apparaissent à l écran. Si le résultat de votre recherche ne vous convient pas, cliquez sur «Nouvelle entreprise/institution» pour encoder vous-même les données de la nouvelle entreprise ou de la nouvelle institution que vous souhaitez déclarer. Cliquez sur «Déclarer» pour valider les données à l écran et déclarer la nouvelle entreprise ou institution. Dès que vous avez cliqué sur «Déclarer», vous recevez une confirmation de la déclaration de l entreprise/institution. 2 Figure 27 : 4 - Entreprise/institution : rechercher via le numéro d identification Introduisez le «Numéro FEE» et cliquez sur «Go>». Il s agit du numéro d entité économique étrangère unique attribué par le Répertoire des entités économiques aux entreprises/institutions ne disposant pas d un numéro d'identification en Belgique. La structure en est la suivante : 35/41 BUCOM

36 Introduisez le «Numéro ONSS» et cliquez sur «Go>». Il s agit du numéro ONSS attribué par l Office National de Sécurité Sociale à toutes les entreprises/institutions belges qui emploient du personnel. La structure en est la suivante : Introduisez le «Numéro BCE» et cliquez sur «Go>». Il s agit du numéro d entreprise unique attribué par la Banque Carrefour des Entreprises. La plupart du temps, il correspond au numéro de TVA, précédé du chiffre zéro. La structure en est la suivante : Figure 28 : 4 - Entreprise/institution : confirmation 36/41 BUCOM

37 Dans la colonne «Numéro d identification» figure le numéro FEE de l entreprise/institution déclarée. Dans les colonnes «Nom», «Localité» et «Pays» figure l adresse de l entreprise/institution déclarée. Dans la colonne «Action», vous pouvez en cliquant sur cliquant sur, vous pouvez l effacer. adapter et en Dans la colonne «Actions», vous pouvez : o : adapter les données de l entreprise/institution qui envoie des personnes travailler en Belgique. o : les effacer. Cliquez sur pour valider votre déclaration et passer à l étape 5 où vous recevrez un aperçu de votre déclaration. Pour déclarer une nouvelle entreprise/institution, supprimez d abord l entreprise/institution déclarée actuellement. Vous pourrez ensuite : soit en déclarer une nouvelle, soit en sélectionner une parmi les entreprises/institutions déclarées précédemment. 37/41 BUCOM

38 Cinquième étape : Aperçu Vous recevez un aperçu de toutes les étapes de la déclaration que vous venez de parcourir. Figure 29 : 5 Aperçu 38/41 BUCOM

39 Si vous souhaitez modifier l un des éléments déclarés, cliquez sur. Cliquez sur «Envoyer» pour valider votre déclaration et recevoir un accusé de réception de votre déclaration avec justificatif de déclaration manquant. 39/41 BUCOM

40 5. Nous vous apportons notre aide Des questions supplémentaires, un problème? Le Centre de contact Limosa peut vous fournir de l aide et de l information lors de la déclaration. Joignable par : Poste : BP 224, 1050 Bruxelles, Belgique Téléphone : Fax : limosa@eranova.fgov.be Heures d ouverture: Du lundi au vendredi Permanence de 7h à 20h (heures d Europe centrale) Langues : Néerlandais Français Allemand Anglais 40/41 BUCOM

41 6. Vocabulaire Petit dictionnaire pour vous permettre de comprendre les termes utilisés Accès sécurisé : pour des raisons de protection du secret des informations, certains services ne sont accessibles que via un environnement sécurisé. Pour les utiliser, vous devez être en possession d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe. CNT : Conseil National du Travail Dimona : la déclaration immédiate à l'emploi est un message électronique permettant à l'employeur d'informer l'onss de l'engagement ou de la sortie de service d'un travailleur de son entreprise. Limosa-1 : preuve de déclaration qui doit toujours vous être présentée. Toutes les personnes effectuant la mission ou le stage en Belgique sont tenues de vous présenter un tel document.quand une personne n'est pas en mesure de présenter une Limosa-1, vous devez à votre tour en informer l'état Numéro FEE : numéro d entité économique étrangère unique attribué par le Répertoire des entités économiques aux entreprises/institutions ne disposant pas d un numéro d'identification en Belgique. La structure en est la suivante : Numéro ONSS : numéro attribué par l Office National de Sécurité Sociale à toutes les entreprises/institutions belges qui emploient du personnel. La structure en est la suivante : Numéro BCE : numéro d entreprise unique attribué par la Banque Carrefour des Entreprises et permettant d'identifier les entreprises auprès des administrations belges. La plupart du temps, il correspond au numéro de TVA, précédé du chiffre zéro. La structure en est la suivante : ONSS : Office National de Sécurité Sociale ONSSAPL : Office National de Sécurité Sociale des Administrations Provinciales et Locales 41/41 BUCOM