UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À TROIS-RIVIÈRES POLITIQUE D ATTRIBUTION DES LOCAUX

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1 ANNEXE 2011-CA R5879 UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À TROIS-RIVIÈRES POLITIQUE D ATTRIBUTION DES LOCAUX A. Énoncé des principes La présente politique présente les principes qui doivent guider les gestionnaires et les utilisateurs dans l attribution et l utilisation des espaces disponibles pour l institution : 1. Aucun espace de l institution n appartient à un individu, une unité ou à un groupe et ne peut faire l objet d une revendication en ce sens en tout temps. 2. L attribution des espaces à un groupe, une unité ou à un individu est basée sur les normes du Ministère de l Éducation, du loisir et du sport (MÉLS) (Cadre normatif des investissements universitaires Partie 1 Normes d espace). 3. L attribution des locaux doit respecter les conventions et ententes approuvées par le Conseil d administration de l UQTR. Le Comité des locaux doit avoir été consulté avant le dépôt de toute entente au Conseil d administration. 4. Aucun espace de l institution ne peut être loué ou prêté (avec ou sans bail) à une organisation externe sans l autorisation de l instance requise et sur recommandation du Comité des locaux. B. Comité des locaux Mandat : Le Comité des locaux est responsable de l application de cette politique. Il attribue les espaces de l institution selon les principes de la politique. Il planifie l utilisation des espaces de l Université et fait des recommandations quant à l attribution des espaces à être approuvée par le conseil d administration pour les conventions ou les ententes. Composition : Le Comité des locaux est composé des personnes suivantes : Le vice-recteur à l administration, aux finances et à la vie étudiante (président) Le directeur du Service de l équipement Un représentant du Vice-rectorat aux études de premier cycle et au soutien pédagogique

2 Un représentant du Vice-rectorat aux études de cycles supérieurs et à la recherche Un représentant du Vice-rectorat aux ressources humaines L adjoint du directeur du Service de l équipement agit à titre de secrétaire Le comité relève du vice-recteur à l administration, aux finances et à la vie étudiante. C. Règles d attribution des espaces L allocation des espaces de l Université est répartie en six catégories ayant chacune des règles d attribution et de gestion spécifiques. Les calculs d espaces sont effectués au mois de mai de chaque année et tiennent compte des postes autorisés par le Comité de régie universitaire et par le Conseil d administration pour l année universitaire en cours. Le nombre d étudiants équivalents temps plein (EETP) est calculé selon la moyenne des 3 dernières années. La superficie totale attribuée à un département représente le cumulatif des six catégories. La répartition des espaces alloués à un département demeure à la discrétion de sa direction. Lorsqu un département occupe plus d espace que ce qu il a droit, le comité des locaux peut réquisitionner des espaces et les attribuer à un autre département. Pour des raisons majeures le comité peut également récupérer le bureau d un professeur associé. 1. Les espaces d enseignement : Définition : La catégorie «espaces d enseignement» regroupe les espaces généralement utilisés pour donner des cours ou effectuer des travaux faisant partie des activités d enseignement : salles de cours, salles de vidéo conférence, auditorium, salles de travail informatique départementales, salles APP. Les laboratoires d enseignement, les espaces connexes (chambres contrôlées, salles d instrumentation, entreposage, cagibi et autres), de même que les cliniques sont inclus dans cette catégorie d espace. a. La superficie totale des espaces dédiés à l enseignement doit, au minimum, respecter les normes du MÉLS. b. La superficie des laboratoires d enseignement pour chacun des départements est déterminée selon les normes du MÉLS. 2

3 c. Les espaces de laboratoire dont l utilisation sert à l enseignement à des étudiants de différents départements sont calculés au prorata des EETP de chaque département. d. La réservation et l utilisation de l ensemble des locaux d enseignement, à l exception des laboratoires, des salles informatiques et des cliniques, sont gérées par le Service de l équipement. e. L attribution du statut de laboratoire d enseignement est décidée par le Comité des locaux. f. Les laboratoires d enseignement avec équipements spécialisés sont gérés par les départements responsables de ces laboratoires. Pour les laboratoires d enseignement avec équipement non spécialisé, les salles APP et les salles d informatique, le département doit être en mesure de rendre disponibles ces laboratoires et salles à d autres départements ayant des besoins analogues. Les activités ayant un sigle de cours seront priorisées pour les périodes prévues à l horaire. Le service de l équipement est responsable de l assignation des locaux pour les périodes non occupées par le département. g. Les salles de vidéoconférence sont gérées par le Service de soutien pédagogique et technologique (SSPT). 2. Les laboratoires de recherche : Définition : La catégorie «laboratoires de recherche» regroupe les espaces destinés aux travaux de recherche et utilisés par le personnel de recherche, le personnel enseignant, les étudiants de cycles supérieurs. Les espaces connexes (chambres contrôlées, salles d instrumentation, animaleries, entreposage, cagibi et autre) sont inclus dans cette catégorie d espace. a) La superficie totale des espaces dédiés à la recherche doit, au minimum, respecter les normes du MÉLS. b) Les laboratoires de recherche doivent être définis selon le type de recherche effectuée dans chacun des départements (laboratoire humide versus bureaux et salles de recherche). c) La superficie totale d espace accordée à un département est fonction du nombre d utilisateurs selon les normes du MELS. Le Comité exécutif du département est responsable de la distribution équitable de ses espaces de recherche du département ainsi que de sa révision annuelle. 3

4 d) La répartition des espaces de recherche 1 à l intérieur du département doit être revue annuellement en fonction des critères et des besoins énoncés ciaprès. Recherche active : la priorité départementale doit être accordée aux professeurs ayant des subventions ou commandite et/ou des productions scientifiques (publications ou autre). Un professeur n ayant plus de subventions ou commandites peut se voir retirer ses espaces de laboratoires afin de combler de nouvelles demandes de locaux. Un projet de recherche non subventionné depuis plus d un an doit libérer et céder les espaces occupés à un autre projet de recherche subventionné. Nouveau professeur : le département doit prévoir des espaces aux fins de recherche pour le nouveau professeur. Étudiants et stagiaires : le département doit tenir compte du nombre d étudiants de cycle supérieur et de premier cycle encadrés par le professeur ainsi que du nombre de stagiaires post-doctoraux. Unité de recherche reconnue par l UQTR: les espaces d une unité de recherche reconnue (chaire, laboratoire, groupe, centre, institut) devraient, autant que possible, être regroupés. Chercheur individuel subventionné Espaces administratifs : les espaces administratifs d une unité de recherche sont définis selon les critères de la section 3 ci-dessous. 1 Équipement majeur : un espace adéquat doit être prévu pour les équipements majeurs à l intérieur des espaces pour la recherche. 3. Les espaces administratifs et bureaux : Définition : La catégorie «espaces administratifs et bureaux» regroupe les espaces de travail de bureau et de travail administratif attribués au personnel affecté à l enseignement, à la recherche et à l administration ainsi que les espaces de même nature nécessaire aux étudiants des cycles supérieurs. Cette 1 Tout espace de recherche ne doit être alloué qu à des fins de recherche active. La recherche active doit être établie par le département selon les éléments suivants et en tenant compte de l ordre de priorité accordée par le comité exécutif du département : - nombre de chercheurs, - nombre d étudiants, - subvention annuelle, - besoins en équipement. -appartenance à une unité de recherche accréditée par l UQTR 4

5 catégorie comprend les espaces communs que sont les salles de réunion ou de conférence, salle d entrevue, d accueil ou d attente ainsi que les espaces connexes à des bureaux. a) La superficie totale d espace accordée par unité, service ou département, doit respecter les normes du MELS b) Tout employé, à temps complet, des groupes de personnel suivants devrait, dans la mesure du possible, occuper un bureau individuel: i. Cadre (incluant les cadres supérieurs) ii. Professeur iii. Professionnel iv. Technicien v. Assistant administratif c) Les employés, à temps complet, des groupes de personnel iii, iv, et v précédents peuvent se voir attribuer un bureau, avec occupation double, d une dimension supérieure. d) Les techniciens de laboratoire d enseignement ou de recherche doivent occuper un bureau à l intérieur des espaces de laboratoire. e) Les employés à temps partiel dans une unité des catégories précédentes (i à v) se voient attribuer un espace correspondant à la fraction du temps de présence dans cet unité. f) L ensemble des autres personnels de bureau devraient occuper des aires communes. g) Les professeurs membres d un centre ou d un institut de recherche ne peuvent bénéficier que d un seul bureau. h) Les professeurs occupant un poste de direction académique (directeur de département, directeur de comité de programme, directeur de centre ou d institut) ne peuvent bénéficier que d un seul bureau sauf si leur département est au dessous de la norme d espace pour les espaces administratifs et bureaux. i) Le département ou l unité peut bénéficier d une salle commune s il est en dessous des normes d espace pour les espaces administratifs et bureaux. j) Les étudiants de 2 ème et 3 ème cycles, cotutelle de thèse et stage postdoctoral peuvent bénéficier d un bureau (ou espace de travail) lorsque l unité à laquelle ils sont rattachés n atteint pas la norme d espace pour l ensemble des espaces administratifs et bureaux et des espaces de recherche. k) Les chargés de cours annualisés peuvent bénéficier d un bureau pour 2 personnes (Réf : convention collective). 5

6 l) L ensemble des chargés de cours d un département peut bénéficier d un bureau pour l équivalent de 20 tâches d enseignement 2 3 dans un département. m) Les professeurs associés peuvent bénéficier d un bureau si le département auquel ils sont rattachés est sous la norme d espace pour les espaces administratifs ou de bureaux. Ils peuvent également partager un bureau de chargés de cours. n) Les bureaux des postes octroyés mais non comblés peuvent être occupés de façon temporaire pour tout autre besoin d une autre unité selon la décision du Comité des locaux. o) La localisation des espaces administratifs et des bureaux est priorisée selon l appartenance, les besoins de recherche et les services à rendre. p) Les salles de réunion sont gérées par le Service de l équipement, sauf avec entente particulière. 4. La bibliothèque et les salles d études (incluant travail d équipe et travail informatique) : Définition : la catégorie «bibliothèque et salles d études» regroupe les espaces nécessaire aux activités de rangement des documents, de consultation et d étude individuelle ainsi qu aux services d acquisition, de traitement des ressources documentaire et de contrôle des prêts. Cette catégorie comprend également le rayonnage (conventionnel et compact) et les services techniques. a) Espaces administratifs de la bibliothèque L espace octroyé pour la bibliothèque devrait respecter les normes du MÉLS et comprendre les espaces nécessaires au rangement et aux bureaux administratifs. b) Salles de travail et d étude pour les étudiants L université met à la disposition des étudiants des espaces d études et des salles de travail. Ces espaces comprennent les salles et les espaces d études à la bibliothèque et les espaces d études dans les espaces communs (tables dans les corridors). L ensemble de ces espaces doit respecter le minimum d espace octroyé selon les normes du MÉLS. c) Salles d informatique générales 2 Une tâche d enseignement correspond à l équivalent d un cours de 3 crédits sur le campus. 3 Le Comité des locaux s engage à procéder à une étude de l occupation des bureaux de chargés de cours pendant l année Une proposition de modification de cette politique pourrait être proposée suite à cette étude. 6

7 L université met à la disposition des étudiants des salles de travail informatique. Ces espaces doivent respecter le minimum d espace octroyé selon les normes du MÉLS. 5. Les espaces de soutien : Définition : La catégorie «espace de soutien» regroupe les espaces qui sont liés au traitement et à la diffusion de l information (audio-visuel, serveurs et équipements informatiques). La catégorie regroupe aussi les espaces de certains services centraux, des services d entretien (entretenir les terrains et bâtiments de l établissement) et pour en assurer le bon fonctionnement. L ensemble des espaces pour chacune des catégories de ce regroupement doit correspondre aux normes du MÉLS : a) TIC centralisés, locaux de rangement et services audiovisuels b) Imprimerie et ses bureaux c) Poste et messagerie d) Services centralisés (entrepôts, atelier d entretien, garage, etc.) 6. Les espaces communautaires Définition : La catégorie «espaces communautaires» regroupe les espaces liés aux sports intérieurs (gymnase, salles d équipe de déshabillage, les espaces humides), les espaces des services alimentaires, les salles communes, salles de culte et de pastorale, musées et salles d exposition. Nous y retrouverons aussi les locaux des associations étudiantes, des syndicats, des commerces versant un loyer et des organismes externes ne versant pas de loyer. Selon les normes du MÉLS, l Université dispose d une certaine étendue d espace afin d y loger les services communautaires. À l exception des services dédiés aux sports intérieurs et des services alimentaires, aucune norme ministérielle ne définit les espaces pour chacune des sous-catégories. Le Comité des locaux a donc la responsabilité de prioriser l utilisation de ces espaces selon les besoins de la communauté universitaire. Pour chacune des sous-catégories, une priorisation est définie. i. Les sports intérieurs Le CAPS dispose des espaces pour les services dédiés aux sports intérieurs. 7

8 ii. iii. iv. Les services alimentaires L espace dédié aux services alimentaires comprend la cafétéria, les salles à manger connexes, les espaces «pause-café», les cuisines et espaces de préparation, les espaces de rangement et les bureaux administratifs. L ensemble de ces espaces devrait se conformer aux normes du MÉLS et fait l objet d une location. Les syndicats, associations et groupes Les syndicats et associations d employés peuvent bénéficier de locaux selon les ententes convenues dans les conventions collectives. Toute modification aux espaces dédiés à ces usagers doit faire l objet d une demande au Comité des locaux. Les associations étudiantes bénéficient de locaux. L espace dédié aux différentes associations étudiantes est déterminé par le Comité des locaux. Les espaces divers Des espaces divers sont mis à la disposition de la communauté pour des usages particuliers. Le Comité des locaux déterminent les superficies et les usages de ces espaces. Ces usages peuvent, entre autres, comprendre : a) Lieux de culte et de pastorale b) Salles de repos des employés, salle d allaitement c) Galerie d exposition v. Les espaces loués Afin de répondre aux besoins de la communauté, l Université loue des locaux pour différents services (Annexe 2). Toute demande de location permanente d espace doit être approuvée par le Comité des locaux. Les demandes de location ponctuelle sont adressées au Service de l équipement. Les critères d acceptation pour la location ponctuelle d espaces ainsi que les prix sont définis dans la politique et tarifs d utilisation de services dans le cadre des événements spéciaux. vi. Les locaux pour des organismes externes Afin de répondre aux besoins de la communauté et de remplir sa mission de services à la collectivité, l Université met gratuitement à la disposition de différents organismes, selon ses disponibilités, des espaces dédiés. 8

9 Toute demande d espace pour des organismes externes doit être approuvée par le Comité des locaux (annexe 2). 9

10 Annexe 1 : Tableau A norme d espace (ce tableau est sujet à changement) TABLEAU A NORMES D ESPACE NORMES CATÉGORIE D ESPACE D ESPACE BASE NORMATIVE 1. Salles d enseignement Salles de cours 0,910 Salles de travail d équipe 0,140 Salles de travail informatique 0, Laboratoires d enseignement Groupe A 0,35 Groupe B 1,0 Groupe C pour les premiers 300 EETP pondérés 2,9 pour les autres EETP pondérés 2,0 Groupe D pour les premiers 300 EETP pondérés 8,9 pour les autres EETP pondérés 6,2 Groupe E pour les premiers 300 EETP pondérés 6,0 pour les autres EETP pondérés 4,2 10

11 3. Espaces administratifs et 13,200 bureaux 4. Laboratoires de recherche Groupe R 3,000 Groupe S 10,00 Groupe T 37,00 par EETP & PÉTP pondérés par EETP & PETP pondérés par EETP & PETP pondérés par EETP & PETP pondérés 5. Bibliothèques et salles d étude Rayonnage 75 documents par EETP & PETP pondérés 10 % de la collection 0,004 par document documents suivants 0, documents suivants 0,006 reste des documents 0,005 Consultation et salles d étude 2,000 par document par document par document par EETP & PETP pondérés Services techniques 15 % des espaces de rayonnage, de consultation et des salles d étude 6. Auditoriums et salles d arts d interprétation les premiers EETP pondérés 0,182 les EETP pondérés suivants 0,147 les EETP pondérés suivants 0,102 les EETP pondérés suivants 0,079 les EETP pondérés suivants 0,056 les autres EETP pondérés 0,000 11

12 Annexe 2 : Liste des espaces loués par l UQTR a) Coopsco (Albert Tessier et Léon Provancher) b) Caisse Populaire (Albert Tessier) c) Plante Sport (CAPS) d) Clinique de physiothérapie (CAPS) e) Sodexo, service entretien ménager (Ringuet) f) Sodexo, service alimentaire (Albert Tessier, Michel Sarrazin) g) ENAP (Ringuet) h) CNRC (PME) i) Association des manufacturiers du meuble (PME) Liste des organismes externes occupant des espaces gratuitement : a) Syndicats (Ringuet) b) Conseil du loisir scientifique (Pierre Boucher) c) Fondation de l UQTR (Suzor Coté) d) Fondation des études universitaires (Pierre Boucher) e) Association des retraités (professeurs et non enseignants) (Albert Tessier et Ringuet) f) Association des diplômés (Suzor Coté) g) Chorale de l Université (Michel Sarrazin) h) Université du troisième âge (Pierre Boucher) i) Société immobilière de l Université du Québec (Léon Provancher) 12

13 j) Plateau de travail de personnes handicapées (Pierre Boucher) k) Mégophias (CAPS) l) Académie de musique (Michel Sarrazin) m) Laboratoires de recherche selon diverses ententes (avec ou sans subvention) mais non inclus dans les unités de recherche de l UQTR : IRCS, pour le centre d études québécoises (Ringuet); Le comité des locaux s assure de la mise à jour continuelle de cette annexe. Référence : CX , 30 août CA R5879, 11 avril