Plan de classification et calendrier de conservation 1

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1 Introduction Plan de classification et calendrier de conservation Ce plan de classification et ce calendrier de conservation se présentent sous la forme d un index. Chaque page comprend l information suivante: - Le service 2- La cote numérique des dossiers 3- Le titre du dossier ou descripteur 4- Les délais de conservation (selon la théorie des trois âges) 5- Les remarques. Celles-ci vous renseigneront au sujet des diverses modalités de conservation des documents actifs, semi-actifs et inactifs. Lorsqu on vérifie un délai de conservation, on doit toujours s assurer s il n y a pas une note qui se rapporte à ce dossier.. Le plan de classification ainsi que les délais de conservation suggérés ne sont fournis qu à titre d exemples et ne sont pas nécessairement conformes à ceux qu on pourrait retrouver dans une entreprise de même type. Plan de classification

2 Plan de classification = nombre d années P = papier = destruction MI = microfilm C = conservation OC = disque optique compact E = échantillonnage 888 = conserver jusqu au dénouement ou règlement final 999 = conserver jusqu à la production d une nouvelle version AMINISTRATION GÉNÉRALE Structure organisationnelle ocuments constitutifs - Charte et lettres patentes -2 Histoire de l entreprise 999* 2 C E* * Jusqu à une nouvelle version. * Conserver publications, photos et cassettes vidéo. 2 Organisation interne 2- Organigramme 2-2 Rôle et fonctions 2-3 Politiques et procédures 2 Réunions administratives 2 Conseil d administration 2- Réunions mensuelles 2-2 Assemblée générale annuelle 22 Comités 22- Relations de travail 22-2 Perfectionnement 22-3 Qualité totale 22-4 Nouvelles technologies 999* C * Jusqu à une nouvelle version. 888* 5 C * Jusqu'au règlement final ou au Les avis de convocation et les ordres du jour sont détruits chaque année. Note: Pour chaque réunion, on peut retrouver les procès-verbaux ainsi que les documents d assemblée. 3 Législations et règlements 3 Lois 32 Règlements 33 Avis juridiques 34 Poursuites judiciaires 999* 888* C C * Jusqu à une nouvelle version. * Jusqu'au règlement final ou au C 4 Rapports administratifs 4 Rapport annuel du conseil d administration 42 Rapport d activités des unités administratives 43 Rapport annuel 2 Plan de classification

3 AMINISTRATION GÉNÉRALE (suite) 5 Relations publiques 5 Abonnements 52 Associations 53 Congrès, colloques et expositions 54 Conférences 55 Cérémonies officielles 56 Communiqués 56- Internes 56-2 Externes 6 Gestion de l information 6 Guide de présentation des documents 62 Formulaires 63 Imprimés administratifs 64 Reproduction des documents 65 Accès à l information 7 Gestion des documents 7 Analyse des besoins 72 Inventaire des documents 73 Conservation des documents 74 Classification des documents 75 Élimination des documents 76 élais de conservation 77 ocuments essentiels 78 Services professionnels 8 Gestion des communications 8 Téléphone 82 Télécopieur 83 Télécommunications 84 Vidéoconférence 85 Avis au personnel 86 Publications internes 888* 2 * Jusqu'au règlement final ou au Conserver les textes des conférences faites par les employés de l entreprise. 999* 2 * Jusqu à une nouvelle version. 999* 2 * Jusqu à une nouvelle version. E* *Conserver uniquement les publications publiées par l entreprise. 2 RESSOURCES HUMAINES 2 otation et organisation 2 Affichage de poste 2- Interne 2-2 Médias 22 Évaluation et sélection 23 emande d emploi Plan de classification 3

4 2 RESSOURCES HUMAINES (suite) 22 Mouvement de personnel 22 Engagement 222 Affectation 223 Promotion 224 Mutation 225 Abolition de poste 226 Congédiement 227 Mise à pied temporaire 228 Probation 23 ossier des employés de chaque employé. * 3 * Tant qu en vigueur. Ensuite, les documents sont versés au dossier de la personne concernée. 888* ** * Jusqu au départ de l employé. ** Jusqu à 75 ans d âge, conserver le dossier salaire. 24 Conditions de travail 24 Études sur les conditions de travail 242 Classification et qualification 242- Liste de rappel 243 escription de tâches 244 Horaires de travail 245 Avantages sociaux 245- Congés Vacances annuelles Congés fériés Congés de maternité Congés sans traitement Traitement différé Congés de maladie * 999* *Tant qu en vigueur. * Jusqu à une nouvelle version. Pour chaque type de congé, verser les documents au dossier de la personne concernée. 999* 3 * Jusqu à une nouvelle version Assurances collectives Assurance vie Assurance maladie Assurance salaire Soins professionnels Autres bénéfices d emploi R.A.M.Q Assurance emploi C.S.S.T Régime de retraite 246 Service de garde en milieu de travail 246- Étude des besoins Liste des usagers * ** * Jusqu au départ de l employé. ** Jusqu à 75 ans d âge, conserver tout ce qui touche à une variation de salaire. 999* * Jusqu à une nouvelle version. de chaque enfant. 4 Plan de classification

5 2 RESSOURCES HUMAINES (suite) 25 Rémunération 25 Échelle de salaires 252 Taux horaire 253 Évaluation de poste 26 Horaire de travail 26 Assiduité 262 Feuilles de présence 263 Heures supplémentaires 27 Formation et perfectionnement 27 emande de perfectionnement 272 Cours 273 Stage en milieu de travail 274 Séminaire de développement personnel 28 Activités sociales 28 Fête des retraités 282 Événements spéciaux 999* 4 * Jusqu à une nouvelle version. 4 * Verser les attestations de formation au dossier de la personne concernée. 3 RESSOURCES FINANCIÈRES 3 Budget 3 Analyse et planification 32 Prévisions budgétaires 33 Approbations budgétaires 34 Suivis budgétaires 2 5 E* * Conserver uniquement les documents d approbation budgétaire. 32 Comptabilité 32 Plan comptable 322 Revenus 322- Comptes clients 999* 6 * Jusqu à une nouvelle version. de chaque client Revenus de placement Subventions Commandites Intérêts 323 épenses 323- Comptes fournisseurs 6 de chaque fournisseur Frais de perfectionnement Frais de déplacement Frais de représentation Taxes foncières Plan de classification 5

6 3 RESSOURCES FINANCIÈRES (suite) Paie Salaires éductions Remises 6 * Les documents relatifs à la paie sont conservés sur OC Petite caisse Opérations bancaires 324- Comptes de banque Rapprochement bancaire Marge de crédit Emprunts À long terme À court terme Intérêts 325 États financiers 325- Périodiques Annuels Rapport des vérificateurs 326 éclarations fiscales 326- Impôt provincial Impôt fédéral 326 Taxes 326- Gouvernement provincial TVQ Gouvernement fédéral TPS 999* 6 * Jusqu à une nouvelle version. 888* 6 C** * Jusqu au règlement final ou au ** Conserver les quittances sur OC. 7 E* * Conserver uniquement les documents des vérificateurs RESSOURCES MATÉRIELLES ET IMMOBILIÈRES 4 Gestion de l équipement 4 Achats 4- Matériel 4-2 Fournitures * * Conserver les garanties jusqu à échéance. 42 Location 888* 2 * Jusqu au règlement final ou au 43 Inventaire 43- Matériel 43-2 Fournitures 999* * Jusqu à une nouvelle version. Note: Matériel inclut le mobilier et l équipement. 42 Gestion des immeubles 42 Achats 422 Ventes 423 Évaluation 424 Construction 425 Titres et propriétés 425- Bâtisse Terrain 2 2 * E* C * Conserver les contrats ainsi que les cahiers des charges. * Tant que les propriétés appartiennent à l entreprise. 6 Plan de classification

7 4 RESSOURCES MATÉRIELLES ET IMMOBILIÈRES (suite) 426 Aménagement, entretien, rénovation 426- Bâtisse Terrain Stationnement 427 Sécurité des lieux 427- Système d alarme Système vidéo de surveillance 43 Assurances 43 Responsabilité civile 432 Incendie, vol, vandalisme 2 E* * Conserver les contrats ainsi que les cahiers des charges. 2* * Conserver pendant 5 ans tous les rapports d incidents. 888* 9 * Jusqu au règlement final ou au 5 SERVICES À LA CLIENTÈLE 5 emande de renseignements sur les produits 5 épliants publicitaires 5- Formation sur mesure 5-2 Lien Internet et communication 5-3 Pages Web 5-4 Logiciels 5-5 Service d installation 52 evis et soumissions 52 Analyse de besoin 522 Soumissions 523 Contrats 523- Ateliers Formation Installation 888* C* * Jusqu au règlement final ou au ** Verser le contrat au dossier de chaque client. 53 Service à la clientèle 53 ossier des clients de chaque client. 532 Service après vente 532- Contrôle de la qualité Plaintes Statistiques * 4 C** * Tant qu en vigueur. ** Conserver les statistiques relevant de la norme ISO Études de marché 54 Recherches et stratégies 542 Orientation et planification 543 Comportement du consommateur 888* 888* 2 * Jusqu au règlement final ou au * Jusqu au règlement final ou au 55 Ententes commerciales Plan de classification 7

8 56 Publicité 56 Promotion 562 Sondage 563 Médias 563- Journaux et revues Radio et télévision Internet 5 SERVICES À LA CLIENTÈLE (suite) 6 INFORMATIQUE ET COMMUNICATION 6 Recherche et développement 6 Logiciels 62 Matériel 63 Innovations et brevets 62 Normes et standards 62 Approche qualité 62- Analyse 62-2 Conception 62-3 Vérification 62-4 iffusion 63 Traitement des données 63 Saisie 632 Copie de sécurité 633 Codes d accès et mots de passe 634 Gestion du réseau 64 Gestion du parc informatique 64 Évaluation des besoins 642 Installation 644 Soutien aux usagers 645 Entretien préventif 646 Réparation 65 Télécommunications 65 Site Internet 652 Messagerie électronique 653 Courrier électronique 888* 5 E** * Jusqu au règlement final ou au ** Conserver les rapports et les projets réalisés par l entreprise. Support: OC. Confidentiel. 999* C * Jusqu à une nouvelle version. 999* C * Jusqu à une nouvelle version. Conserver un double de la plus récente copie de sécurité à l extérieur de la bâtisse. 888* 2 C * Jusqu au règlement final ou au * 2 E** * Tant que nécessaire pour les besoins de l entreprise. ** Conserver sur OC toutes les pages Web produites par l entreprise. 8 Plan de classification

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