Découvrir, grandir, devenir

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1 RECUEIL DE GESTION Commission scolaire des Draveurs Découvrir, grandir, devenir RÈGLEMENT SECTEUR Service du secrétariat général et des communications SUJET CODE D ÉTHIQUE ET DE DÉONTOLOGIE DES COMMISSAIRES IDENTIFICATION CODE : PAGE : 1 de 8 RÉSOLUTION NO : AMENDEMENT NO : DATE SIGNATURE C Original signé par Claude Beaulieu N.B. : «Dans le présent texte, le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d alléger le texte.» 01) PRÉAMBULE Désireuse de se conformer aux exigences de la Loi sur l instruction publique (L.R.Q., c. I-13.3), particulièrement au regard de l article de ladite loi, la Commission scolaire des Draveurs adopte le présent règlement relatif au code d éthique et de déontologie applicable aux commissaires. Le présent règlement fixe des règles d éthique applicables à diverses situations où il pourrait y avoir conflit d intérêts ou apparence de conflits. Enfin par ce règlement, la Commission scolaire des Draveurs vise à établir un lien de confiance étroit avec la population qu elle dessert. 02) RÉFÉRENCES Loi sur l instruction publique (L.R.Q., c. I-13.3) Loi sur la consultation populaire (chapitre C-64.1) Loi sur les élections et les référendums dans les municipalités (chapitre E-2.2) Loi sur les élections scolaires (chapitre E-2.3) Loi électorale (chapitre E 3.3) 03) CHAMP D APPLICATION À moins qu il ne soit autrement spécifié, le présent règlement s applique à tout commissaire au sens de la Loi sur l instruction publique, L.R.Q., c. I ) DÉFINITIONS Les définitions qui suivent ne sont pas exhaustives ni restrictives. Elles sont toujours fournies pour aider le lecteur à avoir une meilleure compréhension des termes. Il devra toujours se référer aux articles des différentes lois pour obtenir l interprétation officielle. Abus d autorité : Acte commis par une personne qui détient une autorité de droit ou de fait et qui outrepasse ses pouvoirs.

2 Service du secrétariat général et des communications page 2 de 8 Abus de confiance : Le fait de profiter de son statut de commissaire pour tromper les autres commissaires, la commission scolaire et la population, détourner ou soustraire à son usage des documents, des marchandises ou des deniers que l on s est vu confier. Abus de droit : Mauvais usage ou usage excessif d un privilège, d un droit. Blâme : Une désapprobation, un avertissement qui consiste à réprouver officiellement les agissements ou les attitudes de quelqu un. Comité : Tout comité formé par le conseil des commissaires (élèves handicapés ou en difficulté d adaptation ou d apprentissage, exécutif, sélection, transport, etc.) Commissaire : Un commissaire élu ou nommé en application de la Loi sur les élections scolaires. Un commissaire représentant du comité de parents, élu en application de la Loi sur l instruction publique. Commission scolaire : Les mots «commission scolaire» sous-entendent, à chaque fois qu ils apparaissent dans le présent règlement, la Commission scolaire des Draveurs. Conflit d intérêts : Situation dans laquelle un membre du conseil des commissaires détient un intérêt direct ou indirect dans une entreprise susceptible de mettre en conflit son intérêt personnel et celui de l organisme pour lequel il agit. Dissidence : Signifie la divergence d opinion d un commissaire lors d un vote. Huis clos : Une disposition légale qui existe uniquement dans le but de protéger les personnes physiques et morales dont il est question lors de ce genre de délibérations et de permettre aux administrateurs publics de traiter confidentiellement du cas de ces personnes en toute liberté d expression et sans crainte de représailles. L information faisant partie de cette discussion demeure à l intérieur du huis clos. Le huis clos doit être à la fois décrété et levé par voie de résolution. Inéligibilité : Situation suite au déménagement hors du territoire de la commission scolaire. Situation d un majeur sous tutelle ou en curatelle ou un failli. Résultat d une élection comme député; être nommé juge ou à l emploi par la commission scolaire. Inhabilité : Résultat d une décision positive de la cour suite à une requête en quo warranto d une action en déclaration d inhabilité ou tout autre recours devant les tribunaux compétents. Intégrité : Le fait d observer avec rigueur les règles de la morale sociale, les devoirs imposés par l honnêteté et la justice. Loyauté : Fidélité à tenir ses engagements, respect des règles d honneur et de probité. Malversation : Le fait de détourner à son profit ou au profit de tiers des fonds de la commission scolaire.

3 Service du secrétariat général et des communications page 3 de 8 Personne avec laquelle il est lié : Signifie des particuliers unis par les liens du sang, du mariage ou de l adoption, des partenaires d entreprises, une personne morale, société ou entreprise contrôlée par un particulier unis par les liens du sang, du mariage ou de l adoption, au commissaire. Quo warranto : Requête en destitution. Réprimande : Sanction d ordre morale imposée à une personne qui a enfreint le code d éthique et de déontologie. Statut du plaignant : Toute personne ayant la citoyenneté canadienne, ou étant élèves euxmêmes, ou ayant des enfants qui fréquentent un établissement de la Commission scolaire des Draveurs. Suspension : De durée limitée, la suspension entraîne la perte du droit de siéger aux séances du conseil des commissaires et aux séances des comités sur lesquels le commissaire siège. Elle entraîne également une suspension de sa rémunération. 05) DEVOIRS ET OBLIGATIONS DU COMMMISSAIRE ET IDENTIFICATION DES SITUATIONS DE CONFLIT D INTÉRÊTS 5.1 Discrétion Un commissaire doit faire preuve d une discrétion absolue, tant dans le cours de son mandat qu après, et conserver de façon confidentielle les renseignements personnels, commerciaux et scientifiques obtenus dans le cadre de ses fonctions comme commissaire Un commissaire n utilise pas les informations privilégiées obtenues dans le cadre de ses fonctions pour procurer un avantage indu à lui-même, sa famille ou une tierce personne avec laquelle il est lié. 5.2 Équité Il est interdit à un commissaire de commettre toute situation d abus d autorité, d abus de confiance ou tout comportement indigne qui porte atteinte à la crédibilité de la commission scolaire Un commissaire n utilise pas la propriété de la commission scolaire à des fins personnelles Un commissaire ne doit pas utiliser les attributs de sa charge pour obtenir directement ou indirectement un bénéfice pour lui-même, sa famille ou une tierce personne avec laquelle il est lié. 5.3 Loyauté et intégrité Un commissaire se doit d agir avec loyauté, intégrité et dans l intérêt de la commission

4 Service du secrétariat général et des communications page 4 de 8 scolaire. Il se doit d avoir un comportement digne et compatible avec ses fonctions pour ainsi protéger la crédibilité de la commission scolaire et respecter les décisions prises par le conseil des commissaires. Un commissaire ne peut pas agir à l encontre de la mission de la commission scolaire ni des décisions prises par le conseil des commissaires. Cependant, un commissaire peut exprimer son droit à la dissidence à l intérieur du conseil des commissaires. Ce droit peut s exprimer également à l extérieur de la commission scolaire pourvu qu il se fasse dans une perspective respectueuse du processus démocratique, ne vise aucunement le dénigrement de la position majoritaire du conseil des commissaires et qu il ait inscrit sa dissidence. Enfin, un commissaire se doit de respecter l opinion d un autre commissaire au regard duquel il a enregistré sa dissidence lors d une prise de décision. Pour terminer, un commissaire absent lors d un comité de travail ou d une séance publique ne peut commenter les décisions prises par le conseil. 5.4 Rémunération Un commissaire reçoit la rémunération établie par le Décret concernant les montants annuels maxima pouvant être accordés aux commissaires et aux membres du Conseil scolaire de l île de Montréal. 5.5 Transparence Un commissaire refuse et dénonce au conseil des commissaires tout cadeau, argent, marque d hospitalité ou de gratitude, offre de services ou de biens qui l avantage, par une personne ayant eu, détenant ou qui cherche à obtenir un contrat ou tout avantage de la commission scolaire. Cependant, l acceptation d un cadeau, d une marque d hospitalité ou d un autre bénéfice est admissible si cela ne compromet ou ne semble pas compromettre, en aucune façon, l intégrité du commissaire concerné ou de son organisation, et ce, dans les situations suivantes seulement : a) si la valeur est minime et si cela se produit rarement (objets promotionnels peu coûteux, souvenirs non-monnayables, etc.); b) si l offre se produit lors d une activité ou d un événement lié à l exercice des fonctions officielles du commissaire; c) ou si cela est conforme aux règles de la courtoisie, de l hospitalité ou du protocole Un commissaire véhicule toute information pertinente sans la déformer. Il ne peut pas agir de façon à être en situation d abus de droit, d abus de confiance ou de malversation. Il dénonce toute situation préjudiciable à la commission scolaire en vertu de son devoir de loyauté et d intégrité. 5.6 Devoirs et obligations des commissaires après la fin de leur mandat Non seulement un commissaire ne doit pas divulguer les informations confidentielles

5 Service du secrétariat général et des communications page 5 de 8 qu il aurait reçues dans l exercice de ses fonctions, mais encore il doit s engager à conserver la confidentialité de celles-ci après la fin de son mandat. Il ne doit pas non plus donner à quiconque des conseils fondés sur de l information non disponible au public, dont il a pris connaissance dans l exercice ou à l occasion de l exercice de ses fonctions et qui concerne la commission scolaire ou un tiers avec lequel il avait des rapports directs importants au cours de l année qui a précédé la cessation de ses fonctions Par ailleurs, il est interdit à un commissaire, dans l année qui suit la cessation de ses fonctions, d agir au nom ou pour le compte d autrui relativement à une procédure, à une négociation ou à une autre opération particulière à laquelle la commission scolaire est partie et sur laquelle il détient de l information confidentielle. 06) DIVULGATION DES INTÉRÊTS 6.1 Un commissaire doit, à la première séance du conseil des commissaires qui suit la proclamation de son élection ou nomination, déposer une déclaration écrite mentionnant l existence des intérêts directs ou indirects qu il a dans les contrats conclus avec la commission scolaire. La déclaration mentionne de même les emplois et les postes d'administrateur qu'occupe le commissaire dans des personnes morales, des sociétés et des entreprises. 6.2 Chaque année, dans les 60 jours de l anniversaire de la proclamation de son élection ou de sa nomination, le commissaire doit déposer devant le conseil des commissaires une déclaration mise à jour. 6.3 Un commissaire qui a directement ou indirectement un intérêt dans une entreprise susceptible de mettre en conflit son intérêt personnel et celui de la commission scolaire doit, sous peine de déchéance de sa charge, divulguer par écrit la nature de cet intérêt au directeur général et au conseil des commissaires, s abstenir de participer au débat et de voter ou de tenter d influencer le vote sur cette question. Il doit en outre se retirer de la séance pour la durée des délibérations et du vote relatifs à cette question. 6.4 La dénonciation requise au point 6.3 se fait lors de la première séance du conseil des commissaires suivant le moment où le commissaire acquiert un tel intérêt ou avant le début des délibérations sur cette question. 6.5 Le point 6.3 s applique de même lors d une séance de tout comité dont le commissaire fait partie au sein de la commission scolaire. 6.6 Les points 6.3, 6.4 et 6.5 ne s appliquent pas dans le cas où l intérêt du commissaire consiste dans des rémunérations, des allocations, des remboursements de dépenses, des avantages sociaux ou d autres conditions de travail attachées à ses fonctions au sein de la commission scolaire.

6 Service du secrétariat général et des communications page 6 de 8 07) LES MÉCANISMES D APPLICATION 7.1 Nomination de la personne responsable de l éthique et de la déontologie Le conseil des commissaires nomme, par résolution, une personne responsable de l éthique et de la déontologie dont le mandat est de déterminer s il y a eu contravention au code d éthique et de déontologie et d imposer une sanction le cas échéant. La personne responsable de l éthique et de la déontologie ne peut pas être membre du conseil des commissaires, ni employé de la commission scolaire. Le mandat de la personne responsable de l éthique et de la déontologie est d une durée de trois ans et il peut être renouvelé. Le mandat de la personne responsable de l éthique et de la déontologie peut être révoqué par le conseil des commissaires pour un motif sérieux et grave. Le conseil des commissaires fixe la rémunération attribuée à cette personne. Cette personne doit détenir un diplôme universitaire et cumuler au moins huit ans d expérience et avoir développé des compétences en matière d éthique et de déontologie. 7.2 Substitut Le conseil des commissaires nomme, par résolution, un substitut à la personne responsable de l éthique et de la déontologie dont le mandat est également de trois ans. Le conseil des commissaires fixe la rémunération du substitut. Ce dernier doit également détenir un diplôme universitaire et cumuler au moins huit ans d expérience et avoir développé des compétences en matière d éthique et de déontologie. Le substitut ne peut pas être membre du conseil des commissaires, ni employé de la commission scolaire. Le substitut remplace la personne responsable de l éthique et de la déontologie en cas d absence ou d empêchement de celle-ci. Son mandat peut être renouvelé ou révoqué pour un motif jugé sérieux et grave. 7.3 Sanctions La personne responsable de l éthique et de la déontologie peut décider de porter un blâme, une réprimande, une suspension ou toute autre sanction qu elle trouve appropriée à l égard du membre du conseil des commissaires ayant dérogé au présent code d éthique et de déontologie ou à une autre loi. Elle peut également décider du mode de publication et de la diffusion de la sanction en tenant compte toutefois des modalités prévues à l article 7.6 du présent règlement.

7 Service du secrétariat général et des communications page 7 de Autres mesures Selon la nature de la plainte, sur recommandation ou non de la personne responsable de l éthique et de la déontologie, d autres mesures peuvent être prises par le conseil des commissaires : entamer les démarches pour la destitution ou la révocation du commissaire visé par la plainte; intenter une action en déclaration d inéligibilité ou d inhabilité pour les conflits d intérêts (Loi sur l instruction publique, art , Code de procédure civile, art. 838 à 843), une requête quo warranto pour malversation, abus de confiance ou autre inconduite (Loi sur les élections et référendums dans les municipalités, art. 306 à 312), une enquête en disqualification, etc. Enfin, le commissaire qui reçoit un avantage comme suite à un manquement à une norme d éthique et de déontologie prévue par le présent règlement est redevable envers l État de la valeur de l avantage reçu. 7.5 Dépôt d une plainte Toute plainte au regard du présent règlement doit être déposée sous pli confidentiel au Service du secrétariat général et des communications de la commission scolaire qui verra à la référer à la personne responsable de l éthique et de la déontologie chargée de déterminer s il y a eu contravention au code d éthique et de déontologie et d imposer une sanction, s il y a lieu. Cette plainte est faite par écrit et elle provient de toute personne ayant connaissance d un manquement au présent code d éthique et de déontologie des commissaires. La personne responsable de l éthique et de la déontologie devra informer le conseil des commissaires qu elle est saisie d une plainte et du début de son enquête. 7.6 Le rapport annuel de la commission scolaire La commission scolaire doit, dans son rapport annuel, faire état du nombre de cas traités et de leur suivi, des manquements constatés au cours de l année, des décisions et des sanctions imposées par l autorité compétente ainsi que du nom des commissaires déchus de leur charge par un tribunal au cours de l année. 7.7 La protection et la conservation des documents Tous les documents reçus ou produits par la personne responsable de l éthique et de la déontologie relativement à une plainte donnée sont déposés et conservés dans une armoire ou un classeur verrouillé et accessible uniquement par le personnel désigné au Service du secrétariat général et des communications. Au terme de la démarche d analyse, la personne responsable de l éthique et de la

8 Service du secrétariat général et des communications page 8 de 8 déontologie doit remettre, sous enveloppe scellée, les documents reçus lors des séances de délibération de même que les notes personnelles permettant d identifier le commissaire visé. Tous les documents relatifs à une plainte donnée sont détruits à la fin de la cinquième année civile de fermeture du dossier à moins que des procédures judiciaires soient en cours. 08) DISPOSITION FINALE La Direction générale de la commission scolaire est responsable de l application du présent règlement. 09) ACCESSIBILITÉ AU CODE Le code d éthique et de déontologie des commissaires peut être consulté au bureau du secrétaire général ou sur le site Web de la commission scolaire. 10) ENTRÉE EN VIGUEUR Le présent code abroge et remplace le «code d éthique et de déontologie des commissaires et des gestionnaires» adopté le 10 mai 1998 et entre en vigueur le jour de la publication de l avis public de son adoption.