Manuel d utilisation de votre plateforme

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1 Manuel d utilisation de votre plateforme

2 Sommaire 1. Me connecter à attestationlegale,fr 2. Les principes de fonctionnement de la plateforme 3. Mettre à jour mes documents administratifs 4. Diffuser mes documents administratifs à mes clients 5. Demander les documents administratifs à des fournisseurs 6. Gestion de mes fournisseurs au sein du module Opérations 7. Besoin d aide?

3 Me connecter à attestationlegale.fr

4 Connectez-vous sur attestationlegale.fr Etape 1 : Personnalisez votre mot de passe avant votre première connexion, grâce au lien présent dans l «Activation de votre compte» que vous avez reçu. Etape 2 : connectez-vous sur et entrez votre puis votre mot de passe et connectez vous. NB: si vous perdez votre mot de passe, demander un lien pour en définir un nouveau. Pour garantir la signature électronique nous n avons pas accès aux mots de passe.

5 Les principes de fonctionnement de la plateforme

6 Votre page d accueil FACILITER LA MISE À JOUR DE VOS DOCUMENTS Vos documents manquants ou en fin de validité apparaissent en priorité pour attirer votre attention. Vos documents en attente de signature. Vos documents en cours de vérification par Attestation Légale. A chaque connexion, vous êtes automatiquement dirigés sur cette page. Vous visualisez directement vos documents manquants, en fin de validité ou en attente de signature.

7 Pictogrammes : consignes et actions FACILITER LA MISE À JOUR DE VOS DOCUMENTS Consignes Document à déposer en ligne ou à poster. Document à signer en ligne. Actions Déposer, Mettre à jour ou Signer un document. Contacter le Service Clients (cliquer). En passant votre souris au dessus des pictogrammes la consigne vous est rappelée.

8 Cycle de vie des documents 4 ETATS Manquant ou en attente de signature. En cours de vérification par Attestation Légale. Valide (disponible en ligne). En fin de validité (disponible en ligne). Le circuit de validité de vos documents débute à l état manquant puis suivent les différents stades jusqu à leur fin de validité, il faudra ensuite remettre le document à jour. Enfin, le document est archivé.

9 Naviguer facilement dans votre espace 6 RUBRIQUES Gestion de vos documents : déposer, mettre à jour, signer en ligne, télécharger vos documents. Consulter vos archives. Inviter un client à consulter vos documents administratifs. Voir qui a accès à vos documents. Inviter un fournisseur ou un sous-traitant à vous communiquer ses documents. Récupérer les documents d un fournisseur ou sous-traitant. Obtenir des informations sur une opération. Inviter un sous-traitant sur une opération. Documents de formation : Manuel d utilisation, Foire Aux Questions, Modèles. Entre nous Poser une question au service clients, proposer un idée ou un témoignage, faire une réclamation à la direction.

10 Mettre à jour mes documents administratifs

11 Rubrique «Documents» La rubrique vous permettant de gérer votre dossier administratif unique en ligne Gestion de vos documents : déposer, mettre à jour, signer en ligne, télécharger vos documents. Consulter vos archives.

12 Gérer vos documents personnels 3 ONGLETS A traiter : correspond à votre page d accueil. Mes Dossiers en ligne : vous donne accès à : Dossier Entreprise (légal + complémentaire) Dossier Opérations Fiche d identité. Archives : vous permet d accéder à vos documents archivés. CONTENU DE MES DOSSIERS EN LIGNE Dossier Légal : 3 documents «droit du travail + 2 assurances». Dossier Complémentaire : autres documents que vous souhaitez mettre à disposition de vos clients (RIB, ). Dossier Opérations : documents nécessaires sur une opération spécifique.

13 Déposer un document manquant en 4 clics Cliquez sur Déposer. 4 ETAPES Cliquez sur Parcourir pour rechercher votre document depuis un emplacement défini sur votre ordinateur. Cliquez sur Ajouter pour valider la sélection. Cliquez sur Envoyer.

14 Mettre à jour la liste des salariés étrangers 3 ETAPES Cliquez sur Mettre à jour. 2 possibilités : Ajouter les salariés un par un dans l onglet «Ajouter un salarié» Télécharger un fichier depuis l onglet «Joindre un fichier» Cliquez sur Enregistrer.

15 Signer une attestation en ligne en 3 clics 4 ETAPES Cliquez sur Signer. Entrez votre mot de passe. Lisez votre attestation. Cliquez sur Signer. Le document est disponible en ligne.

16 Ajouter un document complémentaire 3 ETAPES Cliquez sur Ajouter un document complémentaire. Sélectionnez le document complémentaire souhaité. Cliquez sur Ajouter.

17 Imprimer un Quitus 1 ETAPE Cliquez sur Imprimer le quitus. Visualisez le document dans votre lecteur pdf et imprimez-le.

18 Rubrique «Clients» Grâce à cette rubrique, connectez gratuitement vos clients à votre dossier en ligne Inviter un client / Ajouter un client. Voir qui a accès à vos documents.

19 Se connecter avec ses clients Gestion de ses clients 3 ONGLETS DE GESTION Mes clients : correspond à la liste de vos clients inscrits qui ont accès à vos documents. Inviter un client : vous permet d inviter des clients à venir récupérer vos documents. Candidature Marchés Publics : vous permet d envoyer un code d invitation lors de votre candidature de marchés publics. Depuis l onglet «Mes clients» vous pouvez voir l entreprise ajoutée, dès la création de son compte gratuit, et gérer les clients qui ont accès à vos documents.

20 Se connecter avec ses clients Inviter ses clients CAS 1 : MON CLIENT A DÉJÀ UN COMPTE Cliquez sur Invitation Client. Recherchez votre client à l aide de la case SIRET ou avec son adresse . Cliquez sur Inviter.

21 Se connecter avec ses clients Inviter ses clients CAS 2 : MON CLIENT N A PAS DE COMPTE Cliquez sur Invitation Client. Recherchez votre client à l aide de la case SIRET ou avec son adresse . Cliquez sur formulaire. Remplissez les champs obligatoires. Cliquez sur Envoyer. L entreprise apparaîtra dans votre liste lorsqu elle aura créé son «compte gratuit» sur la plateforme.

22 Se connecter avec ses clients Inviter ses clients Marchés Publics LE CODE INVITATION Cliquez sur Candidature Marchés Publics. Remplissez les champs relatifs à l appel d offres. Cliquez pour imprimer le code invitation à envoyer avec votre candidature. Une fois le code reçu par votre client, il pourra s inscrire et se connecter gratuitement avec ce code invitation, il téléchargera gratuitement et en illimité votre dossier en ligne. Ce client apparaîtra dans votre liste dès son «compte gratuit» créé sur la plateforme.

23 Rubrique «Fournisseurs» Via cette rubrique, connectez-vous à vos fournisseurs, sécurisez votre entreprise et vos obligations de vigilance Inviter / Ajouter un fournisseur ou un sous-traitant. Récupérer les documents d un fournisseur ou sous-traitant

24 Fournisseurs : l inviter et consulter son dossier 3 ONGLETS DE GESTION Mes fournisseurs : correspond à la liste de vos fournisseurs inscrits et dont vous pouvez consulter les documents. Invitation Fournisseur : vous permet d inviter vos fournisseurs à venir déposer leurs documents sur la plateforme. Tableau de bord : vous permet d avoir une vue d ensemble sur l état des dossiers de vos fournisseurs. Depuis l onglet «Mes fournisseurs» vous pouvez gérer votre portefeuille de sous-traitants à l aide du filtre et de la recherche.

25 Inviter un fournisseur : 3 étapes 3 ETAPES Cliquez sur Invitation Fournisseur. Recherchez / Invitez votre Fournisseur à l aide de son «SIRET ou Nom». Suivez l avancement de l inscription des fournisseurs invités. Attention l inscription est payante pour les fournisseurs afin qu ils puissent déposer leurs documents en ligne. Pour inviter un fournisseur, 2 cas possibles : Le fournisseur est déjà inscrit, vous l ajoutez à votre liste de fournisseurs et accédez immédiatement à son dossier administratif. Le fournisseur n est pas inscrit, vous l invitez, il reçoit un pour s inscrire, notre Service Clients le contacte pour lui expliquer nos services.

26 Ajouter un fournisseur CAS 1 : MON FOURNISSEUR A DÉJÀ UN COMPTE Renseigner le SIRET ou le nom du Fournisseur dont vous souhaitez avoir accès au dossier administratif. La plateforme liste les entreprises dont le dossier est déjà en ligne. L entreprise recherchée est présente dans la liste, Cliquez sur Ajouter. Cliquez sur Ajouter. Vous accédez instantanément au dossier administratif de l entreprise depuis l onglet «Mes fournisseurs». Si le Fournisseur recherché n est pas présent dans la liste présentée, invitez-le.

27 Inviter un fournisseur CAS 2 : MON FOURNISSEUR N A PAS DE COMPTE Renseigner le SIRET ou le nom du Fournisseur dont vous souhaitez avoir accès au dossier administratif. Cliquez sur formulaire. Remplissez les champs obligatoires. Modifiez si vous le souhaitez le message envoyé à votre fournisseur. Cliquez sur Envoyer. Attention l inscription est payante pour les fournisseurs afin qu ils puissent déposer leurs documents en ligne.

28 De l invitation fournisseur à son dossier en ligne : quelles étapes? INVITATION FOURNISSEUR Attestation Légale contacte plusieurs fois votre Fournisseur pour qu il adhère en ayant bien compris : Les bénéfices de la plateforme Nos services Votre démarche. INSCRIPTION FOURNISSEUR EN LIGNE Attestation Légale envoie le Bon de Souscription au Fournisseur et le relance si nécessaire pour obtenir ses documents. * Les pièces nécessaires à l activation du compte sont : le bon de souscription signé, la carte d identité du représentant légal, le règlement de l abonnement. ACTIVATION DU COMPTE* Vous accédez aux documents Fournisseur Attestation Légale continue de relancer votre Fournisseur jusqu à ce que son dossier en ligne soit à jour.

29 Consulter le dossier d un fournisseur 3 ETAPES Cliquez sur la rubrique Fournisseurs. Saisissez le Nom ou SIRET de l entreprise qui vous a donné accès à son dossier administratif. S il n y a pas de résultats pour votre recherche, il faut inviter votre Fournisseur (cf. Inviter un Fournisseur). Cliquez sur Dossier Fournisseur. Si un document est manquant et que vous souhaitez déclencher une relance spécifique auprès du Service Clients, cliquez sur l icone présente à côté du document concerné.

30 Un dossier administratif maintenu à jour comment procède Attestation Légale? Au-delà de l intérêt propre du Fournisseur à maintenir à jour son dossier pour tous ses clients, Attestation Légale accompagne vos Fournisseurs grâce aux : Mandats Attestation Légale met à jour les documents du Fournisseur pour lesquels il nous a donné un mandat (compris dans son abonnement). Alertes mails permettant d anticiper l échéance des documents Le Fournisseur reçoit un l informant qu un de ses documents arrive bientôt à expiration (à J-30 / J-15 / J-5 / J / J+ 5 ) Relances téléphoniques Attestation Légale lui rappelle de vive voix l importance de mettre à jour son dossier administratif en ligne et l accompagne en lui indiquant comment procéder pour récupérer rapidement les documents manquants.

31 Il me manque un document fournisseur malgré les relances d Attestation Légale Comment signaler à Attestation Légale l urgence d une relance et son contexte? Grâce à l icone vous pouvez «Contacter le Service clients» Une relance efficace est une relance pour laquelle Attestation Légale est informé du contexte, notamment : Le nom de l opération concernée Exemple : «chantier de la Tour Fly» / «l opération Collège d Aquitaine» Le contexte de la relance Exemple : «la signature du contrat est bloquée» / «le règlement de xxx k est décalé» le degré d urgence Exemple : «le contrat doit être signé avant le 4 mai» / «règlement du mois d avril» Chaque demande fait l objet d un retour personnalisé de la part du Service Clients à la personne ayant initié la relance

32 Rubrique «Opérations» Retrouvez vos chantiers spécifiques dans cette rubrique, vous simplifier, accélérer et sécuriser l agrément des sous-traitants Obtenir des informations sur une opération. Inviter un sous-traitant sur une opération.

33 Accéder à une opération CHOISIR UNE OPERATION Cliquez sur le nom de l opération pour accéder aux informations. Depuis la liste de mes opérations choisissez l opération à laquelle vous souhaitez accéder.

34 Accéder à une opération 3 ZONES D INFORMATIONS Les informations et les documents de l opération. Organigramme de l opération : Les entreprises participant à l opération. Branche : Votre entreprise et vos sous-traitants invités sur cette opération. CONTENU DE MES OPÉRATIONS Bannette de l opération : Documents de l opération Documents du quitus Opération : Documents à fournir au Maître d Ouvrage Organigramme : permet de gérer la soustraitance en cascade Branche : Vos sous-traitants invités sur l opération Inviter une entreprise : pour inviter un de vos sous-traitants sur l opération

35 Inviter un fournisseur : 3 étapes 3 ETAPES Cliquez sur Invitation Fournisseur. Recherchez / Invitez votre Fournisseur à l aide de son «SIRET ou Nom». Suivez l avancement de l inscription des fournisseurs invités. Attention l inscription est payante pour les fournisseurs afin qu ils puissent déposer leurs documents en ligne. Pour inviter un fournisseur, 2 cas possibles : Le fournisseur est déjà inscrit, vous l ajoutez à votre liste de fournisseurs et accédez immédiatement à son dossier administratif. Le fournisseur n est pas inscrit, vous l invitez, il reçoit un pour s inscrire, notre Service Clients le contacte pour lui expliquer nos services.

36 Inviter un fournisseur sur une opération CAS 1 : MON FOURNISSEUR A DÉJÀ UN COMPTE Renseigner le SIRET ou le nom du Fournisseur dont vous souhaitez avoir accès au dossier administratif. Message complémentaire facultatif La plateforme liste les entreprises dont le dossier est déjà en ligne. L entreprise recherchée est présente dans la liste, Cliquez sur Ajouter. Cliquez sur Envoyer. Si le Fournisseur recherché n est pas présent dans la liste présentée, invitez-le.

37 Inviter un fournisseur sur une opération CAS 2 : MON FOURNISSEUR N A PAS DE COMPTE Renseigner le SIRET ou le nom du Fournisseur dont vous souhaitez avoir accès au dossier administratif. Cliquez sur formulaire. Remplissez les champs obligatoires. Modifiez si vous le souhaitez le message envoyé à votre fournisseur. Cliquez sur Envoyer. Attention l inscription est payante pour les fournisseurs afin qu ils puissent déposer leurs documents en ligne.

38 Rubrique «Aide & Support» Cette rubrique vous permet de retrouver tous les documents et informations dont vous avez besoin pour la meilleure utilisation de la plateforme attestationlegale.fr Principes de la plateforme et films de présentation Utilisation de la plateforme Kit invitation fournisseurs Kit invitation clients Kit module opération Trame d'import et modèles d'attestations Spécimens d Attestations Tutoriaux «Comment se procurer l attestation.»

39 Rubrique «Entre nous» Vous avez une question, une idée ou une réclamation? C est l endroit pour en parler «entre nous» Poser une question au service clients Proposer une idée ou publier son témoignage Faire une réclamation à la direction

40 Pour toute précision, n hésitez pas à contacter le service clients au Il vous accompagnera dans l utilisation de la plateforme.