POLITIQUE ET PROCÉDURES RELATIVES AUX SIGNALEMENTS DE FRAUDES ET D IRRÉGULARITÉS

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1 POLITIQUE ET PROCÉDURES RELATIVES AUX SIGNALEMENTS DE FRAUDES ET D IRRÉGULARITÉS ADOPTÉES PAR LE CONSEIL D ADMINISTRATION DU RÉSEAU DE TRANSPORT MÉTROPOLITAIN LE 29 MAI 2017 PAR VOIE DE RÉSOLUTION NO 17-CA(RTM)-47

2 TITRE DE LA POLITIQUE : Politique et procédures relatives au signalement de fraudes et d'irrégularités Date de l approbation initiale au conseil d administration : Entrée en vigueur : N o de résolution : 17-CA(RTM)- 47 Document de référence : Personnes assujetties : Sommaire exécutif : Responsable de l émission et de la mise à jour : Fréquence de révision : Loi sur le Réseau de transport métropolitain (L.R.Q., R25.01) Les employés et fournisseurs, ainsi que toutes autres personnes pouvant dans ses rapports directs ou indirects avec le Réseau de transport métropolitain, être témoins ou informées d une situation constituant une fraude ou une irrégularité ou pouvant constituer des suspicions de fraude ou d irrégularité. Le présent document établit les procédures en matière de signalements de fraudes ou d'irrégularités, le tout afin d assurer l engagement du Réseau de transport métropolitain quant au maintien des meilleures pratiques en matière d éthique. Directeur - Vérification interne Annuelle 2

3 TABLE DES MATIÈRES 1. OBJET PORTÉE PRINCIPES DIRECTEURS TRAITEMENT DES SIGNALEMENTS REPRÉSAILLES SANCTIONS OU RECOURS RÔLES ET RESPONSABILITÉS ENTRÉE EN VIGUEUR

4 1. OBJET En vue d accroître la culture de l éthique au sein de son organisation, ainsi que de préserver et renforcer le lien de confiance des citoyens dans l intégrité de son administration, le Réseau de transport métropolitain (le «Réseau») s assure de la mise en place d un mécanisme formel permettant le signalement de tout acte présumé de fraude ou d'irrégularité. Le mécanisme prend la forme d une ligne téléphonique dédiée gérée par une firme externe indépendante. Il s'agit donc d'un outil simple et facilement accessible pouvant être utilisé par toute personne ayant de bonnes raisons de penser qu un acte frauduleux ou une irrégularité a été commis ou est sur le point de l être. La présente politique ne restreint pas les droits et recours contractuels ou légaux déjà existants en matière de fraude ou d'irrégularité. De plus, la ligne n a pas pour objectif de suppléer aux activités de saine gestion ou aux mécanismes spécifiques de réception des plaintes déjà en place. Ces plaintes (ex. : harcèlement au travail ou retard des trains) doivent plutôt être transmises aux instances concernées (ex. : Service des ressources humaines ou Service à la clientèle). Le présent document vise à établir les procédures relatives aux signalements en matière de fraude et d'irrégularité et à préciser les rôles et responsabilités des différents intervenants. 2. PORTÉE Dans ses rapports directs ou indirects avec le Réseau, toute personne devrait être alerte et composer dans les meilleurs délais le numéro de téléphone de la ligne ( ) afin de signaler, de bonne foi, toute situation suivante constituant une fraude ou irrégularité ou pouvant constituer des suspicions de fraude ou d irrégularité : tout renseignement erroné, fraude ou omission contenu dans un état financier ou dans toute autre information financière du Réseau; toute erreur ou inconduite dans le processus de préparation, d examen, de révision ou d audit des états financiers du Réseau; toute faiblesse, lacune ou défaillance dans les contrôles comptables internes du Réseau ou le défaut de se conformer à ceux-ci; toute fausse représentation ou déclaration erronée portant sur une question figurant ou devant figurer dans les livres, les états financiers, les rapports financiers ou les rapports d audit; 4

5 toute dérogation dans la divulgation complète et exacte de la situation financière du Réseau, ses résultats d exploitation, d immobilisations ou ses flux de trésorerie; tout effort visant à induire en erreur, à tromper, à influencer frauduleusement un comptable ou un auditeur ou à faire pression sur celui-ci dans le cadre de la tenue, la préparation, l examen, la révision ou l audit de tout état financier ou livre du Réseau; toute autre erreur, lacune ou faiblesse dans les états financiers, les contrôles comptables internes, les procédures d audit, les livres ou les rapports financiers du Réseau; toute appropriation illicite de fonds; tout remboursement ou demande de dépenses frauduleuses, ainsi que toute autre demande de paiement ou paiement illicite ou irrégulier; tout vol, contrefaçon ou destruction non autorisée de biens appartenant ou exploités par le Réseau; toute falsification, dissimulation, altération ou destruction non autorisée de documents ou de données de toute nature; tout usage inapproprié ou illicite de données, de temps ou de biens exploités parle Réseau; toute dérogation à la Politique relative à la sécurité de l'information ou à toute directive en vigueur en matière d utilisation des technologies de l information; toute divulgation ou utilisation non autorisée d'informations confidentielles ou privilégiées; tout cas de conflit d intérêts, de tromperie, de corruption ou de collusion; toute demande ou acceptation d avantages indus de toute nature; tout abus de confiance, autre fraude ou infraction aux codes sur l éthique et la déontologie régissant les membres du conseil et les employés du Réseau (sauf les cas de harcèlement psychologique au travail). Toute personne ayant des questions quant à savoir si un acte constitue une fraude ou une irrégularité potentielle devant être signalée en vertu des présentes peut communiquer avec le secrétaire général du Réseau ou le directeur - Vérification interne. 5

6 3. PRINCIPES DIRECTEURS Les principes directeurs retenus par le Réseau en matière de signalement de fraude ou d irrégularité sont énoncés ci-dessous. Toutes les informations transmises via la ligne dédiée doivent être obtenues de façon légitime, avec honnêteté et intégrité. Tout signalement doit être fait de bonne foi, c'est-à-dire en estimant raisonnablement que les informations transmises sont vraies. La ligne ne vise pas à s immiscer dans les affaires intimes, personnelles ou privées, sauf en cas de violation d un code d éthique. Les signalements effectués de mauvaise foi, de façon frivole ou vexatoire ou pour lesquels les informations ont été obtenues de façon illégitime, ne seront donc pas considérés. Tous les utilisateurs de la ligne ont le droit à l anonymat et à la confidentialité. Aucunes représailles ne seront faites ni tolérées par le Réseau. Le traitement de l'information recueillie sera fait : - avec diligence et équité; - de façon objective et impartiale, sans égard à la fonction, au titre, au nombre d années de service ou à la relation avec le Réseau de toute partie susceptible d être impliquée; - en tout respect de la dignité, de la justice et de la protection de la vie privée. 4. TRAITEMENT DES SIGNALEMENTS Une firme externe fournit au Réseau des services consistant à recevoir les signalements, puis à administrer un système de compilation et de transmission des informations reçues au Réseau. De plus, la firme prépare un rapport trimestriel comprenant le nombre et la nature de tous les signalements reçus et transmet celui-ci par courriel au président du comité de vérification. 6

7 Tout d'abord, la réception des signalements par la firme et la transmission au Réseau se déroulent selon les grandes étapes suivantes : Un questionnaire standard a été élaboré par le Réseau et la firme afin de recueillir tous les signalements. Les réponses aux questions et autres informations données par l'appelant sont compilées par des représentants de la firme dans un rapport d événement. La firme garantit la confidentialité du rapport d événement et l anonymat de l'appelant, sauf en cas de renonciation par ce dernier ou si elle est contrainte par un ordre du tribunal. Sans délai, le rapport d événement sera transmis aux Responsables Réseau1. Par la suite, chaque rapport d événement fait l objet d une prise en charge par les Responsables Réseau dans les trois jours ouvrables suivant sa réception. Ces derniers procèdent d abord à un examen préliminaire visant à préciser la nature du signalement, ainsi qu'à analyser la pertinence et la force probante des informations signalées. Au terme de cet examen ainsi qu à tout autre moment ultérieur, les Responsables Réseau peuvent décider : 1 Au sens de la présente politique, les Responsables Réseau sont : - le secrétaire général et le président du comité de vérification, dans l'éventualité où le cas signalé implique un membre de la Direction Vérification interne; - le directeur - Vérification interne et le directeur-général, dans l'éventualité où le cas signalé implique un membre de la Direction du secrétariat général, affaires corporatives et juridiques autre que le secrétaire général et directeur exécutif, affaires corporatives et juridiques; - le président du comité de vérification et le directeur - Vérification interne, dans l'éventualité où le cas signalé implique un membre du comité de direction; - le secrétaire général et le directeur - Vérification interne, pour tout autre cas signalé. Il est entendu que chaque Responsable Réseau peut se désigner un substitut aux fins de l'accomplissement des responsabilités qui lui sont dévolues par les présentes. 7

8 d'acheminer à qui de droit les signalements jugés significatifs mais non visés par la présente politique; avec motifs justifiés, de ne pas donner suite à un signalement; ou qu'une enquête s'avère nécessaire. Lorsqu une enquête s avère nécessaire, les Responsables Réseau décident s ils l effectuent euxmêmes ou s ils sollicitent l accompagnement de tiers. Dans tous les cas, les enquêtes ont lieu le plus rapidement possible, selon la nature et la complexité du signalement et des questions qui y sont soulevées. Toutes les personnes qui participent à une enquête ou ont été informées d une telle opération, de quelque façon que ce soit, doivent traiter confidentiellement les informations dont elles ont pu prendre connaissance, sauf en vue d imposer une mesure disciplinaire ou administrative ou devant toute instance judiciaire, quasi judiciaire ou administrative. Les administrateurs et employés du Réseau doivent pleinement collaborer aux enquêtes. En aucun temps, la procédure prévue par la présente politique n empêche le dépôt d'une plainte en matière criminelle aux services policiers. La procédure alors nécessaire dans le cadre d une enquête judiciaire aura préséance sur ce qui est prévu aux présentes. En tout temps, les Responsables Réseau peuvent retenir les services de conseillers externes (juristes, comptables ou autres) qui seront en mesure de les aider dans l'accomplissement des tâches qui leur sont dévolues par les présentes. 5. REPRÉSAILLES Il est interdit au Réseau ou à l un de ses employés d effectuer des représailles à l encontre d une personne ayant, de bonne foi, souhaité utiliser la ligne, utilisé la ligne ou participé à une enquête régie par les présentes. Au sens de la présente politique, le terme «représailles» signifie toute mesure inappropriée ou menace de mesure inappropriée prise ou faite relativement à un signalement effectué de bonne foi, incluant, sans s y limiter, le harcèlement, l intimidation, la discrimination, le congédiement ainsi que les actes de vengeance directs ou indirects. 8

9 Toute personne se croyant victime de représailles peut communiquer avec le secrétaire général, le directeur - Vérification interne ou le directeur des ressources humaines. 6. SANCTIONS OU RECOURS Sur la base des résultats de l'enquête, les Responsables Réseau s adressent, lorsque requis, aux autorités concernées pour déterminer les mesures disciplinaires, administratives ou légales devant être prises envers l employé ayant commis une fraude ou une irrégularité visée par la présente politique. Ces mesures peuvent figurer parmi la liste non exhaustive suivante : l'obligation de rembourser la totalité des dommages directs ou indirects; l'inscription de poursuites devant les tribunaux; ou l'imposition de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au congédiement. Tel que susmentionné, les signalements faits de mauvaise foi ne sont pas tolérés. Par conséquent, l auteur d un tel signalement s expose aussi à des mesures disciplinaires, administratives ou légales de la part du Réseau. Enfin, tout employé qui fait des représailles peut encourir des sanctions disciplinaires, administratives ou légales. 7. RÔLES ET RESPONSABILITÉS En plus des rôles et responsabilités précisés ailleurs dans la présente politique, les rôles et responsabilités suivants sont partagés. Secrétaire général et le directeur - Vérification interne Le secrétaire général et le directeur - Vérification interne du Réseau s assurent du fonctionnement de la ligne de signalement et du respect de la présente politique. De plus, ils rendent compte au comité de vérification par écrit, à chaque trimestre, du nombre, de la nature et du statut des signalements reçus. Pour chacun des signalements menant à une enquête, ils indiquent les résultats et, s il y a lieu, les correctifs ou mesures mis en place ou devant être mis en place. Également, ils doivent, à toute époque de l année, déposer au comité de vérification toute information dont ils ont connaissance et dont l urgence ou l importance le justifie. Finalement, ils ont la responsabilité de réviser annuellement la présente politique. 9

10 Direction Communication et affaires publiques La direction Communication et affaires publiques et les gestionnaires du Réseau sont responsables d'appuyer le secrétaire général et le directeur - Vérification interne dans les communications devant être régulièrement faites relativement à l'existence et l'importance de la ligne de signalement. Employés Les employés doivent : agir avec honnêteté, intégrité et diligence dans l utilisation ou la gestion des biens, fonds ou autres ressources du Réseau (ex. : les paiements, les négociations et la confirmation des services rendus) ainsi que dans tout processus lié à l information financière du Réseau; être alertes aux possibilités qu un événement, un comportement ou une transaction inhabituelle puisse indiquer une fraude ou une irrégularité visée par les présentes; signaler immédiatement, conformément à la présente politique, toute situation visée par l article 2 et ne pas chercher à enquêter sur telle situation; coopérer pleinement avec les personnes qui conduisent, dans le cadre de la présente politique, des vérifications ou enquêtes. Responsables Réseau Les Responsables Réseau doivent s assurer que le président du comité de vérification soit informé dans les meilleurs délais de toute allégation de fraude faite via la ligne de signalement. 8. ENTRÉE EN VIGUEUR La présente politique entre en vigueur le 1er juin