UNIVERSITÉ D OTTAWA Congrès et réservations

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1 UNIVERSITÉ D OTTAWA Congrès et réservations Guide d utilisation du Système de gestion Virtuel EMS 2013

2 Table des matières 1. Introduction 2. Description des choix de salles 3. Agencements et plans de salles 4. Pour faire une recherche par événements 5. Pour faire une recherche par installations 6. Pour faire une recherche par aires libres 7. Conclusion 2

3 1. Introduction Le présent guide montre comment vérifier la disponibilité d une salle, sa capacité maximale et le type d aménagement au moyen de l application Virtual EMS, pour toutes les salles du campus qui y sont répertoriées, avant de faire une réservation officielle. Vous y apprendrez à faire des recherches : o o o par événements; par installations; par aires libres. Les types de salles et d agencements offerts sont décrits ci-dessous, ce qui devrait vous aider à faire un choix éclairé en fonction de vos besoins. 2. Description des choix de salles L Université d Ottawa dispose de locaux propices à la tenue d événements, quels qu ils soient. Notre superbe campus offre des salles de classe, des amphithéâtres, des auditoriums, des salles de conférence et des salles polyvalentes, de même que de grands halls d entrée et des espaces ouverts à l intérieur comme en plein air. a. Salles de classe : Salles où les tables et les chaises (amovibles ou non) sont disposées à la façon d une salle de classe. La plupart de ces salles sont dotées de matériel multimédia avec le logiciel MS PowerPoint et de matériel audiovisuel, comme des haut-parleurs. Elles se prêtent bien aux exposés et autres présentations. b. Amphithéâtres et auditoriums : Salles de plus grande taille, où les sièges non amovibles sont disposés sur un plancher incliné pour que tous les membres de l auditoire puissent mieux voir ce qui se passe sur le podium. Ces locaux sont dotés de matériel multimédia et se prêtent aux exposés et autres présentations. 3

4 c. Salles de conférence: Salles aménagées avec une grande table entourée de chaises et dotées de matériel multimédia. Elles se prêtent aux réunions et discussions. d. Salles polyvalentes : Salles dont tout le mobilier peut être aisément déplacé, voire entièrement enlevé, et qui se prêtent de ce fait à de nombreux types d événements ou d usages. Elles peuvent être agencées selon vos besoins (façon salle de classe ou théâtre, ou encore avec des tables rondes, par exemple). e. Foyers et espaces ouverts : Halls d entrée de divers édifices ou espaces extérieurs qu il est possible de louer pour des réceptions, des barbecues et toute une série d autres événements. La plupart de ces endroits n ont guère de mobilier fixe et peuvent être agencés selon vos besoins. 3. Agencements et plans de salles Les salles équipées de mobilier amovible se laissent agencer de différentes façons. Prenez note que selon le type d aménagement que vous souhaitez avoir, que cela a un impact sur la capacité maximale de la salle que vous allez choisir. i. Façon théâtre : Plusieurs rangées de chaises sont installées face à l endroit où se tiendra le conférencier. Cette solution est recommandée lorsqu il n est pas nécessaire pour les participants de prendre des notes. ii. Façon salle de classe : Les chaises en rangées sont espacées par paires ou autrement et sont assorties de tables. Cette solution est préférable lorsque les participants ont besoin d un espace de travail, notamment pour prendre des notes. iii. En fer à cheval: Les tables et les chaises sont disposées en forme de fer à cheval. Cette solution est préconisée lorsqu un exposé doit être suivi d une discussion de groupe. 4

5 iv. Façon salle de conférence: Les chaises sont disposées autour d une grande table ou d un regroupement de tables. Cette solution est la meilleure lorsque la discussion de groupe est le principal objet de la rencontre. v. En forme de rectangle creux : Similaire à l agencement façon salle de conférence, celuici utilise des tables plus petites, disposées de manière à laisser un espace vide au centre. Cette solution est recommandée pour les réunions et les groupes de discussion rassemblant un plus grand nombre de personnes. vi. Tables rondes : Répartition dans la salle d une série de tables rondes pouvant accueillir six à dix personnes. Cette solution est idéale pour les banquets et autres rencontres faisant appel à des services de traiteur. Une adaptation possible, préconisée lorsqu il doit y avoir des discours ou d autres exposés : la disposition des chaises en demi-cercle, toutes les personnes attablées faisant face à la personne qui parle. 5

6 vii. Façon réception ou réunion apéritif : Quelques tables bistrot (plus hautes que des tables ordinaires) sont disposées çà et là dans la salle. Cette solution se prête particulièrement bien aux événements mondains dont le principal but est de favoriser le réseautage et les échanges. Ce sont là les agencements les plus courants que nous vous proposons. Nous sommes toutefois en mesure de satisfaire bien d autres demandes, donc n hésitez pas à discuter de vos besoins particuliers avec votre agente ou agent de coordination. 4. Pour faire une recherche par événements Placez votre curseur sur Parcourez et sélectionnez Parcourez les événements. Apparaît alors un calendrier dans lequel s affichent les événements déjà prévus à l horaire. Vous pouvez choisir parmi les options d affichage suivantes : liste quotidienne; liste hebdomadaire; liste mensuelle; calendrier hebdomadaire; calendrier mensuel; jour ou semaine ou mois courant. 6

7 Vous pouvez cibler votre recherche en filtrant les résultats par : - date; - installations le nom de l édifice (Arts, Lamoureux, etc.) ou lieu; - salle (DMS 3105, TBT 112, etc.); - type d événement (banquet, conférence, réunion, etc.); - nom d événement. 7

8 5. Pour faire une recherche par installations Placez votre curseur sur Parcourez et sélectionnez Parcourez les installations. La liste des salles s affichera par type d agencement ou par numéro de salle, selon votre choix; vous ne verrez pas leur disponibilité. Seront indiqués, pour chaque salle, les types d agencements possibles ainsi que les capacités minimale et maximale selon le type d agencement. Par exemple : La salle 140 du 90 Univ., selon l agencement standard, a une capacité maximale de 200 personnes. Aménagée pour un banquet, elle accueillera un maximum de 92 personnes. Ces renseignements sont fournis pour toutes les salles répertoriées dans Virtual EMS. Vous pouvez cibler votre recherche en filtrant les résultats par : - installations le nom de l édifice (Arts, Lamoureux, etc.) ou lieu; - type de salle (aire ouverte, classe, salle de conférence, etc.); - type d agencement (forme de U, réception, ameublement fixe, etc.). 8

9 6. Pour faire une recherche par aires libres Placez votre curseur sur Parcourez et sélectionnez Parcourez les aires libres. Apparaîtront la liste des salles par édifice, la capacité maximale de chaque salle et une grille horaire des disponibilités pour la journée sélectionnée. Vous pouvez cibler votre recherche en filtrant les résultats par : - date (à l aide du calendrier); - installations le nom de l édifice (Arts, Lamoureux, etc.) ou lieu; - type de salle (aire ouverte, classe, salle de conférence, etc.). 9

10 7. Conclusion Nous espérons que cet outil vous aidera à trouver une salle qui convient à vos besoins. N oubliez pas qu après avoir arrêté votre choix de salle, vous devrez remplir et soumettre une demande de réservation en bonne et due forme. 10

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