TD Bases de données - ACCESS

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1 TD Bases de données - ACCESS Sujet : Formulaires et états sous Access (TD 4) L objectif de cette séance est de montrer l utilisation des formulaires sous Access. 1 Base de données Nous utilisons dans cette séance la base de données Salarie. Téléchargez la base salarie.mdb stockée à l adresse suivante : Lancez ACCESS et ouvrez la base de données salarie.mdb que vous venez de télécharger. 2 Les formulaires Un formulaire est une grille de présentation, de saisie et de modification des données d une base sans avoir à manipuler les tables directement. Un formulaire est obtenu à partir d une table ou d une requête. Sous Access, il existe deux façons pour créer un formulaire : (1) à l aide de l assistant ou (2) manuellement. 2.1 Créer un formulaire à l aide de l assistant L assistant permet de guider l utilisateur pendant toute la phase de création du formulaire. Pour créer un formulaire à l aide de l assistant, suivez les étapes suivantes : 1. Cliquez sur le bouton Formulaires ; 2. Choisir l option Créer un formulaire à l aide de l assistant ; 3. Dans la liste des Tables/Requêtes choisissez la table Personnel ; 4. Dans la liste des champs disponibles, faîtes déplacer les champs vers la zone Champs sélectionnés à l aide des boutons ou ; 5. Cliquez sur le bouton suivant, choisissez le format d affichage de votre formulaire à colonne simple ; Licence IDEA 1ère année Université Lumière (Lyon 2) c 2013 Responsable du cours : Julien Velcin

2 6. Cliquez sur le bouton suivant et choisissez le style d affichage de votre formulaire, sélectionnez l option Expédition ; 7. Cliquez sur suivant et nommez le formulaire F liste personnel, appuyez sur le bouton Terminer. Le résultat de cette manipulation est un formulaire d affichage qui contient tous les champs de la table sélectionnée.

3 Remarquez que Access a ajouté des boutons de navigation en bas du formulaire servant à la navigation dans la base de données. Cette barre est illustrée dans la figure ci-dessous. Attention : Le formulaire obtenu permet l insertion de nouveaux enregistrements dans la table Personnel. Pour cela, cliquez sur le bouton Ajouter un enregistrement et remplissez les champs du formulaire. La saisie directe d un enregistrement sans l utilisation du bouton Ajouter un enregistrement provoque la modification du contenu des champs de l enregistrement en cours. 2.2 Création d un formulaire pour le résultat d une requête 1. Créez une nouvelle requête qui permet d afficher la liste des employés qui résident dans une rue. Pour cela, insérez l expression *rue* dans le critère du champ adresse ; nommez la requête Rue. 2. Créez un formulaire, à l aide de l assistant, permettant de visualiser le contenu de la requête Rue. Nommez le formulaire F rue. Ajoutez en utilisant le formulaire l enregistrement suivant : déc-83 Marselin Pierre 98 rue des roses Montréal QC H3V 0L3 20-mars Vérifiez les données de la requête Rue et de la table Personnel. Remarques! 2.3 Création manuelle d un formulaire Pour créer un formulaire manuellement, Access met à votre disposition une boîte à outils comme sur la figure suivante :

4 Commencez par sélectionner l option Créer un formulaire en mode création afin d avoir la possibilité de le créer manuellement. La boîte à outils s affiche automatiquement ; si ce n est pas le cas, cliquez sur le bouton source de données.. La première opération à faire dans ce cas est d associer au formulaire une 1. Sélectionnez le formulaire (la zone grisée et non pas celle avec des rectangles!) et allez dans le menu Affichage/Propriétés ou cliquez sur le bouton dans la barre d outils. 2. Sélectionnez l onglet Toutes pour voir toutes les propriétés du formulaire. 3. Choisissez la table Personnel comme source de données. 4. Choisissez comme Légende du formulaire F Liste Personnel bis. Une fois la table sélectionnée, ses champs apparaissent et il suffit de glisser/déplacer les champs sur le formulaire pour l instancier. Reproduisez alors manuellement le formulaire automatique, obtenu précédemment, et enregistrez le sous le nom de F liste personnel bis.

5 Maintenant que vous vous êtes familiarisé avec les composants, reproduisez avec des boutons la barre de déplacement qu offre Access à la création d un formulaire. Utilisez pour cela le composant Boutons de commande de la boîte à outils. 5. Verrouillez le champs N employé afin qu il ne puisent pas être modifié par le formulaire. Pour cela, sélectionnez le champ, allez dans propriétés (cliquez sur le bouton ou Affichage > propriétés) puis l onglet Données. Mettez la valeur du champ Verrouillé à Oui. 6. Ajoutez au formulaire, à l aide des boutons de la boîte à outils, un bouton qui permet de fermer le formulaire. Remarques : On peut aussi créer un formulaire instantané à partir d une table ou d une requête. Pour cela, sélectionnez la table ou la requête et cliquez sur le bouton nouvel objet : formulaire automatique. 3 Les états Les formulaires permettent d afficher les données à l écran, de naviguer dans une base de données et de modifier ou d ajouter des données dans des tables. Une autre fonction importante est l édition des états. Un état permet de mettre en forme le contenu d une base de données pour des fins d impression. Nous allons illustrer l utilisation des états dans ce qui suit. 1. Créez un Etat à l aide de l assistant, reprendre les informations de la table Personnel. 2. Dans la fenêtre Etats, choisissez Créer un état à l aide de l assistant, glissez l ensemble des champs de la table Personnel dans la fenêtre Champs sélectionnés (bouton ).

6 3. Choisissez ensuite la disposition des données et le mode de présentation. 4. Choisissez un affichage Tabulaire et nommez votre Etat E Liste Personnel.

7 Vous obtenez alors un état contenant toutes les informations du personnel et prêt à l impression. La présentation de l état peut être modifiée en passant en mode création (position des contrôles, étiquettes, formules, etc.). 4 Exercices complémentaires 1. Créez un formulaire qui retourne les informations d une personne saisie au clavier. 2. Créez une requête permettant de calculer le salaire de chaque membre du personnel.

8 Sachant que le salaire de base de chaque employé est de 1000 euros, ce salaire est augmenté par le produit du nombre d année d expérience et de 10% du salaire de base. Nommez la requête P Salaire. Fonctions utiles : Pour calculer l arrondi d un réel, Access dispose de la fonction ENT(réel). Remarque : Access exprime la différence entre deux dates par le nombre de jours. 3. A partir de la requête P Salaire, créez un état éditant les fiches de paye des employés.