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1 SSGPI Satellite EST Avenue de la Couronne 145/A 1050 Bruxelles Tél A l attention des Chefs de corps, Comptables spéciaux et Responsables des Ressources Humaines des zones de police 5277 à 5302 Vottem, le 23 décembre 2016 Vos références Votre gestionnaire du dossier SAT EST SSGPI Nos références Communication SAT ssgpi.sat.est@police.belgium.eu Objet : THEMIS: Communication relative au cycle de traitement de décembre 2016 Madame, Monsieur, Le cycle de traitement de décembre 2016 a été clôturé le à 12h. Cela signifie que les droits pécuniaires qui seront payés aux membres du personnel le (arriérés) et le (traitement) sont entre-temps définitifs. En annexe à la présente, vous trouverez un résumé des points importants relatifs au cycle de traitement de décembre 2016 ainsi que les dates importantes pour le cycle de traitement de janvier A titre informatif : La nouvelle formule clé pour le calcul du précompte professionnel 2017 a été intégrée dans le module de simulation disponible sur le site internet du SSGPI. Les changements ont également été implémentés dans le moteur salarial. Ces nouvelles échelles de précompte professionnel sont applicables sur les traitements qui seront payés ce , à savoir le traitement de décembre 2016 des membres payés à terme échu et de janvier 2017 des membres payés anticipativement. Pour de plus amples informations sur les modifications en matière de précompte professionnel applicables à partir du , je vous renvoie à la note générale publiée ce sur notre site internet (référence SSGPI -RIO- 2016/1399). La circulaire ministérielle PLP 55 traitant des directives pour l'établissement du budget de police 2017 à l'usage des zones de police n a pas encore été publiée au Moniteur belge. Toutefois, elle est déjà disponible sur le site la Direction Sécurité et Prévention dans les nouveautés sous le titre «Le budget de police 2017 est disponible» ( Pouvoir locale et police Gestion policière Nouveau). La note annuelle du SSGPI portant sur les «allocations liées aux prestations contrôle sur base des indicateurs détermination de la norme pour 2017» a été publiée ce sur notre site internet. Pour rappel, cette norme reprend un certain nombre d indicateurs par rapport aux prestations variables signalées par mod9bis (GALop). Le contrôle effectué par le SSGPI se traduisant par la publication des feux oranges/rouges sur FINDOC. Le calendrier de production Themis 2017 devrait être publié dans les jours qui viennent sur notre site internet. Pour rappel, ce calendrier reprend, par mois, les dates d envoi du Modèle 9bis, de chargement du Modèle 9bis en Themis, des runs définitifs, de publication (au plus tard) des fichiers de paiement sur FINDO C et d exécution de ces fichiers de paiement. Pour rappel, durant la période des congés de fin d année, le Satellite EST fonctionnera en capacité minimale. Une permanence téléphonique sera néanmoins assurée afin de traiter vos demandes. Je vous inviterai dès lors à privilégier l envoi de vos demandes par courriel (ssgpi.sat.est@police.belgium.eu). Pour toute urgence, je vous rappelle qu il vous est possible de me contacter sur mon gsm (0498/ ). H:\Communication mensuelle SAT EST\2016\Communication SAT doc

2 2 Si vous avez des questions et/ou propositions (d amélioration) après lecture de la présente, vous êtes cordialement invité (e)s à prendre contact avec mon Satellite pour m en faire part. Au nom de l ensemble des collaborateurs du Satellite EST, je vous souhaite de passer d excellentes fêtes de fin d année et déjà une excellente année Vous souhaitant bonne réception de la présente, veuillez agréer, Madame, Monsieur, l assurance de ma parfaite considération. H:\Communication mensuelle SAT EST\2016\Communication SAT doc 2

3 3 ANNEXE 1 : Points d attention relatifs au cycle de traitement de décembre Dates importantes pour le cycle de traitement de janvier 2017 Les dates de clôture relatives au cycle de traitement de janvier 2017 sont les suivantes : CLOTURE TRAITEMENT - Themis : le à 12h ; - SCDF : le à 18h. Je vous invite à nous transmettre dans les plus brefs délais les modifications à devoir encoder, dans ce cycle de traitement, relativement aux droits pécuniaires de vos membres du personnel, et de préférence pour le lundi 16 janvier à 12h au plus tard. La date officieuse pour la clôture de ce cycle de traitement a été fixée pour le Satellite EST au mardi 17 janvier 17h afin de permettre un dernier contrôle avant la clôture. Les fichiers output reprenant les données relatives au run définitif seront publiés au plus tard le sur FINDOC. 2. Transmission MOD9BIS La date ultime pour la transmission du modèle 9bis relatif aux prestations de novembre/décembre 2016 est le Le , ces prestations signalées par modèle 9bis par les zones de police en BASE, LIGHT ou FULL seront chargées en Themis. Il s agit du chargement du modèle 9bis original. Il convient d utiliser l adresse mail suivante si vous souhaitez transmettre votre mod9bis par mail : ssgpi.mod9bis@police.belgium.eu. Il vous est également possible de transmettre vos fichiers rectificatifs qui viendront surécrire les données initialement reprises sur les fichiers originaux. Ces fichiers rectificatifs sont chargés tous les lundis et sont consultables en Themis le jour même ou le lendemain en fonction du nombre de fichiers reçus pour la police intégrée. Etant donné que le chargement du mod9bis rectificatif a lieu tous les lundis et que la clôture du cycle de 2017/01 intervient le , cela signifie que le dernier chargement du mod9bis rectificatif aura lieu le lundi Les dernières modifications en GALop doivent par conséquent être apportées pour le au plus tard afin de pouvoir être importées automatiquement en Themis avant la clôture. Si néanmoins, des adaptations ponctuelles et urgentes doivent être apportées juste avant la date de clôture et qui entraîneraient sinon la création d un montant négatif (tenant compte du fa it que les fichiers mod9bis rectificatifs ne sont chargés qu une fois par semaine), il vous est possible de prendre contact avec le Satellite EST afin que ces encodages manuels soient effectués par mes collaborateurs. 3. Pécule de vacances anticipatif et allocation de fin d année Recalculs effectués Suivi du dossier Comme expliqué dans la communication mensuelle du mois passé, dans le cycle de 11/2016, il y a eu un recalcul fautif sur le pécule de vacances en ce qui concerne le rejet de l allocation de développement des compétences (ADC) pour l année en cours qui s était traduit par la création de montants négatifs, montants pour lesquels les lettres d indus y relatives avaient été laissées en suspens dans l attente de vérifications complémentaires par la firme. Dans le cycle de traitement de 12/2016, ces dossiers ont été relancés et cela s est traduit, cette fois, par la création de montants positifs. Etant donné que les montants négatifs n avaient pas été réclamés aux membres du personnel, afin d éviter que les montants positifs leur soient versés, nous les avons directement activés sur les négatifs créés afin que ces sommes soient directement versées sur le compte de la zone de police pour apurer les indus. Si vous consultez le fichier TH.SBNN qui a été publié ce , vous remarquerez que ces indus n y figurent plus puisqu ils ont directement été remboursés sur le compte de la zone de police. A notre niveau, il restera à adresser un courrier explicatif aux membres du personnel concernés par cette problématique, courrier dans lequel l aspect fiscal sera notamment abordé (attestation fiscale relative à une année antérieure et fiche fiscale relative aux revenus de 2017 qui rependra un montant en arriérés). Ce courrier devrait leur être adressé dans le courant du 1 er trimestre H:\Communication mensuelle SAT EST\2016\Communication SAT doc 3

4 4. Formation fonctionnelle judiciaire janvier Sur base de nos informations, le , devrait débuter une formation fonctionnelle judiciaire (date de fin prévue le ). Pour cette raison, voici un rappel des principes généraux applicables lors du suivi de cette formation : - les membres du personnel qui suivent la formation fonctionnelle judiciaire ne peuvent pas percevoir l indemnité mensuelle pour frais réels d enquête ; - lors de la suspension du droit en raison du suivi de la formation, l indemnité mensuelle pour frais réels d enquête n est plus due à partir du 1er jour du mois qui suit la date à laquelle le membre du personnel débute effectivement sa formation (si cette date coïncide avec le 1er jour du mois, le droit est suspendu immédiatement) ; - si le membre du personnel, durant les jours où il n a pas formation, reprend du service dans son service d'origine, il pourra, le cas échéant, bénéficier de l'indemnité journalière pour frais réels d'enquête pour autant qu'il réponde aux conditions d'octroi (reprises à l'article XI.IV.5, 1 PJPOL) ; - le droit à l indemnité mensuelle pour frais réels d enquête pourra être rouvert à partir du 1er jour du mois qui suit la date à laquelle le membre du personnel répond à nouveau aux conditions d octroi (si cette date coïncide avec le 1er jour du mois, le droit est rouvert immédiatement) ; - pour la période avant le début et après la fin de la formation, il ne peut pas être octroyé d indemnité journalière puisque dans ce cas, c est la règle générale applicable à l indemnité mensuelle pour frais réels d enquête qui est d application. Je vous invite à communiquer au Satellite EST l identité des membres de votre personnel qui suivent cette formation et pour qui, le droit à l indemnité mensuelle pour frais réels d enquête doit être suspendu. Cette suspension doit être signalée à l aide du formulaire L Véhicule de service avantage en nature 2017 Suite à la publication au Moniteur belge du 5 décembre 2016, de l arrêté royal du 24 novembre 2016, la formule de calcul de l avantage en nature pour l utilisation d un véhicule de service à des fins personnelles a été adaptée. Les modifications portent sur: - le pourcentage de Co² qui s élève à : o 105 g/km (au lieu de 107 en 2016) pour les véhicules à essence, LPG et gaz naturel ; o 87 g/km (au lieu de 89 en 2016) pour les véhicules diesel. - l indexation de la cotisation de solidarité à charge de l employeur qui s élève à 1,2488 (au lieu de 1,2267 en 2016) : A ce jour, nous ne disposons pas encore pour l année 2017 des précisions relatives : au montant minimum par an de l avantage de toute nature ; au montant annuel de l exonération fiscale partielle de l avantage en nature. Une fois que les textes seront publiés sur ces 2 points, les dossiers des membres du personnel seront recalculés conformément aux nouveaux montants. Je ne manquerai pas de revenir sur ce point dans une prochaine communication mensuelle. 6. Dotations fédérales au profit des zones de police 6.1 Information générale Les arrêtés royaux relatifs aux dotations fédérales n ont pas encore été publiés au Moniteur belge. Toutefois, les montants de ces dotations sont déjà disponibles sur le site la Direction Sécurité et Prévention dans les nouveautés sous le titre «Dotations fédérales 2017» ( Pouvoir locale et police Gestion policière Nouveau). 6.2 Paiement de ces dotations Pour rappel, depuis le , les dotations ne sont plus payées par l entremise du SSGPI mais par les services de DGR/DRF (service gestion policière). Si vous avez des questions par rapport au paiement proprement dit, je vous invite à prendre directement contact avec leur service (personne de contact : Roel DOYEN). Quant aux questions d ordre général relatives aux dotations, elles sont à adresser à la Direction Générale Sécurité et Prévention ( H:\Communication mensuelle SAT EST\2016\Communication SAT doc 4

5 5 7. Engagement d un nouveau membre du personnel Entrée en service d un nouveau conseiller de police Demande de matricule Services compétents Lorsque vous engagez directement un nouveau membre du personnel ou qu un nouveau conseiller de police entre en fonction et uniquement dans l hypothèse où celui-ci ne dispose pas encore d un numéro de matricule, afin de lui garantir le paiement de ses droits pécuniaires, il convient d adresser une demande pour l obtention d un nouveau numéro de matricule. Pour un nouveau membre du personnel CALog ou OPS (exemple : agent de police contractuel), en tant qu employeur, il vous appartient d adresser cette demande d obtention d un nouveau numéro de matricule à la police fédérale, à l attention du service de DGR.DRP sur l adresse fonctionnelle suivante : drp.career.support@police.belgium.eu. A cette fin, il existe un document type que vous trouverez en annexe 2. Les services de DRP demandent que vous fassiez uniquement usage de ce document type qui, une fois complété, reprendra toutes les informations nécessaires et relatives à ce nouveau membre du personnel. Une fois le numéro de matricule obtenu, nous vous inviterons à le renseigner sur le formulaire L-124 qui nous sera transmis pour suite voulue. Pour un nouveau membre du conseil de police, la demande d obtention d un nouveau numéro de matricule peut être directement adressée au Satellite EST du SSGPI (ssgpi.sat.est@police.belgium.eu) qui transmettra votre demande en interne au service compétent. Une fois le numéro de matricule obtenu, un collaborateur du Satellite EST vous le communiquera par mail afin que celui-ci soit alors, à l avenir, renseigné par la/le secrétaire de zone sur le formulaire L-126 (relatif à une séance du Conseil de police) qui nous sera transmis pour suite voulue. 8. Mise à la pension temporaire Convocation service médical Demande d indemnisation pour le déplacement effectué Dans ma communication mensuelle de fin 09/2016, j abordais le point de l indemnisation des déplacements de service effectués par un membre du personnel mis à la pension temporaire, notamment pour se rendre devant un médecin contrôle ou la commission d aptitude. A cette occasion, je mentionnais que cette personne n avait plus droit à l indemnisation d un déplacement de service qui serait effectué postérieurement à cette mise à la pension temporaire puisqu à partir de cette date, il n est plus membre du personnel actif des services de police. Il convient d apporter une exception à ce principe lorsque cette personne, après une période de mise à la pension temporaire, redevient membre du personnel actif à part entière. Dans ce cas, ce membre du personnel pourrait introduire une demande d indemnisation, avec effet rétroactif, pour les déplacements de service effectués durant la période où il avait été mis à la pension temporaire. 9. Transmission des pièces justificatives par voie électronique Date de clôture - Transmission immédiate Comme vous le savez, depuis plus de 2 ans, la transmission des pièces justificatives au Satellite EST doit se faire de manière électronique, soit par ( ssgpi.sat.est@police.belgium.eu), soit via l application sécurisée FINDOC (voir notes SSGPI- RIO/2013/1783 du et ). Sur ce point, je vous renvoie notamment à la communication mensuelle du et son annexe (document de travail reprenant la manière de sauvegarder/renommer les documents avant leur envoi. Un des buts poursuivis étant de pouvoir garantir un traitement plus rapide des pièces envoyées par la zone de police. Dans la communication mensuelle qui vous est transmise, est notamment reprise la date de clôture du prochain cycle de traitement ainsi que la date ultime pour l envoi des pièces justificatives. De manière régulière, nous devons malheureusement constater que certaines zones de police attendent les derniers jours avant la clôture pour nous transmettre des pièces justificatives avec pour conséquence qu il existe un risque que ces pièces ne puissent être traitées dans le bon cycle de traitement. Nous pensons notamment aux avis de mobilité IN, de mobilité OUT, d engagement de nouveau membre du personnel contractuel, d avancement barémique, de départ à la pension, de congé pour motifs impérieux d ordre familial planifié, des formulaires L-126 pour les jetons de présence. Tous ces avis de modification dans les droits pécuniaires peuvent nous être envoyés dès l ouverture d un nouveau cycle de traitement. Dans la mesure du possible, puis-je vous inviter à nous transmettre ces différents documents aussi vite que possible afin que nous puissions effectuer les contrôles/vérifications nécessaires et ainsi permettre un traitement dans les meilleures conditions possibles? 10. Membre du personnel contractuel Avenant au contrat de travail - Changement du calendrier de travail Il arrive très souvent qu un membre du personnel CALog contractuel engagé par une zone de police le soit à temps partiel (p ar exemple : contrat de remplacement, technicienne de surface, ouvrier, ). Le contrat de travail de ce membre du personnel mentionne alors la répartition hebdomadaire de l horaire de travail, répartition indispensable pour lui garantir une rémunération conforme aux dispositions statutaires et pour la déclaration trimestrielle DMFAPPL. Au cours de cet engagement, il se peut qu un avenant au contrat de travail original soit établi et qu il reprenne une autre répartition hebdomadaire de son calendrier de travail. H:\Communication mensuelle SAT EST\2016\Communication SAT doc 5

6 6 Même si à priori, cette répartition hebdomadaire semble sans impact pécuniaire (à partir du moment où le nombre d heures hebdomadaires reste identique), elle a une importance considérable au niveau de la rémunération garantie lorsque survient une période de maladie ou un régime de reprise progressive du temps de travail (régime de prestations réduites) et doit dès lors être portée à notre connaissance. Dans ce cas de figure, nous vous demanderons de nous transmettre un courriel mentionnant ce changement d horaire et de nous transmettre une copie de cet avenant au contrat de travail. 11. Formulaire L-020 Déclaration pour la détermination de votre situation fiscale : fonctionnaires internationaux Les rémunérations des fonctionnaires d'organisations internationales établies en Belgique sont, conformément aux conventions auxquelles la Belgique est partie, généralement exonérées d'impôts belges. Tel est notamment le cas des fonctionnaires des Communautés européennes (actuellement Union Européenne) et de l OTAN. Le membre du personnel qui est marié ou qui vit en cohabitation légale avec une personne ayant la qualité de fonctionnaire européen verra dès lors sa rémunération mensuelle imposée comme célibataire. Dans ce cas et uniquement, il conviendra alors de cocher la case «pour un montant supérieur à par an (revenus 2016), qui sont exonérés conventionnellement (fonctionnaires internationaux) et qui ne sont pas pris en compte pour le calcul de l i mpôt sur les autres revenus du ménage». 12. Semaine volontaire de 4 jours Fin du régime des 60 mois Demande de renouvellement à introduire A partir du (qui est la date d entrée en vigueur de la loi du relative à la semaine de 4 jours et au travail à mitemps à partir de 50 ou 55 ans dans le secteur public), la durée maximale de la semaine volontaire de 4 jours est fixée à 60 mois. On ne vise ici que les membres du personnel qui bénéficiaient déjà, au , du régime de la semaine volontaire de 4 jours (ancien régime). En effet, les nouvelles demandes de semaine de 4 jours ont une durée maximale (renouvelable) de 24 mois en principe (exception pour les personnes ayant 50 sous certaines conditions ou 55 ans sans conditions). En d autres mots, à partir du , les régimes de la semaine volontaire de 4 jours en cours au , prendront automatiquement fin sous réserve des incidents de carrière suivants qui suspendent temporairement le régime de la semaine volontaire de 4 jours : - congé de maternité et congé pour dispense de travail en application des articles 42 et 43 de la loi sur le travail du 16 mars 1971; - congé parental (congé visé à l article VIII.VII.1. PJPol, ainsi que le congé pour interruption de carrière pour congé parental); - congé pour motifs impérieux d ordre familial; - congé pour présenter sa candidature aux élections; - congé d adoption, congé d accueil et congé pour soins d accueil; - congé pour interruption de carrière pour soins palliatifs ou pour assister ou prodiguer des soins à un membre du ménage ou de la famille; - prestations réduites pour maladie (due à la grossesse). Etant donné que la plupart des membres du personnel verront leur régime de la semaine volontaire de 4 jours ainsi que leur prime 4/5 ème prendre fin le , s ils souhaitent continuer à prester un régime de 4 jours, ils devront introduire une nouvelle demande (demande 3 mois à l avance) afin de bénéficier cette fois de la semaine de quatre jours (nouveau régime) et ce, sans prime, étant donné qu ils en auront déjà bénéficié pendant 60 mois. Au niveau de la prime, il existe à nouveau une exception pour les membres statutaires ayant 50 ou 55 ans (sur ce point, je vous renvoie à la note du service juridique de la police fédérale du référence DGS/DSJ/2014/7941/A). En tant qu employeur, il vous appartient de déterminer avec précision la date de fin du régime de la semaine volontaire de 4 jours des membres du personnel bénéficiant de ce régime au afin de les informer qu au terme de ces 60 mois, s ils souhaitent bénéficier de la semaine de 4 jours (nouveau régime), il leur appartiendra d introduire un nouvelle demande tout en respectant le délai de 3 mois. Je tenais dès à présent à vous informer de ce principe afin d anticiper cette situation. Dans les prochains mois, ce point fera l objet de précisions complémentaires. 13. Inspecteur de police Stage de probation Allocation mentor Prestations irrégulières Charge budgétaire Par courriel du , j ai transmis aux responsables du personnel le FAQ du service juridique de la police fédérale du qui traite de la question de l allocation de mentor pour l accompagnateur du lieu d apprentissage en alternance et lors du stage de probation. Comme vous avez pu le lire, le mentor de l inspecteur ne peut pas bénéficier de l allocation mentor durant le stage de probation de celui-ci étant donné que le membre du personnel est nommé dans le grade d inspecteur et n est plus aspirant. Etant nommé et non plus aspirant, cela signifie également que celui-ci peut bénéficier du paiement des prestations irrégulières éventuelles qui seraient prestées durant son stage de probation (par exemple : heures de nuit, week-end, supplémentaires, ). H:\Communication mensuelle SAT EST\2016\Communication SAT doc 6

7 7 Enfin, quant à la charge budgétaire du stage de probation, une distinction doit être faite entre 2 hypothèses : - soit durant sa formation, l aspirant inspecteur a postulé un emploi par mobilité qu il a obtenu au sein de la zone de police où il effectue ensuite son stage de probation ; - soit durant sa formation, l aspirant inspecteur n a pas postulé d emploi par mobilité ou n a pas été retenu à l issue de la mobilité. Il effectue ensuite son stage de probation au sein d une zone de police. Dans la 1 ère hypothèse, étant membre à part entière de la zone (nomination dans le grade d in specteur de police) où moment il effectue son stage de probation, ce stage sera directement à charge de cette zone de police. Dans la 2 ème hypothèse, il sera nommé à la police fédérale et sera ensuite détaché, conformément à la circulaire GPI 39decies à la zone de police. Le stage probatoire sera dans un premier temps payé par la police fédérale qui demandera le remboursement de la charge budgétaire liée au détachement à la zone de police sur base des principes de facturation repris dans cette circulaire. In fine, ce stage de probation sera donc à charge de cette zone de police. >>>>>>>>>><<<<<<<<<< H:\Communication mensuelle SAT EST\2016\Communication SAT doc 7

8 ANNEXE 2 : Demande de matricule pour un nouveau membre du personnel (hors conseiller de police) Formulaire type 8 FORMULAIRE DE DEMANDE POUR UN NOUVEAU NUMERO D IDENTIFICATION (à envoyer à DGR/DRP sur l adresse mail suivante : drp.career.support@police.belgium.eu) ZP : Nom : Prénom : Sexe : Date et lieu de naissance : Régime linguistique : N de registre national : Nationalité : Adresse complète : Grade : Echelle : Statutaire ou contractuel : Type de contrat : durée indéterminée durée déterminée du.au. contrat de remplacement du.au. Régime de travail - nombre d heures/semaine : Date d entrée en service : COMMENTAIRES PARTICULIERS H:\Communication mensuelle SAT EST\2016\Communication SAT doc 8