RAPPORT ANNUEL DU CENTRE AFFILIÉ UNIVERSITAIRE : CLSC BORDEAUX-CARTIERVILLE

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1 Hôpital Notre-Dame de la Merci RAPPORT ANNUEL DU CENTRE AFFILIÉ UNIVERSITAIRE : CLSC BORDEAUX-CARTIERVILLE Rapport rédigé par Danielle Dubois, Directrice des programmes de soutien à domicile et responsable de la mission universitaire

2 TABLE DES MATIÈRES I Introduction 1 II Orientations stratégiques de la mission d enseignement et de recherche 1 III Amélioration continue de la qualité au sein de l organisation 2 IV Organisation administrative du secteur de l enseignement et de la recherche 2 V Suivi de la performance du secteur de l enseignement et de la recherche 3 VI Développement des activités d enseignement 4 VII Développement des activités de recherche 5 VIII Programme de bourses du fonds Marie-Anne-Lavallée 6 IX Réseautage et liens de partenariat 7 X Diffusion et transfert des connaissances 7 XI Gestion financière CAU 8 XII Conclusion 8 Liste des annexes Annexe 1 Annexe 2 Démonstration de la valeur ajoutée d une mission d enseignement et de recherche Planification stratégique Hôpital Notre-Dame de la Merci et CHSLD CLSC Bordeaux-Cartierville Annexe 3 Actualisation d un centre affilié universitaire - plan d action Annexe 4 Annexe 5 Organigramme du CHSLD CLSC Bordeaux-Cartierville et de l Hôpital Notre- Dame de la Merci Description de fonctions du coordonnateur de l enseignement et de la recherche

3 Annexe 6 Historique d accueil des stagiaires, résidents et externes pour l année Annexe 7 Bilan des activités de stages universitaires - CHSLD CLSC Bordeaux-Cartierville - Juin 2002 Annexe 8 Évaluation de la satisfaction du stage au CHSLD CLSC Bordeaux-Cartierville Annexe 9 Historique des activités de recherche au 31 mars 2002 Annexe 10 Annexe 11 Bourses de la Fondation Marie-Anne-Lavallée Inventaire des activités de diffusion et de transfert des connaissances du personnel du CHSLD pour l année Annexe 12 Rapport financier Soutien à la recherche, période 13, année Annexe 13 Rapport financier Soutien à l enseignement, période 13, année

4 I Introduction Au terme de cette première année à titre de centre affilié universitaire pour notre mission CLSC, il nous apparaît important de dresser un bilan des réalisations de l année, au chapitre de l enseignement et de la recherche, afin de favoriser une prise de conscience de l ensemble des efforts consentis et de mieux se positionner face aux étapes à venir relativement à l actualisation de notre mission universitaire. Ce bilan nous donne également l occasion d informer formellement ceux qui nous ont accordé le privilège d être reconnus comme centre affilié universitaire, tout en les rassurant sur le sérieux que nous accordons au fait d actualiser une mission d enseignement et de recherche dans notre organisation. II Orientations stratégiques de la mission d enseignement et de recherche L exercice de planification qu a mené notre établissement en devenir (CHSLD CLSC Bordeaux- Cartierville en processus d intégration à l Hôpital Notre-Dame de la Merci) a permis de statuer, entre autres, sur des orientations formelles à l égard de l enseignement et de la recherche en tenant compte de notre nouvelle réalité organisationnelle. Un exercice de démonstration de la valeur ajoutée d une mission d enseignement et de recherche (annexe 1) a permis d apporter un éclairage additionnel aux décideurs locaux. Aux termes de cette réflexion, un consensus s est établi à l effet de poursuivre le développement de la mission universitaire, d harmoniser les pratiques du CLSC et du CHSLD à cet égard, tout en intensifiant les mécanismes de transferts des connaissances reliés aux activités de recherche. Le document sur la planification stratégique offert à l annexe 2 présente de façon plus détaillée (pages 17, 32, 33 et 34) les orientations relatives à la mission universitaire. Également, les recommandations découlant de l évaluation de la demande de la mission CLSC au titre de CAU nous ont amenés à définir un plan d action afin de s assurer d une conformité élevée de la mission d enseignement et de recherche aux critères de désignation CAU en prévision de la demande de renouvellement (printemps 2004). Ce document intitulé Actualisation d un centre affilié universitaire - plan d action est présenté à l annexe 3.

5 III Amélioration continue de la qualité au sein de l organisation Le rapport d évaluation de la demande de désignation du CLSC au titre de centre affilié universitaire soulignait l importance de donner suite aux recommandations du Conseil québécois d agrément en corrigeant certaines lacunes identifiées. À cet égard, l année a permis : o de poursuivre les démarches en vue d améliorer la gestion des dossiers des usagers o de poursuivre le développement de mécanismes de communication, de coordination et de gestion participative dans les secteurs ciblés o de développer des outils permettant de mesurer l investissement des intervenants et des gestionnaires du milieu dans les activités d enseignement et de recherche afin de veiller sur un équilibre entre les efforts déployés dans ce domaine et ceux consacrés à la mission de base de l organisation o de poursuivre les efforts amorcés pour contrer l épuisement, susciter l appartenance au milieu et améliorer l environnement physique o d actualiser des mesures de prévention et de promotion retenues dans le plan d action organisationnel pour la gestion de la présence au travail. IV Organisation administrative du secteur de l enseignement et de la recherche Dans le sens des recommandations découlant de l évaluation de la demande de désignation du CLSC au titre de centre affilié universitaire, l organigramme de l établissement a été révisé en prenant soin d intégrer de façon formelle les structures reliées au projet universitaire. Une copie de l organigramme en date du 31 mars 2001 est offerte à l annexe 4. Cette étape de formalisation a été précédée de deux visites exploratoires chez des partenaires CLSC CAU (CLSC CHSLD Haute-Ville-Des-Rivières et CLSC de la Région-Sherbrookoise) pour mieux nous approprier la réalité de ces établissements universitaires. L information qui nous a été généreusement livrée a été fort utile pour définir notre mode d organisation en regard de la mission universitaire. Cela nous a amenés à préciser les rôles, les fonctions et les mandats de différents acteurs relativement, entre autres, à la coordination de l enseignement et de la recherche, à la direction scientifique, aux comités de support aux activités d enseignement et de recherche et au centre de documentation. De façon plus spécifique, pour renforcer et soutenir le développement de la

6 mission universitaire, cette réflexion nous a amenés à entreprendre une démarche d embauche d un coordonnateur de l enseignement et de la recherche dont l entrée en fonction est prévue pour l été Une description de fonctions détaillée de ce nouveau gestionnaire offerte à l annexe 5 permet de bien saisir l ampleur du mandat qui lui sera confié. Les activités du comité local de coordination de l enseignement et de la recherche se sont également poursuivies tout au long de l année. Les membres se sont réunis à cinq reprises, pour commenter le contenu du plan d action découlant de la reconnaissance CAU, discuter des orientations stratégiques organisationnelles relatives à la mission universitaire, échanger sur les nouveaux termes du contrat d affiliation avec l Université de Montréal, enrichir de leurs perceptions l exercice de démonstration de la valeur ajoutée d une mission d enseignement et de recherche et traiter des besoins de formation et de soutien des superviseurs. Le comité dans sa forme actuelle a mis fin à ses activités, puisque les orientations de l an deux du plan d action CAU prévoient dorénavant la mise en place de quatre comités pour supporter les activités d enseignement et de recherche : comité enseignement, comité recherche, comité de vigilance sur l éthique de la recherche, comité d évaluation des bourses du fonds Marie-Anne-Lavallée. Relativement à la gestion d ordre matériel, l année a permis d approfondir les besoins anticipés en termes d aménagement physique et de rechercher des solutions en ce sens. Ainsi, au début de la prochaine année, il est prévu de relocaliser le secteur de l enseignement et de la recherche dans des espaces qui laissent place à l expansion. De plus, le support financier associé à la reconnaissance au titre de centre affilié universitaire a permis de procéder à l achat de certains équipements audiovisuels et informatiques afin de mieux soutenir les activités d enseignement et de recherche V Suivi de la performance du secteur de l enseignement et de la recherche Dans la dernière année, un tableau de bord de gestion a été conçu à l intention du comité de direction et du conseil d administration afin de veiller sur diverses priorités opérationnelles et stratégiques de l organisation, incluant l évolution de la mission universitaire. Pour ce faire, le secteur de l enseignement et de la recherche a proposé des indicateurs de suivi. Trois d entre eux ont été retenus pour l année : o Nombre de jours-présence total des stagiaires et résidents par cycle universitaire o Nombre de projets de recherche actifs en cours d année

7 o Nombre d événements réalisés pour le transfert des connaissances Chacun de ces indicateurs est observé périodiquement en référence à une cible, ce qui permet aux décideurs de veiller de façon objective à l évolution de la mission universitaire. VI Développement des activités d enseignement L accueil de stagiaires universitaires, d externes et de résidents est demeuré très actif au CHSLD CLSC Bordeaux-Cartierville, tel qu en témoigne l historique d accueil des stagiaires, résidents et externes (annexe 6) pour l année Durant cette année, 73 étudiants issus de dix disciplines professionnelles ont été accueillis dans divers secteurs de l organisation. Au total, le nombre de jours de stages est demeuré comparable au volume de l année antérieure et répond aux attentes du ministère de la Santé et des Services sociaux à l égard des CLSC CAU. Notons que près de 40 % des activités d enseignement sont reliées à l Unité de médecine familiale. La portion restante se partage entre les domaines de la santé (50 %), du psychosocial (40 %) et de l administration (10 %). Quant au partage des stagiaires entre les disciplines psychosociales et celles de la santé, notons que le nombre de stagiaires accueillis est relativement proportionnel au personnel en place (les professionnels de la santé excédant en nombre de plus de 20% ceux issus du domaine psychosocial). Au moment où le CLSC Bordeaux-Cartierville déposait sa candidature pour être reconnu CAU, les stages de 2 e cycle universitaire représentaient 40 % du volume d accueil. Dans le sens des recommandations qui accompagnaient notre reconnaissance au titre de CAU, des efforts ont été déployés afin d augmenter la proportion d étudiants de maîtrise. Ainsi, pour l année qui vient de se conclure, la proportion de stages de 2 e cycle représente maintenant 44 % du volume d accueil. À l hiver 2002, on a procédé à un bilan des activités d enseignement universitaire (excluant l Unité de médecine familiale) dans le but de dégager les éléments de satisfaction et d inconfort liés à la fonction de supervision et d identifier des pistes d amélioration permettant de mieux soutenir les activités d enseignement. Les recommandations découlant de cet exercice consultatif permettront de statuer sur des mesures visant à mieux soutenir les professionnels du milieu qui acceptent de s investir à titre de superviseurs de stages, avec le souci d éviter l épuisement et la démotivation. Le document intitulé Bilan des activités de stages universitaires CHSLD CLSC

8 Bordeaux-Cartierville Juin 2002 offert à l annexe 7 regroupe l ensemble de l information relative à ce vaste processus de consultation. Le budget complémentaire lié à la reconnaissance CAU a permis pour une première fois cette année de compenser de diverses manières les efforts consacrés à l exercice de supervision et de favoriser le développement d expertises connexes. Au total, $ ont été versés aux différents services qui ont contribué à l accueil de stagiaires. Ces fonds additionnels ont permis, soit un ajout de personnel supplémentaire, soit de défrayer le coût de formations ou la participation à des colloques, soit d acheter des volumes de références, du matériel audiovisuel ou des équipements informatiques. Avec l intention de mieux structurer les mécanismes d accueil des stagiaires, externes et résidents afin de favoriser une meilleure intégration et orientation dans notre milieu, nous avons organisé à l automne 2001 une journée d accueil interdisciplinaire. En plus de la tournée en minibus du territoire commentée par l organisateur communautaire, les participants ont assisté à des présentations portant sur les missions, les clientèles et les programmes de l organisation (CHSLD CLSC Bordeaux-Cartierville/Hôpital Notre-Dame de la Merci), les principaux partenaires institutionnels et communautaires, de même que sur les grandes orientations et défis de notre établissement de santé. Puisque la formule retenue pour cette journée d accueil a été fort appréciée des participants, nous entendons la répéter dans le futur aux moments de l année où un groupe significatif d étudiants se joint à nous. Pour améliorer la qualité des stages offerts dans notre établissement, un outil d évaluation de la satisfaction du stage a été développé (annexe 8) afin de sonder le degré d appréciation des étudiants relativement, entre autres, à l accueil, à l orientation, à l intégration, au déroulement du stage et à la qualité de la supervision. À compter de l année , tous les étudiants seront d emblée invités à compléter cette évaluation, et les recommandations qui en découleront seront prises en compte dans les objectifs futurs d amélioration de notre mission d enseignement. VII Développement des activités de recherche Durant l année , l établissement a appuyé deux candidates au concours de chercheur-boursier du Conseil québécois de la recherche sociale (CQRS). L une d elles, Josiane

9 Le Gall, a obtenu un financement pour une programmation de recherche de quatre ans qui s intitule Redéfinition des liens familiaux et recours à l aide formelle et informelle chez les immigrants de longue date et d arrivée récente. En ce qui a trait plus spécifiquement aux activités de recherche, soulignons que l établissement s est joint à d autres chercheurs pour développer des projets de recherche portant notamment sur L adéquation des services sociaux et de santé de première ligne aux besoins des populations immigrantes et sur Les soins aux proches ayant des incapacités. Quelques projets sont en cours et plusieurs autres sont en développement, tel qu en témoigne l historique des activités de recherche (annexe 9) en date du 31 mars Il importe de souligner qu au fil des ans le CLSC a plus souvent agi à titre de collaborateur que d instigateur dans le domaine de la recherche. Notons que cette tendance s est inversée dans la dernière année, alors que pour les 16 projets figurant dans l inventaire, l établissement s est impliqué à titre de chercheur principal dans quatre de ceux-ci, de chercheur associé dans sept de ces projets et comme collaborateur dans cinq autres. Ce changement de situation est le reflet des efforts consentis pour faire du centre de recherche Bordeaux-Cartierville un joueur significatif, reconnu pour son créneau et ses axes de recherche pour lesquels il s est engagé à titre de centre affilié universitaire. VIII Programme de bourses du fonds Marie-Anne-Lavallée Le personnel du CHSLD CLSC Bordeaux-Cartierville et les étudiants des universités ont pu bénéficier cette année encore, du programme de bourses de la Fondation Marie-Anne-Lavallée relatives aux études universitaires. Ce fonds, dédié à la promotion et au développement de l enseignement et de la recherche, contribue de façon significative au développement de la mission universitaire. À l automne 2001, le fonds Marie-Anne-Lavallée a octroyé quatre bourses de niveau de maîtrise et trois autres pour des étudiants au baccalauréat, totalisant $. Les bourses octroyées ont sans nul doute eu un effet stimulant sur le milieu et les thématiques traitées par les boursières à la maîtrise contribuent à l enrichissement des pratiques dans l organisation. Elles s inscrivent par ailleurs dans le créneau de recherche et viennent appuyer les efforts pour développer la recherche dans le domaine des relations entre les générations, créneau reconnu pour notre désignation. Le dépliant récemment mis à jour intitulé Bourses de la Fondation Marie-Anne-Lavallée (annexe 10) offre de plus amples informations sur ce programme

10 de bourses, une initiative qui témoigne de façon tangible de la volonté de la fondation de l établissement de soutenir la mission universitaire. IX Réseautage et liens de partenariat Nos liens de collaboration avec l Université de Montréal, par le biais du comité réunissant les coordonnateurs de l enseignement et de la recherche, se sont poursuivis tout au long de l année. Réuni à quatre reprises, le comité s est penché, entre autres, sur la redéfinition des termes des nouveaux contrats d affiliation et sur l actualisation d un programme de formation de base à l intention des superviseurs de stage de toutes les disciplines. Le renouvellement du contrat d affiliation avec l Université de Montréal tenant compte de notre nouvelle réalité organisationnelle (intégration du CHSLD CLSC Bordeaux-Cartierville à l Hôpital Notre-Dame de la Merci) a été reporté ultérieurement, soit au moment où les liens entre nos deux établissements seront formalisés. Entre temps, il a été convenu avec l Université de Montréal de poursuivre nos liens de partenariat selon les termes du contrat antérieur, incluant de légères adaptations au contexte actuel. Quant à un éventuel contrat avec l Institut national de recherche scientifique (INRS) Urbanisation, Culture et Société, les discussions se sont poursuivies tout au long de l année. Au moment de rédiger ce rapport, nous sommes heureux d apprendre que cette entente a été formellement conclue. Par ailleurs, nous avons poursuivi nos efforts de collaboration avec le Réseau des 8 CLSC partenaires en recherche (affiliés à l Université de Montréal). Plusieurs rencontres se sont tenues en cours d année, et un sous-comité auquel nous participons activement travaille plus spécifiquement au développement d un comité d éthique en recherche. De plus, des discussions se poursuivent avec des représentants de l Université de Montréal afin de faire naître de nouvelles opportunités d implication dans la recherche pour les CLSC affiliés. X Diffusion et transfert des connaissances Au chapitre des activités de diffusion des connaissances, le secteur de l enseignement et de la recherche a été des plus actifs avec tout d abord, l organisation de deux colloques en collaboration avec des partenaires : La recherche en milieu d intervention : la rencontre des savoirs et ses enjeux, organisé dans le cadre de l ACFAS, à l Université de Sherbrooke, en mai

11 2001 et Les aînés : Source d expériences pour la famille, organisé par la Confédération des organismes familiaux du Québec (COFAQ), en juin 2001, à Québec. Ensuite, une série de huit conférences scientifiques se sont tenues dans nos murs à l intention des membres du personnel de l établissement, mais aussi des chercheurs et partenaires de divers milieux. L inventaire des activités de diffusion et de transfert des connaissances du personnel du CHSLD CLSC pour l année (annexe 11) témoigne du dynamisme de notre organisation à cet égard. Cumulée pour une première année de façon détaillée, on y retrouve l ensemble de l information relative aux publications, conférences, formations, prix, bourses et distinctions. XI Gestion financière CAU L annonce d un soutien financier en lien avec la désignation du CLSC Bordeaux-Cartierville au titre de centre affilié universitaire, en juin 2001, a nécessité l adaptation de la charte comptable de notre établissement pour tenir compte de cette nouvelle réalité et s assurer d un suivi financier rigoureux des sommes versées. De plus, les visites exploratoires des CLSC CAU, complétées d une réflexion sur nos orientations spécifiques relativement à notre mission universitaire, nous ont amenés à préciser la nature des dépenses anticipées. Les rapports financiers Soutien à la recherche et Soutien à l enseignement à la fin de l année financière sont présentés aux annexes 12 et 13. Puisque l annonce de la reconnaissance CAU de notre CLSC a été faite en juin 2001, les sommes allouées pour l année n ont pas été engagées dans leur totalité. En fin d année financière, on remarque ainsi des surplus reportés de $ pour la portion recherche et de $ pour la portion enseignement du budget. XII Conclusion À la lecture de ce document, on constate que la reconnaissance de la mission CLSC au titre de centre affilié universitaire, assortie d un budget substantiel, a servi de fer de lance pour le développement d activités d enseignement et de recherche qui contribuent à assurer une réponse optimale aux besoins et attentes de notre clientèle, par le biais de l évolution des savoirs et des pratiques professionnelles. Ces bénéfices ont également rejailli sur nos

12 partenaires étant donné notre implication dans des activités de transfert des connaissances accessibles au réseau de la santé et des services sociaux. Ce bref retour sur les réalisations de l année démontre que l actualisation de la mission universitaire va bon train. Une mobilisation accrue des gens du milieu, la mise en place de mesures additionnelles de support à la supervision et un élargissement de la programmation de recherche demeureront au centre de nos préoccupations pour la prochaine année. Le dynamisme démontré par les gens du secteur de l enseignement et de la recherche, ainsi que leurs nombreux collaborateurs du milieu, offre une garantie de succès face aux défis à venir.