Avis de Sollicitation de Manifestation d intérêts

Transcription

1 Conseil Ouest et Centre Africain pour la Recherche et le Développement Agricoles West and Central African Council for Agricultural Research and Development Avis de Sollicitation de Manifestation d intérêts Pour le recrutement d un cabinet chargé du contrôle financier des dépenses exécutées par les projets du CORAF/WECARD Ouverture de l appel : 19 Janvier 2016 Clôture de l appel : 29 Janvier AMI N Relance 1. Le Conseil Ouest et Centre Africain pour la Recherche et le Développement Agricoles/West and Central African Council for Agricultural Research and Development (CORAF/WECARD) est une organisation sous -régionale qui regroupe actuellement les Systèmes Nationaux de Recherche Agricole (SNRA) de 23 pays de l Afrique de l Ouest et du Centre, à savoir : Benin, Burkina Faso, Cameroun, Cap Vert, République Centrafricaine, Tchad, Congo, Côte d Ivoire, République Démocratique du Congo, Gabon, Gambie, Ghana, Guinée, Guinée-Bissau, Liberia, Mali, Mauritanie, Niger, Nigeria, Sao Tomé et Principe, Sénégal, Sierra Léone et Togo. 2. Dans le cadre de son fonctionnement, le CORAF/WECARD coordonne l exécution de plus de 70 projets dans les 23 pays des SNRA membres. A cet effet, de nombreuses pièces justificatives proviennent des pays et des équipes d exécution nationales et régionales des projets. Il ya donc un défi dans leur analyse et suivi pour atteindre les résultats de gestion financière. Le CORAF/WECARD sollicite donc une firme spécialisée dans la gestion financière et la comptabilité pour l appuyer dans l exécution de cette tâche. 3. Le CORAF/WECARD a l intention d utiliser une partie de ses ressources pour effectuer les paiements au titre du contrat relatif au recrutement d un cabinet chargé du contrôle financier des dépenses exécutées par les projets du CORAF/WECARD. 4. La mission consiste à bénéficier de l assistance d un cabinet d audit ou d expertise comptable chargé de contrôler et valider les dépenses effectuées

2 . par les Institutions dans le cadre des projets SNRA. L objectif principal est de s assurer que les fonds affectés aux projets et sous projets ont été décaissés en conformité avec les termes des accords de financement ou des Dons et pour les besoins pour lesquels ils ont été octroyés. 5. Le Directeur Exécutif du CORAF/WECARD invite les cabinets d expertise comptable, d audit et de gestion financière de haut niveau à manifester leur intérêt à fournir les prestations ci-dessus décrites. 6. Les cabinets intéressés par cet avis doivent fournir des informations indiquant qu ils sont qualifiés pour exécuter lesdites prestations (brochures, références concernant l exécution de contrats analogues, CV du personnel clé, expérience dans le domaine similaire, expérience dans des conditions semblables, etc.) 7. Le cabinet d Audit ou d Expertise Comptable doit justifier d une expérience sur le plan national, régional et international en matière d audit des projets, de revue des dépenses des projets et de contrôle des dépenses de projet. Il doit disposer au moins du personnel clé suivant : Un Chef de mission, disposant d un niveau de BAC + 5 en comptabilité/ Finance ou tout autre diplôme équivalent, et justifiant d une expérience de plus de 10 ans au moins dans le domaine de l audit financier et comptable ; Il doit avoir une connaissance des projets et programme de recherche agricole en Afrique de l Ouest et du Centre, une connaissance des systèmes national de recherche agricole de l Afrique de l Ouest et du Centre ; Un collaborateur disposant d un niveau BAC+4 en comptabilité finances avec une expérience minimum de 4 ans dans l audit financier et comptable.. Les manifestations d intérêts doivent obligatoirement comporter les Curriculum vitae (CV) du personnel clé ci-dessus. Le Cabinet sera sélectionné selon le mode de «Sélection basée sur les qualifications de consultants» conformément aux procédures définies dans les Directives «Sélection et Emploi de Consultants par les Emprunteurs de la Banque Mondiale, version 2011, révisée en juillet La méthode de sélection à utiliser sera celle fondée sur la qualification du consultant (SQC) : (A l issue de la présente manifestation d intérêt, le consultant le plus qualifié et expérimenté sera sélectionné et invité à remettre une proposition technique et financière puis, à condition que cette proposition soit conforme et acceptable, être invité à négocier le marché) 8. Les cabinets intéressés remplissant les conditions requises, peuvent obtenir un complément d information du lundi au vendredi, de 8H30 à 17 H00, à l adresse ci-après s.adaripare@coraf.org copie à maguette.sy@coraf.org 9. Les manifestations d intérêts devront être soumises dans une seule enveloppe portant le numéro de l avis à manifestation d intérêt et la 2

3 mention ci-dessous : «Mission d assistance au contrôle des dépenses exécutées par les projets du CORAF/WECARD» 10.Les manifestations d intérêt rédigées en langue française et/ou anglaise, doivent être soumises par à proposals@coraf.org ou sous format A4, s à l adresse suivante. Dr Paco SEREME, Directeur Exécutif pi du Secrétariat Exécutif du CORAF/WECARD 7, Avenue Bourguiba Castors BP 48 Dakar RP SENEGAL au plus tard le 29 janvier 2016 à 17 heures précises, heure locale. Le Directeur Exécutif pi du CORAF/WECARD 3

4 Conseil Ouest et Centre Africain pour la Recherche et le Développement Agricoles West and Central African Council for Agricultural Research and Development TERMES DE RÉFÉRENCES RELATIFS AU RECRUTEMENT D UN CABINET CHARGE DU CONTROLE FINANCIER DES DEPENSES EXECUTEES PAR LES PROJETS DU CORAF/WECARD I. PRESENTATION DU CORAF/WECARD Le Conseil Ouest et Centre Africain pour la Recherche et le Développement Agricoles/West and Central African Council for Agricultural Research and Development (CORAF/WECARD) est une organisation sous-régionale qui regroupe actuellement les Systèmes Nationaux de Recherche Agricole (SNRA) de 23 pays de l Afrique de l Ouest et du Centre, à savoir : Benin, Burkina Faso, Cameroun, Cap Vert, République Centrafricaine, Tchad, Congo, Côte d Ivoire, République Démocratique du Congo, Gabon, Gambie, Ghana, Guinée, Guinée-Bissau, Liberia, Mali, Mauritanie, Niger, Nigeria, Sao Tomé et Principe, Sénégal, Sierra Léone et Togo. Ainsi la Vision du CORAF/WECARD est de contribuer à «une réduction durable de la pauvreté et de l insécurité alimentaire en Afrique de l Ouest et du Centre par une augmentation de la croissance économique induite par l agriculture et une amélioration durable des principaux aspects du système de recherche agricole.» La Mission est de parvenir à une «amélioration durable de la productivité, de la compétitivité et des marchés agricoles en Afrique de l Ouest et du Centre par la satisfaction des demandes principales adressées au système de recherche de la sous-région par les groupes cibles.» Le CORAF/WECARD a mis en place un plan stratégique ( ) qui vise à atteindre les objectifs du Programme de développement de l agriculture africaine [PDDAA] et ceux des politiques agricoles des Communautés Economiques Régionales de l Afrique de l Ouest et du Centre (CEDEAO, UEMOA, CEEAC et CEMAC). Le premier Plan opérationnel [ ] a produit un certain nombre de leçons importantes documentées issues de revues internes et externes, et discutées dans le cadre de rencontres et de réunions informelles des parties prenantes agricoles. Les principales réalisations du PO1 au titre des programmes issus d une part, de la mise en œuvre des 58 projets régionaux compétitifs et commissionnés, et d autre part, des 25 études et analyses régionales sont résumées comme suit: (i) près de 98 technologies et innovations réalisées au-delà des attentes; (ii) Quatre -vingt-dix-huit (98) «options stratégiques proposées/recommandées par les décideurs aux niveaux régional et national, au-delà des objectifs; (iii) la capacité des SNRA à la fois en terme de compétences techniques et non techniques, ont été renforcées par divers programmes de formation et grâce à des initiatives régionales telles que : SCARDA, UNIBRAIN, DONATA/RAILS, PPAAO, les projets compétitifs et commissionnés; (iv) les demandes de connaissances de clients-cibles en matière d agriculture ont été facilitées et satisfaites grâce à la mise en place de 90 Plateformes d innovation fonctionnelles dans 22 pays en AOC, d une base de données régionale sur les publications scientifiques, les nouvelles technologies, les meilleures pratiques, la création d un répertoire de chercheurs et de projets, un Marché des Innovations et des Technologies Agricoles (MITA). 4

5 Les résultats des évaluations du PO1 et des discussions avec les parties prenantes ont été incorporés dans le Deuxième Plan Opérationnel Quinquennal [PO2]. Le PO2 est en parfaite adéquation avec les dernières orientations du PDDAA (la Déclaration de Malabo de juin 2014) et les politiques agricoles des Communautés Economiques Régionales: les programmes stratégiques et prioritaires du CORAF/WECARD, en l occurrence, ceux destinés à contribuer à la mise en œuvre effective des politiques et stratégies agricoles des CER (CEDEAO, CEEAC, UEMOA et CEMAC), visent tous les mêmes objectifs centraux de réduction de la pauvreté et de la sécurité alimentaire grâce à une croissance agricole durable. La stratégie du CORAF/WECARD est toujours régie par les principes du FAAP et elle a également pris en compte le S3A comme le principal mécanisme et cadre d opérationnalisation de la composante AR4D de l initiative «Soutenir la dynamique du PDDAA» afin de faire en sorte que les efforts de développement agricole reposent sur les PNIA du PDDAA. Dans le cadre du PO2, le CORAF/WECARD vise à offrir aux décideurs des options de politiques pour l amélioration des marchés agricoles. Dans le sillage des stratégies du PDDAA et des CER, ce plan reconnaît le rôle essentiel que l environnement politique et institutionnel joue en faveur de la promotion des marchés agricoles. Il ya donc besoin pour le CORAF/WECARD (i) d analyser les principales contraintes à cet égard et (ii) de proposer des mesures pour promouvoir une politique et un environnement institutionnel plus favorables aux niveaux régional et national. Cela nécessite l encouragement de la mise en place d un environnement politique et institutionnel favorable à la génération, la diffusion et l adoption effectives des technologies. Le plan mettra un accent particulier sur les besoins et les demandes des parties prenantes utilisateurs finaux de ces principales technologies, et des gouvernements - en matière d élaboration et de réalisation d un éventail d options décisionnelles claires sur les questions clés. La réalisation d un tel but exigera (i) le renforcement des capacités du personnel et des organisations membres du CORAF/WECARD dans le domaine de l analyse des politiques et (ii) la mise en place, au sein du CORAF/WECARD, de politiques et procédures opérationnelles nécessaires à l identification des contraintes spécifiques et transversales, l analyse des mesures correctives et l élaboration d actions de plaidoyer afin de mobiliser les acteurs et les décideurs politiques. Le PO2 est axé sur les résultats, ce qui constitue le cadre de référence du CORAF/WECARD et fournit des conditions nécessaires et suffisantes pour la réalisation de l objectif spécifique (productivité agricole à la base et amélioration durable des marchés au profit des groupes-cibles). Les cinq resultants sont les suivants: Résultat 1: Utilisation accrue des technologies et innovations appropriées en AOC Résultat 2: Utilisation accrue des options décisionnelles stratégiques pour la promotion des politiques, institutions et marchés Résultat 3: Renforcement des capacités institutionnelles et humaines dans la recherche et le développement agricoles Résultat 4: Demande en connaissances agricoles par les groupes cibles facilitée et satisfaite Résultat 5: Gestion efficace de la production des résultats par le CORAF/WECARD Dans le cadre du PO2, les centres de coûts incluront des programmes jouant un rôle spécifique dans l atteinte des résultats sous la supervision et la direction du directeur de la Recherche et de l Innovation. Il existe six programmes: (i) élevage, pêche et aquaculture, (ii) cultures, (iii) politiques, marchés, institutions et Commerce, (iv) gestion des ressources naturelles, (v) biotechnologie et biosécurité, et (vi) renforcement des capacités. Dans le cadre de son fonctionnement, le CORAF/WECARD coordonne l exécution de plus de 70 projets dans les 23 pays des SNRA membres. A cet effet, de nombreuses pièces justificatives proviennent des pays et des équipes d exécution nationales et régionales des projets. Il ya donc un défi dans leur analyse et suivi pour atteindre les résultats de gestion financière. Le CORAF/WECARD sollicite donc une firme spécialisée dans la gestion financière et la comptabilité pour l appuyer dans l exécution de cette tâche. 5

6 II. CONTEXTE DE LA MISSION 2.1. Justification Les dépenses engagées par les SNRA dans le cadre de la mise en œuvre des différents projets du CORAF/WECARD sont exécutées conformément au budget validé par le Conseil d Administration et des conventions de financement signées avec les Bailleurs de fonds. A la fin de chaque période de référence (mensuelle) (trimestrielle) les pièces justificatives des dépenses exécutées par les SNRA sont transmises du Secrétariat Exécutif pour contrôle. Le contrôle de l éligibilité et de l exhaustivité des pièces justificatives est mis en œuvre du Contrôleur Financier du CORAF/WECARD sous la supervision du Directeur des Services de Gestion. Les dépenses certifiées sont comptabilisées en charges par le CORAF/WECARD. Les dépenses non certifiées sont comptabilisées en comptes d attente et transmises aux SNRA concernés pour transmission des justificatifs complémentaires ou remboursement. Dans le cadre de l optimisation de ces processus, Le CORAF/WECARD souhaiterait externaliser le contrôle financier des dépenses exécutées par les projets au près d un cabinet d audit ou d expertise comptable Définition et objectifs de la mission La mission consiste à bénéficier de l assistance d un cabinet d audit ou d expertise comptable chargé de contrôler et valider les dépenses effectuées par les Institutions dans le cadre des projets SNRA. L objectif principal est de s assurer que les fonds affectés aux projets et sous projets ont été décaissés en conformité avec les termes des accords de financement ou des Dons et pour les besoins pour lesquels ils ont é octroyés. III. CONTENU DE LA MISSION TÂCHES DU CABINET Le Cabinet conçoit et exécute son programme de contrôle en fonction de l objectif et de la portée du présent mandat. Lors de l exécution de ces procédures, l auditeur peut appliquer des techniques telles que la demande de renseignements et l analyse, le (re)calcul, la comparaison, d autres contrôles de la précision des informations, l observation, l inspection des registres et des documents, l examen de l actif et la recherche de confirmations. Ces procédures permettent au cabinet d obtenir suffisamment d informations de contrôle pour établir un rapport mensuel sur les contrôles effectués. Les Procédures permettant de contrôler l éligibilité des dépenses déclarées par le bénéficiaire dans le rapport financier peuvent se présenter comme suit : 6

7 3.1. Procédures générales Le cabinet vérifie que le rapport financier est conforme aux conditions du contrat de subvention. Le cabinet examine si le bénéficiaire a respecté les règles de comptabilité et de tenue des comptes imposées par le contrat. Cet examen a pour but de : - déterminer si un contrôle efficace et effectif des dépenses figurant dans le rapport financier est réalisable ; et - notifier les exceptions et lacunes importantes en ce qui concerne les exigences en matière de comptabilité, de tenue des comptes et de documentation, de façon à permettre au bénéficiaire de prendre des mesures de suivi à des fins de correction et d amélioration pour le reste de la période contractuelle. Le cabinet rapproche les informations contenues dans le rapport financier avec le système et les documents comptables du bénéficiaire Conformité des dépenses avec le budget et contrôle analytique Le cabinet exécute un contrôle analytique des postes de dépense du rapport financier et vérifie que : le budget mentionné dans le rapport financier correspond à celui du contrat de subvention (authenticité et autorisation du budget initial) et que les dépenses encourues étaient prévues dans le budget du contrat de subvention ; le montant total du paiement sollicité par le bénéficiaire n excède pas la subvention maximale arrêtée dans le contrat de subvention ; toute modification du budget du contrat de subvention est conforme aux conditions arrêtées pour ces modifications; les conditions de profit ont été respectées. Obtenir l assurance que les biens et fournitures acquis ainsi que tous les travaux réalisés dans le cadre du projet existent réellement Sélection des dépenses à contrôler L ensemble des dépenses éxécutées par le projet doit être contrôlé quelle que soit sa nature et le montant Contrôle des dépenses Le cabinet contrôle les dépenses et notifie toutes les exceptions résultant de ce contrôle. Sont considérés comme des exceptions du contrôle tous les écarts observés lors de l exécution des 7

8 procédures définies par le CORAF/WECARD. Le cabinet évalue en tout état de cause l impact financier des exceptions en termes de dépenses inéligibles. Le cabinet notifie toutes les exceptions observées, y compris celles dont il ne peut mesurer l impact financier. Après avoir sélectionné les postes de dépense, Le cabinet les vérifie en les testant sur la base des critères énumérés ci-dessous Éligibilité des coûts directs Le cabinet contrôle l éligibilité des coûts directs au regard des termes et conditions du contrat de subvention. Il vérifie que ces coûts: les dépenses engagées pour une action ou une transaction ont été encourues en poursuivant la finalité prévue par le projet et s assure qu elles étaient nécessaires à la réalisation des activités et des objectifs de l action. les coûts directs sont prévus dans le budget du contrat de subvention et sont conformes aux principes de saine gestion financière, en particulier ceux de l optimisation des ressources et du rapport coûts/efficacité ; ont réellement été supportés par le bénéficiaire ou ses partenaires pendant la période de mise en œuvre du projet; sont enregistrés dans les comptes du bénéficiaire et sont identifiables, vérifiables et étayés par des justificatifs originaux Précision et enregistrement Le cabinet vérifie que les dépenses consacrées à une transaction ou à une action ont été dûment et correctement enregistrées dans la comptabilité du bénéficiaire et dans le rapport financier et sont assorties d éléments probants et de justificatifs adéquats. Une évaluation convenable et l utilisation des taux de change corrects s imposent à cet égard Classification Le cabinet vérifie que les dépenses encourues pour une transaction ou une action ont été classées sous les rubriques et sous-rubriques correspondantes du rapport financier Réalité (occurrence/existence) Le cabinet agit avec discernement pour obtenir des éléments de preuve suffisants et adéquats permettant de déterminer si la dépense a réellement été encourue (réalité et qualité de la dépense) et, le cas échéant, si des actifs existent. Le cabinet vérifie la réalité et la qualité des dépenses accessoires déclarées en examinant les justificatifs des travaux effectués, des biens reçus ou des services fournis dans les délais, à un niveau de qualité acceptable et convenue et à des prix ou coûts raisonnables. 8

9 Conformité avec les règles de marché public, de nationalité et d origine Le cabinet examine les règles de marché public, de nationalité et d origine qui s appliquent à une rubrique, une sous-rubrique, une catégorie de postes ou un poste de dépense donnés. Le cabinet s assure que le bénéficiaire a respecté ces règles et que les dépenses concernées sont éligibles. Lorsqu il relève des points de non-conformité avec les règles de marché public, l auditeur en notifie la nature ainsi que leur impact financier en termes de dépenses non éligibles. IV. CHAMP D APPLICATION Insérer la liste des projets à contrôler V. RESULTATS ATTENDUS ET LIVRABLES Le cabinet devra produire mensuellement un rapport sur le contrôle des dépenses contenant les dépenses validées et celles rejetées en précisant les motifs de rejet; par ailleurs, au cas où des dépenses auront été identifiées comme non conformes aux termes des accords de financement et donc non éligibles, elles seront indiquées dans le rapport et feront l objet de remboursement. VI. QUALIFICATIONS DU CABINET Pour mener à bien cette mission, le cabinet choisi devra répondre aux critères suivants : 1. Être un cabinet d Audit ou d Expertise Comptable ayant une expérience sur le plan national, régional et international en matière d audit des projets, de revue des dépenses des projets et de contrôle des dépenses de projets ; 2. Proposition de la composition du personnel clé pour la conduite de la mission, d au moins : (i) Un Chef de mission, disposant d un niveau de BAC + 5 en comptabilité/ Finance ou tout autre diplôme équivalent, et justifiant d une expérience de plus de 10 ans au moins dans le domaine de l audit financier et comptable ; Il doit avoir une connaissance des projets et programme de recherche agricole en Afrique de l Ouest et du Centre, une connaissance des systèmes national de recherche agricole de l Afrique de l Ouest et du Centre ; (ii) Un collaborateur disposant d un niveau BAC+4 en comptabilité finances avec une expérience minimum de 4 ans dans l audit financier et comptable. ; 9

10 VII. NORMES, COOPÉRATION ET ACCES A L INFORMATION La prestation du travail décrit ci-dessus se réalisera aux conditions suivantes : - Le cabinet réalisera sa mission conformément aux normes techniques en vigueur et selon le respect des règles de l'art. En outre, il se conformera aux instructions qui lui sont données par le CORAF/WECARD concernant le programme du projet, le montant des sommes allouées au projet ainsi que les priorités dans l'exécution des travaux ; - Tout le personnel du CORAF/WECARD aidera à faciliter la mission auprès des services. Aussi, les responsables de tous les départements et services du CORAF/WECARD fourniront, oralement ou par écrit, toutes les explications et documents nécessaires pour que le cabinet puisse mener à bonne fin en temps voulu la mission qui lui est confiée ; - le cabinet aura un accès illimité à tous les membres du personnel du CORAF/WECARD et à toutes les informations utiles permettant de réaliser le contrôle des dépenses; - si, pendant le déroulement de la mission, des circonstances se présentent qui sont de nature à empêcher le cabinet e la mener à bien, celui-ci est tenu d en informer immédiatement le Président du CORAF/WECARD ou son délégué. Il confirme qu il lui est interdit d utiliser ou de divulguer les informations qu il aura reçues pour les besoins de la prestation, sauf si i) le destinataire de ces informations est la CORAF/WECARD, conformément au présent mandat, ii) ces informations sont déjà publiques, iii) le CORAF/WECARD consent par écrit à ce que ces informations soient divulguées, ou iv) la divulgation de ces informations est une obligation légale. - Les travaux du cabinet seront effectués sous la supervision de la Directrice des Services de Gestion. VIII. DURÉE ET LIEU DE LA MISSION La mission est prévue pour une durée d un an renouvelable. IX. MODALITES DE SELECTION DU CABINET MODALITES DE SELECTION DU CABINET Le Cabinet sera sélectionné sur la base de la méthode basée sur la qualification de cabinet au regard des «Directives Sélection et Emploi de Cabinets par les Emprunteurs de la Banque mondiale dans le cadre des Prêts de la BIRD et des Crédits et Dons de l AID, édition de Janvier 2011, mise à jour en Juillet 2014». 10