Procédure de versement des subventions aux RSG (Juin 2012)

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1 Bureau coordonnateur de la garde en milieu familial AHUNTSIC 222, boul Henri-Bourassa Est, suite 10 Montréal, Québec H3L 1B9 (514) (514) : info@bcahuntsic.net Procédure de versement des subventions aux RSG (Juin 2012)

2 Bureau coordonnateur Ahuntsic Procédure de versement des subventions aux RSG Objectifs Page 3 1- Règles d occupation du Ministère de la Famille et des Aînés Page 3 2- Tenue d un dossier parental Page 4 3- Transmission du calendrier des versements Page 4 4- Transmission des documents par la RSG au BC Page Vérification des documents transmis par la RSG Page 6 6- Calcul du montant de la subvention à verser Page 6 7- Versement de la subvention Page 6 8- Références Page 7 Annexes 1- Fiche d assiduité 2- Formulaire de réclamation des subventions 3- Bordereau de paiement de la subvention 4- Demande d adhésion au mode de versement par dépôt direct 5 -Calendrier de versement des subventions 6 - Aide-mémoire 2

3 OBJECTIFS Considérant que : le bureau coordonnateur a le mandat d administrer le paiement des subventions aux RSG; la RSG a l obligation de communiquer au bureau coordonnateur les renseignements nécessaires à l exercice de ses attributions, dont l administration d une subvention; la RSG doit tenir et conserver une fiche d assiduité pour chaque enfant qu elle reçoit; la RSG doit pouvoir démontrer qu elle a perçu la contribution parentale; le bureau coordonnateur a le mandat de s assurer que toutes les places réparties sont réellement occupées et qu elles répondent aux besoins des parents; le bureau coordonnateur a l obligation de rendre des comptes au Ministère sur la présence réelle des enfants; le vérificateur externe peut exiger les fiches d assiduité pour mener à bien son mandat de vérification de la présence réelle des enfants; Le Bureau coordonnateur Ahuntsic s est doté de cette procédure de versement des subventions, afin de répondre adéquatement aux considérations ci-haut mentionnées. 1- LES PRINCIPES DE LA GESTION DE L OCCUPATION DES PLACES SUBVENTIONNÉES Les orientations du Ministère en matière de gestion de l occupation des places subventionnées visent à favoriser une saine gestion des fonds publics, notamment en évitant de subventionner des services de garde non rendus. Chaque prestataire de services de garde doit donc assurer une occupation adéquate et optimale des places subventionnées qui lui ont été octroyées. Tous doivent agir avec diligence, honnêteté et loyauté dans la gestion de l occupation et adopter des pratiques de gestion fondées sur les deux principes ci-dessous. Premier principe : les ententes de service signées avec les parents reflètent leurs besoins réels. Les prestataires de services doivent conclure des ententes qui reflètent les besoins de garde des parents, notamment lorsqu ils ont besoin de moins de cinq jours par semaine. Conformément à l article 9 du RCR, l entente de service doit toujours indiquer les jours de fréquentation prévus de l enfant. Cette pratique de gestion permet de rendre des services à un plus grand nombre d enfants pour un même nombre de places subventionnées. Partant du principe de besoins réels : - La rétribution pour un nouvel enfant débute dès le premier jour de fréquentation de l enfant puisqu une entente de service ne prend effet qu à ce moment. (Le premier jour de fréquentation ne peut donc être une journée de vacances ou d absence). - Une entente de service de garde ne peut se terminer sur des vacances ou une absence prolongée prévisible. Deuxième principe : les enfants absents sont remplacés de manière à optimiser l occupation des places subventionnées. Les prestataires de services doivent optimiser l occupation en remplaçant les enfants absents, notamment dans le cas d absences prévisibles. Ils doivent donc inciter les parents à faire une utilisation judicieuse des places subventionnées et à prévenir dès que possible de l absence de leur enfant. Lors du remplacement d un enfant absent, les prestataires doivent, dans tous les cas, conclure une entente de service avec le parent dont l enfant assurera le remplacement. Partant de ce principe : - Vous devez prendre contact avec le bureau coordonnateur dès le moment où vous êtes informés d une absence prolongée. - Aucune subvention ne sera versée après une absence de plus de 4 semaines. 3

4 2- TENUE D UN DOSSIER PARENTAL Le bureau coordonnateur doit constituer un dossier pour chaque enfant dont le parent fait une demande d admissibilité à la contribution réduite et, s il y a lieu, à l exemption de son paiement. Ce dossier contient : - le formulaire de demande d admissibilité à la contribution réduite ; - une copie du certificat ou de l acte de naissance du parent qui fait la demande d admissibilité à la contribution réduite ou tout autre document établissant sa citoyenneté canadienne. A Et pour le parent n ayant pas de citoyenneté canadienne, celui-ci doit également fournir un document se rapportant à son statut (Voir la liste à l endos de la demande d admissibilité.) A et B; - une copie de l acte de naissance de l enfant A ; - une copie de l entente signée avec la RSG F ; - lorsque cela s applique : une preuve que le parent est prestataire du programme d assistance-emploi (le carnet de réclamation n est pas une preuve admissible). C Le bureau coordonnateur doit obtenir cette preuve au moins une fois par année; - lorsque cela s applique : l attestation de services de garde fournis si l enfant a bénéficié du service depuis le 1 er septembre de l année de référence E; Afin de recevoir les subventions pour une nouvelle inscription, la RSG doit faire parvenir sans délai au bureau coordonnateur la demande d admissibilité à la contribution réduite ainsi que tous les documents accompagnant la demande. Le bureau coordonnateur avise la RSG dans les 5 jours ouvrables de la réception du dossier de toute décision relative à la demande du parent, cette date de décision ne peut être antérieure à plus de 10 jours après le début de la prestation des services. Pour éviter des pertes de subventions, nous vous recommandons fortement de faire parvenir au BC, le dossier COMPLET d un nouvel enfant dès sa première journée de fréquentation. * IMPORTANT : La RSG doit inscrire sur les copies des documents qu elle transmet au bureau coordonnateur ; «Copie conforme à l original», ainsi que la date et ses initiales. Les dossiers incomplets ne seront pas admissibles à la contribution réduite. Un aide-mémoire pour l ouverture d un nouveau dossier est proposé à l annexe TRANSMISSION DU CALENDRIER DE VERSEMENT DES SUBVENTIONS 3.1 Transmission du calendrier de versement des subventions Avant le 1 er avril de chaque année, le bureau coordonnateur transmets aux RSG un calendrier de versement des subventions qui mentionne les périodes de prestation de services, les dates d échéance pour la remise des formulaires de réclamation de la subvention, les dates d échéance pour la remise des copies de fiches d assiduité et les dates de paiement. Ce calendrier est transmis sans délai à la nouvelle RSG qui se voit attribuer des places subventionnées. Les calendriers prescrits sont fournis à l annexe 5. 4

5 4- TRANSMISSION DES DOCUMENTS PAR LA RSG AU BC 4.1 Réclamation des subventions Pour assurer le paiement des subventions à la RSG, le bureau coordonnateur doit obtenir, toutes les deux semaines, le formulaire de réclamation de la subvention dûment rempli et signé par la RSG. Ce formulaire doit être transmis par la RSG au plus tard le vendredi 9h00 suivant la fin de la période de prestation de services. Le formulaire prescrit est fourni à l annexe 2 ou une version 8 x14 est disponible sur le site du Ministère. Le bureau coordonnateur doit également obtenir de la RSG, toutes les quatre semaines, des copies des fiches d assiduité signées par les parents. Ces fiches doivent être transmises par la RSG au plus tard cinq jours suivant la fin de la période de prestation de services de quatre semaines. Le formulaire prescrit est fourni à l annexe 1. Le formulaire de réclamation de la subvention doit comprendre l occupation réelle de l enfant pour la période (jours de garde inscrits dans l entente de services de garde), la ou les catégories de subvention auxquelles il donne droit (PCR, ECP, poupon, enfant handicapé-hd, etc.), le montant de la subvention réclamée, s il y a lieu, le ou les jours de fermeture du service ainsi que la signature de la RSG qui atteste l exactitude des renseignements qui y figurent. 4.2 Moyens de transmission Par la poste ou dans la boîte aux lettres : 222, boul Henri-Bourassa est, suite 10 (une boîte aux lettres noire identifiée au nom du BC se trouve à gauche en entrant dans l édifice du bureau, la porte extérieure de l édifice n est jamais barrée.) Par numérisation : reception@bcahuntsic.net Par télécopieur : En personne durant les heures d ouverture du bureau coordonnateur : Saison régulière* Saison estivale* Lundi 8h30 à 19h00 (8h30 à 19h00) Mardi 8h30 à 17h00 (8h30 à 17h00) Mercredi 8h30 à 17h00 (8h30 à 17h00) Jeudi 8h30 à 17h00 (8h30 à 17h00) Vendredi 8h30 à 16h00 (8h30 à 12h00) *Le bureau est fermé de 12h00 à 13h00 tous les jours. Pour remettre des documents en dehors des heures d ouverture, vous pouvez utiliser la boîte noire identifiée au nom du bureau coordonnateur, qui se trouve à gauche en entrant dans l édifice du bureau. 5 VÉRIFICATION DES DOCUMENTS TRANSMIS PAR LA RSG Le bureau coordonnateur doit s assurer de la conformité du formulaire de réclamation de la subvention et des fiches d assiduité en comparant les informations indiquées avec le dossier parental (entente de service et autres documents justifiant les allocations supplémentaires). Si le bureau coordonnateur constate des documents manquants ou des informations discordantes, il demande à la RSG de lui fournir les pièces justificatives ou les informations requises dans les sept (7) jours suivant la date à laquelle ils devaient être remis selon le calendrier des versements des subventions. Cette première communication se fait verbalement. 5

6 À l expiration de ce délai, si la RSG n a pas transmis les documents manquants ou corrigés, le bureau coordonnateur lui transmet un avis de contravention. Dans cet avis, le bureau coordonnateur informe la RSG que les documents doivent être fournis dans les dix jours suivant la date d échéance mentionnée dans sa demande précédente. Cet avis sera transmis par la poste ou remis en main propre. À partir de la date d échéance mentionnée dans l'avis de contravention, si la RSG n a pas transmis les documents demandés, le versement de la subvention est suspendu tant et aussi longtemps que la situation n est pas régularisée. Toutefois, lorsque les documents manquants sont exigibles pour l admissibilité à une allocation supplémentaire (ECP, enfant HD), seule cette allocation pour l enfant concerné n est pas octroyée, tant et aussi longtemps que la RSG n a pas fourni les documents exigés. Il en est de même pour les fiches d assiduité. 6 CALCUL DU MONTANT DE LA SUBVENTION À VERSER Le montant de la subvention à verser à la RSG est établi à partir du formulaire de réclamation de la subvention. Au moment du calcul, si la RSG a transmis une réclamation incomplète ou inexacte, le bureau coordonnateur utilise les ententes de service en vigueur, la décision relative à l admissibilité et les autres documents inclus au dossier parental pour établir le montant estimé de la subvention. La subvention des RSG comprend l allocation de base et les allocations supplémentaires pour les clientèles particulières. Le bureau coordonnateur doit se référer aux règles budgétaires afin de connaître les barèmes des différentes allocations. INSTRUCTION MINISTÉRIELLE #9 Le montant de la subvention peut être ajusté afin de tenir compte du prélèvement de cotisations à une association reconnue de RSG et de l application de mesures telles une suspension, une diminution ou une récupération d une subvention. La subvention ne peut être réduite pour des services additionnels fournis à la RSG. 7 VERSEMENT DE LA SUBVENTION Le versement de la subvention aux RSG s effectue toutes les deux semaines. À chaque versement, le bureau coordonnateur transmet à la RSG un bordereau de paiement. Ce bordereau comporte notamment une explication des écarts entre la subvention réclamée et celle effectivement versée. Le formulaire prescrit est fourni à l annexe 3. Les montants suspendus suite à l émission d un avis de contravention sont versés à la RSG lorsqu elle se conforme aux demandes du bureau coordonnateur selon le calendrier de versement des subventions. Lorsque la date de versement correspond à un jour férié, le paiement est effectué le jour ouvrable qui précède le congé férié. Le versement se fait par dépôt direct. La RSG qui désire modifier les informations bancaires détenues par le bureau coordonnateur doit remplir le formulaire de demande d adhésion au mode de versement par dépôt direct, annexer un spécimen de chèque et transmettre le tout au bureau coordonnateur. Un modèle de formulaire est fourni à l annexe 4. 6

7 8 - RÉFÉRENCES Instruction 09 du Ministère Instruction relative à l octroi et au paiement des subventions aux responsables de service de garde en milieu familial (RSG) Loi sur les services de garde éducatifs à l enfance, articles 42 par.5, 58, 94, 102. Règlement sur les services de garde éducatifs à l enfance, article 123. Règlement sur la contribution réduite, articles 14 16, 18 et 24. Règles d occupation du Ministère de la Famille et des Aînés. 7

8 ANNEXES 8