Recensement des archives courantes et tableaux de tri : une étude RAMP, accompagnée de principes directeurs

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1 knl3 ARCHI\ PGL84lWSi26 Recensement des archives courantes et tableaux de tri : une étude RAMP, accompagnée de principes directeurs Programme général d information et UNISIST Organisation des Nations Unies pour l éducation, la science et la culture Paris, 1984

2 Original anglais PGI-84/WS/26 Paris, avril 1986 RECENSEMENT DES ARCHIVES COURANTES ET TABLEAUX DE TRI : UNE ETUDE RAMP, ACCOMPAGNEE DE PRINCIPES DIRECTEURS préparée par Derek Charman Programme général d'information et UNISIST Organisation des Nations Unies pour l'éduction la science et la culture

3 (ii> TABLE DES MATIRERES Page Préface Introduction Autorité et contrôle Recensement des archives courantes - Préparation Inventaire Tri Délais de conservation des documents Tableaux de tri Application des tableaux de tri - Dépôt de préarchivage Etablissement de tableaux de tri pour certaines catégories particulières de documents Archives informatiques Microformes Archives audiovisuelles Archives cartographiques Principes directeurs succincts Bibliographie... ci> Appendice A Etablissement de tableaux de tri par micro-ordinateur The General Nursing Council for England and Wales TableauxIàV

4 (iii) Page Formules 1. Recensement des archives courantes Recensement des archives courantes - Questionnaires Fiche de travail pour l'inventaire des dossiers Fiche de contrôle du recensement Fichedetri Recensement des archives courantes et tableau de tri Tableau de conservation des documents Tableau de tri général Tableau de tri spécifique Révision du tableau de tri Spécimen de bordereau de transfert dans un dépôt de préarchivage Avis d'élimination de documents au dépôt de préarchivage et accusé de réception Remerciements William Benedon Formules 3 à 5, 9 a 12 Artel Ricks Formule 6 Bethlehem Steel Corporation Formule 7 Australia Archives Formule 8

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6 -l- RECENSEMENT DES ARCHIVES COURANTES ET TABLEAUX DE TRI : UNE ETUDE RAMP, ACCOMPAGNEE DE PRINCIPES DIRECTEURS 1. Introduction 1.1 Dans tout domaine d'activité où s'opèrent d'importants changements, la terminologie est extrêmement instable. C'est en particulier le cas de la gestion de documents et, à un moindre degré, de l'archivistique. Les termes fondamentaux actuellement usités ayant pris des sens différents suivant les contextes et les pays, on trouvera définie dans cette introduction l'acception particulière donnée aux termes utilisés dans la présente étude. Ces définitions se fondent sur celles qui sont proposées dans le dictionnaire de terminologie archivistique établi par un groupe de travail du Conseil international des archives et publié en Les documents d'archives peuvent être définis comme des documents "contenant une information quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus et conservés par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité quelle qu'en soit la nature". Cette définition s'applique à tout papier, livre, photographie, microfilm, carte, dessin, graphique, bande magnétique et à toute copie ou tout tirage qui en est fait (1). 1.3 La gestion des documents désigne "l'ensemble des mesures visant à l'économie et à l'efficacité dans la création, la conservation et l'utilisation, ainsi que le tri des documents d'archives pendant toute leur existence active (2). Le cycle d'un document, qui va de sa création à son élimination ou à son archivage définitif, comprend les âges suivants : archives courantes - Documents d'archives qui sont d'utilisation habituelle pour l'activité des services, établissements et organismes qui les ont produits ou reçus et sont conservés dans les bureaux ; archives intermédiaires - Documents qui, tout en ayant cessé d'être considérés comme des archives courantes, ne peuvent encore, en raison de leur intérêt administratif, faire l'objet de tri et d'élimination, et sont généralement conservés dans un centre de préarchivage (parfois dénommé archives "semi-actives") ; archives non courantes - Documents qui, ayant perdu toute utilité administrative, doivent être soit détruits soit versés dans un dépôt d'archives (parfois dénommées archives "inactives"). 1.4 Les archives proprement dites ou archives définitives peuvent être définies comme l'ensemble des documents ayant perdu leur utilité courante qui sont soit conservés par leurs créateurs ou leurs successeurs, soit transmis au service d'archives compétent en raison de leurvaleur archivistique durable. 1.5 La gestion des documents, entendue au sens large, peut englober de nombreuses activités : traitement de texte et gestion de la correspondance ; gestion des formulaires, des rapports et des notes de services (par exemple instructions permanentes et manuels techniques) ; classement et gestion des archives courantes, notamment par l'utilisation de l'informatique ou de la micrographie pour le stockage et la recherche de l'information ; gestion du courrier ; gestion des machines et fournitures de bureau ; services centralisés de micrographie ; préarchivage ; programmes visant à conserver la teneur

7 -2- des documents essentiels à la continuité du travail, en prévision d'une catastrophe (3). 11 est possible de concevoir un programme de gestion des documents axé sur l'un quelconque de ces éléments, mais les composantes fondamentales d'un programme d'ensemble sont le recensement des archives courantes et le tableau de tri, qui définissent les normes de conservation et d'élimination des documents. Les informations essentielles obtenues de la sorte peuvent contribuer largement à la réalisation de progrès dans la création et la conservation des archives ; le recensement, en particulier, apparaît comme une démarche préliminaire essentielle pour l'amélioration des plans de classement, qui sont le fondement même d'une saine gestion des documents et de la rationalisation du travail de bureau. 1.6 Le recensement des archives courantes a été défini comme une "enquête réunissant des informations essentielles sur la quantité, la forme et le type physique, la localisation, la condition physique, les conditions de conservation, le taux d'accroissement et l'utilisation de documents non encore versés, ainsi que des données similaires, en vue de la planification des programmes d'accroissement et d'élimination, des opérations de microfilmage, des programmes d'équipement et d'autres activités archivistiques" (4). A cette définition, circonscrite aux activités archivistiques, il convient d'ajouter l'objectif d'une meilleure gestion des documents dans les bureaux où ils ont été produits. 1.7 Le tableau de tri est un document décrivant les archives courantes d'un organisme et indiquant toutes les mesures à prendre en vue de leur conservation ou de leur élimination : microfilmage ; séparation des dossiers à conserver intégralement et des dossiers à trier et à éliminer ; versement des archives intermédiaires dans un centre de préarchivage, en attendant l'expiration du délai de conservation ; destruction ou versement dans un dépôt d'archives des archives non courantes, en général à l'expiration d'un délai déterminé (30 ans après leur création dans le cas des archives publiques de Grande-Bretagne). 1.8 Il peut sembler que le recensement des archives et l'établissement de tableaux de tri sont des manières complexes de réaliser ce qui est, après tout, un objectif simple : la destruction des documents ou leur versement aux archives. En réalité, la situation est fort différente. Si les tableaux de tri sont mal faits, ou s'il n'y en a pas, l'élimination des documents sera improvisée et désordonnée. Des archives intermédiaires ou ayant perdu leur utilité administrative seront conservées dans les bureaux dans des conditions onéreuses et, au cas où l'on dispose de sous-sols ou d'aires de stockage, on risque de laisser s'y amonceler des documents périmés qui auraient dû être détruits depuis longtemps et de perdre ainsi toute possibilité d'y transférer les documents conservés dans les bureaux. Comme on l'a fait observer : "Malheureusement, les éliminations non planifiées sont très répandues. Au départ, en général, les dossiers inactifs sont relégués dans des endroits où ils n'encombrent pas - placards, couloirs, greniers, caves, etc. - afin de libérer de l'espace dans les bureaux pour les dossiers actifs récents. Puis, quand il ne reste plus de place disponible, même dans les caves et les greniers, et qu'il faut faire de la place dans les bureaux, la direction décide souvent de détruire une portion plus ou moins importante des dossiers anciens, choisis habituellement de façon arbitraire. La tendance à ce genre de destruction irréfléchie a été considérablement aggravée par l'accélération générale du rythme de production des dossiers au cours des dernières décennies" (5).

8 Avec l'apparition des microformes et plus récemment de la microplaquette, certains organismes ont cru que la masse de papier accumulée pourrait être limitée, voire réduite à néant, grâce à la miniaturisation ou au traitement électronique des données. Un a perdu beaucoup de temps et d'argent dans le passé à microfilmer des documents qui auraient dû être détruits si l'on avait établi des règles de tri appropriées. Il est tout aussi dangereux de supposer qu'en raison de la baisse des coûts et de la capacité croissante des mémoires d'ordinateur, on aura plus à l'avenir à prêter grande attention à l'élimination des données inutiles, car, ce faisant, on risque précisément de conserver une information inutile et par conséquent de surcharger les ordinateurs. Le résultat final serait comparable à celui qui est décrit plus haut, la direction prenant la décision de détruire une partie plus ou moins importante des dossiers anciens, choisis souvent de façon arbitraire. Aussi apparaît-il essentiel de procéder à des recensements et de mettre au point des tableaux de tri, quel que soit l'objectif recherché ; mieux gérer les papiers, passer à la micrographie ou à l'informatique, ou, comme ce devrait être la règle de nos jours, définir l'utilisation la plus performante des trois types d'archives, étant entendu qu'il convient de conserver durablement certains documents sur papier, même s'il s'agit au départ d'archives informatiques Le recensement des archives courantes a pour double objet d'assurer que les tableaux de tri sont exhaustifs et englobent tous les documents d'archives, quelle qu'en soit la forme, et de contribuer au perfectionnement des systèmes de gestion des documents, faute de quoi les tableaux de tri risquent de perdre beaucoup de leur utilité. Le tableau de tri a pour objet de planifier l'existence active des documents d'archives depuis leur création ou leur réception jusqu'à leur destruction ou leur archivage définitif. L'établissement d'un tableau de tri permet : de gagner du temps en réduisant le volume des documents qu'il faut consulter pour y trouver l'information recherchée ; de gagner de l'espace dans les bureaux en en retirant les documents ayant perdu leur utilité courante ; d'éviter l'achat de locaux et de matériels de rangement supplémentaires ; de favoriser un contrôle efficace des documents ; d'identifier les documents qui méritent d'être conservés durablement en raison de leur valeur archivistique. La réglementation du tri permet donc de conserver, à moindres frais, des archives moins volumineuses, mieux organisées et plus utiles (6) Le présent document du RAMP - Etude et principes directeurs - est avant tout destiné aux organismes dépourvus de service de gestion des documents, qu'ils aient ou non un service d'archives permanent. Les pratiques recommandées se fondent sur celles qui ont été mises au point par le National Archives and Records Service des Etats-Unis d'amérique, puis adaptées à leurs propres besoins par des organismes non gouvernementaux, y compris des entreprises privées, et introduites avec des variantes dans d'autres pays anglophones. Toutefois, les recommandations ne coïncident pas toujours exactement avec la pratique américaine, étant donné qu'elles procèdent en partie de l'expérience personnelle de l'auteur, qui a créé des services d'archives et de

9 -4- gestion des documents dans la fonction publique, comme dans le commerce et l'industrie. Il se reporte en particulier aux usages canadiens, australiens et britanniques en tant que de besoin La diversité des traditions administratives et archivistiques, ainsi que l'absence d'une terminologie uniforme, à quoi s'ajoute le fait que les ouvrages rédigés en anglais sur la gestion des documents sont difficilement accessibles dans d'autres langues, expliquent peut-être en partie pourquoi ces techniques ne sont pas mieux connues à l'échelon international. Elles peuvent toutefois être universellement appliquées, indépendamment des différences linguistiques. Notes 1. William Benedon, Records Management 1961, p Cette définition ne s'applique pas aux enregistrements informatiques créés par un ordinateur sur bande ou disque magnétique, qui contiennent au moins deux zones de données se présentant dans un ordre prédéterminé et traités comme un tout. Une zone est une partie définie d'un enregistrement informatique contenant une information d'un type particulier ; par exemple, une facture de vente établie sur ordinateur sera formée de plusieurs zones distinctes dans lesquelles figureront le nom du client, son adresse, le détail des marchandises qui lui ont été vendues, leur quantité et leur prix. Ce n'est que lorsque cet enregistrement est imprimé de façon à pouvoir être adressé au client qu'il devient un document d'archives au sens traditionnel. Dans les autres cas, c'est la bande ou le disque magnétique contenant les données qui doit être considéré comme document d'archive au sens donné à ce terme dans la présente étude. 2. Conseil international des archives, Dictionnaire de terminologie archivistique, Donald II. Bell, Records Management Program - Comprehensive Outline, International Records Management Council, rapport no 3, Conseil international des archives, op. cit. 5. Morris Rieger, "Procédés modernes de disposition et d'évaluation des dossiers", UJISLAA, vol. 1, no 3, 1979, p. 209 à New South Wales Government Records Management Office, Records Scheduling and Disposal, 1976, p. 3.

10 -5-2. Autorité et contrôle 2.1 Lorsqu'un organisme décide de mettre en route un programme de recensement de ses archives courantes pour élaborer des tableaux de tri et des systèmes plus performants de gestion des documents, les incidences sont importantes. Il lui faut prévoir d'engager un personnel spécialisé pour réaliser le recensement et, ultérieurement, d'investir des fonds dans la mise en oeuvre des mesures propres à améliorer les pratiques de gestion des documents qui sembleront devoir donner de bons résultats. Dans les cas où les ressources sont limitées, par exemple dans les pays en développement, il peut être nécessaire de développer les activités d'un service existant, comme les Archives nationales, pour inclure la gestion des documents, mais il convient avant tout de réunir un effectif restreint de personnel qualifié et expérimenté, qui constitue de préférence un service de gestion des documents et soit capable : de mettre au point des systèmes de recensement et de tri ; de former à l'exploitation de systèmes son propre personnel et celui des autres services ; de conseiller les départements ou services sur les systèmes de gestion des documents ; de fournir tous autres services nécessaires au bon fonctionnement de ces nouveaux systèmes. 2.2 Le recrutement et la formation du personnel du service de gestion des documents peuvent poser des problèmes dans les pays où les experts en la matière sont rares. La nomination du chef de ce service est l'élément essentiel. S'il n'est pas possible de trouver sur place un candidat dûment qualifié, il est préférable d'engager un consultant pour créer le service et mettre au point le recensement, l'établissement de tableaux de tri et tous autres systèmes fondamentaux, plutôt que d'employer un expert formé dans une autre branche qui risquerait de ne pas s'adapter facilement à cette nouvelle discipline. Lorsque ce poste clé est pourvu, on peut recruter le personnel subalterne et le former dans le service ou l'envoyer suivre des cours spécialisés à l'étranger, s'il n'en existe pas qui conviennent sur place. Si un consultant a été engagé pour créer le service, un candidat présentant les qualités requises et formé de cette manière peut être préparé à reprendre la direction du service lorsque le contrat du consultant sera arrivé à expiration. 2.3 Il est parfois difficile de trouver des cours appropriés de formation à la gestion des documents. Les archivistes s'intéressent de plus en plus à cette discipline, et une part très importante du programme de certains cours d'archivistique lui est maintenant consacrée. Par exemple, le programme d'études préparant au diplôme d'études supérieures d'archivistique du Centre régional de formation des archivistes d'accra (Ghana) consacre le même temps (18,6 %) à la gestion des documents et à l'archivistique, travaux pratiques compris (1). De même, le programme des cours préparant au diplôme d'archiviste

11 -6- dans les universités de Liverpool et de londres, en Angleterre, fait une très large place à la gestion des documents. Aux Etats-Unis, toutefois, les professions d'archiviste et de spécialiste de la gestion des documents sont en général considérées comme différentes, mais apparentées, et des cours de formation distincts sont habituellement organisés pour chacun de ces deux types d'activités (2). La principale différence tient à ce que les archivistes s'attachent surtout au tri et à la conservation des documents d'archives, tandis que les spécialistes de la gestion des documents s'intéressent davantage à la gestion efficace des documents d'utilité courante dans les bureaux. Il importe au plus haut point que les activités (du service de gestion des documents s'inspirent de ces deux optiques. 2.4 La dimension du service de gestion des documents dépendra naturellement de celle de l'organisme qui l'a créé et du rythme auquel seront menés le recensement des archives courantes et l'établissement des tableaux de tri. Aux fins de la présente étude, nous supposons que l'organisme est suffisamment important pour confier la conduite de ses affaires à de grands services ci-après dénommés "départements". Quelle que soit la dimension de l'organisme, il conviendra de prévoir un ordre de priorité pour que les recensements puissent être réalisés suivant un calendrier précis, en commençant de préférence par les départements essentiels, chargés de l'orientation générale et du contrôle d'ensemble de l'organisme considéré, comme la direction et le service financier. Toutefois, il devrait toujours être possible de modifier l'ordre des priorités en fonction des besoins, dans le cas, par exemple, où un service dont les papiers n'ont pas été recensés fait l'objet d'une importante réorganisation. 2.5 Tous les membres du personnel du service de gestion des documents devront parfaitement maîtriser les techniques de base du recensement d'archives et de l'établissement de tableaux de tri. Il conviendra de surcroît de les encourager à se spécialiser. Le service devrait en principe disposer de compétences techniques suffisantes pour être en mesure de donner aux différents départements des avis autorisés sur tous les aspects de la gestion des documents. Il comprendra donc des spécialistes de la micrographie, de la reprographie et de l'informatique documentaire, ainsi que des systèmes de classement et de toutes autres branches de la gestion des papiers. 2.6 Outre cette fonction consultative, le service de gestion des documents devra également fournir, en tant que de besoin, des services communs, dont les plus importants seront d'organiser des dépôts de préarchivage pour l'entreposage des archives intermédiaires, y compris les films, les bandes et disques magnétiques. Des locaux et les crédits correspondants devront être prévus à ce titre dans le budget du service, car on ne pourra pleinement appliquer les tableaux de tri que si l'on dispose de magasins peu coûteux et efficacement gérés. Autre structure commune importante : une unité centrale de microfilmage. Sa mise en place dépendra, toutefois, de la nature et de l'ampleur des besoins de l'organisme intéressé, qui ne pourront être définies qu'au fil des opérations de recensement. Il faut souligner que l'apparition de l'informatique n'a pas plus frappé d'obsolescence le concept de dépôt de préarchivage qu'elle n'a rendu caduques les microformes, même si l'on a fondé beaucoup d'espoirs récemment sur les perspectives de réduction de la masse de papier qui sera utilisée à l'avenir. 2.7 Une fois le service de gestion des documents créé, il est essentiel que ses attributions soient définies par règlement administratif ou, s'il s'agit des pouvoirs publics, par voie législative, mais l'absence de ces textes réglementaires ou législatifs n'empêchera pas le service d'élaborer un programme d'activités en attendant la publication d'un document formel qui donne

12 - 7 - corps à celles-ci. Etant donné que sa première fonction doit être le recensement des archives courantes, ce service devra néanmoins être investi de pouvoirs suffisants pour entrer en contact avec tous les départements de l'organisme considéré afin de faire son travail. L'un des impératifs essentiels est que les départements ne puissent détruire des documents que suivant des critères définis en accord avec le service de gestion des documents. Comme les documents sur lesquels porteront le recensement et les tableaux de tri se trouvent dans les bureaux des départements qui les ont produits ou reçus, il importe au plus haut point de concevoir le programme en collaboration avec eux. C'est au chef du département qu'il appartiendra de mettre en oeuvre ce programme sur les conseils et avec le concours du chef du service de gestion des documents. Toutefois, c'est ce dernier qui sera responsable des opérations de recensement et qui approuvera les tableaux de tri. Dans la conduite de ces activités, le service de gestion des documents devra travailler en liaison avec les responsables désignés par chaque département pour veiller à la mise en oeuvre du programme de recensement dans ses services. 2.8 Si le service de gestion des documents fait partie des Archives, l'approbation finale des tableaux de tri peut être confiée au chef du service de gestion des documents par le conservateur en chef, qui devra cependant décider en dernier ressort du tri des documents d'archives. Si au contraire le service de gestion des documents est indépendant du service d'archives, il faudra prévoir les mécanismes voulus pour que les tableaux de tri soient soumis au conservateur en chef pour approbation finale, et que le personnel des Archives coopère à toutes les phases du processus de tri. 2.9 On a abondamment débattu, ces derniers temps, de la place que le service de gestion des documents devait occuper dans un organisme. La discussion porte dans une large mesure sur la nature interdisciplinaire de la gestion des documents, qui fait appel à l'informatique, à la micrographie, à l'archivistique et à la gestion de l'information. Dans le secteur privé, ce service se situe suivant les cas dans le cadre de la direction de l'entreprise ou des services financiers ou administratifs. Dans l'administration publique, il s'est inséré très naturellement dans le service d'archives. Toutefois, ces dernières années, on a mis l'accent sur la gestion de l'information, soulignant ainsi la relation qui existe avec les bibliothèques, les centres de documentation et les services informatiques. Les progrès enregistrés dans le traitement électronique des données, qui ont révolutionné la gestion des documents, ont aussi radicalement transformé la gestion de l'information, qui est restée, jusqu'ici, surtout axée sur les imprimés : livres,articles, rapports et études techniques. Etant donné que les archives sont également une importante source d'information, on s'est demandé si la gestion des documents n'était pas simplement, en fait, une des branches de la gestion de l'information. Il y aura cependant toujours une différence entre la gestion des documents d'archives qui s'accumulent organiquement par le fonctionnement normal d'un organisme et ont une valeur juridique et probatoire sans équivalent, et la gestion des fonds et collections des bilbiothèques et des centres de documentation qui sont formés artificiellement, en vertu d'un choix délibéré. Cette situation a conduit à définir une forme d'organisation qui associe sur un pied d'égalité les fonctions archives, gestion des documents, documentation, bibliothèque et informatique dans un même service de l'information. Peut-être est-il prématuré de prévoir qu'un tel mode d'organisation sera généralement adopté, mais, quelles que soient les structures choisies, il est essentiel que de bonnes relations d'interdisciplinarité existent à tous les niveaux dans le cadre d'une gestion de l'information conçue au sens large. Il importe surtout de faire en sorte qu'aucune discipline ne l'emporte sur les autres, car cela

13 -8- pourrait entraîner de graves conséquences à long terme. Par exemple, l'ordinateur est un bon serviteur, mais un mauvais maître, et la conservation de l'information qui peut être à moyen et à long terme tirée des documents d'archives risque d'être gravement compromise si le service de gestion des documents n'est pas consulté lorsque la mise en place d'un nouveau système d'information est envisagée (3). Notes 1. Regional Training Centre for Archivists - Accra, Project findings and recommendations (PNUD) Unesco, Paris 1981, Appendice E.l. 2. On trouvera une liste des cours de gestion des documents dispensés aux Etats-Unis d'amérique dans 'A Directory of Collegiate Schools Teaching Records Management', Records Management Quarterly, vol. 15, no 1, janvier William Benedon, 'Management in Information - An Interdisciplinary Approach', ibid., vol. 12, no 4, octobre 1978.

14 Recensement des archives courantes - Préparation 3.1 On ne saurait trop souligner l'importance du recensement des archives courantes pour la gestion des documents pendant toute leur existence active. Ce recensement permet non seulement d'établir les tableaux de tri, autre thème de la présente étude, mais aussi d'améliorer les techniques de gestion des documents. Il se décompose naturellement en trois étapes : La préparation, qui consiste à avertir les départements de l'organisme concerné qu'un recensement est entrepris et à effectuer une étude préliminaire de leurs archives courantes L'inventaire, qui consiste à obtenir des précisions sur les séries de dossiers conservées par chaque unité administrative Le t&, qui consiste à évaluer les séries de dossiers recensés lors de l'inventaire, en vue de déterminer les délais de conservation appropriés dans les bureaux. 3.2 Pour les besoins de la présente étude, nous supposons que la gestion des documents est introduite pour la première fois dans l'organisme considéré ou qu'une section spécialisée y est créée pour recenser les archives courantes et établir des tableaux de tri. De toute façon, les équipes chargées du recensement seront constituées par le service de gestion des documents. Dans certains pays comme le Canada, l'australie et les Etats-Unis d'amérique, ces tâches sont habituellement confiées au personnel du département concerné mais la gestion des documents s'y appuie sur une base législative établie de longue date et bien structurée. Si tel n'est pas le cas, il vaut mieux laisser le service de gestion des documents exécuter la majeure partie du travail et ne faire intervenir le personnel du département qu'une fois que celui-ci aura acquis une connaissance suffisante des règles à observer dans ce domaine. Toutefois, dans une très grande administration il est parfois justifié de créer une ou plusieurs équipes dont les membres seront désignés et rétribués par elle pour procéder au recensement des archives et élaborer les tableaux de tri ; le chef du service de gestion des documents doit donc être prêt à envisager cette possibilité. Les relations que les équipes entretiennent avec ce service ont une importance capitale ; elles doivent être formées aux mêmes méthodes aux mêmes systèmes et le chef du service de gestion des documents sera responsable de leur travail et chargé de leur recrutement. 3.3 Dès que possible après la création du service de gestion des documents, le directeur ou le responsable au niveau le plus élevé diffusera une note d'information, lettre circulaire, note de service ou brochure exposant les buts et objectifs du programme de gestion des documents, avec plus ou moins de précision selon l'état d'élaboration du programme. S'il existe déjà un service d'archives, il est évidemment judicieux de faire fond sur les rapports qu'il entretient avec la plupart des départements. Sinon l'accent sera mis principalement sur les économies réalisables par suppression de certaines dépenses, sur l'efficacité accrue à attendre d'une meilleure gestion des documents (qui occupera de toute façon une place prépondérante dans la note d'information) et sur l'importance du tri et de la conservation des archives. La note d'information commencera par un rappel général des principes de la gestion des documents et traitera surtout de la conservation et de la protection des archives courantes en indiquant que les recensements entrepris visent à atteindre ce double objectif. Divers aspects de la protection des documents seront abordés : création de dépôts de préarchivage permettant un stockage très dense et peu coûteux, protection des documents essentiels pour la continuité des

15 activités de l'organisme en prévision d'une catastrophe, enfin tri et conservation de ses archives définitives. On indiquera également s'il faut prévoir d'ajouter ultérieurement au programme d'autres éléments comme la gestion des formulaires, des rapports et des notes de service et la gestion de la correspondance et des dossiers courants. Le service de gestion des documents devra préciser qu'il est en mesure de fournir avis et assistance pour la mise en place de ces éléments du programme au cas où les recensements en montreraient la nécessité. 3.4 Quand la note d'information est prête à être diffusée, le département dont les archives vont être recensées les premières doit être informé des objectifs visés et des procédures à suivre. La meilleure façon de procéder est que le chef du service de gestion des documents rencontre personnellement le chef du département concerné pour lui expliquer le but général du recensement, s'assurer sa coopération et le convaincre d'appuyer de son autorité la présentation aux chefs de service de son département des propositions relatives à l'élaboration d'un programme de recensement pour chacun de ces services. Une copie de la note d'information lui aura été adressée avant l'entrevue et le chef du service de gestion des documents calculera le nombre d'exemplaires à lui faire parvenir pour atteindre tous les chefs de service. Ces exemplaires seront envoyés le plus rapidement possible, accompagnés d'une lettre de couverture confirmant les résultats détaillés de l'entrevue et apportant les précisions éventuellement utiles. Si, dans une très grande administration, le chef du département concerné décide de ne pas s'occuper de cette question personnellement mais d'en charger l'un de ses collaborateurs, il devra cependant être tenu au courant des progrès du recensement en des termes assez éloquents et par des personnes jouissant d'une autorité suffisante pour qu'il considère la question avec tout le sérieux voulu. 3.5 Dès que l'organisation d'un recensement aura été convenue avec le directeur du département concerné, on demandera à celui-ci d'adresser à ses chefs de service une note les informant des dispositions prises, qu'établira le chef du service de gestion des documents. Un calendrier général de visite sera fixé par la même occasion. A ce stade, le chef du service de gestion des documents déterminera le nombre d'équipes nécessaires à l'exécution du recensement. Dans la mesure du possible, chaque équipe doit se composer d'un analyste qui identifie les séries de dossiers et d'un assistant qui note les détails et veille au bon enregistrement des données. Le chef du service de gestion des documents doit aussi obtenir qu'un responsable soit désigné dans chaque service pour aider son équipe à localiser tous les documents qui doivent être recensés et pour répondre aux questions éventuelles sur leur nature et leur importance. 3.6 Quand un département a convenu qu'un recensement pourra être <exécuté, il est bon de déterminer l'ampleur de la tâche en évaluant, par une enquête préliminaire, le volume et l'emplacement des archives courantes de chaque service, ainsi que les éléments de rangement et la superficie occupés, en vue de la préparation de l'inventaire (Formule no 1). Grâce à ces renseignements, on peut fournir au département intéressé une analyse quantitative de la tâche, une estimation du temps nécessaire pour établir l'inventaire et une description des avantages attendus du recensement, par exemple la réduction des coûts par récupération de matériel et de locaux.

16 RECENSEMENT DES ARCHIVES COURANTES FINANCES DEPARTEMENT Service comptabilité Section Paye Date Personne à contacter M. E. Paymaster Emplacement Bureau siège 10 Téléphone 3729 Matériel Quantité Vol. (en m3) c4 32 L6 32 CF 4 RM 64 CM 3 OBSERVATIONS TOTAL 13,5 c4 : classeur à 4 tiroirs L6 : meuble de rangement latéral à 6 rayons CF : coffre-fort RM : rayonnage métallique à 6 tablettes ix : classeur à microfiches Formule no 1 Feuille 1

17 Il est essentiel que l'enquête préliminaire ne soit pas exécutée par le personnel du département au moyen d'un questionnaire mais qu'elle soit confiée à une équipe compétente dirigée par un analyste, cela pour deux raisons : tout d'abord, les réponses aux questionnaires ne sont fiables, comme chacun sait, que si elles sont enregistrées par des enquêteurs expérimentés, ensuite, l'équipe profitera de cette enquête préliminaire pour rassembler des informations précieuses qui permettront d'accélérer l'inventaire. L'équipe aura néanmoins intérêt à s'appuyer sur un questionnaire pour s'assurer que toutes les informations indispensables à l'inventaire ont bien été recueillies (Formule no 2). 3.7 Les formules utiiisées pour les recensements d'archives et les tableaux de tri varient selon les systèmes et les méthodes que le service de gestion des documents a choisi d'adopter, et ce choix est lui-même déterminé par la nature des relations établies par le service avec les départements de l'organisme considéré. Plus le service a de pouvoir, plus les méthodes et par conséquent les formules seront uniformes. Comme toutes les formules utilisées pour la gestion des documents, celles qui illustrent la présente étude dérivent des travaux novateurs de Emmett J. Leahy et de Christopher A. Cameron réalisés aux Etats-Unis d'amérique et publiés en 1965 dans Modern Records Management. Ces travaux sont un peu dépassés depuis la parution d'autres ouvrages comme Records Management de William Benedon et de la série de guides pratiques de gestion des documents publiés par de nombreux organismes à l'intention de leurs services.

18 RECENSEMENT DES ARCHIVES COURANTES Date QUESTIONNAIRE Département : Service : Lieu : Section : Contact : No de téléphone : 1. Quelles sont les fonctions de ce servicelde cette section? 2. Quelles sont les principales séries de dossiers conservés? 3. (a) Existe-t-il un système de classement uniforme? (b) Existe-t-il des règles établies de classement? 4. (a) Utilise-t-on des microfilms? (b) Pour les cartes à fenêtre? (c) Pour la recherche de l'information? (d) Pour les documents qui doivent être conservés pendant une période inférieure à 10 ans? 5. (a) Le matériel de classement est-il utilisé efficacement? (b) Qui est chargé de contrôler les achats de matériel? 6. (a) Les formules sont-elles numérotées? (b) Qui est responsable de leur conception et de leur impression? 7. (a) Existe-t-il une procédure normalisée pour la conservation des documents? (b) Qui fixe les délais de conservation? (c) Existe-t-il des tableaux de tri?

19 (a) Existe-t-il un dépôt pour l'entreposage des archives ayant perdu leur utilité courante? (b) Où est-il situé? (c) Est-il utilisé en commun avec d'autres services? (d) Qui en assure la surveillance? (e) Existe-t-il des procédures établies de transfert? (f) la recherche de l'information est-elle facile? (g) les locaux sont-ils bien utilisés? (h) Procède-t-on périodiquement à l'élimination de documents? (i) Qui en est chargé? (j) Par quel procédé? Les documents éliminés sont-ils vendus comme vieux papiers? 9. Quelles dispositions sont prises pour protéger les documents essentiels, par exemple contre l'incendie ou l'inondation? 10. Autres renseignements à noter sur la gestion des dossiers. Formule no 2

20 Recensement des archives courantes - Inventaire 4.1 L'élément central du recensement est l'inventaire des dossiers conservés par chaque service. Cette opération ne doit pas être confondue avec l'inventaire d'archives, qui peut être défini comme "un instrument de recherche fournissant une énumération descriptive plus ou moins détaillée des dossiers ou des pièces composant un ou plusieurs fonds d'archives, le plus souvent complété par un historique de l'institution productrice et de ses archives, par l'exposé des principes de classement et par un index" (1). L'inventaire des dossiers est une énumération complète des dossiers d'une administration, classés par série ou par catégorie, accompagnée d'informations suffisantes pour en permettre l'évaluation et le tri (2). Une série de dossiers peut être définie comme un ensemble de dossiers, groupés soit selon un schéma de classement particulier (numérique, chronologique ou alphabétique) soit parce qu'ils revêtent la même forme matérielle (cartes, microfilms) soit parce qu'ils concernent une activité ou une fonction donnée (3). 4.2 L'inventaire doit être établi par la (ou les) équipe(s) qui a (ont) exécuté l'enquête préliminaire ; elle(s) aura (auront) en effet, instauré de bonnes relations de travail avec le personnel du service intéressé et acquis une bonne connaissance des activités du département dont les archives sont recensées. Cette connaissance, acquise en s'entretenant avec le personnel et en étudiant l'organisation du département, ses documents et leur classement, forme la base d'un bon inventaire. On s'efforcera par tous les moyens d'obtenir ces informations, si possible avant l'enquête préliminaire, et, à cet effet, on demandera très tôt à l'administration concernée des copies de toutes les pièces éventuellement disponibles : historiques, organigrammes et rapports, instructions permanentes, directives courantes et systèmes de classement des dossiers. Est également essentielle, toute information sur les pratiques adoptées en matière de conservation des documents, si pragmatiques soient-elles. Pour l'inventaire, on procédera systématiquement afin de n'omettre aucun bureau ou local de rangement. 4.3 Chaque formule d'inventaire ne sert qu'à une seule série de dossiers mais une série peut exiger plusieurs formules, selon le nombre d'emplacements où les documents sont conservés. Pour des raisons de commodité, la formule ne doit pas dépasser le format A4 (Formule no 3). Elle comportera les informations suivantes : Département : le nom du département et celui du service recensé doivent figurer sur la formule ainsi que le nom, l'adresse et le numéro de téléphone du service (de la section) où les documents se trouvent effectivement. Dans le cas de très grandes administrations, il est parfois impossible de faire tenir sur la formule une description détaillée de la structure hiérarchique. Certains niveaux peuvent alors être omis à condition que l'on puisse disposer d'un organigramme précis indiquant la place du service dans le département. Personne responsable : nom, numéro de téléphone et poste interne de la personne responsable des dossiers. Date de l'inventaire : dates auxquelles la série de dossiers est inventoriée. Institulé et désignation de la série de dossiers : l'intitulé et la désignation de la série de dossiers constituent le principal élément de l'inventaire. Les points essentiels seront examinés plus loin.

21 Dates extrêmes : la date du document le plus ancien et celle du document le plus récent d'une série seront indiquées. Toute interruption sera notée, quelle que soit sa durée Classement : classement de la série, par exemple dans l'ordre alphabétique ou numérique ou selon un schéma particulier et instruments de recherche, catalogue, index, plan de rangement Catégorie et forme matérielle : on précisera les principales catégories de documents constituant la série : correspondance, notes, rapports, etc., ainsi que leur forme matérielle : livre, photographie, microfilm, carte, dessin, plan, bande ou disque magnétique, etc Matériel de rangement : nature des éléments de rangement utilisés, par exemple : classeurs à quatre tiroirs, fichiers, rayonnages métalliques, etc Volume : la quantité de documents de la série sera calculée à l'aide d'une formule uniforme, d'après leur format. Par exemple le classeur courant à quatre tiroirs pour documents de format A4 contient 0,23 m3, chaque tiroir contenant 0,06 m Emplacement : le lieu où l'on peut trouver les documents de la série sera indiqué de même que le numéro du bureau ou du local et l'emplacement de chaque élément de rangement dans ce bureau ou ce local. Pour faciliter l'identification, on peut s'aider de plans montrant la place des divers éléments de rangement dans chaque bureau ou local et désigner chacun de ces éléments par une lettre ou par un numéro en commençant du côté gauche de la pièce. Les tiroirs ou étagères seront numérotés de bas en haut puisque les classeurs n'ont pas tous la même hauteur Fréquence de consultation : nombre de fois où un dossier a été consulté pendant le mois précédant la date de l'inventaire Taux annuel d'accroissement : volume des documents créés ou reçus au cours de l'année précédente Copies et dossiers apparentés : l'existence de copies dans le département ou dans d'autres départements sera notée ainsi que toute variation des données enregistrées sur ces copies. Les dossiers apparentés contenant des informations identiques ou très similaires seront aussi notés, En principe, la série qui contient le plus d'information sous la forme la plus commode doit être considéré comme exemplaire de référence à conserver pendant la période optimale Fonction des dossiers : il importe de noter à quelles fins les documents ont été accumulés et utilisés, par exemple en vertu d'obligations réglementaires ou légales ou encore pour répondre à des besoins administratifs particuliers. Toute restriction apportée à la communication des documents, par exemple pour des raisons de sécurité, doit être signalée Tri : mesures prises par le service pour conserver ou éliminer les documents (4).

22 FICHE DE TFAVAIL POUR L'INVENTAIRE DES DOSSIERS Année Dates Local Emplacement Matériel Volume Tri extrêmes de en m3 rangement Désignation Bureaux m3 Magasins m3 Chambre forte m3 I Intitulé Organisme I I FICHE DE TRAVAIL POUR L'INVENTAIRE Année Dates extrêmes de DES DOSSIERS Local Emplacement Matériel Volume Tri en m3 rangement Désignation Bureaux Magasins Chambre forte m3 m3 m3 Intitulé Organisme Formule no 3

23 Dès que l'inventaire est commencé, il importe de veiller à ce qu'aucun dossier ne soit détruit ou déplacé sans que l'équipe en soit avertie. Des instructions à cet effet seront données à tous les intéressés avant le début des opérations. L'équipe veillera aussi à ce que le recensement, y compris l'évaluation et l'établissement des tableaux de tri, soit achevé sans retard. 4.5 La qualité de l'inventaire dépend de la précision de la désignation et de l'intitulé de chaque série de dossiers. Il est essentiel que l'intitulé donné par le service d'origine soit enregistré pendant le recensement mais il ne sera pas nécessairement utilisé ensuite pour trier et classer les fiches avant l'évaluation et l'intégration dans les tableaux de tri. Une normalisation s'impose du fait q'ue la même série de documents peut être désignée différemment dans divers services d'un même département ; par exemple un registre pourra être ailleurs dénommé liste et une facture appelée une traite. En cas de normalisation, l'intitulé donné par le service intéressé sera conservé sur la fiche mais on le fera figurer entre crochets après le titre normalisé. Il importe aussi que, dans un titre normalisé, les mots soient disposés selon un certain ordre, le titre du document venant habituellement en tête. Par exemple, le mot "ordonnance" précédera l'indication de l'origine administrative (Commission des entreprises de service public), de la fonction (demande de subvention) du sujet et de la fréquence (mensuelle, trimestrielle, annuelle). 4.6 Certaines séries de documents exigent un examen particulier ; c'est le cas de la correspondance générale, qui se compose de dossiers classés par sujet, ou des documents de grand format, tels que les cartes, les plans et les dessins industriels. Le plus souvent, il n'est pas possible de recenser l'intitulé de chaque chemise ou autre dossier sur des formules d'inventaires séparées. On attribuera alors à la série de dossiers une désignation générale qui permettra un tri par grandes masses. S'il existe des registres ou des catalogues des dossiers ou des dessins, il ne devrait pas être difficile, par exemple, de décider si tous les articles d'une série sont à considérer comme des documents de routine n'ayant qu'une brève valeur, ou comme des documents d'une valeur substantielle, c'est-à-dire durable sinon définitive. Il peut arriver toutefois que cela soit impossible parce que la série est trop vaste et trop hétérogène ou qu'on ne dispose pas des données, comme celles que fournissent les registres et les catalogues, sur lesquelles une telle décision pourrait être fondée de manière satisfaisante. Dans ce cas, le tri se fera dossier par dossier, comme il est décrit au chapitre suivant. 4.7 Les archives sur microformes ou sur bandes ou disques magnétiques posent parfois un problème particulier, Ici, la description de chaque ensemble de données est encore moins réalisable, leur seul volume étant dissuasif. La série sera alors évaluée, du moins en partie, en s'appuyant sur l'analyse systémique et les détails du programme élaborés avant sa mise en route. On se heurte souvent au même problème dans le cas des séries d'archives photographiques et d'enregistrements sonores et vidéo. Ici encore, la désignation portée sur l'inventaire sera établie d'après une évaluation générale de la nature des enregistrements de données, ne pouvant être fondée sur les données proprement dites. Autre facteur très important dont il faut tenir compte au moment de l'inventaire : le type et l'âge du matériel utilisé pour la lecture des enregistrements (lecteur de microfilms, ordinateur, projecteur) ; compte tenu du vieillissement rapide de ce matériel, des mesures devront en effet être prises pour que l'information reste accessible aussi longtemps qu'il pourra être nécessaire.

24 L'ordre dans lequel les dossiers ont inventoriés dépend des arrangements conclus avec le service intéressé. On commencera de préférence par les archives non courantes conservées dans les magasins parce qu'il est possible de les recenser sans gêner beaucoup le travail du personnel et que cela permet de faire immédiatement de la place par élimination ou par versement soit à un centre de préarchivage soit à un dépôt d'archives ; de plus, ayant acquis par l'étude approfondie des dossiers les plus anciens, un aperçu des activités du département concerné de l'organisation de ses archives, l'équipe se trouvera bien placée pour analyser ensuite les archives courantes conservées dans les bureaux. En général, le personnel est frappé de constater que l'équipe a gagné une certaine connaissance des activités de l'administration ou de l'institution en étudiant son histoire et ses archives et il a toujours tendance à coopérer plus volontiers avec quelqu'un qui comprend et apprécie son travail. 4.9 Il est indispensable également de contrôler le déroulement de l'inventaire afin de s'assurer qu'aucun article n'est négligé. La meilleure façon de procéder est d'utiliser une formule simple qui indique le nom des services, la date de la fin de l'inventaire et le volume des dossiers examinés. La même formule peut servir à enregistrer la date d'achèvement des étapes suivantes du recensement et de l'établissement des tableaux : tri et approbation des délais de conservation par le chef du service intéressé et par tout autre responsable éventuellement concerné, y compris le chef du service d'archives. Enfin, on inscrira la date à laquelle les tableaux de tri approuvés sont publiés pour mise en oeuvre par le département (formule no 4) L'inventaire est donc principalement destiné à fournir une évaluation complète et systématique des séries de dossiers et à fixer les délais de conservation sur la base desquels les tableaux de tri peuvent être publiés pour mise en oeuvre par les unités administratives, mais il sert aussi à déceler les problèmes que pose la gestion des documents et conduit à modifier les systèmes d'archivage utilisés. Ainsi, une série documentaire très étendue qui doit être consultée souvent pendant une longue période, comme les dossiers de retraite, pourra être enregistrée sur microfilm avec enveloppe protectrice afin de réaliser un précieux gain de place dans les bureaux. Les informations les plus importantes peuvent aussi être mises en mémoire en direct dans un ordinateur avec possibilité de recherche quasi instantanée D'après les données recueillies au cours de l'enquête, le service de gestion des documents établira un inventaire complet des locaux et du matériel de rangement ; le département intéressé pourra ainsi déterminer les économies qu'il réaliserait directement et les dépenses qu'il pourrait éviter s'il employait ses ressources de façon plus rationnelle. Pour bien faire, ces inventaires devraient être revus et mis à jour tous les ans Toutefois, ces applications de l'inventaire dépassent le cadre de la présente étude, qui traite de l'emploi des informations ainsi recueillies pour l'établissement des tableaux de tri. A cet effet, les fiches d'inventaire de chaque service seront classées selon l'ordre alphabétique de l'intitulé des séries ou selon le système détaillé de classement des dossiers éventuellement adopté par le service, puis les documents seront soumis à un tri minutieux Pour faciliter le classement et les modifications futures, les données des fiches d'inventaire peuvent être introduites dans le programme de gestion de données d'un micro-ordinateur. Cela présente l'avantage que, si l'on attribue à chaque série un identificateur, l'information introduite dans un ordre quelconque peut être mise plus tard par l'ordinateur dans tout autre ordre éventuellement souhaitable pour l'élaboration de tableaux de tri provisoires.