E-GOVERNMENT DE LA SÉCURITÉ SOCIALE

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1 E-GOVERNMENT DE LA SÉCURITÉ SOCIALE DÉCLARATION DES RISQUES SOCIAUX Comment introduire vos déclarations par voie électronique? ONSS

2 Table des matières E-government de la sécurité sociale...3 La facilité des déclarations électroniques...4 La Déclaration des Risques Sociaux Indemnités...8 La Déclaration des Risques Sociaux Accidents du travail...14 La Déclaration des Risques Sociaux Chômage...18 La Déclaration des Risques Sociaux Maladies professionnelles Comment introduire une déclaration de risque social?...27 Remplir vos déclarations via l application web sur le site portail...27 Recours aux messages structurés Remplir vos déclarations avec des formulaires papier Services annexes Accès sécurisé L'e-Box de la sécurité sociale Tâches électroniques...37 Le module Routing Inventaire des différentes déclarations électroniques Pour info... 42

3 E-government de la sécurité sociale La déclaration électronique de risques sociaux Pour la majorité des employeurs, l usage de moyens électroniques pour l administration sociale n est plus un mystère depuis longtemps. Depuis 1996 déjà, les institutions de sécurité sociale travaillent à un ambitieux programme qui a permis de remplacer progressivement les déclarations papier actuelles par des déclarations effectuées par internet ( ou par messages structurés. Selon une étude récente du Bureau du Plan, ce projet contribue aussi effectivement à la réduction des charges administratives des employeurs et travailleurs. Au cours des années précédentes, vous avez pu découvrir les innovations suivantes: l instauration de la carte SIS, devenue entre-temps familière; l introduction et la généralisation de la déclaration électronique à l emploi (DIMONA); l introduction et la généralisation de la déclaration électronique à l ONSS (DmfA). Le passage aux déclarations électroniques s est toujours accompagné de l élimination d un grand nombre de formalités papier. Durant les mois à venir, les institutions de sécurité sociale entendent mettre l accent sur la déclaration électronique de risques sociaux. Chaque fois qu un travailleur tombe en incapacité de travail suite à une maladie, un accident du travail ou une maladie professionnelle ou qu il a droit à des allocations de chômage, vous deviez remplir les formulaires papier qui s imposaient. Cette période est maintenant révolue. Depuis quelque temps en effet, plusieurs de ces déclarations de risques sociaux peuvent se faire électroniquement. Cette offre se verra toutefois fortement élargie dès janvier 2006 avec l apparition de la Feuille de renseignements électronique pour le secteur des indemnités AMI. De même, avec l introduction du formulaire C4 électronique en juillet 2006, vous pourrez demander toutes les allocations de chômage par le biais de nos canaux de communication modernes. En vue d une communication sûre et fluide avec nos institutions, nous vous proposons en outre l e-box: une boîte aux lettres électronique conviviale. Vous trouverez dans cette brochure de plus amples informations sur toutes ces nouvelles possibilités. ONSS 3

4 1. La facilité des déclarations électroniques Quoi Un risque social se présente lorsqu un travailleur ne peut prétendre à son salaire, par exemple en cas de maladie, d accident du travail, de maladie professionnelle, de chômage ou de maternité. Dans de telles circonstances, la sécurité sociale prévoit un large éventail d allocations sociales. Pour que le travailleur puisse en bénéficier, l employeur doit faire une déclaration à une des institutions de sécurité sociale. Nous appelons cela la Déclaration d un Risque Social ou DRS. Pour bénéficier d une allocation en raison d un risque social, il faut suivre tout un processus administratif impliquant diverses instances: d abord et surtout l employeur (ou son mandataire), mais aussi le travailleur, sa mutualité ou son organisme de paiement, ainsi que les différentes institutions de sécurité sociale. Chacune à son tour doit remplir une série d obligations administratives, avec des formulaires spécifiques pour chaque cas. Ceci est devenu très complexe dans notre environnement «papier» classique. Dès lors, les institutions de sécurité sociale ont pris l initiative de simplifier sensiblement les déclarations des risques sociaux, en utilisant de façon optimale les larges possibilités des nouvelles technologies électroniques. INSTITUTIONS DE SÉCURITÉ SOCIALE INSTELLINGEN INSTITUTIONS VANŁ DE SOCIALE SÉCURITÉ ZEKERHEID SOCIALE AVANT MAINTENANT DIMONA DmfA DRS: un ensemble cohérent Les déclarations électroniques à la sécurité sociale reposent toutes sur un modèle unique de données et sur des règles uniformes pour l identification de l employeur et des travailleurs. Les concepts de base et les méthodes de travail ont ainsi pu être harmonisés au maximum, de sorte que chaque déclaration d un risque social présente la même structure: données d identification de l employeur et du travailleur (toujours présentes); mini-dmfa : une mini-déclaration trimestrielle pour la période qui n a pas encore été déclarée et couvrant la période comprise entre la précédente déclaration trimestrielle et le risque social (uniquement requis si d application); données propres au secteur. 4

5 La base de la simplification Une comparaison des différentes déclarations de risques sociaux (une vingtaine) démontrait que: de nombreuses données étaient déjà connues de l Etat au moment où de telles déclarations devaient être introduites. En effet, grâce aux applications telles que la Dimona et la DmfA, le circuit de la sécurité sociale dispose déjà de données essentielles concernant l occupation du travailleur (ex. identification, nature de l occupation, données salariales ). Leur réutilisation autorise donc une simplification et une automatisation. plusieurs institutions utilisaient des concepts distincts, mais d'une signification souvent identique, donnant lieu à une réglementation difficile et complexe, à différentes possibilités d interprétation, à un grand risque d erreurs. L harmonisation de ces concepts permettait donc une simplification. Un nouveau système Sur la base de ces constats, un nouveau système de déclarations a été conçu, doté des caractéristiques suivantes: cadre de concepts uniformisé: les concepts de base ont été harmonisés, de manière à utiliser les mêmes concepts dans tout le secteur de la sécurité sociale, avec un cadre législatif uniforme; électronique: la numérisation poussée permet une déclaration aisée et un traitement automatisé. Les institutions de sécurité sociale ont également fait un usage maximal des différentes possibilités qu offre le trafic de données électroniques, telles que l internet et le transfert de fichiers (également appelé batch ; les gros volumes de déclarations sont ici envoyés en lots par échange de messages structurés); réutilisation maximale des données déjà disponibles dans d autres applications telles que la Dimona et la DmfA, ce qui simplifie les déclarations et augmente la qualité étant donné que les données sont contrôlées; modulaire: une large gamme d applications est offerte. L employeur est libre d utiliser les déclarations électroniques de son choix; adapté aux besoins de l utilisateur: les divers canaux de déclaration (web, transfert de fichiers et même papier) permettent au déclarant d utiliser le canal qui correspond le mieux à sa propre organisation ou à son propre niveau d informatisation. La DRS peut être introduite de plusieurs façons: via le site portail par transfert de fichiers (également appelé batch ; les gros volumes de déclarations sont ici envoyés en lots par échange de messages structurés); avec des formulaires papier. 5

6 La palette Le résultat est une palette étendue de déclarations électroniques 3 - Déclaration travail à temps partiel 6 - Mensuellement: travail à temps partiel 7 - Travail [atelier protégé] 8 - Travail [programme d activation] 9 - Droit aux vacances jeunes 10 - Heures de vacances jeunes 2 - Annuellement: chômage temporaire 5 - Mensuellement: heures chômage temporaire 1 - Fin contrat de travail ou prépension à temps plein 4 - Prépension à mi-temps 1 - Déclaration accident du travail 1 - Sous-risque 2 - Déclaration simplifiée accident du travail 2 - Rapport mensuel 3 - Déclaration de reprise du travail 1 - Sous-risque 3 - Déclaration immédiate d accidents du travail 1 - Ecartement travailleuse enceinte - secteur privé 1 - Ecartement - Travailleuse enceinte - avec mini-dmfa - secteur privé 1 - Incapacité de travail 1 - Repos de maternité 1 - Ecartement complet du travail [protection de la maternité] 1 - Ecartement partiel du travail [protection de la maternité] 1 - Congé de paternité (loi sur le travail du ) 1 - Congé de paternité (loi du ) Chômage Accidents de travail Maladies professionnelles Allocations - AMI 1 - Congé d adoption 6 - Reprise du travail 7 - Formulaire de demande DRS 2 - Reprise de travail adapté [incapacité de travail] 2 - Poursuite d une activité chez l un des deux employeurs 2 - Exercice de travail adapté [protection de la maternité] 3 - Attestation d indemnisation des pauses d allaitement Disponible actuellement 5 - Jours de vacances des employés Disponible à partir de janvier 2006 Disponible à partir d avril 2006 Disponible à partir d octobre 2006 Disponible à partir de juillet

7 Autres avantages d une déclaration électronique de risque social Avec la déclaration électronique de risque social, vous disposez d un point de déclaration central pour toutes les déclarations. A l aide d un simple clic sur un bouton, vous envoyez les informations nécessaires aux instances concernées, et ce à toute heure, sept jours sur sept. Par transfert de fichiers (batch), vous pouvez même envoyer une déclaration pour plusieurs travailleurs à la fois, à l aide de messages structurés. Si vous intégrez la déclaration dans votre propre logiciel d entreprise, vous pouvez également y réutiliser des données. Grâce à la numérisation du flux de données, vous devez envoyer nettement moins de documents papier. La durée de transaction et la durée de traitement des dossiers se voient ainsi réduites. Pour chaque déclaration envoyée, vous recevez immédiatement un accusé de réception ainsi qu une copie électronique, laquelle peut être imprimée ou enregistrée dans votre système de traitement électronique. Avec une déclaration transmise par transfert de fichiers, vous ne recevez pas de copie électronique. Via l e-box, votre boîte aux lettres électronique sécurisée de la sécurité sociale, vous pouvez en outre être averti(e) d une action à entreprendre. Ce système vous permet de suivre et de gérer votre administration sociale en toute facilité et donc d agir rapidement. Tout ceci profite également à vos travailleurs. En effet, ils doivent effectuer moins d opérations, ce qui constitue un avantage, notamment dans les situations professionnelles complexes. De même, ils perçoivent plus rapidement leurs allocations ou indemnités, ce qui suscite de la confiance. Services annexes Pour pouvoir jouir pleinement des avantages du système électronique, les déclarations ont recours à plusieurs services annexes: e-box Un environnement sécurisé: étant donné que les déclarations contiennent des données confidentielles, l application web a été placée dans la zone sécurisée du site portail de la sécurité sociale. Un nom d utilisateur et un mot de passe, fournis par l ONSS, sont donc nécessaires. Vous trouverez plus loin toutes les informations relatives aux modalités d accès. L' e-box de la sécurité sociale, une boîte aux lettres électronique sécurisée pour la sécurité sociale dans laquelle les institutions peuvent déposer documents et demandes. Le module Routing, grâce auquel l employeur peut lui-même déterminer la façon dont il souhaite recevoir les documents et demandes en rapport avec son administration sociale. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet dans cette brochure. Encore des questions? N hésitez pas à vous adresser au centre de contact par téléphone au , du lundi au vendredi de 7h à 20h ou par à centredecontact@eranova.fgov.be. 7

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9 Les Déclarations du Risque Social Indemnités L EMPLOYEUR OU SON MANDATAIRE AURA LA FACULTÉ D EFFECTUER LES DÉCLARATIONS DU RISQUE SOCIAL DU SECTEUR INDEMNITÉS DE MANIÈRE ÉLECTRONIQUE, À PARTIR DU 1 ER JANVIER 2006 (1). Quels seront les changements opérés? En cas d incapacité de travail, de repos de maternité, de congé de paternité ou d adoption ou lorsque la travailleuse fait l objet d une mesure de protection de la maternité (période de grossesse et/ou d allaitement), votre travailleur vous transmet actuellement une feuille de renseignements que vous complétez afin de permettre à sa mutualité d affiliation d établir son droit aux indemnités et de fixer le montant de celles-ci. Si nécessaire, votre travailleur vous transmet, afin de compléter les informations transmises dans la feuille de renseignements, une attestation relative aux conditions d assurance requises dans le cadre du secteur indemnités. A partir du 1 er janvier 2006, vous pourrez, d initiative ou en réponse à une demande de la mutualité d affiliation de votre travailleur, lui transmettre électroniquement (canal WEB ou canal BATCH) les informations nécessaires. Pour cela, vous utilisez le scénario DRS 1 qui, outre les données de la déclaration du risque social propres au secteur, contient une mini-dmfa. A cet effet, il vous appartiendra de vous inscrire au préalable, dans le module Routing, comme destinataire de la demande électronique (voir la partie module routing ). Cette inscription, tout comme les données de vos déclarations DIMONA, permettront de mener la demande électronique vers le destinataire. Les informations enregistrées dans la banque de données DIMONA (déclaration immédiate de l emploi) revêtent donc une importance capitale (voyez infra Le module Routing ). Il vous est loisible également de désigner un mandataire (secrétariat social, full service center ou autre prestataire de services) comme destinataire de la demande électronique, dans le module Routing. Si vous n avez pas opté pour le circuit électronique, la feuille de renseignements, dont le contenu sera adapté pour correspondre au formulaire électronique, vous sera en principe adressée directement par la mutualité d affiliation de votre travailleur et non plus par l intermédiaire de celui-ci, comme c est le cas actuellement. Les données transmises chaque trimestre via la déclaration ONSS multifonctionnelle (DmfA) ne devront plus être communiquées dans la déclaration du risque social (DRS). Ces données pourront être consultées par la mutualité, par l intermédiaire de la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale. Les informations enregistrées dans la banque de données DmfA ou communiquées dans le volet mini-dmfa de la DRS servent principalement à établir le droit aux indemnités de vos travailleurs et, pour certains d entre eux, à fixer le montant de celles-ci. Les données spécifiques à la déclaration du risque social servent à déterminer le montant des indemnités auxquelles peut prétendre votre travailleur. (1) les dates de mise en production varient en fonction du scénario considéré 9

10 Particularités de l application off-line (envoi de fichiers structurés) Si vous optez pour le transfert de fichiers structurés (BATCH), vous devrez déterminer vousmême, en fonction des instructions administratives aux employeurs disponibles sur le site portail de la sécurité sociale, les trimestres à communiquer dans le cadre de la mini-dmfa (trimestre précédant celui de la réalisation du risque et/ou trimestre en cours). Un «point de transfert» a été créé dans le réseau des institutions de sécurité sociale (extranet) pour la transmission des Déclarations de Risques Sociaux. Ce point de transfert sert à recevoir les déclarations et à les transmettre ensuite aux différentes institutions. Inversement, il assure l échange d informations entre les institutions et les employeurs ou secrétariats sociaux et exécute une série de contrôles de forme. Si ces contrôles sont positifs, un accusé de réception est envoyé à l expéditeur. En cas d erreurs, un accusé de réception négatif (après contrôle du fichier) ou une notification négative (après contrôle de la déclaration) est envoyé(e) à l expéditeur. Particularités de la déclaration on-line (au moyen du formulaire disponible sur le portail de la sécurité sociale) Si vous avez opté pour le canal WEB, la demande DRS vous sera transmise dans votre e-box. L application disponible sur le site portail de la sécurité sociale (WEB) déterminera, de manière interactive, les informations à communiquer et limitera les options possibles (liste déroulante, choix à opérer entre plusieurs valeurs), en fonction des informations déjà disponibles et des données validées au fur et à mesure de leur encodage. L application communiquera également les trimestres de la mini-dmfa qui doivent être déclarés. Une aide en ligne sera disponible et le contrôle des données s effectuera de manière interactive, au fur et à mesure de leur encodage (affichage de messages d erreur). L accusé de réception qui sera adressé au déclarant WEB par le point de transfert de la sécurité sociale sera donc toujours positif. L application (WEB) délivrera dans votre e-box une impression des données que vous venez de déclarer. Une telle impression n est pas prévue pour le transfert de fichiers structurés (BATCH). Déclaration de la reprise du travail Si vous optez pour l échange électronique d informations, vous aurez également la possibilité de déclarer électroniquement, à partir du 1 er janvier 2006, la date à laquelle votre travailleur a repris le travail après la fin d un risque. Lorsqu une période d incapacité de travail reconnue, de protection de la maternité, de congé de paternité visé à l article 39, alinéa 6, de la loi du 16 mars 1971 sur le travail ou de congé d adoption aura pris fin, la date de reprise du travail devra être déclarée à la mutualité, à la demande de votre travailleur, d initiative ou en réponse à une demande adressée par la mutualité. 10

11 Exercice d une activité adaptée à l état de santé Il vous sera loisible également de déclarer électroniquement, à partir du 1 er avril 2006, les revenus résultant de l activité autorisée adaptée à son état de santé que votre travailleur aura reprise ou poursuivie dans le courant d une période d incapacité de travail ou de protection de la maternité. Cette déclaration (scénario 2) doit s effectuer à l issue du premier mois de reprise ou de poursuite du travail et, d initiative, les mois suivants. La mutualité d affiliation sera ainsi en mesure de calculer le montant éventuel des indemnités que votre travailleur pourra cumuler avec le revenu produit par son activité adaptée. Pauses d allaitement Vous aurez également la possibilité de déclarer électroniquement, à partir du 1 er avril 2006, le nombre de pauses d allaitement d une demi-heure que votre travailleuse aura prises durant le mois écoulé ainsi que la rémunération y afférente. Sous certaines conditions, la travailleuse qui bénéficie des pauses d allaitement conformément aux dispositions de la réglementation du travail qui lui est applicable peut, en effet, prétendre à des indemnités en vue de compenser la réduction de sa rémunération à concurrence des pauses d allaitement. Vous êtes tenu de délivrer d initiative cette attestation mensuelle (scénario 3) qui contient les données nécessaires au calcul de cette indemnité. Déclaration des vacances des employés Si vous optez pour l échange électronique d informations, vous aurez enfin la possibilité de déclarer électroniquement, à partir du 1 er octobre 2006, le nombre de jours de vacances et, pour les travailleurs à temps partiel, le nombre d heures de vacances que le travailleur n a pu prendre durant l année de vacances en raison de la survenance du risque.

12 Vous serez tenu de communiquer cette information pour les travailleurs auxquels vous payez vous-même le pécule de vacances (les employés, à l exception des artistes, et, le cas échéant, les ouvriers), à la demande de leur mutualité d affiliation, afin de permettre à cette dernière d appliquer la règle de refus des indemnités pour une période couverte par le pécule de vacances. Conséquences du nouveau système pour l assuré social L assuré social sera toujours tenu de déclarer le risque social auprès de sa mutualité (certificat médical, demande de repos de maternité, de congé de paternité...) et de remplir une feuille de renseignements (volet titulaire). Formulaires papier De nouveaux formulaires papier seront d application à partir des dates de mise en production des formulaires électroniques correspondants. Ils seront présentés sur le portail de la sécurité sociale et sur le site Web de l INAMI ( Il s agit des formulaires suivants: Feuille de renseignements indemnités Déclaration de revenus d une activité autorisée adaptée à l état de santé Déclaration d exercice d activités non rémunérées (travail bénévole) au cours d une période d incapacité de travail (pas d équivalent électronique) Attestation à compléter par l employeur en vue de l octroi d une indemnité de maternité à la travailleuse enceinte, ayant accouché ou allaitante qui fait l objet d une mesure de protection de la maternité dans le cadre de la loi du 16 mars 1971 sur le travail (pas d équivalent électronique) Attestation de salaire à compléter par l employeur en cas de réduction de la rémunération suite à la mesure de protection de la maternité prise dans le cadre de la loi du 16 mars 1971 sur le travail ou lorsque la travailleuse fait l objet d une mesure de protection de la maternité auprès d un autre employeur Attestation pour l indemnisation des pauses d allaitement Déclaration des jours de vacances d un employé Attestation de reprise du travail (ou du chômage contrôlé) Si vous optez pour le support papier, les formulaires vous seront, en principe, transmis directement par la mutualité (et non plus par l intermédiaire de l assuré social), si la mutualité connaît l identité de l employeur (transmise dans le routing). Quelles sont les formalités à accomplir? Si vous optez dès le 1 er janvier 2006 pour cet échange électronique d informations, nous vous invitons à consulter dès à présent le site portail de la sécurité sociale afin de procéder aux formalités requises (demande d accès aux zones sécurisées du portail, désignation d un gestionnaire local, attribution d un mot de passe et d un user-id...voir infra). En outre, il vous appartient de vous inscrire (ou d inscrire votre SSA ou le prestataire de services) dans le module Routing comme destinataire de la demande électronique. A défaut d une telle inscription, la mutualité vous enverra le document papier. 12

13 Quelle est la documentation disponible sur le portail? Glossaires des déclarations du risque social du secteur indemnités Instructions administratives pour compléter ces déclarations Simulations Règles de routage de la demande (module Routing) Documentation technique (expédition par messages structurés (BATCH), documentation XML, signature digitale, accusé de réception, notification...) Nouveaux formulaires papier qui entreront en vigueur à la même date que les formulaires électroniques Contacts Instructions administratives et glossaires Des informations peuvent être obtenues auprès des personnes suivantes: ou Aspects techniques Extranet: le centre de contact au 02/ , de lundi à vendredi de 7h à 20h ou via Coordination au niveau du Collège Intermutualiste National (CIN) Aspect back office Personne de contact mentionnée dans la demande 13

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15 La déclaration du risque social Accident du travail DÈS JANVIER 2003, LA DÉCLARATION D ACCIDENT DU TRAVAIL ÉTAIT DÉJÀ DIS- PONIBLE SOUS FORME ÉLECTRONIQUE SUR LE PORTAIL DE LA SÉCURITÉ SO- CIALE. DEPUIS LORS, LE SECTEUR NE MÉNAGE PAS SES EFFORTS POUR LA RA- TIONALISER ET LA RENDRE AUSSI CONVIVIALE QUE POSSIBLE. LES RÉSULTATS NE SE SONT D AILLEURS PAS FAIT ATTENDRE: LES EMPLOYEURS SONT DE PLUS EN PLUS NOMBREUX À CHOISIR LA VOIE DE L ÉLECTRONIQUE POUR COMMUNIQUER AVEC LEUR ASSUREUR. Concept et environnement Un outil de demain à votre service dès aujourd hui Il suffit d être raccordé à Internet pour pouvoir compléter une déclaration d accident et l expédier instantanément à l assureur. Peu après l envoi, la déclaration est traitée par l assureur, qui ouvre un dossier et fait en sorte que la victime soit indemnisée dans les meilleurs délais. Chacun y trouve son compte La DRS accident du travail entraîne un gain de temps pour toutes les parties concernées, mais ce sont l employeur et la victime qui profitent au maximum de la vitesse élevée du feed-back et du règlement. En effet, étant transmis immédiatement, le formulaire de déclaration se prête à un règlement rapide. Les premiers courriers peuvent intervenir sans tarder, tout comme les premières interventions financières. Un concept voulu par les employeurs pour les employeurs La simplification administrative requiert des mesures énergiques. Dans le secteur des accidents du travail, elles ont été mises en œuvre à la demande et grâce à la collaboration active de représentants du monde de l entreprise. La mise en place d une communication électronique se trouvait en tête de liste des priorités, suivie par la simplification des notions et par l allègement de la charge de travail administratif. Le secteur n a pas hésité. Ensemble, nous avions d ailleurs le même but: fournir dans les meilleures conditions à la victime de l accident du travail un soutien qui ne soit pas entravé par la lourdeur administrative. Déclaration du risque social Quoi de plus complexe que le formulaire Accident du travail, quoi de plus simple que de le déclarer! Le formulaire de déclaration d accident du travail n est pas qu un document électronique parmi d autres. Bien au contraire! C est un modèle d automatisation et de multifonctionnalité. Tous les éléments déjà connus dans le réseau de la sécurité sociale sont proposés dans le formulaire de déclaration ou réactivés automatiquement. Songez aux coordonnées de la victime, à l identification de l employeur, à l occupation de la victime au moment de l accident et à bien d autres données encore. Avez-vous des doutes au sujet d une notion figurant sur la déclaration d accident? Hésitez-vous quant aux codes exacts de certaines rubriques? Chaque champ est pourvu d une fonction d aide dotée d une possibilité de sélection interactive des valeurs possibles. Information de fond, référence aux législations, instructions ou directives, vous trouverez tout cela sur le site. 15

16 Les principales fonctionnalités d une DRS accident du travail L identification de la victime, les faits accidentels, les soins de santé, l occupation et les éléments de rémunération qui en découlent On vous guide au travers des différents chapitres de la déclaration dans un ordre logique. Si l information est déjà connue ailleurs, vous n avez pas à la répéter ni même à la rechercher. Le parcours de la déclaration Employeur Assureur Assuré social Dmfa Dimona Portail de la sécurité sociale Fonds des accidents du travail Instances internationales (Eurostat - BIT) DRS Répertoire des polices Allocations familiales Vacances annuelles Inspection technique SPF Emploi Si vous faites une déclaration sur papier Si vous faites une déclaration électronique Vous devez à chaque fois reprendre en détail l identification de l employeur. Du seul fait de votre accès au portail de la sécurité sociale, les données signalétiques complètes de l employeur viennent s afficher dans le formulaire. Il vous faut rechercher toutes les données relatives à la victime et les mentionner dans la déclaration. Le portail vous donne le relevé de toutes les personnes occupées lors de l accident. Si leur nombre est trop grand, il suffit d introduire le numéro de registre national, puis les données caractérisant la victime et son contrat de travail vous seront présentées. Vous devez savoir quels champs de la déclaration sont pertinents, quelles rubriques doivent absolument être remplies et quelle information est importante eu égard au type d accident. Pas de point obscur sur le portail! Tout ce qui est mention obligatoire est clairement indiqué au fil de votre déclaration. Si une donnée est vraiment indispensable, on vous le signale lors de l envoi. Ainsi, les questions additionnelles de votre assureur et les tracasseries administratives vous sont épargnées. Vous devez disposer en permanence de listes de codes postaux, de codes pays, de noms de localités, de numéros Dimona, de lignes d occupation, de codes travailleurs, de numéros de police, de codes profession, de codes lésions Tous les champs sont assortis d une fonction d aide où les codifications sont détaillées. Des codes devenus désuets? Cela n existe pas sur le portail: vous travaillez toujours avec la version à jour. Vous devez imprimer votre déclaration, la mettre sous enveloppe timbrée et l expédier. Vous poussez la touche send et vous recevez automatiquement une version imprimable dans votre boite aux lettres électronique. Après deux ou trois jours, le facteur dépose la déclaration chez votre assureur. C est peu après l envoi que votre assureur reçoit la déclaration électronique structurée avec la version imprimable en format PDF. Le document doit être acheminé vers le bon service destinataire de l assureur. Le formulaire parvient immanquablement à son destinataire. L assureur peut commencer à enregistrer la déclaration. L enregistrement de la déclaration se fait automatiquement et la gestion est en cours. En cas de reprise du travail, il vous faut faire une notification, c.-à-d. rédaction, enveloppe timbrée et expédition. En cas de reprise du travail, il suffit de faire part de la date à l assureur. 16

17 Et comme si cela ne suffisait pas, voici la déclaration simplifiée! Pour les accidents du travail entraînant moins de quatre jours d incapacité temporaire, vous pouvez utiliser la déclaration d accident simplifiée. Au sein de votre entreprise, on a parfois affaire aussi à des accidents dont la nature ne requiert pas de description détaillée. Le formulaire de déclaration simplifiée représente quasiment une demi-déclaration classique, un gain de temps qui peut compter. Ce formulaire de déclaration a été dépouillé de tous les éléments non indispensables tels que numéros de téléphone ou de compte bancaire, divers codes ou dates, notions relatives à l existence d un procès-verbal ou de tiers responsables, interventions médicales, mesures de prévention et carrière de la victime. Vous avez dit grave ou très grave? L arrêté royal du 24 février 2005 relatif à la lutte contre les accidents graves définit très précisément quelles sont les obligations de l employeur lorsqu il se produit un accident grave dans son entreprise. Les services d inspection du SPF Emploi, Travail et Concertation sociale doivent, dans certains cas, être prévenus immédiatement; un rapport détaillé doit être établi et le SPF peut désigner un expert. À partir du 1 er janvier 2006, le portail pourra aussi vous aider sur ce plan. Lors d un accident grave, il sera possible d avertir en ligne le SPF Emploi, Travail et Concertation sociale. Le portail vous aidera pas à pas à déterminer si l accident que vous déclarez répond bien à la définition d un accident grave. Si tel est le cas, il vous éclairera sur vos obligations précises, sur les délais éventuels, sur le nombre de jours qui vous restent pour déclarer l accident aux instances compétentes Bon à savoir aussi Le mode batch Avez-vous, de par la taille de votre entreprise, un volume significatif d accidents à déclarer à votre assureur? La gestion des accidents est-elle implémentée dans vos processus internes et dans vos outils de gestion? Peut-être avez-vous ainsi accès à la procédure de traitement par lots permettant l envoi électronique des déclarations établies en interne par le canal de communication de la sécurité sociale. L envoi groupé suivant la périodicité ou la fréquence de votre choix a été conçu pour vous. Et votre secrétariat social? Un accident du travail suppose d abord la collecte des informations nécessaires sur le terrain et la description des faits accidentels. Ces activités incombent principalement aux responsables de la sécurité et de la prévention au sein de l entreprise. La déclaration électronique via le portail est adaptée à ces démarches et permet qu une déclaration soit établie par différentes personnes de la hiérarchie de l entreprise. Une déclaration peut être sauvegardée temporairement, quelqu un d autre pouvant ultérieurement compléter les données initiales par certaines relevant de ses compétences propres (données salariales, système de prestations, mesures de prévention ). Étant vos mandataires, les secrétariats sociaux peuvent intervenir et vous assister, si vous le souhaitez. Ils disposent déjà de toutes les données concernant les rémunérations et les prestations de travail du personnel de votre entreprise. De là, il n y a qu un pas pour relier ces données aux éléments de l accident. Contacts Instructions administratives et glossaires Fonds des Accidents du Travail Rue du Trône, Bruxelles info@faofat.fgov.be Aspects techniques Extranet: le centre de contact au 02/ , de lundi à vendredi de 7h à 20h ou via centredecontact@eranova.fgov.be 17

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19 La Déclaration de Risques Sociaux Chômage POUR LE SECTEUR CHÔMAGE, AU TOTAL DIX DÉCLARATIONS (OU SCÉNARII) DIFFÉRENT(E)S DE RISQUE SOCIAL SONT POSSIBLES. LES EMPLOYEURS PEUVENT, PAR LES DÉCLARATIONS ÉLECTRONIQUES, DEMANDER POUR LEURS TRAVAILLEURS, LE DROIT AUX ALLOCATIONS, UN STATUT DÉTERMINÉ OU VEILLER À CE QU ILS REÇOIVENT MENSUELLEMENT LEURS ALLOCATIONS. Quelles sont les déclarations de risque social qu un employeur peut faire actuellement par voie électronique? Huit déclarations électroniques sont déjà opérationnelles actuellement. Il s agit de situations dans lesquelles le travailleur est indemnisé durant son contrat de travail: en cas de chômage temporaire, de vacances jeunes, de travail à temps partiel et d occupations dans le cadre de programmes d activation. Certains de ces scénarii comprennent plusieurs variantes en fonction des situations qui peuvent se produire. Par exemple SCENARIO 5, DECLARATION MENSUELLE DES HEURES DE CHOMAGE TEMPO- RAIRE, comprend 10 variantes. Ces variantes s expliquent par le fait que les données à communiquer varient selon les raisons de la suspension du contrat de travail (intempéries, manque de travail pour raisons économiques, accident technique, fermeture de l entreprise ). Déclarations pour les travailleurs qui travaillent à temps partiel Les travailleurs qui évitent le chômage complet en travaillant à temps partiel peuvent demander de conserver ou d obtenir les mêmes droits qu un travailleur à temps plein. Ils peuvent éventuellement recevoir, de l assurance chômage, une allocation de garantie de revenus (AGR) mensuelle. Pour un travailleur qui veut demander le statut de travailleur à temps partiel avec maintien des droits, vous devez: transmettre les données qui déterminent si le travailleur obtient le statut. Sur base de cette déclaration, il est également vérifié si le travailleur a droit à une allocation complémentaire en plus de son salaire à temps partiel; transmettre, le cas échéant, les données permettant de calculer l allocation effective. DRS Travail à temps partiel Quel scénario choisir? Quand faire la déclaration? Quel formulaire papier le travailleur doit-il compléter et introduire auprès de son organisme de paiement? Déclaration de début de travail à temps partiel avec maintien des droits DRS SCENARIO 3 Remplace le formulaire C131A-employeur Au début du contrat de travail à temps partiel En cas de diminution de la durée du travail convenue Formulaire de demande C 131 A-travailleur Déclaration mensuelle pour le calcul de l allocation de garantie de revenus (AGR) DRS SCENARIO 6 Remplace le formulaire C 131B A la fin de chaque mois calendrier pour lequel le travailleur peut percevoir l AGR Formulaire de contrôle mensuel C 3 temps partiel 19

20 Déclarations pour les travailleurs engagés via des programmes d activation Les travailleurs qui satisfont aux conditions pour être occupés dans un programme d activation, peuvent percevoir mensuellement une allocation d activation. Ce montant peut être déduit par l employeur du salaire net qu il paie au travailleur. En cas d emploi sine, l allocation activée est versée directement à l employeur. Les déclarations suivantes permettent de déterminer le montant de l allocation d activation: DRS Programmes d activation (déclarations mensuelles) Quel scénario? Quand faire la déclaration? Formulaire à compléter par le travailleur Programme de transition professionnelle VARIANTE DRS SCENARIO 8 Remplace le formulaire C 78.3 A la fin de chaque mois calendrier pour lequel le travailleur peut percevoir l allocation d intégration néant Plan Activa (plan Activa général, Activa-plus et Activa-fermeture) VARIANTE DRS SCENARIO 8 Remplace le formulaire C 78 activa A la fin de chaque mois calendrier pour lequel le travailleur peut percevoir l allocation de travail néant Activa-intérimaire VARIANTE DRS SCENARIO 8 Remplace le formulaire C 78 activa - intérimaire A la fin de chaque mois calendrier pour lequel le travailleur peut percevoir l allocation de travail néant Activa-courte durée VARIANTE DRS SCENARIO 8 Remplace le formulaire C 78 activa courte durée A la fin de chaque mois calendrier pour lequel le travailleur peut percevoir l allocation de travail néant Activa personnel de sécurité et de prévention VARIANTE DRS SCENARIO 8 Remplace le formulaire C 78 activa - APS A la fin de chaque mois calendrier pour lequel le travailleur peut percevoir l allocation de travail néant Emploi Sine (occupation de réinsertion dans l économie sociale) VARIANTE DRS SCENARIO 8 Remplace le formulaire C 78 sine A la fin de chaque mois calendrier pour lequel le travailleur peut percevoir l allocation sine néant Occupation dans un atelier protégé (1) DRS SCENARIO 7 Remplace le formulaire C 78 A la fin de chaque mois calendrier pour lequel le travailleur peut percevoir l allocation de chômage néant (1) Le régime d indemnisation spécifique pour les travailleurs handicapés qui travaillent dans un atelier protégé avec maintien des allocations, a été supprimé le 1 er juillet Pour les travailleurs qui étaient en service avant le juillet 2004, cet avantage est maintenu jusqu à la fin du contrat de travail en cours. 20

21 Déclarations pour les jeunes travailleurs qui prennent des vacances jeunes Un jeune travailleur peut, sous certaines conditions, prendre des vacances jeunes pour compléter son droit incomplet à des congés payés ordinaires. Il peut le faire pendant sa deuxième année calendrier de travail en tant que salarié s il a terminé ses études l année précédente. Le jeune travailleur n a donc droit à des vacances jeunes que la première année calendrier. Pour chaque jour de vacances jeunes qu il prend, le jeune travailleur perçoit une indemnité de l assurance du chômage. Vous devez pour cela: transmettre les données qui déterminent si le jeune a droit à des jours de vacances jeunes en plus de son droit incomplet à des congés payés; communiquer les données nécessaires pour calculer l allocation vacances jeunes. DRS Vacances jeunes Quel scénario? Quand faire la déclaration? Quel formulaire papier le travailleur doit-il compléter et introduire auprès de son organisme de paiement? Déclaration pour déterminer le droit aux vacances jeunes DRS SCENARIO 9 Remplace le deuxième exemplaire du formulaire C103 vacances jeunesemployeur Pendant le premier mois au cours duquel le jeune prend 1 ou plusieurs jours de vacances jeunes Formulaire de demande C 103 vacances jeunes travailleur Déclaration heures de vacances jeunes DRS SCENARIO 10 Remplace le formulaire C 103 vacances jeunes-employeur Pour chaque mois pour lequel le jeune sollicite des allocations vacances jeunes Néant Déclarations pour les travailleurs en chômage temporaire Les travailleurs dont le contrat de travail est suspendu temporairement, partiellement ou totalement, peuvent percevoir des allocations de l assurance du chômage pour les heures durant lesquelles ils étaient en chômage. Les suspensions suivantes sont possibles: manque de travail pour raisons économiques, intempéries, accident technique, force majeure, force majeure pour raisons médicales, fermeture de l entreprise pour vacances annuelles ou repos compensatoire, chômage résultant d une grève ou d un lock-out. Un employeur qui met un travailleur au chômage temporaire, a différentes obligations. Certaines formes de chômage temporaire doivent être communiquées à l avance à l ONEm. Depuis quelques années, l employeur peut, outre les lettres et fax traditionnels, également communiquer cette information par internet (1). Les employeurs qui n appartiennent pas au secteur de la construction doivent tenir à jour un livre de validation en cas de chômage temporaire pour intempéries et pour raisons économiques. Dorénavant, l employeur peut également communiquer, par voie électronique, aux services de contrôle de l ONEm(1), le numéro du formulaire de contrôle C 3.2A délivré. Afin de pouvoir calculer le montant correct des allocations de chômage temporaire de vos travailleurs, vous devez au moyen d une DRS: transmettre les données afin de déterminer le montant de l allocation en cas de chômage temporaire; communiquer les données nécessaires pour calculer les allocations mensuelles effectives. (1) Vous pouvez retrouver les COMMUNICATIONS électroniques CHOMAGE TEMPORAIRE et le livre de validation électronique sur le sous L entreprise > Employeurs ONSS > Occupation> Communications chômage temporaire. 21

22 DRS Chômage temporaire Quel scénario? Quand faire la déclaration? Quel formulaire papier le travailleur doit-il compléter et introduire auprès de son organisme de paiement? Demande de chômage temporaire (construction et autres secteurs) DRS SCENARIO 2 Remplace le deuxième exemplaire (seul le recto est complété) du formulaire C3.2-employeur Lors du premier chômage temporaire durant la période de référence du 1.10 au 30.9 de l année suivante inclus Lors d une modification du régime de travail contractuel (p.ex. passage du temps plein au temps partiel) Formulaire de demande C 3.2-travailleur Lors de chaque déclaration de chômage suite à une grève ou à un lock-out Déclaration mensuelle des heures de chômage temporaire (tous les secteurs sauf la construction) DRS SCENARIO 5 Remplace recto et verso du formulaire C 3.2-employeur Déclaration mensuelle des heures de chômage temporaire (secteur de la construction) A la fin du mois pour lequel le travailleur peut percevoir des allocations de chômage temporaire Formulaire de contrôle mensuel C 3.2 A (à délivrer par l employeur au travailleur) Formulaire de contrôle mensuel C 3.2 A-construction (à délivrer par l employeur au travailleur) Nouvelles déclarations de risque social à partir du 1 er juillet 2006 A partir du 1 er juillet 2006, l employeur pourra également déclarer, par voie électronique, la fin d un contrat de travail ou une prépension à temps plein. Il suivra pour cela le scénario 1. Ce scénario sert à constater le droit aux allocations de chômage complet ou à la prépension à temps plein. Il remplace les différents formulaires papier C4. Le travailleur doit toujours introduire une demande d allocations auprès de son organisme de paiement. De même, à partir du 1 er juillet 2006, l employeur pourra transmettre, par voie électronique, LA DECLARATION DE PREPENSION A MI-TEMPS (SCENARIO 4). Contrairement aux 8 scénarii précédents, les scénarii 1 et 4 comprennent la rubrique mini-dmfa. Celle-ci contient des informations récentes relatives aux salaires et aux données de temps de travail pour lesquelles l employeur n a pas encore introduit de déclaration trimestrielle (DmfA). De plus, le scénario 1 ne remplace pas complètement les formulaires papier C4. Les employeurs devront continuer à communiquer certaines données sur papier: par exemple le motif du chômage et la manière dont le contrat de travail a pris fin. Vous trouverez dans le tableau ci-dessous: les nouvelles déclarations possibles à partir du 1 er juillet 2006; les formulaires papier C4 que vous remplacez en utilisant le scénario 1 ou 4; par déclaration, le nom du formulaire papier C4 DRS que l employeur doit encore compléter et délivrer à son travailleur. Attention: à partir du 1 er juillet 2006, les formulaires actuels C4 changent aussi. Non seulement le C4 ordinaire est remplacé à partir de cette date (par le nouveau formulaire C4 Certificat de chômage éventuellement complété par un C4 Certificat de travail), mais également le formulaire spécifique C4 pour le secteur intérimaire et les formulaires C4 à utiliser en cas de prépension à temps plein ou à mi-temps. 22

23 DRS disponibles à partir du 1 er juillet 2006 Fin de contrat de travail/prépension Quel scénario choisir? Quand faire la déclaration? Quel formulaire l employeur doit-il encore compléter et délivrer au travailleur? Déclaration de fin du contrat de travail VARIANTE DRS SCENARIO 1 Remplace le formulaire C4-Certificat de chômage et C4-Certificat de travail Le dernier jour de l occupation C4 DRS Déclaration prépension à temps plein VARIANTE DRS SCENARIO 1 Remplace le formulaire C4-Prépension temps plein et C4-Certificat de travail Le dernier jour de l occupation C4-DRS prépension à temps plein Déclaration de certificat de travail VARIANTE DRS SCENARIO 1 Remplace le formulaire C4-Certificat de travail A la demande du travailleur ou de son organisme de paiement néant Déclaration de prépension à mi-temps DRS SCENARIO 4 Remplace le formulaire C4-Prépension mi-temps et C4-Certificat de travail Le dernier jour de l occupation à temps plein C4-DRS prépension à mi-temps Qu advient-il des déclarations? Les déclarations que vous ou votre mandataire envoyez, sont transmises à un centre de dispatching géré par les 4 organismes de paiement (CSC, FGTB, CGSLB et CAPAC). Ce centre de dispatching veille à ce que vos déclarations parviennent à l organisme de paiement de votre travailleur. Dès que ce centre reçoit les déclarations, il envoie un accusé de réception à l employeur. Cet accusé de réception indique que la DRS a bien été reçue, qu elle est structurellement en ordre et est donc recevable. L employeur reçoit également une copie de la déclaration en format PDF. Il peut imprimer celle-ci. L employeur doit en effet délivrer une copie de la déclaration électronique au travailleur. Attention: Dans les scénarii 1, 2, 3, 4 et 9, le travailleur doit encore introduire une demande d allocations auprès de son organisme de paiement. Dans les scénarii 5 et 6, le travailleur doit conserver un formulaire de contrôle mensuel et l introduire auprès de son organisme de paiement. Vous trouvez, dans les tableaux ci-dessus, quels sont les formulaires que le travailleur doit encore compléter et introduire auprès de son organisme de paiement. Dans les scénarii 7, 8 et 10, la déclaration de l employeur suffit et le travailleur lui-même ne doit plus introduire de formulaire papier auprès de son organisme de paiement. Contacts Instructions administratives et glossaires Sylvianne Van Damme Philip Gyssels tél tél svandamm@onem.be pgyssels@onem.be Aspects techniques Extranet: le centre de contact au 02/ , de lundi à vendredi de 7h à 20h ou via centredecontact@eranova.fgov.be Centre de dispatching (INTEROP):interop@interop.be tél et fax

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25 La Déclaration Risque Social Maladies Professionnelles LE FONDS DES MALADIES PROFESSIONNELLES (FMP) PEUT INDEMNISER DES TRA- VAILLEUSES ENCEINTES DU SECTEUR PRIVÉ QUI SONT ÉCARTÉES D UN RISQUE DE MALADIE PROFESSIONNELLE. A PARTIR DU 1 ER JANVIER 2006 CELA POURRA SE RÉGLER ÉLECTRONIQUEMENT EN UN SEUL GESTE (1). Chaque employeur du secteur privé, comme un hôpital, chez qui des travailleuses enceintes sont régulièrement écartées d un risque de maladie professionnelle selon les critères du FMP, peut conclure un contrat d adhésion avec le Fonds. Ceci se fait en collaboration avec le service de prévention externe. Par ce contrat, les employeurs obtiennent le droit d écarter des travailleuses enceintes d un milieu nocif. La travailleuse écartée a alors droit automatiquement au paiement de l indemnité d écartement par le FMP. Comment cela se passe-t-il en pratique? Le médecin du travail lance une déclaration risque social Demande Ecartement d une travailleuse enceinte. Après réception, l employeur (ou son secrétariat social) remplit les données nécessaires. Les données relatives aux prestations et au salaire du trimestre en cours sont bien sûr indispensables. Cela se fait via ce que l on appelle la mini-dmfa. Elle est couplée à la Demande Ecartement d une travailleuse enceinte. La Demande Ecartement d une travailleuse enceinte est envoyée au FMP électroniquement, par l envoi d un message structuré, ou à l aide d une application web sur le site portail de la sécurité sociale. L employeur délivre à la travailleuse enceinte une attestation destinée à sa mutuelle dans laquelle il déclare que l intéressée est écartée pour cause de grossesse dans le cadre d un contrat d adhésion et donc qu elle sera payée directement par le Fonds des maladies professionnelles. Un mois au plus tard après la déclaration, la travailleuse enceinte reçoit une décision et le premier paiement. Ce paiement peut comprendre soit les arriérés, soit un premier paiement mensuel, soit les deux. Il est important de déclarer rapidement Pour que cette procédure se déroule sans problème, il est absolument nécessaire que la Demande Ecartement d une travailleuse enceinte soit introduite le plus rapidement possible après l écartement effectif de la travailleuse enceinte. En cas d erreur dans les données ou de modifications dans la situation, le FMP doit immédiatement en être averti. Si tel n était pas le cas, le FMP ne pourrait exécuter correctement les paiements. Avantages pratiques 1. Lors de la conclusion du contrat, une enquête de risque est effectuée pour toute l entreprise. De ce fait, cette enquête ne doit plus se faire pour chaque demande. Toutes les parties concernées connaissent les catégories de personnel acceptées par le Fonds pour écartement pour cause de grossesse. De plus, le contrôle sera effectué de façon ciblée et limitée par les services du Fonds en exécution du contrat d adhésion. 2. En cas de déclaration électronique, le service du personnel de l employeur n aura ensuite plus qu exceptionnellement un surcroît de travail. Le coût d une demande d écartement sera donc moindre pour l employeur. 3. Etant donné que l enquête détaillée par le FMP a eu lieu au moment de la signature du contrat et que le FMP dispose presque immédiatement de toutes les données, il procèdera à la reconnaissance de manière efficace et rapide. (1) pour autant qu un certain nombre de conditions soient respectées. 25