2. Contexte la composante «stratégique et politique» la composante «opérationnelle et transversale» la composante «scientifique sectorielle»

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1 LA PRODUCTION DOCUMENTAIRE COMME SOUTIEN AU DEVELOPPEMENT DES FORMATIONS : LE CAS DE L INSTITUT INTERNATIONAL D INGENIERIE DE L EAU ET DE L ENVIRONNEMENT (2IE) Léa OUATTARA, Joseph WETHE, Francis SEMPORE, et Paul GINIES lea.ouattara@2ie-edu.org, joseph.wethe@2ie-edu.org, francis.sempore@2ie-edu.org, paul.ginies@2ie-edu.org Institut International d Ingénierie de l Eau et de l Environnement (Fondation 2iE Ex. Groupe EIER ETSHER), 01 BP 594 Ouagadougou 01 Burkina Faso Mots clefs: Veille scientifique et technologique, gestion des connaissances, management, ingénierie des connaissances, modélisation des connaissances, innovation, collecte d informations, Contenus pédagogique, Chaîne éditoriale, Ingénierie documentaire, Production documentaire, Contenus pédagogiques, Formation initiale, Formation continue, Formation à distance, Qualité Keywords: Scientific and technical observation, knowledge management, management, knowledge engineering, innovation, knowledge modeling, information gathering Palabras clave: Escudriñar científico y tecnológico, administración del conocimiento, ingeniería del conocimiento, innovación, formalización del conocimiento, reunir de información Résumé L Institut International d Ingénierie de l Eau et de l Environnement (2iE) est une plateforme scientifique et technologique de haut niveau d enseignement et de recherche en Afrique Subsaharienne. Initié il y a 40 ans par 14 pays africains, le 2iE possède aujourd hui une dimension internationale et multiculturelle réelle et une expertise africaine reconnue dans les domaines de l Eau, de l Energie, de l Environnement et des Infrastructures. Le Plan d Orientations Stratégiques du 2iE fixe entre autres objectifs d accroître les effectifs des étudiants en présentiel (formation initiale) à 1000 et de développer la formation à distance avec un effectif prévisible de 1000 apprenants à l horizon Pour faire face à cette croissance des effectifs et permettre à ses apprenants, ainsi qu aux professionnels concernés, à avoir accès, en temps réel et en continue, à la connaissance dispensée, le 2iE, en partenariat avec l Université Technologique de Compiègne (UTC), a opté pour la mise à disposition des documents de cours produits sous la chaîne éditoriale Opale Sup. L objectif du 2iE est de produire l ensemble de ses documents pédagogiques. Le processus a démarré par la formation des enseignants et des étudiants membres de la Junior entreprise à l utilisation de cet outil. Il s en est suivi la numérisation d environ pages provenant de 170 notes de cours dispensés en formation initiale, en formation à distance et en formation continue. Ce travail préliminaire représente 40% de l ensemble des notes de cours récupérés auprès du corps enseignant du 2iE. Les documents ainsi produits sont mis à la disposition des apprenant à travers l intranet du 2iE (pour les étudiants en présentiel) et la plate forme Moodle (pour les formations à distance). L objectif étant de mettre à la disposition de l ensemble de ses acteurs, étudiants, enseignants, chercheurs et professionnels des domaines de compétence du 2iE, des contenus pédagogique riches, interactifs et variés par la mise en œuvre d une bibliothèque virtuelle. Cette expérience, une fois consolidée, sera mise à disposition des autres institutions de formation et des entreprises du secteur privé.

2 1. Introduction La production documentaire est un domaine encore inexploité dans la plupart des universités africaines. Pourtant il existe un réel besoin en la matière pour ces universités en pleine mutation en vue de leur prochaine entrée dans le système LMD. L Institut International d Ingénierie de l Eau et de l Environnement (2iE) de Ouagadougou (Burkina Faso) est une plateforme scientifique et technologique de pointe dédiée à l enseignement et à la recherche dans les domaines de l eau, de l énergie, de l environnement et des infrastructures. Les activités de recherche et d innovation, d acquisition de savoir et de technologie nord-sud et sud-sud permettent le développement d une expertise africaine qui permet d alimenter des activités de renforcement des capacités des secteurs publics et privés à travers un Centre de formation continue réputé au niveau régional (50 sessions/an, ISO 9001:2000), la mise en œuvre de formations diplômantes (plus de 3000 Ingénieurs, techniciens et titulaires de Master formés) et la réalisation de prestation d ingénierie (prestations en appui au secteur privé, professionnalisation des étudiants). Pôle d excellence dans le domaine de l ingénierie et de l eau, le 2IE a pour objectifs principaux : Le développement du capital humain, L amélioration du système éducatif africain, Le développement du savoir, sa production et sa dissémination. Le projet 2iE a été adopté en février 2005 lors d un Conseil Extraordinaire de ses Ministres de tutelle avec la mise en œuvre d un document d orientation stratégique prévoyant une montée en charge de l Institut. Les principaux éléments de cette réforme sont : une restructuration du personnel en février 2005, le passage au système international LMD, l adossement de l enseignement à la recherche, une ouverture continentale, le développement des TICE (Technologie de l Information et de la Communication pour l Enseignement) au sein de l institut. Les objectifs du projet 2iE à l horizon 2010 ont été atteints avant terme et le plan d orientations stratégiques adopté en février 2008 conforte la place de choix accordée à la FOAD qui se définit comme une composante fondamentale de l offre de formation du 2iE avec un objectif de 1000 apprenants à l horizon Et un effectif des étudiants en formation initiale à 1000 sur le cycle Bachelor, Master et Doctorat à l horizon Pour , le 2iE propose 3 formations ouvertes à distance : - Le Master Professionnel MGIEC (2 ème promotion) - le Master Professionnel GIRE (Gestion Intégrée des Ressources en Eau) - la Licence Professionnelle GCC (Génie Civil et Construction). Cette offre sera portée à 8 voir 9 formations pour la rentrée scolaire L atteinte de ces objectifs repose sur la mise en place d un système de gestion et de production documentaire.

3 2. Contexte L analyse de l organisation de la Fondation 2iE fait ressortir trois composantes organiques principales : 1. la composante «stratégique et politique» dont font partie les services de la direction générale du 2iE auxquels sont rattachés les conseillers techniques et scientifiques ainsi que l audit interne ; 2. la composante «opérationnelle et transversale» constituée des 4 directions d activités 3. la composante «scientifique sectorielle» faite des 4 unités thématiques d enseignement et de recherche et des 6 laboratoires de recherche associés Les réformes structurelles, ayant conduit à la création de l Institut International d Ingénierie de l Eau et de l Environnement - 2iE en février 2005, ont entraîné l intensification des activités développées au sein des composantes ci-dessus. Ceci induit l accroissement des informations scientifiques, technologiques et administratives que ces composantes génèrent. Ces réformes prescrivent également un certain nombre d ambitions : l ouverture au bilinguisme, la garantie de la qualité de la formation offerte et donc des diplômes décernés et enfin, la crédibilité des travaux de recherche et des résultats qui en découlent. Pour y parvenir, le 2iE s est fixé 3 obligations : 1. une meilleure visibilité de ses activités, tant administratives, techniques que scientifiques au plan régional et international ; 2. la mise à disposition, en permanence, des apprenants du 2iE des connaissances technologiques et scientifiques de pointes produites aussi bien en son sein, qu en externe par la communauté des pratiques dans les domaines de l eau, de l énergie, de l environnement et des infrastructures ; 3. le partage des résultats de la recherche et l échange des informations issues des projets d innovation technologique menés au 2iE avec la communauté internationale qui exerce dans les domaines de l eau, l énergie, l environnement et les infrastructures ; ce qui autorise la critique scientifique et professionnelle. Afin de permettre l atteinte des objectifs ci-dessus cités, plusieurs outils de vulgarisation de l information on été mis en place : - le site Internet du 2iE pour diffuser et échanger les informations évènementielles et structurantes, produites par le 2iE et ses partenaires administratifs, scientifiques et techniques ; - le Centre de Documentation et d Information (CDI) pour mettre à la disposition des apprenants et des professionnels les connaissances techniques et scientifiques, produites aussi bien en interne qu en externe dans les domaines de compétence du 2iE ; - la revue scientifique «Sud Science et Technologie» (SST) pour capitaliser et diffuser les résultats de la recherche produits par le 2iE et les institutions similaires, en Afrique et dans le monde ; - les rencontres scientifiques et technologiques organisées par le 2iE en collaboration avec ses partenaires (conférences, séminaires, ateliers et journées scientifiques et techniques, Pôle de l eau de Ouagadougou). - Les plates formes de formation à distances

4 Avec les défis suivants à relever : - l amélioration de la qualité et de la diversité de la formation des étudiants dans le système LMD : pour ce faire, offrir des informations de pointe et à jour ; - l accroissement des effectifs des étudiants ; - l accès facile, en continue et en plein temps, du personnel enseignant et des étudiants du 2IE à l information technique et scientifique, aussi bien en français qu en anglais, sous format physique que numérique ; - la production numérique et la mise à disposition des usagers, externes et internes, de tous les documents physiques (supports pédagogiques) produits au 2iE, et ce, en respect de la charte générale adoptée ; - le développement des technologies nouvelles de l information et de la communication ; - la vulgarisation de l information scientifique avec la communauté scientifique internationale 3. Actions entreprises Pour pouvoir atteindre les différents objectifs fixés et relevés les defis ci-dessus listés, plus actions ont été entreprises à savoir : - renforcer l équipe actuelle, principalement dans les composantes veille technologique, structuration et production de l information scientifique, conception et management du site Web. - développer les sites et portails - assurer la veille scientifiques - mettre en place la production documentaire - renforcer le fonds documentaire du CDI et réduire par là, le taux de vieillissement de celui-ci par la commande d ouvrages qui répondent aux principales disciplines et spécialités dispensées au 2iE ; ceci suppose la dotation d un budget interne ; - créer une plateforme virtuelle au CDI afin de migrer progressivement vers un accès numérique, en présentiel ou à distance, du fonds documentaires ainsi qu aux informations et aux connaissances disponibles sous format numérique. Ce qui devra aboutir à terme à la mise en place de la bibliothèque virtuelle. - développer de la formation à distance 3.1. Développement des Sites et portails Site institutionnel du 2iE Le site Internet du 2iE ( entièrement revu depuis février 2005, fait partie des outils stratégiques de communication pour une large visibilité

5 des activités menées au sein de l institution. Ce site publie les informations à caractère évènementiel ou structurant à travers les 6 rubriques suivantes : 1. la rubrique Institut 2iE qui présente les informations générales et stratégiques de l institution, les actualités en cours, les partenaires, l agenda et les contacts utiles ; 2. la rubrique Formation qui diffuse les informations sur les différents types et niveaux de formations dispensées au 2iE, en présentiel ou à distance (formation initiale ou diplômante et formation continue). Cette rubrique informe également sur les modalités d inscription par niveau de formation souhaitée et sur l employabilité des jeunes diplômés ; 3. la rubrique Recherche qui présente la stratégie de recherche et les différents supports de cette activité au sein du 2iE. Le lecteur peut ainsi s informer sur les objectifs, les axes de recherche et projets en cours, les ressources disponibles et les partenaires associés des Unités thématiques d enseignement et de recherche (UTER) et de leurs laboratoires. Il pourra également prendre connaissance des principales publications de ces UTER à travers les sous rubriques «Rue de la Science» et la revue scientifique du 2iE «Sud Science et Technologie» et celles de ses partenaires ; 4. la rubrique Ingénierie qui présente les stratégies d implication du secteur privé dans les activités du 2iE, les références et les prestations d ingénierie du 2iE dans les domaines de l eau, de l énergie, de l environnement et des infrastructures. Le lecteur s y informe également sur les partenaires et bénéficiaires des prestations d ingénierie du 2iE ; 5. la rubrique Entreprise qui est l espace numérique du «donner et du recevoir» de l emploi entre les partenaires du 2iE et ses étudiants. Cette rubrique favorise l employabilité des apprenants du 2iE et renforce le partenariat avec le secteur privé. Les étudiants peuvent y insérer leurs demandes d emploi et de stage et s informer des offres d emploi disponibles. Les actualités concernant la Junior Entreprise du 2iE et les informations portant sur les Journées Entreprises organisées en collaboration avec le secteur privé y sont également disponibles ; 6. la rubrique Infothèque qui est destinée à l accès des étudiants, des enseignants, des chercheurs et des professionnels aux connaissances relatives aux domaines de compétence du 2iE. Le lecteur y a directement accès à l intégralité du fond documentaire du 2iE et aux archives du Comité Inter Africain d Etudes Hydrologique (CIEH). Il peut également télécharger la revue des sommaires et certains cours numérisés sous format PDF ainsi les résumés des mémoires des étudiants du 2iE. Cette rubrique offre des connections à d autres liens intéressants Site intranet Outil de communication et de travail collaboratif, l intranet du 2ie permet de centraliser et favorise le partage et la diffusion de l information au sein du 2IE Autres sites et portails Le Portail de gestion des candidatures L intégration et le développement des TIC au sein de l institut se matérialisent également par Mise en place d un portail de gestion des candidatures, afin de faire face à la monté en charge de l institut (1000 apprenants en présentiel et 1000 à distance à l horizon 2012). L objectif étant d assurer une gestion plus efficiente de l ensemble des candidats à ses formations. Mise en place d un dispositif de visioconférence utilisé pour des conférences ou des échanges avec les partenaires externes, pour les soutenances des étudiants en formation à distance et également pour certaines sessions de formation continue.

6 Autres sites scientifiques : La diffusion de l information scientifiques par le développement de site dédiés aux différentes rencontres scientifiques et technologiques organisées par le 2iE en collaboration avec ses partenaires (conférences, séminaires, ateliers et journées scientifiques et techniques, Pôle de l eau de Ouagadougou) La veille scientifique La revue scientifique «Sud Science et Technologie» et la «Rue de la Science» Il est généralement constaté que les institutions de formation et de recherche manquent de stratégies et d outils de diffusion des informations issues de leurs travaux de recherche. Il est pourtant clair que la vulgarisation et les échanges de ces informations avec la communauté scientifique régionale et internationale sont garants, d une part, de la lisibilité des programmes de recherche en cours et d autre part, de la crédibilité et de la pertinence des résultats scientifiques et technologiques obtenus. La revue scientifique «Sud Sciences et Technologies» et la sous rubrique «Rue de la science» du site Internet du 2iE participent à cette stratégie. Elles servent de cadres d'expression des chercheurs, internes et externes, travaillant dans les domaines de compétence du 2iE La revue scientifique Sud Science et Technologie Depuis sa création en 1998, 15 numéros de cette revue ont été édités sous la supervision d un Comité de rédaction et d un comité international de lecture qui évaluent et valident les contenus scientifiques des projets d articles qui ont été soumis. Tous ces 15 numéros sont consultables en ligne ( La Rue de la Science La Rue de la science est le portail numérique du 2iE, ouvert en ligne pour partager, avec la communauté scientifique et technique internationale, les informations récentes dans les domaines de l eau, de l environnement, de l énergie et des infrastructures. La Rue de la science se veut une plate-forme d échange ouverte à toute personne, physique ou morale, désireuse de faire connaître les résultats de ses travaux. Elle offre plusieurs rubriques dont les contributions du 2iE pour la science et la technologie (laboratoires de recherche, activités de recherche, publication), le centre de documentation et d information, les évènements scientifiques en Afrique et dans le Monde et les liens utiles vers d autres publications scientifiques Les rencontres d échanges scientifiques et technologiques Les Journées Scientifiques Les Journées Scientifiques du 2iE sont un des évènements importants de promotion de la recherche scientifique et technologique. Son objectif est de partager et de faire le point de l évolution des travaux de recherche menés aussi bien au 2iE que dans les institutions partenaires. L organisation des Journées Scientifiques du 2iE a toujours bénéficié de l appui technique et financier des partenaires du 2iE, dont la Coopération Suisse (DDC), l Ecole Polytechnique Fédérale de Lausanne (EPFL, Suisse), la Fondation Internationale pour la Science (FIS, Suède), l UNESCO-Bureau Afrique, le Réseau FRIEND-AOC et le Centre Régional pour l Eau Potable et l Assainissement (CREPA). Cet évènement revêt de plus en plus un intérêt majeur pour les acteurs scientifiques œuvrant dans les domaines de compétence du 2iE. En effet, pour l édition 2007 par exemple, le secrétariat des Journées Scientifiques a reçu plus de 80 communications provenant d une quinzaine de pays dont 13 d Afrique et 02 de

7 l Europe (France, Suisse). Les éditions 2009, 5èmes Journées Scientifiques du 2iE ont eu lieu à Ouagadougou du 09 au 14 mars 2009 et viennent de s achever Les conférences et symposium co-organisés Le 2IE co-organise régulièrement des conférences et symposium de haut niveau avec ses partenaires scientifiques du nord et du sud, sur des thèmes répondant à ses domaines de compétences. Ses rencontres connaissent également la participation des chercheurs de renoms. On citera entre autres, EnviroWater 2002, Biocarburant L année 2009 connaitra trois grandes conférences internationales à Ouagadougou, à savoir, WasteEng du 9 au 11 juillet 2009, Biocarburant 2009 et les Journées Scientifiques du Réseau des Chercheurs en TIC pour l Enseignement (RESATICE) prévues du 24 au 25 novembre Mise en place de la production documentaire Partenariat UTC - 2IE L UTC et le 2iE sont en partenariat depuis Les objectifs de ce partenariat en ce qui concerne la production documentaire étaient, pour le 2iE : Améliorer la gestion documentaire en ce qui concerne la documentation pédagogique (supports de cours, diaporamas, polycopiés, etc.) et scientifique (articles, revues scientifiques, etc.) ; Et pour l UTC ; de confronter les technologies (SCENARI) et méthodes (ingénierie de formation FOAD et ingénierie documentaire) développés par l UI-ICS (Unité d Innovation Ingénierie des Contenus et Savoir) à un nouveau terrain d usage réel ; d Appliquer et de transmettre certaines de ces technologies et méthodes Le résultat de ce partenariat a été : - la réalisation d une étude de pré étude des processus documentaires actuels (pré audit documentaire) pour aider à la définition d une stratégie documentaire. Ce travail a permis d une part, de définir les dysfonctionnements du système documentaire existant et les besoins des acteurs impliqués dans ce système et d autre part, de proposer des solutions de récupérations du corpus documentaire existant. - la formation à l appropriation de la chaîne éditoriale OpaleSUP basée sur les technologies SCENARI et le transfert des compétences liées. La numérisation au format Opale permet une évolution des exploitations multi usage des documents : support du présentiel, de la formation à distance, en formation continue, et en formation initiale. - le transfert des méthodologies FOAD de l UTC vers le 2iE. Avec la mise en place de l organisation FOAD du Master GIRE initialement en présentiel

8 L ensemble des activités prévues dans le cadre de cette convention 2iE-UTC a été réalisé conformément au planning prévu (pré audit documentaire, transfert OpaleSup ). L appropriation de cet outil a permis la mise en place de l ingénierie documentaire au le 2IE Production documentaire au 2IE Le système de production documentaire au 2IE se résume par le schéma suivant : Scénarisation Choix du modèle documentaire Production (OpaleSUP entre autres) Collecte des contenus : Collecte des données auprès des enseignants Document non validé : Correction et prise en compte des amendements Envoie des documents pour validation aux auteurs Publication : Mise à disposition sur les Sites Virtuels et classique S l I t t Reproduction et archivage Réception de l avis favorable de Validation Figure1 : Schéma du Cycle de vie documentaire

9 La mise en place de la production documentaire au 2IE avait pour objectif premièrement de produire l ensemble des documents pédagogiques de cours sous un format homogène utilisable pour différents usages (formation initiale en présentiel, formation continue et formation à distance). Il s agissait de mettre à la disposition des étudiants, dès la rentrée 2008 des contenus riches et variés selon un format homogène de présentation. Pour atteindre ce objectif, nous avons procédé à la formation d environ 60 étudiants de la junior entreprise, parmi lesquels il a été retenu une dizaine pour travailler à la production des documents reçus sous forme de stage de vacance. La production documentaire réalisée a porté sur les cours dispensés en présentiel au cours de l année académique pour les cycles Licence et Master en ce qui concerne la formation initiale et sur les 3 formations ouvertes et à distance qui sont proposées à la rentrée académique Et sur un certain nombre de documents de la formation continue. Le travail de numérisation se poursuit avec l ensemble des polycopiés de cours du CDI et des supports de cours pour la formation initiale, à distance et continue. L objectif étant d atteindre 100% des documents pédagogiques disponibles et produits. 4. Résultats à mi parcourt La Production Documentaire est devenue aujourd hui une Réalité et fa it partie intégrante des activités du 2iE. Elle englobe les différents supports pédagogiques (formation initiale, formation à distance, formation continue). Les résultats à mi parcourt de cette production sont de pages produits au format OpaleSup, pour un total de 170 documents dont 134 pour les formations initiale et à distance et 36 pour la formation continue. Ce qui représente environ 40% de l ensemble des documents pédagogique du 2iE L état des documents en ce qui concerne les formations initiales et à distance est résumé dans le tableau suivant : Nombre attendu nombre disponible nombre % Nombre nombre produit % des docs produits sur disponible Formation Initiale % % Formation à distance % 51 98% Total formation diplômante % % Tableau 1 : Données sur la production documentaire selon les filières (présentielles et à distance), au 15 janvier 2009 Le présent état a été fait suivant l'ensemble du cursus de formation du 2iE pour de l année académique Aussi, il existe un nombre de documents disponible qui ne sont pas pris en compte dans le tableau. Il faut noter également que certains documents se retrouvent à la fois en formation initiale et à distance. L ensemble des documents produits a été mis à disposition à travers la plate forme de formation à distance et l Intranet du 2iE.

10 A cour terme, l ensemble des contenus produits sera mis à disposition sur la bibliothèque virtuelle en cours de construction. La mise en œuvre d une stratégie documentaire au 2IE a permis : - centralisation de l ensemble des contenus pédagogiques existants, - amélioration de la qualité des supports pédagogiques de cours - homogénéisation du format de présentation des différents contenus pédagogiques - facilité la tâche de la formation à distance par la mise à disposition des contenus de cours pour ces différents modules de formations - gain financier par la réduction de la reprographie pour les polycopiés de cours à mettre à la disposition des apprenants pour ce qui concerne la formation initiale - la sensibilisation des enseignants à l amélioration des différents contenus de cours par une meilleure organisation et une meilleure structuration des documents pédagogiques - développement d une culture de numérisation des supports pédagogiques au niveau des enseignants 5. Difficultés rencontrés Les difficultés rencontrées se sont retrouvée à trois niveaux, à savoir au niveau : de la collecte des contenus auprès des auteurs qui n étaient pas toujours disponibles ou réagissaient peu, des supports de cours dont certains étaient inachevés, sans illustration, mal structurés et souvent sous format PDF protégé du logiciel utilisé qui présentait parfois des bugs et dont l absence de formats standards des images rendait difficile la tâche de production 6. Conclusion et perspectives La production documentaire entamée cette année à l aide de la chaîne éditorial OpaleSup permettra de renforcer la stratégie d accès rapide à des contenus de cours sous format homogène. Les enrichissements sont en cours avec des contenus multimédias (son, images, vidéos, simulations, documents interactifs). L objectif à cours terme du 2IE est de mettre à la disposition des acteurs, étudiants, enseignants, chercheurs et professionnels de ses différents domaines de compétences, des contenus pédagogiques riches, variées et interactifs, à travers la mise en place d une bibliothèque virtuelle. Le Service d Ingénierie Documentaire et TIC qui a en charge de mettre en œuvre cette stratégie compte animer une véritable base de ressources pédagogiques dans les domaines d intervention du 2iE afin de soutenir le développement des cursus de formation et positionner l institution comme un Prestataire en Service Documentaire et en gestion des connaissances pour l Entreprise au niveau régional et international.

11 7. Bibliographie [1] Plan d orientation stratégique de 2005 "Orientation stratégique Horizon Le Groupe EIER-ETSHER : Une nouvelle ambition au service des Etats", 4 mai 2005 [2] Business plan IAST "BUSINESS PLAN ". Version française, janvier 2006 [3] Plan d'orientations Stratégiques VFinale [4] Document de Stratégie UVIST 8. Webographie [5] Site institutionnel du 2IE : [6] La revue «Sud Sciences et Technologies» : [7] 4 ème édition des journées scientifiques : [8] Journées scientifiques 2009, 5ème édition : [9] La chaine éditoriale OplaeSUP de SCENARI: