Direction du Protocole P1.1 Annexes : 4 NOTE CIRCULAIRE. (1 er mars 2013)

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1 Direction du Protocole P1.1 Annexes : 4 NOTE CIRCULAIRE PROCEDURE ADMINISTRATIVE EN VUE DE L ACCREDITATION DES MEMBRES DU PERSONNEL DES POSTES CONSULAIRES DE CARRIÈRE EN BELGIQUE AINSI QUE DES MEMBRES DE LEUR FAMILLE (1 er mars 2013) Le Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement présente ses compliments aux Missions diplomatiques établies à Bruxelles et a l'honneur de les informer de la procédure à suivre en vue de l accréditation des membres du personnel consulaire des Postes Consulaires et des membres de leur famille. Cette note circulaire informe des formalités générales applicables aux catégories précitées de personnel du Poste Consulaire en matière de nomination, annonce d arrivée et prise de fonction, départ et cessation de fonction, changement d adresse, changement de fonction, ou changement d état civil. Des notes circulaires complémentaires traiteront de manière plus spécifique des formalités à suivre pour chaque catégorie de personnes, comme par ex. le conjoint(e)s/partenaires légaux (légales) et enfants. Les conditions d accréditation des membres du personnel domestique privé, du personnel employé au service domestique du Poste Consulaire, du personnel engagé localement en Belgique seront décrites dans des notes circulaires séparées. Le Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement saisit cette occasion pour renouveler aux Missions diplomatiques établies à Bruxelles, l assurance de sa très haute considération. Aux Missions diplomatiques établies à Bruxelles.

2 PROCEDURE ADMINISTRATIVE EN VUE DE L ACCREDITATION DES MEMBRES DU PERSONNEL DES POSTES CONSULAIRES DE CARRIÈRE EN BELGIQUE AINSI QUE DES MEMBRES DE LEUR FAMILLE TABLE DES MATIÈRES 1 Principes généraux 1.1 Les membres du personnel consulaire du Poste Consulaire 1.2 Note verbale de la mission diplomatique 1.3 Effectif du personnel du Poste Consulaire dans les limites raisonnables et normales 1.4 Inscription au Protocole et statut similaire pour le membre du personnel titulaire et membres de sa famille 1.5 Statut privilégié accordé par l état accréditaire 1.6 Le personnel consulaire a la nationalité du pays accréditant 1.7 Pas de statut privilégié pour les citoyens belges 1.8 Pas de statut privilégié complet pour les personnes déjà inscrites dans une commune belge 1.9 La durée du séjour temporaire est sans effet sur le statut de la personne 1.10 Privilèges et immunités pour assurer le bon fonctionnement efficace du Poste Consulaire 1.11 Membres de la famille habitant sous le même toit 1.12 Une carte d identité spéciale est un permis de séjour temporaire 1.13 Une carte d identité spéciale par personne. 2

3 2 Procédure d inscription au registre de la Direction du Protocole P Note verbale et formulaire d inscription 2.2 Passeport 2.3 Demande de visa 2.4 Date d entrée en fonction 2.5 Adresse 2.6 Usage des noms 2.7 Types de cartes d identité spéciales 2.8 Mentions sur les cartes d identité spéciales 2.9 Validité des cartes d identité spéciales 2.10 Renouvellement ou prorogation des cartes d identité spéciales 2.11 Personnel consulaire résidant à l étranger 2.12 Liste consulaire 3. Procédure de radiation du registre de la Direction du Protocole P Notification de la cessation de fonction et restitution des documents et de la plaque CD 3.2 Prolongation du séjour d un membre du personnel du Poste Consulaire, de son conjoint / partenaire légal(e) et/ou de ses enfants 3.3 Radiation suite à l exercice d une activité professionnelle ou commerciale lucrative Annexe 1 : Arrêté royal du 30 octobre 1991 relatif aux documents de séjour en Belgique de certains étrangers (Moniteur belge du 17 décembre 1991, page 28669) Annexe 2 : Arrêté royal modifiant l arrêté royal du 30 octobre 1991 relatif aux documents de séjour en Belgique de certains étrangers (Moniteur belge du 13 juin 2005, page 15092) Annexe 3 : Spécimen de formulaire «Renseignements en vue d obtention d une carte d identité spéciale délivrée par la Direction du Protocole «Annexe 4 : Spécimens de cartes d identité spéciales 3

4 1 Principes généraux 1.1 Les membres du personnel consulaire du Poste Consulaire Il est attendu des Missions diplomatiques, lors de la notification et la demande d inscription auprès de la Direction du Protocole de leurs membres du personnel (envoyés), qu elles tiennent compte de l existence des différentes catégories comme prévu à l Article 1 de la Convention de Vienne de 1963 sur les relations consulaires pour que la Direction du Protocole P1.1 puisse accorder le statut y correspondant. Ainsi l article 1 de la Convention de Vienne établit une distinction claire entre «les fonctionnaires consulaires» et les autres catégories de membres du personnel du Poste Consulaire. En règle générale, le statut consulaire n est accordé qu aux fonctionnaires consulaires remplissant une fonction diplomatique, et selon les grades et titres attribués au personnel consulaire conformément aux conventions, aux usages internationaux et au droit belge. Il est d usage, en Belgique, de réserver les titres consulaires aux membres du personnel des Postes Consulaires et que les membres du personnel des missions diplomatiques qui sont chargés de fonctions consulaires portent les titres qui sont d usage dans les ambassades. Il est demandé de limiter les «fonctionnaires consulaires», suivant l article 9 de la Convention de Vienne de 1963, aux 4 classes qui sont : : - Consul Général et le Consul Général adjoint; - Consul; - Vice-Consul; - Agent consulaire. Certaines fonctions, suivant les usages, font partie de la catégorie «employé(e) consulaire»: secrétaires, assistants administratifs, traducteurs, employés de bureau, techniciens d ICT, etc. Les Postes Consulaires peuvent aussi engager localement des membres du personnel. Ces membres du personnel sont soumis, quelle que soit leur nationalité, aux dispositions du droit du travail et aux lois belges de sécurité sociale. La Direction du Protocole P1.1 ne délivre pas de carte d identité spéciale à ces membres du personnel, et ils ne bénéficient donc ni de privilèges ni d immunités (Voir la note circulaire séparée). 4

5 1.2 Note verbale de la mission diplomatique Le Service public fédéral Affaires étrangères doit être informé de la nomination, de l arrivée, du départ, de la cessation de fonction, et donc aussi des changements éventuels de fonction, d état civil et d adresse des membres du personnel des Postes Consulaires. En principe le Service public fédéral Affaires étrangères, Direction du Protocole reçoit une notification officielle par note verbale de la mission diplomatique, pas du Poste Consulaire! 1.3 Effectif du personnel du Poste Consulaire dans les limites raisonnables et normales L Etat accréditaire peut exiger de maintenir l effectif du Poste Consulaire dans les limites de ce qu il considère comme raisonnable et normal, eu égard aux circonstances et conditions qui règnent dans cet Etat et aux besoins du Poste Consulaire en cause. L Etat accréditaire peut également, dans les mêmes limites et sans discrimination, refuser d admettre des fonctionnaires d une certaine catégorie ou des personnes individuelles comme membres du personnel du Poste Consulaire. Dans ce contexte il est fait référence à l article 20 de la Convention de Vienne de Inscription auprès de la Direction du Protocole et octroi du même statut au titulaire de la fonction et aux membres de sa famille La Direction du Protocole P1.1 octroie aux membres du personnel envoyé des Postes Consulaires et aux membres de leur famille, le statut privilégié qui correspond avec les catégories de personnel prévues dans la Convention de Vienne de 1963, et ceci dans les limites des conditions décrites dans cette note circulaire et dans les notes circulaires spécifiques, en tenant compte des lois, des règlements, des usages et des circonstances en vigueur en Belgique. La Direction du Protocole se base, lors de l application des dispositions de la Convention de Vienne de 1963, sur le principe d égalité comme décrit à l article 72 de la Convention et sur l obligation des personnes bénéficiant des immunités et privilèges de respecter les lois et les règlements de l Etat accréditaire et de ne pas s immiscer dans les affaires intérieures de ce pays, comme prévu à l article 55 de ladite Convention. Il est fait référence aux notes circulaires spécifiques qui sont consacrées à l inscription auprès de la Direction du Protocole des Chefs de Poste Consulaire, des conjoints et partenaires légaux/légales, des enfants, des membres du personnel de service employés au service domestique du Poste Consulaire, du personnel domestique privé. 5

6 1.5 Le statut privilégié est accordé par l Etat accréditaire Le statut privilégié est accordé par l Etat accréditaire sur base des informations données par les Missions diplomatiques sur les membres de leur personnel, et notamment sur la fonction exercée au sein de la mission, conformément aux catégories prévues dans la Convention de Vienne (1963), et comme expliqué dans cette note circulaire. Le type de passeport (délivré par l Etat accréditant), qui devrait en principe correspondre à la fonction exercée et devrait donc normalement mentionner celle-ci, est un important élément indicatif pour l attribution du statut par l Etat accréditaire. Si la Direction du Protocole constate qu une carte d identité spéciale (D, P, C, S ou E) a été délivrée sur base d informations erronées, elle se réserve le droit d annuler ladite carte et de demander à la mission concernée sa restitution immédiate. Cette règle est également d application pour des éventuelles erreurs commises par la Direction du Protocole lors de la délivrance des cartes d identité spéciales, et dès lors une rectification s impose afin de respecter le principe d égalité, tel qu il a été établi par l article 72 de la Convention de Vienne sur les relations consulaires (1963). 1.6 Le personnel consulaire a la nationalité du pays accréditant L Article 22, 1 de la Convention de Vienne de 1963 prévoit que les membres du personnel diplomatique ont en principe la nationalité du pays accréditant. Cette règle est appliquée strictement par la Direction du Protocole. Si les membres du personnel consulaire ont la double nationalité (autre que la nationalité belge), il ne sera tenu compte que de la nationalité du pays d envoi. Pour les membres de la famille qui ont une autre nationalité que celle du pays d envoi, il est recommandé, en vue des formalités à remplir, de consulter les notes circulaires sur les conjoints / partenaires légaux et sur les enfants. 1.7 Pas de statut privilégié pour les citoyens belges La pratique protocolaire en Belgique prévoit que les personnes qui ont la nationalité du pays accréditaire, c.à.d. la nationalité belge, ne peuvent pas bénéficier d un statut privilégié. La Direction du Protocole ne fera aucune exception, même pour les personnes qui ont la double nationalité, dont la nationalité belge. Cette règle s applique aussi bien aux titulaires d une fonction auprès d un Poste Consulaire qu aux membres de leur famille, habitant sous le même toit. 6

7 1.8 Pas de statut privilégié pour les personnes inscrites dans une commune belge Le ressortissant étranger qui est inscrit dans les registres de la population d une commune belge ne peut, en principe, pas prétendre à des immunités ou privilèges. Si le pays d envoi souhaite néanmoins l accréditer comme fonctionnaire consulaire en Belgique, la personne concernée devra prendre l initiative elle-même de se faire radier des registres précités afin de pouvoir bénéficier d un statut privilégié. Son statut personnel pendant la période qui précède l inscription dans les registres du Protocole relève entièrement du droit commun. Pour tout litige relatif à cette période, il s abstiendra de faire valoir les immunités afférentes à son statut privilégié. Une déclaration personnelle dans ce sens couverte par une note verbale sera exigée lors de la délivrance de la carte d identité spéciale. Si une personne de nationalité étrangère, mentionnée (mais pas inscrite) au registre national des personnes physiques et titulaire d un titre de séjour spécial (carte type P ou S) délivré par la Direction du Protocole, change de fonction (par exemple suite à une mutation de poste en Belgique ou à un changement de statut), le statut conforme à sa nouvelle fonction lui sera accordé selon les dispositions de la Convention de Vienne de Les personnes recrutées sur place ne peuvent pas bénéficier d un statut privilégié (voir note circulaire sur le personnel engagé localement). 1.9 La durée temporaire du séjour est sans effet sur le statut de la personne La résidence en Belgique d un membre du personnel envoyé de l Etat accréditant est toujours considérée comme une résidence temporaire, puisqu on suppose qu il garde son domicile ou sa résidence légale dans le pays d envoi. La durée du séjour temporaire sur le territoire belge pendant l exercice de la fonction est sans effet sur le statut de la personne Privilèges et immunités pour assurer le bon fonctionnement de la mission Comme prévu dans le préambule de la Convention de Vienne de 1963, le but des privilèges et immunités «est non pas d avantager les individus mais d assurer l accomplissement efficace des fonctions des missions diplomatiques en tant que représentant des Etats.» 1.11 Membres de la famille habitant sous le même toit Les membres de la famille du membre du personnel du Poste Consulaire qui habitent sous le même toit et qui ne sont pas des ressortissants de l Etat accréditaire, ni inscrits au Registre National, peuvent obtenir un statut privilégié, et par conséquent une carte d identité spéciale de la Direction du Protocole. Selon la pratique courante en Belgique la Direction du Protocole considère comme membres de la famille du titulaire : le conjoint, le partenaire légal non-marié (sous les conditions décrites dans la note circulaire spécifique en la matière) et les enfants qui sont entièrement à charge du membre du personnel-titulaire de la fonction auprès d un Poste Consulaire et vivant sous le même toit. Pour ces catégories de personnes, des notes circulaires spécifiques sont consultables. 7

8 Les membres de la famille qui n habitent pas chez le membre du personnel privilégié-titulaire, comme les enfants qui étudient à l étranger ou qui restent dans le pays d envoi, ne peuvent pas obtenir de carte d identité auprès de la Direction du Protocole. Ces personnes peuvent demander auprès du poste diplomatique ou consulaire belge compétent un visa de longue durée (à entrées multiples un an), qui leur permettra de rendre visite régulièrement à leurs parents accrédités en Belgique. La Mission diplomatique concernée est prié de faire une demande officielle motivée auprès du Service du Protocole P1.1, avec une copie du passeport des intéressés. Les parents et les beaux-parents ne sont, en vue de l obtention d un titre de séjour en Belgique, pas considérés comme des membres du ménage du membre du personnel privilégié de la mission, et ne peuvent, en conséquence, pas obtenir de carte d identité spéciale auprès de la Direction du Protocole. Pour l accès et le séjour sur le territoire belge, ils tombent sous la compétence du Service Public Fédéral Intérieur, Service des Etrangers. Ils peuvent également solliciter la délivrance d'un visa de long durée (à entrées multiples un an) pour leur donner la possibilité de rendre régulièrement visite à leurs enfants qui sont accrédités en Belgique. Les membres de la famille en ligne collatérale, à savoir, les frères, sœurs, beauxfrères, belles-sœurs, oncles, tantes, cousin(e)s, neveux, nièces, etc. relèvent également du droit commun pour l accès et le séjour sur le territoire belge et tombent donc sous la compétence du Service public fédéral Intérieur, Office des Etrangers. Il leur appartient de solliciter la délivrance d'un visa auprès de l'ambassade ou du Consulat de Belgique dans leur pays d'origine. Le Service public fédéral Affaires étrangères, Direction du Protocole n est pas compétent et ne peut donc pas intervenir dans cette procédure Une carte d identité spéciale est un permis de séjour temporaire Une carte d identité spéciale, délivrée gratuitement par la Direction du Protocole P1.1 est un titre de séjour temporaire pour la Belgique. Les modalités relatives à ces cartes d identité spéciales sont réglées par l Arrêté royal du 30 octobre 1991 relatif aux documents de séjour en Belgique de certains étrangers (Moniteur belge du 17 décembre 1991, p et du 13 juin 2005, p.15092). L article 11 de l Arrêté royal précité oblige les titulaires de ce document de le porter toujours sur soi et de l exhiber à la réquisition de tout agent de l autorité. Bien qu une carte d identité spéciale ne soit pas un document de voyage en soi, elle peut servir comme visa pour la Belgique et pour les Etats de l Espace Schengen, si elle est présentée en même temps qu un passeport en cours de validité. En cas de perte ou de vol d une carte d identité spéciale, et conformément à l article 14 de l AR précité, un duplicata (c.-à-d dans la pratique une nouvelle carte d identité spéciale avec la même durée de validité) peut être délivré. La demande pour l obtention d un duplicata doit être introduite par une note verbale, accompagnée de la copie ou de la preuve de la déclaration à la police. La Direction du Protocole se réserve le droit de délivrer le duplicata au prix coûtant (art.14 de l A.R. précité du 30 octobre 1991). Il est absolument nécessaire que les cartes d identité spéciales soient restituées à la Direction du Protocole P1.1 si leur titulaire ne remplit plus les conditions pour la détenir. 8

9 1.13 Une carte d identité spéciale par personne Chaque membre du personnel d un Poste Consulaire, enregistré auprès de la Direction du Protocole P1.1, ne peut obtenir qu une seule carte d identité spéciale, même si cette personne a deux ou trois fonctions différentes dans le même Poste consulaire ou une fonction additionnelle auprès d une autre mission diplomatique ou consulaire. Un membre du personnel d une organisation internationale ne peut pas obtenir non plus une carte consulaire d un Poste Consulaire. Une personne en possession d un titre de séjour délivré par une commune belge ne peut pas obtenir en même temps une carte d identité spéciale du Service du Protocole P Procédure d inscription au registre de la Direction du Protocole 2.1 Note verbale et formulaire d inscription La Mission diplomatique concernée notifie officiellement au Service public fédéral Affaires étrangères, Direction du Protocole P1.1, par note verbale, l arrivée de la personne ainsi que la fonction que le nouveau membre du personnel exercera au sein du poste. Mention peut être faite du nom de la personne qu elle va remplacer. La Direction du Protocole P1.1 règle le séjour temporaire sur le territoire belge de toutes les personnes qui sont énumérées à l Article 1 de la Convention de Vienne de 1963 sur les Relations consulaires et ce, pour la durée de leurs fonctions. Les différentes catégories de personnel sont recensées sous le point 1.1. Cette note verbale est accompagnée : de deux documents nommés «Renseignements en vue d obtention d une carte d identité spéciale délivrée par la Direction du Protocole» (disponibles en trois langues sur le site du Protocole lien : doc voir spécimen en annexe 3) dûment remplis, selon les instructions y contenues, par l ayant droit et les membres de sa famille l accompagnant et signés par le Chef de poste ou par un membre mandaté du personnel de la mission ; du volet III (en couleur bleue); d une photocopie couleur et lisible des pages pertinentes du passeport en cours de validité et de l éventuel visa (type D) adéquat; d autres documents peuvent être nécessaires ou être demandés en bonne et due forme (copie conforme, traduction officielle, légalisée) par la Direction du Protocole (voir notes circulaires concernant le/la conjoint(e), le/la partenaire légale et les enfants). 9

10 La carte d identité spéciale sera délivrée après la réception du dossier complet. Elle sera disponible au guichet d accueil de la Direction du Protocole, où elle pourra être retirée par un membre du personnel mandaté par le Poste Consulaire et dont le nom a été communiqué par note verbale par la Mission diplomatique à la Direction du Protocole P1.1. La durée d attente pour la délivrance de la carte d identité spéciale est de deux à quatre semaines, à condition que le dossier ait été correctement introduit. Le non-respect des formalités prescrites, l introduction de formulaires de renseignements incomplets ou non-signés ou de copies non-lisibles de pièces justificatives peuvent ralentir sensiblement la procédure d inscription auprès de la Direction du Protocole ainsi que la délivrance des cartes d identité spéciales. Les missions diplomatiques sont dès lors invitées à veiller à ce que les informations et documents demandés soient remis en bonne et due forme. 2.2 Passeport Pour pouvoir s inscrire auprès de la Direction du Protocole le nouveau membre du personnel expatrié de la mission diplomatique doit être en possession d un passeport valable, délivré par l Etat d envoi, et correspondant à la catégorie de personnel à laquelle il appartient. Il est dès lors logique et d usage que la fonction soit mentionnée dans le passeport correspondant et ce pour toutes les catégories de personnel. Si pour des raisons de réglementation ou de législation interne de l Etat d envoi, la fonction n est pas mentionnée, ou si le passeport adéquat n est pas présenté, la mission diplomatique est priée de confirmer ceci dans la note verbale par laquelle l arrivée du membre du personnel est notifiée. Il est ainsi d usage qu un fonctionnaire consulaire soit en possession d un passeport diplomatique et que son grade consulaire y soit mentionné. Un employé consulaire est porteur d un passeport de service et sa fonction y est également mentionnée. Les membres de la famille de l agent envoyé sont normalement aussi porteurs du même type de passeport que le titulaire, également délivré par l Etat d envoi et la relation familiale exacte avec le titulaire doit aussi être mentionnée dans le passeport. Si l Etat d envoi, suite à sa législation ou à sa réglementation interne, n est pas dans la possibilité de délivrer le type de passeport officiel qui normalement correspond à la fonction ou au statut demandé (voir ci-dessus), à certaines catégories de personnes (par ex. membres de la famille des fonctionnaires consulaires, non-nationaux), les Missions diplomatiques sont priées de confirmer cela dans la note verbale par laquelle l inscription de la personne est demandée à la Direction du Protocole P1.1. Malgré l usage établi que les intéressés doivent présenter le passeport officiel adéquat en vue de leur inscription au registre du Protocole, le passeport ou le type de passeport n implique toutefois pas un droit automatique à un statut privilégié. Le passeport, qui reste en premier lieu un document de voyage, doit en effet logiquement correspondre à la fonction réellement exercée par l intéressée au sein de la mission diplomatique. 10

11 2.3 Demande de visa Les fonctionnaires consulaires ou les agents consulaires arrivant en Belgique pour prendre leurs fonctions dans les Postes Consulaires établis en Belgique doivent être obligatoirement en possession d'un visa adéquat délivré par un poste diplomatique ou consulaire belge situé ou accrédité dans l'etat accréditant. Le but d'un tel visa doit être clairement mentionné lors de l'introduction de la demande de visa. Les règles énoncées valent également pour les membres de leur famille. Si la Belgique dispose d un poste diplomatique ou consulaire dans l Etat accréditant le membre expatrié du personnel de la mission doit adresser sa demande de visa à ce poste. Dans le cas où la Belgique ne dispose pas d'un poste diplomatique ou consulaire situé dans l'etat accréditant, une demande de visa peut être introduite auprès du poste diplomatique ou consulaire belge compétent dans un autre pays par le biais de l Ambassade de l'etat accréditant située dans ce pays. Un poste diplomatique d'un Etat de l'espace Schengen, autre que la Belgique, ne pourra lui-même délivrer un visa à une personne qui veut prendre une fonction dans une mission diplomatique à Bruxelles, que dans des cas exceptionnels et dûment justifiés, prenant en compte notamment l étendue de la juridiction, les grandes distances ou les problèmes de communication qui rendraient le poste diplomatique ou consulaire belge compétent difficilement joignable. Dans ce cas, la délivrance d un visa ne pourra se faire qu'à la demande du SPF Affaires étrangères ou avec son accord exprès. Il est recommandé que la Mission concernée fasse parvenir à ce sujet auprès de la Direction du Protocole une note verbale accompagnée d une copie lisible et en couleur du passeport de l intéressé. 2.4 Date d entrée en fonction La date d entrée en fonction ne correspond pas nécessairement à la date d arrivée en Belgique ; c est la date de la note verbale de la mission diplomatique annonçant l arrivée des fonctionnaires consulaires qui est prise en compte. Pour les autres catégories de personnel il est tenu compte de la date mentionnée dans le bulletin de renseignements à la rubrique «date d entrée en fonction». 2.5 Adresse L adresse de la résidence temporaire du diplomate en Belgique n est pas toujours connue au moment de son inscription auprès de la Direction du Protocole P1.1. L adresse est communiquée par la suite au moyen d une note verbale. Tout changement d adresse pendant la durée du mandat de l agent doit être notifié (voir note circulaire à ce sujet) pour qu il puisse à tout moment bénéficier des privilèges et des immunités (par ex. : inviolabilité de sa résidence). 11

12 2.6 Usage des noms Comme déterminé par le droit international, c est la législation nationale dont la personne intéressée dépend qui est d application pour la mention du nom sur la carte d identité spéciale délivrée par la Direction du Protocole. Ainsi la Direction du Protocole utilisera pour la carte d identité spéciale le nom mentionné dans le passeport de l intéressé, sans y mentionner toutefois le grade militaire ou académique (par ex. : Colonel, Docteur, Ingénieur). Concernant l utilisation du nom de jeune fille, pour les femmes mariées, sur la carte d identité spéciale, la Direction du Protocole suivra les dispositions du Code Civil étranger du pays du conjoint. Par facilité, la Direction du Protocole indiquera le nom qui figure dans le passeport de l intéressée. 2.7 Types de cartes d identité spéciales La délivrance d une carte d identité est réglée par l Arrêté royal du 30 octobre 1991 relatif aux documents de séjour de certains étrangers en Belgique (Moniteur belge du 17 décembre 1991, page 28669). La Direction du Protocole délivre 5 types de cartes d identité, en fonction du statut du titulaire, qui correspond à la catégorie de personnel à laquelle le membre du personnel appartient sur base de la fonction exercée au sein de la mission diplomatique ou consulaire : (a) (b) (c) (d) (e) Une carte diplomatique (modèle I, carte-d) est délivrée aux fonctionnaires diplomatiques, porteurs de passeports diplomatiques, qui exercent une fonction diplomatique ; Une carte d identité pour personnel administratif et technique (modèle III, carte-p) est délivrée aux membres du personnel administratif et technique de la mission diplomatique, porteurs d un passeport de service ; et aux employés consulaires pour autant qu ils ont un passeport de service ; Une carte d identité spéciale modèle IV, carte-s est délivrée aux membres du personnel au service de la mission diplomatique ou consulaire, aux domestiques privés des diplomates et des consuls généraux de carrière; et aux «fonctionnaires et personnes en mission officielle» ; Une carte d identité consulaire (modèle II, carte-c) est délivrée aux agents ayant un statut consulaire ; ils ont le statut de fonctionnaire consulaire de carrière et sont généralement en possession d un passeport diplomatique ; Une carte «enfants» (modèle V, carte-e) est délivrée aux enfants qui ont moins de 5 ans. 2.8 Mentions sur les cartes d identité spéciales Les cartes d identité spéciales mentionnent uniquement les grades et titres consulaires qui sont reconnus par les conventions et usages internationaux et par le droit belge. Les titres et grades qui ne sont pas d usage ne seront dès lors pas mentionnés sur la carte d identité spéciale. 12

13 L adresse de la résidence temporaire en Belgique des fonctionnaires consulaires et des membres de leur famille n est pas indiquée sur la carte d identité spéciale. Elle n est pas communiquée aux administrations communales de résidence temporaire: toutes les formalités administratives se déroulent dès lors par le biais de la Direction du Protocole. L adresse temporaire en Belgique des agents consulaires figure toutefois sur la carte d identité spéciale. Elle est également communiquée aux administrations communales. La plus grande partie des formalités administratives se déroulent aussi par le canal des communes. 2.9 Validité des cartes d identité spéciales Les cartes d identité consulaires «type C» pour les fonctionnaires consulaires ou les cartes d identité spéciales «type P» pour les agents consulaires sont initialement émises pour une période de validité de 5 ans. Ensuite, la carte est renouvelée pour 3 ans. Pour les autres catégories de personnel du Poste Consulaire, comme le personnel au service de la mission, le personnel domestique privé, et en dehors de la mission les fonctionnaires et personnes en mission officielle, il est fait référence pour la durée de validité des cartes d identité spéciales aux notes circulaires spécifiques. Pour la situation des enfants il faut également consulter la note circulaire spécifique Renouvellement ou prorogation des cartes d identité spéciales La demande de renouvellement ou de prorogation des cartes d identité spéciales se fait par note verbale de la mission diplomatique. Cette demande ne doit pas être accompagnée d un nouveau bulletin de renseignements, à condition que les informations mentionnées sur le bulletin précédent soient restées inchangées. Seul le volet III du bulletin de renseignements, revêtu d une photo et de la signature doit être joint à la note verbale, le cas échéant avec en annexe la copie du passeport en cours de validité (si la copie envoyée précédemment au Protocole n est plus valable). Lorsqu une carte d identité spéciale est perdue ou volée, une nouvelle carte ne sera confectionnée qu après présentation de la copie ou de la preuve de la déclaration de vol ou de perte à la police. Si le Service du Protocole P1.1 constate qu un Poste Consulaire ne restitue pas les cartes d identité après avoir reçu de nouvelles cartes d identité pour un membre de son personnel, de nouvelles cartes d identité ne seront plus délivrées à ce Poste Consulaire jusqu à la restitution de toutes les anciennes cartes d identité Personnel consulaire résidant à l étranger Il arrive qu un membre du personnel consulaire soit accrédité en Belgique avec résidence officielle à l étranger, et qu il ne réside donc pas en Belgique. Dans ce cas, le Service du Protocole P1.1 ne peut lui attribuer une carte d identité spéciale que s il/elle est nommé(e) comme Chef de poste. Lorsqu un membre du personnel consulaire est ainsi accrédité en Belgique sans y résider, la Mission diplomatique concernée est priée d informer la Direction du Protocole P1.1 en Belgique de la nomination de cette personne, par note verbale. Le Mission diplomatique est prié d envoyer, en annexe, une copie lisible de son passeport diplomatique. La nomination de la personne en Belgique, ne sera effective qu après réponse positive de la Direction du Protocole, par note verbale. 13

14 2.12 Liste consulaire et liste de préséance protocolaire Dès que les fonctionnaires consulaires sont enregistré à la Direction du Protocole P1.1 ils sont mentionnés, avec leur conjoint/partenaire légal, sur la liste consulaire de leur Poste Consulaire, dans l ordre hiérarchique de leur grade consulaire et selon leur date d entrée en fonction. Cette liste consulaire est publiée sur le site web de la Direction du Protocole. 3 Procédure de radiation du registre de la Direction du Protocole 3.1 Notification du départ définitif ou de la cessation des fonctions dans la mission et restitution des documents et des plaques CD La Mission diplomatique est priée, en application de l article a) de la Convention de Vienne de 1963, d informer par note verbale la Direction du Protocole du départ définitif ou de la cessation des fonctions auprès du Poste Consulaire du membre du personnel inscrit dans les registres du Protocole. Le départ définitif des membres de la famille doit également être notifié (voir art. 24 1, b) de la Convention de Vienne de Elle joindra à cette note les documents qui ont été délivrés par le biais de la Direction du Protocole, notamment : les cartes d identité de l agent et des membres de sa famille ; (le cas échéant) la plaque minéralogique CD des véhicules privés ; (le cas échéant) l autorisation de détention et le permis de port d arme ; (le cas échéant) le permis de chasse ; (le cas échéant) la carte d accès à l aéroport (à renvoyer à la Direction du Protocole Service Visites et Sécurité P2). La non restitution par le Poste Consulaire de l Etat d envoi de la carte spéciale ou des plaques CD des membres du personnel lors de leur départ peut avoir des répercussions sur la délivrance de la carte d identité spéciale ou des plaques CD des nouveaux membres du personnel. Si le membre concerné du personnel du Poste Consulaire prend immédiatement une nouvelle fonction (avec un changement du statut) au sein du même Poste Consulaire, ou auprès d un autre Poste Consulaire de l Etat d envoi à Bruxelles, le membre concerné du personnel (ainsi que les membres de la famille habitant sous le même toit) doit introduire un tout nouveau dossier avec formulaire d inscription auprès de la Direction du Protocole afin d obtenir une nouvelle carte d identité spéciale, sans pour autant devoir prendre un nouveau visa dans son passeport en cours de validité. 14

15 3.2 Prolongation du séjour d un membre du personnel du Poste Consulaire, de son conjoint/partenaire légal(e) ou de ses enfants Lorsque la fonction officielle d un membre du personnel du Poste Consulaire a pris fin et que cela a été confirmé officiellement par note verbale de la mission diplomatique à la Direction du Protocole, celle-ci n est plus compétente pour le statut de ce membre du personnel, ni de celui des membres de sa famille, qui étaient également inscrits dans les registres de la Direction du Protocole. Il va de soi que la personne concernée ne peut plus, une fois que la fin de ses fonctions a été notifiée, se présenter comme membre du personnel du Poste Consulaire. Si par conséquent, le titulaire d un titre de séjour spécial du Protocole, ou un des membres de sa famille, souhaite, pour une raison personnelle, rester en Belgique après la cessation de ses fonctions officielles, il /elle doit alors, pour pouvoir régulariser son séjour en Belgique, obtenir un titre de séjour de droit commun auprès de la commune de son lieu de résidence temporaire à ce moment. N étant plus sous l application d un statut privilégié comme membre d un Poste Consulaire, il/elle tombera sous la compétence du Service public fédéral Intérieur, Office des étrangers. Voir à ce sujet la note circulaire concernant les attestations de restitution de carte d identité diplomatique. 3.3 Radiation suite à l exercice d une activité professionnelle ou commerciale lucrative Si un membre de la famille d un fonctionnaire consulaire, enregistré à la Direction du Protocole P1.1, exerce une activité professionnelle ou commerciale lucrative en Belgique sur base de ce qui a été prévu en la matière par la note circulaire spécifique de la Direction du Protocole, la personne concernée est priée de restituer sa carte d identité spéciale de membre de la famille privilégié à la Direction du Protocole - P 1.1. Si un accord bilatéral existe en la matière, les dispositions de cet accord doivent être respectées. 15