Cahier des charges de l organisation du Challenge National Inter-ITEP

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1 Cahier des charges de l organisation du Challenge National Inter-ITEP 1

2 SOMMAIRE 1. Généralités Pré-requis de l organisation 1.1 Objet du cahier des charges 1.2 Candidature - Définition du contenu 1.3 Le Comité de pilotage 2. La coordination de l évènement 2.1 La coordination en amont 2.2 La mobilisation d une équipe 2.3 La coordination sur l évènement 3. Secteur Communication/Promotion/Partenariat 3.1 Communication/ Promotion externe 3.2 Communication interne 4. Le Pôle Financier 4.1 Recherche de financement - Quels partenariats rechercher? 4.2 Comment présenter l évènement aux partenaires? 4.3 Exemple de budget prévisionnel type de l évènement 5. Secteur Accès/ Sécurité/ Légal 6. Le Pôle Logistique 5.1 Hébergement 5.2 Restauration 5.3 Animation 5.4 Signalétique 5.5 Site sportif : 5.6 Toilettage : 5.7 Equipements : 7. Les Etapes du projet 7.1 Le Déroulement sur la préparation de l évènement 7.2 Le Déroulement des trois jours 2

3 1. Généralités Pré-requis de l organisation 1.1 Objet du cahier des charges Le cahier des charges constitue la base des règles et directives pour l organisation du Challenge National Inter-ITEP. Il définit les responsabilités réciproques des différents partenaires, ainsi que l ensemble des tâches inhérentes à la mise en place d un tel évènement. Le cahier des charges aura pour objectif de mettre en avant les différents aspects de l organisation. Ce document doit assurer la reconductibilité de l évènement, et ce quelque soit l organisateur. Il constitue la «feuille de route» pour l ITEP organisateur. 1.2 Candidature - Définition du contenu - Qui organise? Appel d offre, et sélection d un ITEP en coorganisation avec une autre structure. - Quand? Le week-end autour du 12 Juin. - Où? Le choix de l ITEP organisateur se fait sur sa capacité à se situer sur un espace approprié, tant au niveau de l hébergement que de la zone sportive. - Pourquoi? Motivations de l ITEP à organiser le Challenge. Les raisons de l organisation d un tel tournoi doivent correspondre à l état d esprit souhaité par les organisateurs, et formalisé dans le «cadre technique et moral du tournoi». 1.3 Le Comité de pilotage 3 entités, parties prenantes de l organisation : 1- L ITEP accueillant l évènement : Celui-ci est chargé de l organisation du Challenge dans sa globalité, hormis la partie sportive. 2- L Association Rebonds!: Elle joue un double rôle. Elle accompagne les ITEPs organisateurs lors des comités de pilotage préparant l évènement. Elle est en outre garante de la gestion sportive du Challenge, en amont et sur le tournoi. 3

4 3- L AIRe : L Association des ITEPs et de leurs Réseaux parraine l évènement. Elle apporte sa caution à la bonne réalisation de cet évènement. Planification et ordres du jour des comités de pilotage : Réunion au mois de décembre N-1 : - Détermination de la date du Challenge - Détail des rôles et implication de chaque partie - Premières pistes sur le lieu sportif et d hébergement - Début de la recherche de financement Réunion au mois de janvier N : - Choix du lieu réalisé - Premières pistes sur les questions de restauration - Premières remédiations de Rebonds! sur les questions logistiques et de financement - Lancement de la campagne d inscription des équipes Réunion au mois de février/mars N : - Création d une plaquette partenaires - Réalisation d un budget prévisionnel - Démarchage des premiers partenaires réalisés - Bouclage des inscriptions équipes Réunion au mois d avril N : - Bouclage du budget - Bouclage des questions de restauration - Réglages logistiques à finaliser - Création de la plaquette-équipe Réunion au mois de mais/juin N : - Réglages des dernières questions logistiques - Répétition du déroulement des trois jours - Appel à chaque ITEP : Confirmation de la date du Challenge, de la catégorie et de l effectif de chaque équipe 2. La coordination de l évènement 2.1 La coordination en amont La coordination de l évènement et la bonne répartition des tâches constituent un moment clef dans le lancement de l organisation du Challenge. Il s agit de «découper» le montage du projet en plusieurs commissions, par exemple : - Commission animation - Commission bénévole 4

5 - Commission restauration Il faut ensuite désigner un coordinateur pour chaque commission qui aura pour rôle de définir les tâches de sa commission, de les réaliser, et enfin de rendre compte de ses avancées auprès du Comité de Pilotage. 2.2 La mobilisation d une équipe Il s agit-là d une partie essentielle de l organisation. La réussite des éditions précédentes a toujours tenu dans la capacité de l ITEP accueillant à mobiliser tout un établissement sur le projet. De plus, la mobilisation d un réseau de bénévoles extérieurs à l ITEP constitue l une des clefs de la réussite de l évènement, pour le nombre de personnes mobilisées ainsi que pour l état d esprit du Challenge. En effet, des personnes «désintéressées» présentes sur l évènement apportent, par expérience, de l envie et un état d esprit nécessaires à l organisation. 2.3 La coordination sur l évènement L objectif est de diviser les tâches sur l évènement de manière similaire à ce qui a été réalisé pour le montage de l évènement. Nous retrouvons donc un responsable bénévole, restauration, hébergement etc, qui seront en charge, durant les trois jours de la bonne application des différentes tâches. 3. Secteur Communication/Promotion/Partenariat 3.1 Communication/ Promotion externe - Etablissement d un document de présentation du Challenge à destination des différents partenaires, qui sera envoyé une fois les équipes inscrites. Cette plaquette contient : - La présentation générale de l évènement - La présentation d un ITEP - La répartition sur une carte géographique de l ensemble des équipes - Le rappel de «l esprit du Challenge» - Une partie promotionnelle de l évènement - Le budget prévisionnel - Création de flyers et affiches, et implication de personnalités locales permettant de promouvoir l évènement. 5

6 3.2 Communication interne - Création d une plaquette «équipes» qui précisera l organisation globale du Challenge ainsi que le déroulement détaillé de la journée sportive. Celle-ci sera distribuée aux équipes le vendredi soir. Cette plaquette contient : - Le déroulement détaillé de la journée sportive - Rappel historique du Challenge National Inter-ITEPs - Le plan du site 4. Le Pôle Financier 4.1 Recherche de financement - Quels partenariats rechercher? Partenaires institutionnels (40 % du budget global): - Conseil Régional - Conseil Général - Mairie - Comité territorial/départemental de rugby Partenaires privés locaux (10 % du budget global) : - L ITEP accueillant fait appel à ses partenaires «habituels» afin de pouvoir mobiliser des fonds supplémentaires. Nous vous renvoyons au paragraphe ci-dessous pour construire un argumentaire décisif dans l engagement du partenaire. Partenaires techniques 10% du budget (global) : - Il s agit ici de mobiliser les partenaires privés susceptibles de s impliquer sur l évènement, mais ne pouvant pas s engager financièrement. On leur propose alors d apporter un soutien sur un domaine particulier de l organisation. - Exemple : Sport 2000 offre 30 ballons pour le tournoi. NB : Le financement restant est assuré par l inscription des équipes, à 700 euros l unité. Toute inscription d un joueur ou éducateur supplémentaire coûtera à la structure 50 euros de plus. 4.2 Comment présenter l évènement aux partenaires? L objectif, dans cette partie, est de proposer un argumentaire pertinent de manière à promouvoir l évènement auprès des différents partenaires. Voilà les différents points à développer : - Une manifestation rugbystique d ampleur nationale - La présence sur l évènement de personnalités du rugby - Une compétition à portée éducative 6

7 4.3 Exemple de budget prévisionnel type de l évènement xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 5. Secteur Accès/ Sécurité/ Légal 5.1. Accès L accessibilité du site sportif est un point fondamental dans l objectif d une bonne organisation sportive. En termes de sécurité, l espace doit être rapidement accessible aux équipes des premiers secours sur place 5.2 Organisation médicale La solution optée habituellement par les organisateurs est de faire appel à un prestataire extérieur de premiers secours sur la journée du tournoi, afin d assurer les éventuels problèmes liés aux blessures des joueurs. 5.3 Organisation de la sécurité La sécurité doit être assurée en interne par les organisateurs. Le moment des nuits est le seul véritable «temps à risque» pour les organisateurs. C est pourquoi il est conseillé d opter pour une surveillance par des gardiens de nuit, habitués à ces tâches. 6. Le Pôle Logistique 6.1 Hébergement La question de l hébergement est centrale dans le bon déroulement des trois jours. En effet, l état de repos des jeunes va garantir les bonnes dispositions de ces derniers à (1) s adapter à un environnement nouveau, et (2) les placer dans un état de forme bon en vue du tournoi. - Prévoir un emplacement de camping pour chaque équipe. Regrouper les emplacements par catégories d équipes (- de 13 ans, - de 16 ans) - Prévoir l hébergement sur place de l association Rebonds! - Prévoir un espace afin d accueillir les équipes, et d enregistrer leur arrivée. - Prévoir un espace vert afin de permettre aux enfants de se détendre durant les «temps faibles» du week-end. 7

8 6.2 Restauration 2 parties : - les repas du soir : La réussite de cette partie est moins essentielle que le pique-nique du samedi. Toutefois, il convient de tenir compte de plusieurs paramètres : - nourriture sans porc - repas relativement rapide < 1heure - tables séparées - éviter les espaces fermés - le pique-nique du samedi midi : Il s agit d un moment essentiel dans le bon déroulement du Challenge. En effet, celui-ci se situe à la mi-temps du tournoi, dans le temps faible de la journée. C est pourquoi de nombreuses recommandations sont à prendre en compte pour assurer une bonne transition entre le matin et l après-midi : - un panier repas par équipe, à récupérer par l éducateur - nécessité d un repas copieux et équilibré, car le tournoi est long et intense. - le temps du repas doit être cadré de manière précise, afin d éviter les longueurs et donc les dispersions d enfants. 6.3 Animation La bonne gestion de la section «Animation» dans l organisation du Challenge peut constituer une véritable plus-value dans la réussite de l évènement. Les animations réalisées par des prestataires extérieurs : 3 parties : - Animation d accueil avec un groupe local qui joue le 1 er jour afin d accueillir les équipes, et les accompagner dans le calme vers une bonne installation (de préférence, musique douce). - Animation durant la journée avec une musique festive servant d introduction au tournoi, et de «toile de fond» durant le déroulement du tournoi (de préférence, musique). - Animation le soir du tournoi à la suite du repas. Celle-ci se doit d être adaptée au type de public (contre-exemple : Le spectacle des «Milles et Une Nuit» à Aix en Provence). Les animations réalisées en interne : 2 parties : - Initiation de l ensemble du personnel encadrant au rugby-tag entre 13h et 13h15 - Mise en place d un stand d exposition des mascottes de chaque équipe. 6.4 Signalétique 8

9 Importante pour éviter les retards sur les horaires prévus : - à l arrivée pour guider les équipes vers le lieu d accueil - entre le lieu d accueil et le stade en cas de perte de véhicule dans le convoi allant au tournoi. - sur le lieu pour aiguiller les équipes sur chaque terrain. Cette signalétique vient en complément de la plaquette équipe distribuée la veille lors du briefing nocture. 6.5 Site sportif L aménagement du site sportif est divisé en deux : Les demandes propres aux installations sportives doivent être envoyées au service technique de la mairie de la ville accueillante (traçage des terrains, mise à disposition des douches ) : Partie gérée par Rebonds!. Les installations complémentaires (Barnum, tonnelles, barbecue) sur site doivent être mises en place 24h voire 48h avant l évènement. Exemple du plan du site d Auch : 6.6 Toilettage 9

10 - Douche Nécessité de posséder des douches sur le site d hébergement, et sur le site du tournoi. - Site d hébergement : 8 douches (Mende 2010) - Site du tournoi : 4 douches (Mende 2010) Prévoir des vestiaires particuliers pour les filles - Toilettes Idem que pour les douches : - Site d hébergement : 12 toilettes (Mende 2010) - Site du tournoi : 6 toilettes (Mende 2010) Le toilettage peut se faire soit par l utilisation de locaux à disposition sur site (Auch 2009), soit par l installation de douches et de toilettes mobiles (Mende 2010). 6.7 Equipements - Sportifs : La gestion de l équipement sportif est divisée en deux : Est imputé à l ITEP accueillant : - Le traçage des terrains via le service technique de la Mairie - La fourniture des ballons, correspondant au nombre de terrains de rugby (12 à Mende) Est imputé à l Association Rebonds!: - L ensemble de l équipement sportif - L ensemble de l équipement d arbitre - Abris pluie/soleil : L objectif est de protéger l ensemble des participants en cas d intempéries : - Sur le site d hébergement : prévoir au moins un espace couvert pouvant abriter l ensemble des jeunes. L idéal est de disposer d espaces abrités au moment des repas et d éventuelles animations. - Sur le site sportif : prévoir des espaces abrités pour les jeunes, pour la buvette et la restauration, et enfin l espace pour l organisation sportive. 7. Le Déroulement 7.1 Retro-planning de l organisation sportive Janvier : Envoi du dossier d ouverture des inscriptions à la liste des ITEPs fournie par l Association Rebonds!. Février : Clôture des inscriptions, et envoie de la confirmation d inscription aux équipes participantes avec le cadre technique et le dossier de présentation du Challenge. 10

11 Mai : Rappel à toutes les équipes pour confirmation de la date du Challenge, de la catégorie de chaque équipe, de l effectif, ainsi que de l heure d arrivée sur le site. 7.2 Le déroulement des trois journées JOURNEE DU VENDREDI : L ACCUEIL Avant l arrivée des premières équipes : -Installation d un stand d accueil composé d un espace boisson à proposer aux équipes et un espace administratif afin de remplir les formalités d arrivée. - Mise en place d une animation musicale (ou autre) en fond, afin d accompagner les jeunes vers leur emplacement. 14 heures : Arrivée des équipes Ouverture du site d hébergement, arrivée des premières équipes. 19 heures : Le temps du repas 1 - Message de bienvenu aux équipes, présentation du Tournoi 2 - Repas 21 heures : Le briefing 3 - Briefing de l association Rebonds! auprès des éducateurs des ITEP pour rappel du cadre moral du tournoi. 4 - Briefing des organisateurs pour rappel des informations logistiques majeures. 11

12 JOURNEE DU SAMEDI : LE TOURNOI Matin 7h30 8h15 : Petit-déjeuner sur le site d hébergement 8h45 : arrivée des équipes sur le site 9h10 : rassemblement des équipes dans les tribunes 9h15 : défilé des équipes avec leurs mascottes 9h20 : échauffement des équipes 9h30 : début des premiers matchs du tournoi 11h 30 : fin des matchs 11h45 : pique-nique Midi 12h30: Match de rugby-tag entre l ensemble des encadrants 13h00 : remise à la table de marque des programmes de l après-midi aux responsables d équipes Après-midi 13h30 : reprise des matchs 15h45 : fin des matchs et organisation des grandes finales 16h00 : Grandes finales 16h30 : fin des finales 16h45 : remise des récompenses 17h30 : retour sur le site d hébergement 12

13 Soir 19h30 : Repas 21h00 : Début de l animation prévue 13