ORGANISATION INGÉNIEURS SANS FRONTIÈRES (CANADA)

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1 ORGANISATION INGÉNIEURS SANS FRONTIÈRES (CANADA) Date/Heure: Lieu: Administrateurs présents: Administrateurs absents: Dimanche 13 janvier 2012 à 19h00 (Heure des Rocheuses) Hyatt Regency Hotel, 700 Centre Street SE, Calgary, Alberta, T2G 5P6 Shayne Smith (président), George Roter (PDG), Courtney Edwards, Jacques Gérin, Grégoire Poirier Richer, Louis Dorval, Joshua Vanwyck, Don Thurston Brian Schofield, Mary Lynne Forestell, Catherine Karakatsanis 1. Ouverture Shayne Smith ouvre l assemblée à 19h20 (Heure des Rocheuses). Noter que selon le règlement #1 d ISF, au moins 5% des membres en liste sur la compilation finale des membres inscrits faite 21 jours à l avance doivent être présents en personne ou par procuration. Puisque 501 membres réguliers étaient en liste sur la compilation finale des membres inscrits faite le 23 décembre 2012, au moins 26 personnes étaient nécessaires pour avoir quorum. Shayne Smith déclare qu il y avait quorum. 2. Présentation des membres du conseil d administration Shayne Smith présente tous les membres présents du conseil d administration. 3. Adoption de l ordre du jour Josh Fishbein propose et Michael Nunan seconde l adoption de l ordre du jour. 4. Adoption du procès-verbal de l assemblée générale annuelle 2012 Andrew Post propose et Victor Cheng seconde l adoption du procès-verbal de l assemblée générale annuelle Responsabilité envers nos parties prenantes Page 1 de 5

2 Peter Awin et Nasser Zongo expriment leurs visions sur ce qu ISF fait de bien et où l organisation pourrait s améliorer. George Roter fait le suivi des commentaires faits par les délégués africains lors d assemblées générales annuelles précédentes et du progrès fait par l organisation dans ces domaines. 6. Rapport du président du conseil Shayne Smith fait la remarque que 2012 est la première année où le conseil d administration donnait des objectifs établis à l organisation. Il note les priorités du conseil d administration étaient les suivantes : 1. Que le PDG et l équipe exécutive soient adéquatement soutenus dans leur développement et qu il y ait une structure de gestion adéquate pour emmener l organisation plus loin. 2. Promouvoir une compréhension de la nouvelle vision d ISF à travers l organisation. 3. Soutenir l alignement de l organisation avec la nouvelle vision et assurer une forte connexion avec le réseau. 4. Assurer une meilleure gestion des ressources (particulièrement en ce qui concerne le flux de trésorerie et le financement) afin que les nouvelles idées emmenées dans l organisation puissent être mises de l avant. Le conseil d administration a aussi travaillé à améliorer sa gouvernance par le recrutement de nouveaux membres et une meilleure transparence dans le processus du conseil d administration, la planification stratégique et l allocation des ressources. Shayne note qu ISF est l une des premières organisations à but non lucratif présentant une responsabilité telle qu elle publie des rapports financiers trimestriels. 7. Rapport de l équipe exécutive George Roter, Boris Martin, Mark Abbott et Anna Hopkins sont appelés au lutrin pour présenter le rapport de l équipe exécutive. George Roter (PDG) remarque que la vision de l organisation a été développée vers la fin de 2011 et le début de Lorsque cette vision a été mise de l avant en 2012, il y avait deux priorités : 1. Un langage commun et une compréhension partagée des termes clés et des idées de notre vision et de notre modèle. 2. Améliorer continuellement les processus décisionnels George cite les sondages des membres, bénévoles et employés qui indiquent une augmentation de la compréhension de la vision d ISF et de la confiance dans le processus décisionnel. George remarque que l organisation n a pas fourni de communications internes adéquates au réseau et n a pas établi de catégories différentes à travers l organisation. Page 2 de 5

3 Anna Hopkins (gestionnaire, équipe du réseau) décrit la reconfiguration de l équipe du réseau. Les semaines suivant le congrès seront centrées sur la solidification de la stratégie afin de maximiser les gens et l impact. Les moments forts de l année 2012 comprennent : L initiative de section de l Université de la Colombie-Britannique Okanagan (UBCO) a été promut au statut de section universitaire. Une initiative de section a été démarrée à l Institut de la technologie de la Colombie-Britannique (BCIT) Le réseau de ville de Montréal trouve de nouvelles façons de se rassembler et de favoriser les interactions. Mark Abbott (vice-président, équipe du talent) décris que la formation de l équipe du talent à la fin de l été 2012 avait comme focus d attirer les meilleurs talents et permettre à ces gens de performer à la hauteur de leur potentiel. Il note que les portefeuilles du talent et du réseau ont été séparés en raison des focus et besoins différents. Mark mentionne que l équipe du talent regarde en ce moment ce dont elle a besoin afin de répondre aux exigences des futures équipes et incubateurs. Boris Martin (vice-président, stratégie et investissement) mentionne que l équipe stratégie et investissement a été formée avec un ensemble de gestionnaires de portefeuilles travaillant à accélérer l impact des initiatives d ISF. L équipe a travaillé à clarifier les attentes de chacune des initiatives et la façon dont elles aimeraient que les interactions avec les gestionnaires de portefeuilles. L équipe stratégie et investissement espère prendre les décisions quant aux investissements dans les initiatives (incluant la création d un processus). George Roter (PDG) présente un rapport des opérations et élabore les points suivants : Administration: l un des objectifs fixés était d économiser 500 heures en temps d administration en Approximativement 40% de ce but a été atteint. Finances: Ashley Hardill a fait preuve d un leadership phénoménal dans l amélioration de la comptabilité et des rapports financiers d ISF. Mary Lynne Forestell (présidente, comité des finances et de la vérification) a aussi fait preuve d un excellent leadership dans ce domaine. Une nouvelle employée à temps partiel a été engagée pour les finances. Communications: un rapport annuel pouvant être compris par des gens n étant pas membres d ISF a été produit. Un nouveau site Internet est en cours de développement afin de fournir une meilleure intégration des réseaux sociaux et un meilleur affichage de nos initiatives et de nos gens. 8. Rapport financier George Roter présente une vue d ensemble de la situation financière de l organisation comprenant les éléments suivants : Page 3 de 5

4 Un nouveau processus d allocation des ressources pour les prévisions budgétaires et les décisions d investissement. Un objectif d avoir un surplus de 10% pour la réserve opérationnelle afin d augmenter la flexibilité et l indépendance. La direction d ISF cherche à atteindre un environnement de fonctionnement plus stable. Le financement fait du progrès malgré le fait que l année précédente a vu les revenus des sections et des réseaux de ville diminuer. 9. Adoption des états financiers vérifiés de 2012 Au nom de Mary Lynne Forestell et du comité des finances et de la vérification, Shayne Smith propose la résolution suivante : IL EST RÉSOLU que les états financiers vérifiés pour l année fiscale se terminant le 31 octobre 2012 soient approuvés. Puisque la résolution provient d un comité, il n était pas nécessaire de seconder. 10. Nomination de vérificateurs Heather Murdock propose et Elliott Cudmore et seconde la résolution suivante : IL EST RÉSOLU que Deloitte & Touche LLP soit le vérificateur pour l organisation pour l année fiscale se terminant le 31 octobre Élections Courtney Edwards remercie Grégoire Poirier Richer pour ses services au cours de son mandat de trois ans en tant qu administrateur élu. Cinq candidats se présentent à l élection : Daniel Boland, Andrew Clarke, Maxim Fortin, Ben Russell et Annelies Tjebbes. Chaque membre régulier et personne ayant une procuration a le droit de voter en utilisant la méthode du vote secret. 12. Confirmation d un administrateur nommé Shayne présente Tim Brodhead en tant que nouvelle personne nommée au conseil d administration. Tristan Allan propose et Sean Boots seconde la résolution suivante : IL EST RÉSOLU que la nomination de Tim Brodhead au conseil d administration soit confirmée pour un mandat de trois ans. Shayne Smith remercie également Don Thurston (8 ans sur le CA) et Jacques Gérin (6 ans sur le CA) pour leurs services sur le conseil d administration. Une vidéo Page 4 de 5

5 remerciant chacun d eux pour leur service et leur impact sur les membres d ISF est jouée. 13. Discussion spéciale Simone Charron (au nom de Kaitlyn Finner) propose et Kaan Williams seconde la résolution suivante: IL EST RÉSOLU que l organisation considère l adhésion au Conseil canadien pour la coopération internationale (CCCI) lors de sa planification stratégique en janvier et février Josh Vanwyck mène une discussion sur la mise à jour de la politique d adhésion des membres d ISF en Le but du processus est d offrir un cadre de travail potentiel de la façon dont nous définissons l adhésion pour une ratification à l assemblée générale annuelle de Josh souhaite recevoir de la rétroaction et que les gens s impliquent afin que ce changement se produise. Beth Borody présente une mise à jour sur le développement d une politique de financement avec les entreprises. Une version préliminaire de cette politique est prévue pour l assemblée générale annuelle Annonce des résultats d élection Annelies Tjebbes est élue au conseil d administration pour un mandat de trois ans. 15. Levée de la séance James Wattam propose et Yazan Kawar seconde la levée de la séance. Page 5 de 5