DIRECTION CENTRALE DU SERVICE DE SANTÉ DES ARMÉES : sous-direction ressources humaines ; bureau enseignement.

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1 DIRECTION CENTRALE DU SERVICE DE SANTÉ DES ARMÉES : sous-direction ressources humaines ; bureau enseignement. INSTRUCTION N 20280/DEF/DCSSA/RH/ENS/2 relative à l attribution des brevets élémentaire et supérieur de secrétaire du service de santé des armées. Du 07 octobre NOR : D E F E J Référence : Décret n o du 10 février 1994 (BOC, p. 1423) ; modifié. Pièces jointes : Deux annexes. Un imprimé répertorié. Texte modifié : Voir article 13 : Instructionn o 2759/DEF/DCSS/PERS/PNO/2 du 14 février 1991 (BOC, p. 622) ; (précédent modificatif : 14 décembre 1999, BOC, 2000, p. 145). Texte modifié par : Erratum du 22 novembre 2002 (BOC, p. 8046). Instruction n o 3166/DEF/DCSSA/RH/ENS/2/FORM du 20 février 2003 (BOC, p. 2404). Instruction n o 7194/DEF/DCSSA/RH/FORM/FG du 22 avril 2005 (BOC, p. 2851). Référence de publication : BOC, p Préambule. La présente instruction a pour but de définir l organisation de l enseignement, le programme et les modalités de déroulement des examens conduisant à l attribution des brevets élémentaire et supérieur de secrétaire du service de santé des armées aux militaires et techniciens des hôpitaux des armées (MITHA), du premier grade de secrétaire, régis par le décret n o du 10 février 1994.

2 Les titulaires de ces brevets sont destinés à tenir, selon leur degré de qualification, des postes d adjoint administratif et de responsable de secrétariat notamment dans les services cliniques des hôpitaux des armées. Titre premier. Brevet élémentaire de secrétaire du service de santé des armées. Article premier. Dispositions générales. (modifié : instruction du 22/04/2005) À l issue de leur formation militaire initiale (unité de valeur n o 1, UV 1) et de la validation de leur période probatoire (unité de valeur n o 2, UV 2), le personnel recruté comme secrétaire médical suit un enseignement d une durée de cinq mois conduisant à l attribution (unité de valeur n o 3, UV 3) d une attestation de formation au secrétariat médical du service de santé des armées et du brevet informatique et internet, tous deux visés par les services de l éducation nationale; À L issue de l unité de valeur n o 3, les futurs secrétaires du service de santé des armées rejoignent le centre d instruction santé pour l armée de terre (CISAT) de Metz pour parfaire leur instruction en suivant une formation complémentaire spécifique «service de santé des armées» dont le programme se trouve en annexe I. La durée de cette formation d adaptation (unité de valeur n o 4, UV 4) est de cinq semaines. La direction centrale du service de santé des armées pourra attribuer l unité de valeur n o 3 par équivalence en fonction des diplômes obtenus par le candidat, de son expérience professionnelle et des avis hiérarchiques de ses supérieurs. En fin de scolarité et après attribution des unités de valeur n o 1, 2, 3 et 4 les élèves rejoignent leur formation. Article 2. Candidats redoublants, candidats libres. Tout élève qui, au terme de l enseignement dispensé par l organisme chargé de l instruction, échoue à la formation conduisant à l obtention de l UV 3 est autorisé à redoubler et présenter, de nouveau, l examen final. En cas de nouvel échec, à l UV 3, ce personnel n est plus autorisé à se présenter à l examen attribuant cette unité de valeur. De même, tout élève qui échoue à l examen conduisant à l obtention de l unité de valeur n o 4 (formation complémentaire spécifique «service de santé des armées») est autorisé à présenter de nouveau, en candidat libre, l examen final. En cas de nouvel échec, à l UV 4 ce personnel n est plus autorisé à présenter l examen final conduisant à l attribution de cette unité de valeur. Article 3. Attribution du brevet élémentaire de secrétaire du service de santé des armées.

3 Le ministre de la défense, direction centrale du service de santé des armées, délivre le brevet élémentaire de secrétaire du service de santé des armées, aux élèves ayant obtenu des unités de valeur n o 1, 2, 3 et 4. Le brevet élémentaire prend effet au premier jour du mois suivant l obtention des quatre unités de valeur. Titre II. Brevet supérieur de secrétaire du service de santé des armées. Article 4. Dispositions générales. Le cycle d enseignement du brevet supérieur de secrétaire du service de santé des armées s étend sur une durée d une année. Ce cycle d enseignement comprend les modules obligatoires énumérés en annexe II. Il est dispensé, au sein du département de formation continue du service de santé des armées (DFCSSA) Saint-Mandé, relevant du bureau formation de la direction centrale du service de santé des armées. Article 5. Conditions de candidature. Ne sont recevables que les demandes de candidature émanant de secrétaire médical de classe normale remplissant les conditions suivantes : - avoir au minimum sept ans de service militaire au 1er janvier de l année de candidature ; - détenir le brevet élémentaire de secrétaire d administration depuis au moins trois ans au premier jour de l année de candidature ; - être affecté en métropole. Article 6. Dépôt des candidatures. (modifié : 2e modificatif du 22./04/2005) Les candidats établissent leur demande sur l imprimé n o 621-4*/69. Celle-ci doit être revêtue de l avis détaillé des diverses autorités hiérarchiques qui rendront notamment compte de la manière de servir et des motivations du candidat. Le dossier comprend en outre : - la copie des diplômes obtenus par l intéressé ; - la copie intégrale des bulletins de notes des trois dernières années ; - le relevé des punitions. Le dossier de candidature, ainsi constitué est transmis à la direction centrale du service de santé des armées (DCSSA), sous-direction ressources humaines, bureau formation, pour le 15 juin de chaque année.

4 Article 7. Commission de sélection. (modifié : 2e modificatif du 22./04/2005) Les dossiers de candidature en vue de suivre le cycle d enseignement au brevet supérieur de secrétaire du service de santé des armées sont soumis à l agrément d une commission de sélection comprenant : - le chef du bureau formation de la DCSSA ou son représentant ; - le chef du bureau «gestion du personnel militaire» de la DCSSA ou son représentant ; - un personnel MITHA, titulaire du brevet supérieur de secrétaire du service de santé des armées. Après étude des dossiers, la commission de sélection, arrête la liste des candidats autorisés à suivre le cycle d enseignement au brevet supérieur de secrétaire du service de santé des armées. Article 8. Candidats libres. Tout candidat qui, au terme du cycle d enseignement, n obtiendrait pas un ou plusieurs modules, serait autorisé à suivre et à présenter celui ou ceux non acquis l année suivante. En cas de nouvel échec le candidat serait radié définitivement de cette formation. Article 9. Enseignement théorique. Cet enseignement, comme il est prévu à l article 4, dispositions générales, se déroule selon des modules obligatoires inscrits dans l annexe II et sur une durée maximum d une année. Ces modules ont pour but : - de compléter les connaissances des stagiaires ; - de permettre aux candidats d accéder à des postes d encadrement en assumant des responsabilités notamment dans la gestion d une équipe au sein d un secrétariat médical ou dans un secrétariat du secteur instruction/formation. Article 10. Personnel autorisé à suivre l enseignement. Le bureau formation de la DCSSA établit pour le 15 juillet de chaque année la liste des personnels autorisés à suivre cet enseignement et précise les dates des stages prévus à l article 4. Article 11. Attribution du brevet supérieur de secrétaire du service de santé des armées.

5 Le ministre de la défense, direction centrale du service de santé des armées, délivre le brevet supérieur de secrétaire du service de santé des armées aux candidats ayant suivi et obtenu les divers modules prévus en annexe II. Le brevet supérieur prend effet à compter du premier jour du mois qui suit l obtention du dernier module suivi prévu dans le cycle d enseignement du brevet supérieur de secrétaire du service de santé des armées. Titre III. Dispositions diverses. Article 12. Dispositions transitoires et mise en application de la présente instruction concernant le brevet élémentaire de secrétaire du service de santé des armées. Les dispositions du titre premier, brevet élémentaire de secrétaire du service de santé des armées, concernent le personnel administratif recruté à compter du 1er mars Les dispositions du titre premier de l instructionn o 2759/DEF/DCSS/PERS/PNO/2 du 14 février 1991 (BOC, p. 622) modifiée, restent en vigueur pour tout le personnel recruté avant le 1er mars Article 13. Dispositions transitoires et mise en application de la présente instruction concernant le brevet supérieur de secrétaire du service de santé des armées. Les dispositions du titre II de la présente instruction, brevet supérieur de secrétaire du service de santé des armées, prennent effet à compter du 1er janvier Les dossiers de candidature doivent parvenir à la DCSSA, bureau formation, comme il est prévu à l article 6 de la présente instruction pour le 15 juin Les dispositions du titre II de l instructionn o 2759/DEF/DCSS/PERS/PNO/2 du 14 février 1991, modifiée, sont abrogées à compter du 1er janvier Pour la ministre de la défense et par délégation : Le médecin général, sous-direction ressources humaines, Jean-François GOUTEYRON. ANNEXE I Formation complémentaire spécifique «Service de santé des armées». Formation spécifique à l accueil, aux liaisons administratives et techniques (AMADEUS). Organisation des hôpitaux des armées. Droits aux soins en milieu militaire. Sécurité sociale militaire. Pensions des militaires. Congés.

6 Aptitude. Organisation du service de santé en temps de paix. Organisation du service de santé en opération. Secrétaire médical en opération extérieure (OPEX). Statuts des personnels civils et militaires. Correspondance militaire. Techniques d accueil et de communication. Recueil épidémiologique. Rappel du secret professionnel. ANNEXE II Enseignement conduisant à l attribution du brevet supérieur de secrétaire du service de santé des armées. Module «le métier de secrétaire médical». Missions, attributions, responsabilité juridique. Discrétion professionnelle et secret professionnel. Droit des malades. Professionnalisme, formation continue et perfectionnement. Principes de management, rôle de l encadrement. Relations responsables hiérarchiques/subordonnés. Relation professionnelle. Module «approfondissement en organisation du travail». Gestion du temps professionnel (s organiser pour gagner du temps, travail par objectif, choix des priorités, planning électronique, organiseur ). Organisation du travail en équipe de secrétaires (délégation et fonction contrôle, responsabilisation des collègues de travail ). Démarche qualité au secrétariat (administratif et médical) et outils (procédures, protocoles, fiches de poste ). Traitement efficace de l information et gestion documentaire [ tri, diffusion, classement, archivage et sécurisation de l information (confidentiel médical, confidentiel défense, confidentiel personnel ) ] et des supports papier de l information (comptes rendus médicaux, ordonnances, documentation technique ). Gestion du dossier patient. Module «éléments statistiques mathématiques». Éléments statistiques, prévisions et probabilités. Tableaux de bord : participation à la conception et suivi (tableau de présences, d activité de soins, d activité de formation continue ). Programme de médicalisation des systèmes d information (PMSI), avec résumé standard de santé (RSS), résumé de soins infirmiers (RSI). Module «compréhension de l anglais médical». Vocabulaire médical. Compréhension de l anglais médical écrit. Principes de correspondance en anglais. Module «aptitudes particulières». Lecture rapide. Compréhension de l essentiel. Mémorisation des écrits. Hiérarchisation des priorités. Module «communication».

7 L écoute attentive. Animation d une petite équipe de travail. Communication orale avec aisance en relation téléphonique, en relation de face à face, techniques d argumentation et de négociation. Prise de parole en groupe. L accueil en professionnel : - les relations d accueil selon le type de clientèle et les lieux d exercice ; - les relations de partenariat avec l extérieur. L accueil de stagiaires. Module «gestion du stress». Anticipation et résolution de conflits au quotidien. Gestion de situations difficiles (ex. : situation de deuil), gestion des tensions, résistance aux pressions, maîtrise de soi Conduite à tenir face aux agressions verbale et physique au quotidien.

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