Repérage efficace de l information dans un système GED: un défi

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1 Repérage efficace de l information dans un système GED: un défi L expérience de l Agence spatiale canadienne Congrès de l APTDQ -- Québec 2 mai 2014 Livelink #

2 Table des matières L Agence spatiale canadienne Gestion des documents Quelques faits et chiffres Implantation du système GED Taxonomie Structure de classification Métadonnées Autres solutions Leçons apprises Conclusion et Questions

3 L Agence spatiale canadienne Mandat: Promouvoir l'exploitation et le développement pacifique de l'espace, de faire progresser la connaissance de l'espace par la science et de faire en sorte que les Canadiens tirent profit des sciences et technologies spatiales sur les plans tant social qu'économique. Secteur corporatif et 3 secteurs opérationnels Siège social (St-Hubert) + 2 bureaux régionaux + employés à Houston, Paris et Washington 850 employés incluant les étudiants, les consultants, les employés temporaires, etc.

4 Gestion des documents Président Vice- Président Directeur général Services corporatifs Gestionnaire Gestion de l information Gestionnaire Système d information Chef Gestion des documents Chef Bibliothécaire Bibliothèque Gestion de la configuration Coordonateur Accès à l information Et Renseignements personnels Livelink #

5 Mandat: Gestion des documents Voir à la gestion complète et efficace de l'information, tout au long de son cycle de vie peu importe le support (documents électroniques ou papier, courriels, données, photographies, vidéos, médias sociaux, etc.) 9 employés (GI) 7 analystes en gestion des documents 2 commis (salle des dossiers (papier) + courrier) Formation académique dans le domaine Livelink # Support GED (TI) Analyste senior TI (0.5 année-personne) Consultant TI (2 jours semaine) Maintenance, mise à niveau, développement, support, installation nouveau module, etc.

6 Gestion des documents Gestion du cycle de vie de l information incluant la réception, l identification, l organisation, la classification, la diffusion, le repérage, l entreposage, la protection, la transmission, la conservation et l élimination. Tâches reliées au système GED : Formation, sensibilisation, conseils, support (niveau 1), contrôle de qualité, support aux projets corporatifs TI. Analyse des besoins, conseils et développement de solutions et outils d'aide en matière de gestion de l information. Mise en œuvre, sensibilisation et conformité du cadre politique et juridique (Lois, Politiques, directives, normes, lignes directrices, etc.) Projets ou initiatives corporatives en gestion de l information: partage de l'information avec l'externe, gestion des données spatiales, multimédia, Web 2.0, gestion des courriels, etc.

7 Quelques faits et chiffres GED: Livelink (Content Server d Open Text) depuis % des employés ont un compte Taux d utilisation se maintient à environ 85% Plusieurs modules et tierces parties au système de base offrent une valeur ajoutée à l utilisation pour l équipe et les utilisateurs (Gestion du calendrier de conservation, Gestion des photos et vidéos, Médias sociaux, Processus d affaire, Rapports, Numérisation, etc.) Quelques données: + 3 M de documents (en multiples versions) 33 TB de données (5 serveurs avec base de données Oracle) dossiers groupes d accès Hébergement, maintenance et support à l interne. Livelink #

8 Implantation de Livelink Projet VICTOIRE : VIrtual Collaboration Tool and Information Retreival Engine Pourquoi Livelink? Besoins des clients (grille d évaluation) Étude coûts / bénéfices et Étude de rentabilisation Gestion du cycle de vie Valeurs ajoutées (modules et tierces parties) Durée: 4 ans Livelink #

9 Implantation de Livelink Approche de gestion du changement basée sur la participation, la collaboration, la mobilisation, la communication ciblée. Support et collaboration de la haute direction, de la TI et des clients Théorie des «petits pas» et approche sectorielle et personnalisée Analyste assigné Implantation avec l aide de Pilotes et Copilotes Communications ciblées Comité des usagers Analyse informationnelle et situationnelle Développement de la structure de classification et métadonnées Support et formation Migration des disques partagés

10 Taxonomie: Science des lois de la classification Structure de classification: Structure hiérarchique et logique qui assure un regroupement des documents selon un modèle proche des fonctions et des activités ou processus administratif. Métadonnées: Renseignements ou Données sur des données qui servent à décrire le contenu ou d autres aspects d un document (fichier) peu importe son format, qui permettent l utilisation pertinente et le repérage tout au long du cycle de vie. Normes existantes Thésaurus: Répertoire alphabétique de termes normalisés qui peut être utilisé pour le classement documentaire (Wikipedia).

11 Pourquoi une taxonomie Pour le repérage (rapide et précis) Information sur le document plus complète (catalogage) Meilleure identification et contrôle des documents ayant de l information sensible (renseignements personnels, confidentiels, etc.) Facilite l intégration de nouveaux employés (information identifiée pour une activité) Pour respecter le cadre juridique et politique (Loi sur l accès) Permets l application du calendrier de conservation

12 Structure de classification (dossiers) Développement et implantation: Examen des principes et pratiques courantes dans le domaine Inspiration du plan de classification des dossiers papier Consultation, collaboration et participation des secteurs pour les sous-fonctions et activités opérationnelles Convention des noms de répertoires déterminée par les secteurs (besoins et usage) Décision de ne pas conserver le numéro de dossier Identification des 13 grandes activités Élaboration des règles d affaires

13 Structure de classification (dossiers) Structure par fonctions / activités: Structure corporative pour l ensemble de l organisation Stabilité dans le temps (indépendant des restructurations) Gestion des accès par groupe de personnes / même activité Gestion du cycle de vie (application du calendrier) Utilisable pour l électronique et le papier Facilite l identification des documents à valeur opérationnelle (gouvernementale)

14 Structure de classification (dossiers) Normalisation jusqu au 3 ième niveau 1 Grande fonction 2 Processus d affaires 3 - Actions du processus Activités communes (administratives et opérationnelles) Minimum 3 niveaux / Maximum 10 niveaux (flexible) Sous-structure pour des besoins communs (finances, projets) Règles d affaires: Acronymes, abréviations, dates, bilinguisme Création et gestion sous la responsabilité de l équipe de la Gestion des documents

15 Structure de classification (dossiers) Comités Communications Documentation de référence Gestion des ressources financières Gestion des ressources humaines Gestion des ressources informationnelles Gestion des ressources juridiques Gestion des ressources matérielles et immobilières Politiques, planification et contrôle Programmes Projets administratifs Relations avec les partenaires

16 Structure de classification (dossiers) Avantages: Repérage - favori sur le dossier Organisation de l information - hiérarchisée et structurée Gestion du calendrier de conservation et disposition Facilite l ajout de métadonnées (héritage) Facilite un meilleur contrôle des accès (au niveau du dossier parent) Continuité de la gestion des documents papier Conformité à la Directive sur la tenue de documents (2015)

17 Structure de classification (dossiers) Inconvénients: Beaucoup de travail pour faire la migration (correspondance) Diffère des structures sur les disques partagés Pas toujours intuitif ou logique pour les clients Peut faire place à de l interprétation pour choisir la bonne activité (peut être classé à deux endroits) Demande des ressources pour la gestion et la maintenance Demande un plus grand contrôle des groupes d accès (activités sont réparties)

18 Métadonnées

19 Métadonnées Implantation: Besoins identifiés dans les analyses lors de l implantation Projet pilote infructueux pour faire l ajout manuellement de métadonnées supplémentaires obligatoires Métadonnées minimales créées lors de l enregistrement Préconise l héritage (au niveau du répertoire) Les ajouts se font selon nos besoins et ceux des secteurs et / ou clients et de manière granulaire

20 Métadonnées - Application Manuelle ou Héritage du dossier parent Obligatoire ou optionnelle Métadonnées minimales créées lors de l enregistrement : numéro unique, créateur, titre, date de création (dépôt dans le système) / modification, type de fichier (extension), numéro de version, etc. Métadonnées additionnelles: Bilinguisme Description physique (dossier papier, photos, etc.) Description du contenu: résumé, information sur une version précise, etc. Administrative: droits d accès, emplacement (serveur d archive), sensibilité, délai de conservation, journal d activités, document essentiel ou faisant l objet d un litige ou d une demande d accès (bloqué), etc.

21 Métadonnées - Application

22 Métadonnées - Application Métadonnée Classification Permets de visualiser, de repérer ou de faire des liens entre des éléments qui sont étendus dans la structure Au niveau du répertoire ou du document Héritage ou manuel Exemples : Classification RM (application du calendrier de conservation) (niveau répertoire) Récupération de documents (exportation) pour mesures d urgence (niveau document)

23 Métadonnées - Application Métadonnée Catégorie Éléments supplémentaires pour la recherche et les rapports Héritage ou manuel Au niveau du document ou répertoire Peut compter plusieurs champs Exemples au niveau du répertoire ou document: Type d ententes, d événements de communication, dossiers d employés, multimédias, propriété intellectuelle, objets physiques, information sensible. Voir exemple pour multimédia (vidéos et photos)

24 Métadonnées - Application

25 Métadonnées - Application

26 Métadonnées - Application Autres applications - Défi Réseau sécurisé (secret): Information supplémentaire sur le créateur (département, identifiant, niveau de sécurité, etc.) Information sur la sensibilité: niveau secret ou autre, publication ou non, classification de sécurité, intégrité, etc. GCDOCS Initiative du Gouvernement du Canada MBGI : Manuel de base en Gestion de l information 50 métadonnées

27 Avantages: Métadonnées Repérage rapide de l information Permets de cibler (recherche, classement, rapports) un groupe de documents précis basé sur d autres critères que la structure (sensibilité, catégories, type, etc.) Élément clé pour la gestion du cycle de vie dans notre système GED Facilite le contrôle des accès et l identification et la gestion des documents ayant un besoin de contrôle supplémentaire (nature délicate); Conforme à la Directive sur la tenue de documents;

28 Inconvénients: Métadonnées Si manuel: subjectif (menu déroulant), uniformité Changements peuvent être complexes selon les limites du système Application peut-être complexe et demander du temps Travail peut être colossal si on désire revenir en arrière pour ajouter des métadonnées sur de multiples ensembles des documents Folksonomie vocabulaire non contrôlé bilinguisme Demande un nombre suffisant pour avoir un bon repérage

29 Le défi Temps Efforts Spécialistes Utilisateurs Structure Métadonnées Gestion Repérage - rapide et efficace Répondre aux besoins Livelink #

30 Le défi

31 Formation obligatoire Sensibilisation et formation: Autres solutions Aux règles d affaires de Livelink À la recherche avancée À l ajout et l utilisation de métadonnées (catégories, classification) À l utilisation des fonctions telles que les raccourcis et favoris, facettes, collection, etc. Auto-Classification - tendance Tableau de bord (Visio)

32 Tableau de bord

33 Tableau de bord Livelink #

34 Tableau de bord Livelink #

35 Leçons apprises Culture organisationnelle Structure par fonctions est toujours le bon choix Données insuffisantes: risques et inconvénients Faire preuve de flexibilité Demande du temps et des ressources pour une bonne gestion Exercer un certain contrôle de qualité Difficile de revenir en arrière Bien connaître le comportement et les limites de son système Besoin augmente proportionnellement avec du nombre de documents Les difficultés n arrivent pas au début de l implantation du système, il faut bien réfléchir à nos règles d affaires et aux possibilités de repérage

36 Conclusion Quantité d information nous force à toujours travailler pour améliorer le repérage Travailler sur plusieurs fronts: Formation, sensibilisation, Développement et utilisation d outils de recherches Nouvelles technologies Défi restera toujours l équilibre. Livelink #

37 Questions? Merci! Livelink #