NOTICE D UTILISATION LOGICIEL CONTRÔLE D ACCÈS RÉSIDANTS/VIGIK

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1 NOTICE D UTILISATION LOGICIEL CONTRÔLE D ACCÈS RÉSIDANTS/VIGIK Page 1 sur 26

2 Sommaire 1) Généralités ) Première utilisation du logiciel : Création d un compte ) Gestion des utilisateurs : Accès logiciel ) Menu Création Création de la résidence Définition de la résidence Paramétrage de la résidence Création des droits d accès Création des résidants Programmation des clés ) Menu modification des résidants ) Consulter ou modifier un résidant : ) J ai perdu une clé : ) Un résidant à déménagé : ) Ajouter une clé ) Menu Maintenance : Ce menu sert principalement pour les utilisateurs expérimentés ) Paramétrages de la résidence : ) Les droits d accès des badges déjà distribués : ) Les informations concernant les résidants : ) Programmer des clés : ) Lire les événements : ) Menu outils ) Menu Journal ) Menu Sortir ) Menu Rechercher ) Remplacement d une mémoire Page 2 sur 26

3 1) Généralités 2) Première utilisation du logiciel : Création d un compte Lors de la première utilisation du logiciel, vous devez créer un compte. Vous pouvez soit créer un compte par client (pour chaque copropriété par exemple) ou ne créer qu un seul compte pour l ensemble de vos clients. Sur la page d accueil cliquer sur l icône «Créer un compte» Vous devez maintenant remplir le plus soigneusement possible la page de renseignement cidessous pour que votre compte soit validé. En remplissent correctement les informations demandés, vous pourrez également disposer des dernières mises à jour et le cas échéant de l aide de notre service après vente téléphonique. Vous devez lors de l inscription noter au moins un N de centrale série VIT25 (N Canon au dos de la centrale) Une fois l ensemble des champs remplis, cliquez sur Valider. Vous allez recevoir un mail de confirmation. Vous devrez confirmer votre inscription en cliquant sur le lien affiché dans ce mail. Page 3 sur 26

4 3) Gestion des utilisateurs : Accès logiciel Une fois que vous accédez à la page principale du logiciel, vous pouvez créer des droits d accès au logiciel. Cliquez sur l onglet Accès logiciel : Par défaut, Vous trouverez 4 niveaux d utilisateurs : - Administrateur, - Gestionnaire, - Invité, - Utilisateur Cependant le logiciel vous permet de créer autant de profils d accès (groupes d accès) que vous le désirez avec un profil d utilisation au logiciel sur mesure. Accès à une sélection de sites puis pour l ensemble des sites, la possibilité de choisir la consultation, la modification, l ajout (ajouter des informations), la suppression (droit de supprimer des informations) et pour finir l encodage, c'est-à-dire, la possibilité de programmer des clés ou non. Page 4 sur 26

5 4) Menu Création Page 5 sur 26

6 Cliquer sur l onglet «Création» 4.1 Création de la résidence Vous devez pour la première utilisation créer votre client, c'est-à-dire, le profil du client auquel le produit est destiné (Syndic, Copropriété, Bailleur, Entreprise ou autre) ainsi que son nom et la résidence où seront installées les centrales. Puis cliquez sur suivant. 4.2 Définition de la résidence Dans cette fenêtre vous devez définir le nombre de bâtiments, le nombre de portes gérés en contrôle d accès (nombre de centrales) ainsi que le nombre d entrée parking par badge de proximité (nombre de centrale VIT25) Une fois les 3 champs remplis, cliquez sur Suivant Page 6 sur 26

7 4.3 Paramétrage de la résidence Dans cette fenêtre, Le logiciel vous a créer votre bâtiment ou vos bâtiments, l ensemble de vos portes avec des noms par défaut, le nombre d appartement total et le nombre de clés/appartement par défaut. En allant directement des les fenêtres, vous devez personnaliser ces champs afin que le site que vous êtes en train de créer sur le logiciel correspondent à la réalité. Vous pouvez en cas d erreur revenir sur ces champs dans le menu maintenance. Vous devez également saisir le N de centrale figurant au dos de chacune de vos centrales VIT25. Si vous ne le faites pas maintenant, vous pourrez continuer à créer votre site mais vous ne pourrez pas programmer vos badges. Si votre site possède plusieurs portes pour un bâtiment, le logiciel vous demande si vous souhaiter pour chaque porte si elle c est un porte Commun, c'est-à-dire si l ensemble des badges du bâtiment seront autorisé ou non sur cette porte. Cliquez sur Valider. Vous pouvez maintenant visualiser votre site en cliquant sur Visualiser comme l exemple cidessous. Page 7 sur 26

8 4.4 Création des droits d accès Cliquez sur suivant Une fois votre paramétrage réalisé, cliquez sur Création des droits d accès pour créer le profil d accès de chaque groupe. Ex : Groupe Porte 1, Groupe Porte 2, Groupe Porte 3. Si un groupe doit accéder à plusieurs portes c est ici que devez le faire. Dans l exemple ci-dessous, une porte commune à été créée et l ensemble des badges peuvent y accéder : Page 8 sur 26

9 Dans ce menu vous devez également saisir pour chaque Groupe, le nombre d appartements et le nombre de clés. 4.5 Création des résidants Cliquez sur suivant «Création des résidants» Dans cette fenêtre vous pouvez nommer les appartements et le nom des résidants pour une meilleure gestion ainsi qu affiner le nombre de clés pour chaque logement. Vous pouvez également importer une liste de noms déjà en votre possession. Page 9 sur 26

10 4.6 Programmation des clés Cliquez maintenant sur Suivant : Cette fenêtre permet de programmer les clés sur l encodeur de badges USB. Cependant, vous devez absolument saisir le N des centrales (1 porte = 1 centrale) en cliquant sur l onglet «Renseigner» si elles n ont pas êtes renseignées dans les menus précédents. Une fois les N de centrale saisis, vous pouvez maintenant programmer vos badges. Le logiciel vous permet de programmer «à la volée» une simple présentation du badge sur l encodeur suffit et le logiciel vous demande de poser le badge suivant sa ns aucune autre manipulation. Vous pouvez également passer à un badge suivant si vous n avez pas en votre possession l ensemble des badges en cliquant sur «Badge suivant» mais vous serez obligé par la suite à revenir dans cette fenêtre pour finir la programmation des clés par le menu maintenance du logiciel. Vous pouvez également visualiser votre programmation en cliquant sur «Visu programmation-terminer» Page 10 sur 26

11 5) Menu modification des résidants Dans ce menu, vous avez 4 choix possible pour gérer tous les jours les clés du site choisi. 5.1) Consulter ou modifier un résidant : Cliquer sur l onglet : Choisissez ensuite le site sur lequel vous souhaiter faire la consultation ou la modification des droits d accès. Page 11 sur 26

12 5.2) J ai perdu une clé : Cliquer sur l onglet : Choisissez ensuite le site sur lequel vous souhaiter faire la consultation ou la modification des droits d accès. Sélectionner le bâtiment et l appartement, en cliquant dessus ou en utilisant l icône Page 12 sur 26

13 Puis suivez les instructions : 5.3) Un résidant à déménagé : Cliquer sur l onglet : Choisissez ensuite le site sur lequel vous souhaiter faire la consultation ou la modification des droits d accès. Sélectionner maintenant le bâtiment et l appartement de l ancien résidant en cliquant sur l icône Page 13 sur 26

14 5.4) Ajouter une clé Cliquer sur l onglet : Choisissez ensuite le site sur lequel vous souhaiter ajouter une clé : Dans notre exemple ce sera «résidence des ormeaux». Page 14 sur 26

15 Cliquez dessus : Sélectionner maintenant l appartement où vous souhaitez une clé en cliquant sur le nom de l appartement ou sur l icône modifier : Le menu suivant apparait : - Pour ajouter une clé cliquez sur : - Pour modifier une droit d accès d une clé, cliquez sur : - Pour supprimer une clé d un appartement, cliquer sur la poubelle :, vous devrez confirmer la suppression qui est DEFINITIVE - Si vous souhaiter remplacer une clé par une autre, posez votre clé sur l encodeur. 6) Menu Maintenance : Ce menu sert principalement pour les utilisateurs expérimentés. Page 15 sur 26

16 Cliquez sur l onglet Accès logiciel : Si ce menu n est pas visible sur la page d accueil, allez dans le menu Paramètre en haut de la page pour afficher ce menu. Choisissez ensuite le site sur lequel vous souhaiter modifier des informations ou la programmation : Dans notre exemple ce sera «résidence Les Framboises». Cliquez dessus : Page 16 sur 26

17 Dans la page qui s affiche vous pouvez modifier les données suivantes : - Paramétrages de la résidence. - Les droits d accès des badges déjà distribués. - Les informations concernant les résidants. - Programmer des clés. - Lire les événements 6.1) Paramétrages de la résidence : Ajouter une porte à l installation Ajouter un bâtiment à l installation Modification du site (noms) Modification de la porte Supprimer une porte de l installation Dans cette fenêtre vous pouvez cliquez sur l un des portes du site, pour accéder à des fonctions spécialisées ci-dessous. Page 17 sur 26

18 Dans cette fenêtre, vous pouvez : Créer un badge de transfert pour programmer ou reprogrammer une centrale simplement en le présentant devant le lecteur Créer un badge de récupération pour lire par la suite les événements d une centrale Changer la temporisation de la porte Cliquez sur suivant : Mettre la porte en accès libre sur horaire (la porte reste ouverte pendant la journée par exemple) Remplacer la centrale en cas de panne par une centrale neuve. Page 18 sur 26

19 6.2) Les droits d accès des badges déjà distribués : Dans cette fenêtre, vous pouvez modifier, supprimer ou ajouter le profil d accès de chaque groupe de badges. Dès la présentation sur la centrale d un nouveau badge programmé, les autorisations des autres badges du site se mettront à jour lors de leur prochain «badgeage». Cliquez sur suivant : Page 19 sur 26

20 6.3) Les informations concernant les résidants : Dans cette fenêtre, vous pouvez Ajouter un appartement mais surtout ajouter ou supprimer un badge dans un appartement. Cliquez sur suivant : 6.4) Programmer des clés : Page 20 sur 26

21 Dans cette fenêtre, vous pouvez, si vous ne l avez pas fait, encoder (programmer) vos badges «appartement par appartement» ou «à la volée». Cette option vous permet de différer la programmation des clés par rapport à la pose du matériel. Cliquez sur suivant : Page 21 sur 26

22 6.5) Lire les événements : Dans cette fenêtre, vous pouvez consulter les événements des centrales. Vous devez programmer un badge événements et le présenter devant la centrale concernée. 1 badge est nécessaire par centrale. Pour importer des événements, présenter sur l encodeur un badge événement précédemment rempli par une centrale. 7) Menu outils Une fois que vous accédez à la page principale du logiciel, vous pouvez modifier certaines fonctions du logiciel. Page 22 sur 26

23 Cliquez sur Vous accéder à certains paramètres logiciels ci-dessous : Gestion des événements logiciel (ce journal vous permet de connaitre qui à fait quoi sur le logiciel) Gestion des événements des centrales (permet de paramétrer la sauvegarde des données des événements centrales lues via les badges événements) Affichage : Permet de modifier certains aspects logiciels au démarrage. Ainsi vous éviterez que quelqu un se «perde» dans une fonctionnalité spécifique Page 23 sur 26

24 8) Menu Journal En cliquant dans ce menu, vous pouvez visualiser l ensemble des événements logiciel selon votre paramétrage (voir chapitre 7) Par défaut les événements ne sont sauvegardés que 30 jours. L utilisation de ce fichier est soumise à la législation Française. Vous devez vous y reporter. Page 24 sur 26

25 8) Menu Sortir En cliquant sur ce Menu, vous quitterez l application «jegeremaresidence.com» Toute donnée non validée sera perdue. 8) Menu Rechercher Menu rechercher et menu recherche avancée : En utilisant le champ vide à sa gauche ou en cliquant sur ce menu, vous pourrez rapidement savoir à qui appartient une clé égarée, chercher un appartement supprimer dans le logiciel une clé perdue en saisissant directement son N de série, etc. 9) Remplacement d une centrale. Cas 1) Changement d une ancienne centrale (centrale sans N de Serrure sur la mémoire) par une centrale évolution donc la version est FV 3010 ou supérieure. Lors du changement de centrale, vous pouvez mettre l ancienne mémoire sur une nouvelle centrale VIT25M évolution FV3010 minimum. Cependant, les modes de gestions resterons inchangés, CAD, pas de gestion par internet. Page 25 sur 26

26 Cas 2) Changement d une ancienne centrale sur une ancienne centrale (non évolution) Les modes de gestions restent inchangés. Cas 3) Changement d une centrale évolution par une autre centrale évolution. Vous mettez l ancienne mémoire sur la nouvelle centrale. Pour assurer la continuité de votre gestion par internet avec jegeremarésidence.com vous devez : - Remplacer le N de la mémoire au dos du boitier à la place du N déjà inscrit. - Changer le N de centrale dans le logiciel. Page 26 sur 26