MANUEL DE L UTILISATEUR

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1 MANUEL DE L UTILISATEUR RD SERVICES 290, route de Saint Dionisy LANGLADE Tél : Fax : sante@rds.net ou support@rds.net Site Internet : 1

2 Table des matières 1 Initialisation d Auxicab Installation d Auxicab sur un nouvel ordinateur Prérequis : Installation du lecteur de carte et des API SESAM-Vitale : Installation d Auxicab : Identification du Professionnel de Santé Renseignement de la fiche CPS : Renseignement de la fiche Sécurité : Identification du Praticien avec lecteur de cartes à puce Présentation du menu Bouton «Dossiers» : Bouton «Feuille de soins» : Bouton «Télétransmission» : Bouton «Agenda» : Bouton «TLA» : Bouton «Paramètres» : Bouton «Assistance» : Bouton «Honoraires» : Bouton «Sauvegarde» : Bouton «Mise à jour» : Changement d utilisateur : Configuration du menu : Accueil d un patient dans le cadre d un nouveau traitement Identification d un nouveau patient : Fiche du patient : Lien Patient-Assuré : Assuré : Notes : Historique : Identification d un patient déjà connu : Nouveau traitement La prescription : La Demande d Accord Préalable :

3 4.3 Le prescripteur : La cotation des Actes : Sélection du premier Acte pour le premier passage : La nature d assurance : Le cadre de remboursement : L exonération du patient : Les bilans : Planification des rendez-vous : Utilisation de SCOR Utilisation avec un scanner : Utilisation sans scanner : Télétransmission : Gestion des traitements Modifier le traitement : Renouveler le traitement : Suspendre le traitement : Terminer le traitement : Supprimer le traitement : Archivage d un traitement : Gestion de l emploi du temps Choix d une date : Hebdomadaire ou journalier : La cellule est vide : La cellule n est pas vide : Pointage des séances : Pointage par rendez-vous : Pointage par ordonnance : Impression de l agenda : Feuilles de Soins Lancement de la facturation Assistant de création de Feuilles de Soins Electronique Sélection du bénéficiaire : Informations du bénéficiaire : Informations règlementaires :

4 9.2.4 Informations des prestations à facturer : Majorations et création : Validation de la facture : Honoraires et encaissements Télétransmission des FSE Envoyer les factures électroniques : Réémettre une facture électronique : Traiter manuellement une facture en rejet : Annuler une facture non transmise : Rectifier ou annuler une DRE : Visualiser les factures : Réémettre des documents SCOR Traiter manuellement les documents SCOR Paramètres et Utilitaires Identification du Professionnel de Santé Données de la CPS : Les coordonnées : Sécurité : Tarification Gestion de la tarification : Import d un tarif : Gestion des nomenclatures Gestion des prestations NGAP Gestion des prestations NGAP : Fiche de mise à jour de la prestation : Importation : Gestion des organismes de l Assurance Maladie Obligatoire Gestion des régimes AMO : Gestion des organismes AMO : Import et mise à jour des organismes AMO : Gestion des accidents : Gestion des conventions AMC Modifier ou visualiser une convention AMC : Saisir une nouvelle convention :

5 Supprimer une convention : Importer une convention à partir d un référentiel : Mettre à jour le référentiel à partir d un jeu de fichier : Mettre à jour la table des regroupements : Consulter la table des correspondances :

6 1 Initialisation d Auxicab 1.1 Installation d Auxicab sur un nouvel ordinateur (Serveur ou monoposte) Prérequis : Si des mises à jour de Windows Update sont en attente, veuillez procéder à leur installation et nous vous invitons à redémarrer votre poste de travail Installation du lecteur de carte et des API SESAM-Vitale : Vous devez installer le lecteur de carte (driver USB) et les API SESAM-Vitale nécessaires à la création des FSE et à la connexion au lecteur de carte Installation d Auxicab : Veuillez ensuite télécharger et installer le programme d installation d Auxicab. L installation est terminée. Dorénavant, vous pourrez lancer Auxicab en doublecliquant sur l icône Auxicab présente sur votre bureau. 1.2 Identification du Professionnel de Santé Pour une utilisation complète, il convient de personnaliser cette fenêtre en renseignant chaque champ. Nous vous recommandons de prêter la plus grande attention à cette opération car cette identification apparaîtra ultérieurement sur la plupart des imprimés. 6

7 1.2.1 Renseignement de la fiche CPS : Nom : saisissez le nom, il apparaîtra automatiquement en majuscules. Prénom : saisissez le prénom. Code d Identification : saisissez sans espace les 8 chiffres composant votre code professionnel. Code profession : le code profession est inscrit par défaut. La table «N ADELI» correspond aux cartes CPS (Professionnel de Santé avec ordre ou sans ordre). Tarification : cochez et renseignez les éléments en fonction de votre propre situation professionnelle : conventionné, avec dépassement ou avec honoraires libres. Id. facturation : entrez uniquement votre numéro d identification. En général, le code d identification et le numéro d identification est identique. Zone tarifaire : sélectionnez la zone tarifaire parmi la liste proposée. Le champ «Honoraires» est généré automatiquement. IK autorisée : sélectionnez le type d indemnités kilométriques correspondant à votre tarif de la même façon que la zone tarifaire. N Émetteur : il s agit du numéro utilisé pour vous identifier lors de la télétransmission. C est en général le même que votre code d identification. Caisse gestionnaire : ce code est celui de votre caisse gestionnaire (3 chiffres). 1. Renseignement de la fiche Coordonnées : Adresse postale : renseignez votre adresse postale. 7

8 N de téléphone, fax et domicile : saisissez les dix chiffres sans espace ni tiret qui seront générés automatiquement. renseignez votre adresse électronique professionnelle. N de Sécurité Sociale : saisissez les 13 chiffres de votre numéro de Sécurité Sociale. Exigences particulières : s il est différent de celui indiqué par défaut, renseignez par exemple le montant dû par le patient si ce dernier impose une heure de rendez-vous ou de visite. Code région : Sélectionnez votre code région dans la liste déroulante Renseignement de la fiche Sécurité : Mot de passe : vous devez saisir un mot de passe qui vous sera personnel et vous permettra de lancer l application ultérieurement. Nous vous conseillons de saisir au moins quatre caractères (chiffres et/ou lettres) et de conserver ce mot de passe en lieu sûr. Vous pouvez changer le mot de passe en cliquant sur le bouton «Changer». Clé logicielle d activation fournie par RD Services : Version de démonstration : vous n avez aucune information à renseigner. Votre logiciel fonctionne en «mode démo». Vous pourrez alors travailler normalement, conserver l historique de ce que vous aurez saisi mais toutes les impressions porteront la mention «Document non valide SPECIMEN AUXICAB démo». Nota : cette version peut être dupliquée et communiquée sans restriction. A tout moment, elle peut devenir une version pour une utilisation professionnelle, voir paragraphe suivant. Utilisation professionnelle : dans le cadre d un achat de licence d utilisation, renseignez la clé qui vous aura été communiquée par RD Services, en réponse à l envoi de votre fiche d Identification jointe au logiciel. Vous pouvez alors utiliser Auxicab en renseignant dans la fenêtre «Login» le mot de passe que vous avez choisi et cliquez sur «OK». La fenêtre «Menu» apparaît avec votre nom d utilisateur en haut à gauche. 1.3 Identification du Praticien avec lecteur de cartes à puce Toutes les informations de la fiche CPS (à l exception de la caisse gestionnaire et du code région) peuvent être initialisées par une lecture de votre carte CPS. Cliquez alors sur le bouton «Lecture CPS» et après la saisie de votre code porteur, la carte est lue. 8

9 2 Présentation du menu 2.1 Bouton «Dossiers» : A l aide de ce bouton, vous accéder aux dossiers de vos patients contenant les fiches d identification ainsi que les traitements et bilans. L indicateur vous donne le nombre de traitement en cours. 2.2 Bouton «Feuille de soins» : Permet la facturation des séances effectuées et pointées. L indicateur vous donne le montant à facturer. 2.3 Bouton «Télétransmission» : Permet la télétransmission des FSE, DRE et SCOR. L indicateur vous donne diverses informations sur l état des transmissions avec les organismes AMO et AMC. 2.4 Bouton «Agenda» : 9

10 Permet de gérer votre emploi du temps et de pointer vos séances. L indicateur donne le nombre de RdV de la journée. 2.5 Bouton «TLA» : Autorise la gestion des lecteurs portables TLA. L indicateur donne le nombre de facture à décharger. 2.6 Bouton «Paramètres» : Permet la configuration des différents paramètres du logiciel ainsi que sa personnalisation. 2.7 Bouton «Assistance» : Lance le module de téléassistance intégré. Il permet au support de RD Services d accéder à votre ordinateur. 2.8 Bouton «Honoraires» : Permet la gestion des honoraires et encaissements. L indicateur donne le montant facturé du mois courant. 2.9 Bouton «Sauvegarde» : Lance la sauvegarde de vos données sur un support externe. L indicateur donne la date de la dernière sauvegarde. Il est important de faire une sauvegarde journalière Bouton «Mise à jour» : Lance le module de mise à jour de votre logiciel et des tables annexes. L indicateur donne le nombre de mise à jour en attente Changement d utilisateur : Dans un environnement multi-utilisateurs, vous pouvez changer rapidement de professionnel de santé en cliquant sur l icône en haut à droite Configuration du menu : Vous pouvez personnaliser ce menu à l aide d un clic-droit puis «Mode édition» en déplaçant et redimensionnant les boutons. 10

11 3 Accueil d un patient dans le cadre d un nouveau traitement Cliquez sur le bouton «Dossier patient» depuis le menu principal. Il faut identifier le patient, soit à partir de la liste de patients déjà enregistrée (Recherche par nom), soit en saisissant l identité de ce nouveau patient (bouton «Nouveau Patient)». Si vous disposez de la carte Vitale du patient, vous pouvez lire ces informations sur la carte. S il est déjà référencé dans votre logiciel, en le sélectionnant, vous allez directement sur sa fiche d identification. 11

12 3.1 Identification d un nouveau patient : Fiche du patient : Renseignez les zones (ou champs) qui figurent dans la partie «Patient» : Civilité : cochez «Monsieur», «Madame» ou «Mademoiselle». Nom : il apparaîtra automatiquement en majuscules, sans action particulière de votre part. Prénom : il apparaîtra automatiquement en majuscules, sans action particulière de votre part. Date de naissance : saisissez selon le format jj/mm/aa, c est-à-dire : jour (01 à 31), mois (01 à 12) et les deux derniers chiffres de l année de naissance sans espace ni tiret qui seront générés automatiquement. RangG : il s agit d un rang gémellaire (en général 1). Adresse postale : renseignez l adresse postale de votre patient. N de téléphone : saisissez les dix chiffres sans espace ni tiret qui seront générés automatiquement. Digicode : vous pouvez saisir le code d accès à sa résidence en cas de traitement à domicile. Profession : renseignez la profession de votre patient. Employeur : cette zone facultative sera sollicitée ultérieurement en cas d accident de travail. Vous pouvez choisir un employeur préenregistré ou créer un nouvel employeur, s il n existe pas dans votre liste, en cliquant sur le bouton «Nouveau». 12

13 Dans ce cas, saisissez l employeur et validez par «OK», puis sélectionnez-le et validez à nouveau par «OK». Médecin traitant : vous pouvez choisir un médecin préenregistré ou créer ce médecin, s il n existe pas dans votre liste, en cliquant sur le bouton «Nouveau» Lien Patient-Assuré : Ouvrez la liste des possibilités normalisées et cliquez sur le cas concerné dans la liste proposée Assuré : Si l assuré est le patient (lien patient-assuré = lui-même), la deuxième partie de l écran s affiche automatiquement. N Immatriculation : saisissez la fin de son numéro d immatriculation de Sécurité Sociale. Clé : vérifiez dans la zone située immédiatement à droite que la valeur affichée corresponde bien à la clé de son numéro d immatriculation de Sécurité Sociale. Sinon, ressaisissez le n de Sécurité Sociale. Situation : sélectionnez le cas concerné. Pièce justificative : selon votre choix, vous serez conduit à saisir la date de validité ainsi que le code de l organisme ayant délivré cette pièce. Caisse Principale : sélectionnez parmi les références préenregistrées ou créez-en de nouvelles sans omettre les codes spécifiques liés à la télétransmission (Code Régime, Caisse gestionnaire, Centre gestionnaire) qui apparaissent dans la partie gauche de la carte de l assuré. Si l assuré n est pas le patient mais néanmoins déjà connu, sélectionnez-le et renseignez tous les champs proposés. Si la fiche est correcte, validez par la touche «OK». Nota : les champs bleus sont lus directement sur la carte Vitale. Vous pouvez compléter le reste de la fiche mais ces champs suffisent pour télétransmettre. Attention, la carte Vitale ne renseigne pas le genre (Monsieur, Madame ), vous devez le choisir manuellement Notes : Vous pouvez prendre des notes sur votre patient sous forme de texte à l aide du bouton «Notes» 13

14 3.1.5 Historique : L historique affiche la liste de l ensemble des traitements terminés du patient sélectionné afin de les consulter. 3.2 Identification d un patient déjà connu : Il convient de vérifier qu aucun changement n est survenu dans son identité : exemple : Mademoiselle devenue Madame ou changement d adresse postale, de téléphone ou changement du «lien patient-assuré». 14

15 4 Nouveau traitement Pour commencer un nouveau traitement, cliquez sur le bouton (+). 4.1 La prescription : Vous devez entrer dans cette zone la date de prescription ainsi que les informations complémentaires sur le régime et le carnet de santé. 4.2 La Demande d Accord Préalable : Si vous devez gérer une Demande d Accord Préalable, cliquez le bouton DEP/DAP et complétez les informations liées à cette demande. 15

16 Vous pouvez aussi imprimer le document CERFA de cette demande à l aide du bouton «Imprimer» en bas à gauche. 4.3 Le prescripteur : Vous devez absolument sélectionner le médecin prescripteur dans la liste proposée. 16

17 S il n apparait pas dans la liste, vous pouvez l ajouter à l aide du bouton «+ Nouveau». Si le médecin traitant est saisi dans la fiche du patient, il vous est automatiquement proposé. 4.4 La cotation des Actes : Vous pouvez rechercher une cotation grâce à une recherche intuitive. Pour cela, saisissez les premières lettres du libellé de la cotation souhaitée, une liste apparaîtra automatiquement et cliquez sur celle voulue. L ensemble des Actes possibles, nomenclaturés par la Sécurité Sociale, est classée également en chapitres, eux-mêmes subdivisés en articles Sélection du premier Acte pour le premier passage : Saisissez les premières lettres de l Acte souhaité puis cliquez sur «Valider». 17

18 Nombre de séances pour cet Acte : N étant le paramètre figurant dans «Utilitaires/Paramètres du logiciel/nombre de séances par défaut». Vous pouvez bien entendu le modifier soit directement pour cet acte, soit par l utilitaire de maintenance pour mettre une nouvelle valeur par défaut. Type d Acte : Acte NGAP facturé. Cotation : Cotation de l Acte. Indemnités de déplacements : cliquez sur le bouton «Indemnités de déplacement» et ajouter des «IFA» en cas de déplacements en ville et «IK» en cas de déplacements ruraux. Dans cette dernière hypothèse, précisez le nombre de kilomètres à parcourir. 18

19 4.6 La nature d assurance : Enregistrez ici la nature d assurance des actes effectués. Dans certains cas, une date associée est demandée. 19

20 4.7 Le cadre de remboursement : En fonction de vos usages et de la situation du patient (ALD, CMU, Mutuelle ), entrez le type de tiers payant pratiqué. 4.8 L exonération du patient : Sélectionnez ici le code d exonération à appliquer à la ou aux factures en fonction de la situation du patient. 20

21 4.9 Les bilans : En cliquant sur le bouton «Bilans» situé en haut de l écran, vous pouvez saisir et imprimer : Le bilan-diagnostic kinésithérapique pour les masseurs kinésithérapeutes. La Démarche de Soins Infirmiers pour les infirmières et infirmiers. 21

22 5 Planification des rendez-vous : A partir de l ordonnance, un clic sur «Rendez-vous» propose la planification des séances. Dans la fenêtre de droite, figure un calendrier ouvert sur le mois, encadrant en bleu la date du jour. On se déplace dans ce calendrier en cliquant sur les flèches jaunes à droite ou à gauche du mois. Dans la fenêtre de gauche, figure le nombre de séances prévues sur l ordonnance (une ligne par séance). On propose de convenir d un rendez-vous pour tout ou une partie des séances prévues. La ligne de la première séance est sélectionnée par défaut afin d être planifiée en premier en bleu. Trois méthodes de planification sont possibles : Sélection manuelle avec une prise de rendez-vous séance par séance : choisir l honoraire souhaité en le sélectionnant dans «Honoraires» puis cliquez dans le calendrier le jour souhaité qui s encadre en bleu. Procédez de la même manière pour les séances suivantes. Sur la ligne de la séance programmée apparaît un calendrier ainsi que le jour et l heure du rendez-vous. «Tous les lundis, mardis» avec une prise de rendez-vous pour chaque séances à jour et heures fixes de la semaine : cochez les jours de la semaine souhaités, déterminez ainsi la date de départ, fixer l horaire et validez en cliquant sur «Programmer». 22

23 «Tous les N jours» avec une prise de rendez-vous pour chaque séances tous les N jours à heure fixe : cochez la périodicité, déterminez la date de départ, fixer l horaire et cocher si vous le souhaitez la case «Dimanches et jours fériés» pour les exclure de votre agenda et validez en cliquant sur «Programmer». On peut modifier une date en sélectionnant la ligne de la séance concernée et en cliquant sur la touche «Effacer». Il est également possible de replanifier l ensemble des séances en cliquant sur le bouton «Effacer tout». Avec le bouton «Imprimer», il possible d éditer et d imprimer le carnet de rendez-vous. Les rendez-vous ainsi fixés ont été automatiquement transférés dans l Agenda. 23

24 6 Utilisation de SCOR La SCannérisation des Ordonnances consiste à dématérialiser l'envoi des pièces justificatives papiers. Elle permet de transmettre aux caisses d assurance maladie les ordonnances et autres documents de manière électronique. L intégration dans AUXICAB autorise cette transmission en ajoutant au traitement un ou des documents au format PDF. 6.1 Utilisation avec un scanner : Si votre poste de travail est équipé d un scanner à la norme TWAIN, vous pouvez directement insérer vos documents SCOR à partir d AUXICAB. Dans l écran des dossiers, sélectionnez le traitement et cliquez sur le bouton «SCOR». L écran de numérisation s ouvre. Les paramètres de numérisation sont déjà pré-configurés pour la norme SCOR, cliquez sur le bouton «Numérisation». 24

25 Patientiez pendant que la numérisation du document s effectue. A la fin, vous devez : Confirmer la nature de la pièce : o o o o ORDN : Ordonnance Normale (l ordonnance du médecin prescripteur). FSNC : Feuille de soins papier (une de vos ordonnances papier sur l imprimé CERFA). AUTP : Un autre document. DISP : Démarche de soins infirmier (pour les infirmières et infirmiers seulement). Vous assurer que la page est lisible. Vous assurez que la page n est pas vide (Dans ce cas, replacez le document dans le scanner et relancez la numérisation). Vous assurer que la page n est pas de travers. Vous assurer que la page n est pas excessivement noire. Vous assurer que la page n est pas identique à la précédente numérisation. Enfin validez en confirmant les points vus plus haut. Votre document SCOR est attaché au traitement. Vous n avez plus d action à effectuer. 25

26 6.2 Utilisation sans scanner : Si vous n avez pas de scanner sur le poste de travail, vous pouvez utiliser SCOR avec AUXICAB. Vous devez seulement disposer des pièces justificatives aux formats PDF ou JPEG dans un dossier de votre ordinateur. Ces documents peuvent provenir d un autre poste ou appareil photo numérique par exemple. En cliquant sur le bouton «SCOR», un écran de sélection s ouvre. A l aide du bouton «Parcourir», Sélectionnez le fichier. Pour les images au format JPEG, vous pouvez régler la luminosité ainsi que l orientation du document. 26

27 Et enfin validez en confirmant les points vus plus haut. Votre document SCOR est attaché au traitement. Vous n avez plus d action à effectuer. 6.3 Télétransmission : Toutes les pièces jointes SCOR associées à un traitement sont transmises lors de la télétransmission des FSE. Vous pouvez vérifier ces documents dans la liste des FSE en attente. 27

28 En cliquant sur le bouton «SCOR», vous visualisez les documents attachés. Ces documents seront envoyés et sécurisés dans des lots SCOR avec les télétransmissions. Dans le cas où vous n avez pas encore enregistrés vos documents SCOR lors de la saisie du traitement la colonne «P.Just» affiche «PAPIER». Dans ce cas : Vous ne pouvez pas scanner le document : Vous devez envoyer vos ordonnances par courrier par le circuit papier traditionnel. Vous pouvez scanner le document : Ajouter le document avec le bouton «Numériser». 28

29 7 Gestion des traitements A l aide du bouton «Modifier», vous pouvez gérer vos traitements. A l aide du menu déroulant, vous pouvez : 7.1 Modifier le traitement : Permet la modification d un traitement existant. Un double-clic sur le traitement permet d en effectuer sa modification. 7.2 Renouveler le traitement : Permet le renouvellement d un traitement existant. Une copie du traitement sélectionné est effectuée. Vous devez seulement saisir la nouvelle date de prescription et refaire la planification des séances. 7.3 Suspendre le traitement : Permet de suspendre un traitement pendant une période. Pour reprendre ce traitement, affichez les traitements suspendus et puis cliquez «Reprendre». 7.4 Terminer le traitement : Cette action permet de terminer un traitement ou toutes les séances ne sont pas facturées. Ces séances seront supprimées et le traitement passe à l état clôturé. 7.5 Supprimer le traitement : Supprime le traitement et toutes les séances. ATTENTION aucune séance ne doit être facturée! 29

30 7.6 Archivage d un traitement : Passe les traitements clôturés dans les archives. 30

31 8 Gestion de l emploi du temps Cliquez sur le bouton «Gestion de l emploi du temps» depuis le menu principal. Une fenêtre s ouvre présentant : Partie supérieure droite : un calendrier. Partie supérieure gauche : un panneau d information. Partie inférieure : un semainier. 8.1 Choix d une date : L agenda s ouvre automatiquement sur la semaine en cours. Pour changer de semaine, vous pouvez utiliser les flèches bleues à côté de la date courante. Pour sélectionner une date précise, cliquez sur la flèche du bas pour afficher le calendrier. Pour sélectionner une date précise, cliquez sur la flèche du bas pour afficher le calendrier. 8.2 Hebdomadaire ou journalier : 31

32 Le semainier et le journalier servent à prendre, annuler ou déplacer des rendez-vous professionnels ou privés. Ils s ouvrent par défaut respectivement sur la semaine du jour ou sur le jour. En cliquant dans le calendrier sur un jour non compris dans la ligne bleue, le semainier affiche la semaine du jour sélectionné (ou le jour sélectionné s il s agit du journalier). Double-cliquez sur la cellule de la tranche horaire du jour choisi. Deux cas de figure : La cellule est vide : On vous propose alors de fixer un rendez-vous en cliquant sur «Nouveau RdV» ou de retourner à l étape précédente en cliquant sur «Retour». «Nouveau traitement ou autre» : proposé par défaut, on vous incite à rentrer un texte libre dans la zone «Libellé». Ce texte peut être le nom d un nouveau patient ou une activité personnelle (exemple : Tennis). Cliquez sur la touche «Valider». ce que vous aurez saisi apparaît dans le semainier sur la cellule préalablement sélectionnée, en blanc sur fond bleu. Il s agit d un rendez-vous de type «Autres» ainsi qu expliqué dans le panneau d information. «Traitement en cours» : vous pouvez choisir un patient afin de fixer un rendez-vous pour une séance non encore planifiée. N apparaîtront dans cette fenêtre que les patients pour lesquels les traitements sont en cours comportent des séances non planifiées. Cliquez sur la touche «Valider». Le nom du patient apparaîtra dans le semainier sur la cellule préalablement sélectionnée, en noir sur fond blanc. La fenêtre «Planification des rendez-vous» est automatiquement mise à jour La cellule n est pas vide : «Nouveau RdV» : vous permet de fixer un rendez-vous supplémentaire au même moment, dans le cadre de séances en cabinet. «Annuler RdV» : annule le rendez-vous préalablement enregistré. Il vous suffit de cliquer sur «Oui» en réponse au message «Replanifier cette séance?».il disparaît alors de l agenda et met à jour la fenêtre «Planification des rendez-vous». «Déplacer RdV» : déplace le rendez-vous en double-cliquant sur une autre cellule et en répondant «Oui» à la proposition de déplacement. «Retour» : vous permet de revenir à l étape précédente. 8.3 Pointage des séances : Le pointage signifie que la séance a été effectuée et prépare la facturation. Les séances planifiées mais non pointées apparaissent en noir sur fond blanc. 32

33 8.4 Pointage par rendez-vous : Un simple clic sur le sélecteur «Par rendez-vous» affiche la liste des rendez-vous planifiés pour la semaine par défaut ou pour le jour de la semaine choisi dans le bas de la fenêtre. Le pointage s effectue en double-cliquant sur la séance sélectionnée. Une coche apparaît à gauche de la ligne. Pour décocher la séance, il suffit de double-cliquer à nouveau sur cette même ligne. La séance cochée apparaîtra en noir sur fond vert dans le semainier (cf. panneau d information). 8.5 Pointage par ordonnance : Lorsque vous cochez le sélecteur «Par ordonnance», la liste des séances non planifiées sur l agenda apparaît à l écran. Le pointage consiste à cocher le jour effectif des séances, puis à double-cliquer sur le ou les traitements concernés par cette journée et enfin valider. Le nombre de séances du ou des traitements s incrémente. Attention : ces séances ne seront pas reportées sur l agenda. 8.6 Impression de l agenda : Le bouton «Impression» permet d éditer le calendrier du jour ou de la semaine en fonction de la sélection «Journalier», «Semainier» ou «Activité». 33

34 9 Feuilles de Soins 9.1 Lancement de la facturation Dès que des séances sont pointées vous pouvez les facturer en cliquant sur le bouton «Facturer». L assistant de création de FSE démarre. 9.2 Assistant de création de Feuilles de Soins Electronique Sélection du bénéficiaire : En premier la carte Vitale présente dans le lecteur est lue. Si plusieurs bénéficiaires sont présents sur la carte, il vous est demandé de choisir le bénéficiaire. Si vous n avez pas la carte Vitale, vous pouvez poursuivre la facturation en mode dégradé. 34

35 9.2.2 Informations du bénéficiaire : Les données du bénéficiaire lues sur la carte Vitale sont affichées. Le champ «Code couverture» vous informe de la présence d une ALD. Pour plus d informations sur les droits de la carte Vitale, cliquez sur le bouton «Droits en carte». De plus, vous pouvez compléter ces données et notamment celles liées à sa mutuelle complémentaire à l aide du bouton «Autre AMC». 35

36 Cliquez sur le bouton «Suivant» Informations règlementaires : Ces informations sont reprises de la fiche du traitement. Vous pouvez néanmoins les corriger manuellement. 36

37 Cliquez sur le bouton «Suivant» Informations des prestations à facturer : Confirmez les actes à facturer. 37

38 Cliquez sur le bouton «Suivant» Majorations et création : A cette étape vous pouvez ajouter une majoration DE. Vous devez aussi sélectionner : Le type de création (FSE, FSE et DRE, DRE ou Aucune). La création en mode désynchronisé avec une carte CPE. La préparation d une FE à charger dans le TLA. 38

39 Cliquez sur le bouton «Suivant» pour lancer la création Validation de la facture : A la fin de création, vous devez valider la facture et enregistrer le règlement éventuel du patient. Si les montants obtenus ne sont pas ceux attendus vous pouvez annuler la facture. 39

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41 10 Honoraires et encaissements Cliquez sur le bouton «Honoraires» depuis le menu principal. La gestion comptable des honoraires et encaissements est possible au travers de cette fenêtre. Dans cet écran sont affichés tous les honoraires facturés. La recherche est possible selon plusieurs critères dont : La période avec une date de début et date de fin. Le cadre de remboursement appliqué. L état des encaissements. Pour lancer la recherche, cliquez sur le bouton «Rechercher». A partir de cette recherche, vous pouvez : Imprimer le listing des factures affichées. Visualiser la facture avec possibilité de réédition des duplicata papier ou quittance. Saisir le règlement manuellement : 41

42 Cette saisie manuelle est utilisée pour de l encaissement différé. Auxicab peut faire cette opération automatiquement à l issue de la création de la facture si vous avez paramétré un encaissement immédiat. D autres encaissements sont réalisés automatiquement par le retour des fichiers de télétransmission au format NOEMIE utilisés par les Caisses d Assurance Maladie et les mutuelles pour les remboursements en tiers-payent (CMU, ALD ). Visualiser et exporter les encaissements vers un logiciel externe de comptabilité : 42

43 Pour réaliser l exportation vers des écritures comptables, cochez les encaissements et cliquez sur le bouton «Exporter». 43

44 11 Télétransmission des FSE Cliquez sur le bouton «Télétransmission» depuis le menu principal Envoyer les factures électroniques : Cliquez sur le bouton «Télétransmission», cochez «Je veux recevoir les ARL et envoyer les FSE/DRE à émettre» puis «Suivant». Les factures électroniques validées sont affichées dans la liste de télétransmission. Sur cet écran, il est possible de : Visualiser le contenu de la facture informations et groupes de données constituant la FSE avec édition et sauvegarde). Imprimer la liste des factures ou le bordereau pour les FSE dégradées. Ajouter un message aux fichiers B2. Gérer les pièces jointes SCOR (Voir paragraphe SCOR). Pour envoyer ces factures vers les Organismes d Assurance Maladie, il suffit de cocher ces factures et de cliquer sur le bouton «Suivant». Pour tout cocher d un seul coup, cliquez sur le bouton «Tout cocher». Attention : suivant la date de création et le cadre de remboursement, certaines factures sont cochées par défaut. Il n est pas possible de les décocher! Elles doivent obligatoirement être transmises. 44

45 Les factures sont alors mises en lot après saisie du code porteur de la CPS et les fichiers B2 sont formatés pour l envoi. A la fin de cette étape, le module de télétransmission est lancé (soit avec le réseau RSS, Orange-Santé ou Internet) et la connexion établie. La réception des fichiers est effectuée en premier. Les fichiers reçus sont décodés et appliqués par Auxicab. L envoi des fichiers B2 est ensuite effectué et la connexion fermée. Auxicab affiche ensuite l analyse des fichiers en retour. 45

46 Il est possible de recevoir : ARL positifs (Accusés de Réception Logique positifs). ARL négatifs (Accusés de Réception Logique négatifs). ARL non rapprochés (Accusés de Réception non rapproché d un lot émis). NOEMIE rapprochés (fichiers aux normes NOEMIE rapprochés d un lot émis. Ces fichiers peuvent donner des indications sur le paiement ou le rejet de facture). NOEMIE non rapprochés (fichiers aux normes NOEMIE non rapprochés d un lot émis). Avis de non remise (les fichiers ne sont pas parvenus au destinataire). Messages de services. Fichiers normés destinés à mettre à jour vos conventions AMC. Certificats pour le chiffrement des fichiers SCOR. Dans certains cas, un traitement manuel est imposé. Il n est alors pas possible de quitter cette fenêtre tant que le duplicata de ces factures n a pas été édité. Auxicab est capable de décoder et d utiliser les fichiers de retours aux normes NOEMIE avec les références suivantes : Réf. 900 : rejet. Réf. 531 : paiement. Réf. 536 : paiement. Réf. 576 : paiement. Réf. 580 : paiement ou rejet. 46

47 Les factures rapprochées et payées par les fichiers de retour sont transférées dans la liste des FSE/DRE soldés par retour NOEMIE Réémettre une facture électronique : Cliquez sur le bouton «Télétransmission», cochez «Je veux réémettre des FSE/DRE» puis «Suivant». Une facture qui a reçu un avis de non remise, un rejet ou bien sans ARL positif depuis plus de 48 heures peut être réémise. Selon le cas, cette réémission s accompagne d une remise en lot. Pour réémettre une ou plusieurs factures, cochez les et cliquez sur «Suivant». Les factures ne sont pas réémises immédiatement mais mise dans la liste des factures en attente de télétransmission Traiter manuellement une facture en rejet : Cliquez sur le bouton «Télétransmission», cochez «Je veux effectuer un traitement manuel» puis «Suivant». Le traitement manuel est disponible pour les factures qui ont reçus un avis de non remise, un rejet ou en l absence d ARL au bout de deux essais d envoi. L impression d un duplicata papier est possible sur le formulaire CERFA correspondant Annuler une facture non transmise : Cliquez sur le bouton «Télétransmission», cochez «Je veux annuler une FSE/DRE non transmise» puis «Suivant». Il est possible d annuler et donc de ne pas télétransmettre une facture validée. Attention! Cette facture ne doit pas avoir été mise en lot Rectifier ou annuler une DRE : Cliquez sur le bouton «Télétransmission», cochez «Je veux rectifier ou annuler une DRE» puis «Suivant». Une DRE émise peut faire l objet d une rectification ou d une annulation. Pour cela, sélectionnez la ligne de la DRE et ensuite cliquez sur le bouton «Suivant». Une fenêtre propose alors deux possibilités : Annulation de la DRE avec le même numéro. Rectification de la DRE avec un nouveau numéro avec possibilité de modifier les éléments constitutifs de la part AMC. Après validation, ces DRE sont remises dans la liste des feuilles à télétransmettre. 47

48 11.6 Visualiser les factures : Cliquez sur le bouton «Télétransmission», cochez «Je veux visualiser ou archiver les FSE/DRE» puis «Suivant». Il est possible à tout moment de visualiser les factures télétransmises : Voir les factures émises : factures envoyées mais sans ARL. Voir les factures en attente d ARL : factures ayant reçus un ARL provisoire. Voir les factures acquittées : factures avec un ARL positif. Voir les factures refusées : factures avec un ARL négatif ou en rejet. Voir les factures annulées avant télétransmission : factures non télétransmises. Voir les factures archivées : factures mises en archive. Il est possible de les supprimer. Voir les factures traitées manuellement : factures refusées ayant été traitées en circuit papier. Voir les factures soldées : ayant reçus un paiement par un fichier NOEMIE. Voir les factures de plus de 90 jours : factures archivables Réémettre des documents SCOR Traiter manuellement les documents SCOR. 48

49 12 Paramètres et Utilitaires 12.1 Identification du Professionnel de Santé Cliquez sur le bouton «Paramètres et utilitaires», cliquez l onglet «Identifications et tarifs» puis cliquez sur bouton «Identification du Professionnel de Santé». Cliquez sur le bouton «Paramètres et Utilitaires», cliquez l onglet «Identifications et tarifs» puis cliquez sur le bouton «Identification du Professionnel de Santé» Données de la CPS : Cliquez sur le bouton «Paramètres et Utilitaires», cliquez l onglet «Identifications et tarifs», cliquez sur bouton «Identification du Professionnel de Santé» puis onglet «CPS». Ces données sont lues sur la carte CPS. Une fois la carte lue, les données ne sont plus accessibles. Pour les modifier manuellement, cliquez sur le bouton «Modifiez». Attention! La saisie manuelle de la caisse gestionnaire et du code Région sont obligatoire. Ces zones ne sont pas présentes dans la carte CPS, vous devez les saisir manuellement en fonction de votre situation géographique. 49

50 Les coordonnées : Cliquez sur le bouton «Paramètres et Utilitaires», cliquez sur l onglet «Identifications et tarifs», cliquez sur le bouton «Identification du Professionnel de Santé» puis sur l onglet «Coordonnées». Les coordonnées du Professionnel de Santé sont saisies dans l onglet «Coordonnées». Pour pouvoir donner l accès à Auxicab, il est impératif de saisir les coordonnées du remplaçant et de lire sa carte CPS. De plus, il faut commencer une période de remplacement. Pendant cette période, le remplaçant pourra se connecter au logiciel, créer des factures et les télétransmettre. Le titulaire est aussi informé qu une session de remplacement est en cours. A l issu de cette période, il faut clôturer la période pour inhiber la connexion du remplaçant. Les données du remplaçant peuvent être alors supprimées ou conservées pour une période future Sécurité : Cliquez sur le bouton «Paramètres et Utilitaires», cliquez sur l onglet «Identifications et tarifs», cliquez sur le bouton «Identification du Professionnel de Santé» puis sur l onglet «Sécurité». 50

51 L accès au logiciel peut être sécurisé par un mot de passe. L utilisateur peut saisir ou modifier son mot de passe. L usage d Auxicab est soumis à l acquisition d une licence auprès de RD Services. La clé d activation de cette licence doit être entrée dans cet écran Tarification Cliquez sur le bouton «Paramètres et Utilitaires», cliquez sur l onglet «Identifications et tarifs», cliquez sur le bouton «Tarification du Professionnel de Santé» Gestion de la tarification : Auxicab peut gérer plusieurs tarifs simultanément. Il est donc possible de saisir un tarif à l avance du moment qu est connu sa date d application. Cette date d application sert à Auxicab pour retrouver la valeur des actes en fonction de leur date d exécution. Lors de la modification d un tarif, une question est posée : 51

52 En répondant «Oui», une duplication du tarif existant est réalisée et ce nouveau tarif est ouvert en modification. Une nouvelle date d application est demandée ainsi qu une désignation. Il est ensuite possible de modifier les valeurs unitaires de chaque prestation par l onglet «Tarification NGAP». La modification de la tarification CCAM n est autorisée que pour les professionnels de santé en honoraires libres. 52

53 En répondant «Non», le tarif est ouvert en modification simple Import d un tarif : Cliquez sur le bouton «Paramètres et Utilitaires», cliquez sur l onglet «Identifications de tarifs» puis cliquez sur le bouton «Importer un fichier de tarification». L ajout d un tarif est réalisable par un import d un fichier texte fourni par RD Services. Cet import crée un nouveau tarif et ne modifie pas ceux existants même s ils ont la même date d application Gestion des nomenclatures Cliquez sur le bouton «Paramètres et Utilitaires», cliquez sur l onglet «Identifications et tarifs», puis cliquez sur le bouton «Gestion des nomenclatures» Gestion des prestations NGAP Cliquez sur le bouton «Paramètres et Utilitaires», cliquez sur l onglet «Identifications et tarifs» puis cliquez sur le bouton «Gestion des prestations NGAP». La gestion des prestations NGAP est possible dans ce module. 53

54 Attention! Ces prestations sont issues de table de référence. Il est fortement déconseillé d en modifier les valeurs manuellement. L ajout d une nouvelle prestation est possible à l aide d une fiche technique et dans tous les cas, son utilisation inclura un indicateur de forçage dans les factures Gestion des prestations NGAP : Dans l écran principal, la création, la modification et la suppression d une prestation sont possibles. Une prestation est composée de : Code (3 caractères au maximum). Désignation. Type d acte. Auxicab utilise un type pour classer les actes dans une facture. Ce classement affiche dans l ordre : 1. Actes de consultation (C, CS, CSC ). 2. Actes de base (K, Z ). 3. Actes de majorations (MPC, MCS ). 4. Actes indicateurs (HCS, MTO, MTD ). Pour accéder à la fiche de mise à jour, cliquez sur le bouton «Détail». 54

55 Fiche de mise à jour de la prestation : Cliquez sur le bouton «Détail». Les valeurs et paramètres des tables de références SESAM-Vitale sont renseignés ici. Dans le cas de l ajout d une nouvelle prestation, ne pas oublier de cocher la dernière case pour rajouter cette prestation dans la liste de la spécialité du professionnel de santé. Dans ce cas, le redémarrage d Auxicab est obligatoire Importation : Cliquez sur le bouton «Paramètres et Utilitaires», cliquez sur l onglet «Identifications et tarifs», puis cliquez sur le bouton «Importer un fichier de tarification». L importation d une ou plusieurs prestations est réalisable par un import d un fichier texte fourni par RD Services. Cette procédure s ajoute si la prestation n est pas trouvée ou bien effectue une mise à jour à partir des données lues dans le fichier Gestion des organismes de l Assurance Maladie Obligatoire 55

56 Cliquez sur le bouton «Paramètres et Utilitaires», cliquez sur l onglet «Organismes Assurance Maladie» puis cliquez sur le bouton «Gestion des régimes AMO» Gestion des régimes AMO : Les différents régimes de l Assurance Maladie Obligatoire sont gérés dans la fenêtre suivante : Ces différents régimes peuvent avoir une gestion SESAM-Vitale particulière selon le champ «Gestion SSV» qui peut prendre les valeurs suivantes : 0 = régime non reconnu par SESAM-Vitale. 1 = régime reconnu par SESAM-Vitale mais sans algorithme de calcul des codes organismes. La recherche se fait alors directement dans la table des organismes. 2 = régie reconnu par SESAM-Vitale avec un algorithme de calcul des codes organismes. La recherche n est pas nécessaire Gestion des organismes AMO : Cliquez sur le bouton «Paramètres et Utilitaires», cliquez sur l onglet «Organismes Assurance Maladie» puis cliquez sur le bouton «Gestion des régimes AMO». Les organismes d Assurance Maladie Obligatoire d affiliation sont enregistrés dans une table du logiciel. Cet écran permet de consulter ou de modifier un organisme. La version courante de la table est affichée sur la première ligne. 56

57 La fiche de l organisme permet de saisir ou modifier les adresses et les codes de télétransmission. Dans le cas où le régime possède un algorithme de calcul, les codes de télétransmission sont affichés en lecture seule. 57

58 Pour les autres régimes, ils restent modifiables Import et mise à jour des organismes AMO : Cliquez sur le bouton «Paramètres et Utilitaires», cliquez sur l onglet «Organismes Assurance Maladie» puis cliquez sur le bouton «Importer les organismes AMO». La mise à jour de la table des organismes AMO est réalisée par l import d un fichier CSV fourni par RD Services Gestion des accidents : Mise à jour des tables de références servant à la gestion des accidents de travail. A ne modifier que sur demande des caisses d Assurance Maladie Gestion des conventions AMC Cliquez sur le bouton «Paramètres et Utilitaires», cliquez sur l onglet «Organismes d Assurance Maladie» puis sur le bouton «Gestion des conventions AMC» Modifier ou visualiser une convention AMC : 58

59 Attention! Pour la création des FSE et DRE comportant une part AMC, il est impératif de saisir et gérer les conventions liant le professionnel de santé avec les organismes d Assurance Maladie complémentaires et mutuelles. Cochez la case «Je veux consulter/modifier une convention passée avec un organisme complémentaire» puis cliquez sur le bouton «Suivant». Sélectionnez la Convention et modifier la fiche (en bleu les conventions en gestion Unique). 59

60 Saisir une nouvelle convention : Cochez la case «Je veux définir une nouvelle convention avec un organisme complémentaire» puis cliquez sur le bouton «Suivant». Une fiche vierge est affichée en création Supprimer une convention : Pour effacer une convention, sélectionnez-la dans la liste puis validez la fiche. La convention sera supprimée après confirmation Importer une convention à partir d un référentiel : Pour éviter les saisies des conventions, Auxicab gère une base de référence. Pour pouvoir utiliser une convention lors de la facturation des actes, elle doit être présente dans la liste. L import se fait à partir d une liste. Il est possible de faire l import de plusieurs conventions d un seul clic en sélectionnant plusieurs conventions Mettre à jour le référentiel à partir d un jeu de fichier : La mise à jour du référentiel se fait l import de fichiers externes au format normalisé défini par le cahier des charges SESAM-Vitale (format CSV). 60

61 Attention! L import se déroule par le changement dans l ordre de : Table de référence des conventions. Table de référence des regroupements. Table de référence des correspondances. Table de référence des centres de service Mettre à jour la table des regroupements : Cochez la case «Je veux consulter/modifier la table des regroupements» puis cliquez sur le bouton «Suivant». Sélectionnez l élément dans la liste Consulter la table des correspondances : Cochez la case «Je veux consulter la table des correspondances» puis cliquez sur le bouton «Suivant». 61