~ Procédure de gestion de la paie

Transcription

1 ~ '"" Réf : Date : Page 1 sur 11 1 Validation Fonction Nom Rédigée par Directeur des ressources humaines ad ointes BOUSEBSI MOUNIA Vérifiée par Directrice générale de l'administration & finances CHELGHOUM MER lama Approuvée par Président Directeur Général CHELGHOUM Visa et date J irè~lllœ des Res humjrnes Adj 1 0 MAI:S Diffusion: Générale Date de mise en application: Date d'approbation

2 @l:.. ~ Réf : Date : Page 2 sur PREAMBULE 1.1 OBJECTIFS 1.2 DOMAINE D 1 APPLICATION 1.3 LES PARTIES CONCERNEES 1.4 LES OUTILS DE REFERENCE 2. PRINCIPES DIRECTEURS 2.1 CODIFICATION 2.2 GESTION ET TENUE DES DOSSIERS ADMINISTRATIFS 2.3 TENUE DES LIVRES SPECIAUX OBLIGATOIRES 3. MODALITES D'ETABLISSEMENT DE LA PAIE 3.1 COMPOSANTE SALARIALE 3.2 LES PRIMES LIEES AUX OBJECTIFS DE PRODUCTION 3.3 LES INDEMNITES LIEES AUX CONDITIONS DE TRAVAIL 3.4 LES PRIMES ET INDEMNITES LIEES A L'EXERCICE DE LA FONCTION 3.5 LES PRIMES ET INDEMNITES LIEES A LA SITUATION DU TRAVAILLEUR 3.6 LES INDEMNITES A CARACTERE DE REMBOURSEMENT 3.7 POINTAGE 3.8 EXPLOITATION DES DONNEES 3.9 PIECES JUSTIFICATIVES PERIODIQUES

3 @;l:- t;p.'1 Page 3 sur PREAMBULE : 1.1 OBJECTIFS: Cette procédure est élaborée pour fournir les instructions et explications nécessaires à l'établissement de la paie du personnel d'. Elle décrit l'ensemble des opérations permettant le paiement des salaires, des charges sociales et fiscales y afférentes, dans le cadre d'une gestion efficace de la rémunération; tout en définissant les responsabilités des différents intervenants dans le cycle paie. 1.2 DOMAINE D'APPLICATION: D'une manière générale, l'élaboration de cette procédure a été centrée sur les modalités d'établissement de la paie, depuis le renseignement des feuilles de pointage ou d'émargement biométrique jusqu'au versement des salaires et la distribution des fiches de paie. 1.3 LES PARTIES CONCERNEES: A. Externes Les organismes de sécurité sociale; L'administration fiscale; Le Commissaire aux comptes. B. Internes Direction des ressources humaines et les structures de rattachement. Direction des finances et la comptabilité pour ce qui est des virements de la paie et de l'enregistrement comptable. Direction générale, garante de l'application de la présente procédure et mandataire des virements.

4 ~ t.l l-:1 Page 4 sur LES OUTILS DE REFERENCE : La mise en œuvre de la présente procédure nécessite l'utilisation des outils de référence suivants : Les textes législatifs en vigueur relatifs à l'emploi, notamment la loi no 90/11 du 21 avril1990. La Grille des Salaires. Les procédures et notes relatives aux salaires, primes et indemnités. La nomenclature des postes de travail. Le règlement intérieur. 2. PRINCIPES DIRECTEURS : 2.1 CODIFICATION: A. Codification du personnel Tout salarié doit être identifié à partir d'un numéro d'identification, le matricule. Tout agent de l'entreprise est rattaché à un code projet définissant son lieu de travail. La gestion des ressources humaines des codes projets (lieux de travail) est assurée dans les sections de gestion représentants les sections de gestions : 1601 pour la Direction Générale (gestion assurée par la DRH), 1602 pour la Direction Générale adjointe (gestion assurée parle Service Administration personnel de la DGA), 1603 pour la Direction Générale Logistique (gestion assurée par le Service Administration personnel de la DGL). Cet identifiant numérique (matricule) permet de retrouver les éléments historiques de chaque salarié. Le numéro d'identification est attribué au salarié lors de son recrutement par le gestionnaire du personnel, après délivrance des matricules par la structure centrale de rattachement, et le suit durant toute sa carrière dans l'entreprise. Dans le cas de réintégration d'un salarié sortant, ce dernier récupère son ancien numéro d'identification. Ce matricule est utilisé pour toutes les opérations de gestion des ressources humaines, notamment l'établissement de la paie et le solde de tout compte, la gestion de carrière, la formation,...

5 ~ tt. Pi' Page 5 sur 11 B. Codification des rubriques Toute rubrique de paie porte un code d'identification numérique, attribué à sa création par l'ingénieur informatique chargé du développement de l'application paie. La codification se fait sur demande du chef service paie, à chaque fois qu'un besoin se présente (création ou modification d'une rubrique). 2.2 GESTION ET TENUE DES DOSSIERS ADMINISTRATIFS : Pour chaque travailleur, il est tenu au niveau du service gestion du personnel un dossier contenant les documents exigés à l'embauche conformément à la procédure de recrutement, ainsi que tous autres éléments retraçant l'évolution de sa carrière, tels que: contrats de travail ; avenants; décisions; etc... La conservation des dossiers administratifs doit se faire de manière sécuritaire, afin de préserver la confidentialité et l'inviolabilité de leur contenu. 2.3 TENUE DES LIVRES SPECIAUX OBLIGATOIRES : En application çje l'article 156 de la loi no du 21 avril 1990 ainsi que le décret exécutif no du 6 mars 1996, il est tenu au niveau de la DRH et des structures décentralisées les livres suivants : le livre de la paie, le registre des congés payés, le registre des personnels, le registre des observations et mises en demeure de l' inspection du travail, Le registre des accidents du travail, le registre des travailleurs étrangers (au niveau DRH uniquement). Au niveau de chaque site de travail, le département HSE est chargé de la tenue et de la mise à jour du registre d'hygiène, sécurité et de médecine du travail. Ces livres et registres spéciaux, sont tenus constamment à jour, sous la responsabilité du responsable habilité au niveau central et décentralisé, sans ratures, surcharges ou apostilles. Ils sont présentés ou communiqués à l' inspecteur du travail autorité habilitée à en demander communication.

6 ~.,,., Page 6 sur 11 Le responsable habilité est tenu de prendre toutes les dispositions à l'effet de permettre, même en son absence, la communication et la consultation de ces livres et registres à l'occasion des différents contrôles effectués. Les registres prévus ci-dessus, sont présentés à l'inspection du travail territorialement compétent pour être côtés et paraphés, à l'exception du livre de paie, qui doit être côté et paraphé par le greffe du tribunal territorialement compétent par rapport au siège de l'entreprise. Le livre de paie doit être renseigné par supports informatiques, en ne reprenant que le montant global pour chaque élément de la rémunération, y compris les retenues légales. Les supports prévus ci-dessus doivent comprendre l'ensemble des éléments de la rémunération tels que cités à l'article 3 du décret no MODALITES D'ETABLISSEMENT DE PAIE : 3.1 Composante salariale : Les éléments constitutifs d'un salaire sont définis par le manuel de procédures de la gestion des ressources humaines, qui constitue l'outil de référence de base pour le calcul de la paie. On rappellera ici les principales composantes du salaire: ~ Le salaire de base qui est déterminé sur la base de la classification du poste de travail, contenue dans la nomenclature des postes de travail et du niveau de qualification du travailleur. Le salaire de base de référence (salaire minimum de la catégorie) correspond à un travail répondant aux normes de l'emploi occupé. Le salaire de base du travailleur est déterminé par son classement sur la grille des salaires, en fonction du poste occupé et des caractéristiques personnelles du titulaire du poste.

7 ~,.pa Page 7 sur 11 ~ Le régime indemnitaire : La désindexation par rapport au salaire de base est la règle de détermination des primes et indemnités. Les primes et indemnités sont instituées par décision du Président Directeur Général ou un de ses mandataires. Les primes et indemnités sont allouées aux travailleurs pouvant justifier des conditions requises pour leur attribution. Les primes sont attribuées à titre individuel ou collectif. Elles sont destinées à sanctionner un surcroît de travait de rendement et de productivité du travail. Les indemnités sont attribuées en compensation d'inconvénients liés aux conditions de travail et aux contraintes du poste de travail ou en remboursement de frais engagés dans l'exercice de leurs fonctions. Les primes et indemnités ne sont attribuées aux travailleurs concernés que durant la période où ils exercent effectivement la fonction qui ont justifié leur attribution. Elles peuvent faire l'objet d'une minoration ou d'une suppression lorsque les conditions qui les ont motivés, sont modifiées ou ne se présentent plus, notamment lors d'un changement de poste ou d'une modification dans l'organisation. L'attribution d'une prime ou indemnité doit faire l'objet d'une décision individuelle ou collective. 3.2 Les primes liées aux objectifs de production contenus dans le budget de l'entreprise. Ces éléments sont variables et calculés périodiquement par rapport à l'atteinte des objectifs de production. 3.3 Les indemnités liées aux conditions de travail : Indemnité pour heures supplémentaires, Indemnité forfaitaire de service permanent, Indemnité de nuisance, Indemnité de risque, Indemnité spécifique d'insalubrité, Indemnité de travail posté. 3.4 Les primes et indemnités liées à l'exercice de la fonction : Prime de responsabilité, Prime de qualification professionnelle particulière, Prime de caisse, Prime d'inventaire, Indemnité de disponibilité, Indemnité d'intérim. 3.5 Les indemnités liées à la situation du travailleur: Indemnité d'ancienneté, Indemnité de congé annuel (cotisation à une caisse spécifique), Indemnité de congé annuel Sud, Indemnité de préavis, Indemnité de fin de carrière, Indemnités liées à la formation. 3.6 Les indemnités à caractère de remboursement: Indemnité de panier, Indemnité amortissement de véhicule, Indemnité kilométrique, Indemnité de frais de

8 ~ ~ l ltl Page 8 sur 11 Indemnité de déplacement Nord, Indemnité de zone géographique. Indemnité de déplacement et zone géographique, La liste des primes et indemnités citées ci-dessus n'est pas exhaustive; toute nouvelle prime ou indemnité doit faire l'objet d'une note de service signée par le Président Directeur Général....b Les retenues: a. Retenues légales :./ au titre des impôts (IRG),./ au titre des cotisations sociales (quote-part travailleurs),./ au titre des cotisations de chômage- intempéries (quote-part travailleurs) b. Retenues internes: au titre des absences, des avances sur salaire, prêts et frais de mission. Le salaire de poste, composé du salaire de base et des primes et indemnités soumises à cotisation de sécurité sociale, sert d'assiette de calcul pour la détermination des cotisations de sécurité sociale. Le mode de calcul de chaque composante de salaire, ses conditions d'octroi ainsi que son code de rubrique sont définis par le manuel de gestion des ressources humaines. La masse salariale représente une part importante des coûts de fonctionnement et de la valeur ajoutée de l'entreprise. Sa maîtrise doit être assurée à travers l'organisation mise en place pour la détermination, la gestion et le suivi de chaque élément de rémunération. L'établissement de la paie doit donc obéir aux règles énoncées dans la présente procédure, le suivi des étapes obligatoires et le respect des conditions préalablement définies. Il doit être effectué avec toute la clarté et la transparence nécessaires pour éviter les réclamations, source de démotivation.

9 ~ :011,1 3.7 Pointage: Page 9 sur 11 La mise en place d'un système de pointage biométrique ou manuel permet à la Société de décompter le temps de travail des salariés. Il s'agit donc d'un outil de mesure et de contrôle du temps de travail qui permet d'établir la preuve de la présence de chaque travailleur. L'obligation de pointage s'applique donc à tous les travailleurs de la Société dérogation ponctuelle ou permanente. Au niveau de l'entreprise, le pointage se fait sur l'application de pointage liée par une interface informatique aux pointeuses biométriques. Pour les sites de travail qui ne disposent pas de pointeuse biométrique, le pointage se fait manuellement par le responsable direct sur des fiches de pointage, puis transmis au gestionnaire de personnel ou au secrétaire de chantier à des fins de saisie sur l'application de pointage. Une fois saisi sur l'application, le pointage est soumis au responsable (Nl) qui doit le vérifier avant validation et transfert des données au service paie (N2) par le responsable habilité. Le pointage est le document de base pour l'établissement d' une paie. De ce fait, il doit être saisi avec sincérité, objectivité et réalisme pour que soient préservés les intérêts des 2 parties ( et le Salarié). Il contient tous les éléments qui doivent être basculés sur le logiciel pour le calcul de la paie, ces éléments sont:./ Les heures de présence réelle../ Les heures supplémentaires../ Les heures & jours d'absence (absence, maladie, accident de travail, maternité, suspension provisoire, mise à pied, intempérie)../ Les congés selon leur nature (annuel, mariage, décès, naissance, circoncision, férié, congé, récupération, sans solde, formation../ Les indemnités de déplacement../ Les jours de mission./ Le nombre de paniers autorisés. Le pointage doit être renseigné de la manière la plus honnête et la plus loyale qui soit. Tout manquement à cette règle de déontologie ou tout abus ou tentative d'abus est considéré comme faute professionnelle et traité comme telle. sauf

10 @?: a pa Page 10 sur 11 Le personnel de la DRH et de la DFC, impliqué dans le traitement et le calcul de la paie est tenu de respecter le secret professionnel. 3.8 Exploitation des données : Après réception du pointage, le service paie vérifie la cohésion du contenu, puis le bascule sur l'application paie pour exploitation. Il détermine ensuite les éléments variables qui sont saisis sur le logiciel tel que les frais de mission, de déplacement, les rappels... Les éventuelles primes et changement de situation salariale sont intégrées sur la base de justificatifs (décisions, notes, avenants... ), conformément aux modalités arrêtées par. Il en est de même pour les retenues. Une fois les vérifications terminées et éventuellement les corrections nécessaires apportées, le service paie procède au tirage final des documents suivants: Journal de paie. Etats de virement/ STC/ espèce. Récapitulatif de paie. Etat de comptabilité générale, par compte et par rubrique. Etat des charges patron a les. Bordereau des charges de la sécurité sociale et de la CACOBTPH. Fiches de paies; à remettre obligatoirement et mensuellement aux intéressés en préservant le caractère confidentiel. Ces documents (à l'exception des fiches de paie) sont transmis à la structure Finances et Comptabilité, accompagnés d'un bordereau et d'un CD de virement. Après virement des salaires, le service paie établit les états de cotisation (CNAS et CACOBTPH) par wilaya et les adresse à la DFC pour paiement avant la fin du mois N+l. 3.9 Pièces justificatives périodiques : Les pièces justificatives servant de base à l'élaboration de la paie sont gérées au niveau de la Direction des ressources humaines. Ces pièces sont : Le contrat de travail. Le PV d'installation. Les différentes décisions modificatives de la situation salariale d'un travailleur: reclassement, promotion, mutation, intérim, période d'essai, sanction...

11 ~ flllfl Page 11 sur 11 Titres de congé de toute nature. Titre de mission. Décomptes des frais de mission. Pointage mensuel. Les pièces listées ci-dessus doivent: être classées au niveau de la DRH, être facilement accessibles, permettre un contrôle aisé et rapide des écritures comptables. Une note de service (ou procédure de comptabilisation) de la Direction des Finances et de la Comptabilité précisera les modalités de comptabilisation de la paie.