WORD - PUBLIPOSTAGE. Notions abordées

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1 WORD - PUBLIPOSTAGE Notions abordées Lettre à personnaliser Base de données Assistant de publipostage MISE EN SITUATION Vous êtes responsable d un centre de loisirs. Vous organisez une campagne de financement pour l achat d équipement sportif. Vous avez ciblé trente commerçants de votre quartier et vous désirez leur faire parvenir une lettre sollicitant leur contribution. Étant donné que c est un sujet délicat demande d argent, vous voulez mettre le destinataire de votre côté en personnalisant chaque lettre. Votre temps est limité et vous ne pouvez pas vous permettre d écrire la lettre puis la modifier en trente versions différentes. Le publipostage est l outil parfait pour cette situation. Le publipostage implique un total de trois documents : un document principal qui contient le texte de base de votre lettre, un document qui contient les données qui vont varier d une lettre à l autre et enfin, un document qui sera le résultat de la fusion des deux premiers. PAS À PAS 1. DOCUMENTS DE DÉPART Téléchargez le fichier ListeDesCommercants.docx et enregistrez-le dans votre lecteur personnel (H :). Téléchargez le fichier «LettreDeSollicitation_FichierTravail.docx» et enregistrez-le dans votre lecteur personnel. Ouvrez le document «LettreDeSollicitation_FichierTravail.docx». C est le fichier qu on utilisera comme document principal. 2. PRÉPARER LE DOCUMENT ET DÉMARRER LA FUSION Modifiez le signataire de la lettre en y mettant votre nom et enregistrez le document. Cliquez sur l onglet Publipostage, choisissez le bouton Démarrer la fusion et le publipostage, puis choisissez Assistant de Fusion et publipostage pas à pas. Alain Martel et Guy Migneron Page 1 de

2 Dans le volet de droite, en haut, assurez-vous que le type de document est bien Lettres Dans le bas de ce même volet, cliquez sur Suivante : Document de base Choisissez Utiliser le document actuel et cliquez sur Suivante: Sélection des destinataires Dans le volet de droite de l étape 2, cliquez sur le bouton Parcourir Désignez le fichier ListeDesCommercants.docx que vous avez enregistré plus tôt.

3 Une fenêtre semblable à celle-ci apparaît C est la liste de vos destinataires pour la campagne de financement. Cliquez sur OK, Dans le bas du volet, cliquez sur : Suivante : Écriture de votre lettre 3. INSÉRER DES ÉLÉMENTS VARIABLES Positionnez le curseur au premier paragraphe aligné à gauche sous la date

4 Dans le volet de droite, cliquez sur Autres éléments : Dans la fenêtre qui apparait Insérer un champ de fusion, sélectionnez Civilité puis cliquez sur Insérer Sélectionnez ensuite Nom puis cliquez sur Insérer Cliquez sur Annuler pour revenir à la lettre. Dans le document, il y a maintenant deux champs encadrés de guillemets : «Civilit黫Nom». Cliquez entre les deux champs et insérez un espace. À la fusion, ces champs seront remplacés par des valeurs provenant du fichier de données. Positionnez maintenant le curseur à l endroit illustré, avant le point qui suit le mot «votre». Cliquez à nouveau sur Autres éléments. Cette fois-ci choisissez Commerce et cliquez sur Insérer. Cliquez ensuite sur Annuler pour fermer la fenêtre des champs d insertion. Le mot votre est maintenant suivi de «Commerce». Cliquez ensuite sur

5 4. LE RÉSULTAT DE LA FUSION Vous voyez maintenant apparaître le nom de la première personne de votre liste ainsi que celui de son commerce bien insérés dans la lettre : Cliquez sur la double flèche droite pour faire défiler vos trente lettres : vous constatez qu elles sont bien personnalisées. Finalement cliquez sur Dans le haut du volet de droite, cliquez maintenant sur Modifier les lettres individuellement. Note : vous auriez pu, tout aussi bien, imprimer vos trente lettres, mais c est un exercice théorique et vous êtes écologistes! Laissez le choix à Tous et cliquez sur OK : La fusion génère un fichier de trente lettres. Parcourez le nouveau fichier fusionné cohérence de vos trente lettres. pour vérifier la présence et la Enregistrez ce fichier dans votre répertoire de Remise. Passez à la page suivante.

6 WORD PUBLIPOSTAGE AVEC ÉLÉMENTS CONDITIONNELS Éléments conditionnels de texte Sélection de destinataires Notions abordées MISE EN SITUATION Les fonctionnalités de publipostage permettent de raffiner le résultat. Dans cette prochaine étape, vous allez voir comment choisir ou accorder certains mots par rapport à des conditions. Vous avez ajouté une colonne à votre fichier des commerçants pour consigner les dons. Vous avez aussi écrit une lettre de remerciements que vous voulez adresser à toutes les personnes qui ont fait un don. Comme il est important que votre lettre soit bien personnalisée et que vous vous adressez tant à des femmes qu à des hommes, vous voulez accorder les adjectifs qui le demandent et insérer des mots corrects. De plus, vous ne voulez envoyer la lettre qu aux personnes qui ont donné. PAS À PAS 1. DOCUMENTS DE DÉPART Téléchargez le fichier ListeDesCommercantsDons.docx et enregistrez-le dans votre espace personnel Téléchargez le fichier «LettreDeRemerciement_FichierTravail.docx» et enregistrez-le dans votre espace personnel Ouvrez le fichier «LettreDeRemerciement_FichierTravail.docx». 2. INSÉRER DES ÉLÉMENTS CONDITIONNELS Sous l onglet Publipostage, cliquer sur Démarrer la fusion et le publipostage et choisissez Choisissez le type de document Lettre et, en bas à droite, cliquez sur Choisissez Utilisez le document actuel et cliquez Suivante: Sélection des destinataires Cliquez sur Parcourir et désignez le fichier ListeDesCommercantsDons.docx. Dans le panneau qui donne un aperçu des données, cliquez sur OK. Alain Martel et Guy Migneron Page 6 de

7 Dans le volet de droite, cliquez sur document. pour intervenir dans votre Vous ne voulez écrire qu aux personnes qui ont fait un don. Placez le curseur au tout début de la lettre. Dans l onglet Publipostage, groupe Champs d écriture et d insertion, cliquez sur Règles et choisissez Sauter l enregistrement si Dans la liste des champs, choisissez Don et dans la liste des conditions, choisissez est vide. Cliquez sur OK Ainsi, la lettre ne sera fusionnée que pour celles et ceux qui ont fait un don. Placez le curseur au dessus du premier civilité et le nom comme vous l avez fait paragraphe et insérez la plus tôt dans cet exercice. Placez ensuite le curseur immédiatement au bout du mot «sollicité» dans la première phrase le curseur doit être collé sur «é» et non pas après l espace. Si vous vous adressez à une femme, il faut accorder ce mot au féminin. Cliquez encore sur Règles mais choisissez Si Alors Sinon cette fois-ci. Dans le panneau, sous Nom du champ choisissez Genre. Laissez Élément de comparaison à est égal à et tapez la lettre F dans Comparer avec. Dans le champ Insérer le texte suivant, tapez la lettre «e» et cliquez OK. Ainsi, si le genre est féminin, il y aura un «e» final au mot «sollicité» sur Faites la même chose au bout du mot «remercié» à la fin du deuxième paragraphe pour également l accorder au féminin si nécessaire. Placez maintenant le curseur entre les deux virgules de la phrase finale, juste avant la deuxième virgule. Cliquez encore sur Règles et choisissez Si Alors Sinon. Alain Martel et Guy Migneron Page 7 de

8 Basez la règle sur le genre mais cette fois, si le genre est féminin, mettez le mot madame, et autrement, dans le champ Sinon, celui-ci, tapez monsieur. Enfin, placez le curseur juste avant le «$» dans le deuxième paragraphe. Cliquez sur Autres éléments dans le volet de droite et choisissez Don. La personnalisation est terminée. Cliquez sur Si vous avez tout bien fait, vous devriez constater, en passant en revue les lettres, que les genres sont bien accordés. Par contre, à ce point-ci, tous les enregistrements sont inclus et certains dons apparaissent comme vides. Cliquez sur puis sur. Cette fois, vous devriez constater qu il n y a que les personnes ayant fait un don qui sont présentes. Enregistrez le fichier dans votre dossier de Remise. Passez à la page suivante. Alain Martel et Guy Migneron Page 8 de

9 WORD PUBLIPOSTAGE : LES ÉTIQUETTES Génération d étiquettes pour envoi postal Sélection des destinataires Notions abordées MISE EN SITUATION Vos trente lettres pour la campagne de financement sont complétées. Il vous reste à les poster. Bien sûr le temps est toujours aussi rare et vous voulez éviter d écrire trente adresses sur trente enveloppes. Encore une fois le publipostage peut vous dépanner grandement. Vous êtes allés dans un magasin d équipement de bureau et vous avez acheté un paquet d étiquettes autocollantes de marque Avery pour imprimante laser qui vous semblaient aux bonnes dimensions. Elles portent le numéro VERS L AUTONOMIE 1. DOCUMENT DE DÉPART Ouvrez un nouveau document Word vide. 2. PRÉPARER DES ÉTIQUETTES DE FORMAT STANDARD Dans l onglet Publipostage, choisissez encore une fois de vous faire diriger par le mode pas à pas. À l étape 1 de l assistant choisissez Étiquettes A l étape 2- cliquez sur Options d étiquettes Assurez-vous que le fournisseur soit Avery US-letter, choisissez le numéro 5161 et cliquez sur OK. Alain Martel et Guy Migneron Page 9 de

10 Le document illustre les contours des étiquettes. Si vous ne le voyez pas, cliquez dans la page, cela activera les onglets d outils de tableau. Dans l onglet Disposition, cliquez sur. Cliquez sur Cliquez sur Parcourir et désignez le fichier ListedesCommercants.docx. Passez à la prochaine étape en cliquant sur Vous voulez être poli(e) mais il n est pas question de mettre «Chère madame» ou «Cher monsieur» sur les étiquettes. Placez donc le curseur au coin supérieur gauche de la première étiquette, cliquez sur Règles et Si Alors Sinon et selon que la personne soit du genre féminin ou masculin, mettez Mme ou M. Cliquez sur Autres éléments et insérez les champs Nom, Adresse, Ville, Province et Code_postal. Cliquez sur OK. Dans l étiquette, tapez Maj-Entrée entre les champs sauf entre ville et province où vous mettrez une virgule et un espace. Le document a maintenant cette apparence : Dans le volet de droite, cliquez maintenant sur de remplir les autres étiquettes selon le format de la première étiquette. Cette action a pour effet Passez à l étape suivante, Si tout est correct, cliquez sur corrections qui s imposent. sinon, revenez en arrière pour apporter les Enregistrez le résultat dans votre dossier de Remise. Alain Martel et Guy Migneron Page 10 de

11 3. PRÉPARER DES ÉTIQUETTES NON STANDARD Pour l envoi des remerciements aux personnes qui ont fait un don, vous avez fait faire des étiquettes aux couleurs de la ville et, pour accommoder les éléments graphiques désirés, elles sont d un format qui n apparaît pas dans la liste des numéros Avery. Vous allez donc devoir spécifier ces dimensions vousmême dans Word. De plus, vous ne voulez imprimer d étiquettes que pour les personnes qui ont fait un don. De la même manière que ci-haut, partez d un document vide. Démarrez l assistant de publipostage et choisissez de produire des étiquettes. Cliquez sur Cette fois, plutôt que de choisir un format prédéfini, cliquez sur Détails dans le coin inférieur gauche du panneau. Donnez les valeurs suivantes aux diverses dimensions Marge supérieure : 1,5 cm Marge latérale : 1 cm Pas vertical : 4 cm Pas horizontal : 8 cm (il y a un bogue de Word et on voit deux fois Pas vertical. Le 2 e désigne le pas horizontal) Hauteur d étiquette : 4 cm Largeur étiquette : 10 cm Nbre d étiquettes(horiz.) : 2 Nbre d étiquettes(vert.) : 6 Taille de la page Lettre US 8,5x11 Référence de l étiquette ( en haut) :Remerciements Ca devrait ressembler à l image de droite. Cliquez sur OK. Passez à l étape suivante. Une page contenant des étiquettes vierges apparait. Si ce n est déjà fait, vous pouvez faire afficher les marques de format et le quadrillage du tableau pour vous aider à mieux vous repérer. Désignez le fichier ListeDesCommercantsDons.docx comme celui des destinataires. La stratégie d insertion d un champ «Sauter l enregistrement si» ne fonctionne pas avec les étiquettes. Cela vous donne l occasion d en apprendre une autre encore plus simple. Dans le panneau des destinataires, cliquez sur Filtrer. Alain Martel et Guy Migneron Page 11 de

12 Vous ne voulez garder que celles et ceux qui ont fait un don. Dans le nouveau panneau, indiquez que vous ne voulez garder que ceux pour lesquels le Don n est pas vide Cliquez sur OK. Passez à la prochaine étape. Mettez les mêmes champs que pour les étiquettes faites plus haut. Passez à la fin de la fusion. Vous devriez avoir une étiquette pour chacune des personnes qui a fait un don. Enregistrez ce dernier fichier dans votre Remise. Alain Martel et Guy Migneron Page 12 de

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