Note de cadrage APOGEE V3.70

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1 APOGEE Auteur : Département Edition Intégration Date de création : mercredi 10 octobre 2007 Dernière modification : mardi 22 janvier 2008 Nombre de pages : 43 Destinataires Les établissements Apogée Pour information : Mots Clés : Accessibilité : Sujet : LIBRE NOTE DE CADRAGE DE LA VERSION 3.70 D'APOGEE NOTE_CADRAGE.DOC

2 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 2/43 Liste des Modifications Modification Version Emetteur Validé par Date Création du document 0.1 Département Edition Intégration Mise à jour suite à relecture 0.2 Département Edition Intégration 10/10/ /01/208

3 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 3/43 TABLE DES MATIERES 1. INTRODUCTION 4 2. LES EVOLUTIONS DE LA VERSION E-SCOLARITE SERVICE INSCRIPTION ADMINISTRATIVE A DISTANCE POUR LES PRIMO-ENTRANTS SERVICE DE REINSCRIPTION A DISTANCE SERVICE INSCRIPTION ADMINISTRATIVE COMPLEMENTAIRE AUX ETAPES A DISTANCE SERVICE INSCRIPTION AUX EXAMENS DE SESSION SERVICE NUMERIQUE D INSCRIPTION PEDAGOGIQUE A DISTANCE PRISE EN COMPTE DU LMD CURSUS EXTERNE PILOTAGE INTEGRATION AU SYSTEME D INFORMATION DE L ETABLISSEMENT DIVERSES EVOLUTIONS DU DOMAINE OPI DOSSIER ETUDIANT ET DOMAINE REFERENTIEL APOGEE (WEB SERVICES) CONSOLIDATION DE DOMAINES EVOLUTIONS ENQUETE SISE DIVERSES EVOLUTIONS DU DOMAINE INSCRIPTION ADMINISTRATIVE INSCRIPTION PEDAGOGIQUE AUX EPREUVES EN FONCTION DE LA FORMULE D EXAMEN AUTRES EVOLUTIONS APOGEE MEDIAPOST MISE A JOUR DE MEDIAPOST DEFINITION DE TYPE D ACCES CREATION DES NOUVEAUX TYPES D ACCES POUR L ECRAN DE LANCEMENT TEESMF LA MAINTENANCE CORRECTIVE CONTENUE DANS LA LA DOCUMENTATION CONTENU CALENDRIER ET MODALITES DE MISE A DISPOSITION LES OUTILS DE FORMATION DE LA CONTENU CALENDRIER ET MODALITES DE MISE A DISPOSITION MISE EN OEUVRE TECHNIQUE DE LA

4 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 4/43 1.INTRODUCTION Cette note a pour objet d aider un établissement utilisateur d Apogée (Version V minimum) dans l installation et l exploitation de la nouvelle version d Apogée Version La version 3.70 intègre plusieurs évolutions ainsi que la prise en compte de fiches correctives. Cette note est structurée en 6 chapitres : Chapitre 1 : INTRODUCTION Chapitre 2 : LES EVOLUTIONS Ce chapitre présente l ensemble des évolutions de la 3.70 : E-Scolarité : création du service numérique d inscription à distance des primo entrants, diverses évolutions du domaine Accès à Distance, création du service numérique pour les inscriptions administratives complémentaires, création du service numérique de confirmation d inscription des étudiants aux examens de seconde session et seconde version du service numérique d inscription pédagogique à distance, Evolutions liées à la prise en compte du LMD : Cursus Externe et refonte du domaine Pilotage, Evolutions liées à l intégration au système d information de l établissement : évolutions du domaine OPI et mise à disposition d un catalogue de services web (web services), Consolidation de domaines Apogée : évolutions de l enquête SISE03, diverses évolutions du domaine IA et amélioration de l inscription pédagogique des étudiants aux épreuves en fonction de la formule d examen. A cela, s ajoutent quelques évolutions supplémentaires demandées par les sites par le biais de l Assistance au produit, MEDIAPOST : évolution du référentiel APOGEE à partir de la dernière mise à jour du fichier Mediapost du mois de décembre : La note de cadrage n a pas pour but de décrire de façon exhaustive toutes ces évolutions. Il est donc nécessaire de se reporter aux différents «Guides des évolutions» livrés par l Agence avec la Ces guides détaillent, par domaine applicatif, écran par écran, l évolutions des fonctionnalités et des traitements depuis la version , (cf. 4.1 «Contenu de la documentation livrée). Chapitre 3 : LA MAINTENANCE CORRECTIVE Cette partie présente la liste des fiches correctives issues de l assistance et prises en compte dans la version Chapitre 4 : LA DOCUMENTATION Cette partie présente la liste des documents livrés avec la 3.70 et les modalités de mise à disposition. Chapitre 5 : LES OUTILS DE FORMATION Cette partie détaille les différents outils de formation livrés avec la 3.70 et les modalités de mise à disposition. Chapitre 6 : LA MISE EN ŒUVRE TECHNIQUE Cette partie présente brièvement les pré-requis et le mode opératoire pour installer la version 3.70.

5 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 5/43 2. LES EVOLUTIONS DE LA VERSION E-SCOLARITE SERVICE INSCRIPTION ADMINISTRATIVE A DISTANCE POUR LES PRIMO-ENTRANTS Le service numérique correspondant à cette évolution n est accessible qu aux sites pilotes candidats. Seule la partie paramétrage de la campagne d inscription administrative est livrée avec cette version Le contexte L accès au service d inscription administrative (IA) à distance était limité aux étudiants déjà inscrits dans l établissement l année précédente, ou dans une année antérieure. Les néo-bacheliers ou les étudiants provenant d autres sites n avaient pas la possibilité d utiliser ce service et devaient obligatoirement se présenter dans les services de scolarité pour réaliser leur inscription administrative. Les établissements souhaitaient également proposer aux primo-entrants un service d inscription administrative à distance afin de concentrer leurs efforts sur l accueil de l étudiant La solution générale Ce nouveau service web permet aux primo entrants de réaliser leur première inscription administrative dans l établissement. Ce processus complète le dispositif de l inscription à distance des étudiants. Ce service numérique permet aux étudiants néo bacheliers (Bac obtenu l année IA en cours) et non néo-bacheliers (Bac obtenu une année antérieure) de réaliser leur inscription administrative à distance. Les étapes proposées sont calculées à partir des données saisies lors de leur OPI ou via des laissez-passer. Comme dans le cas d une réinscription, les étudiants ont la possibilité, selon le paramétrage de l établissement, de payer à distance par carte bancaire et d enchaîner leur IP à leur IA. De la même façon qu ils pouvaient actuellement sélectionner les étapes qu ils souhaitaient rendre accessibles à distance pour la réinscription, les établissements peuvent paramétrer les étapes accessibles à distance pour les primo-entrants. D autre part, le service permettra de cibler la population concernée, les sites ne souhaitant pas forcément proposer ce service à la totalité des primo-entrants de l établissement. Comme pour la campagne de réinscription, le domaine Accès à Distance (AD) de la 3.70 fournit tous les outils nécessaires au paramétrage de ce nouveau service Les limites Les étudiants doivent avoir réalisé une préinscription et disposer d un numéro OPI pour accéder à l application. Bien que facultative au niveau de l interface OPI, l année d obtention du bac est indispensable à l identification des étudiants primo-entrants au niveau du service numérique.

6 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 6/ SERVICE DE REINSCRIPTION A DISTANCE L outil de réinscription administrative web ayant subi de nombreuses modifications, le paramétrage d une réinscription administrative dans le domaine Accès à Distance est très impacté par cette version. Afin de faciliter la lecture des évolutions apportées par la version 3.70, celles-ci ont été regroupées et classées en suivant le déroulement d une réinscription administrative à distance Evolution du paramétrage des VET ouvertes à distance (préparation de la campagne d IA à distance) : Le contexte L écran de paramétrage des versions d étapes ouvertes en accès à distance proposait toutes les VET, y compris celles fermées au recrutement, ce qui était inutile pour la préparation des VET accessibles à distance. D autre part, cet écran contenait beaucoup d informations et ne disposait pas d édition associée La solution générale Cet écran a subi d importantes modifications ergonomiques et fonctionnelles relatives à l ajout du paramétrage de la campagne AD pour les primo-entrants. Concernant la campagne de réinscription à distance, afin de faciliter la préparation de la campagne, il est désormais possible d éditer la liste des VET ouvertes à distance. Cette édition peut être lancée pour tous les CGE ou uniquement pour le CGE sélectionné et reprend toutes les informations présentes à l écran. D autre part, la liste des VET présentées à l écran évolue également pour ne montrer que les VET ouvertes au recrutement. L accès aux champs de date peut se faire en mode recherche, ce qui n était pas possible dans les versions antérieures. Enfin, la zone de saisie du mode de communication des pièces justificatives a été agrandie afin d en faciliter la lecture. Ces différentes évolutions ne nécessitent aucun paramétrage. Les modifications apportées à la version actuelle sont décrites dans le guide des évolutions du domaine AD. Sans objet Les limites

7 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 7/ Nouveaux motifs pour les pièces justificatives demandées aux étudiants (préparation de la campagne d IA à distance) : Le contexte Les pièces justificatives sont gérées sur la base des motifs qui permettent, en fonction d une donnée d APOGEE et d une valeur de cette donnée, de demander de joindre une pièce justificative spécifique. La 3.70 prend en compte de nouveaux cas de demande La solution générale De nouveaux motifs de demande de pièces justificatives ont été créés sur le principe de ceux existants et sont exploités lors du calcul des pièces à demander à l étudiant en fonction des données saisies. Les pièces justificatives ainsi calculées sont demandées à l étudiant à la fin du processus d inscription administrative à distance, quelle que soit sa catégorie (réinscription ou primo-entrant). Pour la liste des nouveaux motifs pris en compte, se référer au guide de support au paramétrage Les limites La liste des motifs demeure fermée, aucun autre motif ne peut être ajouté par les sites à titre individuel : Autres évolutions du référentiel AD (préparation de la campagne d IA à distance) Le contexte Dans le Référentiel du domaine Accès à Distance seule la table de correspondance pouvait être imprimée et l édition était triée par ordre alphanumérique des codes et versions d étape. Les établissements souhaitent avoir un autre tri sur cette édition et ils souhaitent également avoir la possibilité d imprimer d autres données paramétrables dans ce référentiel La solution générale Afin de faciliter la préparation de la campagne d IA à distance, deux éditions supplémentaires ont été créées : la liste des pièces justificatives et la liste des motifs de demande de pièces justificatives. De plus, afin de faciliter sa lecture, un tri et une rupture par Centre de Gestion ont été ajoutés dans l édition de la table de correspondance. Pour chaque CGE, les VET restent triées par ordre de code et version d étape sur la colonne «Ancien» puis par VDI. Les évolutions des écrans correspondants sont décrites dans le guide des évolutions du domaine AD. Ces évolutions ne nécessitent aucun paramétrage. A titre informatif, les évolutions du dossier Cursus Externe ont conduit à la modification du contenu de la table de référence AD : «Dernier Diplôme obtenu». Cette modification a des impacts sur votre paramétrage (cf. guide de support au paramétrage) Sans objet Les limites

8 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 8/ Paramétrage des libellés web de l application (préparation de la campagne d IA à distance) Le contexte L outil de réinscription Web dispose de plusieurs niveaux d aide. Le paramétrage de ces aides est complexe, long et bien souvent réservé au service informatique des universités. Les établissements ont donc souhaité faciliter ce paramétrage La solution générale L outil de paramétrage des libellés a été modifié de manière à rendre son utilisation plus conviviale. L ergonomie a donc été améliorée, pour rendre le fonctionnement plus intuitif Les limites Cette évolution ne concerne que les aides contextuelles de l outil de réinscription. Les pages d aide ouvertes depuis l application resteront paramétrables comme cela est fait actuellement Evolutions de la recherche des étapes proposables à un étudiant Le contexte L outil de réinscription administrative à distance ne permettait pas, dans certains cas, de proposer toutes les étapes auxquelles un étudiant avait le droit de s inscrire : - lorsqu un étudiant avait été inscrit en première année puis ajourné, l outil de réinscription web lui donnait comme seule possibilité pour l année suivante, le redoublement sur l étape échouée, car la gestion des changements de filière ne prenait pas en compte le bac dans les derniers diplômes obtenus. - les étapes qui n attendent ni délibération ni résultat (doctorats, préparations aux concours, etc.) ne pouvaient pas être proposées alors que la délibération terminée est l une des conditions nécessaires à la proposition d étapes par le web pour une IA. - selon le nombre d années de recherche de la dernière inscription administrative dans l établissement (gérée par la règle de gestion TE02), un étudiant se voyait refuser l accès à l outil de réinscription administrative à distance et cela même s il possédait un laissez-passer valide pour l année IA en cours. De plus la procédure de recherche des étapes peut prendre du temps et l étudiant pouvait être dérouté par l affichage d une page blanche sans autre information.

9 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 9/ La solution générale L outil de réinscription à distance 3.70 propose davantage d étapes lors de la réinscription de cette population d étudiant. Un étudiant inscrit en L1 et n ayant eu aucun résultat positif à cette L1 pour l année IA précédente se voit désormais proposer : - Le redoublement à l étape à laquelle il a été ajourné (comportement actuel) - Toutes les étapes auxquelles sa série de Bac peut lui donner accès, au titre du changement de filière. Remarque : l année d obtention du bac n entre pas en ligne de compte. Ainsi, cette évolution concerne aussi les étudiants non néo-bacheliers inscrits en L1. Attention : la recherche de VET se fait via un calcul automatique qui nécessite un paramétrage soigné des conditions d accès et des VET/VDI concernées au sein de la SE. Se reporter pour cela au support au paramétrage pour les préconisations relatives à la mise en place de cette évolution. Par ailleurs, le changement de filière continue de fonctionner comme avant pour tous les autres étudiants. Cette évolution nécessite le paramétrage d une règle de gestion. Les détails de ce paramétrage sont décrits dans le support au paramétrage et le guide des évolutions AD. Pour les étudiants inscrits en doctorat, aux préparations aux concours ou à toute étape pour laquelle la délibération n est pas nécessaire, un indicateur de sélection des VET proposables à l accès à distance sans résultat ni délibération a été ajouté dans l écran de paramétrage des CGE/VET. Les étapes ainsi identifiées seront proposées à distance aux étudiants possédant une IA dans cette VET, même si elles n ont pas été délibérées. Ces étapes seront proposées aux étudiants tant qu ils n y auront pas obtenu un résultat positif OU que le nombre maximum d inscription à l étape n aura pas été atteint (CGE et établissement). Cette évolution nécessite un paramétrage via l écran de sélection des VET ouvertes à distance, se référer au guide de support au paramétrage. > Enfin, un étudiant qui possède un laissez-passer valide pour l année en cours peut désormais se réinscrire par le web même si sa dernière IA est antérieure à la période de recherche paramétrée via la règle de gestion TE02. > Le service numérique de réinscription à distance 3.70 permet l affichage d un message invitant l étudiant à patienter pendant la recherche des étapes auxquelles il peut s inscrire. Ces deux dernières évolutions ne nécessitent aucun paramétrage. Sans objet Les limites

10 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 10/ Ajout des données personnelles d un étudiant Le contexte Avant les données personnelles d un étudiant n étaient pas stockées dans Apogée La solution générale Suite à l évolution du cursus externe dans Apogée, l étudiant pourra saisir son numéro de téléphone portable et son adresse personnelle lors de sa réinscription. Cette évolution est soumise à un paramétrage, se référer au support au paramétrage et au guide des évolutions du Référentiel pour plus d informations Les limites Sans objet Evolution de la saisie des données annuelles d un étudiant Le contexte L écran des données annuelles a évolué car il comportait beaucoup d informations. D autre part, il a été également impacté par les évolutions de la gestion du cursus externe d Apogée La solution générale Afin de faciliter l utilisation du service, la saisie des données annuelles se fait désormais via deux pages au lieu d une seule. La césure a été effectuée après le champ «Sportif de haut niveau», la suite des données annuelles est reportée sur un deuxième écran. De plus, suite à l évolution de la gestion du cursus externe dans Apogée, l étudiant a désormais la possibilité de saisir : - le département et/ou le pays correspondant à sa situation l année précédente - le département et/ou le pays, l établissement et l année d obtention du dernier diplôme obtenu. Le type de dernier diplôme obtenu ne correspond plus au type SISE mais au type Apogée [tel qu il a été définit dans le cadre de l évolution du cursus externe]. Les règles d initialisation de ce champ ont été adaptées en fonction de cette nouvelle donnée. Toutefois, lors de la validation de l inscription administrative à distance, le type SISE est déduit et stocké dans Apogée. Ces évolutions ne nécessitent aucun paramétrage. Sans objet Les limites Evolutions de l affiliation à la sécurité sociale Le contexte

11 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 11/43 Le recul acquis sur l outil de réinscription administrative par le web, depuis sa mise en production, a permis de révéler des manques dans la gestion de l assurance responsabilité civile qui peuvent conduire à des erreurs au niveau des informations saisies par l étudiant. De plus la régularisation du n INSEE provisoire ne pouvait se faire que via la scolarité, l étudiant n ayant pas la possibilité de modifier cette information à distance La solution générale Le report des évolutions décrites dans la partie IA gestionnaire dans l outil de réinscription administrative web a entraîné une modification de l enchaînement des écrans. D une part, la règle de gestion «TE10 Assurance responsabilité civile obligatoire» obligeait l étudiant à sélectionner une assurance responsabilité civile lors de sa réinscription, lorsqu elle était activée. Si l étudiant choisissait de prendre sa responsabilité civile via une mutuelle étudiante, il devait adhérer à une mutuelle. Afin de réduire les risques d erreurs par l étudiant lors de la saisie des données de sa couverture sociale, l assurance responsabilité civile n est plus initialisée avec les données de la précédente inscription afin d obliger l étudiant à en saisir une si elle est obligatoire. D autre part, il est désormais possible d indiquer parmi les assurances responsabilité civile accessibles à distance laquelle nécessite la souscription d une mutuelle (via le témoin RC ). Si l étudiant saisi l assurance responsabilité civile dont le témoin RC a été sélectionné dans le référentiel AD, il sera obligé de sélectionner une mutuelle parmi celles proposées. Cette évolution nécessite un paramétrage du référentiel AD, se reporter au guide de support au paramétrage, et au guide des évolutions du domaine AD pour l évolution de l écran du référentiel à distance. Enfin, si l étudiant possède toujours un INSEE provisoire lors de sa réinscription, il a désormais la possibilité de saisir son n INSEE définitif. La saisie d un numéro de sécurité sociale valide est par ailleurs à présent conditionnée par la règle de gestion TE17 (cf. guide de support au paramétrage). Si l établissement n oblige pas la saisie d un numéro INSEE valide et que l étudiant ne saisit pas de n INSEE définitif, un nouveau numéro provisoire lui est attribué. Sinon, la saisie d un n INSEE valide est obligatoire à la poursuite de l inscription. Sans objet Les limites

12 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 12/ Evolutions de la présentation des droits Le contexte Tous les droits de type «annuel optionnel» présents dans le référentiel à distance apparaissaient dans la liste des droits facultatifs visibles par l étudiant, y compris les droits créés pour gérer des cas d inscriptions divers, ce qui pouvait le dérouter dans ses choix. De plus, comme aucun n d ordre ne permettait de trier les groupes de droits, ceux-ci étaient affichés dans l ordre dans lequel ils apparaissaient dans l écran de paramétrage des droits du référentiel AD. Enfin, parmi les droits affichés, ceux à montant nul n étaient pas listés. Or, il est souhaitable que l étudiant voie tout ce à quoi son inscription lui donne droit La solution générale Le paramétrage des droits a évolué pour permettre la sélection des droits facultatifs présentés à distance. Un numéro d ordre a été ajouté à la table des niveaux de regroupement des droits afin de paramétrer l ordre de présentation des droits lors de leur affichage. De plus, les droits à montant nul apparaissent désormais dans toutes les listes de droits présentées à distance à l étudiant. Cette évolution nécessite le paramétrage du domaine AD, se référer au guide de support au paramétrage et au guide des évolutions du domaine AD pour plus de détail. Sans objet Les limites Autorisation de paiement à distance selon les populations d étudiants Le contexte L autorisation de paiement de la réinscription administrative à distance se gérait au niveau établissement ou du CGE. Il n était pas possible d autoriser certaines populations d étudiants à payer et pas d autres. Tout étudiant qui allait au bout de son IA pouvait, si l établissement et le CGE le permettaient, choisir de payer en ligne. Son inscription administrative était alors automatiquement validée. Or, le besoin de ne pas autoriser certains étudiants à payer leur IA en ligne existe, notamment pour des catégories d étudiants dont la situation génère des exonérations de droits et qui doivent justifier de leur situation (les boursiers par exemple).

13 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 13/ La solution générale Il est désormais possible de sélectionner les valeurs pour lesquelles un paiement web est autorisé, parmi les critères suivants : Statut, situation sociale, profil, régime d inscription, école doctorale, quotité travaillée, et catégorie (réinscription ou primo-entrants). Si l étudiant qui réalise son IA à distance n entre pas dans l une des catégories autorisées il ne pourra pas finaliser son inscription en utilisant le paiement externe. L établissement pourra choisir, via le paramétrage de la règle de gestion TE18 de mettre son inscription automatiquement en attente ou de ne conserver aucune des informations saisies et d inviter l étudiant à se rendre en chaîne. Cette évolution nécessite le paramétrage du référentiel AD et du référentiel Apogée. Elle s applique aussi bien aux étudiants en réinscription qu aux primoentrants. Remarque : ce choix se fait via un paramétrage distinct de la gestion des paiements en attente dans l IA gestionnaire. Sans objet Les limites Fin de l inscription : redirection en fin de processus Le contexte Il n était pas possible de rediriger un étudiant vers une page propre à l université à la fin du processus de réinscription administrative. Seul l enchaînement vers l application d IP à distance était possible, si cela avait été paramétré La solution générale Une nouvelle clé a été ajoutée dans le fichier de paramétrage technique de l application de réinscription par le web. Cette clé peut contenir l adresse d une page vers laquelle l étudiant est redirigé selon son choix en fin d IA et selon le paramétrage mis en place par l établissement. Cette valeur n est pas obligatoire. Si elle est présente, l étudiant est redirigé automatiquement vers la page paramétrée sauf s il décide de poursuivre en enchaînant l IP avec l IA, dans le cas où l établissement autorise cette possibilité. Si aucune valeur n est présente, la fenêtre est automatiquement fermée, mettant fin au processus. Pour connaître le paramétrage nécessaire à cette évolution, se référer au manuel technique de la réinscription administrative par le web. Sans objet Les limites Diverses évolutions du service numérique de consultation et de réinscription à distance Le contexte

14 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 14/43 Lorsque l étudiant consultait les informations de son IA Web via l outil de consultation, il avait l information sur le nom de l université à laquelle il se réinscrivait et l année universitaire en cours. Lors de sa réinscription, ces informations n étaient pas affichées. De plus, lors de la consultation détaillée de son IA, l étudiant était informé que son inscription n était pas totalement validée car le paiement n était pas complet. En revanche, cette information n était pas disponible sur le résumé de la consultation La solution générale Les informations «nom de l établissement de référence» et «année universitaire en cours» présentes lors de la consultation ont été reportées de manière identique dans les écrans de réinscription IA Web. L information sur l état de l inscription (en attente de paiement ou inscription payée) est désormais affichée sur le résumé de la consultation web. Ces évolutions ne nécessitent aucun paramétrage supplémentaire par rapport à l existant. Sans objet Les limites

15 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 15/ SERVICE INSCRIPTION ADMINISTRATIVE COMPLEMENTAIRE AUX ETAPES A DISTANCE Le contexte Le processus de réinscription administrative à distance ne pouvait être fait qu une seule fois à partir du moment où l IA avait été payée et validée. Lorsque les étudiants avaient besoin de faire une ou plusieurs inscriptions complémentaires, cela leur était impossible à distance. L outil de réinscription à distance étant désormais bien implanté au sein des établissements, l une de ses évolutions logique était d autoriser les étudiants à s y reconnecter pour ajouter une ou plusieurs étapes à leur IA initiale. En effet, l étudiant peut avoir besoin de s inscrire à d autres étapes que celles réalisées lors de sa première IA à cause : - des différences de périodes d ouverture des VET au sein d un même établissement, - des délais de délibération qui font que tous les résultats ne sont pas forcément disponibles au moment où l étudiant s inscrit pour la première fois à distance, - de l apparition des certificats (CLES et C2I) auxquels les étudiants doivent pouvoir s inscrire tout au long de l année La solution générale L outil de réinscription web permet désormais d ajouter des IA aux étapes de l ensemble des étudiants, qu ils soient des réinscrits ou des primo-entrants, lors de leur 1ère IA dans l établissement pour l année en cours. La ou les IA précédente(s) peu(ven)t avoir été réalisée(s) indifféremment en chaîne ou à distance. Les règles générales de fonctionnement de l IA à distance (recherche des étapes proposables, contrôle sur le nombre maximum d IA à une étape, autorisation de paiement web en fonction des populations d étudiants, demande de pièces justificatives ) s appliquent également lors d une IA complémentaire à distance. Les étapes proposées aux étudiants en inscription complémentaire sont les suivantes : - pour les étudiants en réinscription : toutes les VET qui lui avaient été proposées lors de son ou ses IA précédente(s) pour l année IA en cours dans la mesure du nombre maximum autorisé (si le nombre maximum d inscriptions par le web est atteint l étudiant ne peut accéder à l application), - pour les étudiants primo-entrants : les VET proposées lors de son IA en tant que primo-entrants selon sa catégorie (bachelier ou néo-bachelier) auxquelles sont ajoutées les IA pour lesquelles il bénéficie d un laissez-passer. Concernant les droits complémentaires à payer : Si l établissement gère le paiement différentiel, l étudiant peut valider son IAE complémentaire si le re-calcul des droits génère une balance positive ou nulle. Si l établissement ne gère pas le paiement différentiel, l étudiant peut valider son IAE si la balance liée au recalcul des droits est positive ou nulle ET qu il n existe aucun droit à rembourser. Pour le paramétrage de cette évolution, se reporter au guide de support au paramétrage et aux guides des évolutions REF et AD pour la saisie des laissez-passer.

16 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 16/ Les limites Les limites de cette évolution sont les suivantes : Toutes les inscriptions déjà réalisées pour l année en cours doivent être payées (en cas de dossier en attente, l étudiant est invité à recommencer son inscription ou à se rendre en scolarité). D autre part, il ne doit exister aucun droit en attente de remboursement sur la ou les IA précédentes de l étudiant pour l année en cours. Aucune autre modification n est possible à part l ajout d une ou plusieurs étapes pour l inscription administrative courante parmi la liste des étapes proposées, La validation de l IA complémentaire n est possible qu à la condition que le calcul des droits ne génère pas de balance négative. De plus, pour les établissements qui ne gèrent pas le paiement différentiel, aucun droit ne doit être à rembourser. Si tel est le cas, l étudiant doit se rendre en scolarité SERVICE INSCRIPTION AUX EXAMENS DE SESSION Le contexte Les règles de détermination d une population d étudiants concernée par les examens de seconde session sont correctes et demeurent inchangées. Néanmoins, dans la pratique, les établissements constatent que l organisation des examens de seconde session, en terme de réservation de salle, d enseignants et de surveillants (etc..), à partir de ce nombre théorique d étudiants est disproportionnée par rapport au nombre d étudiants qui se présentent réellement le jour de l examen. A ce jour, hormis les établissements qui possèdent des outils internes permettant de comptabiliser plus finement la population d étudiants réellement concernée par la seconde session, les établissements évaluent aléatoirement le nombre potentiel de candidats se présentant le jour de l examen La solution générale Un nouveau service numérique nommé IE web a été réalisé afin de permettre aux étudiants de formuler à distance leur décision de se présenter aux examens de seconde session proposés par l établissement. Il permet également à l établissement de disposer d une population d étudiants aux examens plus fiable et ainsi de mieux organiser la gestion et le déroulement de ses examens de seconde session. Pour cela, tous les actes de gestion permettant l organisation des examens dans les domaines Resultats et Epreuves ont été modifiés afin de prendre en compte uniquement la population d étudiants ayant confirmé leur venue à l examen lorsque ce dernier est proposé à confirmation à distance. Ce nouveau service numérique ainsi que sa documentation spécifique (dossier d implantation et manuel technique) ne sont livrés dans un 1er temps qu aux établissements pilotes candidats. Par contre, même si l utilisation de ce service est exclusivement réservée aux établissements pilotes, le paramétrage de ce nouvel outil dans le domaine Accès à Distance ainsi que les actes de gestion créés ou modifiés en adéquation avec ce service numérique sont livrés à tous les établissements avec la version Ces évolutions n auront aucune incidence sur les établissements qui ne disposeront pas de ce nouveau service. Par ailleurs, un nouveau traitement de complétude en masse des notes d épreuves de seconde session est défini dans le domaine Résultats. Cette fonctionnalité est disponible pour tous les sites et permet de renseigner en masse une note d épreuve d admission de seconde session selon deux modalités :

17 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 17/43 Soit à partir de la note quantitative ou note de substitution (ABI, ABJ, DIS) obtenue par l étudiant en session 1. Il ne s agit en aucune façon du concept de report avec une gestion de la descendance. Il s agit bien d une saisie en masse d une note en session 2 à partir de critères choisis pour la note de session 1. Soit en précisant la note 0/20 ou note de substitution (ABI, ABJ, DIS) qui sera affectée en masse à une population d étudiants Ce traitement permet de traiter en masse les étudiants qui n ont pas de note à l issue des examens de seconde session, du fait de leur absence le jour de l examen Les limites Ce service numérique ne gère que les examens d admission de seconde session qui sont modélisés dans Apogée par la notion d épreuve. Ainsi, l examen modélisé par un élément pédagogique n est pas traité par cet outil. L utilisation du concept d «épreuve» est indispensable. Et l organisation de l examen dans le domaine Epreuves est nécessaire pour bénéficier des avantages de cette évolution. Remarque : Ce service numérique est une aide à l établissement. Il n a aucun caractère réglementaire, c est-à-dire qu il n interdit pas l étudiant de se présenter le jour de l examen alors que ce dernier a infirmé sa participation à l examen. Cet étudiant ne sera pas présent sur les listes de comptage mais doit pouvoir composer, sauf règlement spécifique de l établissement. Dans Apogée, l étudiant reste concerné par la session 2 mais il n est pas visible du fait de l absence de confirmation de sa présence. Pour cela, l établissement pourra toujours confirmer sa venue a posteriori par Apogée SERVICE NUMERIQUE D INSCRIPTION PEDAGOGIQUE A DISTANCE Après une année d utilisation du service numérique d Inscription Pédagogique à distance, plusieurs évolutions ont été apportées. Celles-ci concernent principalement les fonctionnalités suivantes : - le traitement spécial PRC (UE libres), - l enchaînement des services numériques IAprimo et IPWeb, - la consultation de l IPWeb, - diverses évolutions ergonomiques sur le choix des enseignements, l ergonomie du contrat pédagogique et le récapitulatif des inscriptions pédagogiques de l étudiant, - le paramétrage des campagnes des versions d étapes et des éléments pédagogiques, - impact lié à la thématique Cursus Externe : l ajout de l adresse électronique personnelle de l étudiant ainsi que son numéro de portable.

18 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 18/ Traitement spécial PRC (UE libres) Le contexte Le traitement «spécial PRC» permet de ne pas proposer le même enseignement deux fois à un étudiant (sauf pour les redoublants). Ce traitement ne concerne que les listes d éléments communes à la structure des enseignements. Par exemple, pour une liste de langues communes à L1 et L2, un étudiant ayant choisi Anglais en L1 ne se verra pas proposer Anglais lors de son inscription pédagogique en L2. Lors de l inscription pédagogique à des enseignements appartenant à une liste «spécial PRC» : - si l étudiant est redoublant et que l enseignement est obtenu alors la PRC est rapatriée. - si l étudiant n est pas redoublant et que l enseignement est obtenu alors la PRC n est pas rapatriée et l enseignement n est pas proposé à l étudiant. Cependant ce traitement ne prend pas en compte les cas d inscriptions d un étudiant à une liste d UE libres lorsque celles-ci sont réalisées sur les semestres d une même version d étape ou encore les cas d inscriptions réalisées au cours d une même année universitaire La solution générale La solution a consisté à modifier le traitement «spécial PRC» afin de prendre en compte les cas suivants : - les inscriptions réalisées au sein d une même version d étape (lorsque la liste d UE libres est rattachée aux semestres), - les inscriptions réalisées au sein de la même année universitaire (inscription en L2 et L3 la même année par exemple). De plus, les liens entre VDI (inscription, intermédiaire et terminale) sont pris en compte lors de l exécution de ce traitement afin de permettre aux étudiants en double cursus ou réorienté d utiliser un enseignement obtenu. En effet, si les VET sur lesquelles l étudiant non-redoublant s inscrit font partie de la même offre de formation alors l (es) élément(s) qu il a obtenu ne lui sont pas présenté(s). Enfin, dans le cas des non redoublants, les éléments appartenant à des listes d UE libres ne lui sont plus proposés dès lors que celui possède une note/résultat (positif ou négatif) et que ces éléments sont capitalisables et/ou conservables. Sans objet Les limites

19 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 19/ Enchaînement des services numériques IA primo et IPWeb Le contexte Comme pour le service de réinscription administrative à distance, l établissement doit pouvoir proposer à l étudiant primo entrant de poursuivre son inscription administrative avec une inscription pédagogique La solution générale La solution consiste à ajouter dans l écran de paramétrage «caractéristiques et campagnes CIP» un témoin qui précise, par Centre d Inscription Pédagogique, si l étudiant peut ou non enchaîner son inscription administrative à distance par une inscription pédagogique. Sans objet Les limites Evolutions ergonomiques Le contexte A partir des retours d exploitation des établissements, plusieurs améliorations ergonomiques ont été demandées, notamment au niveau des pages «validation de l inscription», «récapitulatif de l inscription» et «contrat pédagogique» La solution générale Ces évolutions sont les suivantes : - Les choix de l étudiant ne sont plus perdus lors du retour sur la page «choix des enseignements». - l ergonomie du récapitulatif d inscription et du contrat pédagogique a été améliorée (mise en valeur des semestres, ajout des libellés long des enseignements dans le contrat pédagogique édité par le web et agrandissement du champ « »). - récapitulatif des inscriptions pédagogiques à réaliser par l étudiant lors des campagnes d inscriptions annuelles. Sans objet Les limites

20 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 20/ Consultation de l IPWeb Le contexte La consultation du contrat pédagogique n était possible que si la version d étape et ses enseignements étaient paramétrés dans le domaine «Accès à distance». Ce comportement ne permettait donc pas à un étudiant, ayant réalisé sont inscription via Apogée, de consulter et d éditer son contrat pédagogique à distance La solution générale La solution a été de supprimer cette contrainte et de mettre en place une URL spécifique pour la consultation afin que les établissements puissent proposer indifféremment l inscription et/ou la consultation du contrat pédagogique de l étudiant Les limites Sans objet Paramétrage des campagnes des versions d étapes et des éléments pédagogiques Le contexte Une fois l affectation en masse des versions d étape et des éléments pédagogiques effectuée, si des objets restaient sans campagne alors le gestionnaire devait les désélectionner un à un. Ce qui était long et fastidieux lorsque le nombre d objets à traiter était élevé La solution générale Un bouton a été ajouté dans les écrans «CIP/VET» et «VET/ELP» afin de désélectionner en masse les objets dont le témoin AD est coché mais pour lesquels aucune campagne n'est affectée. Sans objet Les limites

21 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 21/ Modification De La Campagne D une Version D Étape Le contexte En cas d erreur lors de l affectation de la campagne de la VET, si une campagne était affectée à ses éléments pédagogiques, alors la modification de la campagne de la VET n était possible qu après avoir supprimé la campagne de l ensemble de ses enseignements. De plus, dans le domaine Structure des Enseignements, une liste d éléments pédagogiques ou le lien ELP/Liste pouvait être fermé alors qu une campagne était affectée aux éléments de cette liste. Il était alors impossible de modifier ou de supprimer la campagne affectée aux éléments pédagogiques et par conséquent celle de la VET La solution générale La solution consiste à ne plus bloquer le gestionnaire, dans le domaine AD, lors de la modification ou de la suppression de la campagne d une VET même si celle-ci est différente de celle des ELP. Pour cela, le message bloquant anciennement affiché est remplacé désormais par un message informatif. De plus, le responsable de la structure des enseignements peut désormais fermer un élément, une liste ou un lien VET/Liste ou ELP/Liste même si une campagne est affectée à cet élément. Un message affirmatif prévient le responsable de la structure des enseignements lors la suspension de cet élément Les limites Sans objet Nouvelles données personnelles de l étudiant Le contexte Les évolutions de la thématique Cursus Externe permettent dorénavant à l établissement de disposer dans Apogée de deux nouvelles données personnelles de l étudiant : son adresse électronique ainsi que son numéro de portable. Ces nouvelles informations sont ajoutées dans le service numérique IP Web La solution générale La règle de gestion IW01 évolue afin de permettre lors de l inscription pédagogique à distance la prise en compte de l adresse électronique personnelle de l étudiant ainsi que son numéro de portable. Les coordonnées personnelles de l étudiant sont affichées et peuvent être modifiées lors de l inscription pédagogique à distance. Ces informations apparaissent dans la page «adresse permanente» du service IPWeb Les limites Sans objet.

22 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 22/ PRISE EN COMPTE DU LMD CURSUS EXTERNE Le contexte La mise en place de la réforme LMD a conduit à une augmentation de la mobilité des étudiants au cours de leur cursus universitaire. Les établissements sont donc confrontés de plus en plus à des populations d étudiants qui n ont effectué qu une partie de leur cursus au sein de l université. Afin de mieux appréhender les populations en question et les différents parcours suivis par les étudiants, une meilleure connaissance du Cursus Externe de chaque individu est nécessaire. Aujourd hui, les établissements souhaitent enrichir le Cursus Externe déjà présent dans Apogée afin que les observatoires de la vie étudiante soient en mesure de produire un certain nombre d indicateurs LOLF permettant notamment : - d avoir une connaissance plus détaillée des profils des étudiants et définir ainsi quelles sont les études les plus pertinentes ou les plus attractives pour un parcours donné, - de mieux connaître la population étudiante, son cursus universitaire, dans ses conditions de vie économique et sociale et dans son devenir professionnel La solution générale Amélioration de la saisie et de l édition du Cursus Externe La version 3.70 d Apogée fournit une rénovation complète de l écran «Cursus externe» du Dossier Etudiant, ainsi qu un processus d alimentation automatique de ce Cursus Externe dès la saisie des données de l Inscription Administrative par le gestionnaire ou par l étudiant via les services web. L édition du Cursus Externe du Dossier Etudiant est également enrichie des informations rajoutées sur l écran «Cursus Externe». De plus, de nouvelles données, comme précisé au point 2 du chapitre , sont ajoutées dans le processus d Inscription Administrative et contribuent à compléter la connaissance du parcours de l étudiant hors de l établissement d inscription. De même, de nouvelles données viennent compléter le processus d Inscription Pédagogique. Attention : En attendant l amélioration du Cursus Externe prévue pour la prochaine version d Apogée (printemps 2008) nous vous conseillons, lors des transferts des dossiers des étudiants dans une autre université de décocher l édition du Cursus Externe afin de ne pas éditer des informations pouvant contenir des informations en doublons

23 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 23/ Ajout du lieu d obtention des Validations d Acquis Il est maintenant possible d enrichir la saisie des validations d acquis en indiquant le pays ou le département, ainsi que l établissement à l origine des acquis de l étudiant pour lesquels on lui accorde une validation. Ces informations sont ensuite reportées dans l annexe descriptive au diplôme. Attention : Pour les établissements qui ne saisissent pas de validation d acquis il est possible d enregistrer un type de résultat particulier permettant de distinguer les résultats obtenus dans un autre établissement français ou étranger et ouvrant droit à une validation Enrichissement de l Annexe Descriptive au Diplôme L annexe descriptive a été enrichie afin de préciser le parcours antérieur de l étudiant. Par exemple, pour les licences LMD pour lesquelles l établissement ne dispense que la troisième année, il est maintenant possible de renseigner le parcours antérieur de l étudiant qui apparaîtra sur l annexe descriptive de son diplôme terminal. Attention : Les informations département ou pays et établissement qui doivent être saisies sur les écrans de l Inscription Pédagogique (validation d acquis individuelle ou de masse et complément ADD) ne sont pas obligatoires et donc les gestionnaires devront veiller à ce que ces informations soient renseignées afin que le contenu de l annexe descriptive soit plus riche et plus précis et que les indicateurs qui seront produits par la cellule de pilotage soient le plus justes possible Script de reprise des lignes du Cursus Externe Un script de reprise lancé à l installation de la version ou manuellement permet de reprendre les lignes de Cursus Externe déjà existantes et d enrichir le témoin d obtention soit en utilisant la notion de niveau, soit celle de diplôme [selon la définition donnée à ce témoin par chaque établissement dans la version précédente du Cursus Externe]. Pour plus de détail sur le fonctionnement et les contraintes du Cursus Externe vous pouvez vous reporter au guide des évolutions du Dossier Etudiant. Concernant les évolutions apportées à la saisie des VACs ou la définition du nouvel écran complément ADD vous pouvez vous référez au guide des évolutions de l Inscription Pédagogique. Pour plus de détail sur les nouvelles informations apportées sur l ADD vous pouvez vous reporter au guide des évolutions Résultats. L édition de l Annexe Descriptive au Diplôme nécessite un paramétrage de la maquette de l annexe. Pour cela il faut se référer au support au paramétrage et au guide des évolutions du Référentiel. Sans Objet Les limites

24 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 24/ PILOTAGE Le contexte L univers Pilotage a été complètement revu suite à la mise en place du LMD. En effet le suivi des cohortes des étudiants et certains objets de l univers étaient devenus obsolètes. Le nouvel univers PILOTAGE a été enrichi de 250 nouveaux objets et les rapports ont tous été rénovés. Ils permettent désormais : de mieux analyser la performance en matière de réussite, d échec, de choix de formation, de stratégie de réorientation ou de départ de l université [étude de cohortes], de prendre en compte la notion de parcours [groupe de VDI] et non plus de filière, d avoir des analyses plus fines sur les trajectoires des étudiants : prise en compte des cursus externes dans l analyse du parcours pédagogique, de réduire les temps de traitement des analyses des étudiants inscrits La solution générale Rénovation de l univers Pilotage L ensemble de l univers Pilotage a été revu, les modifications portent sur sa structure [réorganisation des classes existantes, création de nouvelles classes] et son contenu [modification d objets existants, déplacement d objets existants, création de nouveaux objets, enrichissement des listes de valeurs] Rénovation des analyses des parcours pédagogiques La notion de «Filière» est remplacée par la notion de «Parcours». Cette modification concerne tous les états BO qui permettent d étudier ces populations [cohortes, trajectoires et parcours]. La v3.70 propose un suivi des étudiants par groupes de versions de diplôme, et non plus par groupes de diplômes [ajout d un nouvel écran au niveau de la SE]. L objectif est de définir des «parcours de formation» [regroupement logique de versions de diplômes] pour effectuer un suivi des étudiants par rapport à ces parcours Rénovation des analyses de la population des étudiants inscrits La v3.70 permet de filtrer les états relatifs aux «analyses des étudiants inscrits» par rapport à une ou plusieurs composante(s). Cela permet de réduire considérablement le volume et les temps de traitement de ces états. L ajout du choix de la composante concerne 3 états BO et impacte les 3 écrans de lancement des 3 éditions correspondantes du domaine IA Les limites Pour exploiter le domaine pilotage 3.70 il est impératif d avoir la version BO XiR2. En effet la livraison des 2 univers BO (Pilotage et Heure_ens) ainsi que les 21 états (fichiers.rep) sont désormais livrés sous forme de BIAR. Les sites qui n auront pas migré ne pourront pas installer la 3.70 car le BIAR est un nouveau format de livraison spécifique à la version BO XIr2. Rappel : depuis juin 2007, l'amue ne maintient plus la version BO V5.