Prise en main d Apogée

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1 DSI/Applications Prise en main d Apogée Objectifs des cette formation. Ce module à pour objectifs de vous familiariser avec le vocabulaire, les différents modules d Apogée 1. Présentation générale 2. Présentation des domaines 3. Le vocabulaire 4. Lancer l application 5. S identifier 6. Présentation des accès (recherche, saisie ) 7. Petite mise en pratique. 8. Annexes 1. Apogée Application pour la gestion des étudiants et des enseignements Logiciel national élaboré par l'amue (Agence de Modernisation des Universités et Etablissements) qui est installé dans environ 90 Universités (ou établissements). Son objectif principal est d'assurer la gestion du dossier étudiant qui va de l'inscription administrative jusqu'aux notes en passant par les stages et les thèses Le produit est constitué de domaines (ou modules) qui peuvent être mis en place progressivement selon les besoins de chaque établissement L'Université d'angers a mis en place le module Inscriptions Administratives (IA)en 1999 depuis tous les modules sont activés. Page 1 18/10/2011

2 2. Définition des domaines Le logiciel Apogée se décompose en domaines dont les principaux sont : REF : Référentiel (réservé à quelques personnes DEVE, DSI ) IA : Inscription administrative. DE : Dossier Etudiant Ces 2 domaines permettent d'assurer et consulter les inscriptions administratives à l'université. Gestion du dossier administratif (etat-civil, historique, ) Edition de la carte d'étudiant Calcul des droits universitaires Transmission des informations aux organismes extérieurs (MEN, Sécu, Mutuelles, ) Gestion des paiements et remboursements SE : Structure des Enseignements (offre de formation) IP : Inscription pédagogique GRP : groupes Ces 3 domaines permettent d'assurer une partie de la gestion pédagogique Définition des éléments pédagogiques capitalisables ou non Inscription pédagogique des étudiants (choix, options, uel etc ) Constitution de groupes pour usages divers MCC : Modalités de contrôle des connaissances (barème, nombre de session, règle de calcul) EPR : Epreuves et calendriers (listes d appel, convocation des enseignants ) RE : gestion des résultats et des notes (saisie des notes, des résultats, édition PV, RN ) Ces 3 domaines permettent d'assurer la gestion des épreuves et le calcul des notes. Définition des épreuves d'examen Listes d appel et convocations aux examens Définition des paramètres liés aux sessions Définition des règles de calcul de moyennes et des résultats. Edition des P.V. et relevés de notes. Edition des diplômes et attestation Stages (module abandonné progressivement au profit de stage_web) Page 2 18/10/2011

3 Thèses HDR Page 3 18/10/2011

4 Diplôme / Version de diplôme (DIP/VDI): 3. Définition de quelques termes APOGEE Différenciation du contenu d'un diplôme dans le temps (renouvellement de l'habilitation pour un diplôme national ou d'une décision du CA pour un diplôme d'université), éventuellement différenciation géographique. Etape (ETP) : Fractionnement dans le temps (année, ensemble d'années, semestres...) d'un enseignement conduisant (éventuellement) à un diplôme. Permet de lier les concepts administratifs (paiement des droits annuels, inscription administrative, affiliation...) à l'offre de formation et d'assurer notamment que les étudiants sont en règle administrativement par rapport à la formation qu'ils suivent. Version d'étape (VET): Différenciation du contenu d'une étape, éventuellement différenciation géographique. Elément pédagogique (ELP): L'élément pédagogique est le terme générique utilisé pour décrire le contenu d'un enseignement et préciser sa nature : unité d'enseignement, niveau, période, UV, module, bloc, section, certificat, ensemble disciplinaire, groupe d'enseignement, matière. Il peut être décomposé en éléments plus fins selon le niveau de précision souhaité. Un élément pédagogique peut être caractérisé par un mode de validation et des conditions d'accès, dites pré-requis. Unité d'enseignement (UE) (élément pédagogique capitalisable) : Subdivision d'une version d'étape, regroupement d'enseignements qui donne lieu à un résultat. Epreuve (EPR) : Evaluation d un enseignement dans le cadre d une session pour l admissibilité ou l admission. L'épreuve est caractérisée par sa nature (écrit, oral, soutenance, rapport, etc) et par son type (contrôle terminal, contrôle continu, contrôle partiel,...) European Credit Transfert System : (ECTS) : L ECTS est un système européen de transfert de crédits pour des étudiants européens, basé sur la charge de travail d'étudiant, exigée pour réaliser les objectifs d'un programme, objectifs indiqués en termes de résultats d'étude et des compétences à acquérir. 60 crédits représentent le volume de travail d une année d études Page 4 18/10/2011

5 Principes généraux d'utilisation de l'outil APOGEE Sous 4. Connexion Arrivée sous la page de la DSI Application Page 5 18/10/2011

6 Choisir Apogée Cette page permet de TOUT savoir sur Apogée Toutes les formations en ligne Cadre à droite Formations Apogée ou Puis Apogée 4.0 Page 6 18/10/2011

7 5. S identifier à la base Votre nom Mot de passe Nom de la base : apogee ou apotest Validez vos choix Menu d accueil (sur le domaine Inscription administrative) «Option» Puis «basculer vers» pour se déplacer de module en module Seuls les menus sur lesquels on a des droits (habilitations) sont accessibles. Page 7 18/10/2011

8 6. Principales fonctions utilisées Mode recherche : les champs sont blancs Pour lancer une recherche, cliquer sur l icône >? (1) (ou F7) Pour exécuter une recherche, cliquer sur l icône? < (1) (ou taper F8) Mode saisie : les champs sont gris (champs obligatoires) ou verts Pour accéder à une liste de valeurs cliquer sur l icône (3) (ou F9) On navigue entre les enregistrements avec les icônes (précédent), suivant (4) (5) pour fermer l écran ( ou ctl+q ou (2) ) (6) pour enregistrer les données saisies (ou F10) (7) pour supprimer l enregistrement (ou MAJ+F6) (8) pour créer un nouvel enregistrement. (ou F6) Page 8 18/10/2011

9 ISSU DE LA DOCUMENTATION D APOGEE LES PRINCIPALES ACTIONS Pour des actions utilisées fréquemment, plusieurs modes adaptés aux habitudes des utilisateurs sont prévus : les menus, les touches de fonction, les icônes. Action Edition Navigation Recherche Option LIBELLÉ NIVEAU 1 LIBELLÉ NIVEAU 2 TOUCHES ICÔNE ACTION Action Créer F6 Insertion d un enregistrement Supprimer Maj + F6 Suppression d un enregistrement Valider F10 Sauvegarde modifications Dupliquer F4 Dupliquer Quitter Sortie de la fenêtre Edition Annuler Maj + F7 Annulation des modifications Imprimer Maj + F8 Impression de l écran Navigation Précédent Haut Enregistrement précédent Suivant Bas Enregistrement suivant Recherche Entrer critères F7 Saisie des critères Exécuter recherche F8 Exécution de la recherche Compter enregistrements les Maj + F2 Comptage du nombre d enregistrements ramenés par la recherche Option Basculer vers le menu Affichage menu du domaine Liste des valeurs Aide F9 F1 Affichage de la liste Page 9 18/10/2011

10 EXTRAIT DE DOCUMENTS D APOGEE (AMUE) MODES DE TRAVAIL Le mode d accès à un écran d'apogée est, par défaut, le mode Recherche. Le mode Recherche permet de lancer une recherche après saisie éventuelle de critères de recherche. La touche <F8> lance l exécution de la recherche. Il est possible de faire des recherches en saisissant la valeur d'un ou plusieurs champs (recherche multicritères). On peut également faire une recherche sur une valeur partielle, en incluant l information entre les caractères «%». On passe du mode recherche au mode normal par <CTRL> et q. Modes de travail Recherche et et sélection d'un enregistrement déjà saisi dans la la base Le mode RECHERCHE <F8> < CTRL> et et <q> Le mode NORMAL <F7> Création, modification, suppression de de données Le mode Normal permet de créer un enregistrement. Il faut être en mode normal pour pouvoir saisir, modifier ou supprimer des données dans la base. On passe du mode normal au mode recherche par <F7>. Types de champs dans Apogée Il existe 3 types de champs dans Apogée. Champs obligatoires : à renseigner obligatoirement (fond gris). La validation d'un écran et le passage à l écran suivant ne sont autorisés que si tous les champs obligatoires sont renseignés. Lorsque l'on se trouve dans un champ obligatoire et que l'on souhaite revenir en arrière, le seul moyen est de faire <Shift> et <Tab>. LES TYPES DE DE CHAMPS les les champs obligatoires champs les obligatoires les champs facultatifs champs facultatifs les les champs facultatifs champs obligatoires facultatifs obligatoires les les données renseignées automatiquement Champs facultatifs : aucun blocage ne se produit à la validation s'ils ne sont pas renseignés (fond vert). Champs facultatifs obligatoires : cas de champs facultatifs liés (fond vert foncé) : si l'un des champs est saisi, les autres champs deviennent obligatoires. Certains champs sont renseignés automatiquement suite à la saisie d'un champ : la valeur de ce champ fait l'objet d'un calcul réalisé automatiquement, la valeur de ce champ est déduite de la saisie préalable d'un autre champ, certaines valeurs sont renseignées par défaut : c est à vous de saisir une autre valeur si la valeur par défaut ne convient pas. Page 10 18/10/2011

11 7. Petite mise en pratique Connexion et consultation d un dossier. a) Identification à la base (de test) b) «Option» Puis «basculer vers» pour se déplacer de module en module Basculer vers «dossier étudiant» Apogée et l ENT 8. A SAVOIR - listes de diffusion générées à partir des IA - IAWEB IP WEB - Consultation des résultats, du dossier - Stage_Web Exercice : aller sur l ENT pour tester ces notions Sur le WEB Pour avoir plus d informations règlementaires et quelques supports (DEVE) Page 11 18/10/2011