Manuel Utilisateur Gestion de la scolarité

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1 Conception, mise en œuvre, hébergement, exploitation et support d une solution open source d ENT pour les EPLE Manuel Utilisateur Gestion de la scolarité Auteur Version : : Fylab et Région Île-de-France Manuel Utilisateur_Gestion de la scolarité_v2.4.1.doc Page 1 sur 8

2 Gestion des changements de version Ce tableau gère les modifications apportées au document au-delà de sa version initiale. Les petites modifications de type erreurs de frappe ou changements de syntaxe ne font pas l objet d un suivi. Toute nouvelle version du document ne conserve pas systématiquement les changements apportés lors de la version précédente. Version Date Auteur Objet de la mise à jour /09/10 SPLE Version validée par Fylab Droit d auteur Ce texte est disponible sous contrat Creative Commons Paternité - Pas d'utilisation Commerciale - Partage des Conditions Initiales à l'identique 2.0 France : Manuel Utilisateur_Gestion de la scolarité_v2.4.1.doc Page 2 sur 8

3 SOMMAIRE 1Introduction L'importation des emplois du temps Récupération des fichiers nécessaires à l'importation Dépôt des fichiers sur la gestion de scolarité de L ENT Synchronisation des informations Conséquences de la synchronisation pour les agendas scolaires Conséquences de la synchronisation pour les cahiers de textes classe... 8 Manuel Utilisateur_Gestion de la scolarité_v2.4.1.doc Page 3 sur 8

4 1 Introduction La gestion de scolarité de l ENT est une interface à partir de laquelle vous pouvez déposer les fichiers d'emplois du temps scolaires qui permettent la création automatique des cahiers de textes classe et des agendas scolaires. Cette interface sert à initialiser votre ENT en début d'année mais aussi à le mettre à jour en cours d'année lorsque des changements d'emplois du temps surviennent. Manuel Utilisateur_Gestion de la scolarité_v2.4.1.doc Page 4 sur 8

5 2 L'importation des emplois du temps Description Dans le cas contraire, l'importation des emplois du temps se déroule en plusieurs étapes : 1. la récupération des fichiers nécessaires à l'importation. 2. le dépôt de ces fichiers sur la gestion de scolarité de l ENT. 3. la synchronisation des informations. 2.1 Récupération des fichiers nécessaires à l'importation Les fichiers nécessaires à l'importation sont : STS_EMP_<n établissement>_<année scolaire>.xml : issu de STS_WEB. EMP_STS_<n établissement>_<année scolaire>.xml : issu de votre logiciel d'emploi du temps. Pour obtenir ces fichiers, consultez la documentation de STS-WEB et de votre logiciel d'emploi du temps. 2.2 Dépôt des fichiers sur la gestion de scolarité de L ENT Manuel Utilisateur_Gestion de la scolarité_v2.4.1.doc Page 5 sur 8

6 Pas à pas Étapes Description Cliquez sur le bouton «Parcourir» correspondant au fichier STS_EMP_<n établissement>_<année scolaire>.xml. Une fenêtre de dialogue s'ouvre. Indiquez le chemin d'accès au fichier STS_EMP_<n établissement>_<année scolaire>.xml Cliquez sur le bouton «Parcourir» correspondant au fichier EMP_STS<n établissement>_<année scolaire>.xml. Une fenêtre de dialogue s'ouvre. Indiquez le chemin d'accès au fichier EMP_STS<n établissement>_<année scolaire>.xml Cliquez sur le bouton «Envoyer». Les fichiers sont déposés sur l'ent. 2.3 Synchronisation des informations La synchronisation des informations est une partie qui s'effectue automatiquement. Elle met à jour les cahiers de textes classe et les agendas scolaires en fonction des fichiers déposés. La synchronisation a lieu la nuit qui suit le dépôt de fichier. Manuel Utilisateur_Gestion de la scolarité_v2.4.1.doc Page 6 sur 8

7 Lorsque la synchronisation est terminée, un compte-rendu est disponible dans la gestion de scolarité de L ENT afin de vérifier que l'opération s'est bien déroulée Conséquences de la synchronisation pour les agendas scolaires Quand un emploi du temps n'existe pas, un agenda scolaire est créé pour les personnes concernées (enseignant, élève, parent, etc..). Lorsqu'il s'agit d'un changement de cours, celui-ci est reporté sur les agendas à partir de la date à laquelle s'effectue la synchronisation. Un cours d'anglais qui avait lieu jusqu'à aujourd'hui le lundi à 8h est déplacé le vendredi matin à 9h. Par conséquent, on verra dans l'agenda le cours d'anglais le lundi à 8h jusqu'à la date de la synchronisation. Ensuite le cours sera placé le vendredi à 9h sur les agendas concernés. Manuel Utilisateur_Gestion de la scolarité_v2.4.1.doc Page 7 sur 8

8 2.3.2 Conséquences de la synchronisation pour les cahiers de textes classe Quand un service de professeur est créé, un cahier de textes classe est ajouté pour le professeur concerné. En aucun cas la synchronisation ne supprime de cahier de textes classe existant, même lorsqu'un service est supprimé dans l'emploi du temps. Manuel Utilisateur_Gestion de la scolarité_v2.4.1.doc Page 8 sur 8