Réunion du conseil d administration

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1 Réunion du conseil d administration Date : Le jeudi 26 mars, 2015 Lieu : Club de Curling Jacques-Cartier Rédigé par : William Patry Étaient présents : Jacques Gaudreault Jean-Marc Savard William Patry Jos Mallard Sylvie Desnoyers Pierre Boudreault Pierre Dionne Était absents : Invité : Daniel Lamoureux Ordre du jour Résumé des discussions 1. Ouverture de la réunion Le président, Jacques Gaudreault, ouvre la réunion à 16 :30 heures. Suites à donner Échéance Décision 2. Adoption de l ordre du jour 3. Lecture et approbation du procès verbal de la réunion du 26 février, 2015 L ordre du jour présenté par William Patry pour cette réunion est adopté. L adoption de l'ordre du jour est proposée par Pierre Boudreault, secondé par Sylvie Desnoyers et adopté à l unanimité. William Patry demande s il y a des correctifs ou additions à apporter au procès verbal de la dernière réunion. Puisqu il n y en a pas, le procès verbal est adopté à l unanimité. Proposé par Pierre Dionne, secondé par Sylvie Desnoyers. Lecture et approbation du procès verbal de la réunion spéciale du 5 mars, 2015 William Patry demande s il y a des correctifs ou additions à apporter au procès verbal de la réunion spéciale. Puisqu il n y en a pas, le procès verbal est adopté à l unanimité. Proposé par Jean-Marc Savard et secondé par Sylvie Desnoyers. 1

2 4. Correspondance reçue Aucune correspondance n a été reçue depuis la dernière réunion. 5. Suivis de la réunion du 26 février, 2015 a. Commanditaires : Rien de nouveau. Daniel va produire les factures et William s occupera alors de préparer des lettres aux commanditaires.. b. Coûts associés au site transactionnel : Jean-Marc continue de parler avec la Caisse. Il regarde la possibilité d utiliser le site de PayPal afin de faciliter les transactions financières reliées aux locations. Même si le site PayPal est bien connu et est très bien sécurisé, des questions valables se posent toutefois sur la sécurité de notre propre site. Il faudra examiner tout cela plus en profondeur tout en regardant les modifications qu il faudrait faire au site actuel pour permettre de produire une facturation en ligne. c. Succession du gérant : Nous avons reçu deux applications pour le poste et le C.A. considère que ce sont deux applications sérieuses ce qui nous évite d aller afficher à l extérieur. Nous procéderons alors à des entrevues des deux candidats. Daniel Lamoureux fera partie du comité de sélection à la suggestion de William Patry. Daniel préparera des questions devant servir durant l entrevue avec la coopération de William d ici lundi le 30 mars. d. Servitude : Tout semble s être arrêté à la ville. Jos Mallard va tenter de relancer la ville à ce sujet avec l»aide de Jacques Gaudreault. WP+DL PB+JMS DL+WP JM+JG 6. États financiers Nous continuons d être en bonne position en comparaison de l année précédente. Les revenus de bar et de location sont en hausse. Une grande partie des surplus anticipés sont en majeure partie attribuables à des revenus ponctuels non anticipés tels que les WMG et la servitude. 2

3 7. Activités sociales a) Le mandat a été donné au traiteur pour le souper de fin d année. b) Sylvie nous informe que le PizzAmis a connu un franc succès et nous fait la lecture d un courriel d un membre nous suggérant certaines améliorations à apporter en vue de la saison prochaine. Le CA a pris note de ces recommandations et examinera la possibilité d en faire la mise en place pour la saison Nous allons également faire un sondage auprès des membres afin de recueillir leurs suggestions. c) Suite à des questions de Sylvie, il est déterminé que l argent qui reste des tirages 50/50 revient au compte général du club après avoir défrayé une portion des coûts du souper de fermeture. 8. Proposition pour harmoniser la gestion des ligues Pierre Boudreault présente la proposition suivante : Compte tenu de la décision du CA lors de la réunion spéciale du 5 mars 2015 de maintenir aux participants de la ligue Bell le privilège d un horaire de jeu garanti, et celui de permettre aux non-membres de participer à la dite ligue, que toutes les ligues opérant au club de curling Jacques Cartier bénéficient d un horaire de jeu fixe et de plages horaires garanties, et permettent l inclusion de non membres. Suite à une discussion à laquelle tous ont pris part, un vote est demandé. La proposition est rejetée par vote majoritaire 2 pour, 4 contre et une abstention. 9. Varia a) Fusion des Clubs : Jacques nous informe que le promoteur met de la pression sur Curling Québec pour obtenir une reconnaissance de leur part. Nous avons déjà informé Curling Québec qu il reste beaucoup de travail à faire dans ce projet. Jacques aimerait faire une ultime tentative pour relancer la ville dans ce dossier. b) Tournoi Mixte Junior : Pierre a préparé une ébauche de rapport. En attendant, il nous informe que les commentaires des participants ont été très positifs. JG+JM PB+JG 3

4 c) Demandes de rapports des tournois : Seulement un rapport reçu à date, soit celui du tournoi du Carnaval. Il faudra maintenant aller chercher les rapports financiers des autres tournois. d) Description de tâches Préposé(e)s au bar : William informe les membres du CA que 3 des 4 employés ont déjà signé leur description de tâches. La personne manquante est absente pour cause de maladie et le tout sera réglé à son retour au travail. Le CA a approuvé les descriptions de tâches telles que présentées par William. La gestion de ce dossier demeure la responsabilité du gérant du club avec l aide de William au besoin. e) Permis pour tirages moitié-moitié : Daniel nous informe du coût du permis qui est de 27,75$ et des exigences de la Régie en termes de résolution et documents. William va compléter la demande avec Daniel et le tout sera soumis dans les délais prévus. f) Bilan financier du tournoi du Carnaval : Le tournoi a fourni un résumé de ses revenus et dépenses et a retourné un surplus de 302,06$ au club. g) Commande pour le magasin : Daniel préparera un rapport sur les activités du magasin cette année et le C.A. devra décider à sa réunion en avril de notre orientation à cet égard pour la saison en tenant compte de la nécessité de procéder à une commande pré-saison avant le 31 mai h) Contrat pour le fournisseur de gaz naturel : Le contrat sera renouvelé selon la proposition reçue qui nous garantit un prix pour 3 ans, sauf s il y a baisse de prix. i) Contrat de ABAT extermination : Vu l épisode de fourmis charpentières vécu l an dernier, nous avons renouvelé le contrat avec ABAT extermination pour une autre année par mesure préventive. DL+JG DL+WP WP+DL DL DL DL PD 4

5 j) Contrat Cimco : Pierre a procédé à un appel d offres pour le renouvellement de ce contrat. Tout doit être complété dans les plus brefs délais k) Plan triennal d immobilisation travaux à prévoir pour cet été : Pierre nous présentera ses recommandations à la réunion d avril. l) Prix de la bière en fut : Le prix de la bière en fut va augmenter de 9,00$ de plus le baril. Nous devrons en tenir compte en prévision de la saison prochaine.. m) Préinscriptions et cotisations : Jacques nous présente une proposition basée sur le rapport de l année dernière avec des mises à jour et des recommandations quant au niveau des ajustements à apporter aux cotisations. Le tout nous demandera une certaine réflexion et nous devrons être prêts à fixer notre grille de cotisations pour la prochaine réunion en avril. n) Détermination des taux de location glaces et salle: Basé sur les résultats de cette année et en nous comparant à d autres, nous croyons que nos taux de location sont appropriés. Nous ne prévoyons donc pas d augmentation pour la saison prochaine. o) Cotisation Curling Québec : Il y aura une augmentation de 0,25$ par joueur pour l année prochaine. p) Audience à la Régie des Alcools, des Courses et des Jeux : Notre audience est à l horaire pour le 3 juin, 2015 à 09 :15 à la salle 235. q) Estimé pour crépi et graffitis : Nous avons obtenu un estimé d un montant d un peu plus de 3 000,00$ pour faire ces travaux. Nous allons demander de nouvelles soumissions. r) Musique pour soirée de fermeture : Sylvie demande si quelqu un a des contacts dans ce domaine. Jacques offre de lui donner de l information à ce sujet. PD TOUS PD SD+JG 10. Date de la prochaine Le mercredi 22 avril, 2015 à 16 :00 heures au club de Curling Jacques- Cartier. 5

6 réunion 11. Levée de l assemblée Tous les sujets étant complétés, l assemblée est levée à 19 :00 heures. 6