Processus de Traitement de la Déclaration de Patrimoine par l ULCC

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1 UNITE DE LUTTE CONTRE LA CORRUPTION (ULCC) LE PROCESSUS DE TRAITEMENT DES FORMULAIRES DE DECLARATIONS DE PATRIMOINE CONFORMEMENT AUX DISPOSITIONS DE LA LOI DE FEVRIER 2008

2 Processus de Traitement de la Déclaration de Patrimoine par l ULCC Ce processus passe par six(6) étapes : Etape 1 : Collecte, Réception et Codification. Collecte : Conformément aux dispositions de la loi de Février 2008, les Formulaires de Déclaration de Patrimoine sont déposés aux Greffes des Tribunaux de première instance du Pays. Cette même loi confère à l ULCC la tâche de faire le traitement des Déclarations. De ce fait, l ULCC délègue régulièrement auprès des greffes des Agents qui récupèrent les formulaires de Déclaration disponibles et enregistrés et les acheminent à l ULCC. Réception à l ULCC : Les Formulaires arrivent à l ULCC sous plis cachetés et sont ensuite transférés au Service Informatique qui a la Charge de faire la Saisie des Déclarations dans une base de données spécifiquement programmée à cet effet. Avant d arriver à la phase de saisie, les formulaires passent par la phase de Réception ou au niveau de la base de Données un module permet de saisir les données relatives à la Provenance du Formulaire comme le montre l écran suivant : Gestion de la Réception des Formulaires de Déclarations.

3 La Phase de Réception implique donc les données sur la Provenance de la Déclaration (Greffe, Tribunal, Départ) et permet de saisir le Type de Déclaration (DE = Decl. Entrée ; DS = Decl. Sortie) ainsi que la catégorie de fonction du Déclarant (Voir la loi), son titre, son affectation et les Références du Registre. A noter que pour une opération de Réception de formulaire, l Opérateur peut saisir les informations sur plusieurs formulaires et le programme, en sauvegardant la réception attribue automatiquement un numéro de bordereau qui permettra plus tard d avoir accès au lot de formulaires constituant ce bordereau. La Codification : suite à la réception du formulaire et à la génération du bordereau, nous passons à la phase de codification ou à ce niveau le programme assigne un code à chaque formulaire de déclaration reçu et va faciliter l entrée de celle-ci à l étape 2 qui est la phase de saisie de la déclaration dans la base de Données. Le code a été programmé suivant la séquence suivante (Le code de Département associe au code du greffe + le Type de Déclaration (DE, DS) + un numéro séquentiel). Exemple : la Déclaration 0111-DE-0145 représente la 145 e Déclaration d Entrée du Greffe du Tribunal de Première Instance de Port-au-Prince.

4 La phase de Codification est illustrée à partir des Ecrans suivants :

5 Etape 2 : Saisie, Vérification, Validation 1) Saisie de la Déclaration : Il Faut noter qu une fois le code du formulaire génère par la base de données, celui-ci est inscrit physiquement sur l enveloppe contenant le formulaire, ce qui indique que celui est prêt à être saisie dans la base de données et est transférée a l Operateur de saisie. A ce moment, la base de données prend en charge la déclaration et permet à l opérateur de saisir les paramètres de la déclaration codifiée (Département, Juridiction, Greffe). Grace à ces paramètres, la base affiche la liste de tous les formulaires reçus dans ce greffe et permet à l operateur de sélectionner, grâce au code, le formulaire à être saisie. Comme le Montre l Ecran ci-dessous :

6 L opérateur n a qu à faire un double click sur le code correspondant au formulaire qu il détient pour lancer le processus de saisie de la déclaration. A ce moment, la base de données donne accès à l écran de saisie de la Déclaration qui affiche les différentes sections de celle-ci et permet ainsi de saisir section par section, le contenu de la Déclaration. L Ecran suivant illustre les différentes phases de la saisie Une fois que le contenu de toutes les sections du formulaire physique a été saisi, l operateur clique sur le mécanisme de sauvegarde des données saisies et automatiquement la base de données déclasse le formulaire de la section «Saisie» pour le transférer dans la Section «Vérification». Selon la procédure établie au Service Informatique de l ULCC, l operateur inscrit un S sur l enveloppe du formulaire et la transmet à un autre operateur qui lui, procédera à la vérification et Validation des Données saisies

7 2) Verification et Validation des Données Saisies L operateur de vérification et validation devra à partir du code du formulaire, identifie d abord celui-ci dans l écran de vérification et y accéder en double-cliquant sur celui-ci. La base de données dans ce cas affiche le formulaire sélectionné avec les données des différentes sections saisies, tout en offrant à l opérateur la possibilité de modifier, si le cas échéant, les données préalablement saisies, ce en cas d erreurs ou d omissions éventuelles. L écran suivant illustre la vérification d un formulaire de Déclaration de Patrimoine : La dernière étape de l enregistrement du formulaire dans la base de données est la phase de validation. A ce niveau, l operateur confirme que les données du formulaire physique sont saisies et vérifiées. En appuyant sur le mécanisme de sauvegarde, il valide l enregistrement effectif du formulaire dans la base de données. A noter qu à cette phase, le mécanisme de sauvegarde est désactivé, ce qui indique que ce formulaire ne pourra en aucun cas faire l objet de modification, à moins d une demande spéciale suivi d autorisation de l Administrateur principal de la base de données et dans ce cas, nous passons automatiquement au processus de mise a jour qui représente une nouvelle étape.

8 Etape 3 : Consultation du Formulaire de Déclaration Dans la phase de consultation, le formulaire est déjà enregistré dans la base de données. De ce fait l opérateur dispose de plusieurs méthodes pour procéder à la consultation. Il peut : 1) Soit saisir directement dans l écran dédié à cet effet le code de la déclaration, s il en dispose 2) Soit saisir une partie du nom du déclarant et à ce moment, la base affiche tous les noms des déclarants qui contiennent cette combinaison de lettre avec bien-sure pour chacune le code correspondant 3) Soit saisir le nom complet suivi du prénom ou l inverse et le programme affiche dans les deux cas la déclaration correspondante avec son code. L Ecran suivant illustre les différents scenarios de recherche de formulaire à consulter : Impression d une déclaration : à cette phase de consultation, la base de données offre à l opérateur la possibilité d imprimer le formulaire électronique. Celui-ci a été généré suite à la validation du formulaire donc à l enregistrement définitif de celui-ci dans la base de données.

9 L écran suivant donne une idée de la structure du formulaire de déclaration Electronique : Etape 4 : Saisie de la Déclaration de Sortie La Saisie d une Déclaration de sortie dans la base de données représente une étape importante dans la mesure où elle permet de faire un lien automatique entre celle-ci et la déclaration d entrée ce qui favorisera plus tard l analyse des informations des deux déclarations pour détecter d éventuels cas d enrichissement illicite, conformément aux dispositions de l article.. De la loi de Février Ce qui implique que lors de la saisie d une déclaration de sortie, le logiciel va demander à l opérateur s il voudra récupérer éventuellement la Déclaration d Entrée correspondante. Ceci implique deux choses : Le programme veut s assurer que l opérateur confirme que cette personne avait bel et bien déposé une déclaration d entrée avant de présenter sa déclaration de sortie

10 Le programme offre à l opérateur la possibilité de se baser sur la déclaration d entrée pour saisir la déclaration de sortie, dans la mesure où effectivement les données de certaines sections risquent d être identiques dans les deux cas. Voici une illustration de saisie de Déclaration de sortie : Etape 5 : Phase d Analyse des Déclarations par le Logiciel 1) Comparaison des Déclarations d Entrée et de Sorties Une façon simple, le logiciel permet d afficher sur un même écran le DE et le DS et d accéder simultanément aux données des sections des deux formulaires, ce qui permettra de les comparer et de déterminer si éventuellement il y aurait de différences notables entre celles-ci. Les Ecrans suivants montrent l affichage des donnes des deux déclarations simultanément : a) Ecran d Affichage des Données de la DE

11 a) Ecran d Affichage des Données de la DS

12 b) Evolution du Patrimoine du Déclarant : Ce rapport permettra à l opérateur de constater l évolution du patrimoine du déclarant et de déterminer si oui ou non ce patrimoine évolue ou a évolué de manière considérable ; ce qui permettra finalement de déterminer s il y a eu d évolution dépassant les 40% reconnus par la loi afin de conclure à un éventuel enrichissement illicite. Voici une illustration du Rapport :

13 c) Fiche Signalétique du Déclarant Ce rapport présente des éléments d analyse intéressant ; notamment au niveau de l identification de l Actif et du passif du déclarant, ses dettes et toute autre information pertinente permettant de prendre des décisions.

14 Etape 6 : Production de Rapports Statistiques : Etape 6 : Présentation de Données Statistiques

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16 Etape 7 : Mise a Jour de la Déclaration de Patrimoine : Le Processus de Mise à jour de la Déclaration est prévue dans les dispositions de la loi de Février La mise est prévue en cas de changement ou d augmentation considérable dans le patrimoine du déclarant. Dans ce cas le déclarant sollicite de l ULCC une mise à jour de son dossier de Patrimoine en présentant les pièces justificatives pouvant motiver celle-ci. L ULCC reçoit cette demande, l analyse a travers son service juridique et recommande au Service informatique de déclencher le processus de mise a jour au niveau de la base de Données. Le formulaire ci-dessus permet d enregistrer les informations sur la demande de mise a jour d abord (Date de la demande, de réception du formulaire, date d autorisation et le nom de l Agent ayant effectue la mise a jour) et

17 ensuite de pouvoir sélectionner la ou les sections qui devront faire objet de mise a jour. La ou les sections une fois sélectionnée, le logiciels affiche son ou leurs contenus et réactive les boutons de vérifications et validations de façon a permettre de confirmer les informations à mettre a jour et ensuite a enregistrer celle-ci définitivement dans la base de données. A noter que le logiciel conserve une copie du formulaire initiale et permet a tout moment d afficher l historique d un formulaire dans la base de données avec les références sur les éventuelles modifications subies Contrôle d Accès et Sécurité de la Base de Données : Le logiciel comporte un module de contrôle d Accès qui permet a l Administrateur de la base de données de définir le profil de chaque utilisateur afin d en déterminer son niveau d accès. Ce module permet d attribuer a chaque utilisateur un niveau d accès spécifique, ce qui lui permet d avoir accès a

18 des données précises de la base et de déterminer qui a le droit d écrire dans la base, de consulter les informations enregistrées ou de modifier ces informations.