POLITIQUE DE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE DÉPLACEMENT RELATIVEMENT À LA TENUE DES RÉUNIONS DU CONSEIL D ADMINISTRATION

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1 POLITIQUE DE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE DÉPLACEMENT RELATIVEMENT À LA TENUE DES RÉUNIONS DU CONSEIL D ADMINISTRATION Fédération des familles et amis de la personne atteinte de maladie mentale Document Officiel adopté en Septembre 2002 Révisé en décembre 2005

2 1. RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX Cette procédure s adresse aux administrateurs de la Fédération des familles et amis de la personne atteinte de maladie mentale (FFAPAMM). A. FRAIS DE DÉPLACEMENT On entend par frais de déplacement les frais reliés au transport, à l hébergement et à la subsistance relativement à la tenue des réunions du conseil d administration de la FFAPAMM. B. RENCONTRE RÉGULIÈRE DU CONSEIL D ADMINISTRATION On entend par rencontre régulière du conseil d administration une rencontre débutant le jeudi à midi et se terminant le vendredi en fin de journée. C. ADMINISTRATEUR On entend par administrateur la personne mandatée par résolution de son conseil d administration suite à la nomination de son association-membre par consensus régional à titre de représentant pour une région. L administrateur a droit à un remboursement de ses frais de déplacement calculé à partir de la ville d origine de son association-membre. D. ADMINISTRATEUR PAR INTÉRIM On entend par administrateur par intérim la personne mandatée par résolution de son conseil d administration qui occupe le siège d une autre région lorsque celle-ci ne peut s en prévaloir ou qui occupe un siège pour une région où il n y a pas d associations-membres. L administrateur par intérim a droit à un remboursement de ses frais de déplacement calculé à partir de la ville d origine de son association-membre et non de celle de la région qu il remplace. E. SUBSTITUT On entend par substitut la personne mandatée exceptionnellement par résolution de son conseil d administration pour remplacer un administrateur dans le cas où celui-ci ne peut assister à une réunion. Le substitut a droit à un remboursement de ses frais de déplacement calculé à partir de la ville d origine de son association-membre. Un substitut qui accompagne un administrateur mandaté n a pas droit au remboursement de ses frais de déplacement. F. ACCOMPAGNATEUR On entend par accompagnateur la personne qui accompagne un administrateur ou un substitut pour assister à une réunion du conseil d administration de la FFAPAMM. L accompagnateur n a pas droit au remboursement de ses frais de déplacement. G. PIÈCES JUSTIFICATIVES Il n est pas nécessaire de fournir des pièces justificatives pour obtenir un remboursement de ses frais de déplacement, sauf dans les cas suivants: transport par automobile (voir détails au point 2-A) transport par autobus ou par train (voir détails au point 2-B) transport par avion (voir détails au point 2-D) hébergement/régions éloignées (voir détails au point 3-E) L administrateur ou le substitut a cependant le devoir de signer la feuille de présence au début de chaque réunion et d y inscrire les informations demandées. 1

3 1. RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX H. RÉGIONS ÉLOIGNÉES Une région est reconnue comme étant éloignée lorsque le nombre total de kilomètres parcourus, aller & retour, dépasse 700 km. Les administrateurs en provenance de ces régions ont droit, si requis, à des sommes supplémentaires pour: leur hébergement leurs frais de subsistance (voir détails aux points 3-E et 4-F) Si tel est le cas, l administrateur doit en faire mention sur la feuille de présence à l endroit réservé à cette fin. I. ÉMISSION DU CHÈQUE Compte tenu que, selon ses règlements généraux, les sièges disponibles au sein du conseil d administration de la FFAPAMM sont comblés par des associations-membres, celle-ci émet les chèques de remboursement à l ordre de l association-membre désignée. J. VÉRIFICATION La FFAPAMM se réserve le droit d effectuer des vérifications et/ou d exiger des pièces justificatives pour valider une demande de remboursement, si nécessaire. K. NOTE CONCERNANT L ÉTABLISSEMENT HÔTELIER Les remboursements, gratuités et conditions énoncés dans la présente politique sont accordés en fonction de l établissement hôtelier où la FFAPAMM entretient ses liens d affaires. Le choix de l établissement pourrait varier en fonction des tarifs négociés par la FFAPAMM. 2

4 2. FRAIS RELATIFS AU TRANSPORT La FFAPAMM rembourse les coûts reliés au transport des administrateurs dûment mandatés par résolution. Les moyens de transport pouvant être utilisés sont: l automobile le train l autobus l avion Mont-Laurier Longueuil Sorel Granby St-Jean-sur-Rich. Châteauguay St-Hyacinthe Valleyfield 954 km - aller/retour 506 km - aller/retour 416 km - aller/retour 466 km - aller/retour 502 km - aller/retour 520 km - aller/retour 400 km - aller/retour 638 km - aller/retour A. UTILISATION D UNE AUTOMOBILE L administrateur qui utilise son automobile reçoit une compensation équivalente à 0,34$/kilomètre parcouru, aller & retour. La distance entre Québec et la ville d origine est déterminée selon les distances routières établies par Transport Québec (Guide des distances routières ). Un reçu d essence de Québec est exigé pour le remboursement. Ayant pour point d origine la ville de Québec, la liste suivante permet d établir la distance routière de base utilisée pour le calcul du remboursement: Rimouski 624 km - aller/retour Chicoutimi 422 km - aller/retour Roberval 518 km - aller/retour Donnacona 92 km - aller/retour La Malbaie 298 km - aller/retour Drummondville 306 km - aller/retour Shawinigan 338 km - aller/retour Trois-Rivières 260 km - aller/retour Victoriaville 234 km - aller/retour Louiseville 328 km - aller/retour Bécancour 250 km - aller/retour Sherbrooke 480 km - aller/retour Montréal 506 km - aller/retour Dorval 534 km - aller/retour Hull 902 km - aller/retour Val D Or km - aller/retour Amos km - aller/retour Rouyn-Noranda km - aller/retour La Sarre km - aller/retour Sept-Îles km - aller/retour Baie-Comeau 844 km - aller/retour New Richmond km - aller/retour Lévis 40 km - aller/retour Montmagny 160 km - aller/retour St-Georges 204 km - aller/retour Thetford-Mines 210 km - aller/retour Laval 506 km - aller/retour Joliette 428 km - aller/retour St-Jérôme 606 km - aller/retour Un supplément de 20 km est ajouté pour chaque administrateur qui utilise sa voiture afin de compenser pour le kilométrage excédentaire à la distance routière de base établie par Transport Québec. Un administrateur en provenance de la ville de Québec a droit à une allocation journalière équivalente à 30 km, aller & retour. Celui-ci n a toutefois pas droit au supplément de 20 km. B. TRANSPORT PAR AUTOBUS OU PAR TRAIN L administrateur qui utilise l autobus ou le train comme moyen de transport a droit à un remboursement complet de son billet aller & retour, incluant les taxes applicables. Toutefois, les moyens de transport utilisés doivent être de classe économique. Si un administrateur choisit de voyager dans une classe autre qu économique, il doit en assumer la différence. Une pièce justificative est requise pour chaque remboursement. L administrateur doit remettre le billet de transport (un relevé de transaction de carte de crédit ou débit n est pas valable). C. COVOITURAGE Seul l administrateur utilisant son automobile reçoit un remboursement. Les administrateurs qui accompagnent le conducteur du véhicule doivent l indiquer sur la feuille de présence remise au début de chaque réunion du conseil. Ceux-ci ne reçoivent pas de compensation pour le transport. Toutefois, le conducteur du véhicule a droit à un remboursement supplémentaire équivalent au kilométrage effectué pour se rendre chez son (ses) passager(s). La réclamation doit être effectuée sur la feuille de présence remise au début de chaque rencontre. 3

5 2. FRAIS RELATIFS AU TRANSPORT D. TRANSPORT PAR AVION Exceptionnellement, et après entente avec un représentant de la FFAPAMM, l utilisation de l avion comme moyen de transport peut être utilisé, en autant que le coût du billet (aller & retour) ne dépasse pas le montant total qui serait habituellement encouru pour un déplacement en automobile (hébergement et repas habituellement inclus durant le trajet). Dans le cas où le coût du billet dépasse la limite fixée, l administrateur doit en assumer la différence. Une pièce justificative est nécessaire pour obtenir un remboursement. E. TAXI & STATIONNEMENT Les frais d utilisation d un taxi sont remboursés sur présentation des pièces justificatives dans le cas où l administrateur utilise un moyen de transport autre que son automobile. Les déplacements en taxi sont remboursables uniquement pour les trajets effectués à l intérieur des limites de la ville de Québec, soit du point d arrivée jusqu à l hôtel et de l hôtel au point de départ. Les frais de stationnement ne sont pas remboursables, sauf exception. F. TRANSIT Dans le cas où un administrateur utilise un moyen de transport autre que son automobile, les déplacements effectués en région du point d origine au point d accès au transport en commun sont remboursables sous forme d une allocation forfaitaire équivalente au supplément accordé pour l utilisation d une automobile, soit 20 km aller & retour (voir point 2-A). 4

6 3. FRAIS RELATIFS À L HÉBERGEMENT La FFAPAMM assume les frais d hébergement de tous les administrateurs dûment mandatés par résolution pour la nuitée du jeudi. Tout montant facturé à la FFAPAMM (autre que le coucher) sera déduit lors de la production du remboursement final. Un représentant de la FFAPAMM effectuera les réservations des administrateurs pour la durée complète de leur séjour. A. LIEU DU SÉJOUR Les réunions du conseil d administration ont lieu à l établissement hôtelier où la FFAPAMM entretient ses liens d affaires. Compte tenu que la FFAPAMM détient un compte dans un établissement hôtelier particulier pour la tenue des réunions du conseil d administration, l administrateur doit séjourner à cet hôtel afin d obtenir la gratuité de son séjour. Si un administrateur désire profiter d un hébergement dans un autre hôtel, il doit en assumer la totalité des coûts. B. DURÉE DU SÉJOUR La durée du séjour d une rencontre régulière du conseil d aministration est d une nuitée, sauf pour les administrateurs en provenance des régions éloignées. Si un administrateur (autre que ceux en provenance des régions éloignées) désire prendre une nuitée additionnelle lors de la tenue d une rencontre régulière du conseil d administration, il doit en assumer la totalité des coûts. Dans le cas où un prolongement de la rencontre est nécessaire, la FFAPAMM assume la ou les nuitée(s) supplémentaire(s) pour tous les administrateurs, si requis. C. RÉSERVATIONS À L HÔTEL CLARION Afin d éviter les intermédiaires et faciliter la facturation, les réservations sont effectuées par un représentant de la FFAPAMM à l aide de la feuille-réponse envoyée avec chaque avis de convocation. Un numéro de réservation est remis à l administrateur pour la durée de son séjour. Afin de bénéficier de la gratuité de son séjour, l administrateur doit obligatoirement effectuer sa réservation via la FFAPAMM à l aide de la feuille-réponse à retourner avant chaque réunion. D. AUTRES FRAIS La FFAPAMM n assume pas les coûts reliés aux autres frais d hébergement suivants: les consommations le service aux chambres les appels téléphoniques la location de films etc. S il y a lieu, ces frais seront déduits et/ou facturés lors de la production du remboursement final. E. RÉGIONS ÉLOIGNÉES Pour les administrateurs qui proviennent des régions éloignées, une ou deux nuitées additionnelles sont remboursées par la FFAPAMM, si requis. Les régions concernées sont: Hull Val d Or Amos Rouyn-Noranda La Sarre Sept-Îles Baie-Comeau New Richmond Mont-Laurier Les nuitées additionnelles sont assumées par la FFAPAMM lorsque le séjour a lieu dans l établissement hôtelier où la FFAPAMM entretient ses liens d affaires. Dans les cas où un administrateur doit utiliser une nuitée additionnelle en dehors du lieu de séjour où les rencontres sont tenues, il doit obligatoirement fournir une pièce justificative pour obtenir un remboursement. Le montant est remboursé à taux réel jusqu à concurrence du tarif négocié par la FFAPAMM avec l établissement hôtelier où celle-ci entretient ses liens d affaires. 5

7 4. FRAIS DE SUBSISTANCE La FFAPAMM assume les frais de subsistance des administrateurs dûment mandatés par résolution. A. DÎNERS Les dîners du jeudi et vendredi sont assumés par la FFAPAMM. Compte tenu que la FFAPAMM détient un compte à l Hôtel Clarion, l administrateur doit prendre son dîner à cet hôtel afin d en obtenir la gratuité. Si un administrateur désire prendre son dîner dans un autre restaurant, il doit en assumer la totalité des coûts. B. RÉSERVATION DES DÎNERS Afin d éviter les intermédiaires et faciliter la facturation, les réservations sont effectuées par un représentant de la FFAPAMM à l aide de la feuille-réponse envoyée avec chaque avis de convocation. C. SOUPERS La FFAPAMM accorde une allocation de 18,00$ à tous les administrateur pour le souper du jeudi et celui du vendredi. Les représentants des régions éloignées ont droit à des allocations supplémentaires, si requis (voir article F). Ces allocations sont remboursées après la tenue de la réunion et aucune pièce justificative n est requise. Afin d éviter une coupure de votre allocation, il est préférable d éviter de porter vos repas au compte de votre chambre. D. DÉJEUNER Le déjeuner du vendredi est assumé par la FFAPAMM. Compte tenu que la FFAPAMM détient un compte à l Hôtel Clarion, l administrateur doit prendre son déjeuner à cet hôtel afin d en obtenir la gratuité. Si un administrateur désire prendre son déjeuner dans un autre restaurant, il doit en assumer la totalité des coûts. E. COUPONS POUR LES REPAS Des coupons, échangeables pour 2 dîners et 1 déjeuner, sont remis à l administrateur pour ses repas avant la tenue de la réunion. L administrateur a la responsabilité d apporter ses coupons lors de la tenue de l événement. Aucun coupon ne sera remis sur place. F. RÉGIONS ÉLOIGNÉES Pour les administrateurs qui proviennent des régions éloignées, des allocations pour des repas additionnels sont accordées par la FFAPAMM, si requis. Celles-ci sont remboursées après la tenue de la réunion suite aux informations recueillies sur la feuille de présence. Aucune pièce justificative n est requise. Les régions concernées sont: Hull Val d Or Amos Rouyn-Noranda Sept-Îles Baie-Comeau New Richmond Mont-Laurier Les allocations accordées pour des repas additionnels sont les suivantes: Déjeuner 8,00$ Dîner 15,00$ Souper 18,00$ Celles-ci sont payables jusqu à concurrence de 64,00$, soit l équivalent de 2 déjeuners, un souper et 2 dîners supplémentaires, le tout réparti de la façon suivante: un dîner en route la veille de la tenue de la réunion; un souper en route ou sur place la veille de la tenue de la réunion; un déjeuner sur place le matin de la première journée de la réunion; un déjeuner sur place ou en route le lendemain de la tenue de la réunion; un dîner en route le lendemain de la tenue de la réunion. Tout autre repas doit être assumé par l association concernée. 6

8 5. DÉFAUT DE PRODUCTION DE PIÈCES JUSTIFICATIVES A. RECOURS Dans le cas où un administrateur omet de produire les pièces justificatives requises pour le remboursement de son transport ou si celui-ci néglige de réclamer ses repas additionnels sur la feuille de présence (dans le cas des représentants des régions éloignées), la FFAPAMM agira de la façon suivante: 1ère occurrence Envoi d un premier avertissement à l administrateur. Sa signature est requise afin d obtenir le remboursement demandé. 2e occurrence Envoi d un second et dernier avertissement à l administrateur. Sa signature est requise afin d obtenir le remboursement demandé. L envoi inclus une copie du premier avertissement, de même qu un rappel de la Politique de remboursement. À cette étape, des copies de tous ces document sont adressées aux membres du conseil d administration de l association concernée, ainsi qu au trésorier de la FFAPAMM. B. CONSÉQUENCES Suite au deuxième avertissement, l administrateur ne pourra, sous aucune considération, obtenir un remboursement sans les pièces justificatives requises, et ce, pour la durée de son mandat. 7