DOCUMENT SYNTHESE PLAN DE DEVELOPPEMENT INSTITUTIONNEL DE LA MAIRIE DE BAGRE

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1 MINISTERE DE L AMENAGEMENT DU TERRITOIRE ET DE LA DECENTRALISATION REGION DU CENTRE EST PROVINCE DU BOULGOU COMMUNE DE BAGRE BURKINA FASO UNITE PROGRES - JUSTICE DOCUMENT SYNTHESE PLAN DE DEVELOPPEMENT INSTITUTIONNEL DE LA MAIRIE DE BAGRE MARS 2013 Appui financier : Projet d Appui aux Collectivités Territoriales (PACT) Appui technique : OUEDRAOGO Mamadou Ben, Sociologue et Socio-économiste Consultant en Développement local, Décentralisation et Gouvernance locale Tel : (+226) / / / benoued2000@yahoo.fr

2 SOMMAIRE LISTE DES TABLEAUX... 2 LISTE DES SIGLES ET ABBREVIATIONS... 2 INTRODUCTION SYNTHESE DES RESULTATS DE L AUDIT/DIAGNOSTIC ANALYSE DES PROPOSITIONS D ACTIONS PLAN D ACTIONS OPERATIONNEL Programmation des actions de 2013 à Budget de la mise en œuvre des actions CONCLUSION LISTE DES TABLEAUX Tableau 1 : Analyse forces, faiblesses et propositions... 4 Tableau 2 : Analyse des propositions d actions retenues... 7 Tableau 3 : Programmation des actions... 9 Tableau 4 : Cout des actions LISTE DES SIGLES ET ABBREVIATIONS CGCT CM ONG PACT PAI PDI Code Général des Collectivités Territoriales Conseil Municipal Organisation Non Gouvernementale Projet d Appui aux Collectivités Territoriales Plan Annuel d Investissement Plan de Développement Institutionnel 2

3 INTRODUCTION Le Projet d Appui aux Collectivités Territoriales (PACT), projet du Gouvernement du Burkina Faso financé par la Banque Mondiale a pour principal objectif : le renforcement des capacités de l'administration centrale en matière de décentralisation administrative et financière ainsi que les capacités institutionnelles et l'amélioration de la redevabilité des autorités locales vis-à-vis des citoyens de 140 communes dans 6 régions du Burkina Faso. Le projet est mis en œuvre à travers 4 composantes : - Composante 1 : Mise en place des fondements de solides mécanismes administratifs et financiers de relations intergouvernementales ; - Composante 2 : Renforcer les capacités institutionnelles au niveau local pour gérer le développement local ; - Composante 3 : Améliorer les relations de redevabilité entre les décideurs politiques au niveau local et les citoyens ; - Composante 4 : Gestion et Evaluation du Projet Pour une mise en œuvre efficace des activités de la composante 2 du projet dans les 140 communes des 6 régions qui constituent la zone d intervention du projet, le projet se doit de disposer de données/informations, pour chaque commune, sur : (i) l organisation et le fonctionnement de l institution municipale, (ii) la mobilisation et la gestion des ressources financières et (iii) les infrastructures et équipements. Pour ce faire, chaque commune doit se doter d un Plan de Développement Institutionnel (PDI). C est dans le but d appuyer la commune de BAGRE dans la région du Centre Est à disposer d un PDI que le PACT a recruté un Consultant dont la mission est la réalisation de l'audit municipal et l assistance pour l'élaboration du Plan de Développement Institutionnel (PDI) de la commune. A terme, la mission d appui du Consultant à la commune vise à doter la commune d un PDI, le PDI étant le document de référence de la commune pour bénéficier de l appui du PACT. Le présent rapport constitue le document de synthèse du plan de développement institutionnel de la mairie de BAGRE. Il est élaboré pour faciliter l appropriation du PDI et sa mise en œuvre. 3

4 1. SYNTHESE DES RESULTATS DE L AUDIT/DIAGNOSTIC Le tableau suivant présente une analyse des forces, faiblesses et propositions d actions suivant les 3 domaines de l audit municipal. Tableau 1 : Analyse forces, faiblesses et propositions Points d analyse Forces Faiblesses Propositions d actions 1. Organisation et fonctionnement -Structuration du CM suivant les dispositions du CGCT -Non fonctionnement des commissions permanentes - Formation des élus sur leurs rôles - Formation des élus en élaboration et exécution du budget - Tenue régulière des - Non tenue de rencontre - Formation des élus sur l organisation et Organisation et sessions ordinaires du CM de travail le fonctionnement des commissions fonctionnement du - Exécution normale des -Non maitrise du rôle des permanentes CM missions du maire élus -Non implication des membres des commissions dans la gestion communale Organisation et fonctionnement des services de la mairie Capacités du personnel Outils de gestion et d organisation - Existence de services minimum -Existence d un organigramme Personnel technique qualifié pour assurer leurs missions Existence de quelques outils de gestion de la mairie - Organigramme inadapté aux réalités actuelles - Cumul de fonctions (Agent de l état civil joue aussi le rôle de secrétaire) Agents contractuels non qualifiés - Absence de manuel de procédure -Absence de logiciel de gestion comptable - Création d un service affaires domaniales et foncières - Création d un service matières transférées - Création d un service technique municipal - Demande de mise à disposition d un agent chargé du service technique municipal - Demande de mise à disposition d un agent chargé des matières transférées - Demande de mise à disposition d un agent chargé des affaires domaniales et foncières - Recrutement d une secrétaire - Recrutement d un chauffeur - Envoi en formation à l ENAREF de la comptable - Formation des agents de l état civil en informatique et en élaboration des actes d état civil - Formation des nouveaux agents recrutés - Formation de la comptable à l utilisation du logiciel de gestion comptable - Formation du SG en passation de marchés, gestion du personnel, état civil et en technique de communication - Formation du régisseur en informatique - Acquisition de logiciel comptable - Elaboration d un manuel de procédure Information/commu nication -Existence de quelques canaux et outils de communication -Instauration de rencontre trimestrielle de service -Tenue irrégulière de rencontre avec les populations -Absence d un plan de communication avec les populations - Absence de tableaux - Elaboration d une stratégie et d un plan de communication -Formation du Maire, SG, adjoints au maire et des présidents de communication en technique de communication - Réalisation et installation de tableaux 4

5 Gestion des plaintes/conflits Organisation de la passation des marchés 2. Ressources financières Mobilisation des ressources propres Capacités de gestion financière et d exécution du budget Recueil et gestion des plaintes par les 1 ers responsables de la mairie (Maire et SG) - Organisation repose sur 2 principaux acteurs : le SG et le comptable - Existence d un minimum de connaissance en matière de passation de marché -Appui des services techniques de contrôle et de validation des dossiers de passation des marchés (CF, Trésor régionale, SPM ) Existence d agents de recouvrement Maitrise des mécanismes et des outils de gestion et d exécution du budget 3. Infrastructures et équipements Equipement Existence de mobilier de bureau nécessaire pour la réalisation des missions - Etat acceptable du mobilier existant d affichages dans la commune - Absence de connexion internet -Absence d un système formalisé de recueil et de gestion des plaintes -Absence d un registre des plaintes -Lenteur dans le traitement des dossiers -Nombreux rejets des dossiers par les services techniques - Faible maitrise de dossiers types de passation des marchés -Absence d un dispositif organisé de recouvrement -Absence de campagne régulière d information sur le paiement des droits et taxes -Absence de fichier informatisé des contribuables Absence de données précises sur le potentiel fiscale pour l élaboration des budgets - La majorité des motos que la mairie dispose est dans un état passable ou hors service -La mairie est faiblement équipée en matériel informatique d affichage - Installation de connexion internet - Acquisition de vidéo projecteur Installation d une ligne de téléphone à la mairie - Mise en place d un dispositif de recueil et de gestion des plaintes - Formation des 1 ers responsables en gestion des plaintes/conflits - Responsabilisation d un agent qui sera la personne responsable des marchés - Formation du SG et de la comptable en passation des marchés - Mise en place d une base de données des contribuables - Information/sensibilisation des populations sur le paiement des taxes et des droits Formation du maire, du comptable, du SG, des adjoints au maire et des présidents des commissions sur les techniques d élaboration du budget -Acquisition de 4 motos de service - Acquisition de 1 ordinateur + 1 imprimante pour le service de l Etat civil - Acquisition de 1 ordinateur + 1 imprimante pour la régie - Acquisition de 1 ordinateur + 1 imprimante pour le SG - Acquisition de 1 ordinateur + 1 imprimante pour la comptabilité - Acquisition de 1 ordinateur de bureau (complet) + 1 photocopieuse + 1 imprimante + 1 scanner pour le secrétariat de la mairie - Acquisition de 1 ordinateur portable + 1 imprimante pour le service des matières transférées - Acquisition de 1 ordinateur portable + 1 imprimante pour le service des affaires domaniales et foncières - Acquisition de 1 ordinateur portable + 1 imprimante pour le service technique municipal - Acquisition de 1 coffre fort et 1 armoire à clapet pour la comptabilité - Acquisition de 4 armoires pour l Etat 5

6 Infrastructures Gestion des équipements et des infrastructures Existence d un bâtiment principal et d une salle réunion en bon état Comptable désigné comme responsable de la gestion du patrimoine de la mairie - Absence de magasin - Insuffisance de bureaux -Etat passable des toilettes externes - Absence d électricité à la mairie -Absence d organisation de la gestion du patrimoine - Non codification du matériel -Absence d un dispositif de suivi et d entretien civil - Acquisition de 2 chaises visiteurs pour la régie - Acquisition de 2 armoires pour le SG - Acquisition de 1 table/bureau, 1 armoire et 2 chaises visiteurs pour le service des matières transférées - Acquisition de 1 table/bureau, 1 armoire et 2 chaises visiteurs pour le service des affaires domaniales et foncières - Acquisition de 1 table/bureau, 1 armoire et 2 chaises visiteurs pour le service technique municipal - Acquisition de 20 tables et 40 chaises pour la salle de réunion -Acquisition de 200 chaises pour les rencontres / cérémonies - Construction d un bâtiment annexe (1 salle d archive + 1 bureau, 1 bureau pour le service domanial, 1 bureau pour le service des matières transférées, 1 bureau pour le service technique municipal) - Construction d un magasin - Réfection des toilettes externes - Construction de la clôture de la mairie - Construction d un abri de gardien - Installation de système d électrification solaire - Formation de la comptable en comptabilité matière - Inventaire et codification des infrastructures et équipements de la mairie 6

7 2. ANALYSE DES PROPOSITIONS D ACTIONS Le tableau suivant présente une analyse des actions retenues. Tableau 2 : Analyse des propositions d actions retenues Domaines Actions proposées Observations 1. Organisation et fonctionnement Création d un service affaires Faciliter le recouvrement et la gestion domaniales et foncières des actes liés au foncier Création d un service matières Pour mieux gérer les questions liées Organisation de la mairie transférées aux affaires transférées Création d un service d archive Pour mieux gérer les archives de la mairie Création d un service technique Pour le suivi et contrôle des activités municipal de la mairie Demande de mise à disposition d un agent chargé du service technique Pour assurer les missions du service technique municipal qui sera crée municipal Demande de mise à disposition d un agent chargé des matières transférées Pour assurer les missions du service matières transférées qui sera crée Demande de mise à disposition d un agent chargé des affaires domaniales Pour assurer les missions du service des affaires domaniales et foncières Renforcement en personnel et foncières qui sera crée Recrutement d une secrétaire Pour rendre plus fonctionnel le secrétariat général Recrutement de 1 aide comptable Pour remplacer la comptable qui ira en formation à l ENAREF Recrutement d un chauffeur Renforcement du personnel du service de l état civil Envoi en formation à l ENAREF de la comptable Renforcer les capacités des agents de la mairie Formation des agents de l état civil en Pour mieux outiller les agents de l Etat Etat civil et informatique civil Formation des nouveaux agents Pour rendre ces agents opérationnels recrutés à leur poste respectif Renforcement des capacités Outils de gestion et d organisation Information/communication Gestion des plaintes/conflits Passation des marchés Formation du SG en gestion du personnel, état civil et en technique de communication Formation du régisseur en informatique Formation des 1 ers responsables en gestion des plaintes/conflits Acquisition de logiciel comptable, de logiciel de gestion du personnel Pour permettre au SG de mieux exécuter ses taches Pour permettre au régisseur mieux exécuter ses taches Pour une bonne gestion des plaintes/conflits Pour améliorer la tenue de la comptabilité de la mairie et la gestion du personnel Elaboration d un manuel de procédure Pour formaliser les pratiques et améliorer le travail des agents Elaboration d une stratégie et d un Pour organiser plan de communication l information/communication de la mairie Mise en place d un dispositif de recueil Pour une bonne organisation de la et de gestion des plaintes gestion des plaintes/conflits Responsabilisation d un agent qui sera Pour meilleure organisation de la la personne responsable des marchés passation des marchés 2. Ressources financières Mise en place d une base de données Mobilisation des ressources propres des contribuables 3. Infrastructures et équipements Acquisition de 4 motos de service Equipement/Matériel roulant Equipement/Matériel de bureau Acquisition de 6 ordinateurs + 4 ordinateurs portables + 3 imprimantes + 1 photocopieuse + 1 scanner Pour améliorer le recouvrement des recettes propres Faciliter les déplacements dans le cadre du service Pour faciliter le travail des agents 7

8 Equipement/Mobilier de bureau Infrastructures - Acquisition de 1 coffre fort - Acquisition de 7 armoires et 2 armoires à clapet - Acquisition de 5 chaises visiteurs - Acquisition de 3 tables/bureaux - Acquisition de 100 chaises en fer Construction d un bâtiment annexe (1 salle d archive+ 1 bureau, 1 bureau pour le service domanial, 1 bureau pour le service des matières transférées, 1 bureau pour le service technique municipal) Construction de la clôture de la mairie Acquisition de trois tableaux d affichage Installation d une connexion Internet Améliorer les conditions de travail du personnel communal Pour disposer de bureau pour accueillir les nouveaux services à créer Assurer la sécurité de la mairie Pour mieux informer la population sur les activités de la Mairie Pour une meilleure communication entre services et une meilleure gestion des fichiers 8

9 3. PLAN D ACTIONS OPERATIONNEL 3.1. Programmation des actions de 2013 à Le tableau suivant présente la programmation des actions retenues. Tableau 3 : Programmation des actions Actions Quantités Chronogramme Organisation et fonctionnement Création d un service affaires domaniales et foncières, d un service matières transférées et d un service technique municipal Responsabilisation d un agent qui sera la personne responsable des marchés Demande de mise à disposition d un agent chargé des matières transférées Demande de mise à disposition d un agent domanial Demande de mise à disposition d un agent technique municipal Recrutement de secrétaire Recrutement de chauffeur Recrutement d aide comptable Acquisition de logiciel comptable Formation de la comptable à l utilisation du logiciel Formation à l ENAREF de la comptable X Formation des agents de l état civil et du régisseur en 2 X X informatique Formation des agents de l état civil en élaboration des actes d état civil Formation de la secrétaire en secrétariat Formation du personnel en archivage Formation du SG en gestion du personnel Formation du SG en état civil Elaboration d un manuel de procédure Elaboration d une stratégie et d un plan de communication Mise en œuvre de la stratégie de communication 4 X X X X Réalisation et installation de tableaux d affichage 3 X Installation de connexion internet Acquisition de vidéo projecteur Acquisition d'équipement de sonorisation Acquisition d'appareil photo numérique Acquisition de mégaphone Tableau/Ecran de projection à trépied Acquisition de fourniture et consommable 2 X X Mise en place d un dispositif de recueil et de gestion des plaintes Ressources financières Mise en place d une base de données des contribuables Infrastructures et équipements Réalisation de l étude architecturale Construction de bâtiment annexe 1 Les actions de formations des élus et de sensibilisation/informations des populations ne sont pas prises en compte ici dans la mesure où elles seront réalisées par l ONG DAKUPA 9

10 Suivi-contrôle de travaux de construction du bâtiment annexe Construction de clôture de la mairie Suivi-contrôle des travaux de construction de la clôture Installation de système d électrification solaire Acquisition de motos type Dame Acquisition de motos type Homme Acquisition d ordinateurs Acquisition d ordinateurs portables Acquisition d imprimante 3 3 Acquisition de photocopieuse Acquisition de scanner Acquisition de coffre fort Acquisition d armoires 7 X Acquisition d armoire à clapet 2 X Acquisition de chaises visiteurs 5 X Acquisition de tables/bureaux 3 X Acquisition de chaises 100 X Inventaire et codification des infrastructures et équipements de la mairie 10

11 3.2. Budget de la mise en œuvre des actions Le tableau suivant présente le global de la mise en œuvre du PDI. Tableau 4 : Cout des actions Actions Unité Qté Coût unitaire Coût total Années de réalisation Organisation et fonctionnement Acquisition de logiciel comptable Logiciel Formation de la comptable à l utilisation du logiciel de gestion Session comptable Salaire d'aide comptable à recruter (Contractuel 3ème catégorie) Salaire/an Salaire de la secrétaire à recruter (Agent communal / catégorie C) Salaire/an Salaire du chauffeur à recruter (Contractuel 5ème catégorie) Salaire/an Frais de recrutement des agents U Formation à l ENAREF de la comptable (Cycle C) Année Formation des agents de l état civil et du régisseur en Session 2 informatique Formation des agents de l état civil en élaboration des actes Session 1 d état civil Formation de la secrétaire en secrétariat Session Formation du personnel en archivage Session Formation du SG en gestion du personnel Session Formation du SG en état civil Session Elaboration d une stratégie et d un plan de communication Etude Mise en œuvre de la stratégie de communication U Réalisation et installation de tableaux d affichage Travaux Installation de connexion internet (ADSL) Travaux Frais d'abonnement connexion internet (Telia 512k) U Acquisition d'équipement de sonorisation Equipement Acquisition d'appareil photo numérique Equipement Acquisition de mégaphone Equipement

12 Tableau/Ecran de projection à trépied Equipement Acquisition de vidéo projecteur Equipement Acquisition de fourniture et consommable Fourniture TOTAL Ressources financières Mise en place d une base de données des contribuables Etude TOTAL Infrastructures et équipements Réalisation de l étude architecturale du bâtiment annexe Etude Construction de bâtiment annexe Travaux Suivi-contrôle de travaux de construction du bâtiment annexe Travaux Construction de clôture de la mairie Travaux Suivi-contrôle des travaux de construction de la clôture Travaux Installation de système d électrification solaire Travaux Acquisition de moto type Dame Moto Acquisition de moto type YH 100 Moto Assurance moto Assurance Maintenance/Entretien moto Entretien Carburant moto Carburant Acquisition d ordinateurs Ordinateur Acquisition d ordinateurs portables Ordinateur Acquisition d imprimante Imprimante Acquisition de photocopieuse - imprimante Photocopieuse Acquisition de scanner Scanner Acquisition de coffre fort Coffre fort Acquisition d armoires Armoire Acquisition d armoire à clapet Armoire Acquisition de chaises visiteurs Chaise Acquisition de tables/bureaux Table Acquisition de chaises en fer Chaise TOTAL TOTAL GENERAL

13 CONCLUSION Les actions planifiées et budgétisées s inscrivent dans les trois principaux domaines du plan : (i) l organisation et le fonctionnement de la maire, (ii) les ressources financières de la mairie, et (iii) les infrastructures et de la mairie. La mise en œuvre des actions du PDI vise le développement institutionnel pour permettre à la mairie d être performante en matière de fourniture de service aux populations et de réalisations d actions de développement communal. Pour le financement du présent PDI, le PACT prévoit pour la Mairie de BAGRE une allocation annuelle de F CFA soit F CFA sur 4 ans pour la période