CONSEIL SCOLAIRE ACADIEN PROVINCIAL DEMANDE DE PROPOSITION RFP-CSAP F SERVICES DE VÉRIFICATION ANNUELLE

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1 CONSEIL SCOLAIRE ACADIEN PROVINCIAL DEMANDE DE PROPOSITION RFP-CSAP F SERVICES DE VÉRIFICATION ANNUELLE Les soumissions devront être reçues au plus tard le jeudi 11 avril 2013 à 16h à l attention de : Janine M. Saulnier, BSc, MBA Trésorière du Conseil Conseil scolaire acadien provincial C. P. 88 (9248, route 1, La Butte), Saulnierville, N.-É. B0W 2Z0 Téléphone: (902) Télécopieur: (902) Courriel: janine.saulnier@csap.ednet.ns.ca 1. Présentation des soumissions Afin de faciliter l évaluation, il est important que tous les fournisseurs de services potentiels remettent les documents suivants selon le format, le contenu et l ordre ci-dessous mentionnés : a) Lettre de présentation - Cette lettre doit clairement identifier le fournisseur de services potentiel, être signée par la personne autorisée de la firme et doit inclure un résumé de la soumission et l intention du fournisseur de services potentiel de respecter ses engagements dans la soumission; b) Expériences antérieures - cette partie détaille l expérience antérieure de la firme en ce qui a trait, entre autre, à la vérification annuelle de conseils scolaires en Nouvelle-Écosse; c) Trois (3) références - S.V.P. inclure 3 noms de clients actuels dont vous fournissez ou vous avez exécuté des services de vérification annuelle en français (Veuillez utiliser le formulaire >RÉFÉRENCES= à l annexe B) d) Organigramme de votre entreprise - veuillez identifier les gestionnaires, les superviseurs responsables des services de vérification annuelle, et les autres employés assignés aux services de vérification annuelle de votre firme Page 1 de 5

2 e) Veuillez inclure le curriculum vitae de chaque gestionnaire, de chaque superviseur et les autres employés assignés aux services de vérification annuelle - veuillez indiquer également leurs capacités linguistiques en français langue première; f) Sommaire de votre plan d action (S.V.P. indiquer les étapes majeures, les échéances, les personnes responsables etc.) pour vos services de vérification annuelle conformément à la Loi sur l éducation et plus particulièrement: i) Ébauche des états financiers vérifiés (qui inclus les fonds générés par les écoles) - la fin mai chaque année; ii) iii) iv) Ébauche du rapport sur les salaires et les dépenses vérifié - la fin mai chaque année États financiers vérifiés (qui inclus les fonds générés par les écoles) - la mi-juin chaque année; Rapport sur les salaires et les dépenses vérifié - la mi-juin chaque année v) Lettre de recommandations - la mi-juin chaque année (vi) Participation à deux (2) rencontres avec le comité de vérification (au début de la vérification et à la fin de la vérification chaque année) g) FEUILLE DE RENSEIGNEMENTS - FOURNISSEUR DE SERVICES POTENTIEL dûment remplie et signée - (Se servir du formulaire >FEUILLE DE RENSEIGNEMENTS - FOURNISSEUR DE SERVICES POTENTIEL Annexe A) h) Annexe C dûment rempli et signé. 2. Demande de renseignements Pour des renseignements supplémentaires, veuillez contacter la trésorière conformément à la première page. Tous renseignements, obtenus d autres sources, ne sont pas officiels et peuvent même être inexacts. Les demandes Page 2 de 5

3 de renseignements et les réponses peuvent être recensées et distribuées aux fournisseurs de services potentiels à la discrétion du Conseil. 3. Changements et modifications à la demande de proposition initiés par le Conseil Tous les fournisseurs de services potentiels seront avisés par écrit par le Conseil si des changements et des modifications à la demande de proposition sont requis par le Conseil. 4. Clôture de la demande de proposition Les soumissions sous le titre > DEMANDE DE PROPOSITION RFP- CSAP F-SERVICES DE VÉRIFICATION ANNUELLE= doivent être reçues au plus tard le jeudi 11 avril 2013 à 16h. 5. Soumissions en retard Une soumission tardive sera retournée au fournisseur de services potentiels. 6. Changements et modifications à la soumission initiées par le fournisseur de services potentiel Le fournisseur de services potentiel peut changer ou modifier une soumission déjà remise en retirant, modifiant ou soumettant un document remplaçant jusqu`à la clôture de la demande de proposition. Cette requête doit être soumise officiellement par écrit et signée par la personne autorisée du fournisseur de services potentiel. 7. Mise en situation souhaitée Le Conseil scolaire acadien provincial a besoin des services de vérification annuelle en français conformément au projet de loi en éducation de la Nouvelle-Écosse pour les exercices financiers se terminant le 31 mars 2013, le 31 mars 2014 et le 31 mars Le contrat débutera immédiatement et prendra fin le 31 juillet Le Conseil se réserve le droit de prolonger le contrat jusqu =à deux (2) exercices financiers additionnels. Page 3 de 5

4 8. Mise en situation: Le Conseil scolaire acadien provincial, établit en 1996, regroupe élèves incluant les élèves de Grandir en français qui fréquentent vingt et une écoles à travers la province de la Nouvelle-Écosse (Voir site WEB du CSAP au ) avec son siège social à La Butte, et trois bureaux régionaux situés à Dartmouth, à La Butte et à Petit-de-Grat. 9. Durée du contrat Le contrat débutera immédiatement et prendra fin le 31 juillet Il faut également noter que l exercice financier est du 1er avril au 31 mars. 10. Prolongation du contrat Le Conseil se réserve le droit exclusif, à la fin de (3) trois années, de renouveler le contrat pour une période d au plus deux années supplémentaires. Selon ses besoins et les conditions économiques, le Conseil accordera un mandat de deux ans ou deux mandats d un an. 11. Critères d évaluation CRITÈRE POURCENTAGE Évaluation des renseignements demandés 50% Coûts pour les services de vérification 50% 12. Nouveaux gestionnaires et nouveaux superviseurs responsables des services de vérification et nouveaux employés assignés aux services de vérification durant le contrat et/ou la prolongation du contrat Le Conseil scolaire acadien provincial exige que les employés remplaçants soient utilisés le moins possible et si le cas se présente, les employées remplaçants doivent rencontrer les compétences linguistiques en français langue première. 13. Taux fixe annuel Le Conseil scolaire acadien provincial exige un taux fixe annuel. Page 4 de 5

5 14. Paiement des services rendus Des factures détaillées seront soumises à la trésorière et le paiement de la facture approuvée sera émis au plus tard 15 jours après la réception de la facture. 15. Taxes sur les produits et services (TPS) Ne pas inclure la TPS dans les soumissions. Ce montant cependant devra être identifié séparément sur les factures soumises. 16. Soumissions Svp fournir les documents selon le format, le contenu et l ordre mentionnés. 17. Autres Le Conseil scolaire acadien provincial n est pas tenu d accepter la plus basse soumission ni aucune soumission. 18. Annexes Annexe A : FEUILLE DE RENSEIGNEMENTS FOURNISSEUR DE SERVICES POTENTIEL Annexe B : RÉFÉRENCES Annexe C : FEUILLE DE SOUMISSION Page 5 de 5

6 Annexe A : FEUILLE DE RENSEIGNEMENTS FOURNISSEUR DE SERVICES POTENTIEL CONSEIL SCOLAIRE ACADIEN PROVINCIAL DEMANDE DE PROPOSITION RFP-CSAP F SERVICES DE VÉRIFICATION ANNUELLE Nom de la compagnie (Fournisseur de services potentiel) : Adresse: Téléphone: ( _) _ - Télécopieur: ( _) _ - Adresse courriel : Signature du fournisseur de services potentiel: Date: ( / /2013) Le Conseil scolaire acadien provincial n est pas tenu d accepter la plus basse soumission ni aucune soumission. La Butte, Nouvelle-Écosse Le 26 mars 2013

7 Annexe B : RÉFÉRENCES CONSEIL SCOLAIRE ACADIEN PROVINCIAL DEMANDE DE PROPOSITION RFP-CSAP F SERVICES DE VÉRIFICATION ANNUELLE Nom de la compagnie (Fournisseur de services potentiel) : RÉFÉRENCE #1 Nom : Téléphone : ( _) _ - Adresse: RÉFÉRENCE #2 Nom : Téléphone : ( _) _ - Adresse: RÉFÉRENCE #3 Nom : Téléphone : ( _) _ - Adresse:

8 Annexe C : FEUILLE DE SOUMISSION CONSEIL SCOLAIRE ACADIEN PROVINCIAL DEMANDE DE PROPOSITION RFP-CSAP F SERVICES DE VÉRIFICATION ANNUELLE Nom de la compagnie (Fournisseur de services potentiel) : Ne pas inclure la TPS dans les soumissions. TAUX FIXE ANNUEL (12/13) S.v.p. indiquer le nombre d heures prévues et le taux par heure utilisé : Nombre d heures prévu Taux par heure utilisé TAUX FIXE ANNUEL (13/14) S.v.p. indiquer le nombre d heures prévues et le taux par heure utilisé : Nombre d heures prévu Taux par heure utilisé TAUX FIXE ANNUEL (14/15) S.v.p. indiquer le nombre d heures prévues et le taux par heure utilisé : Nombre d heures prévu Taux par heure utilisé Signature du fournisseur de services potentiel: Date: ( / /2013)