SIRH Gestion des Absences

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1 SIRH Gestion des Absences Guide utilisateur Gestionnaire d absence Version 1.1 DIRH NG / 23 octobre 2015 Page 1 sur 25

2 Table des matières 1. Périmètre d activités couvert par les Gestionnaires d absence Connexion à l application Onglet de gestion des demandes d absences Créer un avis de demande d absence Afficher la liste des avis d absence Actions réalisables... 8 Modification d un avis d absence... 9 Réassignation d un approbateur Filtrer la liste des avis d absence Les actions indispensables du Gestionnaire d absences Création automatique du «Groupe d absences» dans Oracle Modification et Suppression d une absence dans Oracle Consulter l Agenda des absences Afficher l Agenda des absences Légende des couleurs utilisées Différentes vues des listes de l Agenda Paramétrer l échelle temporelle de visualisation Les différentes fonctionnalités de l Agenda Visualisation des absences dans l agenda Outlook FAQ / Questions fréquentes DIRH NG / 23 octobre 2015 Page 2 sur 25

3 Ce guide utilisateur présente la marche à suivre pour gérer les demandes d absences en votre qualité de «Gestionnaire d absence». Si vous souhaitez valider une absence, veuillez-vous référer au guide utilisateur dédié aux validateurs d absence. 1. Périmètre d activités couvert par les Gestionnaires d absence En tant que gestionnaire d absence, il vous est possible d agir UNIQUEMENT sur les processus de demandes d absences Accident-maladie et Maternité. Ces «groupes d absence» comportent les «types d absence suivants» : Accident non professionnel Accident professionnel Maladie avec certificat médical Maladie sans certificat médical Maladie avant maternité Maternité Vous trouverez également ces motifs de demandes d absence, présentés sous forme de tableau, sous le lien suivant («Gestion des absences» - «Guides utilisateurs» Gestionnaires des absences «Référentiel») : Attention : pour une absence accident/maladie/maternité pour vous-même, merci de bien vouloir vous adresser à un-e autre Gestionnaire d absence de votre faculté/division et ne pas saisir ce type d absence par vous-même directement. DIRH NG / 23 octobre 2015 Page 3 sur 25

4 2. Connexion à l application Pour être en mesure de saisir une absence, vous devez vous connecter à l application de «gestion des demandes d absences» via le portail institutionnel de l Université, à l adresse Pour des raisons de sécurité et de confidentialité, l accès à ce portail nécessite une authentification ISIS. Une fois connecté au portail institutionnel, il faut se rendre sous l onglet «Mon UNIGE», réunissant l ensemble des applicatifs RH de l Université. DIRH NG / 23 octobre 2015 Page 4 sur 25

5 3. Onglet de gestion des demandes d absences Afin de créer ou de consulter un avis de demande d absence pour Accident maladie, Maternité, veuillez-vous rendre sur l onglet «Gestionnaire d absence» de l application Créer un avis de demande d absence Pour créer un nouvel avis d absence, cliquez sur, puis sur le motif souhaité. Le formulaire du type d absence choisi s ouvre alors automatiquement. DIRH NG / 23 octobre 2015 Page 5 sur 25

6 Le formulaire est dynamique et s adapte au motif d absence sélectionné. Le point d interrogation situé à droite des libellés (ci-dessous en jaune), vous donnera plus de détail sur le champ à renseigner. Les champs obligatoires sont mentionnés en rouges ainsi que par une fenêtre «popup» apparaissant lors de l enregistrement du brouillon. Il est important de cliquer sur avant de cliquer sur. A ce stade, vous avez également la possibilité de votre demande. Suite à la soumission, vous obtiendrez également un message «pop-up» vous confirmant le bon enregistrement de la demande d absence en question. DIRH NG / 23 octobre 2015 Page 6 sur 25

7 3.2. Afficher la liste des avis d absence En tant que Gestionnaire d absence, il est possible en tout temps de consulter les avis d absence de votre secteur, indépendamment de leur statut (soumis, validé ou refusé). Pour ce faire, il suffit de se rendre sous l onglet «Gestionnaire d absence». En cliquant sur l icône à côté de «Affecté chez», vous pourrez avoir une explication sur la signification de ce terme : DIRH NG / 23 octobre 2015 Page 7 sur 25

8 3.3. Actions réalisables Cliquez sur cet icône pour afficher l avis d absence (lecture uniquement). Une fois l avis ouvert, vous y trouverez deux onglets : «Détails», et «Historique» sous lequel vous pourrez voir, de manière détaillée, les différentes étapes par lesquelles la demande en question est passée. DIRH NG / 23 octobre 2015 Page 8 sur 25

9 Modification d un avis d absence Cliquez sur cet icône pour modifier l avis d absence et le soumettre à nouveau (possible uniquement pour les avis avec un statut «Brouillon» ou «Refusé»). Réassignation d un approbateur Cliquez sur cet icône pour réassigner un approbateur, s il arrive à ce dernier d être absent et donc de ne pas être en mesure de valider un avis d absence de l un de ses collaborateurstrices (possible uniquement pour les avis avec un statut «Soumis»). Le système garantit aux approbateurs que toute information validée par leurs soins demeure inchangée et le cas échéant leur approbation sera sollicitée à nouveau. DIRH NG / 23 octobre 2015 Page 9 sur 25

10 3.4. Filtrer la liste des avis d absence Vous pouvez aisément retrouver un avis d absence grâce au module de filtre proposé en haut du tableau. Vous pouvez filtrer la liste de vos avis d absence en fonction de leurs références, de leurs statuts, du nom du-de la Demandeur-euse, du nom de la personne chez qui ils se trouvent, de la date de début ou de fin, de la Durée, de la date de modification de l avis ou encore du type d absence déclaré. Pour réinitialiser tous les filtres, veuillez cliquer sur. DIRH NG / 23 octobre 2015 Page 10 sur 25

11 4. Les actions indispensables du Gestionnaire d absences CREATION DU DROIT AUX VACANCES Lors de l entrée en fonction d un-e nouveau-nouvelle collaborateur-trice, vous devez vous rendre dans le socle Oracle afin de saisir le droit aux vacances pour ce dernier-ère. La procédure est la suivante : 1. Cliquer sur «Absences», «Autres Absences/Congés» et «Sans taux réduction salaire» 2. Sélectionnez le libellé «Vacances» dans le champ Groupe d absences. DIRH NG / 23 octobre 2015 Page 11 sur 25

12 Il ne vous reste plus qu à cliquer sur «Calcul du droit aux vacances», renseigner les différents champs (Date de début, Date de fin, Taux d activité et le nombre de semaines sur lequel le calcul doit se baser) et cliquer sur «Lancer le calcul». La ligne comprenant les différentes informations s insérera automatiquement dans la partie Saisie des motifs d absences. Attention, ne pas oublier d enregistrer cette insertion en utilisant la petite disquette (en haut à gauche de votre écran). La personne en question étant maintenant rattachée à une subdivision de gestion des absences, vous permettra, permettra à cette dernière de pouvoir enregistrer des absences vacances à sa guise. DIRH NG / 23 octobre 2015 Page 12 sur 25

13 5. Création automatique du «Groupe d absences» dans Oracle Lorsqu un-e collaborateur-trice souhaite enregistrer pour la première fois une absence «Heures Supplémentaires/complémentaires» (Effectuées ou Récupérées) ou «Autre» (Absence professionnelle, Congés spéciaux, Divers absences/congés-sans réduction salaire, Absences/congés-avec taux réduction de salaire) et que le Groupe d absences en question n existe donc pas encore dans Oracle, ce dernier sera créé automatiquement, à condition que le groupe d absences «Vacances» avec le Motif absences «Droit aux vacances» aient été enregistrés au préalable (voir chapitre 4). Veuillez noter que la création du Groupe d absences est instantanée, alors que la création du Motif absences s effectue environ 5 minutes après la validation par l approbateur désigné. DIRH NG / 23 octobre 2015 Page 13 sur 25

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15 6. Modification et Suppression d une absence dans Oracle En votre qualité de Gestionnaire d absence, veuillez trouver, ci-dessous, les différentes situations auxquelles vous pourrez être confronté-e dans Oracle concernant la modification et/ou suppression d une absence enregistrée : MODIFICATION : pas autorisée * workflow : processus automatisé de transmission dans Oracle d une absence enregistrée dans GDA. DIRH NG / 23 octobre 2015 Page 15 sur 25

16 SUPPRESSION : autorisée La suppression est autorisée. Toutefois, un commentaire de suppression, qui sera envoyé au créateur et au(x) approbateur(s) par le biais d un de notification, vous sera demandé lors d une telle action (voir illustrations ci-dessous). L absence en question pourra ensuite être enregistrée à nouveau dans GDA avec des données correctes. DIRH NG / 23 octobre 2015 Page 16 sur 25

17 Lors de l étape n 1, merci de bien vouloir saisir un commentaire clair et complet, expliquant la raison de la suppression. De plus, comme mentionné dans le message de «Demande de confirmation» ci-dessus (étape n 3), les éventuels documents attachés à la demande (certificats maladie, ) seront retournés aux personnes concernées. DIRH NG / 23 octobre 2015 Page 17 sur 25

18 MODIFICATION : autorisée DIRH NG / 23 octobre 2015 Page 18 sur 25

19 SUPPRESSION : autorisée DIRH NG / 23 octobre 2015 Page 19 sur 25

20 7. Consulter l Agenda des absences 7.1. Afficher l Agenda des absences Afin de faciliter, entre autre, la prise de décision des personnes chargées de la validation des annonces, l application propose une vue «Agenda», vous permettant de visualiser les absences déclarées et approuvées pour une structure donnée. Les collaborateurs-trices mentionnés-es y sont triés-es par ordre alphabétique Légende des couleurs utilisées Légende des couleurs utilisées dans la vue «Agenda» : DIRH NG / 23 octobre 2015 Page 20 sur 25

21 7.3. Différentes vues des listes de l Agenda Vous avez la possibilité de sélectionner différents types de liste : par «Structure», «Groupe» ou «Personne». «Structure» En choisissant cette option, la structure à laquelle vous appartenez apparaîtra par défaut. Pour la changer, veuillez cliquer sur la flèche à droite Vous pourrez donc soit taper le nom de la structure recherchée dans l espace prévu à cet effet, soit déployer «l arbre des structures» en cliquant sur la flèche à gauche DIRH NG / 23 octobre 2015 Page 21 sur 25

22 «Groupe» En choisissant cette option, vous pourrez soit sélectionner un groupe existant (que vous aurez créé au préalable), soit créer un nouveau groupe. Pour créer un nouveau groupe, veuillez cliquer sur et donner le nom au groupe en question. Vous pourrez ensuite insérer les membres du groupe en tapant le nom de la personne dans l espace réservé et en cliquant sur pour l ajout. Le bouton «crayon» vous permettra de modifier un groupe existant et la «poubelle» de le supprimer. «Personne» Avec cette option, vous pourrez visualiser les absences d une personne en particulier faisant partie de votre subdivision. DIRH NG / 23 octobre 2015 Page 22 sur 25

23 7.4. Paramétrer l échelle temporelle de visualisation Il vous est possible de paramétrer l échelle temporelle sur laquelle vous souhaitez visualiser les absences des collaborateur-trice-s de votre structure, soit en Jour, Semaine, Mois, Trimestre, Semestre ou Année Les différentes fonctionnalités de l Agenda pour avancer de semaine en semaine, de mois en mois, pour revenir à votre sélection initiale (réinitialisation) calendrier pour sélectionner de manière plus aisée le mois de visualisation souhaité l imprimante vous permettra d imprimer la vue de votre écran Seul-e-s les collaborateurs-trices d une même subdivision de gestion peuvent consulter le groupe d absence de leurs collègues. Pour tout autre collaborateur-trice hors de la subdivision de gestion concernée, la visualisation du détail de l absence pourra être possible uniquement s il-si elle y a été préalablement autorisé-e, via la fonctionnalité d ajout manuel d un-e collaborateur-trice tiers. 1 DIRH NG / 23 octobre 2015 Page 23 sur 25

24 2 3 Pour revenir sur la page Agenda, veuillez cliquer sur. Vous avez également la possibilité de supprimer, en tout temps, des collaborateurs-trices de votre liste des personnes autorisées à voir vos motifs d absence en utilisant l icône situé à gauche des noms Visualisation des absences dans l agenda Outlook En plus de la vue «agenda web», tout avis d absence validé va créer une entrée dans votre agenda institutionnel personnel Outlook. Ainsi, l ensemble des personnes ayant un accès à votre agenda sera en mesure de visualiser votre absence du bureau. Nota bene : pour des raisons de confidentialité, les entrées dans l agenda institutionnel Outlook n affichent que la plage de l absence, en aucun cas le motif de celle-ci. DIRH NG / 23 octobre 2015 Page 24 sur 25

25 8. FAQ / Questions fréquentes Comment imprimer diverses listes (liste individuelle, liste détaillée par subdivisions ou liste des soldes par subdivisions)? 1. Cliquer sur l onglet «Absences» et choisir parmi les listes disponibles 2. Renseigner les différents champs pour la sélection de la personne et choisir le «Choix d édition» et le «Choix de calcul du solde». Quelles absences sont traitées en heures et lesquelles sont traitées en jours? Toutes les absences sont traitées en jours sauf les demandes d absence «Vacances» et «Heures supplémentaires/complémentaires». DIRH NG / 23 octobre 2015 Page 25 sur 25