Q3 outils de service Sécurité maximale avec Q3

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1 Q3 outils de service Sécurité maximale avec Q3 Q3 Outils de service contient plusieurs fonctions pour la sécurité des données et pour le suivi des données: Sauvegarde de données (backup) sur un Q3 serveur Annuler le bouclement de la période de bilan Conversion du plan comptable Käfer au plan comptable selon PME Centre de contrôle TVA («clefs fiscales utilisées») Archivage de données Centre de banques de données Convertir des numéros de comptes dans le format IBAN Contrôle et correction de soldes (débiteurs et créanciers ouverts) Mettre des champs de saisie pas ou pas souvent utilisés sur inactif (fonction Club) Activation permanente du superuser Journal de salaire de tous les collaborateurs

2 Sauvegarde de données (backup) sur un Q3 serveur Vos données sont précieuses! Q3 Outils de service vous donne la possibilité de sauvegarder vos Q3 données également sur un serveur de Q3 Software SA et de les reprendre le cas échéant. Les sauvegardes de données sont uniquement visibles par votre accès. Vous pouvez encore augmenter la sécurité en protégeant vos sauvegardes de données par un mot de passe. La fonction backup est uniquement disponible jusqu'à la fin de l'année civile de la version de logiciel que vous avez acquérie (lors de la version de logiciel 2016 donc jusqu au ). Comme membre du club, vous avez accès à cette fonction en permanence. Augmentez vous aussi votre sécurité de données et protégez vos données d une perte de données de façon optimale! Annuler un bouclement Connaissez-vous ceci: vous avez fait le bouclement et vous constatez ensuite que vous avez oublié quelque chose? Q3 Outils de service est là pour vous aider! Moyennant «Fonction+Annuler bouclement», vous pouvez complètement annuler le bouclement. À partir de Q3 Comptabilité profi et avec Q3 Business, toutes les écritures que vous avez effectuées après le bouclement dans le nouvel exercice annuel, sont conservées. Changement du plan comptable Käfer au plan comptable PME Le plan comptable PME devient de plus en plus le plan comptable standard en Suisse. Un changement a pourtant été très complexe jusqu à présent. Q3 Outils de service vous soutient lors du changement! Vous pouvez choisir un modèle du plan comptable PME et ajouter les comptes importants selon vos besoins. Comptes actifs, passifs et compte de bien foncier sont disponible dès votre plan comptable Käfer existant, si les numéros de comptes res-

3 tent inchangés. Vous pouvez attribuer à chaque nouveau compte de votre futur plan comptable PME, un compte Käfer de votre plan comptable existant. Quand le nouveau plan comptable est établi, vous pouvez effectuer le changement par le logiciel. Il vérifie l intégrité des données afin que le bilan et le compte de pertes et profits soient également corrects dans le futur. Le centre de contrôle TVA Le centre de contrôle TVA vous informe quelles clefs fiscales ont été utilisées en rapport avec quels comptes pendant la période désirée. Dans la pratique, cette fonction est souvent appelée «Clefs fiscales TVA utilisées». Dès la version 2016, les clefs fiscales manquantes sont également indiquées! Grâce au centre de contrôle, vous trouverez facilement les clef fiscales comptabilisées de façon erronée. Cette fonction vous aide à éviter des erreurs lors du décompte de la TVA! Quand le contrôle ne montre pas d'erreurs, vous pouvez imprimer une liste des clefs fiscales utilisées et classer celle-ci ensemble avec le décompte TVA. Grâce au centre de contrôle TVA, vous êtes également bien préparé lors d'un contrôle TVA éventuel par les autorités fiscales. Archivage de données L archivage de données est utilisé lors de fichiers qui contiennent de quantités de données importantes et/ou des lots de données plus anciens qui ne sont plus consultés ou qui sont seulement consultés de façon sporadique. L utilisation de l archivage est par exemple utile dans les cas suivants: Adresses de clients et de fournisseurs inactifs Articles qui ne sont plus disponibles (ne peuvent ainsi non plus être sélectionnés par erreur)

4 Documents (factures, bulletins de livraison etc.) qui sont liquidés et qui portent une date plus ancienne Collaborateurs qui sont partis Via «Éditer+Info», vous pouvez déterminer dans chaque fenêtre si les lots de données archivés doivent également être affichés ou pas. L archivage de données peut conduire à des temps d accès considérablement meilleurs. En plus, il améliore la vue d ensemble de vos données! Centre de banques de données Le centre de banques de données indique des informations détaillées pour toutes les banques de données et permet une réorganisation plus facile de plusieurs banques de données en même temps. Surtout en cas de quantités de données importantes, la réorganisation périodique des banques de données peut améliorer les temps d accès aux données. Convertir des numéros de comptes dans le format IBAN Dans le cockpit des Q3 Outils de service (Touche Alt+F12 ou icône en forme de roue dentée dans la barre d outils), vous pouvez sélectionner une fonction dans la colonne à droite pour la conversion automatique de numéros de comptes postaux et bancaires existants dans le format IBAN. Tous les comptes dans le fichier d adresses (créanciers), toutes les factures ouvertes et également tous les comptes dans la configuration (propres comptes) sont pris en considération. Veuillez considérer que ce n est évtl. pas possible de convertir tous les numéros de comptes bancaires, en particulier s il s agit des comptes à l étranger ou s il y a des signes spéciaux dans le numéro de compte.

5 Contrôle et correction de soldes (débiteurs / créanciers ouverts) Afin de détecter des erreurs de comptabilisation dans le module débiteur ou créancier, vous pouvez maintenant sélectionner la fonction «Contrôle de soldes» sous «Analyses+Liste de soldes débiteurs ouverts» (resp. «Liste de soldes créanciers ouverts»). Cette fonction indique toutes les erreurs et offre également la possibilité d une correction automatique. Fonction Club Veuillez consulter le texte d aide «Contrôle de solde» à ce sujet. Mettre des champs de saisie pas utilisés sur inactif (fonction Club) Choisissez Fichier+Propositions dans une fenêtre avec une liste (adresse, article, écritures, document, positions etc.), vous pouvez déterminer à cette manière les champs (bouton Champs inactifs) qui ne sont pas disponible pour la saisie.

6 Dans la fenêtre principale les champs définis à cette manière (p. e. numéro de la facture, date, votre référence) sont désactivés pour la nouvelle saisie ou une modification L introduction de données se fait ainsi plus vite car les champs pas utilisés ne doivent plus être ignorés par la touche Tab. Vous pouvez dans la fenêtre principale selon besoin avec «tous champs» (bouton au milieu de la fenêtre) immédiatement activer tous ces champs de saisie inactifs temporairement. Autres fonctions de Q3 outils de service Journal de salaire de tous les collaborateurs Activation permanente du superuser Enregistrement d adresses dans le fichier Localité/NPA Importation de données de travail (fonction de club) Epurer les journaux Prix en CHF standard advanced profi Pour les logiciels individuels Pour Q3 Small Business Pour Q3 Business Sécurité Actualiser Apurer Contrôle Aide 2015/2016 Q3 Software AG Indications sous toutes réserves Q3 Software AG, Zytgloggelaube 2, 3011 Bern, Q3 Infoline info@q3software.ch